DE2018504B2 - Verfahren zum kennzeichnen von signalisierungsmitteln fuer registraturzwecke - Google Patents

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Kennzeichnen von Signalisierungsmitteln für Registraturzwecke, wobei jedes Signalisierungsmittel mit Zeichen vormarkiert worden ist, die für die zu druckenden Kennzeichen repräsentativ sind.

Es ist ein grundsätzliches Erfordernis jeder Registratur, daß Briefe, Dokumente, Aktennotizen oder andere Unterlagen, die sich auf einen bestimmten Vorgang beziehen, leicht abgelegt und leicht wiedergefunden werden. Wenn es sich um eine begrenzte Zahl von Vorgängen und Unterlagen handelt, z.B. um Personalpapiere-, ist möglicherweise nicht mehr

ίο als eine Schreibtischschublade oder eine Reihe von Fächern notwendig. Die meisten Konzerne oder andere große Organisationen müssen sich jedoch mit einer erheblichen Anzahl von Unterlagen, die eine große Zahl von Einzelvorgängen betreffen, befassen.

Insbesondere müssen Organisationen wie Versicherungsgesellschaften, Krankenhäuser und Polizeidienststellen sich mit Dokumenten und Unterlagen befassen, die eine sehr große Zahl von Einzelpersonen. Konten oder Policen betreffen.

so Bei der Einrichtung und Führung einer Registiaiu, mit einer großen Zahl von Einzelvorgängen wird normalerweise jeder Akte, die einen bestimmten Vorgang oder eine Einzelperson betrifft, eine gesondert; Nummer gegeben. Die Einfachheit der Verwendung

as von Nummernsystemen an Stelle von Systemen, die nach dem Namen und Vornamen aufgebaut sind, wird offensichtlich, wenn man sich vergegenwärtig; daß es selbst in kleinen Gruppen vorkommen kann, daß zwei oder mehr Personen gleiche Namen haben Wenn jedoch diesen Personen Nummern oder Ziffern zugeteilt werden, können Unterlagen, die eine bestimmte Einzelperson betreffen, leicht mit anderen diese Person betreffenden Unterlagen und nicht mit Unterlagen, die eine andere Person betreffen, abgclegt werden.

Ferner haben es Organisationen wie Kranker. ■ häuser zwar mit einer großen Zahl von Einzelpersonen zu tun, deren Zahl im wesentlichen kon stant bleibt, jedoch wechselt die Identität der Einzel personen ständig. Ferner können bei der Führung von Akten für jede in Frage kommende Einzelperson die Akten von mehr als einer Abteilung angefordert werden. Wenn diese Akten nicht angefordert worden sind, müssen sie in einer zentralen Registratur so geführt werden, daß sie leicht und richtig abgelegt und leicht und schnell wiedergefunden werden können.

Bei der Führung großer Registraturen ist es üblich, jede einzelne Akte mit einer wenigstens fünfstelligen und gewöhnlich sechsstelligen oder siebenstelligen Zahl zu kennzeichnen. Betrachtet man beispielsweise eine Registratur, in der jede Aktenziffer sechsstellig ist, können die Zahlen dieser Akten somit von ICOOOO bis 999 999 laufen. Es ergibt sich, daß selbst in Fällen, in denen 20% oder ein geringerer Anteil der in der sechsstelligen Reihe enthaltenen Zahlen verwendet werden, die Möglichkeiten einer Falschablage jeder bestimmten Akte groß sind. Die Erfindung trägt mit dazu bei, die Möglichkeiten einer falschen Ablage auszuschalten.

Es gibt drei grundlegende Methoden, nach denen Registraturen mit numerischer Ordnung geführt werden können: Die Gliederung kann rein numerisch, nach den mittleren Stellen und nach den Endstellen erfolgen. Bei der reinen numerischen Ordnung werden die Akten in ihrer gewöhnlichen numerischen Reihenfolge geführt. Bei jedem der beiden anderen Ordnungssysteme werden die Akten in eine Anzahl

von Untergruppen unterteilt, und jede der Untergruppen hängt von einer Ziffern gruppe ab, die in einem numerischen Aktenzeichen vorkommt, aber nicht das vollständige numerische Aktenzeichen umfaßt. Wie die Bezeichnungen besagen, erfordert die Ablage nach mittleren Zifferngruppen die Unterteilung der Akten in Untergruppen, die von den mittleren Ziffern in jedem numerischen Aktenzeichen erscheinen, während die Ablage nach Endziffern die Einteilung der Akten in Untergruppen erfordert, die von den Endziffern in jedem numerischen Aktenzeichen abhängig sind.

Die Gliederung nach mittleren Zifferngruppen oder Endzifferngruppen hat den offensichtlichen Vorteil, daß in einer Gruppe von beispielsweise 100000 Akten die Gruppe in 1000 Untergruppen von je 100 Akten oder in 100 Untergruppen von je 1000 Akten unterteilt werden kann. Da die Möglichkeit einer Falschablage durch Umstellung von Ziffern vemngert wird, wenn die Ziffern getrennt werden, kann die Suche nach einer falsch abgelegten Akte auf eine Gruppe von 100 oder 1000 Akten anstatt auf die volle Zahl von 100 000 Akten beschränkt werden.

Die Vorteile der Unterteilung von numerischen Aktenzeichen in Zifferngruppen wird für große Organisationen wie Versicherungsgesellschaften, Krankenhäuser und Polizeibehörden offensichtlich. Beispielsweise können Versicherungsgesellschaften eine Reihe von Akten, von denen jede eine gemeinsame Zifferngruppe enthält, für die verschiedenen Gruppen von Policen, wie Unfall, Krankheit, Gesundheit, Leben usw., führen. Krankenhäuser können Zahlenreihen, die jeweils eine gemeinsame Zifferngruppe aufweisen, Aktengruppen wie Entbindung, Chirurgie, Isolierung usw. zuteilen, während Polizeibehörden Nummernreihen, von denen jede gemeinsame Zifferngruppen aufweist, Aktengruppen wie Art von Einbruch, geographische Lage, Autotypen usw. zuordnen können.

Es ist aus den vorstehenden Ausführungen offensichtlich, daß jede bestimmte Registratur viele Gruppen von numerischen Aktenzeichen aufweisen kann, wobei jede Gruppe in sich selbst fortlaufend oder fast fortlaufend ist, aber die Gruppen unter sich unterbrochen sind. Es ist ferner offensichtlich, daß einige Gruppen zahlreiche Aktenzeichen und andere nur sehr wenig Aktenzeichen aufweisen können.

Bei jedem Registratursystem besteht eine Möglichkeit, Aktenzeichen zu unterscheiden und Falschablagen leicht offensichtlich zu machen, darin, die Signalisierungsmittel von z. B. Schriftgutbehälteni mit Farbsignalen zu kennzeichnen. Mit anderen Worten, jeder Zahl von »0« bis »9« oder, in gewissen Fällen, einer Zifferngruppe wird eine bestimmte Farbe zugeordnet. Vorzugsweise unterscheiden sich die zugeordneten Farben voneinander. Auf eine solche Gruppe von Farben wird nachstehend näher eingegangen. Mit derartigen Signalisierungsmitteln gekennzeichnete Registraturen werden gewöhnlich so eingerichtet, daß die Farbe auf den Taben der Hefter oder Akten oder in anderer Weise erscheint, wie es durch die Art der Signalisierung oder Kennzeichnung des Schriftgutbehälters und die Art, in der die Akten abgelegt werden sollen, angezeigt erscheint. Im allgemeinen werden die durch farbige Signalisierungsmittel gekennzeichneten Ablagesysteme häufig als laterale Registratur so eingerichtet, daß jede Akte sich seitlich über ein Regal erstreckt. Hierbei wird jeder Schriftgutbehältergewöhnlichso eingerichtet, daß seine Farben auf einem Teil des Schriftgutbehälters so erscheinen, daß bei Betrachtung eines Regals von lateral angeordneten, mit farbigen Signalisierungsmitteln versehenen Akten die Farben auf einen Blick zu sehen sind.

Durch Verwendung von farbigen Signalisierungsmitteln werden die Möglichkeiten der Falschablage einer Akte erheblich geringer oder umgekehrt die

ίο Möglichkeiten des Auffindens emer falsch abgelegten Akte größer. Wenn beispielsweise jede Akte in einer bestimmten Gruppe eine hellblaue Farbe in einem bestimmten Feld ihres farbigen Signalisierungsmittels hat, aber eine der Akten in diesem bestimmten Feld organgefarben ist, dann ist offensichtlich die letztgenannte Akte falsch abgelegt.

Die USA.-Patentschrift beschreibt ein Verfahren zum Kennzeichnen von Formularen, Fahrkarten usw., bei dem diese Gegenstände fortlaufend nume-

riert werden. Hierzu werden die Gegenstände in zehn Gruppen gleicher Anzahl geteilt und jedes Formular einer Gruppe mit einer bestimmten Zahl aus 0 bis 9 versehen. Danach wird umsortiert, so daß man erneut zehn Gruppen erhält, die wie im ersten Schritt in einem zweiten Feld mit einer Zahl aus 0 bis 9 versehen werden. Dieses Drucken und Umsortieren wird so lange fortgesetzt, bis alle Formulare in allen Feldern mit den entsprechenden Kennzeichen bedruckt sind. Das Umsortieren kann hierbei durch einfaches Abzählen erfolgen, wobei es unnötig ist, auf die bisher aufgedruckten Zahlen zu achten. In dieser Patentschrift ist nirgendwo angegeben, daß ein zweites oder weiteres Kennzeichen in das erste Feld gedruckt werden soll. Aussortiervorgänge sind nicht vorge-

sehen. Alle Gegenstände müssen in allen Feldern mit Zahlen versehen werden. Bei diskontinuierlichen Zahlenreihen müssen nach der Herstellung der gesamten Zahlenreihe die nicht gewünschten aussortiert werden. Sie sind dann nicht weiter verwendbar, was praktisch eine Material- und Arbeitsverschwendung bedeutet. Außerdem dürfte das Aussortieren der überflüssigen Signalisierungsmittel einen erheblichen Arbeitsaufwand verursachen.

Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, ein

technisch einfach zu führendes Verfahren zum Kennzeichnen von Signalisierungsmitteln für Registraturzwecke zu schaffen, das Signalisierungsmittel liefert, die die Möglichkeiten der Falschablage von Unterlagen und Dokumenten erheblich verringern.

Diese Aufgabe wird bei dem Verfahren zum Kennzeichnen von Signalisierungsmitteln dadurch gelöst, daß man alle Signalisierungsmittel, auf die ein erstes Kennzeichen in ein erstes Feld gedruckt werden soll, aussortiert und bedruckt, alle Signalisierungsmittel.

auf die ein zweites Kennzeichen in das erste Feld gedruckt werden soll, aussortiert und bedruckt, und dieses Aussortieren und Bedrucken wiederholt, bis alle Signalisierungsmittel mit allen erforderlichen Kennzeichen und Signalen im ersten Feld bedruck!

sind, die Signalisierungsmittel neu sortiert und alle Signalisierungsmittel aussortiert, bei denen ein erstes Kennzeichen oder Signal in ein zweites Feld zu drucken ist und diese Signalisierungsmittel bedruckt, alle Signalisierungsmittel, bei denen ein zweites Kenn-

zeichen oder Signal in das zweite Feld zu drucken ist, aussortiert und bedruckt und dieses Umsortieren. Aussortieren und Bedrucken wiederholt, bis sämtliche Signalisierungsmittel mit allen erforderlicher

5 6

Feldern bedruckt sind, wobei sämtliche Aussortier- diese Weise können unterbrochene Reihen gedruckt

und Umsortiervorgänge bei diesem Verfahren unter werden, da bei jedem Druckvorgang nur solche Si-

Bezugnahme auf die Vormarkierungen durchgeführt gnalisierungsmittel, für die die bestimmte Zahl und

werden, die für die zu druckenden Kennzeichnungen Farbe an der bestimmten Stelle erforderlich sind,

und Signale repräsentativ sind. 5 durch die Druckpresse gegeben werden, während alle

Bei der Durchführung dieses Verfahrens ist es übrigen beiseitegelassen werden.

zweckmäßig, daß alle Aussortier- und Neusortiervor- In der Praxis kann eine Sortierung für jede zu gänge unter Verwendung von automatischen Sortier- druckende Stelle vorgenommen werden, wobei nach maschinen durchgeführt werden, die die Vormarkie- jedem Sortiervorgang die Zahl der Stapel Signalisierungen, die für die zu druckenden Kennzeichen und io rungsmittel, der Zahl der verschiedenen Signalisie-Signale repräsentativ sind, erkennen und darauf an- rungsmittel, z. B. Zahlen und ihre Farben, die in gesprechen und entsprechend diesen Vormarkierungen trennten Vorgängen auf diese Stelle zu drucken sind, arbeiten. So können als automatische Sortiermaschi- entspricht.

nen Lochkartensortierer, Sortiermaschinen, die nach Das erfindungsgemäße Verfahren eignet sich bemit magnetischer Druckfarbe aufgebrachten Zeichen 15 sonders gut für die Verwendung von Sortiermaschisortieren, nach optischen Kennzeichen arbeitende nen, die mit hoher Geschwindigkeit arbeiten. Es isi Sortiermaschinen und Randkerbensortiermaschinen besonders vorteilhaft zum Bedrucken von Blättern verwendet werden. Um die Möglichkeit der Falschab- aus Material von geeigneter Qualität, z. B. Karton lage einer mit einem Signalisierungsmittel versehenen oder anderen Papierformen, die später auf die Schrift-Akte erheblich zu verringern, ist es vorteilhaft, daß 20 tumsbehälter oder Karten aufgebracht werden. Die die Kennzeichen und Signale auf jedem Signalisie- Blätter oder Karten werden bedruckt und zum Sorrungsmittel aus wenigstens zwei Feldern, die farbig tieren durch Maschinen hergerichtet, die nach dem gedruckt werden, und Farbengruppen bestehen, die Prinzip der Lochkarten, der Erkennung von mit maaußerhalb, aber in Verbindung mit den Farbsignalen gnetischer Farbe gedruckten Zeichen, der Erkennung gedruckt werden, wobei eine Ziffer von »0« bis »9« 25 von optischen Zeichen oder Randrillen arbeiten, für jedes Farbbild vorgesehen ist und in der gleichen Lochkarten und mit magnetischer Druckfarbe geFarbe wie das Farbsignal, zu dem sie gehört, gedruckt kennzeichnete Blätter sind für das Sortieren mit wird, und wobei jeder Ziffer von »0« bis »9« eine hoher Geschwindigkeit besonders gut geeignet.
Farbe zugeordnet wird, die von den Farben, die den Nachdem alle erforderlichen Karten oder Blätter anderen Ziffern zugeordnet werden, gut unterscheid- 30 vollständig gemäß der Erfindung bedruckt worden bar ist. sind, werden sie nach Bedarf umsortiert oder nicht

Die Gliederung nach den mittleren Ziffern und umsortiert, geschnitten und auf die Schrifttumsbehäl-

nach den Endziffern eines Zahlensatzes bieten die ter aufgebracht.

Möglichkeit der Einteilung von Akten in Gruppen, Die Erfindung wird nachstehend ausführlich in die eine Kennzeichnungsziffer aufweisen, die allen 35 Verbindung mit den Abbildungen beschrieben, die

Akten in der Gruppe gemeinsam ist. Es ist jedoch verschiedene Stufen und Ausführungsformen, die eine

offensichtlich, daß es durch die Lehre der Erfindung einzige Aktenziffer betreffen, darstellen,

und durch Farbsignalisierung von wenigstens zwei Fig. 1, 2, 3, 4, 5, 6 und 7 zeigen eine Lochkarte

Stellen in einer Zahl, vorzugsweise vier bis sechs Stel- nach verschiedenen Stufen der Herstellung einer mit len, möglich ist, reine numerische Ablagesysteme ein- 4° Farbsignalen versehenen Karte gemäß der Erfindung;

zurichten, die Gruppen von fortlaufenden Zahlen F i g. 8 zeigt einen Hefter, auf den direkt gedruckt

haben, wobei die Gruppen selbst diskontinuierlich worden ist;

voneinander sind. Mit anderen Worten, für jedes Si- F i g. 9 zeigt in größerem Maßstab einen Teil eines

gnalisierungsmittel, das vorzugsweise von vier bis mit Farbsignalen versehenen Schriftgutbehälters für

sechs Stellen in jeder Zahl hat, mit der jede Akte zu 45 Registraturen;

kennzeichnen ist, kann ein numerisches Ablage- Fig. 10 zeigt eine andere Ausführungsform der

system mit fortlaufenden und unterbrochenen Reihen Karte, aus der eine mit Farbsignalen gekennzeichnete

von Zahlen eingewiesen werden, wobei nur so viele Karte hergestellt werden kann,

Signalisierungsmittel für dieses Registratursystem ge- Fig. 11 zeigt eine weitere Ausfiihrungsform einer

druckt werden müssen, wie Akten anzulegen sind. 50 Karte, aus der eine mit Farbsignalen gekennzeichnete

Selbstverständlich können die Signalisierungsmittel Karte hergestellt werden kann.

nicht nur auf Karten, sondern auch direkt auf Schrift- F i g. 1 bis 7 zeigen eine Karte, die für die Aufgutbehälter gedruckt werden, bringung auf einen Schrifttumsbenälter bestimmt ist

Durch die Erfindung wird somit ein Verfahren und die Kennzeichnungszahl 572169 trägt. Fig.8,

zum Kennzeichnen von Signalisierungsmitteln für Re- 55 9, 10 und 11 zeigen einen Schrifttumsbehälter und

gistraturzwecke verfügbar, wobei alle Signalisierungs- verschiedene Blätter für die Herstellung einer Be-

inittel aussortiert werden, die eise bestimmte Farbe schriftung, die sämtlich die gleiche Kennzeichnungs-

erfordern, die für eine bestimmte Steile in einer be- zahl tragen. Für die Zwecke der Beschreibung sei für

stimmten Stellung kennzeichnend ist, und alle diese das gewählte Beispiel die Kennzeichnungszahl

Signalisierungsmittel gleichzeitig bedruckt werden 60 37-21-69 gewählt

und das Sortieren und Bedrucken wiederholt wird, Bei der Herstellung der mit Farbsignalen verse-

bis jedes Signalisierungsmittel vollständig bedruckt henen Karten, die auf Schrifttumsbehälter aufzubrin-

ist g^en sind, oder der Schrifttumsbehälter selbst wird

Nachdem jede Stellung auf dem Signalisierungs- eine Liste aller Zahlen angefertigt, die gedruckt

mittel mit der erforderlichen Farbe und Zahl be- 65 werden müssen. Dies können Zahlen sein, die einem

druckt ist, werden alle Signalisierungsmittel ent- vorhandenen Ablagesystem zugeordnet werden, für

sprechend den Erfordernissen der zu druckenden das jedoch neue Scririfttumsbehälter oder Karten her-

Farbe und Zahl der nächsten Stelle umsortiert. Auf gestellt werden, oder es können Zahlen für eine vor-

geschlagene Registratur oder Zahlen für vorhandene Schrifttunisbehälter oder Karten sein, die beschädigt worden sind und erneuert werden müssen, oder es kann sich um beliebige Kombinationen der vorstehenden Fälle handeln. Es ist offensichtlich, daß die Zahlen, die gedruckt werden müssen, nicht fortlaufend sein müssen und daß eine unterbrochene Reihe leicht und wirtschaftlich hergestellt werden kann. Der Vorteil des Verfahrens der Herstellung von mit Farbsignalen versehenen Karten und Schrifttumsbehältern gemäß der Erfindung bei der Herstellung von unterbrochenen Zahlenreihen ist ohne weiteres ersichtlich.

Bei der üblichen Ausführungsform der Herstellung von Karten für die Aufbringung auf Schrifttumsbehälter wird die ursprüngliche Liste der Zahlen, die gedruckt werden müssen, angefertigt und von einer Speichervorrichtung, z. B. einem Hauptband auf einem Computer, auf die Karten übertragen, auf die gedruckt werden soll. Bei der üblichsten Ausführungsform sind diese Karten Lochkarten, die mit beliebigen üblichen Kartenlochmaschinen hergestellt werden können. Dies ist die gebräuchlichste Ausführuncform, die in F i g. 1 bis 7 veranschaulicht ist. Die Karten können auch hergestellt werden, indem Zeichen mit magnetischer Druckfarbe auf geeignetes Material gedruckt und die Karten mit einer Maschine, die die mit de- magnetischen Druckfarbe gedruckten Zeichen abtastet, sortiert werden. Ein Beispiel einer solchen Karte, bei der die Ziffern K)I auf die Karte 100 gedruckt sind, ist in Fig. 10 dargestellt. Die Karte" von Fi 2. 10 kann auch mit MICR (EBB)-Zeichen (MlCR - Magnetic Ink Charakter Recognition) oder anderen Zeichentypen hergestellt werden, die mit Maschinen, die optische Zeichen abtasten und erkennen, sortiert werden können. Eine weitere Möglichkeit der Vorbereitung der Karten besieht darin, die Karten in Feldern längs des Randes einer Karte. /.B. in den Feldern 1 1 1 auf der Karte 110 in Fin. 11. mit Randkerben zu versehen. Bei dem gewählten Beispiel, bei der die Zahl 37-21-6¹J verwendet wird, wird die Karte 10 in Fig. 1 an der. erforderlichen Stellen mit Löchern 11. 12. 13. 14. 15 und 16 versehen. Das Loch 11 liegt in der Reihe 3. das ! och 12 in der Reihe ~. das Loch 13 in der Reihe 2 usw. Die fertig gelochte Karte 10 mit den Stellen 3. ~. 2. 1. 6 und ° in der erforderlichen Reihenfolge ist in Fi-. 1 dargestellt. Beispielsweise kann die Karte 10 eine Standard 80-Spaltenkarte sein, wobei die Lochung in den Spalten 3 bis 8 erfolgt.

Bei dem"ausgewählten speziellen Format für die Karten wird die Karte 10 zusammen mit allen anderen Karten gegeben, die für den Druck vorbereitet sind, bei dem eine Zahl auf diese Karte zu drucken ist Die Karten werden zuerst in zweistellige Gruppen sortiert, und der erste Druck, der auf der Karte 10 vorgenommen wird erscheint, wie in F i g. 2 dargestellt, wenn die Gruppe von Karten, die die zweistellige Zahl »37« erfordern, einsortiert und für diesen speziellen Druckvorgang zur Druckerpresse gegeben wird. Wie bereits erwähnt, ist es bei dem speziellen gewählten Formai erforderlich, daß die Zahl s37« an zwei Stellen 21 und 22. wie in F i g. 2 dargestellt, zusammen mit den Umrissen von vier leeren Feldern 23, 24. 25 und 26 gedruckt wird. Beispielsweise kann die Farbe, mit der die Zahl »37« und die Umrisse der Felder in einem Durchgang durch die Druckerpresse gedruckt werden, schwarz sein.

Wenn die Karte auf die in F i g. 2 dargestellte Weise bedruckt worden ist, wird sie mit allen anderen Karten zurückgeführt. Wenn alle Karten an den Stellen 21 und 22 bedruckt worden sind, werden sie neu sortiert. Alle Karten, mit denen eine »2« zusammen mit ihrer Farbe in das Feld 23 gedruckt werden soll, wie in Fig. 3 dargestellt, werden aussortiert und zusammengruppiert. Alle Karten, die eine »2« an dieser Stelle erfordern einschließlich der

ίο Karte 10, werden dann gedruckt, worauf die Karte 10 das in F i g. 3 dargestellte Aussehen hat.

Die Karte 10 kommt anschließend zur Druckerpresse zum Aufdrucken einer »1« am Feld 24, wie in F i g. 4 dargestellt, und zwar zusammen mit allen übrigen Karten, auf die die »I« und ihre Farbe an der gleichen Stelle aufgedruckt werden muß. In der gleichen Weise wird die Karte noch zweimal neu sortiert und mit allen übrigen Karten, die eine »6« und ihre Farbe im Feld 25 benötigen, wie in Fig. 5 dargestellt, und zusammen mit allen anderen Karlen, die eine »9" und ihre Farbe im Feld 26 erfordern, wie in F i g. 6 dargestellt, bedruckt.

Es ist offensichtlich, daß die in F i g. <S dargestellte fertige Karte völlig einmalig ist. ebenso wie jede andere Karte, die in der beschriebenen Weise bedruckt worden ist, wenn jede der Karten vollständig bedruckt ist.

F i g. 7 zeigt ein Beschriftungs- und Signalisierungsschild 70. das aus der gestrichelt dargestellten Karte ausgeschnitten ist. Eine Falte 71 kann in der Mitte des Beschriftungsschildes 70 von oben nach unten vorgesehen werden, um die Anbringung des Beschriftungs- und Siar.alschildes auf einem Hefter. z. B. dem in Fig. ') dargestellten Schrifttumsbehälter

91. /u erleichtern. Der Knick 71 verhindert ferner einen Bruch der Druckfarbe in den Feidern 23 bis 2f». wenn das Schild /ur Anbringung an einem Schrit'ttumshehälter auf die in Fig. 0 dargestellte Weise 2ci'altet wird.

ν Der in Fig.¹.' dargestellte Schrifttumsbehälter kann auch ein Ordner, ein Umschlag, eine Tasche oder eine Lcitkarte sein, wobei nur ein Teil darsesteSit i'-t. Natürlich kann das in F i tr 7 finrirestellte fertige Kennzeichnung¹ child auf beliebige Schri'i-

•15. tumshehälter an einer Steile angebracht werden, die für die Kennzeichnung bei dem jeweiligen Ahlaacsysiem geeignet ist.

Wie bereits erwähnt, sind Ablagesv. sterne mil Kennzeichnung durch Farbsignale besonders prak tisch bei lateralen Registraturen. Bei einer Registrars mit lateraler Ablage werden die Hefter oder anderer Schriftgutbehälter seitlich verschiebbar in offene Re gale gestellt, so daß die Schmalseite jedes Hefters au einen Blick übersehbar ist. Laterale Ablage hat ge genüber der Ablage in Schubfächern den Offensicht liehen Vorteil, daß sämtliche Akten auf einem be stimmten Regal gleichzeitig überblickt werden kön nen. während bei der Ablage in einem Schubfach da Schubfach aus dem Schrank gezogen werden nruE um alle Akten darin überblicken zu können. Dies is besonders wichtig, wenn falsch abgelegte Akten ge sucht werden. Außerdem ist die laterale Ablag besser für Registraturen geeignet, bei dener nac mittleren Zahlengruppen oder Endzah.'engruppen at

gelegt wird."wie oben erläutert. Auch bei ein« solchen Registratur läßt sich bei lateraler Anordnun; d. h.„ wenn die Akten seitlich nebeneinanderstehei eine falsch abgelegte Akte leichter auffinden. Wer

ferner cine Akte in der richtigen Gruppe, aber nicht in der richtigen Reihenfolge eingeordnet ist, kann die Suche nach dieser Akte auf die Gruppe beschränkt werden, wodurch der Bereich in dem gesucht wird, um einen Faktor von 10 oder 100 oder mehr verringert wird.

Natürlich brauchen die mit Farbsignalen versehenen Karten oder Schilder gemäß der Erfindung nicht unbedingt getrennt gedruckt zu werden, bevor sie auf die Schriftgutbehälter aufgebracht werden. Die Schriftgutbehälter können selbst mit den erforderlichen Beschriftungen und Farbsignalen bedruckt und in der gleichen Weise, wie oben beschrieben, sortiert werden. Natürlich müssen hierzu die Druck- und Sortiermaschinen verfügbar sein, die für die Handhabung der Schriftgutbehälter geeignei sind. F i g. 8 zeigt einen Aktendeckel 81. auf den die Beschriftung und Farbsignale unmittelbar gemäß der Erfindung gedruckt worden sind.

Ferner ist es natürlich nicht erforderlich,- daß die Sortiervorgänge bei der Herstellung der Beschriftungs- und Signalschilder oder der Schriftgutbehälter mit automatischen Hochleistungs-Sortiermaschinen e^rfolgen, vielmehr können einige oder alle Sortierschritte von Hand vorgenommen werden. Dies gilt insbesondere bei kleinen Auflagen, z. B. für die Herstellung von Ersatzschriftgutbehältern, bei einer vorhandenen Registratur. Ferner können in Fällen, in denen große Kartenmengen beispielsweise mit sechs Ziffern, wie im gewählten Beispiel, bedruckt werden und eine erhebliche Menge der Karten eines von zwei oder drei Kennzeichen in einem bestimmten Feld erforderlich werden, von Hand aussortiert werden. Wenn beispielsweise eine Reihe von Karten oder Schildern hergestellt wird, die eine fast fortlaufende Zahlenreihe von 120 000 bis 139 999 tragen, erfordern natürlich sämtliche Karten eine »1« in der höchsten Stelle und die Hälfte der Karten eine »2«, während die andere Hälfte eine »3« in der zweithöchsten Stelle erfordert. Wenn die Karten richtig vorbereitet werden, können die ersten drei Durchsänge durch die Druckmaschinen erfolgen. ohne daß eine Sortiermaschine notwendig ist.

Wenn Donnelserien von fortlaufenden Zahlen erforderlich sind, können diese in der nachstehend beschriebenen Weise hergestellt werden. Eine Menge von Blättern wird vorbereitet, und zwar eine Menge für jede Zahl der Reihe. Jedes Blatt ist so groß, daß so viele Gruppen von Zahlen darauf passen, wie für die Doppelsätze erforderlich sind.

Die Blätter können dann in zehn Stapel aufgeteilt und je eine der Ziffern »0« bis »9« in die höchste Stelle gedruckt werden. Die Stapel werden dann ausgelegt und entweder von Hand oder mechanisch zu neuen Stapeln zusammengelegt, indem von jedem Stapel nacheinander je ein Blatt abgenommen wird. Die neuen Stapel werden dann mit je einer der Ziffern 0« bis »9« in der zweithöchsten Stelle bedruckt Durch entsprechendes Stapeln und Umordnen kann dann der Druck für jede anschließende zu bedruckende Stelle vorbereitet werden, wobei doppelte Sätze von fortlaufend numerierten, mit Farbsignalen versehenen Beschriftungen erhallen werden. Einzelne Beschriftungs- und Kennzeichnungsschilder können dann mit der Schneidemaschine oder in anderer Weise abgetrennt werden, um auf Schriftgutbehälter aufgebracht zu werden. Diese Methode ist zwar im allgemeinen die gleiche, die oben beschrieben wurde, jedoch eignet sie sich nur für fortlaufend numerierte Systeme. Ferner kommt das System nur für die Herstellung von verhältnismäßig kleinen Auflagen von Karten beispielsweise bis 1.0 000 in Frage.

Wie bereits erwähnt, wird bei der Einrichtung einer mit Farbsignalen versehenen Registratur jeder der Zahlen von »0« bis »9« eine bestimmte Farbe zugeordnet. Vorzugsweise sind die zugeordneten Farben voneinader zu unterscheiden. Bei der Zuordnung dieser Farben kann natürlich eine Farbe nicht mit einer anderen verwechselt werden. Es ist ferner zweckmäßig, für die Farben eine Reihenfolge festzulegen, die sich leicht einprägt. Wenn ferner die gewählten Farben sich genügend stark voreinander unterscheiden, können sie in ein kleines Feld der mit Farbsignalen versehenen Karten oder Schilder oder Schriftguibehälter ohne Einbuße der Unterscheidbarkeit und ohne die Wahrscheinlichkeit einer Verwechslung gedruckt werden. Als besonders zweckmäßig erwies sich das folgende Farbsystem:

Ziffer Zugeordnete Farbe

0 Hellrot

1 Dunkelrot

2 Hellorange

3 Dunkelorange

4 Hellgrün

5 Dunkelgrün

6 Hellblau

7 Dunkelmagenta

8 Hcllmagenta

9 Dunkelbraun

Die vorstehende Tabelle zeigt, daß jeder geraden Zahl eine helle Farbe und jeder ungeraden Zahl eine dunkle Farbe zugeordnet wird. Außerdem prägt sich die Reihenfolge rot - orange - grün blau magentabraun leicht ein, da sie der Folge der Regenbogenfarben nahekommt. Es ist festzustellen, daß dunkelblau nicht als repräsentative Farbe einer Ziffer zugeordnet worden ist, weil diese Farbe sich nicht stark von dunkelmagenta oder schwarz unterscheidet.

Natürlich sind zahlreiche Änderungen in den mil Farbsignalen versehenen Karten, Schildern odei Schriftgutbehältern möglich, die gemäß der Erfindung hergestellt werden. Insbesondere können die Wahl des Formats der Karten, Schilder und Schriftgutbehälter, die Zahl der mit Farbsignalen versehener Felder, die für jede Karte oder jeden Schriftgut behälter hergestellt werden, und die gewählten Farbei durch Erwägungen wie Größe der Registratur, Wirt

schaftlichkeit und Diskontinuietäten im System be stimmt sein.

Hierzu 1 Blatt Zeichnungen

Claims (4)

Patentansprüche:

1. Verfahren zum Kennzeichnen von Signalisierungsmitteln für Registraturzwecke, wobei jedes Signalisierungsmittel mit Zeichen vormarkiert worden ist, die für die zu druckenden Kennzeichen repräsentativ sind, dadurchgekennzeichnet, daß man alle Signalisierungsmittel, auf die ein erstes Kennzeichen in ein erstes Feld gedruckt werden soll, aussortiert und bedruckt, alle Signalisierungsmittel, auf die ein zweites Kennzeichen in das erste Feld gedruckt werden soll, aussortiert und bedruckt und dieses Aussortieren und Bedrucken wiederholt, bis alle Signalisierungsmittel mit allen erforderlichen Kennzeichen und Signalen im ersten Feld bedruckt sind, die Signalisierungsmittel neu sortiert und alle Signalisierungsmittel aussortiert, bei denen ein erstes Kennzeichen oder Signal in ein zweites Feld zu drucken ist und diese Signalisierungsmittel bedruckt, alle Signalisierungsmittel, bei denen ein zweites Kennzeichen oder Signal in das zweite Feld zu drucken ist, aussortiert und bedruckt und dieses Umsortieren, Aussortieren und Bedrucken wiederholt, bis sämtliche Signalisierungsmittel mit allen erforderlichen Kennzeichen und Signalen in allen erforderlichen Feldern bedruckt sind, wobei sämtliche Aussortier- und Umsortiervorgänge bei diesem Verfahren unter Bezugnahme auf die Vormarkierungen durchgeführt werden, die für die zu druckenden Kennzeichnungen und Signale repräsentativ sind.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß alle Aussortier- und Neusortiervorgänge unter Verwendung von automatischen Sortiermaschinen durchgeführt werden, die die Vormarkierungen, die für die zu druckenden Kennzeichen und Signale repräsentativ sind, erkennen und darauf ansprechen und entsprechend diesen Vormarkierungen arbeiten.

3. Verfahren nach Anspruch 2, dadurch gekennzeichnet, daß als automatische Sortiermaschinen Lochkartensortierer, Sortiermaschinen, die nach mit magnetischer Druckfarbe aufgebrachten Zeichen sortieren, nach optischen Kennzeichen arbeitende Sortiermaschinen und Randkerbensortiermaschinen verwendet werden.

4. Verfahren nach Anspruch 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, daß die Kennzeichen und Signale auf jedem Signalisierungsmittel aus wenigstens zwei Feldern, die farbig gedruckt werden, und Zahlengruppen bestehen, die außerhalb, aber in Verbindung mit den Farbsignalen gedruckt werden, wobei eine Ziffer von »0« bis »9« für jedes Farbfeld vorgesehen ist und in der gleichen Farbe wie das Farbsignal, zu dem sie gehört, gedruckt wird, und wobei jeder Ziffer von »0« bis »9« eine Farbe zugeordnet wird, die von den Farben, die den anderen Ziffern zugeordnet werden, gut unterscheidbar ist.