JPH07146870A - 電子ファイリング装置及びデータ検索方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】文書間、頁間あるいは頁−文書間の様々な関連
（リンク情報）の定義を可能とし、現在参照中のファイ
ルデータと関連するリンク情報を分かりやすく表示する
ことで、そのリンク情報から直接目標部分を引き出すよ
うにした電子ファイリング装置及びデータ検索方法を提
供することを目的とする。 【構成】入力部１４の「リンク定義指示」キー１４ａの
操作によりリンク定義を指示することにより、各文書デ
ータの関連深い部分を定義したリンク情報を設定し、こ
れをＲＡＭ１３のリンク記憶領域１３ｂに格納してお
く。次に、入力部１４の「リンク検索指示」キー１４ｂ
の操作によりリンク検索を指示することで、現在参照中
の文書データと関連するリンク情報の表示部１６に表示
する。この表示により、リンク情報を選択するだけで直
接目標部分を引き出すことができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、例えば文書、書類等の
ファイルデータを複数有する電子ファイリング装置に係
り、特にファイルデータの検索に用いて好適な電子ファ
イリング装置及びデータ検索方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、電子ファイリング装置では、例え
ば複数の文書を管理しており、必要に応じて所望の文書
を検索することができる。この場合、検索方式として、
キーワード検索方式や、分類検索方式、ツリー構造検索
方式等があるが、これらの方式は所定の規則に基づいて
文書を検索する方式である。このため、現在参照してい
る文書と直接関連深い箇所、例えば参照文献、図表等を
文書間、頁間、文書−頁間で任意に検索することはでき
なかった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ある特定の業務を行っ
ている場合には、現在参照している文書（画面に表示し
ている文書）と直接関連深い箇所が必要となる。しかし
ながら、上述したような従来の検索方式では、このよう
な関連深い箇所を文書間、頁間、頁−文書間で検索する
ことはできなかったため、非常に不便であった。

【０００４】本発明は上記のような点に鑑みなされたも
ので、文書間、頁間あるいは頁−文書間の様々な関連
（リンク情報）の定義を可能とし、現在参照中のファイ
ルデータと関連するリンク情報を分かりやすく表示する
ことで、そのリンク情報から直接目標部分を引き出すよ
うにした電子ファイリング装置及びデータ検索方法を提
供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は、複数のファイ
ルデータを有する電子ファイリング装置において、上記
各ファイルデータ間の関連深い部分を定義したリンク情
報を設定するリンク設定手段と、このリンク設定手段に
よって設定された上記リンク情報を記憶するリンク記憶
手段と、現在参照中の上記ファイルデータと関連する上
記リンク情報を上記リンク記憶手段から検索する検索手
段と、この検索手段によって検索された上記リンク情報
を表示する表示手段とを具備したものである。

【０００６】また、上記電子ファイリング装置におい
て、上記リンク情報を参照範囲または参照先の種類によ
って分類し、そのリンク情報に参照名を付加することを
特徴とする。

【０００７】また、上記電子ファイリング装置におい
て、上記リンク情報の表示に際し、上記リンク情報が複
数ある場合に、上記参照範囲または上記参照先の種類に
応じて、それぞれ異なる形式で表示することを特徴とす
る。

【０００８】

【作用】上記の構成によれば、各ファイルデータの関連
深い部分を定義したリンク情報を設定しておくことで、
現在参照中の文書データと関連するリンク情報を表示す
ることができる。この場合、参照範囲または参照先の種
類に応じて、リンク情報が分かりやすく表示される。こ
れにより、この表示されたリンク情報を選択するだけ
で、現在参照中のファイルデータと関連深い部分を簡単
に取り出すことができる。

【０００９】

【実施例】以下、図面を参照して本発明の一実施例を説
明する。図１は電子ファイリング装置の要部の構成を示
すブロック図である。図１において、ＣＰＵ１１は、本
装置全体の制御を行うもので、ここではＲＯＭ１２およ
びＲＡＭ１３をアクセスして、入力指示に従うプログラ
ムの起動で、図３に示すリンク定義処理や図４に示すよ
うなリンク検索処理等を実行する。

【００１０】ＲＯＭ１２には、ＣＰＵ１１の起動に必要
なプログラムを格納するためのプログラム領域や、表示
に用いるフォントデータを格納するためのフォント領域
等が設けられている。

【００１１】ＲＡＭ１３には、指定された文書データを
一時格納しておくための文書データ格納領域１３ａ、図
２に示すリンク情報を格納するためのリンク記憶領域１
３ｂが設けられている。上記リンク情報は、各文書デー
タ間の関連深い部分を定義した情報である。

【００１２】入力部１４は、例えばキーボードからな
り、文字入力や各種指示を行うために用いられるもので
あり、「文字」キー、「数字」キー、「カーソル」キー
等の他、ここでは「リンク定義指示」キー１４ａおよび
「リンク検索指示」キー１４ｂが設けられている。「リ
ンク定義指示」キー１４ａは、リンクを定義するときに
用いられる。「リンク検索指示」キー１４ｂは、リンク
を検索するときに用いられる。入力制御部１５は、入力
部１４によって入力されたデータの入力制御を行う。

【００１３】表示部１６は、例えば液晶表示装置（ＬＣ
Ｄ）またはＣＲＴ表示装置からなり、文書データ等を表
示する。表示制御部１７は、ＣＰＵ１１の制御の下で、
ＶＲＡＭ（ビデオＲＡＭ）１８を用いて表示部１６に対
する表示制御を行う。ＶＲＡＭ１８には、表示部１６に
表示する表示データが格納される。

【００１４】また、外部記憶部１９は、例えばフロッピ
ーディスク装置（ＦＤＤ）、ハードディスク装置（ＨＤ
Ｄ）または光磁気ディスク装置（ＭＯＤ）からなり、各
種文書データをファイルデータとして保存している。記
憶制御部２０は、ＣＰＵ１１の制御の下で、外部記憶部
１９に対するデータの保存／読出し制御を行う。

【００１５】印刷部２１は、例えばシリアルプリンタま
たはページプリンタからなり、文書データを用紙上に印
刷する。印刷制御部２２は、ＣＰＵ１１の制御の下で、
印刷部２１に対する印刷制御を行う。

【００１６】図２はリンク情報の構成を示す図である。
リンク情報は、各文書データの関連深い部分を定義した
情報であり、範囲３１、種類３２、参照名３３、ポイン
タ３４からなる。範囲３１は、参照範囲を示すものであ
る。この範囲３１は２ビットのデータで構成され、「０
０」のとき頁−頁間、「０１」のとき頁−文書間、「１
０」のとき文書−文書間、「１１」のとき無制限を示
す。種類３２は、参照先のデータ種類を示す。この種類
３２は２ビットのデータで構成され、「００」のときテ
キスト、「０１」のとき図表、「１０」のとき画像、
「１１」のとき無制限を示す。参照名３３は、当該リン
ク情報に付加された名前であり、参照先の文書名、参照
先の文書名と頁番号、またはユーザが任意に定義した名
前からなる。ポインタ３４は、参照先（参照先の文書デ
ータのアドレス）を示すポインタである。

【００１７】図３はリンク定義動作を示すフローチャー
トである。リンクの定義は、入力部１４に設けられた
「リンク定義指示」キー１４ａを操作することで指定す
る。ここでは、参照範囲（頁間、頁−文書間、文書間
等）、参照先の種類（テキスト、図表、画像等）の指定
と共に、参照名の指定を行う。

【００１８】図４はリンク検索動作を示すフローチャー
トである。リンクの検索は、入力部１４に設けられた
「リンク検索指示」キー１４ｂを操作することで指定す
る。ここでは、参照範囲および参照先の種類の指定によ
り、リンク検索が行われ、現在表示中の文書データと関
連するリンク情報の一覧が表示される。

【００１９】図５は参照範囲の一例を示す図である。図
２で説明したように、参照範囲としては、頁−頁間、頁
−文書間、文書−文書間、無制限がある。この例では、
文書０のｎ頁を表示文書（参照元の文書）とし、頁−頁
間の例として、文書０のｎ頁と参照文書１のｉ頁（テキ
スト）、文書０のｎ頁と参照文書２のｋ頁（テキスト）
との関係がａで示される線種で表されている。同じく、
頁−頁間の例として、文書０のｎ頁と参照文書２のｋ頁
（テキスト）との関係がｂで示される線種で表されてい
る。また、頁−文書間の例として、文書０のｎ頁と参照
文書３との関係がｃで示される線種で示されている。

【００２０】図６は参照先種類の一例を示す図である。
図２で説明したように、参照先種類としては、テキス
ト、図表、画像、無制限がある。参照範囲と合わせる
と、様々な分類に分けられ、ここではそれぞれに異なる
線種が設定されている。

【００２１】図７はリンク検索結果の表示例を示す図で
ある。参照範囲として頁−頁間、参照先種類として無制
限を指定したとすると、図５で示した例では、文書０の
ｎ頁を参照元として、参照文書２のｋ頁、参照文書２の
ｊ頁、参照文書１のｉ頁をそれぞれ参照先とした各リン
ク情報が表示される。この場合、図６で示した分類に応
じて、各リンク情報の表示形態が異なっている。この例
では、参照文書２のｋ頁を参照先としたリンク情報と、
参照文書１のｉ頁を参照先としたリンク情報にはライン
ａを付加し、参照文書２のｊ頁を参照先としたリンク情
報にはラインｂを付加して表示することにより、区別を
付けている。

【００２２】次に、同実施例の動作を説明する。各種の
文書データは、ファイルデータとして外部記憶部１９に
保存されており、必要に応じて１件ずつＲＡＭ１３の文
書データ格納領域１３ａに読み出されて、表示部１６に
表示される。ここで、現在表示部１６に表示されている
文書データと関連深い部分を検索するに際し、予め各文
書データ間のリンク情報を設定しておく必要がある。

【００２３】図３のフローチャートに示すように、入力
部１４に設けられた「リンク定義指示」キー１４ａの操
作によりリンク定義を指示すると、リンク定義処理が開
始される（ステップＡ１）。そこでは、まず、図示せぬ
リンク定義画面にて、入力部１４を通じて例えば文書−
文書間、頁−頁間、頁−文書間などの参照範囲を選択す
る（ステップＡ２）。ＣＰＵ１１は、この選択された参
照範囲に従って参照先データを表示するが（ステップＡ
５）、そのデータが新規文書である場合、つまり未登録
の文書である場合には（ステップＡ３のＹＥＳ）、その
文書データを装置内に登録してから表示する（ステップ
Ａ４）。

【００２４】次に、例えばテキスト、図表、画像などの
リンク先種類を選択する（ステップＡ６）。このとき、
後にリンク情報を分かりやすく表示するため、ユーザが
任意に定義した名前をリンク情報の参照名として付加す
ることができる（ステップＡ７）。なお、参照名を定義
しなかった場合には、自動的に参照先の文書名または参
照先の文書名と頁番号が参照名として付加される。

【００２５】このようにして、参照範囲、参照種類およ
び参照名が定義されると、ＣＰＵ１１はそれらの情報に
リンク先データの保存先を示すポインタを加え、これを
リンク情報として図２に示すようデータ構造でＲＡＭ１
３のリンク記憶領域１３ｂに格納する（ステップＡ
８）。

【００２６】次に、リンク検索の動作を説明する。図４
のフローチャートに示すように、入力部１４に設けられ
た「リンク検索指示」キー１４ｂの操作によりリンク検
索を指示すると、リンク検索処理が開始される（ステッ
プＢ１）。そこでは、まず、図示せぬリンク検索画面に
て、入力部１４を通じて例えば「範囲：頁−頁」、「種
類：無制御」というように、参照範囲および参照先種類
をユーザが任意に選択する（ステップＢ２）。

【００２７】ＣＰＵ１１は、このようにして選択された
参照範囲および参照先種類に基づいて、現在表示中の文
書データと関連するリンク情報をＲＡＭ１３の「リンク
検索指示」キー１３ｂから検索し、そのときの得られた
リンク情報の一覧を例えば図７のように表示する（ステ
ップＢ４）。

【００２８】なお、ステップＢ２において、参照範囲が
選択されなかった場合には、無制限としてリンク検索を
行うものとする。同様に、ステップＢ３において、参照
種類の選択がなかった場合には、無制限としてリンク検
索を行うものとする。

【００２９】ここで、リンク情報の表示に際し、リンク
情報が２種類以上あれば、それぞれ異なる形式で表示す
るものとする。すなわち、図５の例で、参照範囲として
頁−頁間を選択し、また、参照種類として無制限を選択
した場合には、図７に示すような一覧表が表示されるこ
とになるが、その際に、文書０のｎ頁と参照文書２のｋ
頁とを関連付けたリンク情報、および文書０のｎ頁と参
照文書１のｉ頁とのを関連付けたリンク情報には、ａで
示される線種が付加される。このａの線種は、図６に示
すように頁−頁間の参照範囲でリンク先種類がテキスト
であることを示している。また、文書０のｎ頁と参照文
書１のｊ頁との関連付けたリンク情報には、ｂで示され
る線種が付加される。このａの線種は、図６に示すよう
に頁−頁間の参照範囲でリンク先種類が図表であること
を示している。

【００３０】このようにして、現在表示中の文書データ
と関連するリンク情報が一覧表示された後は、その中か
ら所望のリンク情報をカーソル等により選択することで
（ステップＢ５）、ＣＰＵ１１はその選択されたリンク
情報のポインタに従って目標データを外部記憶部１９か
ら取り出し、これを表示部１６に表示する（ステップＢ
６）。

【００３１】このように、各文書データの関連深い部分
を定義したリンク情報を設定しておくことで、現在参照
中の文書データと関連するリンク情報が表示される。し
たがって、この表示されたリンク情報を選択するだけ
で、現在参照中の文書データと関連深い部分を簡単に取
り出すことができる。

【００３２】なお、上記実施例では、検索対象を文書デ
ータとして説明したが、本発明は文書データに限らず、
例えば書類データなどファイルデータ全般に適用できる
ものである。

【００３３】また、現在参照中の文書ということで、表
示中の文書を対象としたが、表示中に限らず、例えば印
刷中の文書、あるいは一覧表示でカーソルで選択された
文書でも良い。

【００３４】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、文書間、
頁間あるいは頁−文書間の様々な関連（リンク情報）の
定義を可能とし、現在参照中のファイルデータと関連す
るリンク情報を分かりやすく表示するようにしため、リ
ンク情報を選択するだけで現在参照中の文書データと関
連深い部分を簡単に引き出すことができる。これによ
り、電子ファイリング装置におけるデータ検索の性能を
向上させることができるものである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る電子ファイリング装置
の構成を示すブロック図。

【図２】同実施例のリンク情報の構成を示す図。

【図３】同実施例のリンク定義動作を示すフローチャー
ト。

【図４】同実施例のリンク検索動作を示すフローチャー
ト。

【図５】同実施例の参照範囲の一例を示す図。

【図６】同実施例の参照先種類の一例を示す図。

【図７】リンク検索結果の表示例を示す図。

【符号の説明】

１１…ＣＰＵ、１２…ＲＯＭ、１３…ＲＡＭ、１３ａ…
文書データ格納領域、１３ｂ…リンク記憶領域、１４…
入力部、１４ａ…「リンク定義指示」キー、１４ｂ…
「リンク検索指示」キー、１５…入力制御部、１６…表
示部、１７…表示制御部、１８…ＶＡＭ、１９…外部記
憶部、２０…記憶制御部、２１…印刷部、２２…印刷制
御部。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数のファイルデータを有する電子ファ
   イリング装置において、 上記各ファイルデータ間の関連深い部分を定義したリン
   ク情報を設定するリンク設定手段と、 このリンク設定手段によって設定された上記リンク情報
   を記憶するリンク記憶手段と、 現在参照中の上記ファイルデータと関連する上記リンク
   情報を上記リンク記憶手段から検索する検索手段と、 この検索手段によって検索された上記リンク情報を表示
   する表示手段とを具備したことを特徴とする電子ファイ
   リング装置。
2. 【請求項２】 上記リンク情報を参照範囲または参照先
   の種類によって分類し、そのリンク情報に参照名を付加
   することを特徴とする請求項１記載の電子ファイリング
   装置。
3. 【請求項３】 上記リンク情報の表示に際し、上記リン
   ク情報が複数ある場合に、上記参照範囲または上記参照
   先の種類に応じて、それぞれ異なる形式で表示すること
   を特徴とする請求項２記載の電子ファイリング装置。
4. 【請求項４】 複数のファイルデータを有する電子ファ
   イリング装置のデータ検索方法において、 上記各ファイルデータ間の関連深い部分を定義したリン
   ク情報を設定し、 このリンク情報を参照範囲または参照先の種類によって
   分類し、そのリンク情報に参照名を付加してリンク記憶
   手段に記憶しておくことで、 現在参照中の上記ファイルデータと関連する上記リンク
   情報を上記リンク記憶手段から検索し、 この検索手段によって検索された上記リンク情報を表示
   し、その際に上記リンク情報が複数ある場合には、上記
   参照範囲または上記参照先の種類に応じて、それぞれ異
   なる形式で表示するようにしたことを特徴とするデータ
   検索方法。