JPH038063A - 住所データ処理装置及び文書処理装置における住所データの処理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［産業上の利用分野］ 本発明は文書処理装置に関し、特に住所録として登録さ
れ、管理されている住所データを葉書などに印刷できる
文書処理装置に関するものである。

［従来の技術］ 従来のワードプロセッサなどの文書処理装置では、住所
録として登録されている住所データを表示または印刷す
るには、住所録中の住所データの全件を印刷したり表示
する必要があった。即ち、例えば住所録に登録されてい
る住所を印刷したい場合は、登録されている住所データ
の例えば１頁分を、宛名用のラベル用紙などに印刷し、
そのラベルを葉書や手紙などに貼りつけていた。

［発明が解決しようとしている課題］ 従って、オペレータが住所録として登録されている住所
データを用いて、葉書や手紙などに印刷しようとする場
合、住所録より読出した住所データを、直接葉書などに
印刷することはできなかった。従ってこのような場合は
、まず印刷したい住所データを住所録より読出し、その
住所が含まれている住所録の１頁を全件印刷するか、全
件（レイアウト）表示するかして、その住所データをオ
ペレータが一旦記憶する。その後、文書情報の入力と同
様にしてその住所データを再入力するしかなかった。

本発明は上記従来例に鑑みてなされたもので、住所録中
の所望の住所データを宛名データとして読出し、葉書や
手紙などの宛先として印刷できる文書処理装置を提供す
ることを目的とする。

［課題を解決するための手段］ 上記目的を達成するために本発明の文書処理装置は以下
の様な構成からなる。即ち、 宛先名と差出人を区別するコードとともに住所データを
記憶している記憶手段と、前記記憶手段に記憶されてい
る宛先名を指定する指定手段と、住所データの印刷レイ
アウト表示を指示する指示手段と、前記指示手段により
印刷レイアウトの表示が指示されると、前記指定手段に
より指定された宛先名と差出人とを前記記憶手段より読
出してレイアウト表示する表示手段と、前記表示手段に
より表示されている印刷レイアウトに対応する宛先名及
び差出人情報の印刷を指示する印刷指示手段と、前記印
刷指示手段の指示により前記宛先名及び差出人情報を記
録媒体に印刷する印刷手段とを有する。

［作用］ 以上の構成において、宛先名と差出人を区別するコード
とともに住所データを記憶しておき、住所データの印刷
レイアウト表示を指示する指示手段により印刷レイアウ
トの表示が指示されると、指定された宛先名と差出人と
を読出してレイアウト表示する。この表示されている印
刷レイアウトに対応する宛先名及び差出人情報の印刷が
指示されると、それら宛先名及び差出人名を記録媒体に
印刷する。

［実施例コ 以下、添付図面を委照して本発明の好適な実施例を詳細
に説明する。

［文書処理装置の説明（第１．２図）コ第１図は本実施
例の文書処理装置の概略構成を示すブロック図である。

図において、１０はオペレータにより操作されるキーボ
ードなどの入力部で、文書情報や各種命令の入力に使用
される。この入力部１０より入力される命令（コマンド
）には、例えば住所録の読出しや、「ハガキレイアウト
」の表示コマンドなど、葉書レイアウト（住所録中にあ
る差出人データと宛名データ）′の表示を指示する命令
などが含まれている。１１は住所録メモリで、入力部ｌ
Ｏより入力された住所データが格納されている。１２は
差出人／宛名バッファで、住所録メモリ１１に格納され
ている住所データのうち、入力部１０より指示された差
出人及び宛名データが住所録メモリ１１より読出されて
記憶されている。

１３はレイアウト表示部で、入力部１０よりレイアウト
表示が指示されると、差出人／宛名バッファ１２に格納
されているデータをもとに葉書フォーマットへ展開して
表示部１４に表示する。１５は印刷データ作成部で、人
力部１０の指示に従ってレイアウト表示部１３により確
定された表示フォーマットで葉書データなどの印字デー
タを作成し、印刷部１６で葉書などに印刷する。１４は
ＣＲＴなどの表示部で、入力部１０により指示された住
所録を表示したり、レイアウト表示部１３よりのレイア
ウト等を表示している。

以下、具体例を説明する。

第２図は表示部１４に表示された住所録データと葉書レ
イアウトの表示例を示す図である。

第２図（Ａ）において、２０は住所録メモリ１１のうち
の入力部１０により指示された住所録データの表示例を
示している。ここで、欄２１の数字は後続の住所データ
の特性を指示するもので、例えば“６“は差出人である
ことを示し、“１”は宛名データで宛先名の最後に“様
”が付加されることを示している。２２はカーソルを示
し、このカーソル２２が存在する行のデータが宛名デー
タとして葉書レイアウト２３上に表示されている。２３
は葉書レイアウト表示例を示し、ここではカーソル２２
で指示された宛先名が葉書の宛先として設定され、その
欄２１の数値が“ｌ“であるため、その宛先名の末尾に
は「様」が付されている。

また、このとき葉書レイアウト２３上に表示される差出
人名は、住所録データ中の欄２１を検索し、住所録の欄
２１の数値が”６”である住所データが自動的に読込ま
れて差出人として取込まれる。なお、差出人データが複
数個存在する場合には、住所録データの上位にあるもの
が優先される。なお、２４は表示部１４に表示されたソ
フトキーで、このキー表示に対応する入力部１０のキー
などを操作することにより、ソフトキーとして表示され
ている機能を実行させることができる。

このソフトキーにより印刷を指示した例を第２図（Ｂ）
に示す。ここでは、「印刷」キー２５が指示されること
により、葉書レイアウト２３として表示されている宛先
や差出人データをもとに、印刷データ作成部１５により
印刷データが作成され、印刷部１６により記録媒体であ
る葉書に印刷される。なお、葉書への印刷処理が終了す
ると、カーソル２２は自動的に次のデータブロックへ移
動し、次の宛名データが葉書レイアウト２３上に表示さ
れる。

第２図（Ｃ）は第２図（Ａ）の状態より、「前データ」
キー２６を押下した場合を示し、このときはカーソル２
２は１つ前のデータブロック（宛売名が「松野卓也」）
に移動している。これに対応して、葉書レイアウト２３
上の宛先表示も図のように変更される。また、ソフトキ
ー２７の「次データ」を選択した場合には、カーソル２
２は第２図（Ａ）の状態より１つ後ろのデータブロック
２８（第２図（Ａ）に表示されている宛名「松野満里奈
」の次のデータブロック）へ移動し、その宛名データが
葉書レイアウト２３上に表示される。

［ワードプロセッサの説明（第２〜４図）コ第３図は前
述した文書処理装置の具体例であるワードプロセッサの
概略構成を示すブロック図である。

第３図において、３１はマイクロプロセッサなどのＣＰ
Ｕで、ＲＯＭ３２に記憶された第４図のフローチャート
で示された制御プログラムに従つて、各＋ｍ制御を実行
している。３２は制御プログラムなどの各種データを記
憶しているＲＯＭで、３２ａは文字パターン情報を記憶
しているフォントメモリをも含んでいる。３３は表示器
で、例えば４８桁×１５行の表示領域を有し、葉書のレ
イアウト表示や文書データあるいは住所録データなどを
表示することができる。３４はキーボードであり、文書
情報を入力する文字キーや、「葉書レイアウト」などの
表示を指示するレイアウト表示キー３４ａ　　カーソル
移動キー３４ｂなどを備えている。なお、このレイアウ
ト表示命令は、キー３４ａから入力されるのに限定され
るものでなく、コマンドとして文字（例えばカタカナ）
などにより入力されてもよい。

３５は書込み及び読出しが可能なメモＩＪ（ＲＡＭ）で
あり、そのデータ構成は図示の如くである。３５１は文
書メモリで、キーボード３４から入力された文書データ
などをコードで記憶している。３５２は住所録で、第２
図に示すようなデータ構成で、宛先名や差出人などのデ
ータが記憶されている。３５３はカーソルキー３４ｂで
指示される表示器３３上のカーソル位置を記憶している
カーソルレジスタである。

３５４はレイアウト表示用バッファで、キーボード３４
のレイアウト表示キー３４ａによりレイアウトの表示が
指示されると、第２図のレイアウト表示例２３に示すよ
うにカーソル２２で指示されている宛名データや差出人
データをもとに、住所録３５２に記憶されている住所や
人名コードを読出し、フォントメモリ３２ａにより表示
パターンに展開されたレイアウト表示データが格納され
る。３５５は住所録表示用バッファで、キーボード３４
よりレイアウトの表示が指示されると、住所データが住
所録３５２より読出され、フォントメモリ３２ａを用い
てパターン展開されて住所録表示データとして記憶され
る。これら、レイアウト表示用バッファ３５４や住所録
表示用バッファ３５５に記憶されたパターンデータを表
示器３３に表示することにより、第２図に示すような画
面を表示することができる。３５６はＣＰＵ３１の実行
時に各種データを一時保存するのに使用されるワークエ
リアである。

３６はプリンタで、レイアウト表示用バッファ３５４よ
りのパターンデータなどをもとに葉書や手紙などに印刷
を行なうことができる。３７はバス３８とプリンタ３６
との間でインターフェース制御を実行しているプリンタ
・インターフェース部である。

第４図はＲＯＭ３２に記憶されているＣＰＵ３１の制御
プログラムによるレイアウト表示処理を示すフローチャ
ートである。この処理プログラムノ実行は、キーボード
３４のレイアウト表示指示キー３４ａが押下されること
により開始され、まずステップＳｌで住所録３５２より
住所録を読出し、フォントメモリ３２ａを用いてパター
ン展開して住所録表示用バッファ３５５に格納する。そ
れとともに、住所録３５２の差出人住所を検索し、ステ
ップＳ２で差出人名が存在しているかどうかをみる。住
所録３５２に差出人名があるときはステップＳ３に進み
、その差出人名データを読出し、差出人データとしてワ
ークエリアに記憶するとともに、レイアウト表示用バッ
ファ３５４に展開してレイアウト表示（第２図の２３）
の差出人エリアに表示する。なお、ここで差出人データ
が検出されなかった場合には、葉書レイアウト２３の表
示において、差出人のデータは表示されない。

次にステップＳ４に進み、住所録３５２より読出された
住所データのカーソル２２により指示されている宛名デ
ータを読出し、ステップＳ５でレイアウト表示用バッフ
ァ３５４にパターン展開してレイアウト表示２３の宛名
エリアに表示する。

なお、このカーソル２２の位置は最初は住所データの最
初の宛名データブロックを指示するようにセットされて
いるものとする。

次にステップＳ６に進み、第２図のソフトキー２６ある
いは２７によりカーソル２２の位置が前のデータ位置あ
るいは次のデータ位置に移動されるかを調べ、カーソル
２２の位置が変更されるとステップＳ７に進み、カーソ
ルレジスタ３５３を更新するとともに、ステップＳ４で
そのカーソルレジスタ３５３の値をもとに、新にカーソ
ル２２で指示された宛名データを住所録３５２より読出
して第２図に示すように葉書レイアウト２３として表示
する。

ステップＳ６でカーソルの移動指示がないときはステッ
プＳ８に進み、ソフトキー２５により印刷が指示される
かをみる。印刷が指示されるとステップＳ９に進み、レ
イアウト表示用バッファ３５４の表示データを基に、プ
リンタ３６により葉書に差出人及び宛名を印刷する０次
にステップＳ１０に進んで、カーソル２２の位置を１つ
次の宛名データに進め、ステップＳｌｌで住所録３５２
のデータの終了あるいはキーボード３４よりレイアウト
表示の終了が指示されると処理を終了するが、終了でな
いときはステップＳ４に戻り前述した処理を実行する。

なおこの実施例では葉書の場合で説明したが、手紙（封
筒）やダイレクトメールなどの印刷にも適用できること
はもちろんである。

以上説明したように本実施例によれば、オペレータは住
所録中の出力したい住所データを予め探すことなく、表
示されたレイアウトで確認しながら印刷したい宛名及び
差出人の住所データのみを印刷することができるため、
簡単な一連の流れ作業に基づいた操作で葉書などを印刷
することができる。

また、カーソルを表示されている住所データの前後のデ
ータブロックへ移動させることにより、住所データの確
認が葉書レイアウト上で容易にできる。

［住所録データの作成処理の説明 （第５図〜第７図）コ 第５図は前述の実施例で使用される住所録のフォーマッ
ト表示例を示す図である。このフォーマットは、住所録
３５２に住所録が登録されていないとき、住所録の新規
作成として、この住所録フォーマットがヘッダ付きで表
示器３３に表示される。

また、第５図（Ｂ）は住所録３５２に住所録データが存
在するときの住所録の表示例を示している。ここでは、
前述したように、氏名、住所、郵便番号及びその氏名が
差出人であるか宛先であるかを指示するとともに、宛名
の場合はその氏名の末尾に付される文字の種類を指定す
る数字がセットされている。

さらに第５図（Ｃ）は住所録データの追加時のフォーマ
ット表示例を示す図で、追加される住所データ用の行５
１がカーソル２２の存在する行に追加して表示されてい
る。

第７図は他の実施例における住所録の作成処理を示すフ
ローチャートで、この処理を実行する制御プログラムは
ＲＯＭ　３２に記憶されており、この処理はキーボード
３４より住所録の登録処理の実行が指示されることによ
り開始される。

キーボード３４の住所録の登録指示キー３４ｃが押下さ
れるか或はキーボード３４よりコマンドにより住所録の
登録が指示されるとステップＳ２１に進み、住所録３５
２に既に住所録として住所データが登録されているかど
うかをみる。住所録があるときはステップＳ２２に進み
、第５図（Ｃ）に示すように、既に登録されている住所
データのフォーマットに新に行を追加して、ステップＳ
２４で表示する。一方、住所録が存在していないときは
ステップＳ２３に進み、住所録の新規作成のフォーマッ
トのみを作成し、ステップＳ２４で第５図（Ａ）に示す
ように表示する。

次にステップＳ２５に進み、文書データと同様にして住
所データを入力する。そして、ステップＳ２６で次の住
所データを追加するかどうかを調べ、次に住所データを
追加するときはステップＳ２２に戻り、第５図（Ｃ）に
示すように再び追加行を表示して、次の住所データの入
力を待つ。こうして住所データの人力が終了すると、ス
テップＳ２７で登録の指示かどうかを調べ、登録指示で
なければステップＳ２６に戻り、次の指示入力を待つ。

ステップＳ２７で登録が指示されるとステップＳ２８に
進み、住所録３５２にその入力された住所データを登録
して処理を終了する。

なお、上記の住所録フォーマット作成処理は、コマンド
実行時の入力パラメータとしてフォーマット作成件数を
指定でき、指定された件数だけフォーマットを生成する
ことも可能である。

上述したように本実施例によると、オペレータは住所録
フォーマットの新規作成処理／追加処理に関する処理の
切り分けを意識することなく、住所録フォーマットの生
成が可能となり、住所録フォーマットを必要なときに必
要なだけ作成することができる。

［発明の効果コ 以上説明したように本発明によれば、住所録中の所望の
住所データを宛名データとして読出し、葉書や手紙など
の宛先として印刷できる効果がある。

また、カーソルを表示されている住所データの前後のデ
ータブロックへ移動させることにより、住所データの確
認が葉書レイアウト上で容易にで第１図は本実施例の文
書処理装置の概略構成を示すブロック図、 第２図（Ａ）〜（Ｃ）は本実施例の文書処理装置におけ
る住所録及び葉書レイアウトの表示例を示す図、 第３図は本実施例の文書処理装置の具体例であるワード
プロセッサの概略構成を示すブロック図、 第４図は本実施例のワードプロセッサにおけるレイアウ
ト表示処理を示すフローチャート、第５図（Ａ）〜（Ｃ
）は他の実施例における住所録の入力フォーマット表示
例を示す図、そして第６図は住所録の登録処理を示すフ
ローチャートである。

図中、ｌＯ・・・入力部、１１・・・住所録メモリ、１
２・・・差出人／宛名バッファ、１３・・・レイアウト
表示部、１４・・・表示部、１５・・・印刷データ作成
部、１６・・・印刷部、２０・・・住所録表示、２２・
・・カーソル、２３・・・葉書レイアウト表示、２４・
・・ソフトキー、２５・・・印刷指示キー　２６・・・
前データ指示キー　２７・・・次データ指示キー　３１
・・・ＣＰＵ、３２・・・ＲＯＭ、３２ａ・・・フォン
トメモリ、３３・・・表示器、３４・・・キーボード、
３４ａ・・・レイアウト表示指示キー　３５・・・ＲＡ
Ｍ、３６・・・プリンタ、３７・・・プリンタインター
フェース部、３５２・・・住所録、３５３・・・カーソ
ルレジスタ、３５４・・・レイアウト表示用バッファ、
３５５・・・住所録表示用バッファ、３５６・・・ワー
クエリアである。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. （１）宛先名と差出人を区別するコードとともに住所デ
   ータを記憶している記憶手段と、前記記憶手段に記憶さ
   れている宛先名を指定する指定手段と、 住所データの印刷レイアウト表示を指示する指示手段と
   、 前記指示手段により印刷レイアウトの表示が指示される
   と、前記指定手段により指定された宛先名と差出人とを
   前記記憶手段より読出してレイアウト表示する表示手段
   と、 前記表示手段により表示されている印刷レイアウトに対
   応する宛先名及び差出人情報の印刷を指示する印刷指示
   手段と、 前記印刷指示手段の指示により前記宛先名及び差出人情
   報を記録媒体に印刷する印刷手段とを有することを特徴
   とする文書処理装置。
2. （２）前記指定手段は前記記憶手段に記憶されている住
   所録を表示する住所録表示手段と、前記住所録表示手段
   により表示されている住所データのうち所望の宛先名デ
   ータを指示する手段とを含むことを特徴とする請求項第
   １項に記載の文書処理装置。
3. （３）前記印刷レイアウトは葉書あるいは封筒への印刷
   フォーマットであることを特徴とする請求項第１項ある
   いは第２項に記載の文書処理装置。