JP2008033782A - 業務管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】従業員に或る種の異動事由が発生した際に、会社における諸手続を統括的に実行する業務管理システムを提供する。
【解決手段】従業員利用端末から異動対象及び事由をサーバーに対して送信し、前記サーバーは、前記異動対象及び事由に基づき、手続絞り込みのために質問事項を選択して前記従業員利用端末に対して送信し、前記従業員利用端末に前記質問事項に対する回答を入力し、該回答を前記サーバーに対して送信し、前記サーバーは、前記回答に基づき、必要な手続及び帳票を選択して前記従業員利用端末に対して送信する業務管理システムである。前記サーバーには、従業員に関する人事関連情報ファイルが蓄積されていて、前記必要となる手続及び帳票を前記従業員利用端末装置に対して送信する際に、該人事関連情報ファイルのデータに基づき該手続及び帳票に予め該従業員に関する諸項目が記入されているようにすることも出来る。
【選択図】図１

Description

本発明は、業務管理システムに関し、具体的には会社における諸手続を統括的に実行する業務管理システムに関する。

例えば会社に所属する従業員は、会社に対して賃金の請求、福利厚生の便宜付与の請求等の手続、並びに会社を介して行政機関に対して税金の支払い、各種保険や年金等の支払い又はその請求等の手続を行っている。これらの手続には、従業員に関する種々のデータが書き込まれている。従って、これらのデータに異動事由が発生した場合には、その異動事由に関連する手続のデータを修正する必要がある。

これらの手続は実に多岐にわたり、或る一つの会社を例にとっても、１００種に近い又はそれ以上の種類の手続が規定されている。具体的には、会社毎に規定の仕方及びその内容は異なるが、一例を簡単に述べると、服務関連の手続では、例えば産前診断書提出、出産届書、育児休業申出書等がある。賃金関連では、例えば住所・家族申請書、通勤旅費申請書、物品輸送請求票等がある。人事関連の手続では、例えば改姓届、学位・国家資格取得届、休職届、公職就任・離任届、死亡診断書提出、退職願、復職願等がある。住宅関連の手続では、例えば、財形住宅貯蓄請求書、持ち家財形貯蓄請求書、社宅・寮の入居・退去届、社宅・寮の入居期間延長請求書、住宅助成金支給・変更申請書等がある。厚生関連の手続では、例えば遺児育英年金給付申請書、簡易保険団体扱加入申請書、共済会加入申請書兼会員異動票、慶弔共済金給付申請書兼領収書、災害共済金給付申請書、退職餞別金支給申請書、被保険者異動届、メンバーズカード利用申込書、メンバーズカード返納届等がある。健康保険関連の手続では、例えば遠隔地被保険者証交付願兼返納届、被扶養者異動届、健康保険任意継続被保険者申請書、被保険者（被扶養者）氏名変更届、分娩給付金申請書等がある。株式関連の手続では、例えば自社株持株会入会・退会届、株主住所変更届等がある。これらはほんの一例であり、実際には或る一社においても、これらの数倍から十倍近くの種類の手続きが規定されている。

一方、上記の手続が必要となる従業員又はその家族に関する異動事由には、一例を挙げると、出産、転勤、結婚、入社、職種変更、休職（公職）、休職（傷病）、復職、出向、退職（定年）、退職（選択定年）、退職（自己都合）、退職（解職）、退職（死亡）、災害被災、公職（就任・離任）、離婚、資格取得、住所変更等がある。これらはほんの一例であり、実際には或る一社の社内規定でも、これらの数倍の異動事由が規定されている。

従業員に関する１つの異動事由に起因して必要となる手続は実に多数にのぼり、各手続を行う相手先（手続を行う部署）も夫々異なっている。その結果、従業員は、上述のような異動事由が発生した時、どの部署に対し、どのような種類の手続を行えばよいか、その全体を把握することが非常に困難となっている。

また、会社側でも、従業員に種々の異動事由が発生した際に、どの従業員が、どの部署に対して所定の手続をすべきかを全体的に正確に把握することが非常に困難になっている。

尚、本発明者は、現時点で、このような会社における諸手続を統括的に実行し得る業務管理システムに関する先行する特許出願を承知していない。同様に、これに関するその他の文献も承知していない。

本発明は、斯かる事情に鑑みて、従業員に或る種の異動事由が発生した際に、会社における諸手続を統括的に実行する業務管理システムを提供することを目的とする。
本発明に係る業務管理システムは、会社における諸手続を統括的に実行する業務管理システムであって、サーバーと、前記サーバーに接続された従業員利用端末装置と、前記サーバーに接続された管轄部署利用の端末装置とを備え、前記従業員利用端末装置から従業員に関する異動事由を入力することにより、前記サーバーは該異動事由に関連して必要となる手続及び帳票を前記従業員利用端末装置に対して送信する。

更に、上述の業務管理システムでは、前記サーバーには、必要な手続を絞り込むための質問事項が蓄積されていて、該必要な手続を絞り込むための質問事項に対する回答に基づいて、前記サーバーは該異動事由に関連して必要となる手続及び帳票を特定するようにすることもできる。

更に、上述の業務管理システムでは、前記サーバーには、従業員に関する人事関連情報ファイルが蓄積されていて、前記必要となる手続及び帳票を前記従業員利用端末装置に対して送信する際に、該人事関連情報ファイルのデータに基づき該手続及び帳票に予め該従業員に関する諸項目が記入されているようにすることもできる。

更に、本発明に係る業務管理方法は、会社における諸手続を統括的に実行する業務管理方法であって、従業員利用端末から異動対象及び異動事由をサーバーに対して送信する段階と、前記サーバーは、前記異動対象及び異動事由に基づき、手続絞り込みのために質問事項を選択して前記従業員利用端末装置に対して送信する段階と、前記従業員利用端末装置に前記質問事項に対する回答を入力し、該回答を前記サーバーに対して送信する段階と、前記サーバーは、前記回答に基づき、必要な手続及び帳票を選択して前記従業員利用端末装置に対して送信する段階とを含む。

更に、本発明に係る業務管理方法では、前記サーバーには、従業員に関する人事関連情報ファイルが蓄積されていて、前記必要となる手続及び帳票を前記従業員利用端末装置に対して送信する際に、該人事関連情報ファイルのデータに基づき該手続及び帳票に予め該従業員に関する諸項目が記入されているようにすることもできる。

本発明によれば、従業員に或る種の異動事由が発生した際に、会社における諸手続を統括的に実行する業務管理システムを提供することが出来る。

以下、本発明に係る会社における諸手続を統括的に実行する業務管理システムの実施形態に関し、添付の図面を参照しながら詳細に説明する。なお、図面中、同じ要素に対しては同じ符号を用いて重複した説明を省略する。

［システム概要］
図１は、本実施形態に係る業務管理システム１のシステム概要を示す図である。このシステムは、システム全体を管理するサーバー２と、従業員利用のシステム３と、各業務管轄部署のシステム４、５とを備えている。

サーバー２は、コンピュータ機能及び必要な情報を蓄積するファイル機能（図示せず）を有し、このファイル機能には、少なくとも
(1)従業員に関する人事関連情報ファイル、
(2)必要な手続を絞り込むための質問事項ファイル、
(3)各種の手続及び帳票ファイル、
が含まれている。

図１の従業員利用のシステム３は例示であり、１台に限定されない。従業員の数に応じて複数台のシステムを用意することが出来る。従業員利用のシステム３は、サーバー２に回線１８を介して接続された従業員利用端末装置６と、この従業員利用端末装置６に接続されたプリンタ７とを有し、その他必要に応じてファクシミリ８、電話９等を有している。この従業員利用端末装置６は、電子メールの送受信も可能となっている。

各業務管轄部署のシステム４、５は、例えば、賃金関連業務では経理部門であり、人事関連業務では勤労部門であり、住宅関連業務、厚生関連業務及び健康保険業務では庶務部門であったりする。部署数は、図１に示すように二部門に限定されない。更に、１つの異動事由に対して管轄部署が１又は２以上である場合、或いは１つの必要となる手続に対して管轄部署が１又は２以上である場合が想定される。

各業務管轄部署のシステム４は、サーバー２に回線１９を介して接続された管轄部署端末１０と、この端末に接続されたプリンタ１１とを有し、その他必要に応じてファクシミリ１３、電話１２等を有している。この管理部署端末１０は、電子メールの送受信も可能となっている。

業務の管轄部署５も同様に、管轄部署端末１４、プリンタ１５、ファクシミリ１７、電話１６等を有し、この管轄部署端末１４も、電子メールの送受信も可能となっている。

従業員利用のシステム３のファクシミリ８は、回線２０を介して各業務管轄部署のシステム４、５のファクシミリ１３、１７と相互に送受信可能である。同様に、従業員利用のシステム３の電話９は、電話回線２１を介して各業務管轄部署のシステム４、５の電話１２、１６と相互に送受信可能である。

図２を用いて、業務管理システム１の業務のフローに関して説明する。図２は、従業員利用端末装置６とシステムを管理するサーバー２の処理のフローを対応させて説明する図であり、ここで、図２(A)は従業員利用端末装置６おける処理のフローであり、図２(B)はサーバー２における処理のフローである。

まず、基本的な業務のフローについて説明する。異動事由が発生した従業員は、従業員利用端末装置６から、自分の氏名、識別記号（ＩＤ）等を入力し、回線１８を介してサーバー２に対して送信する（図２(A)ステップＳ３０）。サーバー２は、上述したように従業員に関する人事関連情報ファイルを有しており、受信した氏名、ＩＤ等からその会社の従業員であることを確認した後、その従業員の人事データを読み込む（図２(B)ステップＳ５０）。好ましくは、この人事データは、最終段階でその従業員のために用意された手続・帳票類の本籍、住所、氏名、ＩＤ番号、年齢、所属部署等の記入欄に予めデフォルトで記入するために利用される。

次に、従業員は、従業員利用端末装置６において、本出願人開発の業務管理システム用のアプリケーションソフトウェアである社内名称「異動手続ナビゲーション・システム」（「異動ナビ・システム」とも略称する。）を起動する（ステップＳ３１）。これに対応して、サーバーシステム２でも、異動ナビ・システムが起動される（ステップＳ５１）。

図３は、異動ナビ・システムにおいて、従業員利用端末装置６のモニタに表示される異動対象６０及び異動事由６１の入力画面の例である。従業員は、従業員利用端末装置６のキーボード、マウス等の入力装置を使用して、異動対象６０のダイアログボックスに従業員本人、配偶者、子供又は両親等をクリックして入力する。更に、異動事由６１のダイアログボックスに出産、転勤、結婚、入社、職種変更、休職等をクリックして入力する。この例では、異動対象は「自分」であり、異動事由は「結婚」である場合を説明する。なお、入力情報はこれら二つに限定されない。入力情報として追加的に異動内容内訳等の情報を入力できるようにして、その後の処理の範囲を狭めることにより、これ以降のジョブを軽減することが出来る。これらの入力情報が、サーバー２に送信される（ステップＳ３２）。サーバー２は、これら異動対象６０、異動事由６１のデータを受信する（ステップＳ５２）。

サーバー２は、必要となる手続を絞り込むため、受信した異動対象６０及び異動事由６１に基づき、予めサーバーに蓄積されている質問事項の中から必要となるものを選択し、従業員利用端末装置６に向けて送信する（ステップＳ５３）。従業員利用端末装置６は、これらの質問事項を受信してモニタに表示する（ステップ３３）。質問事項は、異動対象が「自分」で異動事由が「結婚」の場合、例えば「該当のご家族を健康保険の被扶養者に加えますか、または外しますか」、「改姓しますか」、「定期積立金の口座のマル優の届出住所、氏名に変更がありますか」等がある。図４は、これらの質問事項の表示画面の一例である。

従業員は、従業員利用端末装置６のモニタで質問事項の画面表示を見ながら、回答欄６２から「はい」又は「いいえ」を選択して回答する。全ての質問事項に対する回答を入力したら、その回答をサーバー２に対して送信する（ステップ３４）。サーバー２は、質問事項に対する回答を受信する（ステップ５４）。

サーバー２は、受信した回答に基づいて、予め蓄積されている各種の手続及び帳票ファイルの中から、必要な手続及び帳票を選択して読み込み、これらを従業員利用端末装置６に対して送信する（ステップ５５）。従業員利用端末装置６は、これら必要な手続及び帳票を受信して、モニタに表示する（ステップ３５）。必要な手続及び帳票としては、例えば、改姓届、社員証再発行願兼作成依頼書、社員証返却、健康保険被保険者（被扶養者）氏名変更届、健康保険被保険者異動届、一般財形貯蓄異動届等がある。図５は、これら必要な手続及び帳票の一覧の表示画面である。これらの手続・帳票を行うべき部署として、表示画面中に各手続及び帳票に対して提出箇所（主管）６３が表示されている。従業員は、この段階で、各手続及び帳票をクリックすることにより、一つ一つの手続・帳票の詳細を知ることが出来る。

次の従業員利用端末装置６における処理ステップＳ３６〜Ｓ３７及びこれに対応するサーバー２の処理ステップＳ５６〜Ｓ５７は必須な処理でなく、任意なものであることを承知されたい。従って、この業務管理システム１の業務は、これらのステップを省略してその後の処理に進むことも出来る。

異動ナビ・システムに対して最初からあらゆる従業員の異動事由を予想してプログラム化し、必要な手続・帳票を全て蓄積しておくことは難しい。従って、日々の従業員からの異動手続の処理を通して、質問事項を修正し、不足の手続・帳票を補充してサーバー２に蓄積して、異動ナビ・システムを日進月歩より良いシステムに改良する手段を備えておくことが重要である。この改良手段として、従業員が従業員利用端末装置６から、今回の異動手続に関して、この異動ナビ・システムでは入力（報告）出来なかった連絡事項、従来無かった異動事由のようなこの異動ナビ・システムが予想していない異動事由に関する連絡事項、或いは異動事由に関連して生じた疑問、相談事項等を入力し、サーバー２に対して送信する（ステップＳ３６）。図６は、従業員利用端末装置６のモニタに表示された、連絡・相談事項の入力画面の一例である。連絡・相談事項の欄６４に、１００文字程度で連絡相談事項を記入して、サーバー２に対して送信する。

サーバー２には、各管轄部署宛のこれら連絡・相談事項が蓄積され、管轄部署の担当者は管理部署端末１０、１４を介して自分の部署宛の連絡・相談事項を把握する。この連絡・質問事項を検討する過程において、異動ナビ・システムのサーバーに蓄積された質問事項を修正し、不足の手続・帳票を補充して、より良いシステムに改良することが出来る。併せて、担当者は、ステップ５５で先に送信した必要な手続及び帳票を見直し、必要ならばこれに対して修正を入力し、再度、サーバー２に対して必要な手続及び帳票を従業員利用端末装置６に対して送信するように指示する（ステップＳ５７）。従業員利用端末装置６は、修正された手続及び帳票の一覧を受信して、これをモニタに表示する（ステップＳ３７）。

従業員は、ステップ３５で表示された必要な手続及び帳票の一覧又はステップ３７で表示された修正された手続及び帳票の一覧を見ながら、各手続又は帳票を順にクリックする。クリックされた手続・帳票は、モニタにその詳細が表示される（ステップ３８）。通常は、その手続・帳票をプリンタ７から紙出力する。図７は、このようにして紙出力された改姓届の一例である。

しかし、既に電子帳票化されている手続・帳票に関しては、従業者利用端末装置６を使用して、その手続・帳票をクリックして画面表示する。図８は、このようにして画面表示された改姓届の一例である。これに必要事項を入力し、サーバー２に対して送信することが出来る（ステップＳ３９）。必要に応じて、電子認証、電子透かし等の技術を利用してもよい。サーバー２は、この電子帳票を受信し、蓄積する（ステップＳ５８）。管轄部署の担当者は、管理部署端末１０、１４からこれにアクセスし、審査等することが出来る。

以上説明した内容は、原則的な業務管理システムであり、電子化が進んだ状況下でのシステムである。しかし、システム開発時においては電子化が未達成の部分が有ったり、或いは休職願（病気休職）の場合に医師の診断書の提出等の電子化にそぐわない処理工程が有っても、上記システムは基本的には実行可能である。電子化がされていない部分の処理に関しては、ファクシミリ８，１３，１７を相互に利用し、或いは電話９，１２，１６を相互に利用し、この部分の処理を実行することが出来る。また、電子メールの利用も可能である。

現段階では、このように部分的に電子化されていない処理工程を残しているが、本業務管理システムは全体としては有効に機能して、
(1)従業員は、異動事由が発生した時、どの部署に対し、どのような種類の手続を行えばよいか、その全体を容易に把握することができ、
(2)会社側も、従業員に異動事由が発生した際に、どの部署に対して所定の手続をすべきかを全体的に正確に把握することができる。

更に、最終的には、全ての手続・帳票が電子化され、図１で従業員が従業員利用端末装置６から異動事由等を入力すると、サーバー２が必要な電子化手続・帳票をその従業員に対して返信し、この電子化手続・帳票の所定の事項を記入してサーバー２に対して送信すると、各手続・帳票はその管轄部署端末１０，１４に送信されて担当者のチェック・承認を受けられるよう計画されている。このような段階になっても、ステップ３６，３７，５６，５７で説明した連絡・質問を通して、時と共に変化する必要な手続・帳票類に合わせて、本システムを更に改良することが出来る。

図１は、本発明の一実施形態に係る業務管理システムのシステム概要を示す図である。 図２は、従業員利用の端末装置とシステムを管理するサーバー装置の処理のフローを対応させて説明する図である。ここで、図２(A)は従業員利用端末装置おける処理のフローであり、図２(B)はサーバーにおける処理のフローである。 図３は、図１のシステムで実行される異動手続ナビゲーション・システムにおいて、従業員利用端末装置のモニタに表示される異動対象及び異動事由の入力画面の例である。 図４は、図１のシステムで実行される異動手続ナビゲーション・システムにおいて、従業員利用端末装置のモニタに表示される手続絞り込みのための質問の表示画面の例である。 図５は、図１のシステムで実行される異動手続ナビゲーション・システムにおいて、従業員利用端末装置のモニタに表示される必要な手続及び帳票の一覧を表示する画面の一例である。 図６は、図１のシステムで実行される異動手続ナビゲーション・システムにおいて、従業員利用端末装置のモニタに表示される連絡・相談事項の入力画面の一例である。 図７は、改姓届を紙出力した一例である。 図８は、図７と同様の改姓届を電子帳票として画面表示した一例である。

符号の説明

１：業務管理システム、 ２：サーバー、 ３：従業員利用のシステム、 ４，５：各業務管轄部署のシステム、 ６：従業員利用端末装置、 ７，１１，１７：プリンタ、 ８，１３，１７：ファクシミリ、 ９，１３，１６：電話、 １８，１９，２０，２１：回線、

Claims (5)

1. 会社における諸手続を統括的に実行する業務管理システムにおいて、
   サーバーと、
   前記サーバーに接続された従業員利用端末装置と、
   前記サーバーに接続された管轄部署利用の端末装置とを備え、
   前記従業員利用端末装置から従業員に関する異動事由を入力することにより、前記サーバーは該異動事由に関連して必要となる手続及び帳票を前記従業員利用端末装置に対して送信する、業務管理システム。
2. 請求項１に記載の業務管理システムにおいて、
   前記サーバーには、必要な手続を絞り込むための質問事項が蓄積されていて、該必要な手続を絞り込むための質問事項に対する回答に基づいて、前記サーバーは前記異動事由に関連して必要となる手続及び帳票を特定する、業務管理システム。
3. 請求項１に記載の業務管理システムにおいて、
   前記サーバーには、従業員に関する人事関連情報ファイルが蓄積されていて、前記必要となる手続及び帳票を前記従業員利用端末装置に対して送信する際に、該人事関連情報ファイルのデータに基づき該手続及び帳票に予め該従業員に関する諸項目が記入されている、業務管理システム。
4. 会社における諸手続を統括的に実行する業務管理方法において、
   従業員利用端末から異動対象及び異動事由をサーバーに対して送信する段階と、
   前記サーバーは、前記異動対象及び異動事由に基づき、手続絞り込みのために質問事項を選択して前記従業員利用端末装置に対して送信する段階と、
   前記従業員利用端末装置に前記質問事項に対する回答を入力し、該回答を前記サーバーに対して送信する段階と、
   前記サーバーは、前記回答に基づき、必要な手続及び帳票を選択して前記従業員利用端末装置に対して送信する段階とを含む、業務管理方法。
5. 請求項４に記載の業務管理方法において、
   前記サーバーには、従業員に関する人事関連情報ファイルが蓄積されていて、前記必要となる手続及び帳票を前記従業員利用端末装置に対して送信する際に、該人事関連情報ファイルのデータに基づき該手続及び帳票に予め該従業員に関する諸項目が記入されている、業務管理方法。
   
   

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