DE2449164A1

DE2449164A1 - Verfahren zur herstellung einer dokumentenbibliothek

Info

Publication number: DE2449164A1
Application number: DE19742449164
Authority: DE
Inventors: Robert John Walsh
Original assignee: Scherico Ltd
Current assignee: Scherico Ltd
Priority date: 1973-10-17
Filing date: 1974-10-16
Publication date: 1975-04-24
Also published as: NL7413607A; US3853399A; GB1493144A; BE821125A; JPS5068443A; FR2257955A1; CH573148A5; FR2257955B1

Description

PATENTANWÄLTE

DR.-ING. VON KREISLER DR.-ING. SCHÖNWALD DR.-ING. TH. MEYER DR. FUES DIPL-CHEM. ALEK VON KREISLER DIPL-CHEM-CAROLAKELLER DR.-ING. KLÖPSCH DIPL-ING. SELTING

5 KÖLN 1, DEICHMANNHAUS

Sg /Sd

SCHERICO LTD., Luzern (Schweiz), Töpferstraße 5

Verfahren zur Herstellung einer Dokumentenbibliothek

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur Herstellung einer Dokumentenbibliothek, in der Verfilmungen abgelegter Dokumente nach Indexnummern auffindbar sind, und insbesondere ein Verfahren zur Bildung einer geordneten Mikroform-Bibliothek, die ausreichend Information für die Wiederauffindung von Kopien der abgelegten Dokumente enthält.

Bei derartigen Dokumentenbibliotheken stellt die Wiederauf findbarkeit abgelegter Dokumente bzw. deren Mikroverfilmungen die Hauptschwierigkeit dar.

Es sind Systeme bekannt, nach denen viele außerordentlich umfangreiche Indicies (Indexdaten-Bibliotheken) in einem Computer gespeichert werden. Die US-PS 3 585 597 und die. US-PS 5 700 320 zeigen beispielsweise Systeme für die Informationsspeicherung und -wiederauffindung, die codierte Mikrofilmstreifen für die Speicherung der Information verwenden. Der Computerspeicher wird von

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einer Tastatur aus angesteuert und findet automatisch die codierten Streifen und gibt die gewünschte Information aus. Die US-PS 3 332 071 und die US-PS 3 689 89^ zeigen Beispiele für Informationsspeicherund Wiederauffindungssysteme, bei denen die Information auf Mikrofilm aufgezeichnet und auf codierten Mikroblatt-Karten angeordnet wird. Die codierten Karten werden dann aus einem Sammelbehälter herausgesucht und als Antwort auf eine in die Tastatur eingegebene Anfrage an den Computerspeicher dargestellt. Es ist wichtig festzustellen, daß alle diese bekannten Systeme zum Wiederauffinden der Information Computer benötigen. Dieses Erfordernis ist problematisch, weil Computer schwierig und teuer zu betreiben und zu programmieren sind. Die bekannten Systeme erfordern ferner einen großen Aufwand dafür, lange Indexnummern laufend sicher festzuhalten.

Ferner müssen die bekannten Systeme, um überhaupt Antwort auf die Anforderungen des Benutzers geben zu können, umfangreiche Sortiervorgänge, Aufreihungen und Separationen von Dokumenten ausführen und erfordern das Kleben und Etikettieren von Mikrofilmkassetten. All diese Operationen sind ziemlich zeitaufwendig und teuer. Zusätzlich ist aufgrund der Tatsache, daß die Wiederauffindung nur mit Computerhilfe möglich ist, bei verschiedenen bekannten Systemen der Einsatz gut ausgebildeter Operateure notwendig, um die für den Wiederauffindungsvorgang benötigte Information richtig in die Tastatur einzugeben.

Aufgabe der Erfindung ist es, ein Verfahren zur Her-

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stellung einer Dokumentenbibliothek anzugeben, deren Benutzung zum Wiederauffinden einzelner Dokumente keinen Computereinsatz erfordert.

Zur Lösung dieser Aufgabe ist erfindungsgemäß ein Verfahren mit folgenden Schritten vorgesehen:

a) Verfilmung der Dokumente in wahlloser Reihenfolge auf einer Filmrolle und gleichzeitiges Aufdrucken einer Film-Indexnummer auf jedes Dokument;

b) Eincodierung der FiIm-Indexnummer, einer Zugriffsnummer und einer Dokumentnummer in einen Datenträger;

c) Sortieren der auf dem Datenträger enthaltenen Daten mit einer elektronischen Datenverarbeitungseinrichtung in der Reihenfolge ihrer Zugriffsnummern und Übertragung der Daten auf ein Magnetband in der Reihenfolge ihrer Zugriffsnummern, und

d) Umsetzen der auf dem Magnetband aufgezeichneten Informationen unter Beibehaltung ihrer Reihenfolge in lesbare Schriftzeichen auf einem Film.

Bei einer bevorzugten Ausführungsform des Verfahrens erfolgt anschließend ein Zerschneiden des Filmstreifens in mehrere Mikroblätter, so daß eine Mikroblatt-Bibliothek entsteht, in der die Mikroblätter entsprechend ihren Zugriffsnummern angeordnet sind. Für den Fachmann ist offensichtlich, daß außer Mikroblättern auch andere Formen von Mikro-Datenträgern eingesetzt werden können.

Die Erfindung schafft ein Recherchier- und Wiederauf-

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findungssystem, das für alle praktischen Anwendungen geeignet ist und eine praktisch unbegrenzte Menge von * I-ndexdaten in einem relativ kleinen Speicherbereich unterzubringen vermag. Ein weiterer Vorteil besteht darin, daß zum Wiederauffinden von Dokumenten keine manuellen Sortiervorgänge ausgeführt werden müssen.

Das Wiederauffinden ist äußerst einfach und verursacht wenig Kosten, so daß hierzu keine Personen mit hochwertiger Ausbildung erforderlich sind.

Die elektronische Datenverarbeitungseinrichtung wird lediglich für eine kurze Zeitspanne beim Erstellen der Bibliothek und bei der Aktenergänzung benötigt und kann hierfür außerhalb der Spitzenstunden eingesetzt werden.

Ein weiterer Vorteil des erfindungsgemäßen Verfahrens besteht darin, daß ein Maximum an Integrität der Akten gewährleistet ist. Die Bibliothek eignet sich zum manuellen Auffinden»verfilmter Dokumente, die in wahlloser Reihenfolge verfilmt worden sind.

Die Bibliothek wird dazu benutzt, Dokumente, die in wahlloser Reihenfolge verfilmt worden sind, bzw. deren Filmkopien, manuell wieder aufzufinden.

Die Erfindung wird im folgenden unter Bezugnahme auf die Figuren an einem Ausführungsbeispiel näher erläutert .

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Fig. 1 zeigt in Blockdarstellung die sequentielle Anordnung der bei dem erfindungsgemäßen Verfahren mitwirkenden Geräte.

Fig. 2 zeigt eine symbolische Darstellung eines Teiles einer Mikrofilmrolle, die zur Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens verwendet wird, und

Fig. 3 zeigt eine symbolische Darstellung einer mit Mikroblättern bestückten Indexkarte, die zweckmäßigerweise bei dem erfindungsgemäßen Verfahren verwendet wird.

Im folgenden wird der Such- und AuffindungsprozeS der vorliegenden Erfindung unter Bezugnahme auf die Figuren 1, 2 und 3 detailliert beschrieben.

Dokumente 11 gelangen in wahlloser Ordnung in die Mikrofilmzone und werden hier durch ein nach dem Duplex-Verfahren arbeitendes Mikrofilmgerät 12 photographiert, das die Vorderseite 42 und die Rückseite 44 eines jeden Bildes auf einer 16 mm-Mikrofilmrolle photographisch speichert. Die Mikrofilmrolle 4o hat etwa eine Länge von 30,5 m und ist in Fig. 2 abgebil- ' det. Das Mikrofilmgerät 12 enthält eine Vorrichtung zur fortlaufenden Nummerierung. Diese bringt eine Wiederholungsnummer und fortlaufende Nummern,■die zusammen FiIm-Indexnummerη 46 bilden, durch Aufdrucken mit Tusche auf jedes der in wahlloser Reihenfolge verfilmten Dokumente 11 auf. Die Wiederholungsnummer kann beispielsweise 0777 sein und

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die Rollennummer des Mikrofilms darstellen. Die fortlaufende Nummer kann 0001 sein und die Nummer des Feldes darstellen, auf dem das Dokument auf der Filmrolle 0777 verfilmt wurde. Die beiden Nummern werden dann kombiniert zu 0777·0001 und bilden eine Filmindexnummer 46. Das Mikrofilmgerät 12 besitzt ferner eine Vorrichtung zur Aufbringung von Markierungen, die eine Standard-Markierung 48 auf jedem Bild des 16 mm-Mikrofilms 40 in einer Standardposition anbringt. Grundsätzlich ist jedes Mikrofilmgerät geeignet, das im Duplex-Verfahren filmen und die oben beschriebenen Nummerierungs- und Markierungsfunktionen ausführen kann. Ein geeignetes kommerzielles Mikrofilmgerät ist das Rotary-Modell 700 von Eastman Kodak.

Jede 30,5 m-Rolle von belichtetem 16 mm-Mikrofilm wird in einem bekannten kommerziellen Filmverarbeitungsgerät 14 entwickelt. Der entwickelte Film wird dann an einer ebenfalls bekannten kommerziellen Inspektionsstation 16 inspiziert, um zu prüfen, ob der Film eine ausreichende Dichte und Auflösung aufweist, und ob das Mikrofilmgerät irgendwelche Funktionsstörungen zeigt, die von dem selbstauslösenden Alarm nicht erkannt worden sind. Jede verarbeitete und inspizierte Filmrolle, die für gut befunden wurde, wird an der Station 18 in eine 16 mm-Filmkassette eingebracht. Die Rollennummer, die auf die Dokumente 11 mit Tusche aufgedruckt worden ist, wird in der Station 20 von den Dokumenten zusammen mit dem Datum der Mikroverfilmung auf die Filmkassette übertragen. Dann werden die Kassetten nach den Rollennummern geordnet und bei 22 gespeichert. Auf diese Weise schafft man bei 20 eine Sammlung verfilmter Dokumente in Kassetten und

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geordnet nach den Rollennummern, die für ein späteres Wiederauffinden einzelner Dokumente zur Verfügung steht.

Zur Bildung der Mikroform-Bibliothek der vorliegenden

Erfindung werden einem elektronischen Datenverarbeitungs· gerät die codierten Eingangsdaten eingegeben. Diese Eincodierung erfolgt vorzugsweise mit einem Tastaturlocher.

Für die Aufbereitung der benötigten Eingangsdaten können auch andere an sich bekannte Techniken verwendet werden. Beispielsweise kann man eine Vorrichtung zur optischen Schriftzeichenerkennung (optical character recognition OCR) einsetzen, um das Originaldokument direkt zu lesen und daraus die Eingangsdaten zu erzeugen. Bei einer anderen Ausführungsform für spezielle Verwendungsarten können die verschiedenen Nummern magnetisch aufgedruckt werden. Die Originaldokumente (z.B. Bankschecks) können mit der Zugriffsnummer und/oder der Dokumentnummer mit magnetischen Schriftzeichen vornummeriert werden und die Rollen- und Feldnummer wird später magnetisch aufgedruckt, so daß eine Lochung nicht erforderlich ist.

Wenn man eine Lochungskodierung verwendet, werden die Dokumente 11 nach Beendigung der Mikroverfilmung einer Lochungsstation zugeführt, wo sie mit der Indexnummer versehen werden. Die Locher geben in die Tastatur 30 die jeweilige Indexinformation ein und lochen auf diese Weise die Lochkarten 32, bei denen es sieh um Standard-. EAM-Lochkarten handeln kann. Die Lochkarten enthalten beispielsweise die folgenden Informationen:

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TABELLE I Index Beispiel

a) Kunden-Konto-Nr. 1-01-123^5-000

b) Rechnungs-Nr. 16O12O4

c) Art des Dokuments 2

d) Kunden-Auftrags-Nr. 062370

e) Index-Nr. 0777.0005

In dem obigen Beispiel würde die Kunden-Konto-Nr. a) die Zugriffsnummer darstellen, die später für den Sortiervorgang auszuwerten ist. Die Papierdokumente 11 werden so lange aufbewahrt, bis durch eine Prüfung festgestellt ist, daß sowohl die Mikrofilme als auch die Indices sicher festgehalten sind.

Die vorbereiteten Lochkarten 32 werden in einer elektronischen Datenverarbeitungseinrichtung J>k auf eine Platte umgespeichert, die die Mikrofilm-Indicies enthält. Die elektronische Datenverarbeitungseinrichtung 34 sortiert die von den Lochkarten 32 kommenden Eingangsdaten und ordnet sie entsprechend den Zugriffsnummern neu, um ein Master-Magnetband zu erzeugen, das die Daten nach Zugriff snummern geordnet enthält.

Beispielsweise können die Kunden-Konto-Nummern a) (Tabelle I) in numerischer Folge geordnet werden und die Rechnungsnummern b), die den einzelnen Transaktionen des Kunden zugeordnet sind, können ebenfalls in numerischer Folge unter der Kunden-Konto-Nummer geordnet werden.

Das geordnete Master-Magnetband wird dann in ein als

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Computer-Ausgabegerät geeignetes Mikrofilmgerät 36 eingegeben. Derartige Mikrofilmgeräte sind kommerziell erhältlich. Das Gerät setzt die Magnetbanddaten in einen entsprechenden Filmstreifen um, auf dem die Daten in geordneter Folge enthalten sind. Das zum Anschluß an einen Computerausgang bestimmte Mikrofilmgerät 36 druckt direkt lesbare Ziffern, z.B. auf einen 105 mm-Mikrofilm, der beim Schneiden in eine als "Mikroblatt" bezeichnete Mikroform gebracht wird. Natürlich können auch andere Filmformate benutzt werden. Es sind äquivalente Filmformate erhältlich, die anstelle der Mikroblatt-Formate zum Speichern und Wiederauffinden benutzt werden können.

Jeder Mikroblatt-Bogen 50, wie er in Fig. 3 dargestellt ist, ist 105 mm hoch und 148 mm lang. Entlang der Oberkante eines jeden Mikroblatt-Bogens ist ein Streifen für den Index reserviert, der mit bloßem Auge lesbar ist. Dieser Index ist die Zugriffsnummer, die in dem Beispiel von Tabelle I aus der Kunden-Konto-Nummer a) besteht. Jeder Mikroblatt-Bogen 50 enthält etwa 200 Felder, die die Indexdaten enthalten. Jedes Feld 52 eines Mikroblatt-Bogens erscheint in der Form eines Standardformulars des Computer-Druckwerkes. Die folgende Tabelle II gibt ein Beispiel, welche Art von Informationen in einem Bereich eines einzelnen Feldes 52 enthalten sein könnte:

TABELLE II

Darstellung der Indexdaten Gedruckt auf Mikroblatt-Bögen von I05 mm χ 148 mm

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- ίο -

Kunden-Konto-	Rech-	Art des	1	Kundeη-	FiIm-	FiIm-
Nr.	nungs-	Dokumen	3	Auf	rollen-	feld-
	Nr.	tes	4	trags-Nr.	Nr.	Nr.
I-OI-I2345-OOO	1601204	5	662370	0777	0001
1-01-12345-000	1601204	1	662370	0777	0002
I-OI-I2345-OOO	1601204	3	662370	0777	0003
1-01-12345-000	16O12O4	4	662370	0777	0004
1-01-12345-000	I603796	2	671960	Ο786	I629
l-oi-12345-000	I603796	671960	0787	I92I
I-OI-I2345-OOO	I603796	671960	0786	26I2
I-OI-I2345-OOO	5743IOO		0791	1541

Bei einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung enthält das letzte Bild in der rechts unten liegenden Ecke eines jeden Mikroblatt-Bogens 50 generell die X-Y-Gitterkoordinaten aller Zugriffsnummern, die auf dem Bogen 50 enthalten sind. Ein solcher "Index zum Index" ist ein bevorzugtes Merkmal der Erfindung.

Mehrere Mikroblatt-Bögen 50, die nach Zugriffsnummern geordnet sind, bilden eine Mikroblatt-Bibliothek 38. Jemand, der ein bestimmtes aufbewahrtes Dokument sehen will, braucht nur 1) den richtigen Mikroblatt-Bogen 50 in der Bibliothek 38 auszuwählen, indem er die mit bloßem Auge lesbaren Zugriffsnummern betrachtet, 2) den Mikroblatt-Bogen auf einem kommerziellen Mikrofilmbetrachter zu betrachten, um die richtige Filmrollennummer und die Filmfeldnummer zu ermitteln, 3) die mit dem entsprechenden Index versehene Kassette zu entnehmen, und 4) den Film in der Kassette auf einem kommerziell erhältlichen Mikrofilm-Lesegerät zu betrachten. Ein besonderer Vorteil des erfindungsgemäßen Verfahrens besteht darin, daß keine elektronischen Datenverarbeitungsgeräte für

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- ii -

den Wiederäuffindungsprozeß benötigt werden.

Die Bibliothek 38 kann periodisch auf den laufenden Stand gebracht werden, indem lediglich neue Dokumente auf Mikrofilm ausgenommen und unter Wiederholung des oben beschriebenen Verfahrens in die Bibliothek eingebracht werden. Neue Dokumente können auf diese Weise verfilmt, bearbeitet (entwickelt), in Kassetten eingebracht, mit Indexnummern versehen und bei 22 gespeichert werden, wie es dem Benutzer zweckmäßig erscheint. Die neuen Dokumente werden dann der Lochungsstation zugeführt, um mit Indexnummern versehen zu werden. Auch hier werden wieder Standard-EAM-Lochkarten 32 bei 30 gelocht, so daß sie die jeweilige Index-Information enthalten. Die neu hergestellten Lochkarten 32 werden dann gespeichert, bis der Benutzer es für notwendig hält, die Mikroblatt-Bibliothek 38 wieder auf den neusten Stand zu bringen. Dies kann wöchentlich, monatlich usw. erfolgen, in Abhängigkeit von den speziellen Anforderungen des Benutzers. Wenn die Bibliothek 38 auf den laufenden Stand gebracht werden muß, werden die neu hergestellten Lochkarten 32 in einer elektronischen Datenverarbeitungseinrichtung 3^j wie zuvor beschrieben, auf eine Platte umgespeichert. Das Master-Magnetband, das während des ersten Verfahrensablaufs hergestellt wurde, wird anschließend in die elektronische Datenverarbeitung se inrieh tung 3^ eingespeichert. Die Datenverarbeitungseinrichtung 34 sortiert dann die Eingangsdaten der neu hergestellten Lochkarten 32 und ordnet die.Daten von neuem nach ihren Zugriffsnummern, um ein neues Master-Magnetband herzustellen, das die Daten nach Zugriff snummern geordnet enthält. Das neu geordnete Ma-

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ster-Magnetband wird dann, genau wie vorher, in ein Mikrofilrn-Verfilmungsgerät jjb eingegeben, das von Computer-Ausgangssignalen ansteuerbar ist und die neue Mikroblatt-Bibliothek 38 erstellt. Die alte Bibliothek kann aus Sicherheitsgründen noch aufbewahrt werden.

Da das beschriebene Aufdatieren der Bibliothek je nach Wahl des Benutzers erfolgen kann, ist es möglich, diese Arbeiten in solchen Zeiten auszuführen, in denen die elektronische Datenverarbeitungseinrichtung ~5^l\ anderweitig nicht stark ausgelastet ist bzw. anderweitig nicht benötigt wird.

Da die elektronische Datenverarbeitungseinrichtung nur während der Speicherphase des Verfahrens zum Sortieren gesammelter Daten benötigt wird, kann sie stets außerhalb der Spitzenstunden hierzu benutzt werden.

Zusätzlich zu den schon beschriebenen Vorteilen kann das erfindungsgemäße Verfahren zur Speicherung und zum Wiederauffinden von Informationen für alle praktischen Anwendungszwecke eine unbegrenzte Menge an Indexdaten auf einem extrem kleinen Speicherbereich unterbringen. Die Verfilmung der eingegebenen Dokumente erfolgt auf die kostengünstigste Weise, weil eine Separierung oder Sortierung der Dokumente nicht erforderlich ist.

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Claims

Ansprüche

1,/Verfahren zur Herstellung einer Dokumentenbibliothek, -^J in der Verfilmungen abgelegter Dokumente nach Indexnummern auffindbar sind, gekennzeichnet durch die folgenden Verfahrensschritte:

a) Verfilmung der Dokumente in wahlloser Reihenfolge auf einer Filmrolle und gleichzeitiges Aufdrucken einer Film-Indexnummer auf jedes Dokument;

b) Eincodierung der FiIm-Indexnummer, einer Zugriffsnummer und einer Dokumentnummer in einen Datenträger;

c) Sortieren der auf dem Datenträger enthaltenen Daten mit einer elektronischen Datenverarbeitungeinrichtung in der Reihenfolge ihrer Zugriffsnummern und Übertragung der Daten auf ein Magnetband in der Reihenfolge ihrer Zugriffsnummern, und

d) Umsetzen der auf dem Magnetband aufgezeichneten Informationen unter Beibehaltung ihrer Reihenfolge in lesbare Schriftzeichen auf einem Film.
2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die Daten zusammen mit einem zugehörigen Index auf das Magnetband aufgezeichnet werden.
3. Verfahren nach Anspruch 1, gekennzeichnet durch den folgenden zusätzlichen Verfahrensschritt:

e) Zerschneiden des Filmstreifens in mehrere Mikroblattformen zur Herstellung einer Bibliothek auf

Mikroblattformen, die entsprechend ihrer Zugriffsnummern angeordnet und bezeichnet sind.

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4. Verfahren nach Anspruch j5, gekennzeichnet durch die folgenden zusätzlichen Verfahrensschritte:

. f) Entwickeln der Filmrolle,

g) Einbringen der Filmrolle in eine Filmkassette, h) Beschriftung der Filmkassette mit der Film-Indexnummer .
5. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daS der Filmstreifen, auf dem die Informationen nach Indexnummern geordnet sind, ein 105 mm-Mikrofilm ist.
6. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 5, gekennzeichnet durch periodische Wiederholung der betreffenden Verfahrensschritte, um die Bibliothek auf den jeweils laufenden Stand zu bringen.
7. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, daß beim Eincodieren der Daten in den Datenträger die Film-Index-Nummer, die Zugriffsnummer und die Dokumentnummer in eine Lochkarte eingelocht werden.

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