DE2018504C3 - Verfahren zum Kennzeichnen von Signalisierungsmitteln für Registraturzwecke - Google Patents

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Kennchnen von Signalisierungsmitteln für Registraturecke, wobei jedes Signalisierungsmittel mit Zeichen viirma-liei! worden ist. die für die /U druckenden Kennzeichen repräsentativ sind.

Is ist ein grundsätzliches Erlorderms jedei Registratur, dal.' Hriefe. Dokumente. Aktennotizen oder andere Unterlagen, die sich auf einen bestimmten Vorhang beziehen, leicht abgelegt und leicht wiedergefunden werden. Wenn es sich um eine begrenzt. Zahl \on Voraiiii^ii und Unterlagen handelt. z.B. um Personalpapiere, ist möglicherweise nicht mehr

ίο al- eine rsclireibti-'-hschiiblade oder eine Reihe \on Fächern notwendig. Die meisten Konzerne ode! andere große Organisationen müssen sich jedoch mit einer ei lieblichen Anzahl von Unterlagen, die eine uruße Zahl \on Einzuvorgängen betreffen, befassen.

Insbesondere müssen Organisationen wie Versicherungsgesellschaften. Krankenhäuser und Polizeidienststellen sich mit Dokumenten und Unterlagt'η belassen, die eine sehr große Zahl von Einzelpersonen. Konten oder Policen betreffen

Bei der Einrichtung und Führung einer Registratur mit einer großen Zahl von Einzelvorgängen wird normalerweise jeder Akte, die einen bestimmten Vorgang oder eine Einzelperson betrifft, eine gesonderte Nummer gegeben. Die Einfachheit der Verwendung von Nummernsystemen an Stelle von Systemen, die nach dem Namen und Vornamen aufgebaut sind, wird offensichtlich, wenn man sich vergegenwärtigt, daß es selbst in kleinen Gruppen vorkommen kann, daß zwei oder mehr Personen gleiche Namen haben.

Wenn jedoch diesen Personen Nummern oder Ziffern zugeteilt werden, können Unterlagen, die eine bestimmte Einzelperson betreffen, leicht mit anderen diese Person betreffenden Unterlagen und nicht mit Unterlagen, die eine andere Person betreffen, abgelegt werden.

Ferner haben es Organisationen wie Krankenhäuser zwar mit einer große. 1 Zahl von Einzelpersonen zu tun, deren Zahl im wesentlichen konstant bleibt, jedoch wechselt die Identität der Einzelpersonen ständig. Ferner können bei der Führung von Akten für jede in Frage kommende Einzelperson die Akten von mehr als einer Abteilung angeforder' werden. Wenn diese Akten nicht angefordert worden sind, müssen sie in einer zentralen Registratur so geführt werden, daß sie leicht und richtig abgelegt und leicht und schnell wiedergefunden werden können.

Bei der Führung großer Registraturen ist es üblich, jede einzelne Akte mit einer wenigstens fünfstelligen und gewöhnlich sechsstelligen oder siebenstelligen Zahl zu kennzeichnen. Betrachtet man beispielsweise eine Registratur, in der jede Aktenziffer sechsstellig ist, können die Zahlen dieser Akten somit von 100000 bis 999 999 laufen. Es ergibt sich, daß selbst in Fällen, in denen 20% oder ein geringerer Anteil der in der sechsstelligen Reihe enthaltenen Zahlen verwendet werden, die Möglichkeiten einer Falschablage jeder bestimmten Akte groß sind. Die Erfindung trägt mit dazu bei, die Möglichkeiten einer falschen Ablage auszuschalten.

Es gibt drei grundlegende Methoden, nach denen Registraturen mit numerischer Ordnung geführt werden können: Die Gliederung kann rein numerisch, nach den mittleren Stellen und nach den Endstellen erfolgen. Bei der reinen numenschen Ordnung werden die Akten in ihrer gewöhnlichen numerischen Reihenfolge geführt. Bei jedem der beiden anderen Ordnungssysteme werden die Akten in eine Anzahl

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(on Untergruppen unterteilt, und jede Ji: Unier- Schriilgulhehäliergewöhniieh .oeingenchlet.dal.i seine

jrupren hangt von einer ZiITe: ngruppe ab, lic in Farben auf einem Te,! de-, Sehriitguibehalter- si- er-

tinem numerischen Aktenzeichen vorkommt, aber scheinen. daü hei betrach -ng eines Regals von. late".il

nicht Jas vollständige numerische Aktenzeichen um- ..ivieordneten, mit farbiger: Signalisierungsmiucln ^λ"-^Γ

faßt. Wie die Bezeichnungen besagen, erfordert die .Ί .>ehenen Akten die Farbe.: :uf einen Blick /u sehen

Ablage η ;ch mittleren Ziiferngruppen die Uniertei- sind.

lung der .Akten in Untergruppen, die von den mit; Durch Verwendung von tarbigen Signalisierung^-

leren Ziliern in jedem numerischen .-'kten/.iehen er mitteln werden die Möglich'- eher, der FalschabkigJ

scheinen, während die Alllage nach i iid/illern die eiiei Akte erheblich aeringer oder umgekehrt die

I inteiiung der Akten in Untergruppen erfordert, die io Nf, »liciV.eiten des "> ufiindens einer falsch abgelegten

Min den Endziffern in jedem numerischen Akten- Akte größer. Wen: beispielsweise iede Akte m einer

/eichen abhangig sind. bestimmten Gruppe eine hellblaue Farbe in einen,

Die Gliederung nach mittleren Ziiferngruppen oder bestimmten Feld ihres farbigen Signalisierungsmi'ieis

ί nd/itferngruppen hat den ifensiehtlichen Vorteil. hat. aber eine der Akten in diesem bestimmten Feld

d;il.'i in einer Gruppe von beispielsweise 100000 Akten 15 organgefarben ist, dann ist offensichtlich die letztge-

die Gruppe in 1000 Untergruppen von je 100 Aklen nannte Akte falsch abgelegt.

!der in 11)O Untergruppen von je 1000 Akten unter- Die USA.-Patentschrift .1-Hi 752 beschreibt ein

teilt weiden kann. Da die Möglichkeit einer Falsch- Verfahren zum Kennzeichnen von Formularen, l-ahr-

ablage durch Umstellung von Ziffern verringert wird, karten usw.. bei dem die-' Gegenstände forllaufend

we.in die Ziffern getrennt werden, kann die Suche 20 numeriert werden Hierzu ν erden die Gegenstände in

nach einer falsch abgelegten Akte auf eine Gruppe zehn Gruppen gleicher Anzahl geteilt und jedes lor-

voii K)O oder 1000 Akten anstatt aui die volle Zahl mular einer Gruppe mit einer bestimmten Zahl aus 0

von 100 000 Akten beschränkt werden. bis ^l) versehen. Danach wird umsortiert, so daß man

Die Vorteile der Unterteilung von numerischen erneut zehn Gruppen erhält, die wie im ersten Schritt Aktenzeichen in ZifTerngruppen wird für große 25 in einem zweiten Feld mit einer Zahl aus 0 bis ⁽) \ jr-Organisationen wie Versicherungsgesellschaften, sehen werden Dieses Drucken und Umsortieren wird Krankenhäuser und Polizeibehörden offensichtlich. so lange fortgesetzt, bis alle Formulare in allen FeI-Beispielsweise können Versicherungsgesellschaften dem mit den entsprechenden Kennzeichen bedruckt eine Reihe von Akten, von denen jede eine gemein- sind. Das Umsortieren kann hierbei durch einfaches ^arne Zifferngruppe enthält, für die verschiedenen 3° Abzählen erfolgen, wobei es unnötig ist. auf die bis-(iruppen von Policen, wie Unfall, Krankheit, Gesund- her aufgedruckten Zahlen zu achten. In dieser Patentheit. Leben usw., führen. Krankenhäuser können schrift ist nirgendwo angegeben, daß ein zweites oder Zahlenreihen, die jeweils eine gemeinsame Ziffern- weiteres Kennzeichen in das erste Feld gedruckt gruppe aufweisen, Aktengruppen wie Entbindung, werden soll. Aussortiervorgänge sind nicht vorge-Chirurgie, Isolierung usw. zuteilen, während Polizei- 35 sehen. Alle Gegenstände müssen in allen Feldern mit behörden Nummernreihen, von denen jede gemein- Zahlen versehen werden. B^i d^:=kontinuierlichen same Tifferngruppen aufweist, Aktengruppen wie Art Zahlenreihen müssen nach der Herstellung der gevon Einbruch, geographische Lage, Autotypen usw. samten Zahlenreihe die nicht gewünschten aussortiert zuordnen können. werden. Sie sind dann nicht weiter verwendbar, was

F.s ist aus den vorstehenden Ausführungen offen- 40 praktisch eine Material- und Arbeitsverschwendung

sichtlich, daß jede bestimmte Registratur viele Grup- bedeutet. Außerdem dürfte d?s Aussortieren der

pen von numerischen Aktenzeichen aufweisen kann, überflüssigen Signalisierungsmittel einen erheblichen

wobei jede Gruppe in sich selbst fortlaufend oder fast Arbeitsaufwand verursachen.

fortlaufend ist, aber die Gruppen unter sich unter- Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, ein

brochen sind. Es ist ferner offensichtlich, daß einige 45 technisch einfach zu führendes Verfahren zum Kenn-

Gruppen zahlre^;che Aktenzeichen und andere nur zeichnen von Signalisierungsmitteln für Registratur-

sehr wenig Aktenzeichen aufweisen können. zwecke zu schaffen, das Signalisierungsmittel liefert.

B<ii jedem RegiFtratursystem besteht eine Möglich- die die Möglichkeiten der Falschablage von l'nterkeit. Aktenzeichen zu unterscheiden und Falschab- lagen und Dokumenten erheblich verringern, lagen leicht offensichtlich zu machen, darin, die Si- s< > Diese Aufgabe wird bei dem Verfahren zum Kenngnalisierungsmittel von z.B. Schriftgutbehältern mit zeichnen von Signalisierungsmitteln dadurch gelöst. Farbsignalen zu kennzeichnen. Mit anderen Worten, daß mau alle Signalisierungsnii'tel. auf die ein erstes jeder Zahl von »0« bis »9« oder, in gewissen Fällen, Kennzeichen in ein erstes Feld gedruckt werden soll einer Zifferngruppe wird eine bestimmte Farbe züge- aussortiert und bedruckt, alle Signalisierungsmittel ordnet. Vorzugsweise unterscheiden sich die züge- 55 auf die ein zweites Kennzeichen in das erste Feld geordneten Farben voneinander. Auf eine solche druckt werden soll, aussortiert und bedruckt, unc Gruppe von Farben wird nachstehend näher einge- dieses Aussortieren und Bedrucken wiederholt, bi; gangen. Mit derartigen Signalisierungsmitteln gekenn- alle Signalisierungsmittel mit allen erforderlicher zeichnete Registraturen werden gewöhnlich so einge- Kennzeichen und Signalen im ersten Feld bedruck richtet, daß die Farbe auf den Taben der Hefter oder ^6o sind, die Signalisierungsmittel neu sortiert und all· Akten oder in anderer Weise erscheint, wie es durch Signalisierungsmittel aussortiert, bei denen ein erste die Art der Signalisierung oder Kennzeichnung des Kennzeichen oder Signal in ein zweites Feld zj Schriftgutbehälters und die Art, in der die Akten ab- drucken ist und diese Signalisierungsmittel bedruckt gelegt werden sollen, angezeigt erscheint. Im allge- alle Signalisierungsmittel, bei denen ein zweites Kenn meinen werden <!ie durch farbige Signalisierungsmittel 65 zeichen oder Signal in das zweite Feld zu drucken is gekennzeichneten Ablagesysteme häufig als laterale aussortiert und bedruckt und dieses Umsortierer Registratur so eingerichtet, daß jede Akte sich seit- Aussortieren und Bedrucken wiederholt, bis sämi lieh über ein Regal erstreckt. Hierbei wird jeder liehe Signalisierungsmittel mit allen erforderliche

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Feldern bedruckt sind, wobei sämtliche Aussortier- diese Weise können unterbrochene Reihen gedruckt

und Umsortiervorgänge bei diesem Verfahren unter werden, da bei jedem Druckvorgang nur solche Si-

Bezugnahme auf die Vormarkierungen durchgeführt gnalisicrungsmittcl, für die die bestimmte Zahl und

werden, die für die zu druckenden Kennzeichnungen Farbe an der bestimmten Stelle erforderlieh sind,

und Signale repräsentativ sind. 5 durch die Druckpresse gegeben werden, während alle

Bei der Durchführung dieses Verfahrens ist es übrigen beiseitegelassen werden.

zweckmäßig, daß alle Aussortier- und Neusortiei vor- In der Praxis kann eine Sortierung für jede zu

gängc unter Verwendung von automatischen Sortier- druckende Stelle vorgenommen werden, wobei nach

maschinen durchgeführt werden, die die Vornnrkie- jedem Sortiervorgang die Zahl der Stapel Signalisie-

rungen, die für die zu druckenden Kennzeichen und io rungsmittel, der Zahl der verschiedenen Signalisic-

Signale repräsentativ sind, erkennen und darauf an- rungsmittel, z. B. Zahlen und ihre Farben, die in gc-

sprechen und entsprechend diesen Vormarkierungen trennten Vorgängen auf diese Stelle zu drucken sind,

arbeiten. So können als automatische Sortiermaschi- entspricht.

nen Lochkartensortierer, Sortiermaschinen, die nach Das erfindungsgemäße Verfahren eignet sich bemit magnetischer Druckfarbe aufgebrachten Zeichen 15 sonders gut für die Verwendung von Sortiermaschisortieren, nach optischen Kennzeichen arbeitende nen, die mit hoher Geschwindigkeit arbeiten. Es ist Sortiermaschinen und Randkerbensortiermaschinen besonders vorteilhaft zum Bedrucken von Blättern verwendet werden. Um die Möglichkeit der Falschab- aus Material von geeigneter Qualität, z. B. Karton lage einer mit einem Signalisierungsmittel versehenen oder anderen Papierformen, die später auf die Schrift-Akte erheblich zu verringern, ist es vorteilhaft, daß ao tumsbehälter oder Karten aufgebracht werden. Die die Kennzeichen und Signale auf jedem Signalisie- Blätter oder Karten werden bedruckt und zum Sorrungsmittel aus wenigstens zwei Feldern, die farbig tieren durch Maschinen hergerichtet, die nach dem gedruckt werden, und Farbengruppen bestehen, die Prinzip der Lochkarten, der Erkennung von mit maaußerhalb, aber in Verbindung mit den Farbsignalen gnetischer Farbe gedruckten Zeichen, der Erkennung gedruckt werden, wobei eine Ziffer von »0« bis »9« 35 von optischen Zeichen oder Randrillen arbeiten, für jedes Farbbild vorgesehen ist und in der gleichen Lochkarten und mit magnetischer Druckfarbe geFarbe wie das Farbsignal, zu dem sie gehört, gedruckt kennzeichnete Blätter sind für das Sortieren mit wird, und wobei jeder Ziffer von »0« bis »9« eine hoher Geschwindigkeit besonders gut geeignet.
Farbe zugeordnet wird, die von den Farben, die den Nachdem alle erforderlichen Karten oder Blätter anderen Ziffern zugeordnet werden, gut unterscheid- 30 vollständig gemäß der Erfindung bedruckt worden bar ist. sind, werden sie nach Bedarf umsortiert oder nicht

Die Gliederung nach den mittleren Ziffern und umsortiert, geschnitten und auf die Schrifttumsbehäl-

nach den Endziffern eines Zahlensatzes bieten die ter aufgebracht.

Möglichkeit der Einteilung von Akten in Gruppen, Die Erfindung wird nachstehend ausführlich in

die eine Kennzeichnungsziffer aufweisen, die allen 35 Verbindung mit den Abbildungen beschrieben, die

Akten in der Gruppe gemeinsam ist. Es ist jedoch verschiedene Stufen und Ausführungsformen, die eine

offensichtlich, daß es durch die Lehre der Erfindung einzige Aktenziffer betreffen, darstellen,

und durch Farbsignalisierung von wenigstens zwei Fig. 1, 2, 3, 4, 5, 6 und 7 zeigen eine Lochkarte

Stellen in einer Zahl, vorzugsweise vier bis sechs Stel- nach verschiedenen Stufen der Herstellung einer mit

len, möglich ist, reine numerische Ablagesysteme ein- 40 Farbsignalen versehenen Karte gemäß der Erfindung;

zurichten, die Gruppen von fortlaufenden Zahlen F i g. 8 zeigt einen Hefter, auf den direkt gedruckt

haben, wobei die Gruppen selbst diskontinuierlich worden ist;

voneinander sind. Mit anderen Worten, für jedes Si- F i g. 9 zeigt in größerem Maßstab einen Teil eines

gnalisierungsmittel, das vorzugsweise von vier bis mit Farbsignalen versehenen Schriftgutbehälters für

sechs Stellen in jeder Zahl hat, mit der jede Akte zu 45 Registraturen;

kennzeichnen ist, kann ein numerisches Ablage- Fig. 10 zeigt eine andere Ausführung f^rm der

system mit fortlaufenden und unterbrochenen Reihen Karte, aus der eine mit Farbsignalen gekennzeichnete

von Zahlen eingewiesen werden, wobei nur so viele Karte hergestellt werden kann,

Signalisierungsmittel für dieses Registratursystem ge- F i g. 11 zeigt eine weitere Ausführungsform einer

druckt werden müssen, wie Akten anzulegen sind. 50 Karte, aus der eine mit Farbsignalen gekennzeichnete

Selbstverständlich können die Signalisierungsmittel Karte hergestellt werden kann.

nicht nur auf Karten, sondern auch direkt auf Schrift- F i g. 1 bis 7 zeigen eine Karte, die für die Auf-

gutbehälter gedruckt werden. bringung auf einen Schrifttumsbehälter bestimmt ist

Durch die Erfindung wird somit ein Verfahren und die Kennzeichnungszahl 572 169 trägt. Fig.8,

zum Kennzeichnen von Signalisierungsmitteln für Re- 55 9, 10 und 11 zeigen einen Schrifttumsbehälter und

gistraturzwecke verfügbar, wobei alle Signalisierungs- verschiedene Blätter für die Herstellung einer Be-

mittel aussortiert werden, die eine bestimmte Farbe schriffung, die sämtlich die gleiche Kennzeichnungs-

erfordern, die für eine bestimmte Stelle in einer be- zahl tragen. Für die Zwecke der Beschreibung sei für

stimmten Stellung kennzeichnend ist, und alle diese das gewählte Beispiel die Kennzeichnungszahl

Signalisierungsmittel gleichzeitig bedruckt werden 60 37-21-69 gewählt.

und das Sortieren und Bedrucken wiederholt wird, Bei der Herstellung der mit Farbsignalen verse-

bis jedes Signalisierungsmittel vollständig bedruckt henen Karten, die auf Schrifttumsbehälter aufzubrin-

ist. gen sind, oder der Schrifttumsbehälter selbst wird

Nachdem jede Stellung auf dem Signalisierungs- eine Liste aller Zahlen angefertigt, die gedruckt

mittel mit der erforderlichen Farbe und Zahl be- 65 werden müssen. Dies können Zahlen sein, die einem

druckt ist, werden alle Signalisierungsmittel ent- vorhandenen Ablagesystem zugeordnet werden, für

sprechend den Erfordernissen der zu druckenden das jedoch neue Schrifttumsbehälter oder Karten her-

Farbc und Zahl der nächsten Stelle umsortiert. Auf gesielli werden, oder es können Zahlen für eine vor-

geschlagene Registratur oder Zahlen für vorhandene Schrifttumsbehälter oder Karten sein, die beschädigt worden sind und erneuert werden müssen, oder es kann sich um beliebige Kombinationen der vorstehendci< Fälle handeln. F.s ist offensichtlich, daß die Zahlcn, die gedruckt werden müssen, nicht fortlaufend sein müssen und daß eine unterbrochene Reihe leicht und wirtschaftlich hergestellt werden kann. Der Vorteil des Verfahrens der Herstellung von mit Färb-

d hifbhl

Wenn die K;irtt_· auf die in Fig. 2 dargestellte Weise bedruckt worden ist, wird sie mit ;illen anderen Karten zurückgeführt. Wenn alle Karlen an den Stellen 21 und 11 bedruckt worden sind, werden sie 5 nui sortiert. Alle Karten, mil denen eine »2« zusammen mit ihier Farbe in das Feld 23 gedruckt werden soll, wie in F i g. 3 dargestellt, werden aussoriieit und zusammengruppiert. Alle Karten, die g eine »2« an dieser Stelle erfordern einschließlich der

Signalen versehenen Karten und Schrifttumsbehältern io Karte 10, werden dann gedruckt, worauf die Karte 10 gemäß der Erfindung bei der Herstellung von unter- das in Fig. 3 dargestellte Aussehen hat. brochcncn Zahlenreihen ist ohne weiteres ersichtlich. Die Karte 10 kommt anschließend zur Drucker-

Bei der üblichen Ausführungsform der Herstellung presse /um Aufdrucken einer »1« am Feld 24, wie in von Karten für die Aufbringung auf Schrifttums- F i g. 4 dargestellt, und zwar zusammen mit allen behälter wird die ursprüngliche I.ntc der Zahlen, die 15 übrigen Karten, auf die die »I« und ihre Farbe an gedruckt werden müssen, angefertigt und von einer der gleichen Stelle aufgedruckt werden muß. In der Speichervorrichtung, z. B. einem Hauptband auf gleichen Weise wird die Karte noch zweimal neu soreinem Computer, auf die Karten übertragen, auf die tiert und mit allen übrigen Karten, die eine »6« und gedruckt werden soll. Bei der üblichsten Ausfiih- ihre Farbe im leid 25 benötigen, wie in Fig. 5 darrungsform sind diese Karten Lochkarten, die mit be- 20 gestellt, und zusammen mit allen anderen Karten, die liebigen üblichen Kartenlochmaschinen hergestellt eine »9« und ihre Farbe im Feld 26 erfordern, wie in werden können. Dies ist die gebräuchlichste Ausfüh- Fi g. 6 dargestellt, bedruckt.

rungform. die in Fig. 1 bis 7 veranschaulicht ist. Die F.s ist offensichtlich, daß die in F i g. f> dargestellte

Karten können auch hergestellt werden, indem fertige Karte völlig einmalig ist. ebenso wie jede Zeichen mit magnetischer Druckfarbe auf geeignetes 45 andere Knrtc, die in der beschriebenen Weise Ix-Material gedruckt und die Karten mit einer Maschine. druckt winden ist. wenn jede der Karten vollständig die die mit der magnetischen Druckfarbe gedruckten bedruckt ist

7i>irhon nhlastet, sortiert werden. Fin Beispiel einer I i g. 7 zeigt ein Beschriftungs- und Signalisic-

solchcn Karte, bei der die Ziffern K)I auf die Karte rungsschild 70, das aus der gestrichelt dargestellten 100 gedruckt sind, ist in Fig. IO dargestellt. Die 30 Karte ausgeschnitten ist. Mine Falte 71 kann in der Karte von Fig. 10 kann auch mit MICR (FlBB)- Mitte des Bcschnftungsschildes70 von oben nach /eichen (MICR Magnetic Ink Charakter Recoü- unten vorgesehen werden, um die Anbringung des

hll d d Silhild f i

nition) oder anderen Zeichentypen hergestellt werden, die mit Ma«chim-n, die optische /Liehen abtasten 1 id

gg

Beschriftungs- und Signalschildes auf einem Heftet.

z. B. dem in F i g. ^ dargestellten Schrifitumsbehältcr

erkennen, sortiert werden können. Fine weitere Mvg- 35 91. zu erleichtern. Der Knick 71 verhindert fernci

d Dkfb i d Fld

lichkeit der Vorbereitung der Karten besieht darin. die Karten in Feldern lungs des Randes einer Karte z. B. in den Feldern I H auf der Karte 110 111 F i g. II. mit Randkerben zu versehen Bei dem gewählten Beispiel, bei der die Zahl 37 2l-fi^ vervven- 40 det wird, wird die Karte 10 in Fig. 1 an den erforderlichen Stellen mit Löchern II. 12. 13. 14. 15 und 16 versehen. Das Loch 11 liest in der Reihe 3. das Loch 12 in der Reihe 7. das Loch 13 in der Reihe 2

einen Bruch der Druckfarbe in den Feldern Γ.3 bis 26. wenn das Schild zur Anbringung an einem Schrifttumshehältcr auf die in F i c. 9 dargestellte Weise gcfaltet wird.

Der in Fig.¹» dargestellte Schnlttumsbchaltcr kann auch ein Ordner, ein l'mschlag. eine Tasche oder eine I eitkarte sein, wobei nur ein Teil dargestellt ist. Natürlich kann das in F i g. 7 dargestellte fertii-e Kennzeichnungsschild auf beliebige Schrift-

ll bh

usw. Die fertig gelochte Karte 10 mit den Stellen 3. 45 t'imsbeliällcr an einer Stelle angebracht werden, die 7. 2. 1.6 und " in der erforderlichen Reihcnfolc»* für die Kennzeichnung bei dem jeweiligen Ablageist in Fig. 1 dargestellt. Beispielsweise kann die swem geeignet ist.

Karte 10 eine Standard 80-Spaltenkarte sein, wöbe. Wie bereits erwähnt, sind Ablages\ sterne mit

die Lochung in den Spalten 3 bis 8 erfolgt. Kennzeichnung durch Farbsignale besonders prak-

Bei dem ausgewählten speziellen Format für die 50 tisch bei lateralen Registraturen. Bei einer Registratur Karten wird die Karte 10 zusammen mit allen ande- mit lateraler Ablage werden die Hefter oder anderen

Schriftgutbehälter seitlich verschiebbar in offene Regale gestellt, so daß die Schmalseite jedes Hefters aiii Blik bhb i L

einen Blick übersehbar ist Laterale Ablage hat gc

ren Karten gegeben, die für den Druck vorbereitet sind, bei dem eine Zahl auf diese Karte zu drucken

ist. Die Karten werden zuerst in zweistellige Gruppen g g

sortiert, und der erste Druck, der auf der Karte 10 55 genüber der Ablage in Schubfächern den Offensicht

vorgenommen wird, erscheint, wie in F i g. 2 darge- liehen Vorteil, daß sämtliche Akten auf einem be

stellt, wenn die Gruppe von Karten, die die zwei- stimmten Regal gleichzeitig überblickt werden kön

stcllige Zahl »37« erfordern, einsortiert und für nen. während bei der Ablage in einem Schubfach da

diesen speziellen Druckvorgang zur Druckerpresse Schubfach aus dem Schrank gezogen werden muB

uegebi-n wird. Wie bereits erwähnt, ist os bei dem 60 um alle Akten darin überblicken zu können. Dies is

speziellen gewählten Format erforderlieh, daß die besonders wichtig, wenn falsch abgelegte Akten ρ ■

/ahl 37« an zwei Stellen 21 und 22. wie in F i g. 2 sucht werden. Außerdem ist die laterale Abta.j

darfi stellt, zusammen mit den Umrissen von \ier besser für Registraturen geeignet, bei denen nne!

kenn Feldern 23. 24. 25 und 26 gedruckt wird. Bei- mittleren Zahlengruppen ml.τ fndzahlengruppcn ab

spielsweise kann die Farbe, mit der die Zahl »37. 65 j.vicet wird, wie oben erlaufen Auch bei eine d lid i i Dh

und (!;e l'tii.issv der leider in einem Durchgang Dnivkciprev.c gedrückt werden,

sokhcn Registratur Ι,ιΙΜ sich bei lateraler Anordmim «J ·■> . «rim tür Aki.-n seitlich m-lH-neinamleistchi-i eine !.lisch abt'ekiMe \kte leiehki auHinden WVn

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ferner eine Akte in der richtigen Gruppe, aber nicht in der richtigen Reihenfolge eingeordnet ist, kann die Suche nach dieser Akte auf die Gruppe beschränkt werden, wodurch der Bereich in dem gesucht wird, um einen Faktor von 10 oder 100 oder mehr verringert wird.

Natürlich brauchen die mit Farbsignalen versehenen Karten oder Schilder gemäß der Erfindung nicht unbedingt getrennt gedruckt zu werden, bevor sie auf die Schriftgutbehälter aufgebracht werden. Die Schriftgutbehälter können selbst mit den erforderlichen Beschriftungen und Farbsignalen bedruckt und in der gleichen Weise, wie oben beschrieben, sortiert werden. Natürlich müssen hierzu die Druck- und Sortiermaschinen verfügbar sein, die für die Handhabung der Schriftgutbehälter geeignet sind. Fig. 8 zeigt einen Aktendeckel 81, auf den die Beschriftung und Farbsignale unmittelbar gemäß der Erfindung gedruckt worden sind.

Ferner ist es natürlich nicht erforderlich,- daß die Sortiervorgänge bei der Herstellung der Beschriflungs- und Signalschilder oder der Schriftgutbehälter mit automatischen Hochleistungs-Sortiermaschinen erfolgen, vielmehr können einige oder alle Sortierschritte von Hand vorgenommen werden. Dies gilt insbesondere bei kleinen Auflagen, z. B. für die Herstellung von F.rsatzschriftgutbchaltern. bei einer vorhandenen Registratur. Ferner können in Fällen, in denen große Kartenmengen beispielsweise mit sechs Ziffern, wie im gewählten Beispiel, bedruckt werden und eine erhebliche Menge der Karten eines von zwei oder drei Kennzeichen in einem bestimmten Feld erforderlich werden, von Hand aussortiert werden. Wep.r! beispielsweise eine Reihe von Karten <kW Schildern Hergestellt wird, die eine fast fortlaufende Zahlenreihe von 120 000 bis 139 999 tragen, erfordern natürlich silnitlichc Karten eine »1« in der höchsten Stelle und die Hälfte der Karten eine »2«. wahrend dir andere Hälfte eine »3« in der zweithöchsten Stelle erfordert. Wenn die Karten richtig vorbereitet werden, können die ersten drei Durchgänge durch die Druckmaschinen erfolgen, ohne daß eine Sortiermaschine notwendig ist.

Wenn Doppelserien von fortlaufenden Zahlen erforderlich sind, können diese in der nachstehend beschriebenen Weise hergestellt werden. Eine Menge von Blättern wird vorbereitet, und zwar eine Menge für jede Zahl der Reihe. Jedes Blatt ist so groß, daß so viele Gruppen von Zahlen darauf passen, wie für die Doppelsätze erforderlich sind.

Die Blätter können dann in zehn Stapel aufgeteilt und je eine der Ziffern »0« bis »9« in die höchste Stelle gedruckt werden. Die Stapel werden dann ausgelegt und entweder von Hand oder mechanisch zu neuen Stapeln zusammengelegt, indem von jedem Stapel nacheinander je ein Blatt abgenommen wird. Die neuen Stapel werden dann mit je einer der Ziffern 0« bis »9« in der zweithöchsten Stelle bedruckt. Durch entsprechendes Stapeln und Umordnen kann dann der Druck für jede anschießende zu bedruckende Stelle vorbereitet werden, wobei doppelte Sätze von fortlaufend numerierten, mit Farbsignalen versehenen Beschriftungen erhalten werden. Einzelne Beschriftungs- und Kennzeichnungsschilder können dann mit der Schneidemaschine oder in anderer Weise abgetrennt werden, um auf Schriftgutbehältcr aufgebracht zu werden. Diese Methode ist zwar im allgemeinen die gleiche, die oben beschrieben wurde, jedoch eignet sie sich nur für fortlaufend numerierte Systeme. Ferner kommt das System nur für die Herstellung von verhältnismäßig kleinen Auflagen von Karten beispielsweise bis 10 000 in Frage.

Wie bereits erwähnt, wird bei der Einrichtung einer mit Farbsignalen versehenen Registratu. jeder der Zahlen von »0« bis »9« eine bestimmte Farbe zugeordnet. Vorzugsweise sind die zugeordneten Farben voneinader zu unterscheiden. Bei der Zuordnung dieser Farben kann natürlich eine Farbe nicht mit einer anderen verwechselt werden. Es ist ferner zweckmäßig, für die Farben eine Reihenfolge festzu-

ao legen, die sich leicht einprägt. Wenn ferner die gewählten Farben sich genügend stark voreinander unterscheiden, können sie in ein kleines Feld der mit Farbsignalen versehenen Karten oder Schilder oder .Schriftgutbehältcr ohne Einbuße der Unterscheidbarkeit und ohne die Wahrscheinlichkeit einer Verwechslung gedruckt werden. Als besonders zweckmäßig erwies sich das folgende Farbsystem:

Ziffer Zugeordnete Farbe

0 Hellrot

1 Dunkelrot

2 Hellorange

3 Dunkelorange

4 Heilgrün

5 Dunkelgrün

6 Hellblau

7 Dunkelmagenta

8 Hcllmagenta

9 Dunkelbraun

Die vorstehende Tabelle zeigt, daß jeder gerader Zahl eine helle Farbe und jeder ungeraden Zahl eine dunkle Farbe zugeordnet wird. Außerdem prägt siel· die Reihenfolge rot - orange - grün - blau - magenta braun leicht ein, da sie der Folge der Regenbogenfarben nahekommt. Fs ist festzustellen, daß dunkel blau nicht als repräsentative Farbe einer Ziffer zu geordnet worden ist, weil diese Farbe sich nicht star!

von dunkelmagenta oder schwarz unters ieidet.

Natürlich sind zahlreiche Änderungen in den mi Farbsignalen versehenen Karten, Schildern ode Schriftgutbehältern möglich, die gemäß derErfindunj hergestellt werden. Insbesondere können die Wah des Formats der Karten. Schilder und Schriftgut behälter, die Zahl der mit Farbsignalen versehenei Felder, die für jede Karte oder jeden Schriftgut behälter hergestellt werden, und die gewählten Farbei durch Erwägungen wie Größe der Registratur, Wirt schaftlichkeit und Diskontinuitäten im System be stimmt sein.

Hierzu 1 Blatt Zeichnungen

Claims (4)

Patentansprüche:

1. Veilahren zum Kennzeichnen \on Signalisierungsmitleln fm Registraiur/uecke. wobei jedes S ι μ η a I i si c r ii η es ii. i 11 >:· 1 mit /eichen \ iirp.iarkicrt worden ist. die iii; die /i\ druckenden Kennzeichen >cprascniati\ sind, t.! a d u r c h g c k c η η /. ν. i c h ii c t . '.iß ivi.in alle Signaiisierungsmittel. auf die c^;n erstes Kenn/eiehen in ein erstes leid gedruckt wurden soll, aussoniert und bedruck;, alle SignaüsierungsiiMlie!. auf die ein zweites Kenn/eii. ilen n das erste Fe!J gedruckt weiten soll, aus-orticri und beditieki und dieses Aussortieren und Bedrücker wiederholt, bis alle Sinnalisicrungsmittel mit allen erforderlichen Kennzeichen und Signalen im ersten Feld bedruckt sind, die Signalisierungsmittel neu sortiert und alle Signali-,,.-rungsmiitel aussortiert, bei denen ein erstes Kennzeichen oder Signa! in ein zweites Feld zu drucken ist und diese Signalisierungsmittel bedruckt, alle Signalisierunesmittel, bei denen ein zweites Kennzeichen oder Signal in das zweite Feld zu drucken ist, aussortiert und bedruckt ι ·κ1 dieses Umsortieren, Aussortieren und Bedrucken wiederholt, bis sämtliche Signalisierungsmittel mit allen erforderlichen Kennzeichen und Signalen in allen erforderlichen Feldern bedruckt sind, wobei sämtliche Aussortier- und Umsoniersorgänge bei diesem Verfahren unter Bezugnahme auf die Vorma·. Kierungen durchgeführt werden, die für uie zu druckenden Kennzeichnungen und Signale repräsentativ sind.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß alle Aussortier- und Neusortiervorgänge unter Verwendung von automatischen Sortiermaschinen durchgeführt werden, die die Vormarkierungen. die für die zu druckenden Kennzeichen und Signale repräsentativ sind, erkennen und darauf ansprechen und entsprechend diesen Vormarkierungen arbeiten.

3. Verfahren nach Anspruch 2, dadurch gekennzeichnet, daß als automatische Sortiermaschinen Lochkartensortierer, Sortiermaschinen, die nach mit magnetischer Druckfarbe aufgebrachten Zeichen sortieren, nach optischen Kennzeichen arbeitende Sortiermaschinen und Randkerbensortiermaschinen verwendet werden.

4. V rfahren nach Anspruch I bis 3, dadurch gekennzeichnet, daß die Kennzeichen und Signale auf jedem Signalisierungsmk'el aus wenigstens zwei Feldern, die farbig gedruckt werden, und Zahlengruppen bestehen, die außerhalb, aber in Verbindung mit den Farbsignalen gedruckt werden, wobei eine Ziffer von »0« bis »9« für jedes Farbfeld vorgesehen ist und in der gleichen Farbe wie das Farbsignal, zu dem sie gehört, gedruckt wird, und wobei jeder Ziffer von »0« bis »9« eine Farbe zugeordnet wird, die von den Farben, die den anderen Ziffern zugeordnet werden, gut unterscheidbar ist.