JPH06309321A - 登録用文書名設定方法及び装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】本発明は、文書登録時の文書名入力を容易にす
る操作方法、及び統一した文書名の入力を容易にするよ
うな操作方法を提供することである。 【構成】あらかじめ文書名を設定し、その設定された文
書名から入力可能エリアを調べ、その情報を記憶するフ
ォーマット文書名設定手段と、文書登録時、フォーマッ
ト文書名設定手段により記憶された情報を読みだして、
設定されたフォーマット文書名を文書名入力エリアに表
示し、さらに入力可能部分しかカーソルを移動できない
ように制御して入力する文字数を減らす手段を設けるこ
とにより達成される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、作成した文書を記憶装
置に登録する際に行う文書名入力時の操作方法に関する
ものである。

【０００２】

【従来の技術】ワードプロセッサ等で、文書を作成し、
その文書を記憶装置に保存する場合、保存した文書を識
別するために文書名をつけて保存する。その文書名を付
けるために文書作成後、文書登録の指示を行うと文書名
を入力する画面に切り替わり、作成者に文書名を入力さ
せる。その際、従来は、新たに文書を作成した場合は、
文書名入力欄に何も表示せず、作成者に任意の文書名を
入力させ、また一度保存した文書を更新した場合は、文
書名入力欄に更新した文書の文書名が表示され、作成者
がその文書名を修正できるようになっている。

【０００３】また、特願昭63−89094 号のように文書を
保存する際の文書名を文字の強調機能によって修飾され
た文字列を取り出し、その文字列を文書名として記憶装
置に保存するというものもあった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】見積書のように文書の
フォーマットが決まっていて文書の内容が異なるような
文書を同じ記憶装置に保存しておく場合、文書の名称を
統一することにより同じフォーマットの文書であるとし
て管理することがよくあるが、上記従来技術では、文書
名入力画面で任意の文書名が入力でき、また文書内の任
意の文字列を文字強調機能により修飾できるため、作成
者が作成した文書を任意の名称で保存できてしまい、統
一した文書名にすることは困難であった。また、作成者
が統一した文書名を入力しようとするには、常に統一し
た名称を記憶するなり、調査するなりした後文書名を入
力するということを行わなければならず、非常に作成者
に負担が係っていた。

【０００５】本発明は、同じフォーマットの文書に対し
て統一した文書名を付ける際、統一したい文書名の統一
部分と修正部分とを指定するフォーマット文書名設定手
段を設け、そのフォーマット文書名設定手段により文書
名を登録しておくと、文書作成後の文書名入力画面でフ
ォーマット文書名設定手段により登録した文書名が表示
され、修正可能部分しか作成者は入力できないようにす
ることにより、文書名を統一できるようにしたものであ
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的は、文字や記号
等を入力装置によって入力し、この入力装置によって入
力された文字や記号等を記憶装置に記憶し、入力装置か
ら入力された文字や記号あるいは記憶装置に記憶された
文字や記号等を読みだし表示装置に表示すると共に文書
作成編集処理部で文書の作成，校正などの編集を行い、
文書作成編集処理部で作成した文書に文書名を付けて記
憶装置に登録記憶させる登録用文書名設定方法におい
て、文書作成編集処理部で作成した文書に文書名を付け
て登録する場合に、文書名を入力する表示画面の文書名
入力表示エリアに予め設定してある文書名を表示すると
共に、設定してある文書名以外の表示領域に前記文書名
に関連する文書名情報を入力可能とし、前者の予め設定
してある文書名と後者の文書名情報を組合せた文書名を
新たな文書名として記憶装置に登録記憶させる登録用文
書名設定方法によって達成される。

【０００７】又、前記目的は、文字や記号等を入力する
入力装置、この入力装置によって入力された文字や記号
等を記憶する記憶装置、入力装置から入力された文字や
記号あるいは記憶装置に記憶された文字や記号等を読み
だし表示装置に表示すると共に文書の作成，校正などの
編集を行う文書作成編集処理部、文書作成編集処理部で
作成した文書に文書名を付けて記憶装置に登録記憶させ
る登録用文書名設定装置において、文書作成編集処理部
で作成した文書に文書名を付けて登録する場合に、文書
名を入力する表示画面の文書名入力表示エリアに予め設
定してある文書名を表示する手段と、設定してある文書
名以外の表示領域に前記文書名に関連する文書名情報を
入力可能とする手段と、前者の予め設定してある文書名
と後者の文書名情報を組合せた文書名を新たな文書名と
して記憶装置に登録記憶させる登録用文書名設定装置に
よっても達成される。

【０００８】更に、後者の装置の具体的なものとして
は、ユーザの要求情報を入力するための入力装置、文書
などのファイルを格納するための記憶装置、入力装置か
ら入力された情報を入力を要求している処理部へ渡す入
力処理部、文書の作成，校正などの編集を行う文書作成
編集処理部、前記記憶装置に文書を登録したり、前記記
憶装置から文書を読みだしたり、保存されている文書の
名称，備考等の文書情報を取得するなどの操作を行うフ
ァイル管理部、前記記憶装置に保存されている文書の文
書名一覧表を表示し、更新する文書をユーザに選択さ
せ、選択された文書を読みだして文書編集が行える状態
にする文書更新処理部、文書編集後、編集した文書を保
存する際、文書名入力画面を表示し、文書名入力に対す
る処理を行い、入力された文書名で前記記憶装置に編集
した文書を登録する文書登録処理部とからなる制御装置
と、文書名一覧表や編集，処理結果などを表示するため
の表示装置とからなる文書作成装置において、文書登録
時の文書名入力エリアに表示する文書名、及びその文書
名入力エリア内において、入力可能部分，入力不可能部
分を設定するフォーマット文書名設定手段を設け、さら
に前記フォーマット文書名設定手段により設定されたフ
ォーマット情報を前記記憶装置に登録する登録手段を設
けたフォーマット文書名設定処理部を前記全体制御装置
に付加し、また文書登録時の文書名入力画面を表示し、
文書名入力エリアに前記フォーマット文書名設定処理部
により前記記憶装置にフォーマット情報が登録されてい
た場合は、フォーマット情報を読みだして文書名入力エ
リアに表示し、さらにその文書名入力エリア内の入力可
能部分しかカーソルが移動しないように制御することに
より入力可能部分にしか文字入力もできない処理を前記
文書登録処理部に付加することにより達成される。

【０００９】

【作用】フォーマット文書名として一度設定しておけ
ば、文書登録の際、設定した文書名が表示され、またカ
ーソルも入力必要な個所しか動かないため、最低必要な
情報を入力するだけで、文書名が入力できるので操作性
が向上する。さらに文書名を統一する際、統一した文書
名を使用者が記憶に留めておく必要がないため、文書名
入力の際、ユーザの負担が軽減される。

【００１０】また、フォーマット文書名を設定すると共
に入力エリアに対してもシステム情報をセットするよう
にしておくと、文書を登録する際の文書名の入力が不要
になり、操作性が向上する。更に、システム情報として
日付を指定すれば、文書を作成した日付が文書名に付け
られるし、ユーザＩＤを指定すれば、作成者を明確にで
きる。報告連番を選ぶと、システムが自動的に記憶装置
に保存されている同じ文書名で次の番号を付加してくれ
るので、ユーザが次の番号を覚えておく必要がないし、
また番号の抜け等も発生しない。

【００１１】

【実施例】以下、本発明の一実施例を図１により説明す
る。図１は、本発明の一実施例を示す文書作成装置の概
略構成図である。図において、キーボード等の文字，コ
マンド等を入力する入力装置１は、入力された文字，コ
マンドのコードを入力解析部２へ渡す。

【００１２】制御装置１１は、入力解析部２，全体制御
部１２，文書作成編集処理部３，フォーマット文書名設
定処理部４，文書更新処理部５，文書登録処理部６，表
示制御部７，ファイル管理部９などから構成され、全体
を制御する機能も備えたものである。入力解析部２は、
入力装置１からコードを受け取り、文書作成編集処理部
３，フォーマット文書名設定処理部４，文書更新処理部
５，文書登録処理部６，文字列入力処理部１３，全体制
御部１２から要求されているコードか否かをチェック
し、要求されているコードのみを各処理部へ渡す。

【００１３】全体制御部１２は、制御装置１１内にある
各処理部の全体的な制御を行い、例えば、表示制御部７
により表示装置８の表示画面に、図１０に示すような作
業メニューを表示し、「文書新規作成」メニューが選択
された場合は、文書作成編集処理部３に制御を渡すこと
により文書の新規作成処理を行い、「文書更新」メニュ
ーが選択された場合は、文書更新処理部５に制御を渡す
ことにより文書の更新処理を行い、「フォーマット文書
名設定」メニューが選択された場合は、フォーマット文
書名設定処理部４へ制御を渡すことによりフォーマット
文書名の入力処理を行う。

【００１４】文書作成編集処理部３は、制御が渡される
と、通常のワードプロセッサにおける文書の作成，編集
に対する処理を行い、文書の編集が終了すると制御を全
体制御部１２へ戻す。

【００１５】文書更新処理部５は、記憶装置１０に登録
されている文書の文書名一覧表を表示し、更新したい文
書の選択処理を行い、更新する文書が選択されると、そ
の文書データを記憶装置１０から読みだし、全体制御部
１２へ更新が指示された旨の通知をして制御を全体制御
部１２へ渡す。全体制御部１２は、文書作成編集処理部
３へ更新が指示された旨の通知と共に制御を文書作成編
集制御部３へ渡す。文書作成編集処理部３は、読みださ
れた文書データに対して編集処理を行う。

【００１６】フォーマット文書名設定処理部４は、後で
詳述するが、まず図５に示すようなフォーマット文書名
設定画面を表示し、文書登録時に予め表示する文書名，
備考データの入力に対する処理を行い、入力完了後、入
力された文書名，備考のデータをフォーマット文書名デ
ータファイルとして記憶装置１０に格納する。文書登録
処理部６は、後で詳述するが、文書作成編集処理部３で
文書登録の指示を受け付けると起動され、まず図１１に
示すような文書名入力画面を表示し、記憶装置１０にフ
ォーマット文書名データファイルが登録されているかど
うかチェックし、登録されている場合は、記憶装置１０
からフォーマット文書名データを読みだし、図１２に示
すように読みだしたデータを文書名，備考入力エリアに
表示し、文書名入力エリアに表示された文書名の中の最
初の空白位置にカーソルを表示し、カーソルは、文書
名，備考入力エリアの空白文字であるところだけしか移
動しないように制御することにより、文字の入力も空白
文字の所しかできないようにする。文字が入力され、
「実行」キーが入力されると、文書名入力エリアに入力
された文書名で編集した文書を記憶装置１０に登録し、
制御を文書作成編集処理部３へ渡す。文書作成編集処理
部３は、文書登録処理部６から制御が戻されると編集し
た文書を更新し、制御を全体制御部１２へ渡す。

【００１７】文字列入力処理部１３は、文書登録処理部
６から制御が渡されると、文書登録処理部６から指定さ
れた入力エリアで文字列入力可能状態とする。その際、
初期状態として文書登録処理部６から渡された文字列を
既入力文字列として表示する。例えば、図１２に示すよ
うな状態の時に、ユーザが「000012」と文字を入力する
と、図１３に示すように入力された文字を表示し、さら
にカーソルを移動する指示になるキーなど文字入力以外
のキーの入力が行われると、その項目に対する文字入力
は完了したと判断し、入力された文字列、文字入力があ
ったか否かの通知、文字列入力処理を抜けるきっかけと
なった入力キーのコードと共に制御を文書登録処理部６
へ戻す。文書登録処理部６では、文字列入力処理部１３
から返された入力キーに対する処理を行う。また、フォ
ーマット文書名設定処理部４からも制御が渡され、同様
の処理を行う。

【００１８】ファイル管理部９は、記憶装置１０に格納
されている文書の管理を行っており、文書の登録，文書
の削除、及び探索などの機能をサポートしており、文書
登録処理部６，文書更新処理部５，フォーマット文書名
設定処理部４は、このファイル管理部９に指示を与える
ことにより記憶装置１０内の文書に対して処理を行う。

【００１９】表示制御部７は、文書作成編集処理部３，
文書更新処理部５，文書登録処理部６，フォーマット文
書名設定処理部４，文字列入力処理部１３，全体制御部
１２から渡された表示用データからドットパターンデー
タに展開し、表示装置８に表示する。

【００２０】次に、フォーマット文書名設定処理部４の
処理内容を図２の処理フローを用いて詳述する。

【００２１】ユーザがフォーマット文書名，備考を設定
するために、図１０の作業メニューから「フォーマット
文書名設定」を選択すると、全体制御部１２は、フォー
マット文書名設定処理部４へ制御を渡す。フォーマット
文書名設定処理部４では、図１５に示すようなフォーマ
ット文書名設定画面を表示し、カーソルを文書名入力エ
リアの先頭に表示する（ステップ２０１）。文書名入力
エリアの表示位置と入力可能な文字数とをパラメータ情
報として文字列入力処理部１３へ制御を渡す。文字列入
力処理部１３では、後で詳述するが、文字入力処理を行
い、文字列入力に関するキー以外のキーが入力される
と、文字列入力があったか否かという情報、文字列入力
があった場合は、その入力された文字列、及び文字列入
力処理を抜けるきっかけとなった入力キーのコードが返
されると共に制御がフォーマット文書名設定処理部４に
戻される（ステップ２０２）。文字列入力処理が終了
し、制御がフォーマット文書名設定処理部４へ戻される
と、文字列入力があったか否かをチェックし（ステップ
２０３）、入力があれば、その文字列をフォーマット文
書名データ管理テーブル７０２にセットし（ステップ２
０４）、それから文字列入力処理を抜けるきっかけとな
った入力キーの判定を行う（ステップ２０５）。入力キ
ーが上カーソル移動キーであった場合、現在のカーソル
位置をチェックし（ステップ２０６）、カーソル位置が
文書名入力エリアであれば、異常音を出力し（ステップ
２０８）、備考入力エリアの場合は、文書名入力エリア
の先頭位置にカーソルを移動し（ステップ２０７）、入
力キーが下カーソル移動キーであった場合、現在のカー
ソル位置をチェックし（ステップ２０９）、カーソル位
置が備考入力エリアであれば、異常音を出力し（ステッ
プ２０８）、文書名入力エリアの場合は、備考入力エリ
アの先頭位置にカーソルを移動し（ステップ２１０）、
左右カーソル移動キーであった場合は、異常音を出力し
（ステップ２０８）、入力キーが「取消」キーであった
場合は、フォーマット文書名設定画面を消去し（ステッ
プ２１３）、制御を全体制御部１２へ戻し、入力キーが
「実行」キーであった場合は、後で詳述するが、入力さ
れた文書名，備考文字列から空白文字、またはヌル文字
のある文字列を求め、図７に示すようなフォーマットデ
ータテーブルを作成し（ステップ２１１）、作成したフ
ォーマットデータテーブルを記憶装置１０に登録し（ス
テップ２１２）、フォーマット文書名設定画面を消去し
（ステップ２１３）、制御を全体制御部１２へ戻す。

【００２２】ここで、フォーマットデータテーブル作成
処理について、図４の処理フローを用いて説明する。デ
ータカウンタ、及び空白文字フラグに０をセットし、サ
ーチカウンタに１をセットする（ステップ４０１）。フ
ォーマット文書名データ管理テーブルのサーチカウンタ
番目の文字をチェックし（ステップ４０３）、その文字
が空白文字、またはヌル文字であるならば、空白文字フ
ラグを調べ（ステップ４０４）、空白文字フラグの値が
０ならば、フォーマットデータテーブルのカウンタ値が
示す位置に対する文書名／備考項目に０を、開始位置項
目に調べた文字があった位置をセットし（ステップ４０
５）、空白文字カウンタに１をセットし（ステップ４０
６）、空白文字フラグに１をセットし（ステップ４０
７）、サーチカウンタの値を１増やし（ステップ４１
３）、空白文字フラグの値が１ならば、空白文字数カウ
ンタの値を１増やし（ステップ４０８）、サーチカウン
タの値を１増やす（ステップ４１３）。文字が空白文
字，ヌル文字以外ならば、空白文字フラグの値を調べ
（ステップ４０９）、その値が１ならば、フォーマット
データテーブルのデータカウンタ値が示す位置に対する
文字数項目に空白文字数カウンタの値をセットし（ステ
ップ４１０）、空白文字フラグに０をセットし（ステッ
プ４１１）、データカウンタの値を１増やし（ステップ
４１２）、サーチカウンタの値を１増やし（ステップ４
１３）、空白文字フラグの値が１でなければ、サーチカ
ウンタの値を１増やす(ステップ４１３)。この処理を文
書名入力可能文字数分繰り返す(ステップ４０２)。入力
可能文字数分繰り返した後、空白文字フラグが１である
ならば、空白文字カウンタの値をフォーマットデータテ
ーブルのデータカウンタ値が示す位置に対する文字数項
目にセットし（ステップ４１５）、データカウンタの値
を１増やす（ステップ４１６）。同様に、フォーマット
備考データ管理テーブルの文字列に対しても行うことに
より、フォーマットデータテーブルを作成できる。

【００２３】ここで、図３の処理フローを用いて、文字
列入力処理部１３の処理について詳述する。文字列入力
処理部１３は、カーソル位置とそのカーソルがある項目
の文字列情報と共に文書登録処理部６、またはフォーマ
ット文書名設定処理部４より制御が渡されると、まず、
文字列入力有無フラグに０をセットし(ステップ301)、
入力待ちとなる。そして、キーが入力されると、その入
力されたキーを判定する（ステップ３０２）。入力キー
がユーザの文字列入力用の文字キーであった場合は、カ
ーソル位置に入力された文字キーを表示し（ステップ３
０３）、カーソルを右へ１文字分移動し（ステップ３０
４）、文字列有無フラグに１をセットする（ステップ３
０５）。左カーソル移動キーであった場合は、カーソル
位置が文字入力エリアの左端であるかチェックし（ステ
ップ３０６）、左端でなければ、左へカーソルを１文字
分移動し（ステップ３０７）、右カーソル移動キーであ
った場合は、カーソル位置が文字入力エリア内にある文
字列の右端にあるかチェックし（ステップ３０８）、右
端でなければ、右へ１文字分カーソルを移動する（ステ
ップ３０９）。左カーソル移動キーで文字入力エリア内
の左端にある場合、右カーソル移動キーでカーソルが文
字入力エリア内の文字列の右端にある場合（ステップ３
１１）、及び文字キー，左右カーソル移動キー以外のキ
ーが入力された場合（ステップ３１０）は、文字列有無
フラグの情報と入力されたキーコードを文書登録処理部
６、またはフォーマット文書名設定処理部４へ返し（ス
テップ３１２）、さらに文字列有無フラグが１であるか
チェックし(ステップ３１３)、文字列有無フラグの値が
１の場合は、文字入力エリアに入力された文字列を文書
登録処理部６、またはフォーマット文書名設定処理部４
へ返す（ステップ314)と共に制御を文書登録処理部６、
またはフォーマット文書名設定処理部４へ渡す。

【００２４】次に、文書登録処理部６の処理内容を図８
の処理フローを用いて詳述する。文書登録処理部６は、
ユーザが文書の編集を終了し、文書登録の指示をすると
文書作成編集処理部３より起動され、まず図１１に示す
ような文書登録画面を表示し（ステップ８０１）、記憶
装置１０にフォーマット文書名データファイルが登録さ
れているかどうかチェックし（ステップ８０２）、登録
されていなければ、編集中の文書が更新した文書である
か、新規に作成した文書であるかを文書の管理情報を調
べることにより判定し（ステップ８０５）、新規に作成
した文書の場合は、入力文書名テーブル，入力備考テー
ブルにヌルデータをセットし（ステップ８０６）、更新
した文書の場合は、更新時の文書名，備考データを入力
文書名テーブル，入力備考テーブルにそれぞれセットし
(ステップ８０７)、さらに文書名，備考が全文字入力可
能となるように入力エリア管理テーブルのデータを図１
６に示すようにセットする（ステップ８０８）。記憶装
置１０にフォーマット文書名データファイルが登録され
ている場合は、そのデータファイルからデータを読みだ
し、入力文書名テーブル，入力備考テーブル，入力エリ
ア管理テーブルに読みだしたデータをセットする（ステ
ップ８０３）。その後、入力文書名テーブル，入力備考
テーブルのデータを参照して、そのデータをそれぞれ文
書名設定画面の文書名，備考の入力エリアに表示し（ス
テップ８０４）、入力エリア管理テーブルのインデック
ス値０に対する開始位置項目の位置にカーソルを表示し
（ステップ８０９）、入力エリア管理テーブルのインデ
ックス値０の位置の開始位置，文字数、その位置に表示
されている表示データを情報として文字列入力処理部１
３へ制御を渡す。文字列入力処理部１３では、前述した
ように、文字入力処理を行い、文字列入力に関するキー
以外のキーが入力されると、文字列入力があったか否か
という情報、文字列入力があった場合は、その入力され
た文字列、及び文字列入力処理を抜けるきっかけとなっ
た入力キーのコードが返されると共に制御が文書登録処
理部６に戻される（ステップ８１０）。文字列入力処理
が終了し、制御が文書登録処理部６へ戻されると、文字
列入力があったか否かをチェックし（ステップ８１
１）、入力があれば、入力文書名テーブル、または入力
備考テーブル内の入力エリア管理テーブルの現在のイン
デックス値が指しているエリアに入力された文字列をセ
ットし（ステップ８１２）、それから文字列入力処理を
抜けるきっかけとなった入力キーの判定を行う（ステッ
プ８１３）。入力キーがカーソル移動キーであれば、後
で詳述するが、カーソル移動処理を行い（ステップ８１
４）、入力キーが「取消」キーであった場合は、文書登
録画面を消去し（ステップ８１６）、制御を文書作成編
集処理部３へ戻し、入力キーが「実行」キーであった場
合は、入力文書名テーブル，入力備考テーブルにセット
されている文書名，備考で編集した文書を記憶装置１０
に登録し（ステップ８１５）、文書名入力画面を消去し
（ステップ８１６）、制御を文書作成編集処理部３へ戻
す。

【００２５】さらに、文書登録処理部６のカーソル移動
処理について、図９の処理フローを用いて詳述する。文
字列入力が終了し、その際の入力キーが上カーソル移動
キーであった場合、現在のカーソル位置が文書名入力エ
リアかチェックし（ステップ９０１）、文書名入力エリ
アであれば、異常音を出力し（ステップ９０２）、備考
入力エリアの場合は、文書名入力エリアの入力エリア管
理テーブルの文書／備考項目の値が０である項目の最小
インデックス値の開始位置に対する位置にカーソルを移
動し（ステップ９０３）、入力キーが下カーソル移動キ
ーであった場合、現在のカーソル位置が備考入力エリア
であるかチェックし（ステップ９０４）、備考入力エリ
アであれば、異常音を出力し（ステップ９０２）、文書
名入力エリアの場合は、備考入力エリアの入力エリア管
理テーブルの文書／備考項目の値が１である項目の最小
インデックス値の開始位置に対する位置にカーソルを移
動し（ステップ９０５）、左カーソル移動キーであった
場合は、入力エリア管理テーブルの現在カーソルがある
位置のインデックス値が０であるかチェックし（ステッ
プ９０６）、０でなければ、１つ小さいインデックスが
指す開始位置に移動し(ステップ９０８)、インデックス
値が０であるならば、入力エリア管理テーブルの最大値
のインデックスが指す開始位置にカーソルを移動し(ス
テップ９０７)、右カーソル移動キーであった場合は、
フォーマット文書名管理テーブルの現在カーソルがある
位置のインデックス値がインデックスの最大値であるか
チェックし（ステップ９０９）、最大値でなければ、１
つ大きいインデックスが指す開始位置に移動し（ステッ
プ９１１）、インデックス値が最大値であるならば、フ
ォーマット文書名管理テーブルのインデックス値が０に
対する開始位置にカーソルを移動する（ステップ９１
０）。

【００２６】次に、ユーザの操作方法について説明す
る。

【００２７】まず、ユーザは作業メニューから「フォー
マット文書名設定」を選択すると、図１５に示すフォー
マット文書名設定画面が表示され、図５のように文書
名，備考を入力すると、図７に示すようなフォーマット
データテーブルが作成され、フォーマット文書名が設定
できる。その後、作業メニューより「文書新規作成」ま
たは「文書更新」を選択し、文書を新たに作成したり、
記憶装置１０に登録してある文書を更新した後、文書登
録を指示すると、既にフォーマット文書名が設定されて
いるため、図１２に示すような文書名入力画面が表示さ
れ、図１４のように文書，備考入力エリアの空白部分に
必要な情報を入力し、「実行」キーをおすと、文書名
「報告書000012番」、備考「Ｈ○○年××月△△日作
成」で登録される。

【００２８】以上述べたように、フォーマット文書名を
一度設定しておくと、文書登録時にあらかじめ決まった
文書名が表示され、カーソルが入力を必要とする個所し
か動かないため、入力する文字が少なくてすみ、さらに
文書名の統一化が行えるので、同じフォーマットの文書
を同じ形式の文書名で統一することが可能であり、その
結果、記憶装置１０に登録された文書の管理が容易にな
る。また、統一した文書名を記憶しておく必要がないた
め、文書名入力時のユーザの負担を軽減できる。

【００２９】また、フォーマット文書名設定処理部４を
設けず、文書を編集している際にフォーマット文書名を
定型句登録しておき、文書登録時、文書名、または備考
を入力する際、最初に定型句入力されると、入力された
定型句からフォーマットデータテーブルを作成する処理
を文書登録処理部６のカーソル表示処理（ステップ８０
９）の後に追加することにより、定型句によりフォーマ
ット文書名を入力できるようにすることも考えられるさ
らに、メニューをアイコン等で表示し、そのアイコン内
に記憶装置１０に登録してある文書を割付け、割り付け
たアイコンを指定すると、そのアイコンに対応した記憶
装置１０内の文書の更新が行えるユーザ定義文書機能を
持つ文書作成装置において、前記フォーマット文書名設
定画面でフォーマット文書名を設定する代わりに、ユー
ザ定義文書機能でアイコンに割り付ける文書の文書名，
備考をフォーマット文書設定と同様入力可能部分を空白
とした文書名，備考としておき、文書登録処理でフォー
マット文書名データファイルが登録されているかチェッ
クする代わりに文書の管理情報を調べてアイコンに割り
付けられた文書を更新した文書であるかどうかをチェッ
クし、アイコンに割り付けられた文書である場合は、そ
の文書の文書名，備考からフォーマットデータテーブル
を作成することにより前述した内容と同じ効果を得られ
る方式が考えられる。さらには、アイコンに割り付けら
れた文書の文書名の先頭からの一定の文字数をフォーマ
ット文書名とし、文書名入力エリアの残りの部分を入力
可能エリアとするという方式も考えられる。

【００３０】また、前記フォーマット文書名設定処理に
おいて、フォーマットデータを複数個記憶装置に登録可
能とし、さらに文書登録処理のステップ８０２におい
て、記憶装置１０に複数のフォーマットデータが登録さ
れていた場合、登録されているフォーマットデータを図
６のようなフォーマット文書名一覧表で表示し、ユーザ
がフォーマット文書名の番号入力するなどしてフォーマ
ット文書名を指定すると、その指定されたフォーマット
文書名に対するデータを読みだし、入力文書名テーブル
等の各テーブルに読みだしたデータを設定するような処
理を追加する。これにより、フォーマットが決まった文
書を複数作成し、それぞれのフォーマット文書に対して
統一した文書名を付けて管理したいユーザに対し、各フ
ォーマット文書に応じた文書名をフォーマット文書名設
定画面で設定して登録しておくと、文書登録時にフォー
マット文書名一覧が表示されるので、その一覧表の中か
ら作成した文書に応じたフォーマット文書名を選択する
だけで、文書名の入力必要項目以外の部分の入力が行え
るので、文書名の入力が容易になる。さらに、各フォー
マット文書に対し統一した文書名付ける際、統一した文
書名を記憶しておく必要がないため、文書名入力の際、
ユーザの負担が軽減される。

【００３１】また、フォーマット文書名設定処理部４で
文書名，備考の入力が終了し、「実行」キーが入力さ
れ、フォーマットデータテーブルを作成し、記憶装置１
０に登録するステップ２１１と２１２との間に、図１７
に示すように空白文字エリア（文書登録時、入力可能な
エリア）に対して、日付，ユーザＩＤ，報告連番等シス
テムが保持している情報を入力するかまたはユーザ入力
とするかを指定する入力情報設定画面を表示し、カーソ
ルを移動することにより、対象の空白文字エリアを変更
しながら、全空白文字エリアに対してユーザに指定させ
る。図７の入力エリア管理テーブルに加えた入力内容項
目欄にユーザによって指定された選択番号をセットする
処理を追加する。例えば、図１７の文書名入力エリアに
は報告連番を、備考エリアには日付を指定された場合の
入力エリア管理テーブルの例を図１８に示す。さらに、
文書登録処理部６の処理で、文書登録画面の文書名，備
考の入力エリアに文書名，備考を表示するステップ８０
４の後に入力エリア管理テーブルの入力内容項目に従
い、文書名，備考の各空白文字エリアに指定されたシス
テム情報をセットし、さらに入力エリア管理テーブルの
先頭から入力内容項目が「０」、すなわちユーザ入力指
定となっている項目のインデックスを求め、そのインデ
ックスに対する開始位置項目の位置にカーソルを表示
し、さらにカーソル移動は、入力内容項目が「０」とな
っている入力エリア間でしかカーソル移動しないように
する。もし入力内容項目が「０」となっているインデッ
クスが見つからない場合は、カーソルを表示しない。図
１８に示すフォーマットデータテーブルに対して文書登
録画面を表示した例を図１９に示す。ここで、システム
情報としての日付，ユーザＩＤは、システムの管理エリ
ア情報、またはＲＴＣから取得してセットし、報告連番
情報は、１からの番号を付加した文書を作成し、その文
書名と同じ文書名が記憶装置１０になくなるまで番号を
増加させていくことにより連番となる番号を求めてセッ
トする。

【００３２】以上のような処理を追加することにより、
フォーマット文書名の入力部分に対してシステム情報を
入力するように設定しておくと、文書登録の際、文書名
を入力する必要が無くなるので、操作性が向上する。ま
た、報告連番を指定しておくと、システムが自動的に連
続した番号を求めて記憶してくれるので、番号を記憶し
ておく必要が無くなる。また、システム情報として日付
を指定すれば、文書を作成した日付が文書名に付けられ
るし、ユーザＩＤを指定すれば、作成者を明確にでき
る。

【００３３】また、前述のユーザ定義文書機能を有する
文書作成装置において、アイコンに文書を割り付ける
際、文書名の有効文字数、及び付加するシステム情報も
指定できるようにし、指定された有効文字数，付加シス
テム情報を文書の管理情報内にセットすることにより、
アイコンを指定して文書更新を行い、その文書を登録す
る場合、文書管理情報により、文書名の先頭から指定さ
れた文字数分の文字データとシステム情報とからなる新
しい文書名を作成し、その文書名で記憶装置１０に登録
することにより前述した内容と同じ効果を得られる方式
が考えられる。また、付加したシステム情報をあらかじ
め設定せず、文書名入力の際に指定する方式も考えられ
る。

【００３４】

【発明の効果】以上述べたように本発明によれば、フォ
ーマット文書名として一度設定しておけば、文書登録の
際、設定した文書名が表示され、またカーソルも入力可
能な個所にしか動かないため、最低限必要な情報を入力
するだけで、文書名を入力することができるので操作性
が向上する。又文書名を統一するに際して、統一した文
書名をフォーマット文書名一覧表として記憶しておける
ので、文書名入力の際、ユーザの負担が軽減される。

【００３５】また、フォーマット文書名を設定すると共
に入力エリアに対してもシステム情報をセットするよう
にしておくと、文書を登録する際の文書名の入力が不要
になり、操作性が向上する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示す文書作成装置の概略構
成図。

【図２】フォーマット文書名設定処理部４の処理フロー
を示す図。

【図３】文字列入力処理部１３の処理フローを示す図。

【図４】フォーマットデータテーブル作成処理の処理フ
ローを示す図。

【図５】フォーマット設定画面においてフォーマットデ
ータを入力した画面例を示す図。

【図６】フォーマット文書名一覧表の表示例を示す図。

【図７】フォーマットデータテーブルを示す図。

【図８】文書登録処理部６の処理フローを示す図。

【図９】文書登録処理部６のカーソル移動処理の処理フ
ローを示す図。

【図１０】作業メニュー画面の表示例を示す図。

【図１１】文書登録画面の初期画面の表示例を示す図。

【図１２】文書登録画面においてフォーマット文書名を
表示した状態の表示例を示す図。

【図１３】文書登録画面において文書名を入力した状態
の例を示す図。

【図１４】文書登録画面において文書名，備考を入力し
た状態の例を示す図。

【図１５】フォーマット設定画面の初期表示例を示す
図。

【図１６】文書名，備考が全文字入力可能とした場合の
入力管理テーブルのデータ例を示す図。

【図１７】入力情報設定画面の例を示す図。

【図１８】入力内容項目を追加したフォーマットデータ
テーブルの一例を示す図。

【図１９】入力可能エリアにシステム情報を設定した場
合の、文書登録画面の初期表示例を示す図。

【符号の説明】

１…入力装置、２…入力解析部、３…文書作成編集処理
部、４…フォーマット文書名設定処理部、５…文書更新
処理部、６…文書登録処理部、７…表示制御部、８…表
示装置、９…ファイル管理部、１０…記憶装置、１１…
制御装置、１２…全体制御部、１３…文字列入力処理
部。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 小林 紳一 茨城県日立市東多賀町一丁目１番１号 株 式会社日立製作所情報映像メディア事業部 内 (72)発明者 米山 篤司 茨城県日立市東多賀町一丁目１番１号 株 式会社日立製作所情報映像メディア事業部 内 (72)発明者 杉山 卓也 茨城県日立市東多賀町一丁目１番１号 株 式会社日立製作所情報映像メディア事業部 内

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文字や記号等を入力装置によって入力し、
   この入力装置によって入力された文字や記号等を記憶装
   置に記憶し、入力装置から入力された文字や記号あるい
   は記憶装置に記憶された文字や記号等を読みだし表示装
   置に表示すると共に文書作成編集処理部で文書の作成，
   校正などの編集を行い、文書作成編集処理部で作成した
   文書に文書名を付けて記憶装置に登録記憶させる登録用
   文書名設定方法において、 文書作成編集処理部で作成した文書に文書名を付けて登
   録する場合に、文書名を入力する表示画面の文書名入力
   表示エリアに予め設定してある文書名を表示すると共
   に、設定してある文書名以外の表示領域に前記文書名に
   関連する文書名情報を入力可能とし、前者の予め設定し
   てある文書名と後者の文書名情報を組合せた文書名を新
   たな文書名として記憶装置に登録記憶させる登録用文書
   名設定方法。
2. 【請求項２】請求項２において、 文書作成編集処理部で作成した文書に文書名を付けて登
   録する場合に、文書名を入力する表示画面の文書名入力
   表示エリアに予め設定してある文書名を表示すると共
   に、設定してある文書名以外の表示領域の先頭桁にカー
   ソルを表示し、前記文書名に関連する文書名情報を直ち
   に入力可能とし、前者の予め設定してある文書名と後者
   の文書名情報を組合せた文書名を新たな文書名として記
   憶装置に登録記憶させる登録用文書名設定方法。
3. 【請求項３】文字や記号等を入力する入力装置、この入
   力装置によって入力された文字や記号等を記憶する記憶
   装置、入力装置から入力された文字や記号あるいは記憶
   装置に記憶された文字や記号等を読みだし表示装置に表
   示すると共に文書の作成，校正などの編集を行う文書作
   成編集処理部、文書作成編集処理部で作成した文書に文
   書名を付けて記憶装置に登録記憶させる登録用文書名設
   定装置において、文書作成編集処理部で作成した文書に
   文書名を付けて登録する場合に、文書名を入力する表示
   画面の文書名入力表示エリアに予め設定してある文書名
   を表示する手段と、設定してある文書名以外の表示領域
   に前記文書名に関連する文書名情報を入力可能とする手
   段と、前者の予め設定してある文書名と後者の文書名情
   報を組合せた文書名を新たな文書名として記憶装置に登
   録記憶させる登録用文書名設定装置。
4. 【請求項４】ユーザにより文字データ等を入力するため
   の入力装置、文書などのファイルを格納するための記憶
   装置、入力装置から入力された文字データ等を処理部へ
   渡す入力処理部、文書の作成，校正などの編集を行う文
   書作成編集処理部、前記記憶装置に文書を登録したり、
   前記記憶装置から文書を読みだしたり、保存されている
   文書の名称，備考等の文書情報を取得するなどの操作を
   行うファイル管理部、前記記憶装置に保存されている文
   書の文書名一覧表を表示し、更新する文書をユーザに選
   択させ、選択された文書を読みだして文書編集可能な状
   態にする文書更新処理部、文書編集後、編集した文書を
   保存する際、文書名入力画面を表示し、文書名入力に対
   する処理を行い、入力された文書名で前記記憶装置に編
   集した文書を登録する文書登録処理部とからなる制御装
   置と、文書名一覧表や編集，処理結果などを表示するた
   めの表示装置とからなる登録用文書名設定装置におい
   て、 文書登録時の文書名入力エリアに表示する文書名、及び
   その文書名入力エリア内に、入力可能部分，入力不可能
   部分を設定するフォーマット文書名設定手段と、さらに
   前記フォーマット文書名設定手段により設定されたフォ
   ーマット情報を前記記憶装置に登録する登録手段と、文
   書登録時の文書名入力画面を表示する文書名入力画面
   と、文書名入力エリアに前記フォーマット文書名設定処
   理部により前記記憶装置にフォーマット情報が登録され
   ていた場合は、フォーマット情報を読みだして文書名入
   力エリアに表示する手段と、さらにその文書名入力エリ
   ア内の入力可能部分内においてのみカーソルが移動しな
   いように制御する手段を具備する登録用文書名設定装
   置。
5. 【請求項５】請求項４において、 フォーマット文書名設定手段により設定された複数のフ
   ォーマット情報を記憶装置に登録する手段と、文書登録
   時の文書名入力の際に前記記憶装置に複数のフォーマッ
   ト情報が登録されている場合には、そのフォーマット情
   報名を一覧表形式等で表示する手段と、表示されている
   一覧表からフォーマット情報名を選択する手段と、その
   フォーマット情報を読みだしてフォーマット文書名を文
   書名入力エリアに表示する手段と、さらにその文書名入
   力エリア内の入力可能部分しかカーソルが移動しないよ
   うに制御する手段とを具備する登録用文書名設定装置。
6. 【請求項６】請求項４において、 文書名入力エリアに文書名を表示した後、日付，ユーザ
   ＩＤ，報告連番等システムが自動的に付加可能な情報の
   一覧表を表示する手段と、この一覧表から付加する情報
   を選択する手段と、選択されたシステム情報を入力可能
   部分に入力データとして入力する処理手段を具備する登
   録用文書名設定装置。
7. 【請求項７】請求項４において、 更新した文書の文書名の先頭からの文字数を指定する手
   段と、その値を前記記憶装置に登録する文書名有効文字
   数指定手段と、更新した文書の登録の場合、更新文書の
   文書名の先頭から文書名有効文字数指定手段で指定され
   た文字数だけ表示する手段と、文書名入力エリアの残り
   の部分エリアに入力するための処理手段を具備する登録
   用文書名設定装置。
8. 【請求項８】請求項４において、 更新した文書の登録の場合、更新文書の文書名の先頭か
   ら文書名有効文字数指定手段で指定された文字数だけ表
   示した後、文書名入力エリアの残りの部分だけを入力可
   能とし、日付，ユーザＩＤ，報告連番等システムが自動
   的に付加可能な情報の一覧表を表示，ユーザがその一覧
   から付加情報を選択すると、選択されたシステム情報を
   入力可能部分に入力データとして入力する処理手段を具
   備する登録用文書名設定装置。