JPS60163144A - ドキユメント管理方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 （技術分野） 本発明は、ドキュメント管理方式に関し、特に外部記憶
装捷にドキーメントを記憶し管理するデ−タ処理システ
ムにおいて、同一内容を持つ複数のドキュメントを外部
記憶装置上では１つのドキュメントとして記憶し１４す
るドキュメント管理方式に関する。

（従来技術） データ処理システムを用いたオフィスオートメ−−ジョ
ンの分野では、ワードグロセッザーや電子メール、電子
ファイルを含むドキュメントに関する広汎な処理機能が
必骸とされている。特にオフィスにおける電子メールや
電子ファイルでは、同−内容のドキュメントを複数の個
人や部門で管理することが多くなる。例えは、電子メー
ルの大きな％徽の一つとして、複数宛先への同時配達、
部ち同報＆２能があるが、メールを回報した場合ＶＣは
、受信した同−内容のドキュメントを＋＝ｈの宛先で独
立に管理することとなる。このように、データ処理シス
テムでは同−内容を持つドキュメントを複数管理する場
合に、ドキュメントを管理する個人や部門の数に比例し
て、ドキーメントの記憶スペースとドキーメントをコピ
ーする時間を必要とし、ドキーメントが文字のみから成
るのであれは、そのドキュメントの情報量も小いさく、
親柱の能力で対処可能である。しかし、このデータ処理
システムでは今後オフィスにおいて一層主賛となる図形
やイメージを含むマルチメチイアドキュメントを取扱う
場合、このドキーメントが、文字からの与なるドキュメ
ントの１０〜１００倍もの情報量をもつため、史に大き
な記憶場所を必要とする等の大きな間粗を生じる。この
ような問題に対し、このデータ処理システムにおける従
来のドキーメント管理方式は複数の個人や部門でドキー
メントを共有して管理する方法が考えられるが、単なる
ドキュメントの共鳴だけでは、他人にドキーメントを勝
手に修正されたり、あるいは削除されるといった問題を
生じる等の欠点を有していた。

本発明の目的は、従来のドキーメント管理方式における
欠点を除去すると共に同−内容を持つ複数のドキーメン
トを外部記憶装置上で１つのドキュメントとして記憶さ
せ管理するドキュメント管理方式を提供することにある
。

（発明の目的） 本発明の他の目的は共有するドキュメントの保存、修正
、複写、削除等を可能にしたドキーメント管理方式を提
供することにある。

（発明の構成） 本発明によれは、外部記憶装置にドキーメントを記憶し
管理するデータ処理システムにおいて、ドキーメントの
記憶位箇と共用数とからなる物理管理情報と、物理管理
情報を指すアドレスとドキュメントの識別情報とからな
る論理管理情報とを記憶する書き換え可能なドキュメン
ト管理メモリを備え、更に前記外部記憶装置にドキュメ
ントを記憶し、記憶したドキーメントに対応する物ｆ！
１！管理情報と論理管理情報をドキュメント管理メモリ
に記憶するようにした保存手段と、修正するドキュメン
トに対応する物８！管理情報内の共用数が１と叫しいな
ら、外部記憶装置上のドキーメントを修正し、共用数が
１と等しくないなら、共用数を１だけ減じ、修正するド
キーメントの複製を外部記憶装置上に作り、新たに複製
し記憶したドキュメントを修正し、修止したドキュメン
トに対応する物理管理情報と隔ｆＭ管理情報をドキーメ
ント管理メモリに記憶するようにした修正手段と、複写
の原本となるドキュメントに対応する物理管理情報内の
共用数を１だけ増加し、複写したドキュメントに対応す
る論理管理情報をドキーメント管理メモリに記憶するよ
うにした被写手段と、削除するドキュメントに対応する
論理管理情報を消去するとともに削除するドキュメント
に対応する物理ｔ′埋情報内の共用数が１と等しくない
なら、共用数をまたけ倣じる、共用数が１と等しいなら
、削除するドキーメントに対応する物理有理情報と外部
記憶装置上のドキーメントとを消去するようにした削除
手段とを俯えたことを％徴とするドキュメント管理方式
が得られる。

（実施例） 次に本発明の実施例について図面を参照して詳細に説明
する。

第１図は本発明の一実施例であるデータ処理システムを
示す。第１図において、本実施例は利川者の要求やドキ
ュメントを処理するプログラムを実行するデータ処理部
１１と、該データ処理部１１に接続された論理管理部１
２および入出力制御部１４と、前記論理管理部１２と入
出力制御部１４とに接続される物理Ｃ＃処理部３と、論
理管理部１２と物理管理部１３とに接続され、それぞれ
の論理管理情報と物理管理情報とを記憶する書き換え可
能なドキュメン）Ｖ理メモリ１５と、前記入出力制御部
１４に接続され、ドキュメントを記憶する外部記憶装置
１６とを含む。論理管理部１２は、データ処理部１２あ
るいは物、ｆ！１！管理部１３からの指令とデータにも
とづき、ドキュメント管理メモリ１５の論理管理情報の
読み出し９作成、消去を行うとともに、必要に応じて指
令とデータを物理管理部１３へ転送するものであや、物
理管理部１３は、論理管理部１２あるいは入出力制御部
１４からの指令とデータにもとつき、ドキュメント管理
メモリ１５の物理管理情報の読み出し９作成、変史、消
去を行うとともに、必要に応じて指令とデータを論理管
理部１２あるいは入出力制御部１４へ転送するものであ
る。入出力制御部１４は、データ処理部１１あるいは物
理管理部１３からの指令とデータにもとつき、外部Ｎピ
憶装随１６へのドキュメントの記憶、ドキーメントの修
正、すでに記憶しているドキュメントの複製を別の位置
に記憶し修正、ドキュメントの消去を行うとともに、必
要に応じて指令とデータを物理管理部１３へ転送するも
のである。

本実施例においてはドキーメントを論理管理情報２０と
物理管理情報３ｏとにより管理するが、論理管理情報２
０は第２図に示すように識別情報２１とアドレス２２と
により榊成されている。この識別情報２１は、利用者や
ドキュメントを処理する各グログラムがドキュメントを
識別し管理するだめの情報であり、アドレス２２は、そ
の論理管理情報に対応する物理管理情報を記憶している
ドキュメント１理メモリのアドレスである。物理管理情
報３０は第３はｊに示すように共用数を表わす情報３１
と、配憶仙腸を示す情報３２とにょシ構成されている。

この記憶位動、３２は、外部記憶装置１６上でドキュメ
ントを記憶する位置を示し。

共用数３１は、その物理管理部＠３ｏと対応する論理管
理情報２００個数と等しい数を示す。物理管理情報３０
は外部記憶装置１６に記憶されたドキュメントの実体と
１対１に対応している。一方、個々の利用者やプログラ
ムが意識し管理するドキュメントは論理管理情報２ｏと
１対１に対応し、史に論理管理情報２０と物理管理情報
３ｏとの対応関係を通して、外部記憶装置ｉ、１６上の
ドキュメントの実体と結びつく。第２図と第３図で示す
様に、１つの物理管理情報には複数の論理管理情報が対
応し得る。このことにょ）、各利用者やプログラムが独
立な別々なものとして意識し管理しているドキュメント
であっても、内容が同一なものであれは、外部記憶装置
上では１つのドキュメントとして管理でき、多数の複製
を外部記憶装置に記憶する必要がなくなる。

第４図は論理管理情報２ｏと物理管理情報３゜との対応
関係を示す。第４図において１本実施例は同一内容を持
つ複数のドキュメントを外部記憶装置上では１つのドキ
ュメントとして記憶し管理するために物理管理情報と論
理管理情報との対応関係のもとに外部記憶装置に記憶し
たドキュメントの実体を必要に応じて繰作するものでる
る。

利用者やプログラムが意識し、管理するドキュメントＡ
を保存する場合にはドキーメン）Ａを厨部配憶装亀１６
にそのまま記憶し、対応する物理管理情報３０ａと論理
管理情報２０ａを作成し、この時、物理管理情報３０ａ
の共用数（３１）は１にセットするが、ドキュメン）Ａ
と同一内容をドキュメントＢとして扱う場合に論理管理
情報２０ｂを作成し、前記共用数３１を２にセットする
。

ドキュメントヲ修正する場合にはドキュメントＣのよう
にその実体が共用されてぃなけれは、即ち修正するドキ
ュメントに対応する物理管理情報３０ｃＫ苅し１個の論
理管理情報２０Ｃ１，が対応しない時（共用数３１が１
の時）、外部記憶装置１６に記憶するドキュメントＣそ
のものを修正すれはよい。しかし、共用数が１でない時
、ドキュメン）Ａのようにその実体は共用されているの
で、ドキュメントＡを直接修正することはできない。

この場合には、外部記憶装置１６に新たな複製を作シ、
その複製したドキュメントを修正する。この時、複製し
たドキュメントに対応する物理管理情報（共用数＝１）
を作成する必要がある。また、それに応じて、修正する
ドキーメントに対応する論理管理情報のアドレスを今作
成した物理管理情報と対応づくように変更し、元の物理
管理情報の共用数を１減じる必要がある。

更にドキュメン）Ａを複写する場合には、単に＊与する
ドキーメントＡに対応する物理管理情報の共用数を１増
加し、新たに複写したドキュメントＢに対応する論理管
理情報２０ｂを作成する。

この場合は同一内容をコピーするだけなので、ドキュメ
ントの実体の複製を作ることは全くない。

更に又、ドキーメントを削除する場合にはドキユメント
ＣのようＫその実体が共用されていなければ（共用数が
１なら）、対応する論理管理情報２００と物理管理情報
３０ＣおよびドキュメントＣの実体を消去する。ドキュ
メントＡ、Ｈのように共用されている時（共用数が１で
ない時）は、ドキュメントＡ、Ｈの実体は消去できない
。この場合には、単に削除するドキュメントに対応する
論理管理情報２０．　ａ又は２０ｂを消去し、物理管理
情報３０ａの共用数をまたけ減する。

以上のような構成のデータ処理システムにおいて、ドキ
ュメントを保存、イレ正、複写、削除する場合の動作に
ついて貴び第１図を参照して、更に説明する。

ドキュメントを保存する場合。

データ処理部１１は、保存指令と保存すべきドキュメン
トを入出力制御部１４へ、また、保存するドキーメント
の識別情報２１を論理管理部１２へ転送する。保存指令
を受け取った入出力制御部１４は、保存すべきドキュメ
ントを外部記憶装置１６の空き領域に記憶した後、その
記憶位置と保存指令を物理管理部１３へ転送する。保存
指令を受け堆った物理管理ｓ１３は、入出力制御部１４
から受け取ったドキュメントの記憶位置から物理１を地
情報を作成する。この時、共用数は１にセットする。物
理管理部１３は、作成した物理管理情報をドキーメント
管理メモリ１５の空き領域に記憶し、保存指令と物理管
理情報を記憶したアドレスを論ｆＭ管理部１２へ転送す
る。保存指令を受け取った論理管理部１２は、データ処
理部１１がら受け散ったドキュメントの識別情報と、物
理管理部１３から受け取ったアドレスから＠埋管理情報
を作成し、ドキュメント管理メモリ１５の空き領域に記
憶する〇 ドキュメントを修正する場合。

データ処理部１１は、修正指令と修正すべきドキュメン
トの識別情報を論理管理部１２へ、また、ドキュメント
の修正データを入出力制御部１４へ転送する。修正指令
を受け取った論理管理部１２は、ドキーメント管理メモ
リ１５から論理管ｆｌＩ！情報を読み出し、その識別情
報がデータ処理部１１から受け取った修正すべきドキュ
メントの識別情報と一致する論理管理情報の中のアドレ
スと修正指令を物理Ｖ理ｓ１３へ転送する。修正指令を
受け取った物ｆＭ管理８１１３は、論理管理部１２から
転送されたアドレスに記憶されている物理管理情報を耽
み出す。読み出した物理管理情報の共用数が１なら、入
出力制御部１４へその物理管理情報の中のドキュメント
の記憶位置と修正指令を転送する。修正指令を受け板っ
た人出力制御部１４は、同時に転送されてきた外部記憶
装置１６上の記憶位置にあるドキュメントの内容をデー
タ処理部１１から受け取った修正データをもとに修正す
る。一方、共用数が１と等しくないなら、物理管理部１
３は、複製指令とドキュメントの外部記憶装置上での記
憶位置を人出力制御部１４へ転送する。複製指令を受け
取った人出力制御部１４は、同時に受け取った記憶位置
に記憶するドキュメントの内各全てを外部記憶装置上の
空き領域に記憶し、この複製したドキュメントの内容を
データ処理部１１からの修正データをもとに修正する。

次に、この外部記憶装置１６に複製し修正したドキーメ
ントの記憶位置と複製命令を物理管理部１３へ転送する
。複製命令を受け取った物理管理部１３は、先に読み出
した物理管理情報の共用数を１減じ、ドキュメント管理
メモリ１５の元の位置に誉き込む。

次に、入出力制御部１４から受け散った記憶位置と共用
数を１とした物Ｍ管理情報を作成し、ドキュメント管理
メモリの空き領域に記憶する。この物理管理情報を記憶
したドキュメント管理メモリ１５のアドレスと複製指令
を論理管理部１２へ転送する。複製指令を受け取った論
理管理部１２は。

先にルｃ与出した修正すべきドキュメントに対応する論
理管理情報の中のアドレスを物理管理部１３よシ受は取
ったアドレスで置換し、ドキーメント管理メモリ１５の
元の位置に記憶する。

ドキュメントを複写する場合。

データ処理部１１は、複写指令と複写の原本となるドキ
ュメントの識別情報と複写したドキーメントの識別情報
を論理管理部１２へ転送する。複写指令を受けた論理管
理部１２！−１：、ドキーメント管理メモリ１５から識
別情報が複写の原本となるドキーメントの識別情報と一
致する論理管理情報を読み出す。読み出した論理管理情
報の識別情報を複写したドキュメントの識別情報で置換
し、ド、キュメント管理メモリの空き領域に記憶する。

また、複写指令と読み出した論理管理情報の中のアドレ
スを物理管理部１３へ転送する。複写指令を受けた物理
管理部１３は、同時に受け取ったアドレスをもとに、ド
キュメント管理メモリ１５がら物理管ｉＭ情報を読み出
す。この物理管理情報の共用数をまたけ増加し、ドキュ
メント管理メモリ１５０元の位置に記憶する。

ドキーメントを削除する場合。

データ処理部１１は、削除指令と削除すべきドキーメン
トの識別情報を論理管理部１２へ転送する。削除指令を
受けた論理管理部１２は、ドキュメント′に塩メモリ１
５から識別情報が削除すべきドキーメントの識別情報と
一致する論理管理情報を読み出し、その中のアドレスと
削除指令を物理管理部１３へ転送する。また、胱与出し
た論理管理情報はトキーメント管理メモリから消去する
。

削除指令を受けた物理Ｖ理部１３は、同時に受け取った
アドレスに記憶する物理管理情報を読み出す。その共用
数が１なら、その物理管理情報の中の記憶位置と削除指
令を入出力制御部１４へ転送し、その物理管理情報をド
キュメント管理メモリから消去する。削除指令を受けた
入出力制御部１４は、同時に受け取った記憶位置に記憶
するドキュメントを外部記憶装置１６から消去する。一
方、共用数が１と等しくないなら、読み出しだ物理管理
情報の共用数を１減じ、ドキュメント管理メモリの元の
位置に記憶する。

（発明の効果） 本発明は以上に説明したように、複数の個人や部門で管
理する同−内容のドキュメントを、外部記憶装置ｔＫは
１つのドキュメントたけを記憶しドキーメントを共有す
ることによって、ドキュメントの記憶スペースとドキュ
メントのコピ一時間を大幅に節杓できる。特に今後重要
とされる、図形やイメージを含むマルチメディアドキュ
メントに対し実効であシ、しかも、外部記憶装置上では
１つのドキーメントであっても、あたかも独立な複数の
ドキュメントであるかのように、かつ他人の管理するド
キュメントを修正したシ削除することなく、ドキュメン
トの保存、修正、複写、削除することができる効果があ
る。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明の一実施例を示すブロック図、第２図は
論８！管理情報の内容を示す図、第３図は物理管８！情
報の内容を示す図、第４図は、第１」用者やドキュメン
トを処理するプログラムが意識し管理するドキーメント
と＠埋管地情報、物理管理情報、そして外部記憶装置上
のドキュメントの実体との対応関係の例を示す図である
。 １１・・・・・・データ処理部、１２・・団・論理管理
部、１３・・・・・・物理１埋部、１４・・印・入出力
制御部、１５・・・・・・ドキーメント管理メモ！／、
１６・・・・・・外部記憶装置、２０・・・・・・論理
管理情報、２１・・・用識別情報。 ２２・・・・・・アドレス、３０・・団・物理管理情報
、３１・・・・・・共用数の情報、３２・・・・・・記
憶位置情報。

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 外部記憶装動にドキュメントを記憶し管理するデータ処
   理システムにおいて、ドキュメントの記憶位置と共用数
   とからなる物理管理情報と、物理管理情報を指すアドレ
   スとドキュメントの臓別情報とからなる論理管理情報と
   を記憶する曹き換え可能なドキュメント管理メモリを備
   え、更に前記外部配憶装負、にドキュメントを記憶し、
   記憶したドキーメントに約５する物理管理情報と論理管
   理情報をドキュメント管理メモリに記憶するようにした
   保存手段と、修正するドキュメントに対応する物理１崗
   埋情報内の共用数が１と等しいなら、外部記憶装置上の
   ドキーメントを修正し、共用数が１と等しくないなら、
   共用数を１だけ減じ、１−止するドキュメントの複製を
   外部記憶装置上に作シ、新たに複製し記憶したドキュメ
   ントを修正し、修正したドキーメントに対応する物理管
   理情報と論理管理情報をドキュメント管均；メモリに記
   憶するようにした修正手段と、複写の原本となるドキュ
   メントに対応するｅＩ埋龜理情報内の共用数紮１だけ増
   加し、抜力したドキーメントに対応する論理管理情報を
   ドキュメント管理メモリに記憶するようにした複写手段
   と、削除するドキュメントに対応する論理管理情報を消
   去するとともに、削除するドキュメントに削尾、する物
   理管理情報内の共用数が１と等しくないなら、共用数を
   またけ減じる。 共用数が１と等しいなら、削除するドキュメントに対応
   する′！／Ｊ埋犠理情報と外部記憶装置上のドキュメン
   トとを消去するようにした削除生膜とを備えたことを弔
   徴とするドキュメント１埋方式。