JP2014215837A - 機器管理システム、機器管理プログラム、および機器管理方法 - Google Patents

機器管理システム、機器管理プログラム、および機器管理方法 Download PDF

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Abstract

【課題】 フィールドサービスパーソンがオンサイトで保守サービスを提供する場合において、フィールドサービスパーソンの熟練度に起因して不具合の解決に支障が出てしまう可能性を低減する。
【解決手段】 エージェント部311は、画像形成装置301から取得した機器状態情報をフィールドサービスパーソンによる操作に基づいてリモートメンテナンスサーバー1へ送信する。リモートメンテナンスサーバー1は、その機器状態情報を受信し、その機器状態情報から検出したキーワードを検索キーとして、画像形成装置301の不具合に関するキーワードに関連付けて不具合の解決方法情報を格納するデータベースで、検出したキーワードに対応する解決方法情報を検索し、検索で発見した解決方法情報をエージェント部311へ送信する。エージェント部311は、その解決方法情報を受信しフィールドサービスパーソンに提示する。
【選択図】 図1

Description

本発明は、機器管理システム、機器管理プログラム、および機器管理方法に関するものである。
ある顧客支援システムでは、遠隔から顧客側の電子機器の情報を収集し、収集した情報に基づいて遠隔から、例えば電子機器の設定を変更して、顧客支援を行う(例えば特許文献1,2参照)。
特開2001−250008号公報 特開2010−066841号公報
上述のシステムでは、保守サービス提供者が遠隔から顧客側の電子機器の設定を変更するか、顧客側に電子機器の設定の変更を依頼することになる。保守サービス提供者が遠隔から顧客側の電子機器の設定を変更する場合、その設定変更について顧客側の了解を遠隔から得る作業が煩雑である。また、保守サービス提供者が遠隔から顧客側に電子機器の設定の変更を依頼する場合、設定変更が正確に行われたことを確認することが困難である。
そのような問題があるため、フィールドサービスパーソンが顧客側サイトに訪問し、保守サービスを行うことがある。特に、顧客側の電子機器がインターネットなどのネットワークに接続されていない場合には、遠隔から、顧客側の電子機器の情報を取得することが困難であるため、そのようなフィールドサービスパーソンによる保守サービスの提供は重要である。
しかしながら、フィールドサービスパーソンの経験・知識が浅い場合、顧客側サイトにおいて電子機器の不具合を発見しても解決方法がわからない可能性がある。また、そのようなフィールドサービスパーソンが、例えば電話で保守サービスセンターへ解決方法を問い合わせても、保守サービスセンター側の担当者の経験・知識が浅い場合、解決方法がわからない可能性があるとともに、電話では不具合の詳細や解決方法の詳細を伝えることが困難である可能性がある。
このように、フィールドサービスパーソンがオンサイトで保守サービスを提供する場合、フィールドサービスパーソンの熟練度によって不具合の解決に支障が出てしまう可能性がある。
本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、フィールドサービスパーソンがオンサイトで保守サービスを提供する場合において、フィールドサービスパーソンの熟練度に起因して不具合の解決に支障が出てしまう可能性を低減する機器管理システム、機器管理プログラム、および機器管理方法を得ることを目的とする。
本発明に係る機器管理システムは、電子機器と、リモートメンテナンスサーバーと、前記電子機器の状態を示す機器状態情報を前記電子機器から取得し、サービスパーソンによる操作に基づいて前記機器状態情報を前記リモートメンテナンスサーバーへ送信するエージェント部とを備える。そして、前記リモートメンテナンスサーバーは、(a)前記エージェント部から送信されてきた前記機器状態情報を受信し、(b)前記機器状態情報からキーワードを検出し、(c)検出した前記キーワードを検索キーとして、前記電子機器の不具合に関するキーワードに関連付けて前記不具合の解決方法情報を格納するデータベースで、検出した前記キーワードに対応する前記解決方法情報を検索し、(d)検索で発見した前記解決方法情報を前記エージェント部へ送信する。前記エージェント部は、前記解決方法情報を受信し前記サービスパーソンに提示する。
本発明に係る機器管理プログラムは、リモートメンテナンスサーバー内のコンピューターを、電子機器の状態を示す機器状態情報を前記電子機器から取得しサービスパーソンによる操作に基づいて前記機器状態情報を送信するエージェント部から送信されてきた前記機器状態情報を受信する通信処理部、および前記機器状態情報からキーワードを検出し、検出した前記キーワードを検索キーとして、前記電子機器の不具合に関するキーワードに関連付けて前記不具合の解決方法情報を格納するデータベースで、検出した前記キーワードに対応する前記解決方法情報を検索し、検索で発見した前記解決方法情報を前記エージェント部へ前記通信処理部で送信させるサービス支援処理部として機能させる。
本発明に係る機器管理方法は、エージェント部によって電子機器の状態を示す機器状態情報を前記電子機器から取得し、サービスパーソンによる操作に基づいて前記機器状態情報を前記エージェント部からリモートメンテナンスサーバーへ送信するステップと、前記リモートメンテナンスサーバーにおいて、前記エージェント部から送信されてきた前記機器状態情報を受信するステップと、前記リモートメンテナンスサーバーにおいて、前記機器状態情報からキーワードを検出するステップと、前記リモートメンテナンスサーバーによって、検出した前記キーワードを検索キーとして、前記電子機器の不具合に関するキーワードに関連付けて前記不具合の解決方法情報を格納するデータベースで、検出した前記キーワードに対応する前記解決方法情報を検索するステップと、検索で発見した前記解決方法情報を前記リモートメンテナンスサーバーから前記エージェント部へ送信するステップと、前記エージェント部において、前記解決方法情報を受信し前記解決方法情報を前記サービスパーソンに提示するステップとを備える。
本発明によれば、フィールドサービスパーソンがオンサイトで保守サービスを提供する場合において、フィールドサービスパーソンの熟練度に起因して不具合の解決に支障が出てしまう可能性が低減される。
図1は、本発明の実施の形態に係る機器管理システムの構成を示すブロック図である。 図2は、図1における画像形成装置101,201,301の基本的な構成を説明するブロック図である。 図3は、図1におけるリモートメンテナンスサーバー1の構成を示すブロック図である。 図4は、本発明の実施の形態における機器管理の処理について説明するシーケンス図である。
以下、図に基づいて本発明の実施の形態を説明する。
図1は、本発明の実施の形態に係る機器管理システムの構成を示すブロック図である。図1に示すシステムでは、複数の画像形成装置101,201,301が、保守サービスのそれぞれの顧客側に設置されている。保守サービス提供者側には、リモートメンテナンスサーバー1が設置されている。リモートメンテナンスサーバー1は、保守サービスのために、複数の画像形成装置101,201,301から機器状態情報を取得する。
リモートメンテナンスサーバー1は、ネットワーク2に接続されている。また、画像形成装置101は、ネットワーク2に接続されており、画像形成装置201は、ネットワーク2に接続されている端末装置202に接続されており、画像形成装置301は、ネットワーク2に接続されておらず、スタンドアローンとなっている。ただし、画像形成装置301の近傍には、近距離無線通信で画像形成装置301と無線通信可能なモバイル端末装置302が存在し、モバイル端末装置302は、ネットワーク2に無線接続可能である。このモバイル端末装置302は、顧客サイトに訪問するフィールドサービスパーソンが携帯しているものである。
このモバイル端末装置302は、ブルートゥース(商標)、赤外線通信などの近距離無線通信が可能な近距離通信装置と、携帯電話回線、公衆無線LAN(Local Area Network)などでネットワーク2を介したネットワーク通信が可能なネットワーク通信装置とを内蔵している。
ネットワーク2に接続可能な画像形成装置101、端末装置202、およびモバイル端末装置302は、それぞれ、エージェント部111,211,311を有する。エージェント部111,211,311は、ネットワーク2を介してリモートメンテナンスサーバー1とデータ通信を行う。エージェント部111,211,311は、それぞれ、画像形成装置101,201,301の現時点の状態を示す機器状態情報を取得し、ネットワーク2を介してリモートメンテナンスサーバー1へ送信する機能(スナップショット機能)を有する。
特に、モバイル端末装置302内のエージェント部311は、フィールドサービスパーソンの操作に基づいて、近距離通信装置で画像形成装置301から機器状態情報を取得し、取得した機器状態情報をネットワーク通信装置でネットワーク2を介してリモートメンテナンスサーバー1へ送信する。
このとき、画像形成装置301の不具合を解消したい場合、フィールドサービスパーソンは、解決方法情報の要求のための操作を併せて行う。モバイル端末装置302内のエージェント部311は、その操作を検出すると、機器状態情報とともに、解決方法情報の要求をリモートメンテナンスサーバー1へ送信する。
なお、この実施の形態では、フィールドサービスパーソンが画像形成装置301の顧客サイトに訪問している場合の例を示しているが、同様に、フィールドサービスパーソンが画像形成装置101の顧客サイトや画像形成装置201の顧客サイトに訪問し、モバイル端末装置302内のエージェント部311が、画像形成装置101や画像形成装置201から機器状態情報を取得し、解決方法情報の要求をリモートメンテナンスサーバー1へ送信することも可能である。
この機器状態情報は、装置が保持しているイベントログ、装置内の消耗品(トナー、ドラムなど)の状態、各種カウンター情報などを含む。なお、イベントログには、エラーログおよびデバッグ用ログが含まれる。
リモートメンテナンスサーバー1には、サービス端末装置3が接続される。サービス端末装置3は、例えば保守サービス提供者側のサービスセンターなどに設置され、遠隔のセンター内のサービスパーソンにより使用され、そのサービスパーソンによる操作に従って、サービス端末装置3からリモートメンテナンスサーバー1へ、機器状態情報の取得指示、取得された機器状態情報の閲覧要求などが送信される。
また、上述のエージェント部111,211は、リモートメンテナンスサーバー1からのメッセージ表示指示に基づいて、画像形成装置101,201の操作パネルに、メッセージ画面を表示させる機能(デジタルノート機能)も有する。そして、センター内のサービスパーソンによる操作に従って、サービス端末装置3からリモートメンテナンスサーバー1へ、メッセージ表示指示などが送信される。
図2は、図1における画像形成装置101,201,301の基本的な構成を説明するブロック図である。
画像形成装置101,201,301は、電子機器であって、ここでは、複合機である。画像形成装置101,201,301は、操作パネル11、印刷装置12、画像読取装置13、ファクシミリ装置14、通信装置15、および制御装置16を備える。
操作パネル11は、画像形成装置101,201,301の筺体上面側に配置され、ユーザーに対して画面を表示する表示装置21およびそのユーザーによる操作を受け付ける入力装置22を有する。表示装置21は、液晶ディスプレイなどである。また、入力装置22は、ハードキー、表示装置21とともにソフトキーを実現するタッチパネルなどである。
印刷装置12は、画像データに基づく画像を例えば電子写真方式で印刷する内部装置である。画像読取装置13は、原稿から原稿画像を光学的に読み取り、その原稿画像の画像データを生成する内部装置である。ファクシミリ装置14は、原稿画像のファクシミリ信号を送信したり、ファクシミリ信号を受信してファクシミリ信号から原稿画像の画像データを生成する内部装置である。通信装置15は、ネットワークインターフェイス、モデム、例えばUSB(Universal Serial Bus)といった周辺機器インターフェイス、例えばブルートゥース(商標)といった近距離無線通信インターフェイスなどである。
制御装置16は、コンピューターを有し、図示せぬ記憶装置または記録媒体からメッセージ表示制御プログラムをロードし、そのメッセージ表示制御プログラムをコンピューターで実行して、各種処理部を実現する。制御装置16では、表示制御部23および機器設定部24が実現される。表示制御部23は、操作パネル11の表示装置21の画面表示を制御する。機器設定部24は、例えば操作パネル11に対するユーザー操作より指定された設定値を、各種設定項目に設定する。
なお、画像形成装置101の場合、図示していないが、制御装置16においてエージェント部111が実現される。また、エージェント部111,211,311は、各装置101,202,302内のコンピューターによりプログラムが実行されることで実現される。
図3は、図1におけるリモートメンテナンスサーバー1の構成を示すブロック図である。リモートメンテナンスサーバー1は、通信部31、演算処理部32、およびデータベース33を有する。
通信部31は、サービス端末装置3との間でデータ通信を行う通信回路と、ネットワーク2を介してデータ通信を行う通信回路とを有する。
演算処理部32は、コンピューターを有し、図示せぬ記憶装置または記録媒体からRAM(Random Access Memory)へ機器管理プログラムをロードし、その機器管理プログラムをCPU(Central Processing Unit)で実行することで、各種処理部を実現する。演算処理部32では、通信処理部41、データ管理部42、スケジュール管理部43、およびサービス支援処理部44が実現される。
データベース33は、画像形成装置101,201,301の不具合に関するキーワードに関連付けてその不具合の解決方法情報を格納している。この解決方法情報は、テキストデータや画像データであって、サービス端末装置3、モバイル端末装置302などから、サービスパーソンや技術者などによってデータベース33に登録される。
通信処理部41は、通信部31を使用して、サービス端末装置3との間でデータ通信を行うとともに、ネットワーク2を介してエージェント部111,211,311との間でデータ通信を行う。特に、通信処理部41は、フィールドサービスパーソンによる操作に基づいてエージェント部311から送信されてきた機器状態情報を受信する。
データ管理部42は、エージェント部111,211,311から受信された機器状態情報を図示せぬ記憶装置、データベースなどに保存する。
スケジュール管理部43は、機器状態情報の自動取得対象となる画像形成装置101,201に対応するエージェント部111,211へ機器状態情報の取得指示を送信し、機器状態情報の取得に成功した場合、通信部31および通信処理部41で、エージェント部111,211から機器状態情報を受信する。
サービス支援処理部44は、通信処理部41により解決方法情報の要求が機器状態情報とともに受信された場合、その機器状態情報からキーワードを検出し、検出したキーワードを検索キーとして、データベース33で、検出したキーワードに対応する解決方法情報を検索し、検索で発見した解決方法情報を、解決方法情報の要求を送信したエージェント部311へ通信処理部41で送信させる。
また、サービス支援処理部44は、その解決方法情報の送信後、フィールドサービスパーソンによりエージェント部311へ入力された新たな解決方法情報をエージェント部311から受信しデータベース33に登録する。その際、例えば、上述の検出されたキーワードに関連付けてその解決方法情報が登録される。
なお、受信された機器状態情報は、データ管理部42により、画像形成装置の識別情報などに関連付けられて保存され、データ管理部42は、保守サービス提供者側のサービス端末装置3からの要求に応じて、機器状態情報をサービス端末装置3へ送信する。
さらに、サービス支援処理部44は、解決方法情報の要求が受信されたときに既にデータ管理部42により保存されている機器状態情報(解決方法情報の要求により指定された画像形成装置の機器状態情報)からキーワードを検出し、検出したキーワードを検索キーとして、データベース33で、検出したキーワードに対応する解決方法情報を検索し、検索で発見した解決方法情報を、解決方法情報の要求を送信したエージェント部311へ通信処理部41で送信させるようにしてもよい。
次に、この実施の形態における機器管理の処理について説明する。図4は、本発明の実施の形態における機器管理の処理について説明するシーケンス図である。
画像形成装置301の定期点検時および不具合発生時に、フィールドサービスパーソンは、モバイル端末装置302を携帯して画像形成装置301の顧客サイトに訪問し、モバイル端末装置302を操作して、画像形成装置301の機器状態情報を取得させる。このとき、エージェント部311が、画像形成装置301とデータ通信を行い、画像形成装置301の機器状態情報を取得する(ステップS1)。
そして、定期点検の場合、および不具合発生時において不具合の解決方法がわかる場合、フィールドサービスパーソンは、モバイル端末装置302を操作して、解決方法情報の要求をせずに、画像形成装置301の機器状態情報を、リモートメンテナンスサーバー1へ送信させる。リモートメンテナンスサーバー1では、通信処理部41が、その機器状態情報を受信すると、データ管理部42が、その受信した機器状態情報を保存する。
一方、不具合発生時において不具合の解決方法がわからない場合、フィールドサービスパーソンは、モバイル端末装置302を操作して、解決方法情報の要求を、画像形成装置301の機器状態情報とともにリモートメンテナンスサーバー1へ送信させる(ステップS2)。
リモートメンテナンスサーバー1では、通信処理部41が、その機器状態情報および解決方法情報の要求を受信すると、データ管理部42が、その受信した機器状態情報を保存し(ステップS3)、サービス支援処理部44が、解決方法情報の要求が機器状態情報とともに受信されたか否かを判定する(ステップS4)。
解決方法情報の要求が機器状態情報とともに受信されている場合には、サービス支援処理部44は、その機器状態情報からキーワードを抽出する(ステップS5)。キーワードとしては、例えば、システムエラー、サービスコールなどのエラーコード、ジャム発生位置情報、消耗品切れ情報などがある。
そして、サービス支援処理部44は、そのキーワードを検索キーとして、データベース33で解決方法情報を検索し(ステップS6)、その検索で発見した解決方法情報を、解決方法情報の要求の応答として通信処理部41で送信する(ステップS7)。
なお、解決方法情報の要求が機器状態情報とともに受信されていない場合には、サービス支援処理部44は、ステップS5〜S7の処理を行わない。
モバイル端末装置302のエージェント部311は、ネットワーク2を介して、その解決方法情報を受信すると、モバイル端末装置302の表示装置に、その解決方法情報を表示させる(ステップS8)。なお、複数の解決方法情報が検索で発見された場合、その複数の解決方法情報が表示される。
これにより、不具合の解決方法がわからない場合、フィールドサービスパーソンは、モバイル端末装置302に表示された解決方法情報を見ることで、解決方法を知ることができ、その解決方法を実践して不具合を解消する。このとき、不具合の解消に設定変更を伴う場合、フィールドサービスパーソンは、顧客に説明した上で設定変更を行う。
また、例えば、機器状態情報に画像形成装置301のファームウェアのバージョンを含むようにして、そのファームウェアのバージョンから特定される、不具合を解消可能なファームウェアのバージョン情報やファームウェアリストを解決方法情報に含めるようにしてもよい。
その後、フィールドサービスパーソンは、その解決方法を実践して不具合を解消した際に、新たな解決方法情報(つまり、元の解決方法情報とは別の解決方法情報)をデータベース33に登録できる。
新たな解決方法情報をデータベース33に登録する場合、フィールドサービスパーソンは、テキストデータなどとして新たな解決方法情報をモバイル端末装置302に入力する。モバイル端末装置302のエージェント部311は、その新たな解決方法情報を受け付けると(ステップS11)、ネットワーク2を介して、その新たな解決方法情報を、登録要求とともに、リモートメンテナンスサーバー1へ送信する(ステップS12)。
リモートメンテナンスサーバー1では、通信処理部41が、その新たな解決方法情報を登録要求とともに受信すると、サービス支援処理部44が、その新たな解決方法情報をデータベース33に登録する(ステップS13)。
以上のように、上記実施の形態によれば、エージェント部311は、画像形成装置301の状態を示す機器状態情報を画像形成装置301から取得し、フィールドサービスパーソンによる操作に基づいてその機器状態情報をリモートメンテナンスサーバー1へ送信する。リモートメンテナンスサーバー1は、(a)エージェント部311から送信されてきた機器状態情報を受信し、(b)その機器状態情報からキーワードを検出し、(c)検出したキーワードを検索キーとして、画像形成装置301の不具合に関するキーワードに関連付けて不具合の解決方法情報を格納するデータベース33で、検出したキーワードに対応する解決方法情報を検索し、(d)検索で発見した解決方法情報をエージェント部311へ送信する。エージェント部311は、その解決方法情報を受信しフィールドサービスパーソンに提示する。
これにより、フィールドサービスパーソンがオンサイトで保守サービスを提供する場合において、フィールドサービスパーソンの熟練度に起因して不具合の解決に支障が出てしまう可能性が低減される。ひいては、フィールドサービスパーソンの顧客サイトでの滞在時間が短縮されるとともに、フィールドサービスパーソンの顧客サイトへの訪問回数が少なくなる。
また、実際に不具合を解決したフィールドサービスパーソンが新たな解決方法情報をデータベース33に登録することで、より正確な解決方法情報を他のフィールドサービスパーソンに提供することができる。
なお、上述の実施の形態は、本発明の好適な例であるが、本発明は、これらに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において、種々の変形、変更が可能である。
本発明は、例えば、複数の画像形成装置の遠隔管理に適用可能である。
1 リモートメンテナンスサーバー
2 ネットワーク
33 データベース
41 通信処理部
44 サービス支援処理部
101,201,301 画像形成装置(電子機器の例)
302 モバイル端末装置
311 エージェント部

Claims (6)

  1. 電子機器と、
    リモートメンテナンスサーバーと、
    前記電子機器の状態を示す機器状態情報を前記電子機器から取得し、サービスパーソンによる操作に基づいて前記機器状態情報を前記リモートメンテナンスサーバーへ送信するエージェント部とを備え、
    前記リモートメンテナンスサーバーは、(a)前記エージェント部から送信されてきた前記機器状態情報を受信し、(b)前記機器状態情報からキーワードを検出し、(c)検出した前記キーワードを検索キーとして、前記電子機器の不具合に関するキーワードに関連付けて前記不具合の解決方法情報を格納するデータベースで、検出した前記キーワードに対応する前記解決方法情報を検索し、(d)検索で発見した前記解決方法情報を前記エージェント部へ送信し、
    前記エージェント部は、前記解決方法情報を受信し前記サービスパーソンに提示すること、
    を特徴とする機器管理システム。
  2. リモートメンテナンスサーバー内のコンピューターを、
    電子機器の状態を示す機器状態情報を前記電子機器から取得しサービスパーソンによる操作に基づいて前記機器状態情報を送信するエージェント部から送信されてきた前記機器状態情報を受信する通信処理部、および
    前記機器状態情報からキーワードを検出し、検出した前記キーワードを検索キーとして、前記電子機器の不具合に関するキーワードに関連付けて前記不具合の解決方法情報を格納するデータベースで、検出した前記キーワードに対応する前記解決方法情報を検索し、検索で発見した前記解決方法情報を前記エージェント部へ前記通信処理部で送信させるサービス支援処理部、
    として機能させる機器管理プログラム。
  3. 前記サービス支援処理部は、前記解決方法情報の送信後、前記サービスパーソンにより前記エージェント部へ入力された新たな解決方法情報を前記エージェント部から受信し前記データベースに登録することを特徴とする請求項2記載の機器管理プログラム。
  4. 前記エージェント部は、前記サービスパーソンが携帯するモバイル端末装置に内蔵され、前記モバイル端末装置の近距離通信装置で前記電子機器から前記機器状態情報を取得し、前記モバイル端末装置のネットワーク通信装置で前記機器状態情報を前記リモートメンテナンスサーバーへ送信し、
    前記通信処理部は、前記エージェント部が内蔵されている前記モバイル端末装置から送信されてきた前記機器状態情報を受信すること、
    を特徴とする請求項2記載の機器管理プログラム。
  5. 前記コンピューターを、さらに、前記通信処理部により受信された前記機器状態情報を閲覧可能に保存するデータ管理部として機能させ、
    前記通信処理部は、前記解決方法情報の要求を受信し、
    前記サービス支援処理部は、前記解決方法情報の要求が受信されたときに既に前記データ管理部により保存されている前記機器状態情報からキーワードを検出し、検出した前記キーワードを検索キーとして、前記データベースで、検出した前記キーワードに対応する前記解決方法情報を検索し、検索で発見した前記解決方法情報を前記エージェント部へ前記通信処理部で送信させること、
    を特徴とする請求項2記載の機器管理プログラム。
  6. エージェント部によって電子機器の状態を示す機器状態情報を前記電子機器から取得し、サービスパーソンによる操作に基づいて前記機器状態情報を前記エージェント部からリモートメンテナンスサーバーへ送信するステップと、
    前記リモートメンテナンスサーバーにおいて、前記エージェント部から送信されてきた前記機器状態情報を受信するステップと、
    前記リモートメンテナンスサーバーにおいて、前記機器状態情報からキーワードを検出するステップと、
    前記リモートメンテナンスサーバーによって、検出した前記キーワードを検索キーとして、前記電子機器の不具合に関するキーワードに関連付けて前記不具合の解決方法情報を格納するデータベースで、検出した前記キーワードに対応する前記解決方法情報を検索するステップと、
    検索で発見した前記解決方法情報を前記リモートメンテナンスサーバーから前記エージェント部へ送信するステップと、
    前記エージェント部において、前記解決方法情報を受信し前記解決方法情報を前記サービスパーソンに提示するステップと、
    を備えることを特徴とする機器管理方法。
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