JPH0830589A - 文書作成装置及び文書検索方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】複数の文書データが保存されている場合に、そ
れらの文書データを１文書ずつ呼出さなくとも、各文書
データの内容を即座に把握して、その中から所望の文書
データを検索することを目的とする。 【構成】入力部１２の「文書検索」キー１２ａの操作に
より文書検索を指示すると、制御部１１は外部記憶部１
５に保存されている各文書データ毎に１頁目のデータを
順に読出す。この読出された各頁データは文書バッファ
１４ａに転送され、「表示切替え」キー１２ｂの表示切
替え指示に応じて順に表示部１３に表示される。これに
より、現在保存されている全文書データの１頁目のデー
タをその保存順に確認でき、文書名を忘れてしまった場
合や文書名から文書を特定できない場合でも、簡単に所
望の文書データを見付け出すことができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、文書データの作成、保
存、表示を行う日本語ワードプロセッサ等の文書作成装
置に係り、特に文書データを検索する際に用いて好適な
文書作成装置及び文書検索方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、日本語ワードプロセッサ等の文書
作成装置では、作成した文書データを例えばフロッピー
ディスク装置等の外部記憶装置に保存するようにしてい
る。この場合、外部記憶装置では、文書データをユーザ
によって指定された文書名によって管理している。した
がって、文書データを検索する場合には、この文書名の
入力を必要とする。すなわち、文書名を入力すること
で、その文書名によって特定される文書データが外部記
憶装置から呼出される。外部記憶装置から呼出された文
書データは表示装置に表示される。これにより、ユーザ
は文書データの内容を確認でき、編集等を施してから再
度保存することができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述したように、外部
記憶装置の文書データはユーザによって付加された文書
名によって管理されている。このため、文書データの検
索は文書名をキーワードにして行うしかない。

【０００４】ところが、文書名を忘れてしまった場合、
あるいは、文書名から文書の内容を特定できない場合が
ある。このような場合、文書名をキーワードにしての検
索はできないので、外部記憶装置に保存されている全文
書データを１文書ずつ呼出して表示し、各文書データ毎
にその内容を調べるといった面倒な作業が必要となる。

【０００５】なお、作成文書には文書名（例えば最大８
文字の文字列）の他に、例えば著者名、作成日、備考と
いった付属データを任意に付加することができ、この付
属データを表示することで文書データを検索することも
できる。しかしながら、特定の文書データを検索する場
合には、上記同様、各文書データ毎に付属データを表示
して、その内容を判断しなければならないので、その作
業が面倒であり、また、検索にも時間がかかる。

【０００６】本発明は上記のような点に鑑みなされたも
ので、複数の文書データが保存されている場合に、それ
らの文書データを１文書ずつ呼出さなくとも、各文書デ
ータの内容を即座に把握して、その中から所望の文書デ
ータを検索することのできる文書作成装置及び文書検索
方法を提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】

（１）本発明の文書作成装置は、複数の頁データからな
る文書データが複数記憶された記憶手段と、文書検索を
指示するための文書検索指示手段と、この文書検索指示
手段による文書検索指示に応じて、上記記憶手段から上
記各文書データ毎に特定の頁データを読出す頁読出し手
段と、この頁読出し手段によって読出された上記各頁デ
ータを文書バッファに転送する転送手段と、この転送手
段によって転送された上記文書バッファ内の上記各頁デ
ータを表示する表示手段とを具備したものである。

【０００８】（２）本発明の文書作成装置は、複数の頁
データからなる文書データが複数記憶された記憶手段
と、文書検索を指示するための文書検索指示手段と、こ
の文書検索指示手段による文書検索指示に応じて、上記
記憶手段から上記各文書データ毎に特定の頁データを読
出す頁読出し手段と、この頁読出し手段によって読出さ
れた上記各頁データを文書バッファに転送する転送手段
と、この転送手段によって転送された上記文書バッファ
内の上記各頁データを表示する表示手段と、この表示手
段によって表示された上記各頁データのうちの１つを選
択する選択手段と、この選択手段によって選択された上
記頁データに対応する上記文書データを判断し、その全
データを上記記憶手段から呼出す文書呼出し手段とを具
備したものである。

【０００９】

【作用】（１）の構成によれば、文書検索を指示するこ
とにより、上記記憶手段に記憶された各文書データの特
定の頁データ（例えば第１頁のデータ）を表示すること
ができる。したがって、その各頁データの表示内容から
所望の文書データを判断することができる。

【００１０】上記（２）の構成によれば、文書検索を指
示することにより、上記記憶手段に記憶された各文書デ
ータの特定の頁データが表示され、その中の１つを選択
することで、当該頁データに対応する文書データを呼出
すことができる。したがって、各頁データの表示内容か
ら所望の文書データが見付かった場合に、わざわざ文書
呼出し機能を起動しなくとも、データ選択指示を行うだ
けで、所望の文書データを直接呼出して、例えば編集や
印刷等を行うことができる。

【００１１】

【実施例】以下、図面を参照して本発明の一実施例を説
明する。図１は本発明の一実施例に係る文書作成装置の
構成を示すブロック図である。本装置は、例えば日本語
ワードプロセッサからなり、文書データの作成、保存、
表示を行うものであり、ここでは制御部１１、入力部１
２、表示部１３、記憶部１４、外部記憶部１５および印
刷部１６を有する。

【００１２】制御部１１は、例えばマイクロプロセッサ
からなり、本装置全体の制御を行うものであり、文書作
成処理の他、ここでは文書検索処理を実行する。入力部
１２は、例えばキーボードからなり、データの入力や指
示を行うためのものである。この入力部１２には、文字
データを入力するための「文字」キー、数字データを入
力するための「数字」キー、カーソルを移動させるため
の「カーソル」キーといった各種のキーの他に、ここで
は「文書検索」キー１２ａ、「表示切替え」キー１２
ｂ、「選択／実行」キー１２ｃ、「印刷」キー１２ｄが
設けられている。

【００１３】「文書検索」キー１２ａは、本発明の文書
検索機能（特定頁表示機能）を指示するためのキーであ
る。「表示切替え」キー１２ｂは、表示切替えを指示す
るためのキーである。「選択／実行」キー１２ｃは、デ
ータの選択を指示するためのキーである。「印刷」キー
１２ｄは、文書データの印刷を指示するためのキーであ
る。

【００１４】表示部１３は、例えばＣＲＴ (Cathode Ra
y Tube) またはＬＣＤ (Liquid Crystal Display) の表
示装置からなり、データの表示を行う。記憶部１４は、
例えばＲＯＭまたはＲＡＭからなり、制御プログラム、
文字フォント、かな漢字変換用の辞書といった本装置に
必要な各種データを記憶しており、ここでは文書バッフ
ァ１４ａを有する。文書バッファ１４ａは、現在編集中
の文書データを格納するためのメモリである。

【００１５】外部記憶部１５は、例えばフロッピーディ
スク装置（ＦＤＤ）またはハードディスク装置（ＨＤ
Ｄ）からなる大容量の外部記憶装置であり、文書作成機
能により作成された複数の文書データを保存する。印刷
部１６は、例えば熱転写または電子写真方式のプリンタ
装置からなり、印刷指示に応じてデータの印刷を行う。

【００１６】図２は同実施例における文書バッファ１４
ａの内容を示す図である。同実施例では、文書検索時に
外部記憶部１５に保存されている各文書データの１頁目
のデータがその保存順に読出され、記憶部１４に設けら
れた文書バッファ１４ａに格納される。この場合、文書
バッファ１４ａ内の各頁データの順番は外部記憶部１５
内の各文書データの順番と同じである。

【００１７】図３は同実施例における外部記憶部１５の
内容を示す図である。同実施例では、文書作成機能によ
り作成された各文書データが外部記憶部１５に所定の順
に保存されている。所定の順とは、例えば登録順または
文書名によるソート順である。この場合、各文書データ
には、ユーザによって指定された文書名が付加されてお
り、通常はこの文書名によって各文書データが外部記憶
部１５から呼出されるようになっている。

【００１８】図４は同実施例における頁データの表示方
法を説明するための図である。同実施例では、入力部１
２の「文書検索」キー１２ａの操作により文書検索を指
示すると、外部記憶部１５に保存されている各文書デー
タの１頁目のデータが表示部１３に表示される。このと
き、表示対象である頁データが表示部１３の１画面分の
表示範囲を越えている場合には、その頁データの先頭か
ら表示可能部分までが表示されるようになっている。

【００１９】図５は同実施例における文書検索時の表示
例を示す図である。同実施例では、文書検索により各文
書データの１頁目のデータが表示部１３に表示される。
この場合、まず、外部記憶部１５に第１番目に保存され
ている文書データ（文書１）の１頁目のデータが表示さ
れる。そして、入力部１２の「表示切替え」キー１２ｂ
の操作に応じて、第２番目以降の各文書データ（文書２
〜文書ｎ）の１頁目のデータが順に表示されるようにな
っている。

【００２０】次に、同実施例の動作を説明する。図６お
よび図７は同実施例における文書検索機能の動作を示す
フローチャートである。外部記憶部１５には、図３に示
すように、文書作成機能によって作成された複数の文書
データが所定の順で保存されている。通常、各文書デー
タにはユーザによって指定された文書名（例えば８文字
の文字列）が付加されて保存されており、この文書名の
入力により所望の文書データを呼出すことができる。

【００２１】ところが、文書名を忘れてしまった場合、
あるいは、文書名から文書の内容を特定できない場合が
ある。このような場合に、本発明の文書検索機能が利用
することによって、所望の文書データを簡単に見付け出
すことができる。この文書検索機能は、各保存文書の特
定頁（ここでは第１頁）を連続的に表示するための機能
であり、入力部１２に設けられた「文書検索」キー１２
ａの操作により起動される。

【００２２】図６および図７のフローチャートに示すよ
うに、入力部１２に設けられた「文書検索」キー１２ａ
の操作により文書検索機能を指示すると（ステップＳ１
１）、制御部１１は外部記憶部１５をアクセスすること
により、その外部記憶部１５に保存されている各文書デ
ータ毎にそれらの１頁目のデータを順に読出す（ステッ
プＳ１２）。

【００２３】ここで、制御部１１は外部記憶部１５から
読出された頁データが表示部１３の１画面分の表示範囲
を越えているか否かを判断し、越えていなれば（ステッ
プＳ１３のＮｏ）、当該頁データを記憶部１４の文書バ
ッファ１４ａに転送する（ステップＳ１４）。

【００２４】一方、表示範囲を越えている場合（ステッ
プＳ１３のＹｅｓ）、制御部１１は図４に示すように、
当該頁データの先頭から表示可能部分までを転送範囲と
して定め、その範囲内の頁データを記憶部１４の文書バ
ッファ１４ａに転送する（ステップＳ１５）。

【００２５】このようにして、制御部１１は外部記憶部
１５から各文書データの１頁目のデータを順に読出して
記憶部１４の文書バッファ１４ａに転送する。これによ
り、文書バッファ１４ａには、図２に示すように現在保
存されている全文書データの１頁目のデータがその保存
順に格納されることになる。

【００２６】しかして、制御部１１は、まず、文書バッ
ファ１４ａの先頭番地から頁データを読出し（ステップ
Ｓ１７）、これを表示部１３を通じて表示する（ステッ
プＳ１８）。この場合、文書バッファ１４ａの先頭番地
に格納されている頁データは外部記憶部１５内で第１番
目に保存されている文書データの第１頁のデータであ
る。したがって、表示部１３には、第１番目の文書デー
タの第１頁のデータが表示されることになる。

【００２７】以後、制御部１１は入力部１２に設けられ
た「表示切替え」キー１２ｂの操作による表示切替え指
示に応じて（ステップＳ１９のＹｅｓ）、第２番目以降
の各文書データの第１頁のデータを文書バッファ１４ａ
から順に読出して表示する（ステップＳ１７およびＳ１
８）。

【００２８】これにより、図５に示すように、現在保存
されている全文書データの１頁目のデータをその保存順
に確認することができる。したがって、文書名を忘れて
しまった場合でも、その各頁データの内容から所望の文
書データを判断することができる。また、文書名から文
書の内容を特定できない場合でも、簡単に所望の文書デ
ータを見付け出すことができる。

【００２９】ここで、表示切替えによって所望の文書デ
ータの頁データが表示部１３に表示されている状態で、
入力部１２に設けられた「選択／実行」キー１２ｃの操
作によりデータ選択指示を行うと（ステップＳ２０）、
制御部１１は当該頁データに対応する文書データを当該
頁データが何番目に表示されたかによって判断する（ス
テップＳ２１）。

【００３０】すなわち、例えば２番目に表示された頁デ
ータであれば、外部記憶部１５に第２番目に保存されて
いる文書データ（文書２）であると判断する。そして、
制御部１１はその文書データの全データを（当該文書デ
ータを構成する全頁データ）を外部記憶部１５から読出
し（ステップＳ２２）、これらを記憶部１４の文書バッ
ファ１４ａに転送する（ステップＳ２３）。

【００３１】以後、通常の文書呼出し機能と同様、文書
バッファ１４ａに格納された文書データを表示して編集
を加えたり、あるいは、入力部１２に設けられた「印
刷」キー１２ｄの操作により印刷部１６を通じて文書バ
ッファ１４ａ内の文書データを用紙に印刷したりでき
る。

【００３２】このように、各頁データの表示によって所
望の文書データが見付かった場合に、わざわざ文書呼出
し機能を起動しなくとも、データ選択指示を行うだけ
で、所望の文書データを直接呼出して、編集や印刷等を
行うことができる。

【００３３】なお、上記実施例では、保存文書の第１頁
目のデータを文書検索時の表示対象として表示するよう
にしたが、これは一般的に第１頁目のデータが文書デー
タの内容を判断するのに適しているからである。したが
って、他の頁からでも内容を判断できるのであれば、第
１頁目に限らず、他の頁のデータを表示対象として定め
ておくようにしても良い。

【００３４】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、外部記憶
部に複数の文書データが保存されている場合において、
これらの文書データの第１頁のデータをユーザの指示に
応じて連続して表示するようにしたため、保存文書を１
文書毎に呼出さなくとも、それらの内容を確認しなが
ら、所望の文書データを簡単に検索することができる。

【００３５】したがって、文書名を忘れてしまった場
合、あるいは、文書名から文書を特定できない場合にお
いて、従来のような面倒な作業を必要とせず、簡単に所
望の文書データを見付け出すことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る文書作成装置の構成を
示すブロック図。

【図２】同実施例における文書バッファの内容を示す
図。

【図３】同実施例における外部記憶部の内容を示す図。

【図４】同実施例における頁データの表示方法を説明す
るための図。

【図５】同実施例における文書検索時の表示例を示す
図。

【図６】同実施例における文書検索機能の動作を示すフ
ローチャート。

【図７】同実施例における文書検索機能の動作を示すフ
ローチャート。

【符号の説明】

１１…制御部、１２…入力部、１２ａ…「文書検索」キ
ー、１２ｂ…「表示切替え」キー、１２ｃ…「選択／実
行」キー、１２ｄ…「印刷」キー１２、１３…表示部、
１４…記憶部、１４ａ…文書バッファ、１５…外部記憶
部、１６…印刷部。

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の頁データからなる文書データが複
   数記憶された記憶手段と、 文書検索を指示するための文書検索指示手段と、 この文書検索指示手段による文書検索指示に応じて、上
   記記憶手段から上記各文書データ毎に特定の頁データを
   読出す頁読出し手段と、 この頁読出し手段によって読出された上記各頁データを
   文書バッファに転送する転送手段と、 この転送手段によって転送された上記文書バッファ内の
   上記各頁データを表示する表示手段とを具備したことを
   特徴とする文書作成装置。
2. 【請求項２】 複数の頁データからなる文書データが複
   数記憶された記憶手段と、 文書検索を指示するための文書検索指示手段と、 この文書検索指示手段による文書検索指示に応じて、上
   記記憶手段から上記各文書データ毎に特定の頁データを
   読出す頁読出し手段と、 この頁読出し手段によって読出された上記各頁データを
   文書バッファに転送する転送手段と、 この転送手段によって転送された上記文書バッファ内の
   上記各頁データを表示する表示手段と、 この表示手段によって表示された上記各頁データのうち
   の１つを選択する選択手段と、 この選択手段によって選択された上記頁データに対応す
   る上記文書データを判断し、その全データを上記記憶手
   段から呼出す文書呼出し手段とを具備したことを特徴と
   する文書作成装置。
3. 【請求項３】 上記特定の頁データは、上記各文書デー
   タそれぞれの第１頁目のデータであることを特徴とする
   請求項１又は請求項２記載の文書作成装置。
4. 【請求項４】 上記転送手段は、上記頁読出し手段によ
   って読出された上記頁データが表示範囲を越える場合に
   は、当該頁データのうちの表示可能部分のみを上記文書
   バッファに転送することを特徴とする請求項１又は請求
   項２記載の文書作成装置。
5. 【請求項５】 表示切替えを指示するための表示切替え
   指示手段を具備し、 上記表示手段は、上記表示切替え指示手段による表示切
   替え指示に応じて上記文書バッファ内の上記各頁データ
   を１頁ずつ順に表示することを特徴とする請求項１又は
   請求項２記載の文書作成装置。
6. 【請求項６】 複数の頁データからなる文書データが複
   数記憶された記憶手段から各文書データ毎に特定の頁デ
   ータを読出し、 この読出された上記各頁データを文書バッファに転送
   し、 この転送された上記文書バッファ内の上記各頁データを
   表示するようにしたことを特徴とする文書検索方法。
7. 【請求項７】 複数の頁データからなる文書データが複
   数記憶された記憶手段から各文書データ毎に特定の頁デ
   ータを読出し、 この読出された上記各頁データを文書バッファに転送
   し、 この転送された上記文書バッファ内の上記各頁データを
   表示し、 この表示された上記各頁データのうちの１つを選択し、 この選択された上記頁データに対応する上記文書データ
   を判断し、その全データを上記記憶手段から呼出すよう
   にしたことを特徴とする文書検索方法。