JP2010204915A - 電子文書開示システム、電子文書の開示方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 公開に適さない電子文書の開示要求を適切に処理することのできる電子文書開示システムの提供。
【解決手段】 電子文書開示システムは、電子文書と、当該電子文書の開示権限を有する人物（責任者）を含む当該電子文書の作成に関与した人物の情報と、が蓄積された電子文書データベースと、人物間の関係性を表した人脈データベースと、前記電子文書データベースおよび人脈データベースを参照し、検索者から入力された検索条件に適合し、かつ、検索者と直接または間接的に関係性を有する人物が関与した電子文書を抽出する検索部と、前記電子文書データベースに登録された責任者に対して、前記電子文書の開示を要求する開示承認依頼部と、前記責任者からの承諾が得られた場合に前記電子文書を前記検索者に開示する開示処理部と、を備える。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子文書開示システム、電子文書の開示方法およびプログラムに関する。

特許文献１に、公開情報に対する評価および公開情報の効率的な検索を可能とする情報共有支援システムが提案されている。この情報共有支援システムの利用者は、システムに登録されている公開情報を参照し、その中で自分にとって有益だと判断できる公開情報があれば有効・関連有り評価ボタンをクリックすることにより該公開情報を評価する。この際、有益だと判断した根拠として、自分の公開情報の中から該公開情報と関連のある公開情報を選択することにより該公開情報に関連付ける。後に他の利用者が該公開情報を参照したときに、以前利用者が関連付けた該利用者の公開情報も有効関連情報としてそのリンクを該公開情報と同時に表示する。利用者はそのリンクをたどり、該公開情報に関連付けられている他の公開情報も同時に参照する。

特開２００５−２２２１３１号公報

企業等において、組織内の情報共有を促進し、業務の効率化を推進したいという考え方があるが、これら企業等において作成される電子文書の中には、個人情報やノウハウ等の秘密情報が含まれることも多い。そこで、これら取扱いに注意を要する電子文書については、限られた者だけで管理した上で、企業等の内部の者からの開示要求に対しても、開示された情報の使用目的を確認するなどの措置が必要である。

上記特許文献１の情報共有支援システムは、情報を公開することを前提としており、上記した取扱いに注意を要する電子文書の管理に用いるには不適当である。

また、情報を検索する検索者側に立ってみると、上記のように電子文書そのものが限られた者だけが知るところとなっている上、情報セキュリティ上の運用や組織の壁などに阻まれて、目的とする情報にアクセスすることが難しいという問題点がある。

本発明は、上記した事情に鑑みてなされたものであって、公開に適さない電子文書の開示要求を適切に処理し、これら文書に対する検索者からのアクセスを容易化することのできる電子文書開示システム、電子文書の開示方法およびプログラムを提供することを目的とする。

本発明の第１の視点によれば、電子文書と、当該電子文書の開示権限を有する人物（以下、「責任者」）を含む当該電子文書の作成に関与した人物の情報と、を対応付けて記憶する電子文書データベースと、人物間の関係性を表した人脈情報を記憶する人脈データベースと、前記電子文書データベースおよび人脈データベースを参照し、検索者から入力された検索条件に適合し、かつ、検索者と直接または間接的に関係性を有する人物が関与した電子文書を抽出する検索部と、前記検索者からの要求に基づいて、前記電子文書データベースに登録された責任者に対して、前記検索者からの電子文書の開示要求を通知する開示承認依頼部と、前記責任者からの承諾が得られた場合に前記電子文書を前記検索者に開示する開示処理部と、を備える電子文書開示システムが提供される。

本発明の第２の視点によれば、電子文書と、当該電子文書の開示権限を有する人物（以下、「責任者」）を含む当該電子文書の作成に関与した人物の情報と、を対応付けて記憶する電子文書データベースと、人物間の関係性を表した人脈情報を記憶する人脈データベースと、が接続された電子文書開示システムにおける、電子文書の開示方法であって、検索者の端末から検索条件を受け付けた電子文書開示システムが、前記電子文書データベースおよび人脈データベースを参照し、検索条件に適合し、かつ、検索者と直接または間接的に関係性を有する人物が関与した電子文書を抽出するステップと、前記検索者の端末からの要求に基づいて、前記電子文書データベースに登録された責任者に対して、前記電子文書の開示を要求するステップと、前記責任者の端末から承諾が得られた場合に、前記検索者に対し、前記電子文書へのアクセスを許可するステップと、を含む電子文書の開示方法が提供される。

本発明の第３の視点によれば、電子文書と、当該電子文書の開示権限を有する人物（以下、「責任者」）を含む当該電子文書の作成に関与した人物の情報と、を対応付けて記憶する電子文書データベースと、人物間の関係性を表した人脈情報を記憶する人脈データベースと、が接続された電子文書開示システムを構成するコンピュータに実行させるプログラムであって、検索者の端末から検索条件を受け付ける処理と、前記電子文書データベースおよび人脈データベースを参照し、検索条件に適合し、かつ、検索者と直接または間接的に関係性を有する人物が関与した電子文書を抽出する処理と、前記検索者の端末からの要求に基づいて、前記電子文書データベースに登録された責任者に対して、前記電子文書の開示を要求する処理と、前記責任者の端末から承諾が得られた場合に、前記検索者に対し、前記電子文書へのアクセスを許可する処理と、を前記コンピュータに実行させるプログラムが提供される。

本発明によれば、情報の開示範囲を合理的な制限したいという情報保持者側の要請と、有益な情報に効率よくアクセスしたいという要請の双方に応えることが可能となる。その理由は、検索条件に加えて、人脈情報から電子文書との一定の関連性を有すると推定される者が電子文書の存在を検知できるように構成するとともに、検索された作業の責任者の承諾を経てから、開示を行うよう構成したことにある。

本発明の第１の実施形態の構成を表した図である。 本発明の第１の実施形態の人脈データベース（人脈ＤＢ）に保持されるメンバーテーブル（人脈情報）の一例である。 本発明の第１の実施形態の作業プロセスデータベース（作業プロセスＤＢ）に保持されるプロジェクトテーブルの一例である。 本発明の第１の実施形態の作業プロセスデータベース（作業プロセスＤＢ）に保持される作業プロセステーブルの一例である。 本発明の第１の実施形態の作業情報共有データベース（作業情報共有ＤＢ）に保持される作業共有ステータステーブルの一例である。 依頼者が検索した情報の開示依頼をしてから、作業情報を閲覧するまでの流れを表した図である。 本発明の第１の実施形態の動作を表したシーケンス図である。 本発明の第１の実施形態の動作を表したフローチャートである。 本発明の第１の実施形態の依頼者の端末に表示される画面サンプルである。 本発明の第１の実施形態の依頼者の端末に表示される画面サンプルである。 本発明の第１の実施形態の依頼者の端末に表示される画面サンプルである。 本発明の第１の実施形態の依頼者の端末に表示される画面サンプルである。 本発明の第１の実施形態の依頼者の端末に表示される画面サンプルである。 本発明の第１の実施形態の責任者の端末に表示される画面サンプルである。

［第１の実施形態］
続いて、本発明を業務上の電子化された作業情報の共有に利用した第１の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。図１は本発明の第１の実施形態の構成を表した図である。図１を参照すると、人脈の情報をデータベース化し蓄積する人脈データベース（人脈ＤＢ）５０と、各人の作業を蓄積する作業プロセスデータベース（作業プロセスＤＢ）８０と、に接続された作業情報共有システム７０が示されている。

作業情報共有システム７０は、インターネット等のネットワーク４０を介して担当者Ａ、責任者Ｂ、依頼者Ｃの端末１０〜３０からそれぞれアクセスすることが可能となっており、電子化された作業情報を開示する電子文書開示システムとしても機能する。

作業情報共有システム７０は、依頼者Ｃから作業情報の検索条件を受け付けて作業プロセスＤＢ８０から該検索条件に該当する作業情報を抽出する関連作業検索部（検索部）７１と、依頼者Ｃから責任者Ｂに対する情報の開示承認の依頼を受け付けて処理する開示承認依頼部７２と、責任者Ｂから依頼者Ｃに対する質問を処理する質問受付部７３と、責任者Ｂの質問に対して依頼者Ｃからの回答を処理する回答受付部７４と、責任者Ｂの指示に基づいて作業情報の修正内容を受け付けて依頼者Ｃに開示する作業情報に前記修正内容を適用する開示内容修正受付部７５と、責任者Ｂの承認を経て依頼者Ｃに対する作業情報を開示する開示処理部７６と、依頼者Ｃから参照した作業情報に対して評価を受け付ける評価受付部７７と、開示承認を依頼された開示依頼案件の状況を管理する作業情報共有システムデータベース（作業情報共有システムＤＢ）７８とを含んで構成されている。

図２は、人脈ＤＢ５０に人脈情報として保持されるメンバーテーブルの例である。図２の例では、人脈リストとして、各人物が関係を有する人物のメンバーＩＤが登録されている。例えば、メンバーＩＤ＝１のメンバーＡは、メンバーＩＤ＝２、３、４のメンバーと関係を持っていることがわかる。また、図２の例では、各メンバーが作業情報共有システム７０等にログインするための情報や他のメンバーの作業情報を参照した参照回数などもメンバーテーブルに登録されている。このようなテーブルに代えて、企業の組織情報やＳＮＳ（Ｓｏｃｉａｌ Ｎｅｔｗｏｒｋｉｎｇ Ｓｅｒｖｉｃｅ）のグループ情報、アドレス帳の情報などを用いることも可能である。

作業管理システム９０は、業務上の作業を複数の工程に分割して各担当者に割り当てて管理するシステムである。

図３は、作業管理システム９０によって作業プロセスＤＢ８０に作成されるプロジェクトテーブルの例である。図３の例では、各プロジェクト毎に、その名称、カテゴリ、当該プロジェクトに関与した参加メンバーＩＤ、そのうちの責任者のＩＤ、当該プロジェクトが完了したか否かを示すプロジェクト完了フラグ、プロジェクト完了日などを登録可能となっている。

図４は、作業管理システム９０によって同様に作業プロセスＤＢ８０に作成される作業プロセステーブルの例である。図４の例では、プロジェクトＩＤ＝１のプロジェクトが提案書の作成、客先への提案を経て、Ｗｅｂ２．０の市場調査という文書を作成する作業内容が完了した状態となっている。そして、この作業プロセステーブルには、作業情報共有システム７０が受け付けた他の閲覧者からの評価や参照回数などが追加する欄が設けられている。

図５は、作業情報共有ＤＢ７８に保持される作業共有ステータステーブルの例である。図５の作業共有ステータステーブルには、作業情報の開示依頼をした依頼者（依頼者ＩＤ）が、どのようなプロジェクトの作業プロセス（参照元作業プロセスＩＤ）の参考として、依頼先である責任者（責任者ＩＤ）に対して、どのようなプロジェクトの作業（参照先作業プロセスＩＤ）の作業情報の開示を求めているかが登録され、この共有依頼案件毎に、その進捗状況が記録される。ここで、完了日が登録されている場合、該当する依頼者が、参照先作業プロセスの作業情報へのアクセスを許可されている状態を示している。

続いて、本実施形態の動作について図面を参照して詳細に説明する。図６に示すとおり、プロジェクトβ（例えば、新規サービス検討ＰＪ）内である作業の担当となった依頼者（検索者）Ｃが、参考とするため、他プロジェクトの類似する作業情報を検索する例を挙げて、図６、図７、図８を用いて説明する。

はじめに依頼者Ｃが、端末１０を用いて、作業情報共有システム７０の関連作業検索部７１にアクセスして作業情報の検索を行う（図７のＳ１、図８のＳ７１）。図９は、依頼者Ｃの端末１０に表示された依頼者Ｃの担当のプロジェクト「新規サービス検討ＰＪ」における作業管理画面の例である。図９の画面から、依頼者Ｃが検索したい作業の作業検索ボタンを押下すると、図１０のような作業情報の検索条件の確認画面が表示される。

ここで、依頼者Ｃが検索実行ボタンを起動すると、関連作業検索部７１にて検索が開始される。関連作業検索部７１は、人脈ＤＢ５０に蓄積されている依頼者Ｃの人脈情報（図２のメンバーテーブル）と、作業プロセスＤＢ８０に蓄積されている他プロジェクト情報（図３のプロジェクトテーブル）を参照して、依頼者Ｃと関係を有する人物が関与し、そのプロジェクトの作業プロセス情報（図４の作業プロセステーブル）で同様のカテゴリ、キーワードなどが一致し、かつ、完了している作業プロセスを検索する。ただし、上記検索条件はあくまで一例であり、検索対象を拡げ、あるいは、絞り込むために、他の条件を設定したり、他システムの情報と連携していても構わない。

関連作業検索部７１は、上記検索条件にて抽出された作業プロセスの一覧を依頼者Ｃの端末１０に送信する（図７のＳ２、図８のＳ７１）。図１１は、関連作業検索部７１によって依頼者Ｃの端末１０に表示される、検索条件に該当する作業プロセスの一覧が表示された画面の例であり、依頼者Ｃと同じプロジェクトβ（新規サービス検討ＰＪ）に所属しているＢさんが関わったプロジェクトαの作業プロセスが検索されている。依頼者Ｃは、一覧に示され自身と人脈を有するメンバや作業プロセスが獲得した評価を参照して、参考になりそうな作業プロセスを選択することができる。

作業情報共有システム７０の開示承認依頼部７２は、作業プロセスの一覧から任意の作業プロセスが選択されると、作業プロセスＤＢ８０を参照して、開示承認を行う責任者Ｂに加えて担当者Ａを抽出する。図１２は、依頼者Ｃが、検索結果に挙げられた作業プロセスの中から、開示を依頼したい作業プロセスを選択した際に表示される詳細画面の例である。図１２の例では省略しているが、差し支えのない範囲で、担当者のプロフィールや作業プロセスの概要情報を掲載してもよい。

図１３は、依頼者Ｃが図１２の「情報提供依頼」ボタンを起動した後に表示される画面の例である。図１３に示すように、依頼者Ｃが責任者Ｂ宛ての依頼内容メッセージを入力して、図１３の送信ボタンを起動すると、作業情報共有システム７０の開示承認依頼部７２は、作業共有ステータステーブルに、開示承認を行う責任者Ｂを承認先とし、依頼者Ｃを依頼者とする新規データを作成し、責任者Ｂに対し、依頼者Ｃの担当プロジェクト（新規サービス検討ＰＪ）や担当作業プロセス（Ｗｅｂ２．０の市場調査）を明示した当該作業プロセスの作業情報の開示の承認依頼を行う（図６の「開示承認依頼」、図７のＳ３、図８のＳ７２）。

図１４は、情報開示の承認を依頼された責任者Ｂの端末２０に表示される依頼画面の例である。責任者Ｂは、図１４の依頼内容欄に示された内容や依頼者Ｃが担当しているプロジェクト（新規サービス検討ＰＪ）や取り掛かっている作業プロセス（Ｗｅｂ２．０の市場調査）を参照して、自身が承認権限を有している作業情報の開示依頼に応じるか否かの判断を行う。

責任者Ｂが、図１４の質問ボタンを起動すると、質問受付部７３が起動される。責任者Ｂは、質問受付部７３によって表示される質問送信画面に従って（図示省略）、依頼者Ｃに対し、情報開示を求める意図を確認したり、より細かい内容を確認するために質問内容を入力し、送信することができる。

質問受付部７３は、責任者Ｂから送信指示を受け付けると、依頼者Ｃに対し、受け付けた質問を送信する（図６の「質問」、図７のＳ４、図８のＳ７３）。依頼者Ｃは、図示省略する責任者Ｂからの質問内容表示画面にて、責任者Ｂに対する回答を入力して送信ボタンを起動すると、回答受付部７４が起動される。依頼者Ｃは、回答受付部７４によって表示される回答送信画面に従って（図示省略）、責任者Ｂの質問に対する回答を入力し、送信することができる。

回答受付部７４は、依頼者Ｃから送信指示を受け付けると、依頼者Ｃからの回答を責任者Ｂに送信する（図６の「回答」、図７のＳ５、図８のＳ７４）。

また、開示する電子文書の一部に顧客名や特定の個人情報、機密情報が含まれている場合、責任者Ｂは、開示内容修正受付部７５によって提供される開示内容修正機能を利用することができる。図１４の修正ボタンを起動すると、開示内容修正受付部７５が起動され、責任者Ｂの操作に従って、開示対象の一部を削除またはマスクを掛ける処理が行われる（図６の「開示内容の修正」、図７のＳ６、図８のＳ７５）。これにより、作業情報の一部に開示したくない情報が含まれる場合であっても、情報開示に応じることが可能になる。

なお、上記開示内容の修正が行われた場合、実際の作業プロセスＤＢ８０の電子文書を修正してしまうのではなく、図５の作業共有ステータステーブルに修正情報あるいは差し替え後電子文書の格納先を登録することとする。これにより、次に同じ電子文書の開示依頼が発生した際に責任者Ｂの確認作業を軽減させるとともに、オリジナルの電子文書を変更せずに蓄積しておくことが可能となる。

責任者Ｂが、図１４の許可ボタンを起動すると、開示処理部７６に開示承認情報が送信され、図５の作業共有ステータステーブルが更新される（図６の「開示承認」、図７のＳ７、図８のＳ７６）。

なお、上記修正や承認の際に、修正または承認時点での開示内容を当該電子文書の作成担当者に送信してその確認を得るようにしてもよい（図７の「開示内容情報」）。

以後、依頼者Ｃは、開示処理部７６を介して、開示を求めた作業プロセスにて作成された作業情報を閲覧することが可能となる（図６の「作業情報」、図８のＳ７６）。

依頼者Ｃが開示処理部７６によって開示された作業情報の閲覧画面に配置された評価ボタン（図示省略）を起動すると、評価受付部７７が依頼者Ｃから評価を受け付ける（図７のＳ８）。ここで、評価受付部７７が受け付けた評価ポイントは、実際の作業プロセスの評価として図４の作業プロセステーブルおよび図５の作業共有ステータステーブルにそれぞれ登録される。

ここで入力された評価ポイントは、作業プロセスの評価のみならず、次回の検索時の検索結果の並び替え等に反映させて、検索の精度を向上させる用途にも利用できる。

このようにして他のプロジェクトを参考にして遂行された依頼者Ｃの作業プロセスもまた、作業プロセスＤＢ８０に登録されることになるので、その後に、新たに類似の作業が発生した場合は、上記した担当者Ａの作業プロセスのみならず、依頼者Ｃの作業プロセスも検索範囲に加えられることになる。

以上のように本実施形態では、作業管理システムと連携することで、作業情報の共有の促進を促すとともに、数多く参照され高い評価を得た作業プロセスのみならず、その担当者や責任者の評価も行うことが可能となる。

以上、本発明の好適な実施形態を説明したが、本発明は、上記した実施形態に限定されるものではなく、本発明の基本的技術的思想を逸脱しない範囲で、更なる変形・置換・調整を加えることができる。例えば、上記した第１の実施形態では、検索者と一次的につながりのある人物が関与した作業情報を抽出するものとして説明したが、検索者と間接的（二次的、三次的）につながりのある人物が担当した作業情報を抽出するものとしてもよい。

また例えば、上記した実施形態では、作業情報を閲覧した者が評価を入力するものとして説明したが、各担当者や責任者が完了した当該プロジェクトや作業プロセスの自己評価を登録し、検索結果に表れるようにして、開示依頼をするか否かの判断に供してもよい。

１０〜３０ 端末
４０ ネットワーク
５０ 人脈データベース（人脈ＤＢ）
７０ 作業情報共有システム
７１ 関連作業検索部
７２ 開示承認依頼部
７３ 質問受付部
７４ 回答受付部
７５ 開示内容修正受付部
７６ 開示処理部
７７ 評価受付部
７８ 作業情報共有システムデータベース（作業情報共有システムＤＢ）
８０ 作業プロセスデータベース（作業プロセスＤＢ）
９０ 作業管理システム

Claims (7)

1. 電子文書と、当該電子文書の開示権限を有する人物（以下、「責任者」）を含む当該電子文書の作成に関与した人物の情報と、を対応付けて記憶する電子文書データベースと、
   人物間の関係性を表した人脈情報を記憶する人脈データベースと、
   前記電子文書データベースおよび人脈データベースを参照し、検索者から入力された検索条件に適合し、かつ、検索者と直接または間接的に関係性を有する人物が関与した電子文書を抽出する検索部と、
   前記検索者からの要求に基づいて、前記電子文書データベースに登録された責任者に対して、前記検索者からの電子文書の開示要求を通知する開示承認依頼部と、
   前記責任者からの承諾が得られた場合に前記電子文書を前記検索者に開示する開示処理部と、
   を備えたことを特徴とする電子文書開示システム。
2. さらに、前記検索者と、前記電子文書の開示の要求を受けた責任者との間で質問と回答をやり取りする質問受付部および回答受付部とを備える請求項１の電子文書開示システム。
3. さらに、前記電子文書の開示の要求を受けた責任者から、開示する電子文書の修正内容を受け付けて、前記開示処理部に前記受け付けた修正内容を適用させる開示内容修正受付部を備える請求項１または２の電子文書開示システム。
4. 前記検索者から前記開示された電子文書の評価を受け付けて前記電子文書データベースに登録する評価受付部を備え、
   前記検索部は、前記電子文書データベースに登録された評価を用いて、前記検索条件による検索結果の並び替えを行う請求項１から３いずれか一の電子文書開示システム。
5. 前記電子文書データベースに登録されている電子文書は、業務上の作業プロセスの各段階で作成された電子文書であり、
   前記検索部は、検索者から、当該検索者が担当している業務上の作業プロセスの指定を受けて、前記検索者が担当している業務上の作業プロセスに類似し、かつ、検索者と関係性を有する人物が関与した電子文書を抽出し、
   前記開示承認依頼部は、前記責任者に対して、前記検索者が担当している業務上の作業プロセスを明示して電子文書の開示を要求する請求項１から４いずれか一の電子文書開示システム。
6. 電子文書と、当該電子文書の開示権限を有する人物（以下、「責任者」）を含む当該電子文書の作成に関与した人物の情報と、を対応付けて記憶する電子文書データベースと、
   人物間の関係性を表した人脈情報を記憶する人脈データベースと、が接続された電子文書開示システムにおける、電子文書の開示方法であって、
   検索者の端末から検索条件を受け付けた電子文書開示システムが、
   前記電子文書データベースおよび人脈データベースを参照し、検索条件に適合し、かつ、検索者と直接または間接的に関係性を有する人物が関与した電子文書を抽出するステップと、
   前記検索者からの要求に基づいて、前記電子文書データベースに登録された責任者に対して、前記検索者からの電子文書の開示要求を通知するステップと、
   前記責任者の端末から承諾が得られた場合に、前記検索者に対し、前記電子文書へのアクセスを許可するステップと、
   を備えたことを特徴とする電子文書の開示方法。
7. 電子文書と、当該電子文書の開示権限を有する人物（以下、「責任者」）を含む当該電子文書の作成に関与した人物の情報と、を対応付けて記憶する電子文書データベースと、人物間の関係性を表した人脈情報を記憶する人脈データベースと、が接続された電子文書開示システムを構成するコンピュータに実行させるプログラムであって、
   検索者の端末から検索条件を受け付ける処理と、
   前記電子文書データベースおよび人脈データベースを参照し、検索条件に適合し、かつ、検索者と直接または間接的に関係性を有する人物が関与した電子文書を抽出する処理と、
   前記検索者からの要求に基づいて、前記電子文書データベースに登録された責任者に対して、前記検索者からの電子文書の開示要求を通知する処理と、
   前記責任者の端末から承諾が得られた場合に、前記検索者に対し、前記電子文書へのアクセスを許可する処理と、
   を前記コンピュータに実行させるプログラム。

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