JP2011039613A - ワークフローシステム - Google Patents

Abstract

【課題】文書データの承認処理を紙文書と電子データが混在した状況で実施するとともに、承認の進捗管理を確認できる文書管理システム及を提供する。
【解決手段】ネットワークを介して互いに接続された文書管理サーバ及び画像入出力装置を有する文書管理システムであって、承認者は紙文書に承認印を押した後、その紙文書を画像形成装置１０２で読み取る。この読み取りにより得られた承認位置の印影イメージを認証情報管理サーバ１０１に送信して承認の確認を行う。この承認の確認に応じて、その文書の承認状況を示す進捗情報を更新する。
【選択図】図９

Description

本発明は、ワークフロー処理のためのシステム及び方法に関し、特に、文書データに対する承認者による承認が、電子データと紙文書のいずれでも行うことができる文書管理システムの技術に関するものである。

本願明細書におけるワークフローとは、業務の流れを意味している。例えば、決裁文書等のビジネス文書において、紙文書を特定の順序で回覧し、担当者から第１承認者、第２承認者、更に最終承認者へ回覧し、各承認者の捺印や署名により、その案件の採否を決定するワークフローが既に存在している。

このようなワークフローは、印刷済の用紙を用いたワークフローであるため、ワークフローの途中で、その用紙を紛失する等のリスクがある。更に、その紙文書の種類により回覧順序や回覧経路が異なるため、予め定められた承認者の順にその紙文書が回覧されないという虞がある。よって、このような用紙による承認のワークフローは、用紙の行く先が不明になったり回覧順の誤り等が発生しやすく、迅速な処理を阻害する一因となっていた。また、このような従来のワークフローでは、承認作業処理中の承認者だけが進捗状況を把握できるため、申請を行った担当者が回覧全体の進捗状況を把握できないといった問題があった。

このような課題を解決するために、決裁文書等のビジネス文書を電子データで管理し、ワークフローの処理全てを電子システムで行うワークフローシステムが提案されている。しかしながら、ワークフローの処理の全てを電子システムで行うと、コンピュータの操作に不慣れな作業者にとっては作業が非効率になる場合がある。このため、紙文書と電子データが混在したワークフローで課題を解決するほうが望ましい。この解決方法として、特許文献１には、電子データの運用と紙文書の運用をフローの途中で切り替えることができる技術が提案されている。

特開２００４−２６５１４０号公報

上記特許文献１では、スキャナで読み取り可能なユニークなＩＤ情報をワークフローの対象の紙文書に印刷している。そして、そのＩＤ情報を読み取って審査や承認のワークフローを行っている案件を特定し、その案件の進捗状況を示す情報を作成する方法を提案している。しかしながら特許文献１では、紙文書と電子データが混在したワークフローで承認の進捗管理を確認するのが困難である。

本発明は上記従来技術の問題点を解決するためになされたものである。

本願発明の特徴は、文書データの承認処理を紙文書と電子データが混在した状況で実施できるとともに、承認の進捗管理を確認できる文書管理システム及びその制御方法を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために本発明の一態様に係る文書管理システムは以下のような構成を備える。即ち、
ネットワークを介して互いに接続された文書管理サーバ及び画像入出力装置を有する文書管理システムであって、
前記文書管理サーバは、
複数の文書データを保持し、前記文書データを特定するＩＤ情報とともに文書データを管理する文書管理手段と、
承認者を特定する情報と前記承認者に関連付けられたイメージ情報、及び前記承認者が紙文書を用いて承認を行うか、電子データを用いて承認を行うかを示す情報を承認者ごとに設定して管理する承認者情報管理手段と、
文書データに対応する承認者及びその承認の状況を示す情報を保持する保持手段と、
文書データを当該文書データのＩＤ情報とともに前記画像入出力装置に送信する送信手段と、
文書データの承認処理に応じて、前記保持手段が保持する情報を更新する更新手段とを有し、
前記画像入出力装置は、
前記送信手段により送信された前記文書データに前記ＩＤ情報を付加して紙文書として印刷する印刷手段と、
紙文書を光学的に読み込んで電子情報に変換する画像読み取り手段とを有し、
前記更新手段は、前記画像入出力装置から前記電子情報を取得し、当該電子情報に含まれるイメージ情報が前記承認者情報管理手段が管理する前記イメージ情報に対応する場合に前記保持手段が保持する情報を更新することを特徴とする。

本発明によれば、文書データの承認処理を紙文書と電子データが混在した状況で実施できるとともに、承認の進捗管理を確認できるという効果がある。

本発明の実施形態に係るワークフローシステムの構成を示す図である。 本実施形態に係る画像形成装置のハードウェア構成を示すブロック図である。 本実施形態に係る認証情報管理サーバやクライアントＰＣのハードウェア構成を示すブロック図である。 本実施形態に係る認証情報管理サーバが保持している管理データを説明する図である。 本実施形態に係る認証情報管理サーバのソフトウェア構成を示すブロック図である。 本実施形態に係るワークフローで用いる紙文書の一例を示す図である。 本実施形態に係るクライアントＰＣ１０３のソフトウェア構成を示すブロック図である。 本実施形態に係る紙文書を出力時のＰＣ、サーバ、及び画像形成装置の処理の流れを表すフローチャートである。 本実施形態に係る画像形成装置と認証情報管理サーバによる処理を説明するフローチャートである。 図９のステップＳ９１４で電子データとして承認依頼を行った場合の次の承認に関する、認証情報管理サーバ、画像形成装置及びＰＣによる処理の流れを表すフローチャートである。 印刷された紙文書の一例を示す図である。 本実施形態２に係るパスワード入力を促す画面例を示す図である。 本発明の実施形態３に係るワークフロー管理情報の一例を示す図である。 本発明の実施形態３に係る画像形成装置、認証情報管理サーバ、クライアントＰＣによる、ワークフロー処理開始の流れを示すフローチャートである。

以下、添付図面を参照して本発明の実施形態を詳しく説明する。尚、以下の実施形態は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。

図１は、本発明の実施形態に係るワークフローシステム（電子文書管理システム）の構成を示す図である。

ネットワーク１００上にワークフローの認証情報管理サーバ１０１、プリンタなどの画像形成装置（又は画像入出力装置）１０２、クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）１０３が接続されている。そしてこれら機器は、ネットワーク１００を介して相互に通信可能である。

尚、図１では、画像形成装置１０２、クライアントＰＣ１０３はそれぞれ１つで示しているが、それぞれ複数の画像形成装置１０２、クライアントＰＣ１０３がネットワーク１００に接続されている構成でも構わない。

図２は、本実施形態に係る画像形成装置（画像入出力装置）のハードウェア構成を示すブロック図である。尚、この実施形態では、画像形成装置１０２は、スキャナ、ファクシミリ装置、プリンタ装置、データ記憶ストレージとして機能できる多機能処理装置（ＭＦＰ）の場合で説明する。しかし本発明は、このような装置に限定されるものでなく、スキャン機能付きプリンタ装置、複写機、ファクシミリ装置などの画像入出力装置であっても良い。

リーダ部（画像読み取り装置）２０１は、原稿画像を光学的に読み取って画像データに変換する。このリーダ部２０１は、原稿を読取って電子情報を出力する機能を持つスキャナユニット２０２と、原稿を搬送するための機能を持つ原稿給紙ユニット２０３とを有している。プリンタ部（画像出力装置）２０４は記録紙を搬送し、その上に画像データを可視画像として印刷して装置外に排紙する。プリンタ部２０４は、複数種類の記録紙カセットを持つ給紙ユニット２０５と、画像データを記録紙に転写して定着させる機能を持つプリントユニット２０６とを有している。更に、プリントユニット２０６で印刷された記録紙をソート、ステイプルして機外へ排出する機能を持つ排紙ユニット２０７を有している。

制御部（コントローラ）２１０は、リーダ部２０１、プリンタ部２０４と電気的に接続され、更にネットワーク１００を介して、認証情報管理サーバ１０１、クライアントＰＣ１０３と接続されている。制御部２１０は、リーダ部２０１を制御して、原稿の画像データを読み込んで、その画像データをハードディスク２６０に格納する。またプリンタ部２０４を制御して、読み取った画像データにより画像を印刷するコピー機能を提供する。また、リーダ部２０１から入力した画像データをコードデータに変換し、ネットワーク１００を介して認証情報管理サーバ１０１或いはクライアントＰＣ１０３へ送信するスキャナ機能を提供する。更に、認証情報管理サーバ１０１やクライアントＰＣ１０３からネットワーク１００を介して受信したコードデータを画像データに変換し、プリンタ部２０４で印刷するプリンタ機能を提供する。またリーダ部２０１から入力した画像データを、前もってハードディスク２６０に記憶されたパターンと照合することで、文字として識別する機能や、縞模様状の線の太さによって表されている情報を文字、数値として識別する機能を提供する。操作部２５０は制御部２１０に接続され、液晶タッチパネル等を含む操作パネルを具備し、ユーザインターフェースを提供している。

図３は、本実施形態に係る認証情報管理サーバ（文書管理サーバ）やクライアントＰＣのハードウェア構成を示すブロック図である。尚、これら認証情報管理サーバ１０１、クライアントＰＣ１０３は汎用のＰＣ（パーソナルコンピュータ）を使用可能であり、以下の説明は共通である。

図３において、ＣＰＵ３０１は、システムバス３０４に接続された各種デバイスの制御を行う。ＲＯＭ３０２は、ＢＩＯＳやブートプログラムを記憶している。ＲＡＭ３０３は、ＣＰＵ３０１の主記憶装置として使用される。キーボードコントローラ（KBC）３０５は、マウス（登録商標）等のポインティングデバイス（PD）３０９ａ、キーボード（KB）３０９ｂからの情報などの入力に係る処理を行う。表示制御部３０６は、内部にビデオメモリ（不図示）を有し、ＣＰＵ３０１からの指示に従ってそのビデオメモリに表示データを描画する。そして、そのビデオメモリに描画されたイメージデータをビデオ信号として表示部３１０に出力して画像の表示を行う。尚、表示部３１０は、ＣＲＴに限らず液晶表示部等であっても良く、その表示部の種類は問わない。ディスクコントローラ（DKC）３０７は、ハードディスク３１１、フロッピー（登録商標）ディスク３１２へのアクセスを行う。ネットワークインタフェースカード（NIC）３１８は、ネットワーク１００を介して情報通信を行う。尚、ハードディスク３１１には、ＯＳ（オペレーティングシステム）やＯＳ上で動作する各種アプリケーションプログラム等が格納される。

以上の構成において、このサーバ１０１やＰＣ１０３の電源がオンになると、ＣＰＵ３０１はＲＯＭ３０２に格納されたブートプログラムに従って、ハードディスク３１１からＯＳをＲＡＭ３０３に読み込み情報処理装置として機能するようになる。そしてアプリケーションの実行が指示されると、そのアプリケーションに対応するプログラムをＨＤ３１１からＲＡＭ３０３にロードして実行する。

図４（Ａ）〜（Ｃ）は、本実施形態に係る認証情報管理サーバ１０１が保持している管理データを説明する図である。尚、これら管理データは、ハードディスク（ＨＤ）３１１に記憶されている。

図４（Ａ）は、認証情報管理サーバ１０１が保持する承認者データ４００の概要を示す。但し、図示のデータ項目は一例であり、特定的な記述がない限り、並び順や、形式や、図示されていない付加情報等は限定しない。

この認証情報管理サーバ１０１のハードディスク３１１には、承認者の識別情報（承認者ＩＤ、承認者名）が保持されている。ここで識別情報とは、承認者を一意に特定できるユニークなＩＤ情報である。承認者ＩＤ４０１と承認者名４０２がこれに該当する。更に、各承認者のログイン方式が管理され、パスワード方式であれば各承認者のパスワード情報４０３、その他の生体認証であれば生体情報を保持する。図４（Ａ）では、パスワード情報が保持されている状態を表している。また更に、各承認者の承認印の印影又は署名のイメージ情報４０４が保持されている。図４（Ａ）では、承認印の印影のイメージ情報が保持されている状態を表現している。また承認者データ４００は、ワークフローの運用形態４０５を保持している。この運用形態４０５は、該当する承認者がワークフローを、紙文書を見て承認する紙ベースでの運用か、電子データに基づいて承認する電子データベースでの運用かを表している。運用形態４０５が「紙」で表される紙ベースでの運用の場合は、承認者へのコンタクト情報４０６として、紙文書を承認者に直接手渡すための情報が必須となる。このため図４（Ａ）の例では、承認者の座席位置と内線番号とが登録されている。更に、承認者へのコンタクト情報４０６として、各承認者の所属、役職等の情報を含んでも良い。一方、運用形態４０５が「電子」で表される電子データによる運用の場合は、承認者のメールアドレス４０７の情報が必須となる。図４（Ａ）の例では、承認者Ａのみが、紙ベースによる承認を行うように設定されており、他の承認者Ｂ，Ｃは、電子データによる承認を行うように設定されている。

この認証情報管理サーバ１０１が保持する承認者データ４００は、クライアントＰＣ１０３からネットワーク１００を介して登録、変更、参照が可能である。但し、この承認者データ４００を変更する場合は、各承認者のログイン方式として管理されている方式による、クライアントＰＣ１０３のユーザの認証が必要となる。

次に、本実施形態に係る認証情報管理サーバ１０１が保持するデータの詳細を図４（Ｂ）（Ｃ）を参照して説明する。但し、図示のデータ項目はあくまでも一例であり、データ項目の並び順や形式は図４の構成に限定されない。また図示されていない付加情報等を追加しても良い。

図４（Ｂ）は、ワークフロードキュメント情報４１０の一例を示す図である。

このワークフロードキュメント情報４１０は、文書データの承認のためのワークフローを一意に識別するためのユニークなＩＤ情報であるワークフロードキュメントＩＤ４１１と、ワークフロードキュメント詳細情報４１２とを含んでいる。ワークフロードキュメント詳細情報４１２は、ワークフローで用いる文書データの基となる文書データの格納先情報（ＵＲＬ）など、ワークフロードキュメントを取得する際に必要な情報を格納している。

図４（Ｃ）は、ワークフロー管理情報４２０の一例を示す図である。

図４（Ｃ）は、図４（Ｂ）で示したワークフロードキュメントＩＤ４２１と、そのワークフロードキュメントの承認順情報４２２、進捗情報（承認状況）４２３、承認者ＩＤ４２４と紙文書上の承認印の押印座標４２５を含んでいる。このワークフロー管理情報４２０により、そのワークフローにおけるワークフロードキュメント情報４１０（図４（Ｂ））と承認者データ４００（図４（Ａ））とが関連付けられている。

尚、ここで承認順情報４２２は、該当する文書データの回覧順に対応し、何番目にどの承認者ＩＤ４２４の承認処理が行われるかを表している。また進捗情報４２３は、その承認処理が承認者によって処理済かどうかを表す。承認者ＩＤ４２４は、承認処理を行う承認者に関する情報を表し、承認者データ４００で管理されている承認者ＩＤ４０１が関連付けられている。押印座標４２５は、その承認者が、承認した文書に押印する際の紙文書上の座標位置の情報を格納している。

図４（Ｃ）の例では、ワークフロードキュメントＩＤが「DOC1234-20080101120000」のワークフローが存在していることが表現されている。更に、１番目の承認者である承認者ＩＤ「123456」と２番目の承認者である承認者ＩＤ「987654」による承認が終了している。そして今後の処理としては、３番目の承認者である承認者Ｃ（ＩＤ「abcdef」）による承認処理が必要であるが、図４（Ｃ）では、その承認処理が未処理であることを表している。尚、クライアントＰＣ１０３からネットワーク１００を介して、これらワークフロー管理情報の登録、変更、参照が可能である。但し、この承認者データ４００を変更する場合は、各承認者のログイン方式として管理されている方式による、クライアントＰＣ１０３のユーザの認証が必要となることは前述した通りである。

図５は、本実施形態に係る認証情報管理サーバ１０１のソフトウェア構成を示すブロック図である。

認証情報管理サーバ１０１において、ＯＳ上で動作するアプリケーションプログラムによりワークフロー管理機能５０１が実現される。このワークフロー管理機能５０１は、ワークフロードキュメント管理機能５１０、承認者情報管理機能５２０を有している。更に、図４（Ｃ）で示すようなワークフロー情報４２０の登録を受け付けるワークフロー管理情報登録部５０２と、ワークフロー承認依頼を承認者に通知するワークフロー承認依頼通知部５０３とを含んでいる。

ワークフロードキュメント管理機能５１０は、ワークフローとして用いる文書の電子データを管理する。このワークフロードキュメント管理機能５１０は、ネットワーク１００を介してクライアントＰＣ１０３からのワークフロードキュメントを受信するワークフロードキュメント受信部５１２を含んでいる。またワークフロードキュメント保持部５１１を用いてハードディスク３１１に、図４（Ｂ）で示すようなワークフロードキュメント情報４１０を保持する。また、ワークフロードキュメントＩＤ管理部５１５を用いてワークフロードキュメントに対して、一意に特定可能なワークフロードキュメントＩＤを発行する。更に、ワークフロードキュメント管理機能５１０は、ワークフロードキュメント取得部５１３により取得したワークフロードキュメントの電子データ（文書データ）を取得できる。また、ワークフロードキュメント管理機能５１０は、後述する承認者情報管理機能５２０の承認者情報保持部５２１からイメージ情報４０４を取得し、取得済みのワークフロードキュメントの電子データと合成したデータを作成することができる。詳細は図１０を参照して後述する。更に、ワークフロードキュメントデータ送信部５１６は、ワークフロードキュメントの電子データと、ワークフロードキュメントＩＤ管理部５１５により発行されたワークフロードキュメントＩＤを画像形成装置１０２に送信して印刷要求を行う。

承認者情報管理機能５２０は、ワークフローにおいて承認者となる承認者情報に関する処理を行う。この承認者情報管理機能５２０は、承認者情報保持部５２１を用いてハードディスク３１１に図４（Ａ）で示すような承認者データ４００を保持する。また、承認者情報設定部５２２を用いて、承認者情報保持部５２１で保持している承認者データの参照、変更を行う。その際に、認証情報照合部５２３を用いて、承認者情報保持部５２１で保持している承認者データのパスワードや生体情報と一致した場合のみ、承認者データの変更を許可することも可能である。またイメージ情報判定（認証）部５２４により、承認者情報保持部５２１で保持している承認者の印影又は署名のイメージ情報と、ネットワーク１００を介して通知された承認者の印影又は署名のイメージ情報との照合を行う。これにより登録されている承認者であるかどうかを識別できる。

図６は、本実施形態に係るワークフローで用いる紙文書の一例を示す図である。この例では、ワークフローを特定するユニークなＩＤをバーコードにより構成した場合について示している。

この図の紙文書６００では、承認者が承認印を押印する押印欄６０１と、文書データの内容６０２と、右下に、この文書データのＩＤ情報６０３がバーコードの形式で印刷されている。

図７は、本実施形態に係るクライアントＰＣ１０３のソフトウェア構成を示すブロック図である。

これらの機能は、クライアントＰＣ１０３のＯＳ上で動作するアプリケーションプログラムにより実現される。ワークフロードキュメント処理機能７０１は、ネットワーク１００を介して認証情報管理サーバ１０１に対してワークフローに用いる電子データを登録する。承認者情報処理機能７０２は、ネットワーク１００を介して認証情報管理サーバ１０１に対してワークフローの承認処理を行う承認者を登録する。その際、ユーザ認証機能７０３を用いて、認証情報管理サーバ１０１と連携して、その登録処理を行うユーザの認証を行うことも可能である。ワークフロー処理機能７０４は、紙文書に対して実施するワークフローの承認処理を、ネットワーク１００を介して認証情報管理サーバ１０１へ依頼する。更に、ネットワーク１００を介して認証情報管理サーバ１０１と通信し、認証情報管理サーバ１０１に保持されているワークフロー管理情報４２０を参照することで、承認処理の進捗状況を確認することも可能である。

次に図８乃至図１０を参照して、紙ベースでの運用と電子データベースでの運用とが混在しているワークフローを説明する。

図８は、本実施形態に係る紙文書を印刷する時のクライアントＰＣ、サーバ、及び画像形成装置の処理の流れを表すフローチャートである。尚、認証情報管理サーバ１０１，クライアントＰＣ１０３の処理は、ＣＰＵ３０１がＲＡＭ３０３にロードされたプログラムを実行することにより実現される。また画像形成装置１０２の処理は、制御部２１０のＣＰＵ（不図示）が制御部２１０のメモリ（不図示）に格納されたプログラムを実行することにより実現される。

ステップＳ８０１で、クライアントＰＣのワークフロードキュメント処理機能７０１により作成されたワークフロードキュメント（文書データ）に対する認証情報管理サーバ１０１による承認処理の開始命令をワークフロー処理機能７０４により発行する。これによりステップＳ８０２で、認証情報管理サーバ１０１のワークフロー管理機能５０１がワークフロー管理情報４２０を更新する。次にステップＳ８０３で、認証情報管理サーバ１０１から画像形成装置１０２に対して、そのワークフロードキュメントを紙文書として印刷するように依頼する。

これによりステップＳ８０４で、画像形成装置１０２の制御部２１０が、その依頼に基づいてプリンタ部２０４を用いて、例えば紙文書６００を印刷する。こうして印刷された紙文書６００を、このワークフローの申請者が承認者（複数の承認者が存在する場合は一番目の承認者）へ渡すことでワークフローが開始される。

図９は、本実施形態に係る画像形成装置１０２と認証情報管理サーバ１０１による処理を説明するフローチャートである。まず、例えば図６に示す紙文書６００に対して承認者が承認を行い、紙文書上に署名、あるいは押印を行う。そして、図９のフローチャートでは、署名あるいは押印がされた紙文書６００を画像形成装置１０２が読み込んで、認証情報管理サーバ１０１が承認に関する処理を行う。

まずステップＳ９０１で、画像形成装置１０２のリーダ部２０１を使用して、承認印の押印済みの紙文書６００を読み込み、画像データを生成する。次にステップＳ９０２で、生成した画像データを制御部２１０で解析し、その紙文書６００にワークフロードキュメントＩＤが印刷されているか否かを判定する。ワークフロードキュメントＩＤ６０３が印刷されていると判定するとステップＳ９０３へ進むが、存在しないと判定されるとステップＳ９０９へ進む。ステップＳ９０３では、制御部２１０が、その読み取ったワークフロードキュメントＩＤを認証情報管理サーバ１０１へ通知する。

これによりステップＳ９０４で、認証情報管理サーバ１０１のワークフロー管理機能５０１がワークフロー管理情報４２０を参照し、一致するワークフロードキュメントＩＤが図４に示す管理データに存在するか判定する。一致するワークフロードキュメントＩＤが存在すると判定した場合はステップＳ９０５へ進み、一致するワークフロードキュメントＩＤがないと判定した場合はステップＳ９０９へ進む。ステップＳ９０５では、ワークフロー管理機能５０１がワークフロー管理情報４２０を参照し、ステップＳ９０４で一致すると判定したワークフロードキュメントＩＤの押印座標を画像形成装置１０２へ通知する。

これにより画像形成装置１０２の制御部２１０は、ステップＳ９０６で、ステップＳ９０１で生成した紙文書の画像データから、ステップＳ９０５で通知された押印座標に該当する箇所の印影又は署名のイメージ情報を認証情報管理サーバ１０１へ通知する。これにより認証情報管理サーバ１０１は、その承認者の印影又は署名のイメージ情報４０４を取得することができる。

次にステップＳ９０７に進み、認証情報管理サーバ１０１のワークフロー管理機能５０１がワークフロー管理情報４２０を参照する。更に、このワークフローに登録されている承認者の印影又は署名のイメージ情報と、ステップＳ９０６で通知されたイメージ情報と一致するかどうかイメージ情報判定（認証）部５２４により照合する。ここで一致すると判定した場合はステップＳ９０８へ進むが、一致しないと判定した場合はステップＳ９０９へ進む。ステップＳ９０８では、ワークフロー管理機能５０１がワークフロー管理情報４２０を参照し、ステップＳ９０７で一致したイメージ情報は正しい承認順の承認かどうかを判定する。ここで正しい承認順と判定した場合はステップＳ９１０へ進み、正しい承認順と判定しなかった場合はステップＳ９０９へ進む。

ステップＳ９０９では、画像形成装置１０２或いは認証情報管理サーバ１０１で、一致するワークフロードキュメントＩＤがない場合、或いは認証情報管理サーバ１０１から承認不可の情報が通知された場合に画像形成装置１０２で実行される。このとき画像形成装置１０２の制御部２１０は、操作部２５０上に承認不可の情報を表示して処理を終了する。

一方、ステップＳ９１０で、ワークフロー管理機能５０１が、ステップＳ９０８で正しい承認順で承認された、ワークフロー管理情報４２０の承認者の進捗情報４２３を承認済みへ更新する。次にステップＳ９１１に進み、ワークフロー管理機能５０１がワークフロー管理情報４２０を参照し、該当するワークフロードキュメントに次の承認者が存在するかどうかを判定する。ここで次の承認者が存在すると判定した場合はステップＳ９１２へ進み、存在しないと判定した場合はステップＳ９１５へ進む。ステップＳ９１２では、ワークフロー管理機能５０１がワークフロー管理情報４２０と承認者データ４００を参照し、次の承認者が紙ベースでの運用（紙文書を使用した承認）であるか否かを判定する。紙ベースの運用と判定した場合はステップＳ９１３へ進み、紙による運用ではなく電子データによる運用と判定した場合はステップＳ９１４へ進む。ステップＳ９１３では、ワークフロー管理機能５０１が承認者データ４００を参照し、次の承認者のコンタクト情報を含むユーザ情報を画像形成装置１０２へ通知する。これによりステップＳ９１６で、画像形成装置１０２の制御部２１０は、その通知されたユーザ情報を操作部２５０に表示し、操作者に紙ベースで次の承認者へ紙文書を受け渡すよう促すことができる。

一方、電子データの場合はステップＳ９１４で、ワークフロー管理機能５０１が承認者データ４００を参照し、次の承認者のメールアドレスへ承認依頼をワークフロードキュメントＩＤとワークフロードキュメント詳細情報とともに送信する。そしてステップＳ９１５へ進み、画像形成装置１０２の操作者が次に行うべき処理は存在しないため、画像形成装置１０２の制御部２１０は操作部２５０に承認処理が許可され、処理が完了した旨を表示して処理を終了させる。

このフローチャートで示す処理により、紙文書で指定された順番で承認者によるドキュメントの承認を行い、その承認結果を得てワークフロー管理情報４２０を更新することができる。

図１０は、図９のステップＳ９１４で電子データによる承認依頼を行った場合の次の承認者における承認に関する、認証情報管理サーバ１０１、画像形成装置１０２及びＰＣ１０３（承認者が操作）による処理の流れを表すフローチャートである。

クライアントＰＣ１０３は、図９のステップＳ９１４で送信されたワークフロードキュメントＩＤとワークフロードキュメントの詳細情報を受取る。そしてステップＳ１００１で、クライアントＰＣ１０３は、そのワークフロー処理機能７０４を用いて、そのワークフロードキュメントの取得を認証情報管理サーバ１０１に依頼する。尚、ここでクライアントＰＣ１０３のユーザ認証機能７０３を用いて、認証情報管理サーバ１０１と接続してユーザ（承認者）の認証を行う。これにより、その文書データであるワークフロードキュメントに対する承認者による承認がなされたことになる。

これにより認証情報管理サーバ１０１は処理を開始する。まずステップＳ１００２で、認証情報管理サーバ１０１のワークフロー管理機能５０１がワークフロー管理情報４２０を参照して、そのワークフロードキュメントＩＤの進捗情報４２３を確認する。そしてステップＳ１００３で、未処理の承認者ＩＤが存在しているか否かを判定する。ここで未処理の承認者ＩＤが存在すると判定した場合はステップＳ１００３からステップＳ１００４に進むが、存在しないと判定した場合は承認すべきドキュメントが存在しないため処理を終了させる。ステップＳ１００３で、未処理の承認処理が存在すると判定した場合、未処理の承認者ＩＤが、ステップＳ１００１で依頼しているユーザのＩＤと一致する否かを判定する。そして一致する場合だけ承認処理を継続させるといった、よりセキュリティを重視した運用も可能である。

そしてステップＳ１００４で、ワークフロー管理機能５０１がワークフロー管理情報４２０を参照し、次の承認者の印章或いは署名のイメージ情報４０４を取得する。次にステップＳ１００５に進み、ワークフロードキュメント取得部５１３により、そのワークフロードキュメントの電子データを取得する。次にステップＳ１００６で、ワークフロードキュメント合成部５１４により、ステップＳ１００４で取得したイメージ情報４０４をそれぞれの押印座標（印刷位置）と一致する位置へ合成する。次にステップＳ１００７で、ワークフロー管理機能５０１がワークフロー管理情報４２０を参照し、そのワークフロードキュメントのワークフロードキュメントＩＤ４２１を付加した印刷データを作成する。そして、その印刷データを画像形成装置１０２に送信して、ワークフロードキュメントを紙文書として印刷するように依頼する。

これにより画像形成装置１０２の制御部２１０は、ステップＳ１００８で、その依頼に基づいて、画像形成装置１０２のプリンタ部２０４を用いて紙文書を印刷する。

これにより電子データに基づいて認証された承認者の印章やサインなどのイメージを含む文書データを印刷して紙文書として出力できるため、紙ベースでの認証処理を実行できる。

次に、図１０で説明したようにして画像形成装置１０２で印刷された紙文書を例にして、認証情報管理サーバ１０１のワークフロー管理情報４２０と、紙文書との対応を図１１を用いて説明する。

図１１は、印刷された紙文書の一例を示す図である。

図１１では、図４（Ｃ）のワークフロー管理情報４２０の状況では、２番目の承認処理まで完了しているため、紙文書の押印欄１１０１には承認者Ａ、承認者Ｂの印が印刷されている。図４（Ｃ）のワークフロー管理情報４２０の状況では、３番目の承認処理は未完了状態であるため、承認者Ｃの押印欄１１０３には何も印刷していない。また、図１１の紙文書には、ワークフロードキュメントＩＤ４２１がバーコードの形式１１０２で印刷されている。

以上説明したように本実施形態１によれば、紙或いは電子データによる承認の場合のいずれでも、承認者による承認が予め決められた順番でなされ、その承認の結果が印刷された紙文書を印刷することができる。また本実施形態１によれば、紙文書と電子データが混在したワークフローを実現でき、ワークフローの承認の進捗管理を確認することができる。

［実施形態２］
本発明の実施形態２に係るワークフローシステムでは、図６に示す紙文書６００を画像形成装置１０２のリーダ部２０１で読み込むときに、この画像形成装置１０２を操作しているユーザに対する認証を行う。そして承認者データ４００の承認者のパスワードもしくは生体情報と合致するかを判定している。尚、この実施形態２に係るワークフローシステムのハードウェア構成は、基本的に実施形態１と同様であるため、それらの説明を省略する。

本実施形態２では、図９のフローチャートにおいて、ステップＳ９０３のＩＤ情報の通知処理を行う前に、画像形成装置１０２の制御部２１０が操作部２５０上に操作者のパスワードもしくは生体情報による認証作業を促す画面（図１２）を表示する。

図１２は、本実施形態２に係る画像形成装置１０２の操作部２５０に表示されるパスワード入力を促す画面例を示す図である。

ここでパスワードの入力欄１２００に、操作者（ユーザ）のパスワードを入力して「ＯＫボタン」を押すことにより、そのユーザのパスワードが入力される。

続いて、ステップＳ９０３で制御部２１０は、ワークフロードキュメントＩＤを認証情報管理サーバ１０１へ通知する際に、図１２の画面で実際に操作者が入力した認証情報（ここではパスワード）を付加して通知する。

これにより認証情報管理サーバ１０１のワークフロー管理機能５０１が、ステップＳ９０４でワークフロー管理情報４２０を参照し、一致するワークフロードキュメントＩＤが存在するか判定する。そして、存在するワークフロードキュメントの承認者データ４００のパスワード４０３と、ステップＳ９０３で通知した認証情報（パスワード）とが一致するか判定する。こうしてワークフロードキュメントＩＤが存在した場合であっても、承認者の認証情報が一致しない場合はステップＳ９０４からステップＳ９０９へ進んで処理を中止する。そして、ワークフロードキュメントＩＤが存在し、且つ認証情報（パスワード）が一致した場合のみステップＳ９０５へ進んで、その承認者による承認処理を含むワークフローを継続させることができる。

このような実施形態２によれば、紙によるワークフローの運用時でも、その承認処理を指示した操作者（承認者）を認証し、その操作者の認証に成功したときのみワークフローを実行することができる。このため、電子データによる運用時と同等のセキュリティを持たせることができる。

［実施形態３］
本発明の実施形態３に係るワークフローシステムでは、承認順を考慮する必要のないビジネス文書に対してワークフローシステムを適用する場合について説明する。尚、本実施形態３のワークフローシステムのハードウェア構成は、基本的に前述の実施形態１の構成と同様であるため、それらの説明を省略する。

図１３は、本発明の実施形態３に係るワークフロー管理情報１３００の一例を示す図である。

尚、図１３では、図４（Ｃ）で示したワークフロー管理情報４２０の承認順情報４２２に対応する承認順情報１３０２に、何の情報も設定されていない。その他の情報は図４（Ｃ）記載の内容と同様である。尚、図１３における１３０１〜１３０５のそれぞれは、図４（Ｃ）の４２１〜４２５のそれぞれと同じであるため、その説明を省略する。

図１４は、本発明の実施形態３に係る画像形成装置１０２、認証情報管理サーバ１０１、クライアントＰＣ１０３による、ワークフロー処理開始の流れを示すフローチャートである。

ステップＳ１４０１で、クライアントＰＣ１０３のワークフロードキュメント処理機能７０１により起案されたワークフロードキュメントをワークフロー処理機能７０４により、認証情報管理サーバ１０１に対して承認処理の開始命令を発行する。

これによりステップＳ１４０２で認証情報管理サーバ１０１の処理が開始される。まずワークフロー管理機能５０１がワークフロー管理情報１３００の承認順１３０２を参照し、承認順が設定されているか否かを判定する。ここで承認順が設定されていると判定した場合はステップＳ１４０３に進み、承認順情報４０２の第１番目の承認者ＩＤ４０４を処理対象としてステップＳ１４０５に進む。一方、ステップＳ１４０２で承認順が設定されていないと判定した場合はステップＳ１４０４へ進み、該当するワークフロードキュメントＩＤの全ての承認者ＩＤ１３０４を対象承認者としてステップＳ１４０５に進む。ステップＳ１４０５では、認証情報管理サーバ１０１のワークフロー管理機能５０１が、ステップＳ１４０３或いはステップＳ１４０４で対象とした承認者のワークフロー管理情報１３００の進捗情報１３０３を更新してステップＳ１４０６へ進む。ステップＳ１４０６では、ステップＳ１４０３或いはステップＳ１４０４で対象とした承認者の運用形態４０５が紙運用か否かを判定する。ここで紙運用と判定した場合はステップＳ１４０７へ進み、画像形成装置１０２に対して、そのワークフロードキュメントを紙文書として印刷するように依頼する。また一方、紙運用でないと判定した場合はステップＳ１４０６からステップＳ１４０８へ進む。そして、ワークフロー承認依頼通知部５０３が、ステップＳ１４０３或いはステップＳ１４０４で対象とした承認者の承認者データ４００のメールアドレス４０７へ、そのワークフロードキュメントＩＤとワークフロードキュメント詳細情報とともに送信する。

ステップＳ１４０９では、画像形成装置１０２の制御部２１０が、ステップＳ１４０７で発行された印刷依頼に基づいて、プリンタ部２０４を用いて紙文書６００で示すような文書を印刷する。

尚、この実施形態３では、図９のフローチャートのステップＳ９０８における承認順情報の判定は不要となる。そしてステップＳ９１１での、次の承認者が存在するか否かの判定では、常に存在しないと判定されてステップＳ９１５に進むことになる。

このように本実施形態３によれば、承認者の順番を考慮する必要のないビジネス文書に対しても、本実施形態に係るワークフローシステムを適用することができる。以上により、紙による承認が行われる場合でも認証情報管理サーバ１０１に進捗情報が保存されるため、同一のワークフローにおいて、紙文書による承認と電子データによる承認とが混在していても、正常にワークフローを継続できるようになる。

また承認者は、認証情報管理サーバ１０１から通知される回覧順序に従うだけで、承認経路を意識せずに正しい承認経路に沿ったワークフローを実行できる。

更に、認証情報管理サーバ１０１に登録している承認印の印影もしくは署名のイメージ情報と、スキャン時に読み出したデータの押印欄部分との照合を行うことにより、なりすましによる承認を防ぐことが可能となる。

更に、画像形成装置１０２と認証情報管理サーバ１０１とを接続して、ユーザ認証を行う機能を設けることにより、紙による承認の場合でも電子データによる承認時と同等のセキュリティを持たせることもできる。

以上発明を実施するための最良の形態について説明したが、上記実施形態は本発明の理解を容易にするためのものであり、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明はその趣旨を逸脱することなく変更、改良され得ると共に、本発明にはその等価物も含まれる。

Claims (8)

1. ネットワークを介して互いに接続された文書管理サーバ及び画像入出力装置を有する文書管理システムであって、
   前記文書管理サーバは、
   複数の文書データを保持し、前記文書データを特定するＩＤ情報とともに文書データを管理する文書管理手段と、
   承認者を特定する情報と前記承認者に関連付けられたイメージ情報、及び前記承認者が紙文書を用いて承認を行うか、電子データを用いて承認を行うかを示す情報を承認者ごとに設定して管理する承認者情報管理手段と、
   文書データに対応する承認者及びその承認の状況を示す情報を保持する保持手段と、
   文書データを当該文書データのＩＤ情報とともに前記画像入出力装置に送信する送信手段と、
   文書データの承認処理に応じて、前記保持手段が保持する情報を更新する更新手段とを有し、
   前記画像入出力装置は、
   前記送信手段により送信された前記文書データに前記ＩＤ情報を付加して紙文書として印刷する印刷手段と、
   紙文書を光学的に読み込んで電子情報に変換する画像読み取り手段とを有し、
   前記更新手段は、前記画像入出力装置から前記電子情報を取得し、当該電子情報に含まれるイメージ情報が前記承認者情報管理手段が管理する前記イメージ情報に対応する場合に前記保持手段が保持する情報を更新することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記保持手段は、１つの文書データに対して複数の承認者が設定されている場合は、その承認順を保持し、
   前記更新手段は、前記承認順に従って承認処理が実施されている場合に、前記保持手段が保持する情報を更新することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記送信手段は、前記承認者に関連付けられたイメージ情報を前記文書データに合成して前記画像入出力装置に送信することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 前記保持手段は更に、前記承認者のイメージ情報の印刷位置を示す情報を保持していることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
5. 承認者の認証情報を入力する入力手段を更に有し、前記文書管理サーバは、前記入力手段で入力された前記認証情報が、前記承認者情報管理手段が管理している当該文書データの前記承認者を特定する情報に対応する場合に、前記更新手段により前記保持手段が保持する情報を更新するように制御することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
6. 承認が電子データで行うように設定されている場合、前記承認者情報管理手段の前記承認者を特定する情報に従って、前記文書データを承認者に送信する手段を更に有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
7. ネットワークを介して互いに接続された文書管理サーバ及び画像入出力装置を有する文書管理システムの制御方法であって、
   前記画像入出力装置が、承認者による承認がなされた紙文書を読み取って得られた電子情報に含まれるイメージ情報を取得して前記文書管理サーバに送信する工程と、
   前記文書管理サーバが、前記イメージ情報が、前記文書管理サーバが記憶している文書データの承認者を特定する情報と前記承認者に関連付けられたイメージ情報に対応しているか否かを判定する判定工程と、
   前記文書管理サーバが、前記判定工程で対応していると判定すると前記紙文書に対応する文書データの承認状況を更新する更新工程と、
   を有することを特徴とする制御方法。
8. 更に、前記文書管理サーバが、文書データの承認がなされた場合、前記承認した承認者の承認印の印影もしくは署名のイメージ情報を前記文書データに付加した印刷データを前記画像入出力装置に送信して当該文書データを印刷させる工程を含むことを特徴とする請求項７に記載の制御方法。

Images