JP2004110414A - ワークフローシステム - Google Patents

Abstract

【課題】内容がほぼ同じ承認用の文書を多数の人に効率よく回覧する。
【解決手段】このワークフローシステムは、関連する複数の承認文書をまとめて回覧するワークローシステムにおいて、複数の承認文書のうち内容がほぼ同一の承認文書の項目を共通項目として保持し、承認文書の配布先を個別項目として保持する起案文書情報テーブル１５と、この起案文書情報テーブル１５に保持されている共通項目に対して個別項目をタブで切り替え可能に管理する文書管理機能１１とを具備する。
【選択図】　　　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ワークフローシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、紙べースの文書に対する承認回覧を回すような場合、文書に記載されている内容を一読することで、関連する複数の文書を束ねて回覧することが可能であった。
近年では、オフィスなどに、回覧用文書の承認処理を電子化したワークフローシステムが導入されており、承認対象の文書１件毎にワークフローを生成し所定の回覧ルートに従って承認文書を回覧可能になった。（例えば特許文献１、特許文献２参照）
従来のワークフローシステムは、関連する文書が複数件あったとしても、文書１件毎にワークフローを１つ生成しなければならない。個々の文書毎に生成されるワークフローは、個々にワークフローが実行されるため、関連する文書が同時に承認依頼されるとは限らない。また、複数のワークフロー同士の関連性を持たせることができたとしても、ワークフローは、個々に実行されるため、関連性のある文書が承認者の下に同時に到着するとは限らない。たまたま関連性のある文書がほぼ同時に承認者の下に届いたとしても、承認者には、既に他の承認依頼が来ていることもあるため、承認依頼の文書のうち、どの文書とどの文書が関連しているのか、容易には判別することができない。
【０００３】
そこで、近年では、関連する複数案件の電子文書を一括して閲覧及び承認を行うことを可能とする技術が提案されている。（例えば特許文献３参照）
【特許文献１】
特開２００２−０８３１０３号公報（段落番号［００２０］、［００２１］）
【特許文献２】
特開平０８−１０６４２２号公報（段落番号［００７３］〜［００７６］）
【特許文献３】
特開２００２−１３２７５９号公報（段落番号［００４４］〜［００４７］）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
特許文献３に記載されている先行技術は、承認対象の文書の発信元が別々でも関連する案件を承認者にまとめて承認させる技術であり、例えば発信者がＮ人に対して承認者が１人、あるいは数人程度といった場合に効果があるものの、例えば承認対象の文書を作成する人が一人で多数の承認者へ文書を回覧し承認してもらう、といった１対Ｎの承認には対応しておらず、回覧内容がほぼ同じものであっても、あて先が異なることから、承認者分の回覧用文書をそれぞれ別個に作成する必要があり、文書作成者が一人で行う作業としては手間のかかる作業であった。
【０００５】
本発明はこのような課題を解決するためになされたもので、内容がほぼ同じ文書を多数の人に効率よく回覧することのできるワークフローシステムを提供することを目的としている。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記した課題を解決するために、請求項１記載の発明のワークフローシステムは、関連する複数の文書ファイルをまとめて回覧するワークローシステムにおいて、前記複数の文書ファイルのうち内容がほぼ同一の文書ファイルの項目を共通項目として保持し、各文書ファイルの配布先を個別項目として保持する文書情報テーブルと、前記文書情報テーブルに保持されている共通項目に対して前記個別項目を切り替え可能に管理する文書管理手段とを具備したことを特徴している。
【０００７】
本発明では、関連する複数の文書をまとめて回覧するために、ほぼ内容が同じ文書ファイルの項目を共通項目として保持すると共に文書ファイルの配布先を個別項目として切り替え可能に管理することで、主要部が共通する文書ファイルをワークフローに従って回覧する上で、個々の文書に配布先を一々入力して別の文書を作成するような手間を省くことができる。この結果、内容がほぼ同じ文書を多数の人に効率よく回覧することができる。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。
図１は本発明の一つの実施の形態のワークフローシステムの構成を示す図である。
【０００９】
このワークフローシステムは、図１に示すように、サーバ１とクライアント端末２を、ＬＡＮあるいはＷＡＮなどのネットワーク３を介して接続して構成されている。サーバ１は管理センタなどに設置されている。クライアント端末２は各地に点在する多数の事務所にそれぞれ設置されている。サーバ１およびクライアント端末２は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどのメモリ、ハードディスク装置、ディスプレイなどの出力装置、キーボード、マウスなどの入力装置を備えたコンピュータであり、ハードディスク装置にはオペレーティングシステム（ＯＳ）を含む各種アプリケーションソフトウェアがインストールされている。
サーバ１のハードディスク装置にインストールされているアプリケーションソフトウェアは、文書管理機能１１、起案決栽機能１２、データベース機能１３（以下ＤＢ機能１３と称す）、Ｗｅｂサーバ／アプリケーションサーバ機能１４（以下Ｗｅｂサーバ／アプリサーバ機能１４と称す）を有している。なお、それぞれの機能を別個のコンピュータ（サーバ）で実現してもよい。
【００１０】
文書管理機能１１は、個々の起案文書（文書ファイル）の情報を管理する文書情報テーブル（以下起案文書情報テーブル１５と称す）を有し、この起案文書情報テーブル１５にて起案文書の共通項目と個別項目とを別個にしかも関連させて管理する。
つまり、起案文書情報テーブル１５は、複数の承認用の文書のうち内容がほぼ同一の文書の項目を共通項目として保持すると共に、各文書の配布先を個別項目として保持する。
文書管理機能１１は、データ入力画面４０（図５参照）でこの起案文書情報テーブル１５に保持されている共通項目に対して個別項目をタブで切り替え可能に管理する。内容がほぼ同一とは、データが同一か、あるいは類似（近似）するものを含む。
ＤＢ機能１３には、一括承認の情報、つまり起案文書を順に蓄積する一括起案用の保存箱（以下一括起案箱と称す）としての機能を備えるデータベースである。起案決栽機能１２は、複数の起案文書がまとめられて承認要求の指示が行われた場合、ワークフローチャートを一つ生成し、Ｗｅｂサーバ／アプリサーバ機能１４を通じて各クライアント端末２の該当利用者へ承認用の文書を回覧するための通知を行う。また、起案決栽機能１２は、各クライアント端末２の利用者、例えば承認権限を持つ承認者などにより該当文書が承認された場合、それを決栽する。
【００１１】
図２は起案文書の作成手順を示す図である。
このシステムの利用者のうち、文書作成者である起案者Ｋは、図１、図２に示すように、あるクライアント端末２からＷｅｂサーバ／アプリサーバ機能１４にアクセスし起案裁決機能１２を起動して起案文書を作成し、ＤＢ機能１３の一括起案箱に保存することで、文書管理機能１１の管理下に入る。
起案者Ｋが、関連する起案文書をすべて作成後、回覧操作を行うと、起案裁決機能１２は、一括起案箱から、項目の名称が同じ、あるいは項目のデータがほぼ同一の（類似する）の文書を関連文書とは判定して、共通項目および個別項目のそれぞれのデータを取得し、承認用の文書として再構成し、再構成した承認用の文書を一つにまとめてワークフローを生成する。
【００１２】
図３を参照して３件の関連する起案文書を作成する場合について説明する。
この場合、起案者Ｋは、起案決裁機能１２を起動して、３件の関連する起案文書Ａ１，Ａ２，Ａ３を作成しＤＢ機能１３の一括起案箱に保存する。
その後、起案者Ｋは、文書管理機能１１により、一括起案文書一覧の画面３０を表示させて、表示された画面３０の中から回覧対象の起案文書Ａ１，Ａ２，Ａ３を選択し、起案処理を行うと、起案決裁機能１２がワークフローを１つ作成し、同じフロー識別ＩＤ、例えば「Ａ」などを持つワークフローのテーブル３１を一つ作成し、ワークフロー毎にＩＣのテーブル３１の単位で文書が回覧される。テーブル３１には、フロー識別ＩＤ、グループ内番号、文書件名などである。
【００１３】
ワークフローの初めの承認者が自身のログイン名でクライアント端末２からログインすると、承認者宛の承認対象の文書が存在することが通知される。
この通知で、承認者が文書管理機能１１を起動すると、図４に示すように、承認文書一覧の画面３５が表示される。この承認文書一覧の画面３５には、承認者への承認依頼案件が多数表示される。この画面の向かって左側には、フロー識別ＩＤと承認依頼案件名の項目欄３６が表示され、画面の向かって右側には、文書表示スペース３７が表示される。承認依頼案件名には、例えば報告書の表題、回答を必要な書類の表題、その他、さまざまな内容が表示される。
承認者が承認文書一覧の画面３５の項目欄３６から、フロー識別ＩＤの例えば「Ａ」などを選択すると、文書管理機能１１は、一括起案箱より、同じフローの中の先頭の起案文書Ａ１を読み出して承認文書一覧の画面３０の文書表示スペース３７に表示する。
なお、承認文書一覧の画面３０には、先頭の起案文書Ａ１に対して関連する起案文書、例えば起案文書Ａ２，Ａ３などの承認依頼案件名が、起案文書Ａ１と同じフロー識別ＩＤで表示されているので、承認文書一覧画面３５を見れば、関連する起案文書が承認者に容易に解り、承認者は、関連する起案文書Ａ２，Ａ３についても起案文書Ａ１と同様に参照することができる。
承認者が一連の承認文書Ａ１，Ａ２，Ａ３を確認した後、「承認」のボタン３８をクリックすると、これらの関連する文書Ａ１，Ａ２，Ａ３が同時に一括して承認される。
【００１４】
このように承認者がクライアント端末２の使用を開始すると、ワークフローに従い回覧された承認対象の文書があることが通知され、この通知により、承認者がクライアント端末２から、Ｗｅｂサーバ／アプリサーバ機能１４にアクセスして、文書管理機能１１を起動すると、承認文書一覧が表示されるので、その画面上に表示された関連する承認文書の中の一つを開くと、一括起案箱に保管されている承認待ちの起案文書が関連する起案文書を含めて表示されるので、これらを一括して承認操作を行えば、起案者Ｋが起案した複数の関連する承認文書をまとめて承認済みとすることができる。
【００１５】
続いて、図５〜図９を参照してこのワークフローシステムにおける複数の起案文書の管理について説明する。図５は複数の関連する起案文書のデータ入力画面を示す図である。
このワークフローシステムにおいて、サーバ１の文書管理機能１１は、入力データを一括して管理する機能を有している。
起案者Ｋが文書管理機能１１を起動して、データ入力画面を表示するための操作を行うと、図５に示すように、データ入力画面４０が表示される。
このデータ入力画面４０には、上段に、複数の起案文書で共通するデータ項目を入力する欄（共通データ欄４１）が配置され、下段には、各起案文書毎に固別のデータ項目（例：文書番号）を入力する欄（個別データ欄４２）が配置されている。共通データ欄４１、個別データ欄４２の各欄については、初回のみ起案者自ら入力することになるが、次回以降、共通データ欄４１への入力は不要になる。
下段の個別データ欄４２は、タブ４３により画面を切り替える仕様になっており、所望のぺージ番号のタブをクリック操作することによって２番目、３番目の起案文書のデータを切り替えて表示できる。
このデータ入力画面４０のように、共通データ欄４１と個別データ欄４２とを別個に管理することにより、起案日や起案者など、同じデータを複数文書に入力する手間を省くことができる。
【００１６】
ここで、起案文書を一括承認用文書のデータとして作成する処理について説明する。
一括承認用文書データを作成する場合、図６に示すように、文書管理機能１１は、ＤＢ機能１３の一括起案箱に保存されている起案文書を読み出し、起案文書の記載内容の中の項目とそのデータを読み込み（Ｓ１０１）、既に作成済みの一括承認用データの項目と共通か否かを判定する（Ｓ１０２）。
既に作成済みの一括承認用文書データの項目と新たに読み込んだ起案文書の項目とが共通の場合（Ｓ１０２のＹ）、文書管理機能１１は、その起案文書名とそのデータとを共通情報として起案文書情報テーブル１５に保存する（Ｓ１０３）。
また、Ｓ１０２の判定処理の結果、既に作成済みの一括承認用データの項目と新たに読み込んだ起案文書の項目データとが共通でない場合（Ｓ１０２のＮ）、文書管理機能１１は、個別情報として起案文書情報テーブル１５にデータを書き込む（Ｓ１０４）。
このようにして、共通項目とそのデータ（文書の本文）と個別項目とそのデータ（あて先など）とが起案文書情報テーブル１５に登録される。
【００１７】
続いて、作成した一括承認用文書のデータをまとめて各地の事務所へ承認依頼する上で、共通項目（本文）と個別項目（あて先など）とを対応させて一つの承認文書として再構築する処理について説明する。
上記図６の処理で作成された承認用文書データは、共通項目と個別項目とにそれぞれ分かれたデータであり、一つの文書としてワークフローに載せて回覧するためには、共通項目と個別項目とを組み合わせて承認文書を再構築する必要がある。
この場合、図７に示すように、文書管理機能１１は、起案文書情報テーブル１５に保存されている共通情報（本文）を読み込み（Ｓ２０１）、承認文書の項目に追加する（Ｓ２０２）。
上記Ｓ２０１，Ｓ２０２の処理を繰り返し、共通情報の最後の場合（Ｓ２０３のＹ）、次に、文書管理機能１１は、個別情報（あて先などの情報）を読み込み（Ｓ２０４）、個別情報に関連する共通項目を追加した承認文書すべてに個別情報の項目を追記する（Ｓ２０５）。
文書管理機能１１は、上記Ｓ２０４，Ｓ２０５の処理を繰り返し、個別情報の最後の場合（Ｓ２０６のＹ）、処理を終了する。
このようにして共通情報と個別情報とを組み合わせた承認用文書のデータが作成される。このようにして作成された承認用文書のデータに誤りがあるかどうかは起案者Ｋにより確認され、誤りのある箇所については修正、削除などの処理作業が行われた後、完成した承認用文書が一括承認依頼文書としてワークフローに従って回覧される。
【００１８】
図８に示すように、個々の承認用文書のあて先（ワークフローの施行先）は、起案文書情報テーブル１５に個別情報として保存されているので、それぞれの承認文書は、一つのワークフローにて、それぞれが設定されている施行先にだけ配布される。
承認回覧後に、承認文書をどこへ配布するか、各承認文書を配布先毎に配布するための設定は、図９に示す配布先設定画面５０で行う。
この配布先設定画面５０で承認文書毎に施行先を指定することで承認回覧中であっても承認文書毎に施行することができる。
【００１９】
このようにこの実施形態のワークフローシステムによれば、関連する複数の承認文書をまとめて回覧する場合、入力データが同じかあるいは類似する項目を共通項目として保持しておき、共通項目に対して、それぞれ別個に対応可能にタブ形式で施行先などの個別項目を管理することにより、１つづつの文書を個別に作成する手間を省くことができる。この結果、内容が同じあるいは類似する承認用の文書を、多数の人に効率よく回覧できる形態で管理できるようになる。
また、関連する複数の起案文書を１つのワークフローで承認回覧することにより、関連する文書を検索する手間が省け、承認処理の工数を削減することができる。さらに、ワークフロー数を削減できることから、ワークフローシステムヘの負荷を軽減できる。
上記のように、複数の関する案件をまとめてワークフロー回覧することにより、承認の煩雑性を改善するだけでなく、従来複数件のフローを生成していたが、案件をまとめて１つのワークフローで処理することによりサーバ１の負荷を軽減できる。
【００２０】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、文書の共通項目と個別項目とをそれぞれ切り替え可能に管理することで、内容がほほ同じ文書を、多数の人に効率よく回覧することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る一つの実施の形態のワークフローシステムの構成を示す図。
【図２】起案文書が一括起案箱に蓄積される様子を示す図。
【図３】３件の関連する起案文書が一括起案文書として管理される様子を示す図。
【図４】承認文書一覧画面を示す図。
【図５】データ入力画面を示す図。
【図６】一括承認用データを作成する処理を示すフローチャート。
【図７】個別の案件データを再構築する処理を示すフローチャート。
【図８】複数の起案文書がそれぞれに設定された施行先へ配布される様子を示す図。
【図９】承認回覧後に文書をどこへ配布するか、各文書毎に配布先を設定する画面を示す図。
【符号の説明】
１…サーバ、２…クライアント端末、３…ネットワーク、１１…文書管理機能、１２…起案決裁機能、１３…ＤＢ機能、１４…Ｗｅｂサーバ／アプリサーバ機能、１５…起案文書情報テーブル。

Claims (1)

1. 関連する複数の文書ファイルをまとめて配布先へ回覧するワークローシステムにおいて、
   前記複数の文書ファイルのうち内容がほぼ同一の文書ファイルの項目を共通項目として保持し、各文書ファイルの配布先を個別項目として保持する文書情報テーブルと、
   前記文書情報テーブルに保持されている共通項目に対して前記個別項目を切り替え可能に管理する文書管理手段と
   を具備したことを特徴とするワークフローシステム。

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