JP2005250685A - 画像形成装置、その制御方法、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ＭＦＰなどの画像形成装置において、１つに纏められたドキュメントを従来よりも容易に再利用できるようにする。
【解決手段】画像形成装置１に、１つまたは複数のドキュメントのファイル７０を記憶するボックス５０と、印刷対象とする複数のドキュメントを示すドキュメント指定情報７１を受け付けるドキュメント指定受付部１０２と、ドキュメント指定情報７１に示される複数のドキュメントを１つのジョブによって印刷するための印刷データ７２を、ボックス５０に格納されているファイル７０に基づいて生成する印刷データ生成部１０４と、生成された印刷データ７２に基づいてドキュメント指定情報７１に示される複数のドキュメントを一括して印刷する印刷処理部１０５と、生成された印刷データ７２をファイル７０に変換するドキュメントデータ変換部１０６と、変換されたファイル７０をボックス５０に記憶させる変換指示受付部１０８と、を設ける。
【選択図】図３

Description

本発明は、パーソナルボックスのようなユーザごとの記憶領域を有するＭＦＰなどの画像形成装置に関する。

近年、ハードディスクのような大容量の記憶装置を備えた画像形成装置が普及し始めている。また、ボックス機能などと呼ばれる機能が備わった画像形成装置も普及し始めている。係る機能によると、ユーザごとに「パーソナルボックス」などと呼ばれる記憶領域を設けることができる。そして、各ユーザは、自分の画像データまたは文書データなどのドキュメントデータを自分のパーソナルボックスに保存しておくことができる。そのほか、スキャナ、ＦＡＸ、プリンタ、およびネットワーク接続などの機能が備わるなど、画像形成装置はますます多機能化している。このような多機能な画像形成装置は、複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれることもある。

画像形成装置は、上記のように多機能化するのに伴って、パーソナルコンピュータなどの端末装置と連携して用いられる機会が多くなった。例えば、パーソナルボックスは、ユーザが端末装置で作成したドキュメント（書類）の画像データや、画像形成装置がＦＡＸ受信したファクシミリ画像の画像データ、ＦＡＸ送信したファクシミリ画像の画像データ、スキャンした原稿の原稿画像の画像データなど、様々なデータを保存するために用いられるようになった。

このように、画像形成装置はドキュメントサーバの役割を果たすようになり、パーソナルボックスには様々なドキュメントのデータが蓄積されるようになったので、これらのドキュメントを編集または加工するなどして利用したいという要望が高まっている。例えば、パーソナルボックスに蓄積されたドキュメントの中から必要なものを取り出して結合させ、１つに纏めて印刷したいという要望がある。

そこで、特許文献１に記載されるような方法が提案されている。係る方法によると、ボックスに格納されている複数の文書を結合して１つのジョブに纏めることができる。
特開２００３−８４９４１号公報

ところで、最近は、情報の共有化がますます進み、パーソナルボックスに保存されているドキュメントのデータを複数のユーザ同士でより便利に使用できるようにしたいという要望が高まっている。例えば、複数の社員が共同して作業を行うような場合は、上記のように複数のドキュメントを１つに纏めたものを再編集しまたは各人の端末装置で用いたい、という要望がある。

しかし、従来の方法では、再編集する場合は、必要なドキュメントを最初から指定し直さなければならない。また、各人の端末装置で使用できるようにするためには、特許文献１に記載される方法を用いるのではなく、アドビシステムズ社のアクロバットなどのアプリケーションソフトなどを用いて複数のドキュメントを１つに纏めたデータを作成しなければならない。

このように、従来は、パーソナルボックスに保存されているドキュメントを１つのジョブに纏めて印刷することはできたが、纏められたドキュメントを容易に再利用することができなかった。

本発明は、上記のような問題点に鑑み、１つに纏められたドキュメントを従来よりも容易に再利用できるようにすることを目的とする。

本発明に係る画像形成装置は、１つまたは複数のドキュメントのドキュメントデータを記憶する記憶手段と、印刷対象とする複数のドキュメントの指定を受け付ける指定受付手段と、指定された複数のドキュメントを１つのジョブによって印刷するための印刷データを、前記記憶手段に格納されている当該指定された複数のドキュメントのそれぞれのドキュメントデータに基づいて生成する印刷データ生成手段と、前記印刷データ生成手段によって生成された前記印刷データに基づいて前記指定された複数のドキュメントを一括して印刷する印刷手段と、前記印刷データ生成手段によって生成された前記印刷データをドキュメントデータに変換するデータ変換手段と、前記データ変換手段によって変換されたドキュメントデータを前記記憶手段に記憶させるデータ記憶制御手段と、を有することを特徴とする。

好ましくは、前記画像形成装置の代わりにまたは前記画像形成装置とともに、前記データ変換手段によって変換されたドキュメントデータを外部の装置に送信するデータ送信手段を有する。

または、前記指定受付手段は、印刷対象とする複数のドキュメントの指定とともに当該ドキュメントの順番の指定を受け付け、前記印刷データ生成手段は、指定された順番に並んで前記指定された複数のドキュメントが印刷されるように前記印刷データを生成する。

または、前記印刷手段および前記データ変換手段は、前記印刷データ生成手段によって生成された、同じ１つの前記印刷データについて、それぞれの処理を互いに並行して実行する。

または、前記データ記憶制御手段は、前記データ変換手段によって変換されたドキュメントデータを前記記憶手段に記憶させる処理を、前記印刷手段が当該ドキュメントデータの元である前記印刷データに基づいて印刷を行いかつユーザから処理の開始の指示を受け付けた後で実行する。

ドキュメントが１枚または複数枚のシートからなる場合は、次のように処理を行う。前記指定受付手段は、印刷対象とする１枚または複数枚のシートの指定を受け付ける。前記印刷データ生成手段は、指定された１枚または複数枚のシートを１つのジョブによって印刷するための印刷データを、前記記憶手段に記憶されている当該指定された１枚または複数枚のシートの含まれるそれぞれのドキュメントのドキュメントデータに基づいて生成する。

本発明によると、１つに纏められたドキュメントを従来よりも容易に再利用することができる。

〔第一の実施形態〕
図１はネットワークシステム１００の全体的な構成の例を示す図、図２は画像形成装置１のハードウェア構成の例を示す図、図３は第一の実施形態における画像形成装置１の機能的構成の例を示す図、図４はドキュメント指定画面ＨＧ１の例を示す図である。

ネットワークシステム１００は、図１に示すように、本発明に係る画像形成装置１、１台または複数台の端末装置２、および通信回線３などによって構成される。画像形成装置１と端末装置２とは、通信回線３によって互いに接続されている。通信回線３として、インターネット、ＬＡＮ、公衆回線、または専用線などが用いられる。通信プロトコルとして、ＴＣＰ／ＩＰ、ＦＴＰ、ＳＭＴＰ、またはＰＯＰ３などが用いられる。

画像形成装置１として、例えば、コピー、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの機能を集約した複合機が用いられる。このような複合機は、ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）と呼ばれることもある。または、ＵＮＩＸ（登録商標）サーバまたはいわゆるＰＣサーバなどのサーバ機を用いることもできる。以下、画像形成装置１として、複合機（ＭＦＰ）を用いた場合を例に説明する。

「ドキュメントサーバ」は、ユーザごとにパーソナルボックスを与えておき、各ユーザが自分のパーソナルボックスによって画像ファイルなどのドキュメントデータを保存し管理するための機能である。「ボックス機能」などと呼ばれることもある。「パーソナルボックス」は、ドキュメントデータなどを蓄積（保存）しておくための記憶領域であり、パーソナルコンピュータにおける「フォルダ」または「ディレクトリ」に相当する。以下、パーソナルボックスを単に「ボックス」と記載する。

端末装置２には、ワープロソフト、表計算ソフト、ＤＴＰ（Desktop Publishing）ソフト、またはＣＧ（Computer Graphics）ソフトなどのドキュメントの作成用のアプリケーションソフト、Ｗｅｂブラウザ、および画像形成装置１のドライバなどがインストールされている。端末装置２として、パーソナルコンピュータまたはワークステーションが用いられる。

ネットワークシステム１００のユーザは、画像形成装置１のドキュメントサーバ機能を様々な目的に使用することができる。例えば、スキャナ機能またはＦＡＸ機能などによって取得されたドキュメントデータを自分のボックスに保存しておき、必要に応じて自分の端末装置２にダウンロードすることができる。または、ＦＡＸ送信を行い、用紙への印刷（プリントアウト）を行い、または他のユーザとドキュメントデータを共用するために、端末装置２で作成したデータや画像形成装置１でスキャンして得た画像データなどをドキュメントデータとして自分のボックスに保存しておくことができる。

画像形成装置１は、図２に示すように、ＣＰＵ１ａ、ＲＡＭ１ｂ、ＲＯＭ１ｃ、制御用回路１ｄ、不揮発性メモリ１ｅ、磁気記憶装置（ＨＤＤ）１ｆ、画像入力装置１ｇ、画像出力装置１ｈ、操作表示装置１ｊ、通信装置１ｋ、および外部インタフェース１ｍなどによって構成される。

画像入力装置１ｇは、原稿台、ＣＣＤなどのイメージセンサ、および原稿自動送り装置などによって構成されており、原稿の用紙の原稿面の画像を光学的に読み取って電子データに変換して画像データを生成する。つまり、スキャナ装置である。画像出力装置１ｈは、印刷データに基づいて所定の用紙に画像を印刷する、レーザタイプまたはインクジェットタイプの印刷装置（プリンタ、エンジン）である。

操作表示装置１ｊは、画像形成装置１のユーザのためのユーザインタフェースであって、液晶ディスプレイおよび操作パネルなどによって構成される。液晶ディスプレイは、操作画面または設定画面などを表示する。操作パネルは、テンキー、スタートボタン、カーソルキー、およびユーティリティボタンなどのボタンまたはキーを有する。操作表示装置１ｊとして、タッチパネルを用いてもよい。

通信装置１ｋは、通信回線３を介して端末装置２などとデータのやり取りを行うための装置である。通信装置１ｋとして、ＮＩＣ（Network Interface Card）、モデム、またはＮＣＵ（Network Control Unit）などが用いられる。外部インタフェース１ｍは、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）またはＲＳ−２３２Ｃなどのインタフェースであって、デジタルカメラなどの周辺機器を接続するために用いられる。端末装置２を接続することもできる。

不揮発性メモリ１ｅは、ＥＥＰＲＯＭまたはフラッシュメモリなどのように書換え可能でありかつ不揮発性であるメモリである。ＲＯＭ１ｃは、読出し専用のメモリである。一般に、ＲＯＭは不揮発性メモリに含まれるが、本実施形態では、ＥＥＰＲＯＭまたはフラッシュメモリなどとＲＯＭとを区別し、前者を「不揮発性メモリ１ｅ」と記載し後者を「ＲＯＭ１ｃ」と記載する。

ＣＰＵ１ａおよび制御用回路１ｄは、画像形成装置１を構成する各部の制御を行う。つまり、ＣＰＵ１ａおよび制御用回路１ｄは、画像形成装置１全体を制御する制御部であると言える。

ＲＡＭ１ｂは、外部から受信した画像データまたは画像入力装置１ｇによって取得された画像データを一時記憶するための画像メモリおよびプログラムの実行のためのワークメモリとして用いられる。

磁気記憶装置１ｆには、オペレーティングシステム（ＯＳ）およびファームウェアなどのプログラムおよびデータなどが記憶される。ファームウェアには、コピー、プリンタ、スキャナ、ＦＡＸ、またはドキュメントサーバなどの各機能すなわち画像形成装置１の基本機能に係る処理を実行するためのプログラムが含まれている。例えば、画像形成装置１を構成する各ハードウェアの基本制御のためのプログラムおよび画像データの圧縮および復号のためのプログラムなどが含まれている。

そのほか、磁気記憶装置１ｆには、端末装置２のＷｅｂブラウザと情報の送受信を行うためのＣＧＩ（Common Gateway Interface）プログラム、電子メールの送信用のプログラム、および図３に示すユーザ別データ記憶部１０１、ドキュメント指定受付部１０２、印刷指示受付部１０３、印刷データ生成部１０４、印刷処理部１０５、ドキュメントデータ変換部１０６、ドキュメントデータ仕分部１０７、および変換指示受付部１０８などの機能を実現するためのプログラムが記憶されている。

これらのプログラムまたはデータは必要に応じてＲＡＭ１ｂにロードされ、ＣＰＵ１ａによってプログラムが実行される。磁気記憶装置１ｆに記憶される一部または全部のプログラムは、ＲＯＭ１ｃまたは不揮発性メモリ１ｅに記憶されていてもよい。または、図３に示す機能の一部または全部を、プロセッサ（制御用回路１ｄ）によって実現するようにしてもよい。

以下、ネットワークシステム１００のユーザであるユーザＭ１が自分のパーソナルボックスの中から必要なドキュメント（書類）を１つに纏めて画像形成装置１に印刷させる場合を例に、画像形成装置１の処理内容などについて説明する。

図３において、ユーザ別データ記憶部１０１は、ユーザ（ユーザＭ１、Ｍ２、…）ごとにボックス５０を設け、これらのボックス５０およびそれに記憶（格納）されるデータの管理を行う。ユーザは、自分のボックス５０にドキュメントのデータを格納して保存しておくことができる。例えば、ユーザＭ１のボックス５０には、５つのドキュメントＡ〜Ｅのデータとしてファイル７０Ａ〜７０Ｅが格納されている。なお、各ファイル７０Ａ〜７０Ｅを区別せずに単に「ファイル７０」と記載することがある。これらのファイル７０は、次のようにしてユーザＭ１のボックス５０に格納される。

ユーザＭ１は、自分の端末装置２にインストールされているアプリケーションソフトを使用するなどして、文書、図表、イラスト、および写真などによって構成されるドキュメントを作成する。作成したドキュメントをボックス５０に格納すべき旨のコマンドを端末装置２に入力する。すると、端末装置２は、そのドキュメントのアプリケーションデータを画像形成装置１のページ記述言語に対応するデータに変換することによって、ファイル７０を生成する。そして、生成されたファイル７０を、ユーザＭ１のボックス５０に格納すべき指令とともに画像形成装置１に送信する。

または、アプリケーションデータをページ記述言語に変換することなく、そのままファイル７０として送信してもよい。ただし、この場合は、画像形成装置１に、そのアプリケーションデータを画像化するためのソフトウェア（例えば、ビューア）をインストールしておく必要がある。ユーザＭ１が画像形成装置１においてドキュメントの印刷またはＦＡＸ送信を行った後に、これらの処理に使用したドキュメントのデータをファイル７０としてユーザＭ１のボックス５０に残すようにしてもよい。

画像形成装置１において、外部のＦＡＸ端末などからユーザＭ１を宛て先として送信されてきたファクシミリ画像のデータをファイル７０としてユーザＭ１のボックス５０に格納しておいてもよい。ユーザＭ１が画像入力装置１ｇ（図２参照）に読み取らせた原稿の画像データをファイル７０として格納しておいてもよい。この場合は、ユーザＭ１は、予め、操作表示装置１ｊを操作して画像形成装置１にログオンするなどして、画像形成装置１にユーザ名を知らせておく必要がある。

ドキュメント指定受付部１０２は、印刷対象とするドキュメントの指定を受け付ける。ユーザＭ１は、例えば、次のようにして印刷対象の指定を画像形成装置１に与える。

まず、自分の端末装置２のＷｅｂブラウザに所定のＵＲＬを入力し、画像形成装置１にログオンする。すると、端末装置２には、図４に示すようなドキュメント指定画面ＨＧ１が表示される。ドキュメント指定画面ＨＧ１の左方には、ユーザＭ１のボックス５０に格納されているドキュメントごとのボタンＢＴ０が配置される。さらに、各ボタンＢＴ０のすぐ下には、各ドキュメントを構成するページまたはシート（以下、単に「シート」と記載する。）ごとのボタンＢＴ１が配置される。ボタンＢＴ０は印刷対象とするドキュメントを選択するためのボタンであり、ボタンＢＴ１は印刷対象とするシートを選択するためのボタンである。つまり、ドキュメントに含まれるすべてのシート（全ページ）を印刷対象とする場合はボタンＢＴ０をクリックすればよいし、一部のシートを印刷対象とする場合はボタンＢＴ１をクリックすればよい。

ユーザＭ１は、印刷対象のドキュメントまたはシートに対応するボタンＢＴ０、ＢＴ１を、印刷したい順つまり印刷対象を１つのドキュメントに纏めた際のページ順にクリックしていく。すると、印刷対象リストＬＴに、そのドキュメントおよびシートを示す名前が次々と追加されていく。なお、図４において、例えば「ドキュメントＡ−１」という表示は、ドキュメントＡの第１ページ目のシート、を意味する。

印刷対象でないシートを誤って印刷対象リストＬＴに追加した場合は、印刷対象リストＬＴよりその名前を選択して削除ボタンＢＴ２をクリックすればよい。印刷対象リストＬＴに追加されたシートの順番を変更したい場合は、ボタンＢＴ３、ＢＴ４を用いて印刷対象リストＬＴ内の名前を並べ替えればよい。

印刷対象のドキュメントのシートおよびその印刷順が決まったら、ＯＫボタンＢＴ５をクリックする。すると、端末装置２は、印刷対象リストＬＴの内容をドキュメント指定情報７１として画像形成装置１に送信する。そして、ドキュメント指定受付部１０２は、ドキュメント指定情報７１を受け付ける。

また、操作表示装置１ｊ（図２参照）の液晶ディスプレイにも、ドキュメント指定画面ＨＧ１と同様の画面が表示される。ユーザＭ１は、端末装置２の場合と同様の操作を行って印刷対象の指定を行うことができる。

図３に戻って、印刷データ生成部１０４は、ドキュメント指定情報７１に示されるドキュメントのシートを１つのジョブとして印刷するための印刷データ７２を生成する。例えば、図４の印刷対象リストＬＴのように５つのシートＡ−１、Ｂ−１、Ｃ−２、Ａ−２、Ｃ−１が示される場合は、ファイル７０Ａ、７０Ｂ、および７０Ｃより、これらのシートのデータを抽出し、ページ順がＡ−１、Ｂ−１、Ｃ−２、Ａ−２、Ｃ−１になるように印刷データ７２を生成する。つまり、印刷指示受付部１０３は、ボックス５０に格納されている各ドキュメントから必要なシートを取り出して１つのドキュメントに纏める、という編集または加工の処理を行っていると言える。

印刷指示受付部１０３は、端末装置２または操作表示装置１ｊより、印刷を開始すべき旨の指令である印刷開始指令Ｒ１を受け付ける。すると、印刷処理部１０５は、印刷データ生成部１０４によって生成（加工）された印刷データ７２に基づいて印刷を行い、ユーザの指定に基づいて新たに加工（編集）されたドキュメントの印刷物を出力する。

変換指示受付部１０８は、端末装置２または操作表示装置１ｊより、データ変換処理を開始すべき旨の指令である変換開始指令Ｒ２を受け付ける。すると、ドキュメントデータ変換部１０６は、印刷データ生成部１０４による加工処理によって１つに纏められたドキュメントのデータ（印刷データ７２）を、ボックス５０に格納しておくためのデータ形式のデータに変換する。例えば、アドビシステムズ社のＰＤＦフォーマットのファイルに変換する。または、ＴＩＦＦのような汎用の画像フォーマットのファイルまたは画像形成装置１のページ記述言語のファイルに変換してボックス５０に格納しておいてもよい。

ドキュメントデータ仕分部１０７は、変換によって得られたファイルをファイル７０としてユーザＭ１のボックス５０に格納しておく。この際に、ファイル７０にドキュメント名（例えば、「ドキュメントＦ」）を付けておく。このように、ＰＤＦフォーマットのファイルに変換してボックス５０に格納（保存）しておくことによって、加工（編集）したドキュメントの電子データを画像形成装置１および端末装置２において容易に再利用することができる。

ドキュメント指定情報７１、印刷開始指令Ｒ１、および変換開始指令Ｒ２は、例えば、次に説明するタイミング１、２のうちのいずれかのタイミングで端末装置２または操作表示装置１ｊから画像形成装置１に与えられる。

タイミング１：端末装置２などは、図４のドキュメント指定画面ＨＧ１のＯＫボタンＢＴ５がクリックされると、印刷対象リストＬＴの内容すなわちドキュメント指定情報７１とともに印刷開始指令Ｒ１、変換開始指令Ｒ２を送信する。つまり、３つを同時に送信する。この場合は、画像形成装置１では、印刷処理部１０５による印刷物の出力処理と、ドキュメントデータ変換部１０６およびドキュメントデータ仕分部１０７によるデータの変換処理およびボックス５０へのファイルの仕分処理とが、並行して実行される。

タイミング２：端末装置２などは、ドキュメント指定画面ＨＧ１のＯＫボタンＢＴ５がクリックされると、ドキュメント指定情報７１とともに印刷開始指令Ｒ１のみを送信する。すると、画像形成装置１では、まず、印刷処理部１０５による印刷物の出力処理が実行される。ユーザＭ１は、１つに纏められたドキュメントの印刷物が正しく加工（編集）されているか否かをチェックし、問題がなければ端末装置２などに所定のコマンドを入力する。例えば、印刷対象のドキュメント（シート）が過不足なく印刷されているか、ページ順に誤りはないか、などをチェックする。すると、端末装置２などから変換開始指令Ｒ２が送信され、ドキュメントデータ変換部１０６およびドキュメントデータ仕分部１０７によるデータの変換処理およびボックス５０へのファイルの仕分処理が実行される。印刷物が正しく加工（編集）されていない場合は、ユーザＭ１は、変換をキャンセルするコマンドを入力する。

なお、タイミング２において、印刷開始指令Ｒ１が受信されたときに、印刷物の出力処理と並行してデータの変換処理を実行するようにしてもよい。そして、その後、変換開始指令Ｒ２が受信されたときに、変換処理によって得られたファイル７０をボックス５０に格納（仕分）するようにしてもよい。

いずれのタイミングで処理を行うのかは、ユーザが設定できるようにしてもよい。例えば、ドキュメント指定画面ＨＧ１または他の画面において、いずれかを選択できるようなメニューを用意しておいてもよい。または、ドキュメント指定画面ＨＧ１において、データの変換処理が必要か否かの選択を、印刷対象の指定とともに行うことができるようにしてもよい。

図５は第一の実施形態における画像形成装置１の処理の流れの例を説明するフローチャートである。次に、ボックス５０に格納されている複数のドキュメントの中から必要なドキュメントまたはその一部であるシートを抽出し、１つのジョブとして印刷する際の画像形成装置１の処理の流れについて、フローチャートを参照して説明する。

ユーザは、端末装置２または操作表示装置１ｊに表示されるドキュメント指定画面ＨＧ１（図４参照）を見ながら、自分のボックス５０に格納されているドキュメントの中から印刷対象とするドキュメントまたはシートおよびその印刷順を指定する。また、必要に応じて、上に述べたタイミング１、２のいずれかを選択する。または、変換処理の有無を選択する。

すると、図５において、画像形成装置１は、指定された内容をドキュメント指定情報７１として受け付け（＃１１）、ドキュメント指定情報７１に示されるシートのデータを抽出する（＃１２）。ページ順がドキュメント指定情報７１に示される順番になるようにシートの順番を決定し、ステップ＃１２で抽出したデータに基づいてドキュメントの加工を行って、１つの印刷データ７２を生成する（＃１３）。そして、その印刷データ７２に基づいて１つの印刷ジョブを生成し、印刷を行う（＃１４）。

ステップ＃１４の処理と並行して、ステップ＃１５〜＃１７の処理を行う。ユーザがタイミング１を選択している場合は、加工された（１つに纏められた）ドキュメントのデータをボックス５０に保存しておく必要があるので（＃１５でＹｅｓ）、画像形成装置１は、ステップ＃１３で得られた印刷データ７２をＰＤＦなどの形式のファイル７０に変換する（＃１６）。そして、そのユーザのボックス５０にファイル７０を格納する（＃１７）。

ユーザがタイミング２を選択している場合は、画像形成装置１は、ユーザの指示を待つ。ユーザは、ステップ＃１４で印刷された印刷物を見て、印刷対象のドキュメントまたはシートが過不足なく印刷されているか、ページ順に誤りはないか、などを確認する。問題がない場合は、ユーザは、変換開始のコマンドを入力する。すると、画像形成装置１は、加工されたドキュメントのデータを保存する必要があると判別し（＃１５でＹｅｓ）、上に述べたステップ＃１６、＃１７の処理を実行する。一方、問題がある場合は、ユーザは、キャンセルのコマンドを入力する。すると、画像形成装置１は、ステップ＃１６、＃１７の処理をスキップして中止する（＃１５でＮｏ）。

変換処理が必要ない旨が予め指示されている場合も、画像形成装置１は、ステップ＃１６、＃１７の処理をスキップして中止する（＃１５でＮｏ）。

本実施形態によると、パーソナルボックスに格納されているドキュメントの中から必要なドキュメントまたは必要な記載のある一部分（シート、ページ）を抽出して１つに纏める加工をした新たなドキュメントを、電子データ化してパーソナルボックスに保存しておく。よって、各ユーザは、このような加工がなされたドキュメントを、従来よりも容易に利用することができる。

また、ユーザが印刷物を確認した後で、加工がなされたドキュメントを電子データ化することができる。よって、印刷対象の指定に誤りがないことを確認してから、確実にパーソナルボックスにデータを保存することができる。言い換えれば、パーソナルボックスに保存してしまった誤りのあるデータを削除する作業を少なくすることができる。

〔第二の実施形態〕
図６は第二の実施形態における画像形成装置１の機能的構成の変形例を示す図、図７は第二の実施形態における画像形成装置１の処理の流れの例を説明するフローチャートである。

第一の実施形態では、１つに纏める加工をしたドキュメントのファイル７０をボックス５０に格納したが、第二の実施形態では、所定の端末装置などに送信する。

第二の実施形態におけるネットワークシステム１００の全体構成および画像形成装置１のハードウェア構成は、第一の実施形態の場合と同様であり、図１、図２に示す通りである。以下、第一の実施形態と重複する点については、説明を省略する。

画像形成装置１の磁気記憶装置１ｆには、図６に示すユーザ別データ記憶部１２１、ドキュメント指定受付部１２２、印刷指示受付部１２３、印刷データ生成部１２４、印刷処理部１２５、ドキュメントデータ変換部１２６、ファイル転送部１２７、および変換指示受付部１２８などの機能を実現するためのプログラムが記憶されている。

ユーザ別データ記憶部１２１の機能および処理内容は、第一の実施形態のユーザ別データ記憶部１０１（図３参照）の機能および処理内容と基本的に同じである。ただし、ユーザ別データ記憶部１２１は、ボックス５０ごとにファイル７０の転送先の端末装置のアドレス（例えば、ＩＰアドレスまたは電子メールアドレスなど）を転送先情報７３として記憶している。係るアドレスは、各ボックス５０の所有者であるユーザが予め指定したものである。

ドキュメント指定受付部１２２、印刷指示受付部１２３、印刷データ生成部１２４、印刷処理部１２５、ドキュメントデータ変換部１２６、および変換指示受付部１２８の機能および処理内容は、それぞれ、第一の実施形態のドキュメント指定受付部１０２、印刷指示受付部１０３、印刷データ生成部１０４、印刷処理部１０５、ドキュメントデータ変換部１０６、および変換指示受付部１０８の機能および処理内容と基本的に同じである。

ファイル転送部１２７は、ドキュメントデータ変換部１２６によって得られたファイル７０（すなわち、ユーザが図４のドキュメント指定画面ＨＧ１で指定したドキュメントまたはシートが纏められたＰＦＤファイル）を、印刷の指令元のユーザのボックス５０に対応付けられている転送先情報７３に示されるアドレスに送信（転送）する。ファイル転送ソフトなどを用いてＦＴＰによって転送してもよいし、電子メールの添付ファイルとして送信してもよい。

次に、第二の実施形態における画像形成装置１の処理の流れについて、図７のフローチャートを参照して説明する。

ユーザがドキュメント指定画面ＨＧ１で印刷対象を指定してから画像形成装置１が印刷を行うまでの処理の流れは、第一の実施形態の図５のステップ＃１１〜＃１４と同様である（＃２１〜＃２４）。

ステップ＃２４の処理と並行して、ステップ＃２５〜＃２７の処理を行う。ユーザがタイミング１を選択している場合は、加工されたドキュメントのデータを所定の端末装置２に送信する必要があるので（＃２５でＹｅｓ）、画像形成装置１は、ステップ＃２３で得られた印刷データ７２をＰＤＦなどの形式のファイル７０に変換する（＃２６）。そして、ボックス５０に対応付けられているアドレス（転送先情報７３に示されるアドレス）に、ファイル７０を送信（転送）する（＃２７）。

ユーザがタイミング２を選択している場合は、第一の実施形態の場合と同様に、ユーザの指示を待つ。ユーザは、ステップ＃２４で得られた印刷物に問題がないか否かを確認する。問題がない場合は、ユーザは、変換開始のコマンドを入力する。すると、画像形成装置１は、加工されたドキュメントのデータを送信する必要があると判別し（＃２５でＹｅｓ）、上に述べたステップ＃２６、＃２７の処理を実行する。一方、問題がある場合は、ユーザは、キャンセルのコマンドを入力する。すると、画像形成装置１は、ステップ＃２６、＃２７の処理をスキップして中止する（＃２５でＮｏ）。

変換処理が必要ない旨が予め指示されている場合も、第一の実施形態の場合と同様に、ステップ＃２６、＃２７の処理をスキップして中止する（＃２５でＮｏ）。

なお、ステップ＃２７において、ファイル７０を、ボックス５０に対応付けられているアドレスに送信する代わりに、印刷を行うごとにユーザが指定したアドレス（一緒に仕事をする同僚のアドレスなど）に送信するようにしてもよい。例えば、図４のドキュメント指定画面ＨＧ１に送信先のアドレスを入力するためのテキストボックスを設けておき、これに入力されたアドレスに送信するようにしてもよい。

本実施形態によると、パーソナルボックスに格納されているドキュメントの中から必要なドキュメントまたは必要な記載のある一部分（シート、ページ）を抽出して１つに纏める加工をした新たなドキュメントを、電子データ化して所定の端末装置（例えば、ユーザ自身の端末装置または同僚の端末装置）に送信する。よって、ドキュメントの印刷を指示したユーザおよびそのユーザと一緒に業務を行う他のユーザは、係るドキュメントのデータをすぐに利用することができる。また、ユーザが印刷物を確認した後で、加工をしたドキュメントを送信することができるので、加工ミスがあったドキュメントを送信することを効果的に防止することができる。

図８は画像形成装置の機能的構成の変形例を示す図である。図８に示すように、第一の実施形態の機能および第二の実施形態の機能の両方を１台の画像形成装置１に設けるように構成してもよい。

この場合は、加工されたドキュメントのファイル７０をボックス５０に格納するか否かおよび端末装置に送信（転送）するか否かをユーザが指示できるように図４のドキュメント指定画面ＨＧ１または他の画面を構成しておく。

そして、処理制御部１３９は、ユーザの指示に基づいて、次のように、ドキュメントデータ変換部１０６、ドキュメントデータ仕分部１０７、およびファイル転送部１２７による処理を制御する。

ファイル７０を格納する旨のみが指定された場合は、ドキュメントデータ変換部１０６およびドキュメントデータ仕分部１０７が処理を行い、ファイル転送部１２７は処理を行わない。ファイル７０を転送する旨のみが指定された場合は、ドキュメントデータ変換部１０６およびファイル転送部１２７が処理を行い、ドキュメントデータ仕分部１０７は処理を行わない。両方とも指定された場合は３つの処理部すべてが処理を行い、両方とも指定されなかった場合は３つの処理部すべてが処理を中止する。

図８の他の処理部の処理内容などは、第一の実施形態および第二の実施形態で説明した通りである。

その他、ネットワークシステム１００、画像形成装置１、端末装置２の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、ファイル７０または印刷データ７２のフォーマットなどは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

本発明によると、パーソナルボックスに格納されているドキュメントをユーザの必要に応じて編集または加工することによって新たなドキュメントを生成し、この新たなドキュメントを電子データとして容易に再利用することができる。よって、特に、複数のユーザがグループを組んで業務などを行う場合に、好適に用いられる。

ネットワークシステムの全体的な構成の例を示す図である。 画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。 第一の実施形態における画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 ドキュメント指定画面の例を示す図である。 第一の実施形態における画像形成装置の処理の流れの例を説明するフローチャートである。 第二の実施形態における画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 第二の実施形態における画像形成装置の処理の流れの例を説明するフローチャートである。 画像形成装置の機能的構成の変形例を示す図である。

符号の説明

１ 画像形成装置
１ｆ 磁気記憶装置（記憶装置）
１ｈ 画像出力装置（印刷装置）
５０ ボックス（記憶手段）
７０ ファイル（ドキュメントデータ）
７１ ドキュメント指定情報
７２ 印刷データ
１０２、１２２ ドキュメント指定受付部（指定受付手段）
１０４、１２４ 印刷データ生成部（印刷データ生成手段）
１０５、１２５ 印刷処理部（印刷手段）
１０６、１２６ ドキュメントデータ変換部（データ変換手段）
１０７ ドキュメントデータ仕分部（データ記憶制御手段）
１２７ ファイル転送部（送信手段）
１３９ 処理制御部（処理制御手段）

Claims (14)

1. １つまたは複数のドキュメントのドキュメントデータを記憶する記憶手段と、
   印刷対象とする複数のドキュメントの指定を受け付ける指定受付手段と、
   指定された複数のドキュメントを１つのジョブによって印刷するための印刷データを、前記記憶手段に格納されている当該指定された複数のドキュメントのそれぞれのドキュメントデータに基づいて生成する印刷データ生成手段と、
   前記印刷データ生成手段によって生成された前記印刷データに基づいて前記指定された複数のドキュメントを一括して印刷する印刷手段と、
   前記印刷データ生成手段によって生成された前記印刷データをドキュメントデータに変換するデータ変換手段と、
   前記データ変換手段によって変換されたドキュメントデータを前記記憶手段に記憶させるデータ記憶制御手段と、
   を有することを特徴とする画像形成装置。
2. 前記指定受付手段は、印刷対象とする複数のドキュメントの指定とともに当該ドキュメントの順番の指定を受け付け、
   前記印刷データ生成手段は、指定された順番に並んで前記指定された複数のドキュメントが印刷されるように前記印刷データを生成する、
   請求項１記載の画像形成装置。
3. 前記印刷手段および前記データ変換手段は、前記印刷データ生成手段によって生成された、同じ１つの前記印刷データについて、それぞれの処理を互いに並行して実行する、
   請求項１または請求項２記載の画像形成装置。
4. 前記データ記憶制御手段は、前記データ変換手段によって変換されたドキュメントデータを前記記憶手段に記憶させる処理を、前記印刷手段が当該ドキュメントデータの元である前記印刷データに基づいて印刷を行いかつユーザから処理の開始の指示を受け付けた後で実行する、
   請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の画像形成装置。
5. 前記データ変換手段は、ユーザからデータ変換が不要である旨の指示を受け付けた場合は、前記印刷データをドキュメントデータに変換する処理を中止する、
   請求項１ないし請求項４のいずれかに記載の画像形成装置。
6. １枚または複数枚のシートからなるドキュメントのドキュメントデータを１つまたは複数記憶する記憶手段と、
   印刷対象とする１枚または複数枚のシートの指定を受け付ける指定受付手段と、
   指定された１枚または複数枚のシートを１つのジョブによって印刷するための印刷データを、前記記憶手段に記憶されている当該指定された１枚または複数枚のシートの含まれるそれぞれのドキュメントのドキュメントデータに基づいて生成する印刷データ生成手段と、
   前記印刷データ生成手段によって生成された前記印刷データに基づいて前記指定された１枚または複数枚のシートを一括して印刷する印刷手段と、
   前記印刷データ生成手段によって生成された前記印刷データをドキュメントデータに変換するデータ変換手段と、
   前記データ変換手段によって変換されたドキュメントデータを前記記憶手段に記憶させるデータ記憶制御手段と、
   を有することを特徴とする画像形成装置。
7. １つまたは複数のドキュメントのドキュメントデータを記憶する記憶手段と、
   印刷対象とする複数のドキュメントの指定を受け付ける指定受付手段と、
   指定された複数のドキュメントを１つのジョブによって印刷するための印刷データを、前記記憶手段に格納されている当該指定された複数のドキュメントのそれぞれのドキュメントデータに基づいて生成する印刷データ生成手段と、
   前記印刷データ生成手段によって生成された前記印刷データに基づいて前記指定された複数のドキュメントを一括して印刷する印刷手段と、
   前記印刷データ生成手段によって生成された前記印刷データをドキュメントデータに変換するデータ変換手段と、
   前記データ変換手段によって変換されたドキュメントデータを外部の装置に送信するデータ送信手段と、
   を有することを特徴とする画像形成装置。
8. 前記データ送信手段は、前記データ変換手段によって変換されたドキュメントデータを送信する処理を、前記印刷手段が当該ドキュメントデータの元である前記印刷データに基づいて印刷を行いかつユーザから処理の開始の指示を受け付けた後で実行する、
   請求項７記載の画像形成装置。
9. １枚または複数枚のシートからなるドキュメントのドキュメントデータを１つまたは複数記憶する記憶手段と、
   印刷対象とする１枚または複数枚のシートの指定を受け付ける指定受付手段と、
   指定された１枚または複数枚のシートを１つのジョブによって印刷するための印刷データを、前記記憶手段に記憶されている当該指定された１枚または複数枚のシートの含まれるそれぞれのドキュメントのドキュメントデータに基づいて生成する印刷データ生成手段と、
   前記印刷データ生成手段によって生成された前記印刷データに基づいて前記指定された１枚または複数枚のシートを一括して印刷する印刷手段と、
   前記印刷データ生成手段によって生成された前記印刷データをドキュメントデータに変換するデータ変換手段と、
   前記データ変換手段によって変換されたドキュメントデータを外部の装置に送信するデータ送信手段と、
   を有することを特徴とする画像形成装置。
10. １つまたは複数のドキュメントのドキュメントデータを記憶する記憶手段と、
    印刷対象とする複数のドキュメントの指定を受け付ける指定受付手段と、
    指定された複数のドキュメントを１つのジョブによって印刷するための印刷データを、前記記憶手段に格納されている当該指定された複数のドキュメントのそれぞれのドキュメントデータに基づいて生成する印刷データ生成手段と、
    前記印刷データ生成手段によって生成された前記印刷データに基づいて前記指定された複数のドキュメントを一括して印刷する印刷手段と、
    前記印刷データ生成手段によって生成された前記印刷データをドキュメントデータに変換するデータ変換手段と、
    前記データ変換手段によって変換されたドキュメントデータを前記記憶手段に記憶させるデータ記憶制御手段と、
    前記データ変換手段によって変換されたドキュメントデータを端末装置に送信するデータ送信手段と、
    ユーザからの指示に従って前記データ変換手段、前記データ記憶制御手段、および前記データ送信手段における処理を実行するか否かを制御する処理制御手段と、
    を有することを特徴とする画像形成装置。
11. １つまたは複数のドキュメントのドキュメントデータを記憶する記憶装置および印刷装置が設けられた画像形成装置の制御方法であって、
    印刷対象とする複数のドキュメントの指定を受け付けるステップと、
    指定された複数のドキュメントを１つのジョブによって印刷するための印刷データを、前記記憶装置に格納されている当該指定された複数のドキュメントのそれぞれのドキュメントデータに基づいて生成するステップと、
    生成された前記印刷データに基づいて前記指定された複数のドキュメントを一括して印刷するステップと、
    生成された前記印刷データをドキュメントデータに変換するステップと、
    変換されたドキュメントデータを前記記憶装置に記憶させるステップと、
    を有することを特徴とする画像形成装置の制御方法。
12. １つまたは複数のドキュメントのドキュメントデータを記憶する記憶装置および印刷装置が設けられた画像形成装置の制御方法であって、
    印刷対象とする複数のドキュメントの指定を受け付けるステップと、
    指定された複数のドキュメントを１つのジョブによって印刷するための印刷データを、前記記憶装置に格納されている当該指定された複数のドキュメントのそれぞれのドキュメントデータに基づいて生成するステップと、
    生成された前記印刷データに基づいて前記指定された複数のドキュメントを一括して印刷するステップと、
    生成された前記印刷データをドキュメントデータに変換するステップと、
    変換されたドキュメントデータを外部の装置に送信するステップと、
    を有することを特徴とする画像形成装置の制御方法。
13. １つまたは複数のドキュメントのドキュメントデータを記憶する記憶装置と印刷装置とが設けられた画像形成装置を制御するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
    印刷対象とする複数のドキュメントの指定を受け付ける処理と、
    指定された複数のドキュメントを１つのジョブによって印刷するための印刷データを、前記記憶装置に格納されている当該指定された複数のドキュメントのそれぞれのドキュメントデータに基づいて生成する処理と、
    生成された前記印刷データに基づいて前記指定された複数のドキュメントを一括して印刷する処理と、
    生成された前記印刷データをドキュメントデータに変換する処理と、
    変換されたドキュメントデータを前記記憶装置に記憶させる処理と、
    をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。
14. １つまたは複数のドキュメントのドキュメントデータを記憶する記憶装置と印刷装置とが設けられた画像形成装置を制御するコンピュータに用いられるコンピュータプログラムであって、
    印刷対象とする複数のドキュメントの指定を受け付ける処理と、
    指定された複数のドキュメントを１つのジョブによって印刷するための印刷データを、前記記憶装置に格納されている当該指定された複数のドキュメントのそれぞれのドキュメントデータに基づいて生成する処理と、
    生成された前記印刷データに基づいて前記指定された複数のドキュメントを一括して印刷する処理と、
    変換されたドキュメントデータを外部の装置に送信する処理と、
    をコンピュータに実行させるためのコンピュータプログラム。