JPH0773165A - 文書処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【構成】 外部記憶装置からデータを抽出・分類し印刷
用文書を作成して内部記憶装置の複数の記憶領域に順次
格納し、格納された印刷用文書を印刷用紙に印刷する文
書処理装置において、印刷用文書の作成条件と印刷用紙
１頁当りの印刷用文書作成件数を設定する入力手段と、
設定された件数に基づいて印刷用紙１頁当りの平均印刷
文字数を算出し、１つの記憶領域の格納可能な最大文字
数を前記平均印刷文字数で除算して、その除算値の整数
部の数値を算出する算出手段と、算出された数値で表わ
される頁数の印刷用紙に印刷され得る文書データを外部
記憶装置から記憶領域へ格納する制御手段を備える。 【効果】 印刷用紙に対応する文字数の倍数のデータを
１つの記憶領域に格納するので、印刷用紙を余すことな
く印刷用文書が印刷され、印刷用紙に無駄を生じること
がない。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、主に日本語ワードプ
ロセッサにおける文書処理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の日本語ワードプロセッサにおいて
は、外部記憶装置、つまり、ディスクに登録された文書
の中から必要なデータを抽出したり、並べ替えて、ワー
ドプロセッサの記憶手段の記憶領域つまり（登録先）に
登録し、登録したデータを用紙に印刷するようにしてい
る。

【０００３】また、この場合、ディスクから読出したデ
ータの文字数が１つの登録先の登録容量（例えば３万文
字）を越える場合には、溢れたデータは自動的に次の登
録先へ登録され、印刷は登録先毎に行われるようになっ
ている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ところで、このような
ワードプロセッサを用いて、例えば郵便物の宛先のデー
タをディスクから抽出・分類して既製の貼付用ラベルに
印刷する場合、１つの登録先に格納された宛先データの
件数がラベル用紙のラベルの数の倍数でない場合には、
登録先毎に、最後に印刷されるラベル用紙において部分
的に印刷されないラベルが生じることになり、残りのラ
ベルが無駄になるという問題点があった。

【０００５】この発明はこのような事情を考慮してなさ
れたもので、登録先毎に印刷用紙に対応する文字数のデ
ータを登録することにより、用紙の無駄を省くことが可
能な文書処理装置を提供するものである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】この発明は、外部記憶装
置からデータを抽出・分類し印刷用文書を作成して内部
記憶装置の複数の記憶領域に順次格納し、格納された印
刷用文書を印刷用紙に印刷する文書処理装置において、
印刷用文書の作成条件と印刷用紙１頁当りの印刷用文書
作成件数を設定する入力手段と、設定された件数と作成
される印刷文書に基づいて印刷用紙１頁当りの平均印刷
文字数を算出し、１つの記憶領域の格納可能な最大文字
数を前記平均印刷文字数で除算して、その除算値の整数
部の数値に前記平均印刷文字数を乗じた値を算出する算
出手段と、算出された数値の文字数に対応する印刷用文
書印刷され得る文書データを１つの記憶領域へ格納する
制御手段を備えたことを特徴とする文書処理装置であ
る。

【０００７】設定された印刷文書作成条件に基づいて外
部記憶装置の格納データから印刷用文章の総作成件数を
検出手段をさらに備えることが好ましい。また、印刷用
文章の総作成件数について、外部記憶装置からデータを
抽出・分類し印刷用文書データを作成して内部記憶装置
の各記憶領域に格納するまでの処理時間を計時する計時
手段と、計時された処理時間を表示する表示手段をさら
に備えてもよい。

【０００８】印刷用文章の総作成件数について、外部記
憶装置からデータを抽出・分類し印刷用文書データを作
成して内部記憶装置の各記憶領域に格納する処理の処理
時間を計時する第１計時手段と、その計時時間を記憶す
る記憶手段と、前記処理が再び行われるときその開始時
刻を計時する第２計時手段と、前記処理時間と前記開始
時刻との和を表示する手段をさらに備えてもよい。

【０００９】外部記憶装置からデータを抽出・分類し印
刷用文書を作成して内部記憶装置の各記憶領域に格納す
るまでの処理予測時間と印刷用文書の作成条件と作成件
数との関係を示すテーブルを格納する格納手段と、印刷
用文書の総件数に対応する処理予測時間を前記テーブル
から読出して表示する手段をさらに備えてもよい。

【００１０】また、外部記憶装置からデータを抽出・分
類し印刷用文書を作成して内部記憶装置の各記憶領域に
格納する処理が開始されてからの経過時間とその時間に
内部記憶手段に格納された印刷用文書件数とを検出する
処理件数検出手段と、検出された経過時間と格納された
印刷用文書件数との関係に基づいて、表示された処理予
測時間を修正する手段をさらに備えてもよい。

【００１１】

【作用】印刷用紙１頁当りの印刷文書件数を設定し、設
定された件数と作成される印刷文書に基づいて印刷用紙
１頁当りの平均印刷文字数を算出し、１つの記憶領域の
格納可能な最大文字数をこの平均印刷文字数で除算し
て、その整数部で表わされる頁数の印刷用紙に印刷され
得るだけの文字に対応する印刷用文書が１つの記憶領域
に格納される。

【００１２】従って、１つの記憶領域に格納される文字
数が印刷用紙の整数倍の頁に印刷される文字数と一致す
るので、印刷用紙の一部に無駄（印刷されない部分）を
生じることがない。

【００１３】

【実施例】以下、図面に示す実施例に基づいて、この発
明を詳述する。これによってこの発明が限定されるもの
ではない。図１は実施例のワードプロセッサの構成を示
すブロック図であり、１は制御装置、２は制御装置１へ
文字や処理条件などを入力するキーボード、３は表示装
置、４は文書データを複数の文章ファイルに格納した外
部記憶装置、５は印刷装置、６は文書作成・編集を行う
ためのプログラムを格納したプログラムメモリ、７は文
章データを複数の領域（登録ファイル）に分けて格納す
るワークメモリ、８はキーボード２によって設定される
印刷用紙１頁当りの印刷文書作成件数や各種設定条件を
記憶する件数記憶メモリ、９はアラーム（発音体）であ
る。

【００１４】なお、制御装置１にはＣＰＵが用いられ、
表示装置３にはＣＲＴや液晶ディスプレイが使用され、
外部記憶装置４にはコンパクトディスク（ＣＤ）やハー
ドディスク（ＨＤ）使用する記憶装置が用いられる。

【００１５】印刷装置５にはインクジェットプリンタや
レーザプリンタが用いられ、プログラムメモリ６にはＲ
ＯＭが、ワークメモリ７および件数記憶メモリ８にはＲ
ＡＭが使用される。キーボード２はタブレットに置換え
ることも可能である。このような構成における主な動作
を次に説明する。

【００１６】基本動作 図２は、この実施例の基本動作を示すフローチャートで
ある。この動作では、郵便物の宛先（郵便番号、住所、
氏名）を既製のラベル用紙のラベルに印刷する場合につ
いて説明する。図２において、まず、キーボード２を操
作して、外部記憶装置４に格納されている文章ファイル
のリストを表示させ、文章ファイルの指定を行う（ステ
ップＳ１）。次に、ワークメモリ７の記憶領域すなわち
登録先（登録ファイル）の指定を行う（ステップＳ
２）。なお、この登録先には、外部記憶装置４から抽出
・分類されたデータが格納される。

【００１７】次に、外部記憶装置４のデータの抽出・分
類項目および各種条件の指定を行い（ステップＳ３）、
次に、１枚のラベル用紙が有するラベル数Ｍを設定する
（ステップＳ４）。次に、指定した条件に従って外部記
憶装置４からデータが抽出・分類され、宛名データ（登
録データ）が作成されると（ステップＳ５，Ｓ６）、順
次、指定登録先へ登録される（ステップＳ８）。そし
て、その登録中に、データ容量すなわち１つの登録先に
登録すべき最大文字数Ｐの計算が次のようにして行われ
る（ステップＳ７）。

【００１８】まず、所定量の宛名データが登録先に登録
されると、それらの宛名データの１件当りの平均文字数
Ｋが算出され、そして、ラベル用紙１枚当りに印刷され
る平均文字数Ａ＝Ｋ・Ｍが算出される。次にＱ／Ａが演
算され、その演算値の整数部Ｂが算出される。そして、
Ｐ＝Ａ・Ｂが算出される。なお、Ｑは１つの登録先の最
大記憶容量（文字数）である。

【００１９】さらに具体的には、図３のように８枚のラ
ベルＬを有するラベル用紙Ｓに宛名を印刷する場合に
は、Ｋ＝２９となり、Ｑ＝３００００のとき、Ｍ＝８で
あるから Ａ＝Ｋ・Ｍ＝２３２，Ｑ／Ａ＝３００００／２３２＝１
２９．３１ 従って、Ｂ＝１２９，Ｐ＝Ａ・Ｂ＝２９９２８（文字）
となる。

【００２０】そして、登録されたデータの文字数がＰに
達すると、宛名データは、次の登録先へ登録され（ステ
ップＳ９，Ｓ１０，Ｓ１１）、すべての作成データの登
録が終了すると、印刷が行われる（ステップＳ１２）。

【００２１】このようにして、各登録先へ宛名データが
登録されるので、各登録先から宛名データをラベル用紙
のラベルに印刷する場合には、図３のように各ラベル用
紙ＳのラベルＬがすべて使用され、図４のようにラベル
用紙Ｓに未印刷のラベルが残ることがない。この実施例
においては、キーボード２を操作することにより、次の
各種の動作モードを選択することができる。

【００２２】動作モード１ 図５は、この実施例の動作モード１を示すフローチャー
ト（図２のサブルーチン）である。図２のステップＳ５
において、抽出・分類処理が行われる直前に制御装置１
に内蔵するタイマーをクリアし、スタートさせる（ステ
ップＳ２１）。その後、図２のステップＳ９までの処
理、つまり、データの抽出・分類を行ってすべての登録
データを登録するまでの処理が実行され、終了すると
（ステップＳ２２）、タイマーをストップさせる（ステ
ップＳ２３）。終了時刻から開始時刻を引くことにより
処理時間Ｔを求め（ステップＳ２４）、それを表示装置
３に表示する（ステップＳ２５）。

【００２３】即ち、開始時刻と終了時刻から処理時間の
計算を行い、この値Ｔを表示することによりオペレータ
ーに教える。オペレーターは処理時間を自ら計算する必
要が無く、事務の効率化が図れる。

【００２４】動作モード２ 図６は、この実施例の動作モード２を示すフローチャー
ト（図２のサブルーチン）である。図２のステップＳ５
の動作が開始される前に、図５に示す動作で得られた前
回の処理時間Ｔをキーボード２から入力しておく（ステ
ップＳ３１）。図２のステップＳ５の処理実行前に制御
装置１のタイマーがＧＥＴされ（ステップＳ３２）、開
始時刻が表示装置３に表示される（ステップＳ３３）。
開始時刻に最初に入力した処理時間Ｔを加えることで処
理終了時刻を求め（ステップＳ３４）、それを表示する
（ステップＳ３５）。そして、図２の処理が実行され
る。

【００２５】定例業務では同一データを処理することが
多い。従って、前回の処理時間Ｔを入力することによっ
て、処理の終了時刻が予測でき、オペレーターは何度も
ワードプロセッサの前に足を運ぶ必要が無くなるので、
ワードプロセッサ活用の効率アップが図れる。

【００２６】動作モード３ 図７はこの実施例の動作モード３を示す説明図であり、
動作４は処理データ量から図２のステップＳ５〜ステッ
プＳ９の処理予測時間を求め、処理予測時間と処理終了
予測時刻の表示を行うものである。

【００２７】抽出・分類データには、データ量を判断す
る材料として、件数とキー項目数がある。件数は宛名の
作成件数であり、キー項目数とは、図３に示すような宛
名に記載される郵便番号・住所・氏名などの項目のこと
である。予め、件数とキー項目数により、図７のような
テーブルを作成してプログラムメモリ６に格納してお
く。テーブルには、それぞれ予測時間が設定されてお
り、元データ（外部記憶装置４のデータ）から件数とキ
ー項目数を調査し、テーブルに従って処理時間および処
理終了時刻を予測する。そして、その予測時間および時
刻を表示する。それにより、オペレーターは、ワードプ
ロセッサ利用の効率化及び事務の効率化が図れる。

【００２８】動作モード４ 図９は、この実施例の動作モード４を示すフローチャー
ト（図２のサブルーチン）である。前述の方法により、
データ量から図２のステップＳ５〜ステップＳ９までの
処理予測時間Ａを求め、Ａを表示する（ステップＳ４
１，４２）と共に、開始時刻にＡを加えることで処理終
了予測時刻Ｂを求め、Ｂを表示する（ステップＳ４３，
４４）。そして、次のようにして、処理進捗状態を定期
的に調査することにより、処理の途中段階で、Ａ及びＢ
を、より正確な値に修正する。

【００２９】図８は抽出・分類を行う全データの進捗状
態をＹ／Ｘずつ調査することを示した説明図である。Ｙ
の初期値を１とし、仮にＸを１０とする（ステップＳ４
５）。１回目の調査ではＡ＊１／１０の値Ｃとデータの
始めが１／１０まで処理するのに要した時間Ｄが同じか
どうか調査される（ステップＳ４６〜Ｓ４９）。Ｄは１
／１０までの処理が終了したか判断されてから時間がセ
ットされる。Ｃ＝Ｄならば問題無いが、Ｃ≠ＤならばＡ
及びＢを修正する必要がある。この時、変更をアラーム
９をを鳴らす（ステップＳ５０）。オペレーターはアラ
ームにより変更が行われることを認知する。

【００３０】Ｄは始めからその１／１０まで処理するの
に要した時間であるので、始めから最後まではＤ＊１０
となる。それにより求まった値をＡとし（ステップＳ５
１）、処理予測時間の表示の修正を行う（ステップＳ５
２）。開始時刻に修正したＡを加えることでＢを求め
（ステップＳ５３）、処理終了予測時刻の表示の修正を
行う（ステップＳ５４）。

【００３１】次にＹをインクリメントし、Ｙ＝２，Ｘ＝
１０の場合も前述と同じような方法で進捗状態を調査し
修正がされる。更に、Ｙをインクリメントして行き、同
じように調査を行い、Ｃ≠Ｄとなった場合にＡ及びＢの
修正が行われる（ステップＳ５５，ステップＳ５６）。
最後にＸ＝Ｙになった時、全データの処理予測時間及び
処理終了予測時刻が求められ、表示される。Ｘ＜Ｙにな
ると処理が終了する（ステップＳ５６）。

【００３２】このように、処理進捗状態を定期的に調査
することにより、処理の途中段階で、処理予測時間及び
処理終了予測時刻を最も正確に近い値に修正することが
可能となる。これにより、最も正確に近い情報をオペレ
ーターに提供することができる。

【００３３】

【発明の効果】この発明によれば、印刷用紙に対応する
文字数の倍数のデータを１つの記憶領域に格納するの
で、印刷用紙を余すことなく印刷用文書が印刷され、印
刷用紙に無駄を生じることがない。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例の構成を示すブロック図で
ある。

【図２】実施例の動作を示すフローチャートである。

【図３】実施例の印刷例を示す説明図である。

【図４】従来例の印刷例を示す説明図である。

【図５】実施例の動作を示すフローチャートである。

【図６】実施例の動作を示すフローチャートである。

【図７】実施例に格納されるテーブルを示す説明図であ
る。

【図８】実施例の処理進捗状態の調査方法を示す説明図
である。

【図９】実施例の動作を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１ 制御装置 ２ キーボード ３ 表示装置 ４ 外部記憶装置 ５ 印刷装置 ６ プログラムメモリ ７ ワークメモリ ８ 件数記憶メモリ ９ アラーム

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 Ｇ０６Ｆ 12/00 ５１４ Ａ 8944−5Ｂ

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 外部記憶装置からデータを抽出・分類し
   印刷用文書を作成して内部記憶装置の複数の記憶領域に
   順次格納し、格納された印刷用文書を印刷用紙に印刷す
   る文書処理装置において、印刷用文書の作成条件と印刷
   用紙１頁当りの印刷用文書作成件数を設定する入力手段
   と、設定された件数と作成される印刷文書に基づいて印
   刷用紙１頁当りの平均印刷文字数を算出し、１つの記憶
   領域の格納可能な最大文字数を前記平均印刷文字数で除
   算して、その除算値の整数部の数値に前記平均印刷文字
   数を乗じた値を算出する算出手段と、算出された数値の
   文字数に対応する印刷用文書印刷され得る文書データを
   １つの記憶領域へ格納する制御手段を備えたことを特徴
   とする文書処理装置。
2. 【請求項２】 設定された印刷用文書作成条件に基づい
   て外部記憶装置の格納データから印刷用文書の総作成件
   数を検出する検出手段をさらに備えた請求項１記載の文
   書処理装置。
3. 【請求項３】 印刷用文書の総作成件数について、外部
   記憶装置からデータを抽出・分類し印刷用文書を作成し
   て内部記憶装置の各記憶領域に格納するまでの処理時間
   を計時する計時手段と、計時された処理時間を表示する
   表示手段をさらに備えた請求項２記載の文書処理装置。
4. 【請求項４】 印刷用文書の総作成件数について、外部
   記憶装置からデータを抽出・分類し印刷用文書データを
   作成して内部記憶装置の各記憶領域に格納する処理の処
   理時間を計時する第１計時手段と、その計時時間を記憶
   する記憶手段と、前記処理が再び行われるときその開始
   時刻を計時する第２計時手段と、前記処理時間と前記開
   始時刻との和を表示する手段をさらに備えた請求項２記
   載の文書処理装置。
5. 【請求項５】 外部記憶装置からデータを抽出・分類し
   印刷用文書を作成して内部記憶装置の各記憶領域に格納
   するまでの処理予測時間と印刷用文書の作成条件と作成
   件数との関係を示すテーブルを格納する格納手段と、印
   刷用文書の総件数に対応する処理予測時間を前記テーブ
   ルから読出して表示する手段をさらに備えた請求項１記
   載の文書処理装置。
6. 【請求項６】 外部記憶装置からデータを抽出・分類し
   印刷用文書を作成して内部記憶装置の各記憶領域に格納
   する処理が開始されてからの経過時間とその時間内に内
   部記憶手段に格納された印刷用文書件数とを検出する処
   理件数検出手段と、検出された経過時間と格納された印
   刷用文書件数との関係に基づいて、表示された処理予測
   時間を修正する手段をさらに備えた請求項５記載の文書
   処理装置。