JPS63276164A - 文書登録方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 〔技術分野〕 本発明は、文書登録方式に関し、より詳細には、同し内
容の文書を重複して登録することを回避する文書登録方
式に関する。

〔従来技術〕

従来、文書を作成してこれを登録したり、この登録した
文書を呼び出して表示したりする複数のワークステーシ
ョンを何人かに割り当てるとともに、このワークステー
ションで登録された文書を集中して記憶管理するファイ
ルステーションを設けたシステムが種々実現されている
。

このようなシステムで行われる文書の登録は、各ワーク
ステーションで各々別個独立に行われており、異ったワ
ークステーションから同一内容の文書が重複して登録さ
れることがあり、文書が無駄に登録されてしまうという
問題があった。

〔目的〕

本発明は、このような従来技術の問題を改善し、同一内
容の文書を重複して登録してしまうことのない文書登録
方式を提供することを目的としている。

〔構成〕

本発明は、上記目的を達成するため、登録文書の作成者
と作成日とをあわせて記憶しておき、新たな文書を登録
するにあたり、この新たな文書の作成者と作成日とを設
定して、この設定した作成者及び作成日と同じ文書を登
録文書の中から読み出して表示することにより、同一の
文書の登録を回避するようにしたことを特徴としたもの
である。

以下、本発明の一実施例に基づいて具体的に説明する。

第１図は文書登録方式の全体を示す図であり、Ａ、Ｂ、
Ｃで示す複数のワークステーション１は、夫々パスライ
ンを介してファイルステーション２に接続されている。

各ワークステーション１はＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、デ
ィスプレイキーボード等よりなっている。キーボードは
文書を入力したり、文書の登録要求や登録の指示を行っ
たり文書の作成者や作成日を設定するのに用いられる。

ディスプレイにはＣＲＴ等が用いられ、入力された文書
や呼び出された文書の内容のほか、後述する個別登録テ
ーブルの登録リスト等が表示される。

ＲＡＭには、上記登録リストや文書データが一時記憶さ
れる。ＲＯＭには、ＣＰＵが次述する各種処理を行うた
めのプログラムが記憶されている。

ＣＰＵは、文書データの登録や呼出の指示処理、上記登
録リストの作成処理等の各種処理を行うものである。

ファイルステーション２は、ＣＰＵ、ＲＯＭ。

ＲＡＭ、外部記憶装置等よりなっている。外部記憶装置
は、例えば磁気ドラム等よりなり、その磁気ドラム２１
には、第２図に示すように、個別登録テーブル２１ａ、
全体登録テーブル２１ｂ、文書データメモリエリア２１
ｃが形成されている。

ＲＡＭには、各種処理データが記憶される。ＲＯＭには
、ＣＰＵが次述する各種処理を行うためのプログラムが
記憶されている。ＣＰＵは、各ワークステーション１か
らの文書データを文書データメモリエリア２１ｃに記憶
したり、各ワークスデージョン１から呼出指示等のあっ
た文書データを文書データメモリエリア２１ｃより読み
出して各ワークステーションｌに転送したり、上記個別
及び全体の登録テーブル２１ａ、２１ｂ内の登録リスト
を作成したりする等の各種処理を行うものである。この
ファイルステーション２には、ワークステーション１と
同じくキーボードやディスプレイ等をさらに設けてもよ
い。

第３図は、上述の個別登録テーブル２１ａの記憶内容の
例を示すもので、このテーブルは、各ワークステーショ
ン１で登録した文書についてのリストが記憶されており
、登録文書の作成者と作成日とをあわせて記憶しておき
、新たな文書を登録するにあたり、この新たな文書の作
成者と作成日とを設定して、この設定した作成者及び作
成日と同じ文書を登録文書の中から読み出して表示する
ワークステーション１については、登録日、作成日、作
成者、分類、文書番号の登録リストが作成され、文書の
登録及び呼出を行う複数のワークステーションに対し、
登録された文書を記憶管理するファイルステーションが
設けられている文書登録方式においてのワークスデージ
ョン１については、題目、作成日、作成者、文書番号の
登録リストが作成され、Ｃのワークステーション１につ
いては、作成日、作成者、技術分野、文書番号の登録リ
ストが作成されている。この個別登録テーブル２１ａは
、最低限、作成日、作成者、文書番号は作成される０文
書番号は、後述する全体登録テーブル２１ｂの何番目に
当該文書のリストが記憶されているかを示す番号データ
である。この個別登録テーブル２１ａの個別リストは、
ファイルステーション２から呼び出されて各ワークステ
ーション１に転送されるものであるが、予め各ワークス
テーション１の各ＲＡＭ等に記憶しておくようにしても
よい。

第４図は、上述の全体登録テーブル２１ｂの記憶内容の
例を示すもので、このテーブル２１ｂは、全ワークステ
ーション１で登録されて、文書データメモリエリア２１
ｃに記憶されている全文書データのリストが記憶されて
おり、この全体リストは上述した文書番号順に作成日、
作成者、ポインタ等よりなっている０文書番号は、文書
の登録順に決められるものであり、作成日及び作成者は
、各ワークステーション１より入力されたものであり、
ポインタは、文書データメモリエリア２１ｃのどの番地
エリアに、当該文書が記憶されているかを示すものであ
る。この仝体すストは、各ワークステーション１に記憶
しておくようにしてもよい。

上記個別登録テーブル２１ａの個別リストは、対応する
各ワークステーション１にその電源投入時に転送されて
、文ＮＦリストの参照、追加、訂正、削除が行われ、フ
ァイルステーション２の磁気ドラム２１の個別登録テー
ブル２１ａにセットし直される。この個別登録デープル
２１ａの個別リストに基づいて、全体登録テーブル２１
ｂの全体リストが作成される。この後、ワークスデージ
ョン１で作成された文書データがファイルステーション
２に転送されて、磁気ドラム２１の文書データメモリエ
リア２１ｃに記憶され、文書番号とポインタが決定され
ることになる。この文書番号は、個別登録テーブル−２
１ａの個別リストに加えられる。

上記個別リストの入力により、作成日及び作成者が設定
されると、同じ作成者と作成日の文書データが順次読み
出されて、ワークステーション１に転送されディスプレ
イに表示されて、同一の文書がすでに登録済か否か判別
される。

第５図は、文書データの登録処理のフローチャートを示
すものでステップ８１〜ステツプＳ８は、作成日及び作
成者の設定処理、ステップ８９〜・ステップＳｌｌは、
同じ作成日、作成者の文書の表示処理である。

文書データを登録するにあたり、ステップＳ１でワーク
ステージシン１のキーボードを操作して、文書登録要求
の指示コマンドを入力すると、ファイルステーション２
のＣＰＵは、ステップｓ２の処理を行う。

ステップＳ２では、全体登録テーブル２１ｂの中より、
文書件数の多い順に作成者のデータが読み出されて、ワ
ークステーション１に転送されディスプレイに表示され
る０作成者データの数が多くて全部表示されないときは
、表示画面をスクロールさせてその内容を確認していく
ことになる。

そして、ステップＳ３で、これから登録しようとする文
書データの作成者と同じ作成者があるか否かの判別が行
われる。この判別は、例えばオペレータがｒＹ　（ＹＥ
Ｓ）Ｊ又はｒＮ　（Ｎｏ）Ｊのアルファベットキーのい
ずれを操作するかによって決定される。

もし、ＹＥＳならば、ステップ３．４に進み、該当する
作成者の指定が行われる。この指定は、例えば該当する
作成者のところへカーソルを移動させて選択キー又は実
行キーを操作することによって行われる。

また、Ｎｏならば、ステップＳ５に進み、登録しようと
する文書データの作成者基の入力がアルファベットキー
又はカナキー等で入力される。

次いで、ステップＳ６で、これから登録しようとする文
書データの作成日が今日の日付と一致するか否かの判別
が行われる。この判別も、オペレータｉが「Ｙ（ＹＥ′
Ｓ）」又はｒＮ　（Ｎｏ）Ｊのアルファベットキーのい
ずれを操作するかによって決定される。今日の日付は、
ファイルステーション２又はワークステーションｌに現
在時刻計時回路を設けて、この計時データをディスプレ
イ上に表示するようにすればよい。

今日の日付と一致すれば、ステップＳ７に進み、この今
日の日付を作成日としてとり入れることになる。

また、一致しなければ、ステップＳ８の方に進み、数値
キー等で作成日を入力することになる。

次いで、ステップＳ９においてファイルステーション２
のＣＰＵは、上述のようにして、入力された作成日、作
成者と同一の文書リストを全体登録テーブル２１ｂの中
より検索し、もし同一のリストがあれば、ステップＳ’
ｌＯ，ステップＳｌｌに進むことになる。

ステップＳＩＯでは、上記作成者、作成日の同じ文書デ
ータがワークステーション１に転送されて、その内容が
ディスプレイ上に表示される。

そしてステップＳｌｌで、これから登録しようとする文
書データと上記表示される文書データと一致するか否か
の判別が行われる。この判別もオペレータがｒＹ　（Ｙ
ＥＳ）Ｊ又はｒＮ　（Ｎｏ）Ｊのアルファベットキーの
いずれを操作するかによって決定される。

もしＮｏならば、再びステップＳＩＯに戻り、次の文書
データが表示され、再度ステップＳｌｌで一致するか否
かの判別が行われＹＥＳのジャッジが得られるまで、又
は転送された全文書データについて判別が終わるまで、
このステップＳ１０゜ステップＳｌｌの処理が繰り返さ
れていき、一致（ＹＥＳ）のジャッジが得られると、上
記文書データの登録処理を行わず、そのまま処理を終え
る。

こうして、同一内容の文書を重複して登録してしまうこ
とがなくなる。

また、全文書データについてこの一致判別処理が完了し
てもＹＥＳのジャッジが得られないときは、ステップＳ
１２の登録処理にはいり、作成した文書データの登録が
行われていくことになる。

この登録処理は、作成した文書データの登録指示のコマ
ンド入力によって、文書データがファイルステーション
２に転送されて文書データメモリエリア２１ｃに書き込
まれ、文書番号とポインタが決定される。この文書デー
タ書込の前には、技術分野、題目、登録日等の上記作成
者、作成日以外の個別登録テーブル２１ａ作成のための
個別リストの入力が行われ、これに応じて全体登録デー
プル２１ｂの全体リストも作成されることになる。

なお、各ワークステーション１に全体登録デープル２．
１ａを設けるようにしてもよいが、この場合は、文書リ
ストと文書データをファイルステーション２に転送して
登録するたびに、文書番号、作成者、作成日、ポインタ
の全体リストを全ワークステーションｌに転送していく
ことになる。

以上のように本実施例によれば、全体登録テーブルと個
別登録テーブルとにより、各ワークステーション１ごと
の個別リストとファイルステーション２の全体リストと
の２つの文書リストを作成しているので、文書の管理を
全体的に行うとともに各ワークステーション１を使用す
る各個人の都合にもあわせることができる。

〔効果〕

以上に説明したように、本発明によれば、文書の登録及
び呼出を行う複数のワークステーションに対し、登録さ
れた文書を記憶管理するファイルステーションが設けら
れている文書登録方式において、登録文書の作成者と作
成日とをあわせて記憶しておき、新たな文書を登録する
にあたり、この新たな文書の作成者と作成日とを設定し
て、この設定した作成者及び作成日と同じ文書を登録文
書の中から読み出して表示するようにしたから、各ワー
クステーションからファイルステーションに対し同一内
容の文書を重複して登録してしまうことがなく、記憶エ
リアを効率良く使用することができるという効果を奏す
る。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の文書登録方式のシステムの全体ブロッ
ク回路図、第２図はファイルステーション２の磁気ドラ
ム２１の記憶内容を示す図、第３図は個別登録テーブル
２１ａの内容を示す図、第４図は全体登録テーブル２１
ｂの内容を示す図、第５図は文書登録処理のフローチャ
ートである。 １・・・ワークステーション、 ２・・・・・・ファイルステーション、２１・・・・・
・磁気ドラム、

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 文書の登録及び呼出を行う複数のワークステーションに
   対し、登録された文書を記憶管理するファイルステーシ
   ョンが設けられている文書登録方式において、作成され
   た文書の内容を記憶する第１の記憶手段と、この文書記
   憶手段に記憶された文書の作成者と作成日とを記憶する
   第２の記憶手段と、上記第１の記憶手段に対し、作成さ
   れた新たな文書を記憶登録するにあたり、この文書の作
   成者及び作成日を設定する設定手段と、この設定手段で
   設定された作成者及び作成日と同じ文書を上記第１の記
   憶手段より読み出して表示し、同一の文書の登録を回避
   させる表示手段とを有することを特徴とする文書登録方
   式。