JP6515575B2 - 保存場所通知システム、通知サーバ、保存場所通知方法およびコンピュータプログラム - Google Patents

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本発明は、通信回線を介して配信データを配信する技術に関する。
ドキュメントサーバに保存されているドキュメントをタブレットまたはスマートフォンホンといった携帯型の端末装置にダウンロードして閲覧することが広く行われている。
閲覧に際して、端末装置のユーザは、閲覧したいドキュメントを指定するために、URLなどのドキュメントを特定する文字情報を入力する必要がある。
従来、この文字情報の入力に、端末装置に備わる一般的な機能である、印刷物から二次元コードを読み取る機能が使用されている。ユーザは、予め、ドキュメントのダウンロードに必要なURLを表わす二次元コードを印刷しておく。閲覧に際して、ユーザは端末装置のカメラで印刷物の二次元コードを撮影する。すると、二次元コードで表わされたURLが端末装置によって認識され、認識されたURLが端末装置のディスプレイによって表示される。これによりユーザはURLを確認することができる。ユーザがダウンロードを指示すると、端末装置がドキュメントサーバにアクセスしてドキュメントをダウンロードする。
特許文献1に記載される技術によると、二次元コードを印刷した紙の表面の凹凸の情報をサーバへのログインの認証情報として用いることにより、不正にドキュメントが閲覧されるのを防ぐことができる。
特開2007−34745号公報
ドキュメントの保存場所を特定するURLには、ドキュメントの作成者が勤務する会社の名称、作成者が属するグループの名称、またはドキュメントの内容を連想させるドキュメント名など、部外者に知られたく情報の含まれることが多い。
端末装置が二次元コードから読み取ったURLを表示すること自体は、端末装置がどこにアクセスするかをユーザが確認することができるという観点において有用である。
しかし、ユーザが端末装置を使用してドキュメントを閲覧しようとしているときに、表示されたURLを部外者が傍らから見てしまい、URLから何らかの情報をくみ取ってしまうおそれがある、という問題があった。
本発明は、このような課題に鑑み、URLなどの保存場所を示す文字列に部外者に知られたく情報が含まれていたとしても、その情報を部外者に知られないようにすることを、目的とする。
本発明の一形態に係る保存場所通知システムは、通信回線を介して配信される配信データを受信する端末装置と、前記配信データが保存されている保存場所を前記端末装置へ通知する通知サーバと、を有する保存場所通知システムであって、前記端末装置に、前記通知サーバにおいて前記配信データを識別する識別子を取得する取得手段と、取得された前記識別子を前記通知サーバへ送信することによって、当該識別子に対応する前記配信データの前記保存場所を問い合せる、問合せ手段と、が設けられ、前記通知サーバに、前記端末装置から前記識別子が送信されてきた際に、当該端末装置が第一の地域に存在する場合は、当該識別子に対応する前記配信データが保存されかつ人が意味を分かり得る第一の文字列によって特定される第一の保存場所を前記保存場所として当該端末装置へ回答し、当該第一の地域でない第二の地域に存在する場合は、当該配信データが保存されかつ人が意味を分かり得ない第二の文字列によって特定される第二の保存場所を当該端末装置へ回答する、回答手段、が設けられ、前記端末装置に、さらに、前記通知サーバから前記第一の保存場所を回答された場合は、当該第一の保存場所の前記第一の文字列を表示し、前記第二の保存場所を回答された場合は、当該第二の保存場所の前記第二の文字列を表示する、表示手段、が設けられる。
好ましくは、前記取得手段は、前記識別子を、当該識別子を表わす二次元バーコードを撮影し解析することによって取得する。
または、画像を印刷する画像形成装置を有し、前記画像形成装置に、前記端末装置からの要求に応じて前記二次元バーコードを用紙に印刷する印刷手段と、前記二次元バーコードを印刷するのに対応して、前記配信データへアクセスすることのできる期限および前記要求を行った前記端末装置を使用するユーザを前記通知サーバへ通知する、期限等通知手段と、が設けられ、前記回答手段は、前記画像形成装置から前記期限が通知された場合は、当該期限とともに通知された前記ユーザが使用する前記端末装置へは、当該端末装置から前記識別子が当該期限以前に送信されてきたならば、前記第二の保存場所を回答する。
本発明によると、URLなどの保存場所を示す文字列に部外者に知られたく情報が含まれていたとしても、その情報を部外者に知られないようにすることができる。
ドキュメント閲覧システムの全体的な構成の例を示す図である。 端末装置のハードウェア構成の例を示す図である。 管理サーバのハードウェア構成の例を示す図である。 画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。 端末装置の機能的構成の例を示す図である。 管理サーバの機能的構成の例を示す図である。 画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 ドキュメント保存場所記憶部の例を示す図である。 ユーザ情報記憶部の例を示す図である。 モード選択画面の例を示す図である。 QRコード印刷指示画面の例を示す図である。 有効期限記憶部およびその遷移の例を示す図である。 ドキュメント閲覧指示画面の例を示す図である。 オリジナルURLが表示された状態のドキュメント閲覧指示画面の例を示す図である。 代替URLが表示された状態のドキュメント閲覧指示画面の例を示す図である。 端末装置の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。 管理サーバの全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。 画像形成装置の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
図1は、ドキュメント閲覧システム100の全体的な構成の例を示す図である。図2は、画像形成装置1のハードウェア構成の例を示す図である。図3は、管理サーバ2のハードウェア構成の例を示す図である。図4は、画像形成装置3のハードウェア構成の例を示す図である。
図1に示すように、ドキュメント閲覧システム100は、端末装置1、管理サーバ2、画像形成装置3、ドキュメントサーバ8A,8B、ローカルエリアネットワーク回線(以下、「LAN回線」という)4A、および通信回線4Nなどによって構成される。
LAN回線4Aは、企業の敷地9の中に設けられている。敷地9への立入りは、企業の従業員および立入りの許可を与えられた非従業員に限られる。LAN回線4Aは、ハブ、ツイストペアケーブル、無線基地局、およびルータなどによって構成され、ルータを介して通信回線4Nと接続される。
通信回線4Nは、敷地9の外に設けられた回線である。通信回線4Nとして、有線LAN回線、無線LAN回線、インターネット、公衆回線、携帯電話網、または専用回線などが用いられる。
端末装置1、管理サーバ2、および画像形成装置3は、これらの間で相互にLAN回線4Aまたは通信回線4Nを介して通信することができる。また、端末装置1および管理サーバ2のそれぞれは、LAN回線4Aおよび通信回線4Nを介してドキュメントサーバ8A,8Bと通信することができる。
端末装置1は、ドキュメント60の閲覧に使用可能な装置である。ドキュメント60は、PDFなどの電子ファイルとしてドキュメントサーバ8Aに保存されている。ドキュメントサーバ8Aおよびドキュメントサーバ8Bの両方に保存される場合もある。ドキュメント60の閲覧に際して、端末装置1は、管理サーバ2にドキュメント60の保存場所を問い合わせ、管理サーバ2から保存場所として通知されたドキュメントサーバ8A,8B内のフォルダからドキュメント60をダウンロードして表示する。端末装置1として、パーソナルコンピュータ、タブレットコンピュータ、またはスマートフォンなどが用いられる。
以下、端末装置1として、タブレットコンピュータが用いられる場合を例に説明する。端末装置1は、敷地9の内または外で使用される。以下、敷地9の内を「社内」と記載し、敷地9の外を「社外」と記載することがある。
図2に示すように、端末装置1は、CPU(Central Processing Unit)10a、RAM(Random Access Memory)10b、ROM(Read Only Memory)10c、フラッシュメモリ10d、タッチパネルディスプレイ10e、操作ボタン群10f、デジタルカメラ10g、および無線通信装置10hなどによって構成される。
タッチパネルディスプレイ10eは、フラット型ディスプレイ(例えば、液晶ディスプレイ)およびタッチパネルによって構成される。フラット型ディスプレイは、種々の画像を表示する。タッチパネルは、ユーザがタッチした位置を検知し、その位置をCPU10aへ通知する。
操作ボタン群10fは、ホーム画面に戻るためのボタン、入力した内容を確定するためのボタン、音量を調整するためのボタン、および電源のオン/オフを切り換えるためのボタンなどによって構成される。
デジタルカメラ10gは、種々の被写体を撮影する。特に画像処理装置3によって印刷された二次元コードの撮影に用いられる。本実施形態では、二次元コードがBMLinkSの規格に準拠したQRコード(登録商標)であるものとする。
無線通信装置10hは、無線基地局を介してTCP/IP(Transmission Control Protocol/Internet Protocol)などのプロトコルによって管理サーバ2および画像形成装置3などの装置と通信を行う。
ROM10cまたはフラッシュメモリ10dには、ドキュメントサーバ8A,8Bからドキュメント60をダウンロードして表示するクライアントプログラム10Pが記憶されている。クライアントプログラム10Pは、RAM10bにロードされ、CPU10aによって実行される。
管理サーバ2は、ドキュメント60の保存場所を管理し、端末装置1からの問合せに応じて保存場所を端末装置1に通知する。
管理サーバ2として、例えばいわゆるサーバ機が用いられる。管理サーバ2は、例えば社内に設置される。
管理サーバ2は、図3に示すように、CPU20a、RAM20b、ROM20c、大容量記憶装置20d、および通信インタフェースカード(NIC)20eなどによって構成される。
通信インタフェースカード20eは、TCP/IPおよびその上位のプロトコルで他の装置との通信を行う。
ROM20cまたは大容量記憶装置20dには、ドキュメント管理プログラム20Pが記憶されている。ドキュメント管理プログラム20Pは、RAM20bにロードされ、CPU20aによって実行される。大容量記憶装置20dとして、ハードディスクまたはSSD(Solid State Drive)などが用いられる。
画像形成装置3は、一般に複合機またはMFP(Multi Function Peripherals)などと呼ばれる画像処理装置であって、コピー、PCプリント、ファックス、スキャナ、およびウェブサーバなどの機能を集約した装置である。PCプリント機能は、他の装置から受信した画像データに基づいて画像をシートに印刷する機能である。
画像形成装置3は、図4に示すように、CPU30a、RAM30b、ROM30c、補助記憶装置30d、タッチパネルディスプレイ30e、操作キーパネル30f、通信インタフェースカード30g、モデム30h、スキャンユニット30j、およびプリントユニット30kなどによって構成される。
タッチパネルディスプレイ30eは、ユーザに対するメッセージを示す画面、ユーザがコマンドまたは情報を入力するための画面、およびCPU30aなどが実行した処理の結果を示す画面などを表示する。また、タッチパネルディスプレイ30eは、タッチされた位置を示す信号をCPU30aへ送る。
操作キーパネル30fは、いわゆるハードウェアキーボードであって、テンキー、スタートキー、ストップキー、およびファンクションキーなどによって構成される。
通信インタフェースカード30gは、TCP/IPなどのプロトコルによって端末装置1および管理サーバ2などの装置と通信を行う。
モデム30hは、ファクシミリ端末との間でG3などのプロトコルで画像データをやり取りする。
スキャンユニット30jは、プラテンガラスの上にセットされた用紙に記されている画像を読み取って画像データを生成する。
プリントユニット30kは、LAN回線4Aを介して他の装置から受信した画像またはスキャンユニット30jによって読み取られた画像などを用紙に印刷する。特に端末装置1から受信した二次元コードを含む画像を印刷する。
ROM30cまたは補助記憶装置30dには、上述の複数の機能を実現するためのソフトウェアが記憶されている。このソフトウェアは、PCプリントの機能を実現するPCプリントプログラム30Pを含んでいる。ソフトウェアを構成するプログラムまたはモジュールは、必要に応じてRAM30bにロードされ、CPU30aによって実行される。補助記憶装置30dとして、ハードディスクまたはSSDなどが用いられる。
ドキュメントサーバ8A,8Bは、ドキュメント60のファイルをクライアントに提供するファイルサーバである。本実施形態において、ドキュメントサーバ8Aは、保存すべき全てのドキュメント60を保存するサーバとして使用され、ドキュメントサーバ8Bは、ドキュメントサーバ8Aに保存されているドキュメント60をユーザが社外で閲覧しようとする場合にそのドキュメント60のコピーを保存するサーバとして使用される。
ドキュメントサーバ8A,8Bのハードウェア構成は、管理サーバ2のハードウェア構成と同様であってよい。すなわち、ドキュメントサーバ8A,8Bはいずれも、管理サーバ2のCPU20a、RAM20b、ROM20c、大容量記憶装置20d、および通信インタフェースカード20eのそれぞれと同様の役割をもつCPU、RAM、ROM、大容量記憶装置、および通信インタフェースカードなどによって構成される。
ところで、ドキュメント閲覧システム100は、端末装置1によるアクセスが可能な保存場所に保存されているドキュメント60を、ユーザが端末装置1にダウンロードして閲覧するためのシステムである。ユーザは、閲覧したいドキュメント60を、予めシートに印刷しておいたQRコード80(図5参照)を端末装置1に読み取らせることによって指定することができる。
ドキュメント閲覧システム100は、ユーザがドキュメント60のダウンロードを社外で端末装置1に指示する際に、ドキュメント60の入手先を示す情報として、ドキュメント60の通常の保存場所を特定するURL(以下、これを「オリジナルURL」と記載する)に代えて、「代替URL」を端末装置1に表示させることができる。「代替URL」は、ドキュメント60のコピーの保存場所(以下、これを「代替の保存場所」と記載する)を特定するURLであり、文字または記号を無作為(アットランダム)に組み合わせて作成される、人が意味を分かり得ない文字列である。以下、通常の保存場所に保存されているコピーの元のドキュメント60を「ドキュメント60A」と記載し、代替の保存場所に保存されるコピーされたドキュメント60を「ドキュメント60B」と記載して両者を区別することがある。
オリジナルURLに代えて代替URLを表示させるのは、オリジナルURLに企業内の部署の名称またはドキュメント60の内容などを示唆する文字列(人が意味を分かり得る文字列)が含まれることがあるからである。つまり、仮にユーザ以外の第三者が端末装置1の画面を見たとしても、部署の名称またはドキュメント60の内容などを詮索することができないようにするセキュアな閲覧の環境を提供するため、社外での閲覧に際して代替URLを表示させる。以下、この仕組みを説明する。
図5は、端末装置1の機能的構成の例を示す図である。図6は、管理サーバ2の機能的構成の例を示す図である。図7は、画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。
クライアントプログラム10Pによると、図5に示すQRコード生成部101、印刷要求部102、保存場所問合せ部103、保存場所表示部104、ドキュメントダウンロード部105、ドキュメント表示部106、および画面表示処理部107などの機能が実現される。
ドキュメント管理プログラム20Pによると、図6に示す端末装置位置判別部201、通常保存場所通知部202、ユーザ認証部203、閲覧可否判別部204、代替保存場所決定部205、代替保存場所通知部206、ドキュメント保存場所記憶部207、ユーザ情報記憶部208、有効期限記憶部209、有効期限登録部210、およびドキュメントアップロード部211などの機能が実現される。
PCプリントプログラム30Pによると、図7に示す印刷物生成部301、および有効期限登録要求部302などの機能が実現される。
〔ドキュメントの提供の準備〕
図8は、ドキュメント保存場所記憶部207の例を示す図である。
予め、ドキュメントサーバ8Aに、1以上のドキュメント60Aが保存されている。ドキュメント保存場所記憶部207は、ドキュメント60Aごとに、ドキュメント60Aに付与された管理番号5dと通常の保存場所を特定するオリジナルURL7aとを記憶する。以下、「1001」という管理番号が付与されたドキュメント60が閲覧される場合を例に説明する。
図9は、ユーザ情報記憶部208の例を示す図である。
ユーザは、社外で端末装置1を使用してドキュメント60を閲覧する場合、管理サーバ2のユーザ認証部203によってユーザ認証を受ける必要がある。このユーザ認証のための認証情報として、予めユーザごとに、ユーザコード5a、パスワード5b、およびデバイス識別子5cがユーザ情報記憶部208によって記憶される。デバイス識別子5cとして、MAC(Media Access Control)アドレスといった端末装置1に固有の情報が用いられる。ユーザが複数台の端末装置1を使用する場合、複数台の端末装置1のそれぞれのデバイス識別子5cがユーザ情報記憶部208によって記憶される。
ユーザ情報記憶部208は、予め登録された、ユーザコード、パスワード、およびデバイス識別子を記憶する。以下、「201」というユーザコードで識別されるユーザがドキュメント60を閲覧するものとして説明する。
〔QRコードの印刷〕
図10はモード選択画面61の例を示す図である。図11はQRコード印刷指示画面61の例を示す図である。図12は、有効期限記憶部209およびその遷移の例を示す図である。
端末装置1の画面表示処理部107は、ユーザの操作などのイベントに応じて、順次説明する各画面をタッチパネルディスプレイ10eに表示させる。
クライアントプログラム10Pの起動後、画面表示処理部107は、図10に示すモード選択画面61をタッチパネルディスプレイ10eに表示させる。
モード選択画面61は、QRコードを印刷する印刷モードをユーザが選択するためのボタン611、ドキュメント60を表示する閲覧モードを選択するためのボタン612、およびクライアントプログラム10Pに終了を指示するための終了ボタン613を有する。
画面表示処理部107は、ユーザがボタン612にタッチすると、モード選択画面61に代えて、図11に示すQRコード印刷指示画面62をタッチパネルディスプレイ10eに表示させる。
QRコード印刷指示画面62は、ユーザが自己のユーザコード5aを入力するための入力欄621、閲覧したいドキュメント60の管理番号5dを入力するための入力欄622、QRコードの有効期限5eを入力するための入力欄622、および印刷の実行を指示するための実行ボタン624を有する。
ユーザコード5aおよび管理番号5dの入力は必須である。有効期限5eの入力は必須ではなく、ユーザが有効期限5eを設定したい場合に行えばよい。本実施形態では、有効期限は社外での閲覧に際して適用され、社内での閲覧に際しては適用されない。
ユーザは、ユーザコード5aおよび管理番号5dを入力し、必要に応じて有効期限5eを入力した後、実行ボタン624にタッチする。
すると、端末装置1において、二次元コード生成部101は、入力欄622に入力された管理番号5dを表わすQRコード80を生成し、生成したQRコード80の画像データ6aを印刷要求部102に引き渡す。
印刷要求部102は、画像データ6aを受け取ると、画像データ6aを含めたPCプリント指令を画像形成装置3に送信することによって、QRコード80の印刷を画像形成装置3に要求する。
加えて、印刷要求部102は、ユーザがQRコード印刷指示画面62の入力欄623に有効期限5eを入力した場合には、その入力された有効期限5e、入力欄621に入力されたユーザコード5a、および入力欄622に入力された管理番号5dを画像形成装置3に通知することによって、有効期限5eの登録を画像形成装置3に要求する。
画像形成装置3の印刷物生成部301は、端末装置1からPCプリント指令を受信すると、画像データ6aが表わす画像をシートに印刷することによって、QRコード80を印刷した印刷物8を生成する。
画像形成装置3の有効期限登録要求部302は、端末装置1からの有効期限5eの登録の要求を受け付ける。有効期限登録要求部302は、要求を受け付けると、端末装置1から通知された情報(有効期限5e、ユーザコード5a、および管理番号5d)を管理サーバ2に転送することによって、有効期限5eの登録を管理サーバ2に要求する。
管理サーバ2の有効期限登録部210は、画像形成装置3から有効期限5e、ユーザコード5a、および管理番号5dが転送されてくるごとに、これらを示す期限データ5Eを生成し、有効期限記憶部209に記憶させる。
したがって、有効期限記憶部209には、図12に示すように、期限データ5Eが蓄積される。
〔ドキュメントの閲覧〕
図13は、ドキュメント閲覧指示画面63の例を示す図である。
ユーザは、社内または社外においてドキュメント60を閲覧することができる。
ユーザは、上述の手順でQRコード80が印刷された印刷物8を入手しておく。ユーザは、端末装置1に図10に示されるモード選択画面61を表示させ、ボタン612と終了ボタン613とを順にタッチすることによって閲覧モードを選択する。
画面表示処理部107は、閲覧モードが選択されると、モード選択画面61に代えて、図13に示すドキュメント閲覧指示画面63をタッチパネルディスプレイ10eに表示させる。
ドキュメント閲覧指示画面63は、ユーザが自己のユーザコード5aを入力するための入力欄631、パスワード5bを入力するための入力欄622、および撮影された画像を表示するモニタ領域633を有する。
ユーザは、ユーザコード5aおよびパスワード5bを入力し、端末装置1のデジタルカメラ10gを印刷物8の印刷面の方へ向ける。すると、デジタルカメラ10gによって印刷面の画像が撮影される。ユーザは、印刷物8のQRコード80の全体がモニタ領域633に表示されるように、デジタルカメラ10gとシート8との相対位置を調整する。図13では、QRコード80の全体が適切な大きさでモニタ領域633に表示されている状態が描かれている。
端末装置1の保存場所問合せ部103は、デジタルカメラ10gからQRコード80の撮影画像の画像データ6bを取得し、画像データ6bを解析する公知の手法によって、QRコード80が表わす管理番号5dを認識する。
管理番号5dを認識すると、保存場所問合せ部103は、認識した管理番号5dを画面表示部107に通知することによって、QRコード80に代えて管理番号5dをモニタ領域633に表示させる。そして、保存場所問合せ部103は、認識した管理番号5dを管理サーバ2に通知することによって、ドキュメント60の保存場所を管理サーバ2に問い合わせる。この問合せに際して、保存場所問合せ部103は、管理番号5dのほかに、入力欄631に入力されたユーザコード5a、入力欄632に入力されたパスワ−ド5b、端末装置1のデバイス識別子5c、および端末装置1の現在地を示す位置データ5fを管理サーバ2に送信する。
位置データ5fとして、GPS(Global Positioning System)によって測位された経緯の座標データを用いることができる。または、端末装置1が現在接続されている基地局の場所を検出することによって特定される位置のデータを用いることができる。
管理サーバ2の端末装置位置判別部201は、端末装置1からの保存場所の問合せを受け付ける。端末装置位置判別部201は、敷地9の範囲を示す社内位置情報5hを予め有しており、この社内位置情報5hに基づいて端末装置1の現在の位置が社内であるか社外であるかを判別する。すなわち、端末装置位置判別部201は、端末装置1からの位置データ5fの示す位置が社内位置情報5hの示す範囲の内側の位置である場合に、端末装置1の現在の位置が社内であると判別し、位置データ5fの示す位置が社内位置情報5hの示す範囲の外側の位置である場合に、端末装置1の現在の位置が社外であると判別する。
端末装置位置判別部201は、端末装置1の現在の位置が社内であると判別すると、「社内」という判別結果を通常保存場所通知部202に通知し、端末装置1の現在の位置が社外であると判別すると、「社外」という判別結果をユーザ認証部203に通知する。
通常保存場所通知部202は、端末装置位置判別部201から判別結果の通知を受け取ると、端末装置1から通知された管理番号5dに対応付けてドキュメント保存場所記憶部207によって記憶されているオリジナルURL7aを、端末装置1へ送信する。
一方、ユーザ認証部203は、端末装置位置判別部201から判別結果の通知を受け取ると、端末装置1から通知されたユーザコード5a、パスワ−ド5bおよびデバイス識別子5cをユーザ情報記憶部208のデータと照合するユーザ認証を行うことによって、端末装置1のユーザが予め登録された正規のユーザであることを確認する。ユーザ認証部203は、端末装置1から通知されたユーザコード5a、パスワ−ド5bおよびデバイス識別子5cの組が、ユーザ情報記憶部208によってユーザごとに記憶されているユーザコード5a、パスワ−ド5bおよびデバイス識別子5cの組のいずれかと一致する場合に、ユーザが正規のユーザであると判断して、ユーザ認証に成功したことを閲覧可否判別部204に通知する。
なお、ユーザ認証部203は、ユーザ情報記憶部208に記憶されているユーザコード5a、パスワ−ド5bおよびデバイス識別子5cの組のうち、複数個のデバイス識別子5cを有する組については、それら複数個のデバイス識別子5cのいずれかが端末装置1からのデバイス識別子5cと一致した場合に、当該複数個のデバイス識別子5cと端末装置1からのデバイス識別子5cとが一致したと判断する。
閲覧可否判別部204は、ユーザ認証部203から通知を受けると、端末装置1から通知された管理番号5dおよびユーザコード5aの組み合わせに対応付けて記憶されている有効期限5eを有効期限記憶部209から読み込む。閲覧可否判別部204は、現在の日時と読み込んだ有効期限5eとを比較することによって、ドキュメント60の閲覧が可能であるかどうかを判別する。閲覧が可能とは、端末装置1にドキュメント60を提供してもよいということを意味する。閲覧可否判別部204は、現在の日時が有効期限5eの以前である場合に、ドキュメント60の閲覧が可能である(つまり、ドキュメント60を提供してもよい)と判別する。
また、閲覧可否判別部204は、端末装置1から通知された管理番号5dとユーザコード5aとに対応付けて有効期限5eが記憶されていない場合にも、ドキュメント60の閲覧が可能であると判別する。
閲覧可否判別部204は、ドキュメント60の閲覧が可能であると判別すると、この判別の結果を代替保存場所決定部205に通知する。
代替保存場所決定部205は、閲覧可否判別部204からの通知を受けると、社外で閲覧されるドキュメント60Bを保存するための、ランダムな代替URL7bを生成する。代替URL7bは、フォルダ名とドキュメント60Bのファイル名とを含んで構成される。
代替保存場所決定部205は、乱数を利用する方法などの公知の手法によって、所定の数を超えない範囲内でアットランダムに階層数を決め、各層の名称をアットランダムに決めることによって、ランダムなフォルダ名を生成する。生成したフォルダ名とファイル名としてアットランダムに文字を並べた文字列とを、ドキュメントサーバ8Bのドメイン名の後ろに追加することによって、代替URL7bを生成する。
代替保存場所決定部205は、生成した代替URL7bをドキュメントアップロード部211および代替保存場所通知部206に通知する。
ドキュメントアップロード部211は、代替保存場所決定部205から代替URL7bの通知を受けると、端末装置1から通知された管理番号5dに対応付けられているオリジナルURL7aをドキュメント保存場所記憶部207から読み出し、オリジナルURL7aに示される保存場所にアクセスすることによって、ドキュメントサーバ8Aからドキュメント60Bをダウンロードする。
ドキュメントアップロード部211は、ドキュメント60Bをダウンロードすると、代替保存場所決定部205から通知された代替URL7bの示すフォルダ8Bfを保存先に指定してドキュメントサーバ8Bにアップロードする。このとき、ドキュメントサーバ8Bは、指定されたフォルダ8Bfを作成して当該フォルダ8Bfにドキュメント60Bを格納する。
つまり、ドキュメントアップロード部211は、ドキュメントサーバ8Aのドキュメント60をドキュメントサーバ8Bにコピーする。
ドキュメントアップロード部211は、ドキュメント60Bをアップロードが完了すると、そのことを代替保存場所通知部206に通知する。
代替保存場所通知部206は、ドキュメントアップロード部211からの通知を受け取ると、代替保存場所決定部205から通知された代替URL7bを端末装置1に通知する。
図14は、オリジナルURL7aが表示された状態のドキュメント閲覧指示画面64の例を示す図である。図15は、代替URL7bが表示された状態のドキュメント閲覧指示画面64の例を示す図である。
端末装置1の保存場所表示部104は、管理サーバ2からオリジナルURL7aまたは代替URL7bが通知されると、ドキュメント閲覧指示画面63(図13参照)に代えて、図14および図15に示すドキュメント閲覧指示画面64をタッチパネルディスプレイ10eに表示させる。
保存場所表示部104は、オリジナルURL7aが通知された場合には、画面表示処理部107にオリジナルURL7aを通知することによって、図14に示すように、ドキュメント閲覧指示画面64のURL表示エリア641にオリジナルURL7aを表示させる。また、保存場所表示部104は、代替URL7bが通知された場合には、画面表示処理部107に代替URL7bを通知することによって、図15に示すように、ドキュメント閲覧指示画面64のURL表示エリア641に代替URL7bを表示させる。つまり、図14の状態は、社内で端末装置1が使用されている状態であり、図15の状態は、社外で端末装置1が使用されている状態である。
ユーザは、URL表示エリア641に表示されたオリジナルURL7aまたは代替URL7bを見て、ドキュメント60の入手先を確認した上で、ドキュメント60のダウンロードを端末装置1に指示することができる。
ユーザがドキュメント閲覧指示画面64の閲覧ボタン642にタッチすると、画面表示処理部107は、ダウンロード指令をドキュメントダウンロード部105に与える。ダウンロード指令は、URL表示エリア641に表示されているオリジナルURL7aまたは代替URL7bを含んでいる。
なお、ユーザがドキュメント閲覧指示画面64のキャンセルボタン643にタッチすると、画面表示処理部107は、ドキュメント閲覧指示画面64に代えて、例えばドキュメント閲覧指示画面63をタッチパネルディスプレイ10eに表示させる。
ドキュメントダウンロード部105は、ダウンロード指令を受けると、オリジナルURL7aまたは代替URL7bによって示される保存場所から、そこに保存されているドキュメント60をダウンロードして、ドキュメント表示部106に引き渡す。
ドキュメント表示部106は、ドキュメントダウンロード部105から受け取ったドキュメント60をタッチパネルディスプレイ10eに表示させる。
ドキュメント表示部106は、ドキュメントダウンロード部105から受け取ったドキュメント60をタッチパネルディスプレイ10eに表示させる。
以上の処理および操作により、ユーザは、端末装置1を使用してドキュメント60を閲覧することができる。特に社外での閲覧では、オリジナルURL7aに代わって代替URL7bが表示されるので、オリジナルURL7aが表示される場合とは違って、URL表示エリア641に表示されるURLを他人に盗み見られないように気遣う必要がない。
図16は、端末装置1の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。図17は、管理サーバ2の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。図18は、画像形成装置3の全体的な処理の流れの例を説明するフローチャートである。
次に、ドキュメント閲覧システム100における処理の流れを、図16、図17および図18のフローチャートを参照しながらまとめる。
端末装置1は、印刷モードおよび閲覧モードのうちの選択されたモードに応じた処理をする。
印刷モードが選択された場合(図16の#101でYES)、端末装置1は、QRコード印刷指示画面62(図11参照)を表示し(#102)、ユーザによるユーザコード5aおよび管理番号5dなどの入力を受け付ける(#103)。そして、管理番号5dを表わすQRコード80を生成し(#104)、QRコード80の印刷を画像形成装置3に要求する(#105)。
閲覧モードが選択された場合(#106でYES)、端末装置1は、ドキュメント閲覧指示画面63を表示してユーザコード5aなどの認証情報の入力を受け付ける(#107)。
端末装置1は、印刷物8のQRコード80を撮影してドキュメントの管理番号5dを取得し(#108)、管理番号5dを通知することによってドキュメントの保存場所を管理サーバ2に問い合わせる(#109)。
問合せの回答であるオリジナルURL7aまたは代替URL7bを管理サーバ2から受信し(#110)、受信したオリジナルURL7aまたは代替URL7bを表示する(#111)。
ユーザからダウンロードの指示を受けると、端末装置1は、受信したオリジナルURL7aまたは代替URL7bが示す保存場所からドキュメント60をダウンロードして表示する(#112、#113)。
管理サーバ2は、電源がオンである間、端末装置1からの問合せまたは画像形成装置3からの要求があるごとに、問合せまたは要求に応じて図17に示す処理をする。
画像形成装置3から有効期限5eの登録の要求があると(#201でYES)、管理サーバ2は、画像形成装置3から通知された有効期限5eを含む期限データ5Eを図12のように有効期限記憶部209に追加する(#202)。
端末装置1からドキュメント60の保存場所の問合せがあると(#203でYES)、管理サーバ2は、受信した位置データ5fに基づいて、端末装置1の現在の位置が社内であるか社外であるかを判別する(#204)。
端末装置1の現在の位置が社内であると判別した場合(#205でYES)、管理サーバ2は、通常の保存場所を特定するオリジナルURL7aを端末装置1に通知する(#206)。
これに対して、端末装置1の現在の位置が社外であると判別した場合(#205でNO)、管理サーバ2は、ユーザコード5a、パスワード5bおよびデバイス識別子5cに基づいてユーザ認証を行う(#207)。
ユーザが正規のユーザであることを確認できたら(#208でYES)、管理サーバ2は、当該ユーザのユーザコード5aおよび当該ドキュメント60の管理番号5dに対応付けて有効期限記憶部209によって記憶されている有効期限5eに基づいて、確認したユーザによるドキュメント60の閲覧の可否を判別する(#209)。現在が有効期限5eを過ぎていない場合に閲覧が可能と判別する。
閲覧が可能と判別した場合(#210でYES)、管理サーバ2は、ランダムな階層のフォルダ名を含む代替URL7bを生成し(#211)、オリジナルURL7aによって示される保存場所からドキュメント60をドキュメント60Bとしてダウンロードする(#212)。ドキュメント60Bの保存先となるドキュメントサーバ8Bに対して、ステップ#211で生成した代替URL7bを通知することによって代替URL7bの示す階層のフォルダ8Bfの作成を要求する(#213)。ドキュメントサーバ8B内に作成されたフォルダ8Bfに保存されるように、ドキュメント60Bをドキュメントサーバ8Bにアップロードする(#214)。そして、ドキュメント60Bの保存場所を特定する代替URL7bを端末装置1に通知する(#215)。
画像形成装置3は、端末装置1からの印刷物8の生成の要求を受け付けると(図18の#301)、QRコード80を印刷する(#302)。
端末装置1から有効期限5eが通知された場合(#303でYES)、画像形成装置3は、その有効期限5eの登録を管理サーバ2に要求する(#304)。
本実施形態によると、ユーザがドキュメント60の入手先を知った上でドキュメント60のダウンロードを指示することができ、かつオリジナルURL7aの表示による情報の漏えいのおそれのない閲覧の環境を実現することができる。
本実施形態によると、ユーザは社内ではドキュメント60の保存場所を知ることができ、社外ではドキュメント60の保存場所の表示を他者に見られないように気遣うことなくをドキュメントを閲覧することができる。
本実施形態によると、QRコード80を有した印刷物8の作成とほぼ同時に有効期限5eを登録することができる。
本実施形態について以下の変形例がある。
本実施形態では、端末装置1が管理番号5dを表わすQRコード80を生成した。これの変形として、端末装置1がQRコード80を生成する際に、管理番号5dとともに有効期限5eを情報としてもつQRコード80を生成することができる。この変形において、画像形成装置3は、端末装置1からの印刷の要求に含まれるQRコード80の画像データ6aから管理番号5dおよび有効期限5eを判別して管理サーバ2に有効期限5eの登録を要求する。
本実施形態では、端末装置1がQRコード80を生成した。これの変形として、画像形成装置3にQRコード80を生成する機能を設けておき、端末装置1ではQRコード80を生成せずに、端末装置1が画像形成装置3に管理番号5dを通知し、画像形成装置3が通知された管理番号5dを表わすQRコード80を生成して印刷するようにしてもよい。
本実施形態では、端末装置1が画像形成装置3を介して管理サーバ2に有効期限5eの登録を要求した。これの変形として、端末装置1が画像形成装置3を介することなく管理サーバ2に有効期限5eの登録を要求し、その要求を受けて管理サーバ2が有効期限5eを登録するようにしてもよい。
本実施形態では、QRコード印刷指示画面62において有効期限5dの入力は必須ではなく、管理サーバ2の閲覧可否判別部204は、有効期限5dが登録されていない場合に閲覧が可能と判別する。これの変形として、QRコード印刷指示画面62において有効期限5dの入力を必須とし、有効期限5dが入力されない状態での実行ボタン624のタッチを無効とするようにしてもよい。
本実施形態では、有効期限5aとして任意の日付を設定できた。これの変形として、例えばQRコード80を印刷した日から一定の長さの期間をQRコード80が有効な期間とし、この有効な期間の満了する日時を有効期限5aとすることができる。
本実施形態では、ユーザ認証を端末装置1が社外で使用されているときのみ行った。これの変形として、端末装置1が社内で使用されているときにもユーザ認証を行うようにしてもよい。
本実施形態では、管理サーバ2の代替保存場所決定部205が代替URL7bを生成した。これの変形として、代替保存場所決定部205が代替URL7bの生成をドキュメントサーバ8Bに要求し、ドキュメントサーバ8Bがランダムなフォルダ名を含む代替URL7bを生成して代替URL7bを管理サーバ2に通知するようにしてもよい。その場合、ドキュメントアップロード部211はドキュメントサーバ8Bから通知された代替URL7bの示すフォルダに格納されるようにドキュメント60Bをアップロードする。
本実施形態では、企業の敷地9が1つである場合を例に説明したが、東京支店および大阪支店のように、複数の敷地9を有する場合がある。この場合は、それぞれの敷地9に設けられたLANを接続して構成される1つのVPN(Virtual Private Network)が、図1に示したLAN回線4Aに相当する。そして、管理サーバ2は、ユーザの端末装置1の位置が複数の敷地9のいずれか1つの範囲に入っていれば、そのユーザが社内にいると判別する。
社内位置情報5hを敷地9の中の1つの位置(例えば中央)を示すものとすることができる。その場合、端末装置位置判別部201は、端末装置1の位置が社内位置情報5hの示す位置からの距離が所定値以下の範囲内の位置である場合に、端末装置1の位置が社内であると判別するようにしてもよい。
管理サーバ2を社外に設置してもよい。
ドキュメントサーバ8A,8Bのそれぞれの機能を1台の情報処理装置に集約してもよい。ドキュメントサーバ8A,8Bの一方または両方の機能を管理サーバ2において実現することができる。
その他、ドキュメント閲覧システム100の全体または各部の構成、端末装置1および管理サーバ2のそれぞれが行う処理の内容、処理の順序、記憶部の構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。
100 ドキュメント閲覧システム(保存場所通知システム)
1 端末装置
2 管理サーバ(通知サーバ)
3 画像形成装置
4A,4N 通信回線
5d 管理番号(識別子)
5e 有効期限(期限)
7a オリジナルURL(第一の文字列)
7b 代替URL(第二の文字列)
8Bf フォルダ
60A,60B ドキュメント(配信データ)
80 QRコード(二次元バーコード)
103 保存場所問合せ部(取得手段、問合せ手段)
104 保存場所表示部(表示手段)
201 端末装置位置判別部(位置判定手段、受付手段)
202 通常保存場所通知部(回答手段)
203 ユーザ認証部(確認手段)
205 代替保存場所決定部(フォルダ生成手段)
206 代替保存場所通知部(回答手段)
211 ドキュメントアップロード部(複製手段)
301 印刷物生成部(印刷手段)
302 有効期限登録要求部(期限等通知手段)

Claims (9)

  1. 通信回線を介して配信される配信データを受信する端末装置と、前記配信データが保存されている保存場所を前記端末装置へ通知する通知サーバと、を有する保存場所通知システムであって、
    前記端末装置に、
    前記通知サーバにおいて前記配信データを識別する識別子を取得する取得手段と、
    取得された前記識別子を前記通知サーバへ送信することによって、当該識別子に対応する前記配信データの前記保存場所を問い合せる、問合せ手段と、
    が設けられ、
    前記通知サーバに、
    前記端末装置から前記識別子が送信されてきた際に、当該端末装置が第一の地域に存在する場合は、当該識別子に対応する前記配信データが保存されかつ人が意味を分かり得る第一の文字列によって特定される第一の保存場所を前記保存場所として当該端末装置へ回答し、当該第一の地域でない第二の地域に存在する場合は、当該配信データが保存されかつ人が意味を分かり得ない第二の文字列によって特定される第二の保存場所を当該端末装置へ回答する、回答手段、
    が設けられ、
    前記端末装置に、さらに、
    前記通知サーバから前記第一の保存場所を回答された場合は、当該第一の保存場所の前記第一の文字列を表示し、前記第二の保存場所を回答された場合は、当該第二の保存場所の前記第二の文字列を表示する、表示手段、
    が設けられる、
    ことを特徴とする保存場所通知システム。
  2. 前記取得手段は、前記識別子を、当該識別子を表わす二次元バーコードを撮影し解析することによって取得する、
    請求項1に記載の保存場所通知システム。
  3. 画像を印刷する画像形成装置を有し、
    前記画像形成装置に、
    前記端末装置からの要求に応じて前記二次元バーコードを用紙に印刷する印刷手段と、
    前記二次元バーコードを印刷するのに対応して、前記配信データへアクセスすることのできる期限および前記要求を行った前記端末装置を使用するユーザを前記通知サーバへ通知する、期限等通知手段と、
    が設けられ、
    前記回答手段は、前記画像形成装置から前記期限が通知された場合は、当該期限とともに通知された前記ユーザが使用する前記端末装置へは、当該端末装置から前記識別子が当該期限以前に送信されてきたならば、前記第二の保存場所を回答する、
    請求項2に記載の保存場所通知システム。
  4. 前記通知サーバに、
    前記端末装置が、予め登録された登録デバイスであること、および、当該端末装置を使用するユーザが、予め登録された登録ユーザであること、を確認する確認手段、
    が設けられ、
    前記回答手段は、前記端末装置が前記登録デバイスでありかつ前記ユーザが前記登録ユーザであることが前記確認手段によって確認されたならば、前記第二の保存場所を当該端末装置へ回答する、
    請求項1または請求項2に記載の保存場所通知システム。
  5. 前記第一の保存場所には、前記配信データが予め保存されており、
    前記通知サーバに、
    前記端末装置から前記識別子が送信されてきた際に、ランダムな文字列が前記第二の文字列として用いられるフォルダを前記第二の保存場所として生成するフォルダ生成手段と、
    前記第一の保存場所から前記配信データを取得し前記第二の保存場所に保存させる複製手段と、
    が設けられる、
    請求項1ないし請求項4のいずれかに記載の保存場所通知システム。
  6. 前記通知サーバに、
    所定の施設に前記端末装置が存在する場合に、当該端末装置が前記第一の地域に存在すると判別し、そうでない場合に、当該端末装置が前記第二の地域に存在すると判定する、位置判定手段、
    が設けられ、
    前記回答手段は、前記位置判定手段による判定の結果に基づいて前記保存場所を回答する、
    請求項1ないし請求項5のいずれかに記載の保存場所通知システム。
  7. 通信回線を介して配信される配信データを受信する端末装置へ前記配信データが保存されている保存場所を通知する通知サーバであって、
    当該通知サーバにおいて前記配信データを識別する識別子を前記端末装置から受け付ける受付手段と、
    前記端末装置が第一の地域に存在する場合は、受け付けた前記識別子に対応する前記配信データが保存されかつ人が意味を分かり得る第一の文字列によって特定される第一の保存場所を前記保存場所として当該端末装置へ回答し、当該第一の地域でない第二の地域に存在する場合は、当該配信データが保存されかつ人が意味を分かり得ない第二の文字列によって特定される第二の保存場所を当該端末装置へ回答する、回答手段と、
    を有することを特徴とする通知サーバ。
  8. 通信回線を介して配信される配信データを受信する端末装置および前記配信データが保存されている保存場所を通知する通知サーバを用いた保存場所通知方法であって、
    前記端末装置に、
    前記通知サーバにおいて前記配信データを識別する識別子を取得する処理を実行させ、
    取得された前記識別子を前記通知サーバへ送信することによって、当該識別子に対応する前記配信データの前記保存場所を問い合せる処理を実行させ、
    前記通知サーバに、
    前記端末装置から前記識別子が送信されてきた際に、当該端末装置が第一の地域に存在する場合は、当該識別子に対応する前記配信データが保存されかつ人が意味を分かり得る第一の文字列によって特定される第一の保存場所を前記保存場所として当該端末装置へ回答し、当該第一の地域でない第二の地域に存在する場合は、当該配信データが保存されかつ人が意味を分かり得ない第二の文字列によって特定される第二の保存場所を当該端末装置へ回答する処理を実行させ、
    前記端末装置に、
    前記通知サーバから前記第一の保存場所を回答された場合は、当該第一の保存場所の前記第一の文字列を表示し、前記第二の保存場所を回答された場合は、当該第二の保存場所の前記第二の文字列を表示する処理を実行させる、
    ことを特徴とする保存場所通知方法。
  9. 通信回線を介して配信される配信データを受信する端末装置へ前記配信データが保存されている保存場所を通知する通知サーバのコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
    前記コンピュータに、
    当該通知サーバにおいて前記配信データを識別する識別子を前記端末装置から受け付ける受付処理を実行させ、
    前記端末装置が第一の地域に存在する場合は、受け付けた前記識別子に対応する前記配信データが保存されかつ人が意味を分かり得る第一の文字列によって特定される第一の保存場所を前記保存場所として当該端末装置へ回答し、当該第一の地域でない第二の地域に存在する場合は、当該配信データが保存されかつ人が意味を分かり得ない第二の文字列によって特定される第二の保存場所を当該端末装置へ回答する回答処理を実行させる、
    ことを特徴とするコンピュータプログラム。
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