JP2012234259A - ワークフローシステム - Google Patents

Abstract

【課題】複数の申請をイベント単位で管理することができるワークフローシステムを提供する。
【解決手段】実施形態のワークフローシステムは、イベント情報別に複数の申請に対応する各申請機能が関連付けられたイベント設定情報を記憶する第１記憶部と、各申請機能に対して入力される申請情報を記憶する第２記憶部と、申請者によって入力されたイベント申請要求に基づいてイベント情報に関連付けられた複数の申請機能を表示し、申請機能に対して申請者が入力した申請情報それぞれを、イベント申請要求に基づいたイベント情報と対応付ける申請制御部と、承認者によって入力された申請確認要求に基づいて、第２記憶部に記憶された申請情報と対応付けられるイベント情報を識別し、この識別されたイベント情報に関連する複数の申請情報を承認者の承認対象として申請確認情報を生成して提供する申請状況管理部と、を含む。
【選択図】図２

Description

本発明の実施形態は、イベント管理型のワークフローシステムに関する。

ビジネス上の手続きや企業業務の効率化（円滑化）を図る手法としてワークフローがあり、ワークフロー機能を備えた業務システム等が多数、提案されている。

例えば、企業業務のワークフローシステムは、社員（申請者）は、休暇申請、残業申請、清算申請などの申請を所定の申請画面から入力し、社員の上長や責任者等（承認者）は所定の承認画面から社員が申請した申請内容を確認して承認等を行うことができ、申請から承認までの一連の処理手順の効率化を図ることができる。

また、休暇申請や残業申請等以外にも申請者の人事基本情報に伴う変更、例えば、引越し、結婚、人事異動等のイベント発生に伴う住所変更申請や家族構成の変更申請などの申請もワークフローシステムを通じて行うことができる。

特開２００３−１６２６１３号公報

複数の申請をイベント単位で管理することができるワークフローシステムを提供する。

実施形態の申請業務を支援するワークフローシステムは、イベント情報別に複数の申請に対応する各申請機能が関連付けられたイベント設定情報を記憶する第１記憶部と、前記各申請機能に対して入力される申請情報を記憶する第２記憶部と、申請者が操作するコンピュータ装置から入力されたイベント申請要求に基づいて前記イベント情報に関連付けられた複数の前記申請機能を表示し、複数の前記申請機能の中から選択された申請機能に対して前記申請者が入力した申請情報を第２記憶部に記憶するとともに、前記イベント申請要求に基づいた前記各申請機能に対応する申請情報それぞれを前記イベント情報と対応付ける申請制御部と、前記申請機能を通じた申請を承認する承認者が操作するコンピュータ装置から入力された申請確認要求に基づいて、前記第２記憶部に記憶された前記申請情報と対応付けられるイベント情報を識別し、この識別されたイベント情報に関連する複数の申請情報を前記承認者の承認対象として申請確認情報を生成し、前記承認者が操作するコンピュータ装置に伝送する申請状況管理部と、を含む。

第１実施形態のネットワーク構成例を示す図である。 第１実施形態のワークフローシステムの構成ブロック例を示す図である。 第１実施形態の申請メニュー画面例を示す図である。 第１実施形態の個別申請画面例を示す図である。 第１実施形態の申請マスタ情報の一例を示す図である。 第１実施形態のイベント設定画面の一例を示す図である。 第１実施形態のイベント設定情報（ａ）、イベント詳細情報（ｂ）の一例を示す図である。 第１実施形態のイベント申請画面例を示す図である。 第１実施形態の申請情報の一例を示す図である。 第１実施形態のイベント情報の一例を示す図である。 第１実施形態の申請状況確認画面例を示す図である。 第１実施形態のイベント申請詳細画面例を示す図である。 第１実施形態の承認画面例を示す図である。 第１実施形態のイベント設定処理の処理フローを示す図である。 第１実施形態の申請処理の処理フローを示す図である。 第１実施形態の申請状況確認処理及び承認処理の処理フローを示す図である。

以下、実施形態につき、図面を参照して説明する。

（第１実施形態）
図１から図１６は、第１実施形態を示す図である。図１は、本実施形態のワークフローシステムのネットワーク構成図である。コンピュータシステムであるワークフローシステム１００は、申請者端末２００、承認者端末３００及び管理者端末４００それぞれがネットワークＮを介して接続する。ワークフローシステム１００は、接続する申請者端末機２００の申請者に対して所定のワークフローに基づく申請機能を提供し、承認者端末３００の承認者に申請者からの申請に対する申請状況確認機能及び承認機能を提供する。

本実施形態のワークフローシステム１００は、ビジネス上の手続きや企業業務の効率化するワークフロー機能を提供し、以下の説明では、企業の社内業務に関する申請及びその承認処理のワークフロー機能を一例に説明する。

なお、ネットワークＮは、例えば、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）やインターネット等のネットワークであり、無線／有線回線、専用回線等を問わず、各端末２００、３００、４００がワークフローシステム１００に接続可能なネットワーク環境が適用される。

また、申請者端末２００、承認者端末３００及び管理者端末４００の各端末は、携帯電話機やＰＤＡ(Personal Digital Assistant)等の移動通信端末装置、パーソナルコンピュータなどの通信機能及び演算機能を備えた情報処理端末装置等が含まれる。また、ワークフローシステム１００が提供する画面を表示する表示制御機能（例えば、ブラウザ）を備え、ＣＰＵ、メモリ及びワークフローシステム１００との間の通信制御を遂行する通信制御部等を含む。さらに、マウスやキーボード、タッチパネル等の操作入力装置及び表示装置を備えることができる。

また、説明の便宜上、申請者、承認者及び管理者それぞれに対応する申請者端末２００、承認者端末３００及び管理者端末４００が個別に設けられているが、これに限らず、ワークフローシステム１００と１つの端末装置とが接続された構成であってもよい。つまり、後述するように、申請者、承認者、管理者をそれぞれ区分（識別）するようにユーザ認証処理を行い、与えられた利用権限以外の機能が利用できないように制限することで、同じ１つの端末装置から申請者、承認者、管理者それぞれがワークフローシステム１００を利用するように構成することもできる。

図２は、本実施形態のワークフローシステム１００の構成ブロック例を示す図である。本実施形態のワークフローシステム１００は、各端末２００、３００、４００とのネットワークＮを介した接続及びデータ通信等を制御する通信制御部１１０、制御１２０、記憶部１３０を含んで構成される。

制御部１２０は、申請に対応する所定の申請画面を申請者端末２００に表示させ、申請画面を介して入力された申請情報を受け付ける申請機能を遂行する申請制御部１２１と、受け付けた申請に対する所定の承認画面を承認者端末３００に伝送し、承認画面を介して受け付けた申請に対する承認を受け付ける承認機能を遂行する承認制御部１２２と、申請機能を通じて申請された各申請の状況を確認するための所定の申請状況確認画面を承認者端末３００に伝送し、申請状況に対する進捗管理機能（申請状況管理機能）を遂行する申請状況管理部１２３と、を含む。

さらに、本実施形態の制御部１２０は、イベント管理部１２４を備え、複数の各種申請を所定のイベント単位にグループ化し、イベントに関連する複数の申請を一元管理するイベント管理機能を遂行する。本実施形態のワークフローシステム１００は、このイベント管理機能により、申請者がイベントに関連した複数の申請を一括して行うことができ、さらに、承認者はイベントに伴う申請であることを把握し、イベントに関連した複数の申請全体の申請状況を管理することができる。

また、制御部１２０は、ユーザ認証部１２５を含む。ユーザ認証部１２５は、所定のログイン画面を介して各端末２００、３００、４００に入力されたログイン情報を用い、記憶部１３０に予め登録されたユーザ情報１３５に基づいて認証処理を遂行し、ワークフローシステム１００が提供するワークフロー機能の利用権限をユーザ毎に管理する。ユーザ情報は、例えば、各ユーザを識別するユーザＩＤ、ユーザ名、パスワード、利用権限種別（申請者、承認者、管理者等）を含むことができる。

申請制御部１２１は、ログイン後の申請者端末２００に、画面情報１３６に記憶された画面情報（又は画面データ）に基づいて申請メニュー画面５００（図３参照）を申請者端末２００に伝送する。そして、申請メニュー画面５００に含まれる各種申請が選択された場合に、選択された申請に対応する申請画面６００（図４参照）を申請者端末２００に伝送し、申請画面６００の入力制御や申請画面６００に入力された申請内容を申請情報１３１及び／又はイベント情報１３２に記憶する記憶制御を遂行する。

図３は、本実施形態の申請メニュー画面５００の一例、図４は、本実施形態の申請画面６００の一例を示す図である。

図３に示すように、申請メニュー画面５００は、複数の各種申請が個別に表示される個別申請５１０とイベント申請５２０とを含む。申請者によって個別申請５１０に含まれる各種申請に対応する申請機能が選択されると、申請制御部１２１は、各種の申請それぞれに対応して記憶された画面情報１３６から該当の画面情報（リンク先又は画面データ）を抽出し、申請者端末２００に申請画面を表示させる。図４は、申請メニュー画面５００の個別申請５１０の中から「家族異動申請」が選択された場合に表示される「家族異動申請」の申請画面６００の一例である。

図５は、申請マスタ情報１３４の一例であり、個別申請５１０に含まれる複数の各種申請に対応する申請機能情報を記憶する。図５に示すように、各種申請には、申請機能ＩＤが割り当てられ、申請機能ＩＤ毎に、申請機能名、画面リンク先（画面情報の識別情報や構成情報等）、申請に対して承認を行う承認者ＩＤ、承認者名等を記憶する。

本実施形態では、住所変更申請、家族異動申請、改姓改名申請、扶養控除等異動申告書申請、保険料控除／配偶者特別控除申告書申請、住宅借入金特別控除申請、給与・賞与銀行振込依頼書申請、通勤手当変更届申請、異動申請、休暇申請等が各種複数の申請機能を含み、申請マスタ情報１３４に登録された複数の申請機能の一部又は全部が個別申請５１０に表示される。

申請制御部１２１は、個別申請５１０を含む申請メニュー画面５００を生成して申請者端末２００に提供するとともに、申請メニュー画面５００から選択された申請機能に対応する申請画面を、申請マスタ情報１３４の画面リンク先等の情報に基づいて申請者端末２００に表示させる。なお、画面リンク先は、画面情報１３４に記憶された格納場所（例えば、アドレス情報）であり、画面情報１３４は、これら複数の申請機能に対応する複数の各画面データを記憶している。また、本実施形態の各画面は、一例として、ＨＴＭＬ形式で生成することができ、申請者端末２００等が備えるブラウザを介して各画面を表示させるようにすることもできる。

図４に示した「家族異動申請」の申請画面６００では、例えば、「家族を追加する」ボタン６１０を選択すると、入力欄６２０に入力項目が表示され、申請者は、入力項目に追加する家族の氏名、続柄、生年月日、年齢、扶養（あり／なし）、同居（同居／非同居）等を入力する。そして、ＯＫボタン６３０を選択することにより、申請者は、家族異動申請を行うことができる。

図６は、本実施形態のイベント設定画面７００の一例を示す図である。本実施形態のイベントは、個別申請５１０に含まれる１つの申請に関連して他の申請を行う必要がある場合に、これら複数の申請を１つのグループで管理する情報である。

例えば、引越し、結婚、人事異動等のイベントがある。申請者に結婚などのイベントが発生すると、家族異動申請、住所変更申請、通勤手当変更届申請、改姓改名申請、扶養控除等異動申告書申請などの複数の申請を会社に対して行う必要があるので、これらの互いに関連する複数の申請を結婚や引越しなどのイベント単位で関連付け、申請者側で発生したイベントに対して会社に申請する必要のある複数の申請をイベント単位で管理するとともに、承認者側が、申請者が申請を行う動機（キッカケ）を申請者側で発生したイベントで把握し、会社に申請を必要する申請状況をイベント単位で管理する。

イベント管理部１２４は、イベント設定画面７００を介したイベント申請機能の設定制御を遂行する。イベント設定は、ワークフローシステム１００のメンテナンス機能（申請マスタの登録管理、ユーザ情報や画面情報の更新等）と同様に、システムの管理者が行う。

イベント管理部１２４は、管理者端末４００からイベント登録要請に応答し、イベント設定画面７００を管理者端末４００に伝送して表示させる。管理者は、当該画面７００からイベントＩＤ、イベント名、作成日等を入力する。また、イベント管理部１２４は、申請マスタ表示欄７２０に、申請マスタ１３１に登録された複数の申請機能を表示する制御を行う。管理者は、申請マスタ表示欄７２０から任意の２つ以上の複数の申請機能を選択し、追加ボタンや削除ボタン等を選択して登録欄７１０に、作成するイベントに関連付けられる複数の申請機能を登録する操作を行う。

なお、登録欄７１０に登録された各申請機能に対して、表示順及び属性を入力することができる。表示順は、後述するイベント申請画面に表示される申請機能の表示順序であり、属性は、登録する申請機能が当該イベントに対して必須の申請であるのか、所定の条件に応じた申請なのかを識別する情報である。表示順及び属性は、管理者が任意に設定することができる。

イベント管理部１２４は、登録ボタン７３０が選択された場合、イベント設定画面７００から入力・選択された設定情報を記憶部１３０のイベント登録情報１３３に記憶する処理を遂行する。

図７は、イベント登録情報１３３の一例を示す図であり、イベント設定情報及びイベント詳細情報を含んで構成される。図７（ａ）は、イベント設定情報の一例であり、イベントＩＤ別にイベント名が記憶される。図７（ｂ）は、イベント詳細情報の一例であり、イベントＩＤ毎に申請マスタ情報１３４に含まれる複数の申請機能のうちの管理者によって任意に選択された２つ以上の申請機能を関連付けて記憶される。また、イベントＩＤ毎に各申請機能に関連する表示順及び属性が記憶される。

図３に示した申請メニュー画面５００のイベント申請５２０に含まれる１つ又は複数の申請機能は、イベント登録情報１３３（イベント設定情報）に対応しており、申請制御部１２１は、申請マスタ情報１３４及びイベント登録情報１３３を参照して個別申請５１０及びイベント申請５２０を含む申請メニュー画面５００を生成して申請者端末２００に伝送する。

図８は、イベント申請画面８００の一例を示す図である。申請者によってイベント申請５２０に含まれるイベント申請機能が選択されると、申請制御部１２１は、選択されたイベント申請機能に対応する画面情報（リンク先又は画面データ）を抽出し、申請者端末２００にイベント申請画面８００を表示させる。

イベント申請画面８００は、上述したイベント設定画面７００を介したイベント申請機能の設定処理において、図７（ｂ）のイベント詳細情報に基づいて生成される。イベント管理部１２４は、例えば、イベント設定画面７００で登録ボタン７２０が選択された場合に、イベント詳細情報を用いて所定の画面フォーマットで各イベントＩＤ毎のイベント申請画面を生成し、画面情報１３６に記憶する。また、画面情報１３６に記憶された１つ又は複数のイベント申請画面の格納場所に関連する画面リンク先情報をイベント設定情報又イベント詳細情報の該当のイベントＩＤと関連付けて記憶する。

図８は、申請メニュー画面５００のイベント申請５２０の中からイベント申請機能「結婚」が選択された場合に表示されるイベント申請画面８００の一例である。イベント申請画面８００は、属性及び表示順毎にイベントに関連付けられた複数の申請機能を含み、必須の申請、住所が変わる場合の申請、及び条件に応じた申請の各属性に複数の申請機能が区分されて表示される。

また、イベント申請画面６００の各申請機能の表示欄には、チェックボックスが設けられており、申請者は、イベントに応じて申請する申請機能をチェックする。なお、必須の申請に区分される申請機能に対するチェックボックスは、デフォルトでＯＮとなるように制御することができ、また、デフォルトですべてのチェックボックスがＯＮ又はＯＦＦ（チェックある／なし）になるように制御することもできる。

申請者によってイベント申請画面６００の申請機能が選択されると、申請制御部１２１は、個別申請５１０での申請機能が選択された場合と同様に、各種の申請機能それぞれに対応して記憶された画面情報１３６から選択された申請機能に対応する画面情報（リンク先又は画面データ）を抽出し、申請者端末２００に申請画面を表示させる。

図９は、本実施形態の申請情報１３１の一例を示す図であり、図１０は、イベント情報１３２の一例を示す図である。申請機能毎に申請された申請内容（各申請画面を通じて入力された入力項目）は、記憶部１３０の申請情報１３１に記憶される。イベント情報１３２は、イベント申請機能を通じて申請された申請情報１３１をイベントＩＤと関連付けて記憶する。

申請情報１３１は、申請メニュー画面５００の個別申請５１０及びイベント申請５２０を介して申請された全ての申請内容を記憶する。申請情報１３１は、申請者のユーザＩＤ、申請機能ＩＤ、申請Ｎｏ、申請情報１〜申請情報ｎ、ステータス、承認者ＩＤ等を含む。申請Ｎｏは、申請情報１３１の各レコードを一意に識別する情報であり、各申請画面から入力された申請情報に対して所定のルールに基づく番号が割り当てられる。

申請情報１〜申請情報ｎは、申請機能に対応する各申請画面の１つ又は複数の申請入力項目に対応してデータを記憶する。つまり、申請情報１〜申請情報ｎはデータカラムであり、データカラムと申請入力項目とは予め関連付けられ、各申請入力項目のデータ保存先として所定のデータカラムが関連付けられている。また、申請機能間で共通する情報、例えば、申請画面間で共通する入力項目については、同じデータカラムを用いることもできる。

イベント情報１３２は、ユーザＩＤ、イベントＩＤ、イベント通番、申請機能ＩＤ、申請機能名、申請Ｎｏ、申請予定フラグ等を含む。本実施形態のイベント情報１３２は、申請情報１３１と申請Ｎｏで関連付けられ、イベント申請を開始する際に生成される情報である。

ここで、本実施形態の申請機能及び申請された情報のデータ処理について説明する。申請メニュー画面５００の個別申請５１０の中から選択された申請機能に対し、申請制御部１２１は、選択された申請機能に対応する申請画面から入力された入力データや選択データを、申請情報１３２に記憶する。

申請制御部１２１は、申請者した申請者のユーザＩＤ、選択された申請機能の申請機能ＩＤ、選択された申請機能に対応する申請画面の入力データ等を申請Ｎｏ毎に記憶する。

また、申請制御部１２１は、イベント申請５２０の中から選択されたイベント申請機能に対し、イベント情報１３２を記憶すると共に申請情報１３１を記憶する。なお、申請制御部１２１は、申請者端末２００から伝送される選択情報に基づいて、イベント申請機能が選択されたか否かを判別することができる。

例えば、図８のイベント申請画面８００の申請開始ボタン８１０が選択された場合、又はイベント申請画面８００の各申請機能が選択された場合に、イベント情報１３２への記憶（登録）処理を遂行する。申請制御部１２１は、申請開始ボタン８１０が選択されると、イベント申請機能に関連付けられた各申請機能全てを当該イベント申請機能のイベントＩＤと関連付けてイベント情報１３２に記憶する。図１０の例では、ユーザＩＤとイベントＩＤとが関連付けられ、同じイベントＩＤに複数の申請機能ＩＤそれぞれが関連付けられたイベント情報１３２が生成される。

このとき、申請制御部１２１は、イベント申請画面８００の各申請機能に設けられたチェックボックスのＯＮ／ＯＦＦを識別し、ＯＮである場合には申請予定フラグを１に、ＯＦＦである場合は、申請予定フラグを０に設定する。

次に、申請制御部１２１は、イベント情報１３２の申請予定フラグを参照し、申請予定フラグが１の申請機能ＩＤを識別する。そして、申請予定フラグが１の申請機能ＩＤに対応する申請情報１３１を生成して記憶する。なお、イベント情報１３２の申請予定フラグを参照せずに、例えば、イベント申請画面８００の各申請機能に設けられたチェックボックスのＯＮ／ＯＦＦを参照してチェックボックスがＯＮの申請機能ＩＤを識別するようにしてもよい。

申請制御部１２１は、申請予定フラグが１の申請機能に対する申請情報１３１を生成する。識別された申請機能ＩＤ毎に申請Ｎｏを割り当ててユーザＩＤ、申請機能ＩＤ、申請Ｎｏ、ステータス（未申請、承認待ち（申請済み）、差し戻し、保留など）、承認者ＩＤ等を含む申請情報１３１を生成して記憶する。申請制御部１２１は、生成された申請機能ＩＤ別の申請Ｎｏを用いて、該当の申請機能ＩＤに対応するイベント情報１３２の申請Ｎｏを更新する。なお、ステータスは、未申請、承認待ち（申請済み）、差し戻し、保留などを含むことができるが、イベント申請機能での申請開始時は、例えばデフォルトで「未申請」が記憶されるように制御できる。

このように申請情報１３１とイベント情報１３２は、申請Ｎｏで関連付けられ、申請情報１３１は、個別申請５１０の申請機能を介して登録される申請情報とイベント申請５２０のイベント申請機能を介して登録される申請情報とを各々区別することなく記憶し、申請Ｎｏによって各申請毎にイベント情報１３２のイベントＩＤが関連付けられる。

また、申請制御部１２１は、イベント情報１３２の申請予定フラグが０に設定されている申請機能に該当する申請情報（申請Ｎｏ）は生成せずに、申請予定フラグが１に設定されている申請機能に該当する申請情報のみを生成して記憶している。申請制御部１２１は、図８のイベント申請画面８００のチェックボックスがＯＦＦからＯＮに変更された場合に、該当のイベント情報１３２の申請予定フラグを１に更新し、更新された申請予定フラグに対応する申請機能ＩＤの申請情報を生成して申請情報１３１を更新（追加）する。さらに逆に、チェックボックスがＯＮからＯＦＦに変更された場合、申請制御部１２１は、該当のイベント情報１３２の申請予定フラグを０に更新し、更新された申請予定フラグに対応する申請機能ＩＤの申請情報を申請情報１３１から削除するようにしてもよい。

申請制御部１２１は、図８のイベント申請画面８００に表示された申請機能が選択された場合、選択された申請機能に対応する申請画面から入力された入力データや選択データを、申請情報１３２に記憶する。申請制御部１２１は、申請機能ＩＤ及びイベントＩＤを用いてイベント情報１３２から申請Ｎｏを識別し、識別した申請Ｎｏに対応する申請情報１３２の作成済みレコードを更新することで、申請画面から入力された入力データや選択データを記憶する。

図１１は、本実施形態の申請状況確認画面９００の一例を示す図であり、図１２は、イベント申請詳細画面９００Ｂの一例、図１３は、承認画面９００Ｃの一例を示す図である。

申請状況管理部１２３は、承認者端末３００から入力された申請状況確認要請に応答し、画面情報１３６に記憶された画面情報に基づいて申請状況確認画面９００を承認者端末３００に伝送する。

申請状況管理部１２３は、申請状況確認を要請した承認者の承認者ＩＤを用い、申請マスタ情報１３４から当該承認者が承認可能な申請機能ＩＤを識別し、識別された申請機能ＩＤを用いて申請情報１３１を検索する。

申請状況管理部１２３は、検索された申請情報１３２の受付一覧リスト９１０を含む申請状況確認画面９００を生成して承認者端末３００に伝送する。このとき、申請状況管理部１２３は、イベント情報１３２を参照し、検索された申請情報１３２の申請Ｎｏがイベント申請であるか否かを判別する。つまり、検索された申請情報１３２の申請Ｎｏがイベント情報１３２に記憶されているか否かを判別する。

申請状況管理部１２３は、検索された申請情報１３２の申請Ｎｏがイベント情報１３２に記憶されていると判別された場合、該当のイベントＩＤに紐付くイベント名をイベント情報１３２又はイベント設定情報から取得し、受付一覧リスト９１０のイベント欄にイベント名を含ませた申請状況確認画面９００を承認者の承認対象として生成して承認者端末３００に伝送する。

受付一覧リスト９１０には、検索された申請情報１３２の申請Ｎｏ毎に申請日、イベント、申請機能名、申請者、承認者が表示される。図１１の例では、イベント欄にイベント名とイベントＩＤに紐付く複数の申請機能のうちいずれか１つのステータス情報が表示されている。例えば、イベントＩＤに紐付く複数の申請機能のうち未申請がある場合、未申請のスタータス情報を含ませてイベント欄にイベント名と共に表示させることができる。

承認者は、受付一覧リスト９１０において、受け付けた申請、すなわち、申請者がどのようなキッカケで申請を行ったかをイベント欄を参照することで把握することができ、関連する複数の申請の進捗をイベント単位で一元管理することができる。

申請状況管理部１２３は、受付一覧リスト９１０のイベント欄のイベント名が選択された場合、図１２のイベント申請詳細画面９００Ｂを承認者端末３００に伝送する。申請状況管理部１２３は、選択されたイベント名に対応するイベントＩＤを用いてイベント情報１３２を検索し、イベントＩＤに紐付く全ての申請機能ＩＤ（申請機能名）を抽出するとともに、申請機能ＩＤに申請Ｎｏが紐付いている場合は、申請情報１３１からステータス情報を取得する。そして、イベント情報１３２に基づいてイベントＩＤに紐付く全ての申請機能及びそのステータス情報を含むイベント申請詳細画面９００Ｂを生成して表示させる。

承認者は、イベント申請詳細画面９００Ｂからイベント単位で関連付けられた複数の申請全体の状況（進捗）を把握することができる。なお、イベント情報１３２に含まれるイベント連番は、複数の申請者が同じイベント申請機能により申請を行う場合、イベント情報１３２に登録される同じイベントＩＤ毎に対応するそれぞれの申請機能をグループ化する情報である。

承認制御部１２２は、イベント申請詳細画面９００Ｂの申請機能名が選択された場合、画面情報１３６に記憶された画面情報に基づいて該当の承認画面９００Ｃを承認者端末３００に伝送し、承認画面９００Ｃを介した承認者の操作入力に応じた承認制御を遂行する。承認制御部１２２は、承認者が承認画面９００Ｃの承認ボタン９１０を選択した場合、申請情報１３１のステータスを例えば「承認待ち」から「承認済み」に更新する処理を遂行し、差し戻しボタン９２０、保留ボタン９３０についても同様に、申請情報１３１のステータスを更新する。

また、承認制御部１２２は、申請状況確認画面９００の受付一覧リスト９１０において、申請機能名が選択された場合も、画面情報１３６に記憶された画面情報に基づいて該当の承認画面９００Ｃを承認者端末３００に伝送し、承認画面９００Ｃを介した承認者の操作入力に応じた承認制御を遂行することができる。

また、承認者は、承認画面９００Ｃから次の処理者に対するメール送信やその他の通知等を行うことができる。例えば、本実施形態の申請状況確認画面９００、イベント申請詳細画面９００Ｂ、承認画面９００Ｃの各画面から、申請者に対してメール送信等の申請に関するコミュニケーションを図る機能を備えることができる。承認者は、申請内容の不備や必要な申請を促すフォローアップ情報を申請者端末２００に伝送することができ、承認制御部１２２又は申請状況管理部１２３が、承認者端末３００からの操作入力に基づいて通知処理等を遂行するに構成することも可能である。

図１４は、本実施形態のイベント設定処理の処理フローを示す図である。

ワークフローシステム１００は、管理者端末４００から接続要求があった場合（Ｓ１０１）、ユーザ認証処理を遂行する（ステップＳ１０２）。ワークフローシステム１００は、接続要求（利用要求）に含まれる、所定のログイン画面を介して入力されたユーザＩＤ及びパスワードを受信し、受信したユーザＩＤ等を用いて記憶部１３０のユーザ情報１３５を参照し、認証処理を遂行する。

ワークフローシステム１００は、ステップＳ１０２での認証処理の結果、認証ＯＫである場合にはステップＳ１０５に進み、認証ＮＧの場合にはステップＳ１０４に進み、エラー処理を遂行する（Ｓ１０３）。ステップＳ１０４のエラー処理は、例えば、ログインできない旨のメッセージを管理者端末４００に伝送し、処理を終了する。

ステップＳ１０５においてワークフローシステム１００は、イベント設定要求の有無を識別し、要求があった場合、イベント設定画面７００を管理者端末４００に伝送して表示させる（Ｓ１０６）。ワークフローシステム１００は、イベント設定画面７００を介したイベント設定制御を遂行し（Ｓ１０７）、登録ボタン７３０が選択された場合に、イベント設定画面７００から入力・選択された設定情報を記憶部１３０のイベント登録情報１３３に記憶する（Ｓ１０８）。また、ワークフローシステム１００は、イベント詳細情報を用いて所定の画面フォーマットで各イベントＩＤ毎のイベント申請画面を生成し、画面情報１３６に記憶する（Ｓ１０９）。

図１５は、本実施形態の申請処理の処理フローを示す図である。ワークフローシステム１００は、申請者端末２００から接続要求があった場合（Ｓ２０１）、ユーザ認証処理を遂行する（ステップＳ２０２）。ワークフローシステム１００は、接続要求（利用要求）に含まれる、所定のログイン画面を介して入力されたユーザＩＤ及びパスワードを受信し、受信したユーザＩＤ等を用いて記憶部１３０のユーザ情報１３５を参照し、認証処理を遂行する。

ワークフローシステム１００は、ステップＳ２０２での認証処理の結果、認証ＯＫである場合にはステップＳ２０５に進み、認証ＮＧの場合にはステップＳ２０４に進み、エラー処理を遂行する（Ｓ２０３）。ステップＳ２０４のエラー処理は、例えば、ログインできない旨のメッセージを申請者端末２００に伝送し、処理を終了する。

ステップＳ２０５においてワークフローシステム１００は、申請メニュー画面５００を申請者端末２００に伝送して表示させる。ワークフローシステム１００は、申請メニュー画面５００において申請者によって個別申請５１０又はイベント申請５２０の申請機能が選択されたか否かを判別し（Ｓ２０６）、申請処理を開始する。

個別申請５１０の申請機能が選択された場合、ワークフローシステム１００は、選択された申請に対応する申請画面を申請者端末２００に伝送し（Ｓ２０７）、申請者の操作入力に基づく申請画面の入力、表示制御を遂行する（Ｓ２０８）。ワークフローシステム１００は、申請画面に入力された申請内容を記憶部１３０に記憶する記憶処理を遂行する（Ｓ２０９）。

一方、ステップＳ２０６において、イベント申請５２０のイベント申請機能が選択された場合、ワークフローシステム１００は、選択されたイベント申請に対応する画面情報を抽出し、申請者端末２００にイベント申請画面８００を表示させる（Ｓ２１０）。ワークフローシステム１００は、申請開始ボタン８１０が選択されたか否かを判別し（Ｓ２１１）、申請開始ボタン８１０が選択されたと判別されると、イベント情報１３２を生成して記憶する処理を遂行する（Ｓ２１２）。ワークフローシステム１００は、選択されたイベント申請機能に関連付けられた各申請機能全てをイベントＩＤと関連付けてイベント情報１３２に記憶する。

ワークフローシステム１００は、イベント情報１３２の生成及び記憶処理と並行して、又はその後に、イベント情報１３２の申請予定フラグを参照し、申請予定フラグが１の申請機能ＩＤを識別する。そして、申請予定フラグが１の申請機能ＩＤに対応する申請情報１３１を生成して記憶部１３０に記憶する（Ｓ２１３）。

ワークフローシステム１００は、イベント申請画面８００に表示された申請機能が選択された場合（Ｓ２１４のＹＥＳ）、選択された申請に対応する申請画面を申請者端末２００に伝送し（Ｓ２１５）、申請者による操作入力に基づく申請画面での入力、表示制御を遂行する（Ｓ２１６）。ワークフローシステム１００は、申請画面から入力された入力データや選択データを記憶部１３０に記憶する（Ｓ２１７）。このとき、申請機能ＩＤ及びイベントＩＤを用いてイベント情報１３２から申請Ｎｏを識別し、識別した申請Ｎｏに対応する申請情報１３２の作成済みのレコードを更新することで、申請画面から入力された入力データや選択データを記憶部１３０に記憶する。

図１６は、本実施形態の申請状況確認処理及び承認処理の処理フローを示す図である。

ワークフローシステム１００は、承認者端末３００から接続要求があった場合（Ｓ３０１）、ユーザ認証処理を遂行する（ステップＳ３０２）。ワークフローシステム１００は、接続要求（利用要求）に含まれる、所定のログイン画面を介して入力されたユーザＩＤ及びパスワードを受信し、受信したユーザＩＤ等を用いて記憶部１３０のユーザ情報１３５を参照し、認証処理を遂行する。

ワークフローシステム１００は、ステップＳ３０２での認証処理の結果、認証ＯＫである場合にはステップＳ３０５に進み、認証ＮＧの場合にはステップＳ３０４に進み、エラー処理を遂行する（Ｓ３０３）。ステップＳ３０４のエラー処理は、例えば、ログインできない旨のメッセージを承認者端末３００に伝送し、処理を終了する。

ステップＳ３０５においてワークフローシステム１００は、申請状況確認要求の有無を識別し、要求があった場合に申請状況確認を要請した承認者の承認者ＩＤを用い、申請マスタ情報１３４から当該承認者が承認可能な申請機能ＩＤを識別し、識別された申請機能ＩＤを用いて申請情報１３１を検索する。ワークフローシステム１００は、検索された申請情報１３１を申請Ｎｏ別に配列した受付一覧リスト９１０を含む申請状況確認画面９００を承認者の承認対象として生成して承認者端末３００に伝送する（Ｓ３０６）。

受付一覧リスト９１０の申請機能名が選択された場合（Ｓ３０７）、ワークフローシステム１００は、画面情報１３６に記憶された画面情報に基づいて該当の承認画面を承認者端末３００に伝送し（Ｓ３０８）、承認画面を介した承認者の操作入力に応じた承認制御を遂行する（Ｓ３０９）。承認制御部１２２は、承認者が承認画面の承認ボタンを選択した場合、申請情報１３１のステータスを「承認済み」に更新する等の処理を遂行する（Ｓ３１０）。

ステップＳ３０７において受付一覧リスト９１０のイベント名が選択された場合、ワークフローシステム１００は、選択された受付一覧リスト９１０の申請Ｎｏをキーにイベント情報１３２を検索してイベントＩＤを抽出し、イベントＩＤに紐付く全ての申請機能ＩＤ（申請機能名）を抽出するとともに、申請機能ＩＤに申請Ｎｏが紐付いている場合は、申請情報１３１からステータス情報を取得する。そして、イベント情報１３２に基づいてイベントＩＤに紐付く全ての申請機能及びそのステータス情報を含むイベント申請詳細画面９００Ｂを生成して表示させる（Ｓ３１１）。

ワークフローシステム１００は、イベント申請詳細画面９００Ｂの申請機能名が選択された場合（Ｓ３１２）、画面情報１３６に記憶された画面情報に基づいて該当の承認画面を承認者端末３００に伝送し（Ｓ３１３）、承認画面を介した承認者の操作入力に応じた承認制御を遂行する（Ｓ３１４）。承認者が承認画面の承認ボタンを選択した場合、申請情報１３１のステータスを「承認済み」に更新する処理等を遂行する（Ｓ３１５）。

以上、実施形態のワークフローシステムによれば、複数の各種申請を所定のイベント単位にグループ化し、承認者がイベント単位で複数の各申請状況を把握することができるので、複数の各種申請に関連するイベント（申請事由）を申請者側及び承認者側の両者で共有することができる。

このため、承認者は申請漏れなどをイベントによって一元的に把握し、複数の各申請の進捗管理やフォローアップをイベント単位で行うことができるので、業務の効率化をさらに向上させることが可能となる。

また、実施形態のイベント申請は、申請者がイベント申請を開始する時点でイベントに紐付く複数の申請が、イベント情報１３２及び申請情報１３１に登録（記憶）される。つまり、申請済み以外にも未申請の申請が申請情報１３１に登録（仮登録）されるので、承認者は申請済み以外にもこれから申請が予定される申請を把握でき、申請者による申請登録を待たずして、複数の各申請の進捗管理やフォローアップを行うことができ、業務の効率化を図ることができる。

なお、実施形態のイベント申請詳細画面９００Ｂは、承認者に提示される申請状況確認画面９００と同様に申請状況確認情報として位置付けることができる。例えば、承認者は、初めから特定のイベントＩＤや申請者を指定した申請状況確認要求を行うことができ、この場合、図１２に示したイベント申請詳細画面９００Ｂが申請状況確認情報として承認者端末３００に提供される。申請状況管理部１２４は、申請状況確認要求に含まれるイベントＩＤや申請者ＩＤなどの指定情報を識別し、申請情報１３１及びイベント情報１３２を参照して該当のイベントＩＤに紐付く申請の受付一覧としてイベント申請詳細画面９００Ｂを生成して承認者端末３００に提供することができる。

また、申請者端末２００に図１１の示した申請状況確認画面９００と同様の申請状況確認画面を表示させることもできる。すなわち、申請者側に、ワークフローシステム１００を通じて申請する申請状況を把握するための機能として、イベント申請のうちで未申請のものや承認段階で差し戻しされたもの、承認が保留となっているものなどを申請状況確認画面を通じて把握できるようにすることもできる。

また、上記実施形態において、紙媒体申請に対する申請機能を備えることもできる。例えば、申請種別によっては紙媒体での提出が必須である場合がある。この場合、届出書等を紙面で提出した旨を該当の申請機能に対応する画面から申請し、承認者は、申請状況確認画面９００で届出書の提出有無を確認し、手元の紙媒体の届出書をチェックして承認結果を承認画面から入力することもできる。また、紙媒体をスキャナ等で読み込んで変換された電子データを、申請画面から添付して申請する機能を備えることもできる。

また、実施形態に係るワークフローシステム１００は、企業業務の人事システム等の他のシステムと連携することも可能であり、また、個別のシステムとして適用することも可能である。

また、実施形態に係るワークフローシステム１００は、各端末２００、３００、４０００とのネットワークＮを介した接続を要しない完結型のワークフロー装置として構成することもできる。すなわち、イベントＩＤ別に複数の申請に対応する各申請機能が関連付けられたイベント設定情報と各申請機能に対して入力される申請情報を記憶する記憶部１３０を備え、装置に設けられた入力部を介して申請者によって入力されたイベント申請要求に基づいてイベントＩＤに関連付けられた複数の申請機能を表示部に表示し、複数の申請機能の中から選択された申請機能に対して申請者が入力した申請情報を第２記憶部に記憶するとともに、イベント申請要求に基づいた各申請機能に対応する申請情報それぞれをイベントＩＤと対応付ける申請制御部１２１と、入力部を介して承認者によって入力された申請確認要求に基づいて、記憶部１３０に記憶された申請情報１３１と対応付けられるイベントＩＤを識別し、この識別されたイベントＩＤに関連する複数の申請情報を承認者の承認対象として申請状況確認画面（リスト）を生成し、表示部に出力する申請状況管理部１２３とを含むコンピュータ装置として構成することができる。

また、上述の実施形態の各処理は、コンピュータで実行可能なプログラムとして実現することも可能であり、当該プログラムがインストールされたコンピュータは、実施形態に係る各処理を遂行する情報処理装置として動作することが可能である。例えば、不図示の補助記憶装置に当該プログラムが格納され、ＣＰＵ等の制御部が補助記憶装置に格納されたプログラムを主記憶装置に読み出し、主記憶装置に読み出された該プログラムを制御部が実行し、コンピュータに実施形態に係る各処理を動作させることができる。

また、上記プログラムは、コンピュータ読取可能な記録媒体に記録された状態で、コンピュータに適用することも可能であり、インターネット等のネットワークを通じてコンピュータにダウンロードすることも可能である。コンピュータ読取可能な記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等の光ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の相変化型光ディスク、ＭＯ（Magnet Optical）やＭＤ(Mini Disk)などの光磁気ディスク、フロッピー（登録商標）ディスクやリムーバブルハードディスクなどの磁気ディスク、コンパクトフラッシュ（登録商標）、スマートメディア、ＳＤメモリカード、メモリスティック等のメモリカードが挙げられる。また、特別に設計されて構成された集積回路（ＩＣチップ等）等のハードウェア装置も記録媒体として含まれる。

なお、本発明の実施形態を説明したが、当該実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。この新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。

１００ ワークフローシステム
１１０ 通信制御部
１２０ 制御部
１２１ 申請制御部
１２２ 承認制御部
１２３ 承認状況管理部
１２４ イベント管理部
１２５ ユーザ認証部
１３０ 記憶部
１３１ 申請情報
１３２ イベント情報
１３３ イベント登録情報
１３４ 申請マスタ情報
１３５ ユーザ情報
１３６ 画面情報
２００ 申請者端末
３００ 承認者端末
４００ 管理者端末
５００ 申請メニュー画面
６００ 申請画面
７００ イベント設定画面
８００ イベント申請画面
９００ 申請状況確認画面

Claims (4)

1. 申請業務を支援するワークフローシステムであって、
   イベント情報別に複数の申請に対応する各申請機能が関連付けられたイベント設定情報を記憶する第１記憶部と、
   前記各申請機能に対して入力される申請情報を記憶する第２記憶部と、
   申請者が操作するコンピュータ装置から入力されたイベント申請要求に基づいて前記イベント情報に関連付けられた複数の前記申請機能を表示し、複数の前記申請機能の中から選択された申請機能に対して前記申請者が入力した申請情報を第２記憶部に記憶するとともに、前記イベント申請要求に基づいた前記各申請機能に対応する申請情報それぞれを前記イベント情報と対応付ける申請制御部と、
   前記申請機能を通じた申請を承認する承認者が操作するコンピュータ装置から入力された申請確認要求に基づいて、前記第２記憶部に記憶された前記申請情報と対応付けられるイベント情報を識別し、この識別されたイベント情報に関連する複数の申請情報を前記承認者の承認対象として申請確認情報を生成し、前記承認者が操作するコンピュータ装置に伝送する申請状況管理部と、
   を含むことを特徴とするワークフローシステム。
2. 前記申請制御部は、前記イベント申請の開始に伴う前記申請者による所定の操作入力に基づいて、前記イベント情報に関連付けられた複数の申請機能を当該イベント情報と対応付けた第１申請情報を生成するとともに、前記第１申請情報の各申請機能別に前記申請者が入力する申請情報が含まれる第２申請情報それぞれを生成して前記第２記憶部に記憶し、前記申請者から前記申請機能に対する所定の申請要求があった場合に、入力された前記申請情報を用いて前記第２申請情報を更新することを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。
3. 申請業務を支援するワークフロー装置であって、
   イベント情報別に複数の申請に対応する各申請機能が関連付けられたイベント設定情報を記憶する第１記憶部と、
   前記各申請機能に対して入力される申請情報を記憶する第２記憶部と、
   入力部を介して申請者によって入力されたイベント申請要求に基づいて前記イベント情報に関連付けられた複数の前記申請機能を表示部に表示し、複数の前記申請機能の中から選択された申請機能に対して前記申請者が入力した申請情報を第２記憶部に記憶するとともに、前記イベント申請要求に基づいた前記各申請機能に対応する申請情報それぞれを前記イベント情報と対応付ける申請制御部と、
   前記入力部を介して承認者によって入力された申請確認要求に基づいて、前記第２記憶部に記憶された前記申請情報と対応付けられるイベント情報を識別し、この識別されたイベント情報に関連する複数の申請情報を前記承認者の承認対象として申請確認情報を生成し、前記表示部に出力する申請状況管理部と、
   を含むことを特徴とするワークフロー装置。
4. 申請業務を支援するワークフロー処理を遂行するコンピュータによって実行されるプログラムであって、
   イベント情報別に複数の申請に対応する各申請機能が関連付けられたイベント設定情報と前記各申請機能に対して入力される申請情報とを記憶する機能と、
   申請者が操作するコンピュータ装置から入力されたイベント申請要求に基づいて前記イベント情報に関連付けられた複数の前記申請機能を表示し、複数の前記申請機能の中から選択された申請機能に対して前記申請者が入力した申請情報それぞれを、前記イベント申請要求に基づいた前記イベント情報と対応付ける機能と、
   前記申請機能を通じた申請を承認する承認者が操作するコンピュータ装置から入力された申請確認要求に基づいて、前記記憶された申請情報と対応付けられるイベント情報を識別し、この識別されたイベント情報に関連する複数の申請情報を前記承認者の承認対象として申請確認情報を生成し、前記承認者が操作するコンピュータ装置に伝送する機能と、
   を含むことを特徴とするプログラム。