JPH0756779A - 電子ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 本発明に係る電子ファイリング装置は、人手
によらず、選択の誤りなく適切な記憶装置へファイルが
登録される。 【構成】 本発明に係る電子ファイリング装置は、ファ
イルが格納される複数の記憶装置４１〜４ｎと、格納さ
れるファイルの保管予定期間情報に対応して格納すべき
記憶装置の識別情報が記憶された第１の選択表記憶手段
６３と、ファイルの記憶に際し、当該ファイルの保管予
定期間情報を入力するための入力手段１と、この入力手
段１より保管予定期間情報が入力されると、前記第１の
選択表記憶手段６３を参照して当該保管予定期間情報に
対応する記憶装置の識別情報を求め、当該ファイルを格
納する記憶装置を選択する記憶装置選択手段３１と、こ
の記憶装置選択手段３１により選択された記憶装置へフ
ァイルを登録するファイル登録手段３３とを具備する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、複数の記憶装置を有
する電子ファイリング装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、電子ファイリング装置において
は、記憶媒体が異なる複数の記憶装置が備えられてお
り、ファイルを格納するときにはオペレータが記憶媒体
に応じて記憶装置の選択を行うようにしていた。

【０００３】このため、保管期間が長期間であり、殆ど
アクセスすることのないファイルを、高速アクセス用の
高価な記憶装置に格納したり、保管期間が短期であり、
頻繁にアクセスするファイルを低速アクセスの安価な記
憶装置に格納するなど、不適切な記憶がなされるという
問題点が生じていた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】更に、記憶装置はその
媒体の種類等に応じて、経年変化により情報が消失する
ことのない保管保証期間が異なっており、ファイルを格
納する当初の予定と異なって、保管期間を変更しなけれ
ばならぬような場合には、対象のファイルを１度払出し
て異なる記憶装置へ再登録する作業が必要となり、煩わ
しいという問題点が生じていた。

【０００５】本発明は上記のような従来の電子ファイリ
ング装置の問題点を解決せんとしてなされたもので、そ
の目的は、ファイルの登録当初において、記憶装置の選
択を誤ることなく、自動的に適切な記憶装置の選択を行
う電子ファイリング装置を提供することである。また、
本発明の他の目的は、ファイルを登録した後において保
管期間が当初の予定と異なって長くなるような場合で
も、オペレータの介入なしに自動的に適切な記憶装置へ
再登録する電子ファイリング装置を提供することであ
る。更に本発明の他の目的は、ファイルを登録した後
に、当初の予定とはアクセスの度合いが異なり、適切で
なくなった場合にもオペレータの介入なしに自動的に適
切な記憶装置へ再登録する電子ファイリング装置を提供
することである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】そこで本発明では、ファ
イルが格納される複数の記憶装置と、格納されるファイ
ルの保管予定期間情報に対応して格納すべき記憶装置の
識別情報が記憶された第１の選択表記憶手段と、ファイ
ルの記憶に際し、当該ファイルの保管予定期間情報を入
力するための入力手段と、この入力手段より保管予定期
間情報が入力されると、前記第１の選択表記憶手段を参
照して当該保管予定期間情報に対応する記憶装置の識別
情報を求め、当該ファイルを格納する記憶装置を選択す
る記憶装置選択手段と、この記憶装置選択手段により選
択された記憶装置へファイルを登録するファイル登録手
段とを具備させて電子ファイリング装置を構成した。

【０００７】更に本発明では、ファイルが格納される複
数の記憶装置と、格納されているファイルの保管経過期
間情報に対応して格納すべき記憶装置の識別情報が記憶
された第２の選択表記憶手段と、前記記憶装置に記憶さ
れているファイル毎の保管経過期間情報を記憶するため
の保管期間記憶手段と、この保管期間記憶手段に記憶さ
れているファイル毎の保管経過期間情報を所要時に更新
する保管経過期間情報更新手段と、前記保管期間記憶手
段に記憶されているファイル毎の保管経過期間情報に応
じて前記第２の選択表記憶手段に記憶されている対応の
記憶装置の識別情報を求め、当該ファイルを格納する記
憶装置を選択する記憶装置選択手段と、この記憶装置選
択手段により選択された記憶装置と当該ファイルが現在
格納されている記憶装置とが不一致の場合に、前記記憶
装置選択手段により選択された新たな記憶装置へファイ
ルを登録し直すファイル登録手段とを具備させて電子フ
ァイリング装置を構成した。

【０００８】更に本発明では、ファイルが格納される複
数の記憶装置と、格納されているファイルがアクセスさ
れないノンアクセス経過期間の情報に対応して格納すべ
き記憶装置の識別情報が記憶された第３の選択表記憶手
段と、前記記憶装置に記憶されているファイル毎のノン
アクセス経過期間の情報を記憶するためのノンアクセス
期間記憶手段と、このノンアクセス期間記憶手段に記憶
されているファイル毎のノンアクセス経過期間の情報を
所要時に更新するノンアクセス経過期間情報更新手段
と、前記ノンアクセス経過期間記憶手段に記憶されてい
るファイル毎のノンアクセス経過期間の情報に応じて前
記第３の選択表記憶手段に記憶されている対応の記憶装
置の識別情報を求め、当該ファイルを格納する記憶装置
を選択する記憶装置選択手段と、この記憶装置選択手段
により選択された記憶装置と当該ファイルが現在格納さ
れている記憶装置とが不一致の場合に、前記記憶装置選
択手段により選択された新たな記憶装置へファイルを登
録し直すファイル登録手段とを具備させて電子ファイリ
ング装置を構成した。

【０００９】

【作用】請求項１に記載の本発明では、ファイルの登録
の際に入力手段から保管予定期間情報を入力すると、第
１の選択表記憶手段を参照して当該保管予定期間情報に
対応する記憶装置の識別情報を求め、当該ファイルを格
納する記憶装置を選択して、当該記憶装置へファイルを
登録するように動作する。すなわち、保管予定期間に応
じて適切な記憶装置へファイルが登録される。

【００１０】更に請求項２に記載の発明では、記憶装置
に記憶されているファイル毎の保管経過期間情報を記憶
するための保管期間記憶手段に対し、保管経過期間情報
を所要時に更新する動作が行われる。この保管期間記憶
手段に記憶されているファイル毎の保管経過期間情報に
応じて第２の選択表記憶手段に記憶されている対応の記
憶装置の識別情報が求められ、当該ファイルを格納する
記憶装置の選択がなされる。選択された記憶装置と当該
ファイルが現在格納されている記憶装置とが不一致の場
合に、前記記憶装置選択手段により選択された新たな記
憶装置へファイルを登録し直す動作が行われる。

【００１１】また、請求項３に記載の発明では、記憶装
置に記憶されているファイル毎のノンアクセス経過期間
の情報を記憶するためのノンアクセス期間記憶手段に対
し、ノンアクセス経過期間の情報を所要時に更新する動
作が行われる。このノンアクセス期間記憶手段に記憶さ
れているファイル毎のノンアクセス経過期間の情報に応
じて第３の選択表記憶手段に記憶されている対応の記憶
装置の識別情報が求められ、当該ファイルを格納する記
憶装置を選択する記憶装置選択手段の選択がなされる。
選択された記憶装置と当該ファイルが現在格納されてい
る記憶装置とが不一致の場合に、前記記憶装置選択手段
により選択された新たな記憶装置へファイルを登録し直
す動作が行われる。

【００１２】

【実施例】以下、添付図面を参照して本発明の実施例に
係る電子ファイリング装置を説明する。図１には、実施
例に係る電子ファイリング装置の構成図が示されてい
る。電子ファイリング装置本体３には、ＣＰＵ等により
構成されるシステム制御部３０及びこのシステム制御部
３０に接続され、システムの管理に必要な情報が記憶さ
れるメモリ部６０が備えられている。メモリ部６０は、
例えば、半導体メモリやハードディスク装置（ＨＤＤ）
等により構成される。電子ファイリング装置本体３に
は、入力装置１、出力装置２、補助入出力装置５、記憶
装置群４が接続されている。入力装置１はキーボードや
マウス等により構成され、当該電子ファイリング装置３
のオペレータによる情報入力のために用いられる。出力
装置２は、ＣＲＴ等の表示装置やプリンタ等により構成
され、情報の入力の確認や対話入力による表示、必要な
データの打ち出しのために用いられる。補助入出力装置
５は、ファイルを本電子ファイリング装置に登録するた
め及び、本電子ファイリング装置に登録されているファ
イルを読み出すために用いられる装置であって、フロッ
ピーディスク装置やイメージスキャナ等により他のシス
テムで作成したデータを取り込むフロッピーディスク装
置や通信装置等により構成される。

【００１３】記憶装置群４は複数の記憶装置４１〜４ｎ
から構成される。記憶装置４１〜４ｎはそれぞれ、保管
期間、アクセス時間、容量、コストの点から特性が異な
るものであり、記憶媒体自体が異なる装置と同一である
装置とが含まれる。例えば、記憶媒体が磁気ディスク記
憶装置と記憶媒体が光ディスク記憶装置とを含む。これ
らの媒体に係る両記憶装置を比較すると、一般的に、磁
気ディスク記憶装置は高速アクセスが可能であるが容量
はやや小さくコストも安価であるのに対し、光ディスク
記憶装置はアクセスが低速であり容量が大きくコストが
高いという特性を有する。また、経年変化の点からは、
光ディスク記憶装置の方が磁気ディスク記憶装置に比し
て経年変化せず、光ディスク記憶装置が、例えば約１０
年程度の保管期間を有するのに対し、磁気ディスク記憶
装置では、例えば約３〜４年程度の保管期間を有する。
更に、記憶媒体をマイクロフィルムとすると、例えば約
１００年程度の保管期間を有することになる。更に、同
一の磁気ディスク記憶装置或いは光ディスク記憶装置で
あっても、オンライン仕様とオフライン仕様とでは、ア
クセス速度（ディスクの取換え時間を含めて）が異なる
（オンライン仕様の方が高速）ことになる。また、記憶
媒体が同一種であっても、コスト等によっては保管期間
をことにすることもある。更に、記憶媒体としては、紙
を含む概念であり、このような記憶媒体の場合には、記
憶装置はプリンタとＯＣＲ等ということになる。本実施
例では、以上説明したような保管期間、アクセス時間、
容量、コストの点から特性が異なる記憶装置４１〜４ｎ
が設けられているものである。なお、本発明において、
記憶媒体がマイクロフィルムや紙等の場合、更には、記
憶装置がオフライン仕様の場合には、所要時にオペレー
タの介入が必要となるが、ファイルを記憶する記憶装置
を自動的に選択して、ファイルの登録及び登録のし直し
を行うという本質的な部分において、オペレータの介入
は不要である。

【００１４】システム制御部３０には、入力装置１や補
助入出力装置５から入力されるファイル並びに、既に記
憶装置群４に登録されているファイルの格納に、最適な
記憶装置を記憶装置群４の中から選択する記憶装置選択
部３１、記憶装置群４の所定記憶装置にファイルを格納
する際に、または、格納されているファイルを読み出し
て補助入出力装置５から送出する際に、データの変換
（例えば、キャラクタコードからパターンデータへの変
換或いはこの逆の変換）が必要であればこれを行うデー
タ変換部３２、ファイルを記憶装置４１〜４ｎのいずれ
かに登録し、記憶装置４１〜４ｎのいずれかに登録され
ているファイルを払い出す動作を行うファイル登録／払
出部３３、記憶装置選択部３１が選択を行う際に参照す
る情報のファイル、選択表を管理する参照情報管理部３
４が備えられている。

【００１５】一方、メモリ部６０には、記憶装置群４に
登録されている各ファイルの保管期間が記憶されている
保管期間ファイル６１、記憶装置群４に登録されている
各ファイルのアクセスされていない期間が記憶されてい
るノンアクセス期間ファイル６２、格納されるファイル
の保管予定期間情報に対応して格納すべき記憶装置の識
別情報が記憶された第１選択表６３、格納されているフ
ァイルの保管経過期間情報に対応して格納すべき記憶装
置の識別情報が記憶された第２選択表６４、格納されて
いるファイルがアクセスされないノンアクセス経過期間
の情報に対応して格納すべき記憶装置の識別情報が記憶
された第３選択表６５が、夫々記憶されている。

【００１６】図２には保管期間ファイル６１の１例が示
されている。つまり、保管期間ファイル６１には、各フ
ァイルのファイル名に対応して登録日、保管日数、属性
情報、記憶されている記憶装置の識別情報、アドレス
（１つの記憶装置で、取り外し可能な媒体が複数の場合
には、その識別情報を含む）等が記憶される。図３には
ノンアクセス期間ファイル６２の１例が示されている。
つまり、ノンアクセス期間ファイル６２には、各ファイ
ル名に対応して最終アクセス日とノンアクセス経過日と
が記憶される。更に図４には、第１選択表６３の１例が
示されている。この第１選択表６３には、保管予定期間
情報に対応してファイルを格納するのに最適な記憶装置
の識別情報が記憶されている。図５には、第２選択表６
４の１例が示されている。この第２選択表６４には、保
管経過期間に対応してファイルを格納するのに最適な記
憶装置の識別情報が記憶されている。更に図６には、第
３選択表６５の１例が示されている。この第３選択表６
５には、ノンアクセス経過期間に対応してファイルを格
納するのに最適な記憶装置の識別情報が記憶されてい
る。上記の第１選択表６３、第２選択表６４、第３選択
表６５は、夫々、ユーザがカスタマイズ可能である。

【００１７】システム制御部３０の主メモリには、図
７、図９に示されるフローチャートに対応するプログラ
ムが記憶されており、ファイルの当初の登録の際に、こ
れが実行されてシステム制御部３０の所要の各部による
動作が行われる。すなわち、ファイルの当初の登録の際
に、その旨を入力装置１からキー操作等により入力する
と、保管予定期間等を設定する画面が表示される（７
１）。これは、例えば、参照情報管理部３４により行わ
れ、参照情報管理部３４は自らが備えている設定画面デ
ータを出力装置２へ送出して図８に示すような画面を表
示させる。これに応答して、オペレータが保管予定期間
情報等を入力すると（７２）、ステップ７３の中におい
て、これを取り込み（図９の２１）、図２に示した保管
期間ファイル６１へファイル名と登録日を書き込み（図
９の２２）、更に図３に示したノンアクセス期間ファイ
ル６２へファイル名と当該日を最終アクセス日のエリア
へ書き込み、更に、上記で得られた保管予定期間情報に
基づき図４に示される第１選択表６３を参照して最適な
記憶装置の識別情報を得る（７３）。上記のオペレータ
による入力により、ファイルの属性情報（キャラクタコ
ードかパターンか等）が与えられており、上記で選択さ
れた記憶装置へ格納する際にデータ変換が必要か否かを
上記で選択された記憶装置の属性情報により調べ、変換
を行う必要があるときには補助入出力装置５よりファイ
ルを取込んで変換を行い（７４）、上記で選択されてい
る記憶装置へファイルを書き込み、図２の保管期間ファ
イル６１を完成して（７５）終了となる。すなわち、図
２の保管期間ファイル６１にはデータの属性に変更があ
った場合には当該属性情報が書き込まれると共に、選択
された記憶装置及び記憶したアドレス等が書き込まれ
る。この様にして、ファイルの登録がなされる。

【００１８】次に、システム制御部３０は図１０及び図
１１に示されるフローチャートのプログラムにより参照
情報管理部３４として機能する。図１０は保管期間ファ
イル６１を更新するための動作を示すフローチャートで
ある。保管期間ファイル６１の更新は、例えば、１日１
回と定められており、午前零時に更新がなされるものと
する。すると、システム制御部３０では、更新時の到来
を監視しており（８１）、更新時が到来するとレジスタ
ｉを１にセットし（８２）、図２の保管期間ファイル６
１の第ｉ番目に書き込まれているファイル名に対応する
登録年月日を読み出し（８３）、現在の年月日と比較し
て一致するかを検出する（８４）。ここで、一致しない
場合には、保管経過期間を算出するため登録年月日と現
在の年月日との差を求め、これを保管期間ファイル６１
へ書き込み更新を行う（８５）。一方、登録年月日と現
在の年月日とが一致した場合、または、上記ステップ８
５を終了した場合には、レジスタｉのデータが保管期間
ファイル６１の最大登録数ｎに等しいかを検出する（８
６）。このとき等しくない場合には、レジスタｉを１歩
進し（８７）ステップ８３に戻って更に上記動作が続け
られ、このようにして登録に係る全てのファイルについ
て更新の作業を終了するとステップ８６においてＹＥＳ
へ分岐してメインの処理へリターンする。

【００１９】ノンアクセス期間ファイル６２の更新は、
保管期間ファイル６１の更新と同様に、例えば、１日１
回と定められており、午前零時に更新がなされるものと
する。すると、システム制御部３０では、図１１のフロ
ーチャートに示すように、更新時の到来を監視しており
（９１）、更新時が到来するとレジスタｉを１にセット
し（９２）、図３のノンアクセス期間ファイル６２の第
ｉ番目に書き込まれているファイル名に対応する最終ア
クセス年月日を読み出し（９３）、現在の年月日と比較
して一致するかを検出する（９４）。ここで、一致しな
い場合には、最終アクセス年月日と現在の年月日との差
により保管経過日数を算出してこれをノンアクセス期間
ファイル６２へ書き込み、更新を行う（９５）。一方、
最終アクセス年月日と現在の年月日とが一致した場合、
または、上記ステップ９５を終了した場合には、レジス
タｉのデータがノンアクセス期間ファイル６２の最大登
録数ｎに等しいかを検出する（９６）。このとき等しく
ない場合には、レジスタｉを１歩進し（９７）ステップ
９３に戻って更に上記動作が続けられ、このようにして
登録に係る全てのファイルについてノンアクセス経過期
間の更新の作業を終了するとステップ９６においてＹＥ
Ｓへ分岐してメインの処理へリターンする。

【００２０】上記のようにして、保管期間ファイル６
１、ノンアクセス期間ファイル６２が管理されている。
これに対し、記憶装置選択部３１では、適宜な時（上記
と同様に１日に１回の所定時刻等）に図１２、図１３の
フローチャートのプログラムにより、登録されているフ
ァイルの適正な記憶装置への登録状態が続いているのか
の確認及び、不適正な記憶装置への登録状態検出の場合
の記憶装置の再選択並びに登録のし直しが実行される。

【００２１】図１２のフローチャートは、登録に係るフ
ァイルの実際の保管経過期間に対して、適切な記憶装置
となっているかの確認及び、再選択並びに登録のし直し
の動作が示されている。当該確認のタイミングとなる
と、保管期間ファイル６１の先頭に登録されているファ
イル名から順に、保管経過期間が読み出され（１０
２）、この期間に対応する最適記憶装置の識別情報を第
２選択表６４により求め（１０３）、現在の登録に係る
記憶装置の識別情報を保管期間ファイル６１より読み出
し、最適記憶装置と現在記憶されている記憶装置とが一
致するかを検出する（１０４）。ここで、一致する場合
には、確認の残りファイルがないかを検出し（１０
１）、残りがあると上記と同様にして更に処理が続けら
れる。また、ステップ１０４において、最適記憶装置と
現在記憶されている記憶装置とが一致していないことを
検出すると、該当ファイルを読み出し図示せぬバッファ
へこれを記憶する（１０５）。上記で新たに選択された
記憶装置へ格納する際にデータ変換が必要か否かを、上
記で新たに選択された記憶装置の属性情報及び保管期間
ファイルの現記憶装置の属性情報により調べ、変換を行
う必要があるときには変換を行って（１０６）、上記で
新たに選択されている記憶装置へファイルを保管し直
し、図２の保管期間ファイル６１の必要情報を書き直し
て（１０７）ステップ１０１へ戻る。すなわち、図２の
保管期間ファイル６１にはデータの属性に変更があった
場合には当該属性情報が書き込まれると共に、新たに選
択された記憶装置及び記憶したアドレス等が書き込まれ
る。上記の動作の繰り返しにより、全てのファイルに関
し処理が実行されると終了となる。斯して、保管経過期
間に基づき、最適記憶装置と現在記憶されている記憶装
置とが一致していないことを検出すると、自動的に最適
記憶装置へのファイルの移し換えがなされ、常に最適な
記憶装置環境によりファイルの保管が図られる。

【００２２】図１３のフローチャートは、登録に係るフ
ァイルのノンアクセス経過期間に対して、適切な記憶装
置となっているかの確認及び、再選択並びに登録のし直
し、が示されている。当該確認のタイミングとなると、
ノンアクセス期間ファイル６２の先頭に登録されている
ファイル名から順に、ノンアクセス経過期間が読み出さ
れ（１１２）、この期間に対応する最適記憶装置の識別
情報を第３選択表６５により求め（１１３）、現在の登
録に係る記憶装置の識別情報を保管期間ファイル６１よ
り読み出し、最適記憶装置と現在記憶されている記憶装
置とが一致するかを検出する（１１４）。ここで、一致
する場合には、確認の残りファイルがないかを検出し
（１１１）、残りがあると上記と同様にして更に処理が
続けられる。また、ステップ１１４において、最適記憶
装置と現在記憶されている記憶装置とが一致していない
ことを検出すると、該当ファイルを読み出し図示せぬバ
ッファへこれを記憶する（１１５）。上記で新たに選択
された記憶装置へ格納する際にデータ変換が必要か否か
を、上記で新たに選択された記憶装置の属性情報及び保
管期間ファイルの現記憶装置の属性情報により調べ、変
換を行う必要があるときには変換を行って（１１６）、
上記で新たに選択されている記憶装置へファイルを保管
し直し、図２の保管期間ファイル６１の必要情報を書き
直してして（１１７）ステップ２０１へ戻る。すなわ
ち、図２の保管期間ファイル６１にはデータの属性に変
更があった場合には当該属性情報が書き込まれると共
に、新たに選択された記憶装置及び記憶したアドレス等
が書き込まれる。上記の動作の繰り返しにより、全ての
ファイルに関し処理が実行されると終了となる。斯し
て、ノンアクセス経過期間に基づき、最適記憶装置と現
在記憶されている記憶装置とが一致していないことを検
出すると、自動的に最適記憶装置へのファイルの移し換
えがなされ、常に最適な記憶装置環境によりファイルの
保管が図られる。

【００２３】なお、上記の実施例においては、実際の保
管経過期間に基づき、或いはノンアクセス経過期間に基
づき、選択表を検索して検索結果と現在の記憶装置とが
一致しない場合には、記憶装置を順次に遷移させること
を示したが、他の実施例では、実際の保管経過期間に基
づき、或いはノンアクセス経過期間に基づき、選択表を
検索して検索結果と現在の記憶装置とが一致しない場合
であっても、初期の登録時に入力される保管予定期間情
報を参照して、これを越える保管が行われているファイ
ルについて、実際の保管経過期間に基づき、記憶装置を
順次に遷移させる。この様にすることにより、ファイル
が意図せぬ記憶装置に移動されて保管されるという不具
合を防止できる。更に、他の実施例では、実際の保管経
過期間に基づき、或いはノンアクセス経過期間に基づ
き、選択表を検索して検索結果と現在の記憶装置とが一
致しない場合には、初期の登録時に入力される保管予定
期間情報を参照して、上記選択表の情報に変更を加えた
他の選択表を用意し、これを検索するようにする。

【００２４】

【発明の効果】以上説明したように第１の発明によれ
ば、ファイルの登録の際に入力された保管予定期間情報
に応じて記憶に最適な記憶装置の識別情報が求められ、
当該ファイルが当該最適な記憶装置へ格納されるので、
人手によらず、選択の誤りなく、適切な記憶装置へファ
イルが登録され、極めて便利である。

【００２５】さらに第２の発明によれば、ファイルの実
際の保管経過期間に基づき、現在記憶されている記憶装
置が最適でないことを検出すると、自動的に最適記憶装
置へのファイルの移し換えがなされ、常に最適な記憶装
置環境によりファイルの保管が図られる。つまり、人手
による移し換え作業の必要がなく、しかも移し換えを忘
れることによるファイルの消失を防止できる効果があ
る。

【００２６】さらに第３の発明によれば、ノンアクセス
経過期間に基づき、現在記憶されている記憶装置とが最
適でないことを検出すると、自動的に最適記憶装置への
ファイルの移し換えがなされ、常に最適な記憶装置環境
によりファイルの保管が図られる。つまり、アクセスが
頻繁になるとよりアクセスの高速な記憶装置への移し換
えが自動的になされ、ファイルの効率的運用を可能に
し、かつ、電子ファイリング装置の記憶装置の効率的配
置を可能とする。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例に係る電子ファイリング装置の
構成図。

【図２】本発明の実施例に係る電子ファイリング装置で
用いられる保管期間ファイルのメモリマップを示す図。

【図３】本発明の実施例に係る電子ファイリング装置で
用いられるノンアクセス期間ファイルのメモリマップを
示す図。

【図４】本発明の実施例に係る電子ファイリング装置
で、登録の初期時に用いられる第１選択表のメモリマッ
プを示す図。

【図５】本発明の実施例に係る電子ファイリング装置
で、登録後の実際保管期間対応に記憶装置を変換するた
めに用いられる第２選択表のメモリマップを示す図。

【図６】本発明の実施例に係る電子ファイリング装置
で、登録後のノンアクセス期間対応に記憶装置を変換す
るために用いられる第３選択表のメモリマップを示す
図。

【図７】本発明の実施例に係る電子ファイリング装置
の、登録の初期時の動作を示すフローチャート。

【図８】保管予定期間の設定画面の表示例を示す図。

【図９】本発明の実施例に係る電子ファイリング装置
の、登録の初期時の動作を示すフローチャート。

【図１０】本発明の実施例に係る電子ファイリング装置
で用いられる保管期間ファイルの更新動作を示すフロー
チャート。

【図１１】本発明の実施例に係る電子ファイリング装置
で用いられるノンアクセス期間ファイルの更新動作を示
すフローチャート。

【図１２】本発明の実施例に係る電子ファイリング装置
で、登録後の実際保管期間対応に記憶装置を変換する時
の動作を示すフローチャート。

【図１３】本発明の実施例に係る電子ファイリング装置
で、登録後のノンアクセス期間対応に記憶装置を変換す
る時の動作を示すフローチャート。

【符号の説明】

１ 入力装置 ２ 出力装置 ３ 電子ファイリング装置本体 ４ 記憶装置
群 ５ 補助入出力装置 ３０ システ
ム制御部 ３１ 記憶装置選択部 ３２ データ
変換部 ３３ ファイル登録／払出部 ３４ 参照情
報管理部 ４１〜４ｎ 記憶装置 ６０ メモリ
部 ６１ 保管期間ファイル ６２ ノンア
クセス期間ファイル ６３ 第１選択表 ６４ 第２選
択表 ６５ 第３選択表

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ファイルが格納される複数の記憶装置
   と、 格納されるファイルの保管予定期間情報に対応して格納
   すべき記憶装置の識別情報が記憶された第１の選択表記
   憶手段と、 ファイルの記憶に際し、当該ファイルの保管予定期間情
   報を入力するための入力手段と、 この入力手段より保管予定期間情報が入力されると、前
   記第１の選択表記憶手段を参照して当該保管予定期間情
   報に対応する記憶装置の識別情報を求め、当該ファイル
   を格納する記憶装置を選択する記憶装置選択手段と、 この記憶装置選択手段により選択された記憶装置へファ
   イルを登録するファイル登録手段とを具備することを特
   徴とする電子ファイリング装置。
2. 【請求項２】 ファイルが格納される複数の記憶装置
   と、 格納されているファイルの保管経過期間情報に対応して
   格納すべき記憶装置の識別情報が記憶された第２の選択
   表記憶手段と、 前記記憶装置に記憶されているファイル毎の保管経過期
   間情報を記憶するための保管期間記憶手段と、 この保管期間記憶手段に記憶されているファイル毎の保
   管経過期間情報を所要時に更新する保管経過期間情報更
   新手段と、 前記保管期間記憶手段に記憶されているファイル毎の保
   管経過期間情報に応じて前記第２の選択表記憶手段に記
   憶されている対応の記憶装置の識別情報を求め、当該フ
   ァイルを格納する記憶装置を選択する記憶装置選択手段
   と、 この記憶装置選択手段により選択された記憶装置と当該
   ファイルが現在格納されている記憶装置とが不一致の場
   合に、前記記憶装置選択手段により選択された新たな記
   憶装置へファイルを登録し直すファイル登録手段とを具
   備することを特徴とする電子ファイリング装置。
3. 【請求項３】 ファイルが格納される複数の記憶装置
   と、 格納されているファイルがアクセスされないノンアクセ
   ス経過期間の情報に対応して格納すべき記憶装置の識別
   情報が記憶された第３の選択表記憶手段と、 前記記憶装置に記憶されているファイル毎のノンアクセ
   ス経過期間の情報を記憶するためのノンアクセス期間記
   憶手段と、 このノンアクセス期間記憶手段に記憶されているファイ
   ル毎のノンアクセス経過期間の情報を所要時に更新する
   ノンアクセス経過期間情報更新手段と、 前記ノンアクセス経過期間記憶手段に記憶されているフ
   ァイル毎のノンアクセス経過期間の情報に応じて前記第
   ３の選択表記憶手段に記憶されている対応の記憶装置の
   識別情報を求め、当該ファイルを格納する記憶装置を選
   択する記憶装置選択手段と、 この記憶装置選択手段により選択された記憶装置と当該
   ファイルが現在格納されている記憶装置とが不一致の場
   合に、前記記憶装置選択手段により選択された新たな記
   憶装置へファイルを登録し直すファイル登録手段とを具
   備することを特徴とする電子ファイリング装置。