CN102377689A - 信息处理装置及信息处理装置的控制方法 - Google Patents

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Abstract

本发明提供一种能够发送电子邮件的信息处理装置及信息处理装置的控制方法。在所述信息处理装置中，获得所述电子邮件的发送目的地信息；基于所获得的发送目的地信息来判断是将电子文件附加到所述电子邮件还是在所述电子邮件中描述用于下载所述电子文件的链接信息；以及基于判断的结果，发送附加有所述电子文件的所述电子邮件、或者描述有用于下载所述电子文件的所述链接信息的所述电子邮件。

Description

信息处理装置及信息处理装置的控制方法
技术领域
本发明涉及能够发送电子邮件(在下文中也称为邮件)的信息处理装置。
背景技术
近年来，使用了通过多功能机等扫描原稿、并将所扫描的原稿的图像数据从多功能机等发送到客户端的纸质原稿数字化机构。当在该机构中从多功能机向客户端发送图像数据时，通常使用FTP(文件传输协议)或者SMB(服务器信息块)。另外，当使用FTP时，需要设立用于各客户端的FTP服务器，由此需要大量维护。此外，当使用SMB时，需要建立针对各终端的共享文件夹。因此，存在由于协作安全策略不能使用SMB的情况。
为了解决这类问题，存在如日本专利特开2005-210187号公报中描述的通过使用邮件来发送图像数据的机构。然而，在日本专利特开2005-210187号公报中描述的通过使用邮件来发送图像数据的机构中，可能会对邮件服务器造成过多压力。
通常，多功能机一般具有大容量存储器。因此，代替发送附加有图像数据的邮件的机构，希望这样一种机构，其预先将扫描后的图像数据存储在多功能机自身中、然后响应于来自客户端的用户访问从多功能机发送该图像数据，以使得客户端的用户能够获得该图像数据。
在这种情况下，可想而知，借助邮件最先向用户通知图像数据已经存储在多功能机中的事实。然而，当已登录到多功能机并已扫描了原稿的用户与希望实际获得图像数据的用户不同时，存在借助邮件向无法登录到多功能机的用户发送这种通知的可能性。这样，例如当通过邮件被通知的用户希望从客户端访问所通知的多功能机以获得图像数据时，存在由于相关用户无法登录到多功能机因而无法获得图像数据的可能性。
这是因为验证服务器控制用户能够登录的多功能机，以使得避免用户能够随机登录到各种多功能机。尤其是，由于例如在大公司中一般在各层设立多个多功能机，因此用户能够登录的多功能机可以被限制于在相关用户工作的层(作为共享层)上设立的多功能机。
因此，本发明的目的在于提供一种基于电子邮件的发送目的地信息来转换是发送附加有电子文件的电子邮件还是描述有用于下载电子文件的链接信息的电子邮件的机构。
发明内容
为了实现上述目的，本发明的特征在于一种能够发送电子邮件的信息处理装置，所述信息处理装置包括：发送目的地获得单元，其被构造为获得所述电子邮件的发送目的地信息；判断单元，其被构造为基于所述发送目的地获得单元获得的所述发送目的地信息，判断是将电子文件附加到所述电子邮件还是在所述电子邮件中描述用于下载所述电子文件的链接信息；以及发送单元，其被构造为基于所述判断单元的判断的结果，发送附加有所述电子文件的所述电子邮件、或者描述有用于下载所述电子文件的所述链接信息的所述电子邮件。
根据以下参照附图对示例性实施例的描述，本发明的其他特征将变得清楚。
附图说明
图1是例示图像处理系统的结构的示例的系统结构图。
图2是例示可应用于验证服务器200、邮件服务器100和客户端400的信息处理装置的硬件构成的框图。
图3是例示多功能机300的硬件构成的示例的框图。
图4是例示多功能机300的模块构成的框图。
图5是多功能机300的功能框图。
图6是邮件服务器100和客户端400的功能框图。
图7是例示要被存储在验证服务器200中的用户信息表的示例的图。
图8是例示邮件发送画面的图。
图9是例示添加有邮件地址的邮件发送画面的图。
图10是例示目的地添加画面的图。
图11是例示地址簿画面的图。
图12是例示用以向目的地添加多个邮件地址的邮件发送画面的图。
图13是例示发送完成画面的图。
图14是针对多功能机300的登录处理的流程图。
图15是针对多功能机300的目的地添加处理的流程图。
图16是作为多功能机300的主体功能的邮件发送处理的流程图。
图17是针对多功能机300的邮件发送模块的邮件发送处理的流程图。
图18是当多功能机300的邮件发送模块发送链接邮件时要进行的密码邮件发送处理的流程图。
图19是链接邮件标记处理的流程图。
图20是当生成下载指令时要进行的下载处理的流程图。
图21是例示附件邮件的图。这里，应当注意，在说明书和附图中，附件邮件是指附加有图像文件的邮件。
图22是例示链接邮件的图。
图23是例示包括密码的文本的示例的图。
图24是例示下载输入画面的图。
图25是例示存储在HDD(硬盘驱动器)304中的电子数据的图。
图26是例示目的地详细信息的示例的图。
图27是根据另一实施例的作为多功能机300的主体功能的邮件发送处理的流程图。
图28是根据另一实施例的链接邮件标记处理的流程图。
图29是例示指示能够访问多功能机的用户的用户表的图。
图30是根据又一实施例的链接邮件标记处理的流程图。
图31是例示显示链接邮件或附件邮件能够被设置到的目的地列表的邮件发送画面的图。
具体实施方式
在下文中，参照附图详细描述本发明的示例性实施例。
图1是例示根据本发明的客户端400(外部装置)、验证服务器200以及多功能机300(信息处理装置)可应用于的图像处理系统的结构的示例的系统结构图。在该系统中，单个或多个客户端400、验证服务器200及单个或多个多功能机300通过LAN(局域网)600(网络)可通信地彼此连接。
多功能机300具有用于扫描纸质原稿并且基于扫描的纸质原稿生成图像文件的功能(扫描功能)，以及用于向用户指定的目的地发送附加有图像文件的邮件的功能(邮件发送功能)。
验证服务器200保持用户信息表(定义文件)，在该用户信息表上存储有图7所示的卡ID 601以及与该卡ID绑定的用户信息(用户名602、邮件地址603以及设备限制信息604(即指示可使用的多功能机300的IP(互联网协议)地址))。验证服务器200通过参照用户信息表来搜索与从多功能机300发送的卡ID对应的用户信息，并且当该用户信息存在时将相关用户信息的用户名602和邮件地址603以及响应标记(验证成功)返回给多功能机300。在这种情况下，通过TCP/IP(传输控制协议/互联网协议)通信等获得多功能机的IP地址，然后判断用户是否能够使用发送了卡ID的多功能机。当IP地址一致并且由此判断多功能机可用时，用户名602和邮件地址603被发送到多功能机300。另一方面，当IP地址不一致并且由此判断多功能机不可用时，响应标记(指示验证失败的信息)被发送到多功能机300。另外，作为设备限制信息604，除了多功能机300的IP地址外，还可以存储分段信息。在这种情况下，用户能够登录到与被存储作为设备限制信息604的分段相对应的多功能机300。另外，在存储多功能机300的IP地址的情况下，能够存储多个IP地址。
另外，尽管未例示，但是能够将用户登录到客户端400的域时的IP地址预先存储到用户信息表，当在多功能机处的登录处理成功时将所存储的IP地址发送给多功能机300，将多功能机300接收到的IP地址与多功能机300自身保持的IP地址比较，并且当比较的IP地址属于相同分段时发送链接邮件。也即，除了后述的基于“From”和“To”的判断之外，还能够基于客户端400以及用户使用的多功能机300的IP地址来判断是发送链接邮件还是发送附件邮件。
具有一般SMTP(简单邮件传输协议，Simple Mail Transfer Protocol)的功能的邮件服务器100接收从多功能机300发送的邮件，然后将接收到的邮件传输到指定的邮件地址的客户端400。
在客户端400中已安装的邮件客户能够接收从邮件服务器传输的邮件。
在下文中，将参照图2描述图2所示的可应用于验证服务器200、邮件服务器100和客户端400的信息处理装置的硬件构成。
也就是说，图2是例示可应用于图1所示的验证服务器200、邮件服务器100和客户端400的信息处理装置的硬件构成的框图。
在图2中，CPU(中央处理单元)201用于总体控制连接到系统总线204的各个设备及控制器。另外，用作CPU 201的控制程序的BIOS(基本输入/输出系统)和OS(操作系统)以及实现各服务器或PS(个人计算机)的功能所需的后述各种程序，被存储在ROM(只读存储器)202或外部存储器211中。
RAM(随机存取存储器)203用作CPU 201的主存储器、工作区等。也就是说，CPU 201通过将进行处理所需的程序等从ROM 202或外部存储器211加载到RAM 203、然后执行所加载的程序，来实现各种操作。
输入控制器205控制来自KB(键盘)209、未示出的诸如鼠标的点击设备等的输入。视频控制器206控制在诸如CRT(阴极射线管)210的显示器上的显示。这里，尽管在图2中将CRT 210例示为显示器，但是当然也可以使用诸如液晶显示器等的其他显示器作为显示器，并且管理员根据需要来选择和使用这些显示器。
存储器控制器207控制对外部存储器211的访问，外部存储器诸如为用于存储引导程序、各种应用、字体数据、用户文件、编辑文件、各种数据等的HD(硬盘)、FD(软盘)、通过适配器连接至PCMCIA(个人计算机存储卡国际协会，Personal Computer Memory Card InternationalAssociation)卡槽的压缩闪存(CompactFlashTM)存储器等。
用于通过网络(例如，图1所示的LAN 600)与外部设备连接/通信的通信I/F(接口)控制器208，进行网络上的通信控制处理。例如，在本实施例中能够进行TCP/IP通信等。
另外，CPU 201对例如RAM 203中的显示信息区域进行轮廓字体扩展(光栅化)处理，由此CRT 210上的显示变得可能。另外，CPU 201使得能够利用CRT 210上的鼠标光标(未示出)等进行用户指示。
后述的用于实现本发明的各种程序已被记录在外部存储器211中，并且所记录的程序根据需要被加载到RAM 203中。这样，所加载的程序通过CPU 201来执行。另外，当执行上述程序时使用的定义文件、各种信息表等已经被存储在外部存储器211中。在任意情况下，稍后将详细描述这些文件和表。
接着，将参照图3来描述图1所示的多功能机300的硬件构成。
图3是例示图1所示的多功能机300的硬件构成的示例的框图。
在图3中，控制器单元316连接至用作图像输入设备的扫描器单元314以及用作图像输出设备的打印机单元312，并且还连接至LAN(例如，图1所示的LAN 600)和WAN(广域网)(例如，PSTN(公共交换电话网)、ISDN(综合服务数字网)等)，由此控制器单元316输入和输出图像数据及设备信息。
在控制器单元316中，CPU 301用作总体控制系统的处理器。RAM302用作CPU 301进行操作而使用的系统工作存储器、用作用于记录各种程序的程序存储器、并且还用作用于临时存储各种图像数据的图像存储器。
ROM 303中存储用于系统的引导程序及各种控制程序等，HDD(硬盘驱动器)304中存储用于控制系统的各种程序及各种图像数据等。
操作单元I/F 307用作操作单元(键盘)308的接口单元。另外，操作单元I/F 307将从操作单元308输入的键信息(例如，开始按钮的按下)传送到CPU 301。
连接至诸如LAN 600的网络的网络I/F 305输入和输出各种数据。连接至诸如WAN的公共网络的调制解调器306输入和输出传真发送数据、传真接收数据等。
外部I/F 318用作用于接受借助USB(通用串行总线)、IEEE 1394(电子电气工程师协会1394)、打印机端口、RS-232C(建议标准232C，Recommended Standard 232C)等发送的外部输入的接口单元。在本实施例中，验证所需的用于读取便携式终端的IC卡(存储介质)的卡读取器319连接至外部I/F 318。CPU 301对卡读取器319通过外部I/F 318进行的从便携式终端的IC卡的信息读取进行控制，由此能够获得从便携式终端的IC卡读取的信息。上述设备设置在系统总线309上。
图像总线I/F 320是用于将系统总线309连接至用于以高速传输图像数据的图像总线315、并由此转换数据结构的总线桥。
图像总线315由PCI(外部部件互联，Peripheral ComponentInterconnect)总线或IEEE 1394总线构成。这里，以下设备设置在图像总线315上。
RIP(光栅图像处理器)310将诸如PDL代码等的矢量数据提取为位图图像。打印机I/F 311将打印机单元312与控制器单元316相互连接，由此进行图像数据的同步/异步转换。扫描器I/F 313将扫描器单元314与控制器单元316相互连接，由此进行图像数据的同步/异步转换。
图像处理单元317对输入图像数据进行校正、处理和编辑，并且进行打印机校正、分辨率转换等以打印输出图像数据。此外，图像处理单元317根据JPEG(联合图像专家组)格式对多值图像数据进行图像数据旋转、压缩和提取处理，并且根据JBIG(联合二值图像专家组)、MMR(改进的二维压缩编码，Modified Modified READ(Relative ElementAddress Designate))或MH(改进霍夫曼，Modified Huffman)格式对二值图像数据进行压缩和提取处理。
扫描器单元314通过照射纸质原稿上的图像、然后利用CCD(电荷耦合器件)行传感器对其扫描，来将纸质原稿上的图像转换成作为光栅图像数据的电信号。在纸质原稿被放置在原稿给送器的托盘上之后，当从操作单元308发出用户的读取开始指令时，CPU 301指示扫描器单元314使原稿给送器逐一给送并读取纸质原稿。然后，形成在通过扫描器单元314的读取中获得的图像数据的文件，并且这种文件数据被存储在HDD 304中，或者作为邮件附件文件通过网络I/F 305被发送给邮件服务器100。
打印机单元312是用于按照利用感光鼓、感光带等的电子照相式方法、通过从微喷嘴阵列排出墨来在纸张上直接打印图像的喷墨方法等，来将光栅图像数据转换成纸张上的图像的单元。响应于来自CPU 301的指令而开始打印机单元312的这种打印操作。另外，打印机单元312具有用于使得用户能够选择不同纸张大小和/或不同纸张方向的多个给纸台(stage)，以及分别对应于所述多个给纸台的多个纸盒。
操作单元308具有LCD(液晶显示器)单元，在该LCD单元上贴附了触摸屏薄板以显示包括各种操作键的系统操作画面、并且通过操作单元I/F 307将表示键按下位置的位置信息传输给CPU 301。这里，设置在操作单元308上的操作键包括例如开始键、停止键、ID键、重设键等。
另外，显示单元的显示性能根据多功能机的类型而不同。本发明针对可以通过触摸屏操作的多功能机，即简单配备有用以显示字符串(打印状态、正在打印的文档的名称等)的液晶画面的打印机。
这里，使用操作单元308上的开始键来开始原稿图像的读取操作。由绿色和红色LED构成的两个LED(发光二极管)设置在开始键的中央，以根据其颜色来指示开始键是否处于可用状态。使用操作单元308上的停止键来停止正在进行的操作，使用操作单元308上的ID键来输入用户的用户ID，并且使用重设键来从操作单元初始化设置。
在CPU 301的控制下，卡读取器319读取存储在便携式终端中设置的IC卡上的信息(卡ID等)，并且通过外部I/F 318向CPU 301通知所读取的信息。
通过上述构成，多功能机300能够将从扫描器单元314读取的图像数据发送到LAN 600，并且还能够通过打印机单元312打印输出从LAN600接收的打印数据。
另外，多功能机300能够通过调制解调器306向WAN传真发送从扫描器单元314读取的图像数据，并且还能够通过打印机单元312输出从WAN传真接收到的图像数据。
接着，将参照图4来描述图像处理系统的处理概况，图4为例示多功能机300的模块构成的框图。另外，应当注意，各模块及平台的功能由CPU 301来执行。
多功能机300具有诸如操作系统等的平台，并且该平台具有扫描功能和邮件发送功能作为多功能机300的主体功能。另外，该平台具有分别在平台上操作的验证模块和邮件发送模块。应当注意，验证模块和邮件发送模块是能够任意安装在多功能机300中的程序(软件)。
扫描功能是通过扫描器单元314读取原稿上的图像，并基于所读取的图像来生成图像文件。所生成的图像文件通过邮件发送功能被附加到邮件，并且通过本地主机连接传输到邮件发送模块。另外，通过邮件发送功能来设置发送目的地(To)和发送源(From)的地址，并且生成附加有图像文件的邮件。这里，当用户登录到多功能机300时从验证服务器200接收的用户邮件地址，被设置给发送源(From)。
邮件发送模块打开SMTP端口中的第25个端口，并且通过该SMTP端口接收(获得)由邮件发送功能输出的邮件。另外，邮件发送模块通过将发送目的地(To)的地址与所获得的邮件的发送源(From)相互比较，来判断是发送链接邮件还是发送附件邮件。更具体地说，当发送源(From)与发送目的地(To)相互一致时，即当登录到多功能机300的用户的邮件地址被设置给发送源(From)和发送目的地(To)二者时，用户可以通过访问多功能机300来获得图像文件。因此，附加到邮件的图像文件被获得并存储在HDD 304中。然后，用于下载图像文件的链接邮件被生成并发送到邮件服务器100。在这种情况下，发送目的地(To)的地址与发送源(From)的地址相同。另一方面，当发送源(From)与发送目的地(To)相互不一致时，即当登录到多功能机300的用户的邮件地址被设置给发送源(From)并且与登录到多功能机300的用户的邮件地址不同的邮件地址被设置给发送目的地(To)时，存在邮件地址已经被设置给发送目的地(To)的用户不能访问多功能机300以获得图像文件的情况。因此，从邮件发送功能获得的邮件在附加有图像文件的情况下被发送到邮件服务器100。
另外，除了本地主机连接外，在邮件从具有不同于多功能机300的IP地址的IP地址的外部终端被发送到邮件发送模块的情况下，进行控制以不接收相关邮件。
邮件服务器100从多功能机300接收链接邮件或附件邮件，并将所接收的邮件发送到客户端400。
客户端400接收链接邮件或附件邮件。当接收到链接邮件时，通过使用邮件中描述的链接信息来下载存储在多功能机300中的图像文件。另外，当下载图像文件时，例如，根据指定邮件中描述的链接信息的用户操作来开始下载，并且将图像文件从多功能机300下载到客户端400。
接着，将参照图5和图6来描述根据本实施例的各终端的功能。这里，图5和图6是用于描述各种终端和装置的功能的框图。
图5是多功能机300的功能框图。这里，通过CPU 301来进行所例示的各个功能。
验证功能331通过安装在多功能机300上的卡读取器319来读取登录用户的卡ID，将包括卡ID的验证请求包发送给验证服务器200的用户信息响应功能(未示出)，获得通过验证服务器200的用户信息响应功能返回的响应包中的响应标记，当响应标记指示验证失败时向用户显示指示验证失败的消息，并且结束处理。另一方面，当响应标记指示验证成功时，验证功能获得响应包中的用户信息(例如，图7所示的用户名602和邮件地址603)，并生成包括作为用户信息的用户名602和邮件地址603的登录信息。由于通过平台来管理登录信息，因此多功能机的主体功能以及在平台上操作的模块能够参照登录信息。另外，当生成登录信息时，将指示登录的信息通知给邮件发送模块。
扫描功能332通过利用扫描器单元314扫描纸质原稿来生成图像文件。这里，扫描功能332具有图8、图9、图10、图11、图12和图13所示的目的地设置画面，由此在这些画面上设置邮件发送目的地信息及针对各发送目的地的详细附加信息。另外，所获得的图像文件被一次存储在HDD中。
邮件发送功能333将存储在HDD中的图像文件附加到针对由扫描功能332设置的各发送目的地信息(邮件地址)的邮件，并将所获得的邮件发送到邮件发送模块的邮件接收功能334。另外，尽管邮件发送功能333利用邮件发送模块指定服务器主机名称作为SMTP服务器，并将附件邮件发送到本地主机连接中的SMTP端口的第25端口，但是邮件发送功能333也可以通过网络(LAN)将附件邮件发送到邮件发送模块。
具有通常SMTP服务器功能的邮件接收功能334接收从邮件发送功能333发送的邮件。另外，邮件发送模块开启SMTP端口的第25端口以接收邮件，并通过相关SMTP端口实际接收邮件。
邮件发送功能335通过使用SMTP命令，将由邮件接收功能334接收的附件邮件发送到邮件服务器100的邮件接收功能111。
邮件类型判别功能336在邮件通过邮件发送功能335发送时，根据发送源(From)和发送目的地(To)的地址来判断是发送附件邮件还是发送链接邮件。更具体地说，当发送源(From)和发送目的地(To)相互一致时，生成链接邮件，并且所生成的链接邮件通过邮件发送功能335发送。另一方面，当发送源(From)和发送目的地(To)相互不一致时，通过邮件发送功能335发送由邮件接收功能334接收的附件邮件。
下载功能337响应于来自客户端400的请求，发送要在客户端上显示的图24的下载画面。当密码一致时，下载功能337将从客户端400请求的图像文件发送到客户端400。另外，当发送图像文件时，从链接信息中包含的文件夹路径来参照INI文件2503(图25所示的信息文件)，获得图像文件，并将获得的图像文件发送到请求了下载的客户端400。
图6是邮件服务器100和客户端400的功能框图。这里，通过邮件服务器100的CPU 201来执行邮件服务器100的功能，并且通过客户端400的CPU 201来执行客户端400的功能。
首先将描述邮件服务器100的功能。具有通常SMTP服务器功能的邮件接收功能111接收从多功能机300的邮件发送功能335发送的邮件。具有通常SMTP服务器功能的邮件传输功能112，将由邮件接收功能111接收的邮件传输给与发送目的地的邮件地址对应的客户端400的邮件接收功能411。
接着，将描述客户端400的功能。
邮件接收功能411是能够接收从邮件服务器100(SMTP服务器)传输的邮件的邮件客户软件的功能。即，邮件接收功能411能够接收从SMTP服务器发送的邮件，由此获得附加到所接收邮件的图像文件。
接着，将参照图7来描述存储在验证服务器200中的用户信息表。存储在验证服务器200的外部存储器211中的用户信息表，可以通过诸如定义文件、数据库等的各种形式来实现。在本实施例中，将该信息被保持作为以逗号定界的定义文件。
如图7所示，用户信息表以逗号定界的方式包括卡ID 601、用户名602、邮件地址603和客户IP地址(设备限制信息)604。
卡ID 601是对于各卡唯一的信息。例如，产品序列号等通过IC卡等呈现为卡ID 601。用户名602是用于表示验证用户名(用户ID)的信息，邮件地址603是用于表示验证用户(即多功能机300的用户)的邮件地址的信息。设备限制信息604是用于指定对应于用户名602的用户能够使用(登录)的多功能机的信息。更具体地说，多功能机300的一个或多个IP地址被存储作为设备限制信息。在使得用户能够登录到全部多功能机300的情况下，“空”值被存储作为设备限制信息。另外，如上所述，表示用户能够登录的多功能机300的区域的分段信息，可以被存储作为设备限制信息。
接着，将参照图7至图13来描述分别表示根据本实施例的详细处理的图14、图15、图16、图17、图18和图19所示的流程图。这里，图8至图13分别例示了在多功能机300上设置的操作单元308的显示器所要显示的画面的示例。
首先，将参照图14来描述多功能机300的登录处理。这里，应当注意，步骤S1401、S1402、S1404、S1405和S1406中的各个处理通过多功能机300的CPU 301来执行，步骤S1403中的处理通过验证服务器200的CPU 201来执行。
在步骤S1401中，当通过多功能机300上安装的卡读取器319刷卡时，多功能机300的验证功能331接受来自卡读取器319的卡ID的输入。尽管在本实施例中利用卡ID进行验证，但是还能够接受除卡ID以外的登录用户信息(包括用户名和密码)的输入，并基于所接受的登录用户信息来进行验证。换言之，接受能够判别用户的诸如卡ID等的用户判别信息的输入。
在步骤S1402中，生成包括验证请求标记以及验证功能331获得的卡ID的用户验证请求包，以用于用户验证，并且将所生成的包发送到验证服务器200。
在步骤S1403中，通过验证服务器200的用户信息响应功能来接收从多功能机300发送的验证请求包，并且从所接收的验证请求包获得卡ID。然后，通过使用所获得的卡ID作为密钥来在用户信息表(图7)中搜索相应用户，获得均在图7中示出的用户名602和邮件地址603，生成包括用户名602和邮件地址603的验证响应包，并将所生成的验证响应包发送到多功能机300。另外，当能够搜索到用户时，发送包括表示验证成功的响应标记的验证响应包。另一方面，当不能够搜索到用户时，发送包括表示验证失败的响应标记的验证响应包。另外，当多功能机与设备限制信息一致时，发送包括表示验证成功的响应标记的验证响应包。另一方面，当多功能机与设备限制信息不一致时，发送包括表示验证失败的响应标记的验证响应包。
在步骤S1404中，从验证服务器200接收验证响应包，并且通过验证功能331从所接收的包中获得表示用户名和邮件地址的用户信息。然后，基于所获得的用户信息生成登录信息，并将生成的登录信息设置给由平台管理的登录上下文(login context)。
在步骤S1405中，从平台向扫描功能332通知登录成功。另外，在本实施例中，由于基于邮件发送目的地信息来判断是发送链接邮件还是发送附件邮件，因此不向邮件发送模块通知登录成功。然而，当然也可以向邮件发送模块通知登录成功。
在步骤S1406中，登录信息中的用户名和邮件地址通过扫描功能332获得并存储在RAM 302中(即，获得用户的邮件地址)。
另外，尽管在本实施例中通过使用验证服务器200进行验证，但是也可以在多功能机300内提供验证服务器的功能，由此在多功能机300中进行验证处理。在这种情况下，图7所示的用户信息表被存储在多功能机300的HDD 304中，从而验证模块通过参照所存储的用户信息表来进行验证处理。
接着，将参照图15来描述用于多功能机300中的邮件发送的目的地添加处理。这里，应当注意，步骤S1501、S1502、S1503、S1504、S1505、S1506、S1507、S1508、S1509、S1510、S1511及S1512中的各个处理通过多功能机300的CPU 301来执行。
在步骤S1501中，通过卡ID的输入或用户名和密码的输入而进行的验证成功，并且用户登录到多功能机300。然后，如图8所示的邮件发送画面通过扫描功能332被显示在多功能机300的显示单元上。这里，图8所示的邮件发送画面包括：用于显示RAM 302中存储的用户名的用户名显示部801、用于添加目的地的目的地添加按钮802、用于显示所添加的目的地的目的地列表803以及用于发送邮件的发送按钮804。
在步骤S1502中，存储在RAM 302中的用户名通过扫描功能332被显示在邮件发送画面的用户名显示部801中。
在步骤S1503中，通过扫描功能332生成要用于存储邮件发送目的地的空白列表并存储(保持)在RAM 302中。
在步骤S1504中，将RAM 302中存储的登录用户的邮件地址，存储作为在步骤S1503中通过扫描功能332生成的空白地址列表中的主地址。更具体地说，在没有用户目的地添加指令的情况下，邮件地址在RAM 302中被存储作为目的地详细信息(图26)。关于这一点，将“全部数据”作为附件文件信息保持在目的地详细信息中。添加(设置)有登录用户的邮件地址的画面的示例如图9所示。
另外，在本实施例中，登录用户的邮件地址被自动添加到地址中。然而，还可以在图9所示的画面上提供“用于将用户本身添加到地址的添加按钮”，并且当该按钮被用户按下时将登录用户的邮件地址添加到目的地中。
在步骤S1505中，检测目的地添加按钮802的按下。当添加多个目的地时(当按下目的地添加按钮802时)，针对各目的地重复进行步骤S1506至S1512中的处理。又及，当没有添加多个目的地时(当没有按下目的地添加按钮802但是按下发送按钮804时)，省略步骤S1506、S1507、S1508、S1509、S1510、S1511及S1512中的处理，并进行图16所示的处理。
在步骤S1506中，在检测到按下目的地添加按钮802后，通过扫描功能332显示图10所示的目的地添加画面。
在步骤S1507中，判断用户是否按下地址簿参照按钮1001以添加目的地。当判断按下地址簿参照按钮1001时，处理进行到步骤S1509。另一方面，当判断没有按下地址簿参照按钮1001但是指定了地址输入部1002时，处理进行到步骤S1508。
在步骤S1508中，通过扫描功能332接受根据用户操作指定的地址(半角字母数字字符)的输入。更具体地说，根据用户的指定来接受在多功能机300的显示单元的触摸屏上输入并显示的地址的字符串。
在步骤S1509中，响应于地址簿参照按钮1001的按下，通过扫描功能332来显示图11所示的地址簿画面。这里，要在地址簿画面上显示的目的地名称和邮件地址，作为地址簿文件已经被预先存储在多功能机300的HDD 304中。尽管在本实施例中，要在地址簿画面上显示的目的地名称和邮件地址已经被预先存储作为地址簿文件，但是也可以将地址簿的信息预先存储在诸如验证服务器200等的外部服务器中，并且周期性地从诸如验证服务器200等的外部服务器下载信息。作为选择，能够在按下地址簿参照按钮1001时从外部服务器接收目的地名称和邮件地址。
在步骤S1510中，根据用户指令来选择通过扫描功能332添加的目的地的地址。在参照地址簿的情况下，当在图11所示的地址簿画面上选择多个目的地时，能够一次添加多个目的地。
在步骤S1511中，通过扫描功能332检测到通过用户操作按下了添加按钮1101，并且处理进行到步骤S1512。
在步骤S1512中，通过扫描功能332在邮件发送画面上显示在步骤S1508中接受的邮件地址或者在步骤S1510中选择的目的地(目的地名称和邮件地址)。在图12中例示了添加有目的地的邮件发送画面的示例。另外，当指定了图10所示的“主”切换按钮1003时，将“主/次(main/sub)”设置为“主”。在默认状态下，“主”切换按钮1003不被选中，并且设置“次”。另外，目的地已被存储在RAM 302中。
接着，将参照图16来描述由被提供作为多功能机300的主体功能的邮件发送功能333进行的邮件发送处理。这里，应当注意，步骤S1601、S1602、S1603和S1604中的各个处理通过多功能机300的CPU 301来进行。
在步骤S1601中，通过扫描功能332来检测发送按钮804是否被按下。当检测到发送按钮804被按下时，将步骤S1602中的处理重复进行与要扫描的原稿的页数相对应的次数。
在步骤S1602中，通过扫描功能332来扫描原稿(原稿读取)并生成图像文件。
在步骤S1603中，通过扫描功能332来获得扫描的全部页的扫描图像，以生成作为一个文件的图像文件。生成新邮件，并且通过邮件发送功能333来将步骤S1406中获得的登录用户的邮件地址设置作为邮件的发送源(From)(发送源设置)。另外，存储在RAM 302中的“主”邮件地址被获得作为邮件的目的地，并且所获得的邮件地址被设置为发送目的地(To)(发送目的地设置)。另外，存储在RAM 302中的“次”邮件地址被获得，并且所获得的邮件地址被设置为发送目的地(Cc)(发送目的地设置)。另外，存储在HDD 304中的图像文件被附加到邮件。在步骤S1604中，设置发送源和发送目的地，并且通过邮件发送功能333将附件邮件通过本地主机连接发送(输出)给发送模块。当发送完成时，显示图13所示的发送完成画面。另外，通过管理员任意指定的文档以及预先设置的文档被插入到邮件正文。
另外，当生成新邮件时，任意确定邮件地址的设置以及电子数据的附加的设置的顺序。
接着，将参照图17来描述多功能机300的邮件发送模块的邮件发送处理。这里，应当注意，通过多功能机300的CPU 301来进行步骤S1701、S1702、S1703、S1704、S1705、S1706、S1707、S1708、S1709、S1710、S1711及S1712中的各个处理。
在步骤S1701中，利用邮件接收功能334通过SMTP端口从邮件发送功能333接收附件邮件(电子邮件获得)。即，该步骤中的处理为获得电子邮件的处理，在该电子邮件中，登录用户的邮件地址被设置为发送源(例如From)、提供有图像文件的用户的邮件地址被设置为发送目的地(例如To)、并且该图像文件被附加到该电子邮件。
在步骤S1702中，通过邮件接收功能334获得在邮件发送模块中预先设置的附件文件的最大容量的值(大小获得)。这里，应当注意，可以由管理员任意改变附件文件的最大容量的值。
在步骤S1703中，通过邮件接收功能334来判断在步骤S1701中接收到的附件邮件的附件文件大小(图像文件大小)是否超出在步骤S1702中获得的附件文件的最大容量的值(大小)(大小判断)。当判断出附件文件大小超出最大容量的值(大小)时，处理进行到步骤S1704，以将图像文件(而非附加了图像文件的邮件)存储在多功能机300中，并发送其中描述有用于下载所存储的图像文件的链接信息的链接邮件。另一方面，当判断出附件文件大小未超出最大容量的值(大小)(小于)时，处理进行到步骤S1713以将图像文件附加到邮件并发送所获得的邮件。另外，当判断出附件文件大小超出最大容量的值(大小)时，可以视为附件文件大小等于或大于该最大容量的值的情况，并且当判断出附件文件大小未超出最大容量的值(大小)时，可以视为附件文件低于该最大容量的值的情况。即，可以判断出附件文件大小是否超出预定值(预定大小)。
另外，即使当附件文件(图像文件)的大小未超出最大容量的值时，出于减少附件邮件的发送的目的，也能够在邮件发送模块的设置中将最大容量的值(大小)设置为“空”值、“9999999”等等，使得即使在大小为小的情况下处理也进行到步骤S1704。
在步骤S1704中，将从步骤S1705至S1712的处理重复进行与在通过邮件接收功能334接收到的附件邮件中设置的目的地的数量相对应的次数。
在步骤S1705中，通过邮件类型判别功能336、从在步骤S1701中接收到的附件邮件的邮件头信息中获得目的地列表。另外，所获得的目的地被保持在RAM 302中。然后，从保持在RAM 302中的目的地列表逐一获得目的地。
在步骤S1706中，通过邮件类型判别功能336来判断是将邮件作为链接邮件发送还是将邮件作为附件邮件发送。这里，将判断结果(即链接邮件标记为“开(ON)”或“关(OFF)”)与保持在RAM 302上的目的地列表中的各目的地相关联，然后进行管理。另外，将参照图19所示的流程图来描述步骤S1706中的处理的详情。
在步骤S1707中，通过邮件类型判别功能336来生成要发送的邮件正文。更具体地说，邮件正文包括图21所示的注释2101，以及图22所示的注释2201和2202。另外，对“发送用户”描述从在步骤S1701中接收到的附件邮件的发送源“From”获得的邮件地址，并且对“目的地”描述从在步骤S1701中接收到的附件邮件的发送目的地“To”或“Cc”获得的邮件地址。
在步骤S1708中，通过邮件类型判别功能336来判断在步骤S1706中确定的链接邮件标记是“ON”还是“OFF”。当判断出链接邮件标记是“ON”时，处理进行到步骤S1710以发送链接邮件。另一方面，当判断出链接邮件标记为“OFF”时，处理进行到步骤S1709以发送附件邮件。
在步骤S1709中，通过邮件类型判别功能336，生成新邮件，将在步骤S1701中接收到的附件邮件的附件文件(即图像文件)附加到所生成的新邮件中，将在步骤S1707中生成的邮件正文插入到新邮件中，将在步骤S1701中接收到的附件邮件的发送源“From”的邮件地址设置为新邮件的发送源“From”，并将在步骤S1705中获得的发送目的地信息(邮件地址)设置为新邮件的发送目的地“To”。另外，对主题设置任意的字符串。另外，尽管在本实施例中生成了新邮件，但是也可以编辑在步骤S1701中接收到的附件邮件，以改变邮件正文和/或目的地。即，该步骤中的处理为当发送源和发送目的地的邮件地址不一致时发送附加了图像文件的邮件的处理。
在步骤S1710中，通过邮件类型判别功能336来获得附加到步骤S1701中接收的附件邮件的图像文件，并且将所获得的图像文件存储在多功能机300的HDD 304中(存储)。当图像文件被存储在HDD 304中时，创建新文件夹2502，并将图像文件存储在所创建的新文件夹2502中，如图25所示。即，该步骤中的处理为当发送源和发送目的地的邮件地址相一致时将附加到邮件的图像文件存储到HDD 304的文件夹以使得客户端能够进行下载的处理。
然后，生成并存储其中描述了所存储图像文件的文件名的INI文件2503(信息文件)。另外，对INI文件2503描述在后述的步骤S1805中生成的密码。另外，在经过预定时间段后删除所存储的图像文件。
在步骤S1711中，通过邮件类型判别功能336，由在步骤S1710中存储的图像文件的存储目的地的文件夹2502的路径以及多功能机300的IP地址，来生成用于通过访问多功能机300来下载电子数据的链接信息2501(例如URL(统一资源定位符))。另外，例如，作为链接信息2501的文件夹路径，出于安全原因，可以使用利用文件夹路径而生成的散列(hash)。
生成新邮件，在步骤S1707中生成的正文以及在该步骤中生成的链接信息被插入到所生成的新邮件中，在步骤S1701中接收的附件邮件的发送源“From”的邮件地址被设置为新邮件的发送源“From”，并且在步骤S1705中获得的发送目的地的邮件地址被设置为新邮件的发送目的地“To”。尽管在本实施例中生成了新邮件，但是也可以编辑在步骤S1701中接收到的附件邮件，以改变邮件正文和/或目的地。
在步骤S1712中，通过邮件发送功能335将在步骤S1709或步骤S1711中生成的邮件发送到邮件服务器100(第一发送)。在步骤S1709中生成的邮件的示例如图21所示，在步骤S 1811中生成的邮件的示例如图22所示。在图21和图22的各个中，发送/接收所需的信息被设置为头部分。即，该步骤中的处理为发送邮件的处理，在该邮件中描述有包括图像文件的存储位置的链接信息，以从客户端(信息处理装置)下载所保持(存储)的图像文件。
在步骤S1713中，将在步骤S1701中接收到的附件邮件照原样(即，在图像文件被附加到邮件时)发送(传输)到邮件服务器100。另外，与步骤S1709中一样，还能够通过新创建邮件、设置邮件地址、插入邮件正文、设置主题并将电子数据附加到邮件来发送新附件邮件。
接着，将参照图18来描述当多功能机300的邮件发送模块发送链接邮件时要进行的密码邮件发送处理。这里，应当注意，通过多功能机300的CPU 301来进行步骤S1801、S1802、S1803、S1804、S1805、S1806及S1807中的各个处理。
在步骤S1801中，获得在邮件发送模块中预先设置的用于设置是否进行密码发送的设置信息，并且基于所获得的设置信息来判断是否进行密码发送。当判断出要进行密码发送时，处理进行到步骤S1802。另一方面，当判断出不进行密码发送时，处理立即结束。
在步骤S1802中，将在步骤S1803至S1807中的处理重复进行与步骤S1704中保持在RAM 302上的目的地的数量相对应的次数。
更具体地说，在步骤S1803中，通过邮件发送功能335，从步骤S1704中保持在RAM 302上并且步骤S1706中存储了链接邮件标记的目的地列表中，逐一获得目的地及链接邮件标记。
在步骤S1804中，通过邮件发送功能335判断所获得的链接邮件标记是“ON”还是“OFF”。当判断出链接邮件标记为“ON”时，由于链接邮件在步骤S1712中已被发送，因此处理进行到步骤S1805。另一方面，当判断出链接邮件标记为“OFF”时，由于在步骤S1709中生成的附件邮件在步骤S1712中已被发送，因此跳过步骤S1805至S1807中的处理。
在步骤S1805中，通过邮件发送功能335，基于时间戳等生成用于许可使用链接信息来下载图像文件的密码(许可信息)作为散列(密码生成)。
在步骤S1806中，通过邮件发送功能335将密码存储在INI文件2503中，从而将步骤S1805中生成的密码与链接信息相互关联。这样，当使用链接信息来请求图像文件的下载时，指定文件夹2502，由此能够从存储在文件夹2502中的INI文件2503获得密码。因此，能够判断所获得的密码与稍后描述的从客户端400接收的密码是否一致。
在步骤S1807中，通过邮件发送功能335来创建新邮件，包括在步骤S1805中生成的密码的消息(图23中2301)被插入到新邮件的正文，在步骤S1701中接收的附件邮件的发送源(From)的邮件地址被设置为新邮件的发送源(From)，并且在步骤S1803中获得的发送目的地的邮件地址被设置为新邮件的发送目的地(To)。然后，将所获得的新邮件(密码邮件)发送给邮件服务器100(第二发送)。
另外，尽管在本实施例中许可使用密码来获得电子数据，但是即使不使用密码，当用户根据链接信息访问多功能机300时也能够向客户端400请求用户名和密码。在这种情况下，通过多功能机300获得通过用户操作从客户端400输入的用户名和密码，并且通过询问验证服务器200来判断用户是否是能够登录的用户。然后，当通过多功能机判断出用户是能够登录的用户时，许可下载图像文件，并且实际开始下载。
接着，将参照图19来描述步骤S1706中的所谓的链接邮件标记处理。这里，应当注意，通过多功能机300的CPU 301来进行步骤S1901、S1902及S1903中的各个处理。
在步骤S1901中，从步骤S1701中接收的附件邮件获得发送源(From)，由此判断附件邮件的发送源(From)的邮件地址与在步骤S1705中获得的发送目的地是否一致(即，将发送源的邮件地址与发送目的地相互比较)。即，该步骤中的处理是判断是否使发送目的地处的用户下载图像文件的处理。
当判断出邮件地址一致时，在步骤S1903中将链接邮件标记设置为“ON”，并且将所获得的数据与在判断中使用的邮件地址相关联并存储在RAM 302中的目的地列表中。
另一方面，当判断出邮件地址不一致时，在步骤S1902中将链接邮件标记设置为“OFF”，并且将所获得的数据与判断中使用的邮件地址相关联并存储在RAM 302中的目的地列表中。
另外，在本实施例中，在步骤S1901中判断发送源和发送目的地的邮件地址是否一致。然而，也可以在发送源和发送目的地的邮件地址的“…”(域名)部分一致的情况下，使处理进行到步骤S1903，以发送链接邮件。这是因为在公司成员能够通过公司内网访问公司内设置的每台多功能机的公司中，需要使得公司成员能够从公司内客户端来访问多功能机。
这样，已登录到多功能机300的用户能够确保访问相关的多功能机300。因此，能够发送链接邮件，并且在避免发送诸如附件邮件的大容量邮件的情况下获得图像文件。当发送目的地是外部用户或者集团公司(即不是本公司)的用户时，相关用户无法访问多功能机300。因此，能够通过不是发送链接邮件而是发送附加有图像文件的附件邮件来适当地获得图像文件。即，能够使能够访问多功能机的用户从多功能机直接下载图像文件，并且通过发送附件邮件而使不能访问多功能机的用户获得图像文件。因此，能够使用户能够确保获得电子数据，同时减少了大容量邮件的发送。
尤其是，除了用于邮件发送的邮件地址外，用于传真发送的传真号码等通常也可以登记在多功能机300的地址簿中，并且用户能够随意维护(登记和删除)地址簿的内容。为此，存在不能访问多功能机300的用户的邮件地址已被登记在地址簿中的情况。这里，即使在不能访问多功能机的用户的邮件地址以与针对能够访问多功能机的用户的邮件地址的相同方式，被设置为邮件发送目的地的情况下，也能够适当地获得图像文件。
另外，尽管在本实施例中通过使用邮件地址判断是发送链接邮件还是发送附件邮件，但是如上所述，也可以将用户在客户端400登录到域时的IP地址预先存储到验证服务器中的用户信息表(图7)，当多功能机处的登录处理成功时将相关IP地址发送到多功能机300，将多功能机300接收的IP地址与多功能机300自身保持的IP地址比较，并当所比较的IP地址属于相同分段时发送链接邮件。换言之，即使在由于客户端400和多功能机300分别属于不同分段因此客户端400不能访问多功能机300以下载图像文件的环境下，也能够获得附加到邮件的图像文件。
接着，将参照图20来描述在多功能机300的邮件发送模块发送了邮件以后、当接收到所发送邮件的用户指示下载图像文件时要进行的下载处理。这里，应当注意，通过多功能机300的CPU 301来进行步骤S2001、S2002、S2003、S2006、S2010及S2011中的各个处理，并且通过客户端400的CPU 201来进行步骤S2004、S2005、S2007、S2008、S2009、S2012及S2013中的各个处理。
另外，尽管例示了在图18中的处理之后进行图20中的处理，但是也可以与邮件发送处理异步地进行图20中的处理。也就是说，由于如果邮件已被接收则能够在任意时间请求下载，因此即使在多功能机300的邮件发送处理正在被另一用户执行的情况下，当请求下载时，也进行图20中的处理。
在步骤S2001中，根据在通过客户端400的邮件接收功能411接收的邮件(链接邮件)中描述的链接信息(URL)中包含的多功能机的IP地址，将下载请求发送到已经设置了相关IP地址的多功能机，并且通过多功能机300接收从客户端400发送的下载请求(下载请求接收)。然后，通过多功能机300的下载功能337、由当接收下载请求时获得的链接信息(URL)中包含的文件夹路径，来参照文件夹中保持的INI文件。另外，可以通过对客户端400上的Web浏览器的地址部分的输入来进行基于链接信息的下载请求。
在步骤S2002中，通过下载功能337来判断密码是否已被存储在INI文件中。当判断出密码已被存储在INI文件中时，处理进行到步骤S2003。另一方面，当判断出密码未被存储在INI文件中时，处理进行到步骤S2010。
在步骤S2003中，由于密码对于图像文件是必需的，因此通过下载功能337将图24所示的下载输入画面发送到客户端400。
在步骤S2004中，通过客户端400来接收下载输入画面，并且所接收的画面被显示在客户端的CRT 210(显示单元)上。这时，使用Web浏览器来显示下载输入画面。然后，在下载输入画面上接受在步骤S1807中发送的邮件中包含的密码的输入。
在步骤S2005中，通过文件接收功能412(图6)来检测登录按钮2401(图24)被按下，并且接受的密码被发送到多功能机300。
在步骤S2006中，通过下载功能337来判断从客户端400接收的密码是否与INI文件中存储的密码一致。当判断出所接收的密码与所存储的密码一致时，将下载开始处理通知发送到客户端400，并且处理进行到步骤S2008。另一方面，当判断出所接收的密码与所存储的密码不一致时，错误画面被发送到客户端400，并且处理进行到步骤S2007。
在步骤S2007中，通过文件接收功能412接收错误画面，显示所接收的错误画面，处理结束。
在步骤S2008中，通过文件接收功能412接收下载开始处理通知，并且显示用于指示是否开始下载的下载对话框(未例示)。这里，存储按钮(未例示)和取消按钮(未例示)被设置在下载对话框中，当在步骤S2009中按下存储按钮时将下载开始通知发送到多功能机300，并且处理进行到步骤S2010。另一方面，当按下取消按钮时，处理立即结束。
在步骤S2010中，从客户端400接收下载开始通知，并且通过下载功能337来获得存储在文件夹中的图像文件(即，存储在INI文件中的文件名的图像文件)。
在步骤S2011中，通过下载功能337来将所获得的图像文件发送到客户端400(图像文件发送)。
在步骤S2012中，通过文件接收功能412来接收从多功能机300发送的图像文件。
在步骤S2013中，通过文件接收功能412接收的图像文件被存储在预定存储目的地。这里，可以通过用户任意指定存储目的地。
如刚刚所描述的，根据本实施例，基于所获得邮件的发送目的地信息来转换是发送用于从多功能机(信息处理装置)下载图像文件的链接文件，还是发送附加有图像文件的邮件。这样，例如，即使不能登录到多功能机的用户也能够获得图像文件，并且还能够降低网络的负荷。
尤其是，在本实施例中将邮件发送目的地地址与邮件发送源地址相互比较。这样，例如通过将图像文件存储在多功能机中并通过发送用于从多功能机下载图像文件的邮件或者附加有图像文件的邮件，甚至对于不能登录到多功能机的用户来说也能够容易地获得图像文件。
另外，通过基于邮件发送方和邮件接收方来改变图像文件获得方法，并且通过使得可访问多功能机的用户直接访问多功能机并获得图像文件，能够减少附件邮件的发送。
尽管如上描述了本实施例，但是还可以采用除上述构成以外的构成来实现本发明。
在下文中，将详细描述本发明的另一实施例。另外，省略对与上述实施例中相同部分的详细描述，因为这些部分进行与上述实施例中相同的处理。
将参照图27来描述根据另一实施例的要由被设置作为多功能机300的主体功能的邮件发送功能333进行的邮件发送处理。即，图27是根据本实施例的要由作为多功能机300的主体功能的邮件发送功能333进行的邮件发送处理的流程图。
在任何情况下，由于步骤S1601、S1602和S1604中的各个处理与参照图16已经描述的处理相同，因此这里将省略其描述。这里，应当注意，通过多功能机300的CPU 301来进行步骤S2701、S2702、S2703及S2704中的各个处理。
在步骤S2701中，通过扫描功能332来获得扫描的全部页的扫描图像，以生成作为一个文件的图像文件。然后，通过邮件发送功能333，生成新邮件，并且将生成的图像文件附加到所生成的邮件。
在步骤S2702中，获得多功能机300的HDD 304中存储的多功能机300的管理员的邮件地址(例如，作为预先设置在多功能机中的管理用户的管理员的“Adminxxxxxcoljp”)。
在步骤S2703中，获得RAM 302中存储的“主”邮件地址作为邮件的目的地。
在步骤S2704中，将在步骤S2702中获得的邮件地址设置为新邮件的发送源(From)，并且将在步骤S2703中获得的“主”邮件地址设置为发送目的地(To)(发送目的地设置)。
另外，当获得“次”邮件地址作为邮件的目的地时，将所获得的邮件地址设置为发送目的地(Cc)。
另外，当生成新邮件时，任意地确定邮件地址的设置和电子数据的附件的设置的顺序。
如图27所示，当多功能机300的管理员的邮件地址被设置为邮件发送源(From)时，进行图28、图29及图30所示的后述处理中的任意一者，以判断是发送链接邮件还是发送附件邮件。
接着，将参照图28来描述图19中的链接邮件标记处理的另一实施例。图28是根据另一实施例的链接邮件标记处理的流程图。
在任意情况下，由于步骤S1902和S1903中的各个处理与参照图19已经描述的处理相同，因此这里将省略其描述。这里，应当注意，通过多功能机300的CPU 301来进行步骤S2801中的处理。
在步骤S2801中，从RAM 302中存储的登录信息来获得登录用户的邮件地址，并且判断所获得的邮件地址与邮件中设置的发送目的地(To)的邮件地址是否一致。当判断出这些邮件地址一致时，处理进行到步骤S1903。另一方面，当判断出这些邮件地址不一致时，处理进行到步骤S1902。即，该步骤中的处理为判断是否使发送目的地的用户下载图像文件的处理。
另外，还可以首先判断在邮件中分别设置的发送源(From)和发送目的地(To)的邮件地址是否一致，并在判断出发送源(From)和发送目的地(To)的邮件地址不一致时进行步骤S2801中的判断。当判断出发送源(From)和发送目的地(To)的邮件地址一致时，将邮件发送到与多功能机300的登录用户相同的用户的邮件地址。因此，当发送源(From)和发送目的地(To)的邮件地址一致时，能够从多功能机300下载图像文件，由此发送链接邮件。
接着，将参照图29和图30来描述图19或图28中的链接邮件标记处理的又一实施例。图30是根据又一实施例的链接邮件标记处理的流程图。
在任意情况下，由于步骤S1902和S1903中的各个处理与参照图19已经描述的处理相同，因此这里将省略其描述。这里，应当注意，通过多功能机300的CPU 301进行步骤S3001中的处理。
在步骤S3001中，判断邮件中设置的发送目的地(To)是否存在于图29所示的能够访问多功能机的用户表中。当判断出邮件中设置的发送目的地(To)存在于图29所示的能够访问多功能机的用户表中时，由于能够从客户端400访问并登录到多功能机300，因此处理进行到步骤S1903以下载图像文件。另一方面，当判断出邮件中设置的发送目的地(To)未存在于图29所示的能够访问多功能机的用户表中时，由于不能从客户端400访问并登录到多功能机300，因此处理进行到步骤S1902以使通过邮件获得图像文件。即，该步骤中的处理是判断是否使发送目的地的用户下载图像文件的处理。
图29是例示针对各多功能机300存储的指示能够访问自身的多功能机的用户的用户表的图。在用户表上，存储了能够访问多功能机的用户的用户信息(用户名和邮件地址)。
另外，如参照图28至图30所描述的，根据关于从登录用户的用户信息获得的邮件地址与发送目的地(To)是否一致的判断、以及关于发送目的地(To)是否已被存储在用户表中的判断，来判断是发送链接邮件还是发送附件邮件。除此以外，如图31所示，还可以使用户在表示要显示在多功能机300的操作单元308上的目的地列表的邮件发送画面上设置，发送目的地是链接邮件被发送到的发送目的地还是附件邮件被发送到的发送目的地，由此根据这种设置来判断是发送链接邮件还是发送附件邮件。
如刚刚所描述的，已经描述了其他实施例。在这些实施例中，基于邮件的发送目的地，来转换是发送用于从多功能机(信息处理装置)下载图像文件的链接邮件还是发送附加有图像文件的邮件。这样，例如，即使不能登录到多功能机的用户也能够获得图像文件，并且还能够降低网络上的负荷。
尤其是，将邮件发送目的地地址与邮件发送源地址相互比较。这样，例如通过将图像文件存储在多功能机中，并且通过发送用于从多功能机下载图像文件的邮件或者附加有图像文件的邮件，即使不能登录到多功能机的用户，也能够容易地获得图像文件。
另外，通过根据邮件发送方和邮件接收方来改变图像文件获得方法，并通过使可访问多功能机的用户直接访问多功能机并获得图像文件，能够减少附件邮件的发送。
在上述实施例中，基于邮件地址来判别发送目的地和发送源。然而，也可以不基于邮件地址而基于与邮件地址一起添加的用户名来进行判别。在这种情况下，期望用户名是独一无二的。
另外，在上述实施例中，使用通过读取原稿上的图像而生成的图像文件作为电子文件的示例。然而，本发明并不限于图像文件的发送，还能够应用于诸如语音文件、移动图像文件等的各种电子文件的发送。
本发明的各方面还能够通过读出并执行记录在存储设备上的用于执行上述实施例的功能的程序的系统或装置的计算机(或诸如CPU或MPU的设备)、以及由系统或装置的计算机例如读出并执行记录在存储设备上的用于执行上述实施例的功能的程序来执行各步骤的方法来实现。鉴于此，例如经由网络或者从用作存储设备的各种类型的记录介质(例如计算机可读介质)向计算机提供程序。
虽然参照示例性实施例描述了本发明，但是应当理解，本发明不限于所公开的示例性实施例。应对所附权利要求的范围给予最宽的解释，以使其覆盖所有变型、等同结构和功能。

Claims (10)

1.一种能够发送电子邮件的信息处理装置，所述信息处理装置包括：
发送目的地获得单元，其被构造为获得所述电子邮件的发送目的地信息；
判断单元，其被构造为基于由所述发送目的地获得单元获得的所述发送目的地信息，判断是将电子文件附加到所述电子邮件还是在所述电子邮件中描述用于下载所述电子文件的链接信息；以及
发送单元，其被构造为基于所述判断单元的判断结果，发送附加有所述电子文件的所述电子邮件、或者描述有用于下载所述电子文件的所述链接信息的所述电子邮件。
2.根据权利要求1所述的信息处理装置，所述信息处理装置还包括发送源获得单元，所述发送源获得单元被构造为获得所述电子邮件的发送源信息，
其中，在所述发送目的地获得单元获得的所述发送目的地信息与所述发送源获得单元获得的所述发送源信息不一致的情况下，所述判断单元判定将所述电子文件附加到所述电子邮件，而在所述发送目的地获得单元获得的所述发送目的地信息与所述发送源获得单元获得的所述发送源信息一致的情况下，所述判断单元判定在所述电子邮件中描述用于下载所述电子文件的所述链接信息。
3.根据权利要求1所述的信息处理装置，所述信息处理装置还包括电子邮件获得单元，所述电子邮件获得单元被构造为获得附加有所述电子文件的所述电子邮件，
其中，所述发送目的地获得单元获得被设置给所述电子邮件获得单元获得的所述电子邮件的所述发送目的地信息。
4.根据权利要求3所述的信息处理装置，所述信息处理装置还包括存储单元，所述存储单元被构造为存储被附加给所述电子邮件获得单元获得的所述电子邮件的所述电子文件，
其中，所述链接信息包括所述存储单元存储的所述电子文件的存储目的地信息。
5.根据权利要求1所述的信息处理装置，所述信息处理装置还包括：
验证单元，所述验证单元被构造为验证所述信息处理装置的用户；以及
设置单元，其被构造为在所述验证单元进行的验证成功的情况下，将经过验证的用户的邮件地址设置为所述电子邮件的所述发送目的地信息。
6.根据权利要求5所述的信息处理装置，其中，在所述发送目的地获得单元获得的所述发送目的地信息不是所述设置单元设置的所述用户的邮件地址的情况下，所述判断单元判定将所述电子文件附加到所述电子邮件，而在所述发送目的地获得单元获得的所述发送目的地信息是所述设置单元设置的所述用户的邮件地址的情况下，所述判断单元判定在所述电子邮件中描述用于下载所述电子文件的所述链接信息。
7.根据权利要求1所述的信息处理装置，所述信息处理装置还包括读取单元，所述读取单元被构造为通过读取原稿上的图像来生成图像文件，
其中，所述电子文件是由所述读取单元生成的所述图像文件。
8.根据权利要求1所述的信息处理装置，所述信息处理装置还包括电子文件发送单元，所述电子文件发送单元被构造为在外部装置根据所述链接信息请求下载所述电子文件的情况下，将所述电子文件发送到所述外部装置。
9.根据权利要求1所述的信息处理装置，其中，在所述发送目的地获得单元获得多个所述发送目的地信息的情况下，所述判断单元针对获得的多个所述发送目的地信息中的每个，判断是将所述电子文件附加到所述电子邮件还是在所述电子邮件中描述用于下载所述电子文件的所述链接信息。
10.一种信息处理装置的控制方法，所述信息处理装置能够发送电子邮件，所述控制方法包括以下步骤：
获得所述电子邮件的发送目的地信息；
基于获得的所述发送目的地信息，判断是将电子文件附加到所述电子邮件还是在所述电子邮件中描述用于下载所述电子文件的链接信息；以及
基于判断结果，发送附加有所述电子文件的所述电子邮件、或者描述有用于下载所述电子文件的所述链接信息的所述电子邮件。
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