JP3187032B2 - 住所データ処理装置及び文書処理装置における住所データの処理方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 ［産業上の利用分野］ 本発明は住所データ処理装置及び文書処理装置におけ
る住所データの処理方法に関するものであり、特に、住
所録として登録され管理されている住所データを葉書な
どに配置した印刷レイアウトを表示する住所データ処理
装置及び文書処理装置における住所データの処理方法に
関するものである。

［従来の技術］ 従来のワードプロセツサなどの文書処理装置では、住
所録として登録されている住所データを表示または印刷
するには、住所録中の住所データの全件を印刷したり表
示する必要があつた。即ち、例えば住所録に登録されて
いる住所を印刷したい場合は、登録されている住所デー
タの例えば１頁分を、宛名用のラベル用紙などに印刷
し、そのラベルを葉書や手紙などに貼りつけていた。

［発明が解決しようとしている課題］ 従つて、オペレータが住所録として登録されている住
所データを用いて、葉書や手紙などに印刷しようとする
場合、住所録より読出した住所データを、直接葉書など
に印刷することはできなかつた。従つてこのような場合
は、まず印刷したい住所データを住所録より読出し、そ
の住所が含まれている住所録の１頁を全件印刷するか、
全件（レイアウト）表示するかして、その住所データを
オペレータが一旦記憶する。その後、文書情報の入力と
同様にしてその住所データを再入するしかなかつた。

本発明は上記従来例に鑑みてなされたもので、複数の
住所データのリストと印刷レイアウトとを並べて表示
し、表示されている複数の住所データから１つの住所デ
ータが選択されると、その選択された住所データに含ま
れる宛先人の氏名及び住所をそれぞれ対応する位置に配
置した印刷レイアウトを表示する住所データ処理装置及
び文書処理装置における住所データの処理方法を提供す
ることを目的とする。

［課題を解決するための手段］ 上記目的を達成するために本発明の住所データ処理装
置は以下のような構成を備える。即ち、 それぞれが各宛先人の氏名、住所を含む住所データを
複数記憶する記憶手段と、 前記記憶手段に記憶された複数の住所データを表示
し、ユーザによる指示操作に基づいて当該表示されてい
る複数の住所データから１つの住所データを選択する住
所データ選択手段と、 前記記憶手段に記憶されている複数の住所データのリ
ストと、前記住所データ選択手段により選択された住所
データに含まれる、少なくとも前記宛先人の氏名及び住
所をそれぞれ対応する位置に配置した印刷レイアウトと
を並べて表示し、かつ前記住所データ選択手段により選
択されている住所データを前記リスト内で選択されてい
ない住所データとは識別可能に表示する表示手段と、 前記選択された住所データに対応する印刷レイアウト
が前記表示手段に表示されている時に、当該表示されて
いる住所データとは異なる住所データへと選択が変更さ
れた場合に、前記表示手段に表示されているリスト内で
選択された住所データの識別表示を当該新たに選択され
た住所データに変更すると共に、前記表示されていた印
刷レイアウトを前記新たに選択された住所データに対応
する印刷レイアウトに変更して前記表示手段に表示する
表示変更手段と、 を有することを特徴とする。

また上記目的を達成するために本発明の文書処理装置
における住所データの処理住所データ処理方法は以下の
ような工程を備える。即ち、 文書処理装置における住所データ処理方法であって、 それぞれが各宛先人の氏名、住所を含む複数の住所デ
ータを表示して１つの住所データを選択し、 記憶されている複数の住所データのリストと、前記選
択された住所データに含まれる、少なくとも前記宛先人
の氏名及び住所をそれぞれ対応する位置に配置した印刷
レイアウトとを並べて表示し、かつ前記選択されている
住所データを前記リスト内で選択されていない住所デー
タとは識別可能に表示し、 前記選択された住所データに対応する印刷レイアウト
が表示されている時に、当該表示されている住所データ
とは異なる住所データへと選択が変更された場合に、前
記表示されているリスト内での選択された住所データの
識別表示を当該新たに選択された住所データに変更する
と共に、前記表示されていた印刷レイアウトを新たに前
記選択された住所データに対応する印刷レイアウトに変
更して表示することを特徴とする。

［作用］ 以上の構成により、それぞれが各宛先人の氏名、住所
を含む住所データを複数記憶し、それら記憶された複数
の住所データを表示し、ユーザによる指示操作に基づい
て当該表示されている複数の住所データから１つの住所
データを選択すると、その選択された住所データに含ま
れる、少なくとも宛先人の氏名及び住所をそれぞれ対応
する位置に配置した印刷レイアウトとを並べて表示し、
かつ選択されている住所データをリスト内で選択されて
いない住所データとは識別可能に表示し、その選択され
た住所データに対応する印刷レイアウトが表示されてい
る時に、その表示されている住所データとは異なる住所
データへと選択が変更された場合に、その表示されてい
るリスト内で選択された住所データの識別表示を当該新
たに選択された住所データに変更すると共に、その表示
されていた印刷レイアウトを、新たに選択された住所デ
ータに対応する印刷レイアウトに変更して表示するよう
に動作する。

［実施例］ 以下、添付図面を参照して本発明の好適な実施例を詳
細に説明する。

［文書処理装置の説明（第1,2図）］ 第１図は本実施例の文書処理装置の概略構成を示すブ
ロツク図である。

図において、10はオペレータにより操作されるキーボ
ードなどの入力部で、文書情報や各種命令の入力に使用
される。この入力部10より入力される命令（コマンド）
には、例えば住所録の読出しや、「ハガキレイアウト」
の表示コマンドなど、葉書レイアウト（住所録中にある
差出人データと宛名データ）の表示を指示する命令など
が含まれている。11は住所録メモリで、入力部10より入
力された住所データが格納されている。12は差出人／宛
名バツフアで、住所録メモリ11に格納されている住所デ
ータのうち、入力部10より指示された差出人及び宛名デ
ータが住所録メモリ11より読出されて記憶されている。

13はレイアウト表示部で、入力部10よりレイアウト表
示が指示されると、差出人／宛名バツフア12に格納され
ているデータをもとに葉書フォーマットへ展開して表示
部14に表示する。15は印刷データ作成部で、入力部10の
指示に従つてレイアウト表示部13により確定された表示
フオーマツトで葉書データなどの印字データを作成し、
印刷部16で葉書などに印刷する。14はCRTなどの表示部
で、入力部10により指示された住所録を表示したり、レ
イアウト表示部13よりのレイアウト等を表示している。

以下、具体例を説明する。

第２図は表示部14に表示された住所録データと葉書レ
イアウトの表示例を示す図である。

第２図（Ａ）において、20は住所録メモリ11のうちの
入力部10により指示された住所録データの表示例を示し
ている。ここで、欄21の数字は後続の住所データの特性
を指示するもので、例えば“6"は差出人であることを示
し、“1"は宛名データで宛先名の最後に“様”が付加さ
れることを示している。22はカーソルを示し、このカー
ソル22が存在する行のデータが宛名データとして葉書レ
イアウト23上に表示されている。23は葉書レイアウト表
示例を示し、ここではカーソル22で指示された宛先名が
葉書の宛先として設定され、その欄21の数値が“1"であ
るため、その宛先名の末尾には「様」が付されている。

また、このとき葉書レイアウト23上に表示される差出
人名は、住所録データ中の欄21を検索し、住所録の欄21
の数値が“6"である住所データが自動的に読込まれて差
出人として取込まれる。なお、差出人データが複数個存
在する場合には、住所録データの上位にあるものが優先
される。なお、24は表示部14に表示されたソフトキー
で、このキー表示に対応する入力部10のキーなどを操作
することにより、ソフトキーとして表示されている機能
を実行させることができる。

このソフトキーにより印刷を指示した例を第２図
（Ｂ）に示す。ここでは、「印刷」キー25が指示される
ことにより、葉書レイアウト23として表示されている宛
先や差出人データをもとに、印刷データ作成部15により
印刷データが作成され、印刷部16により記録媒体である
葉書に印刷される。なお、葉書への印刷処理が終了する
と、カーソル22は自動的に次のデータブロツクへ移動
し、次の宛名データが葉書レイアウト23上に表示され
る。

第２図（Ｃ）は第２図（Ａ）の状態より、「前デー
タ」キー26を押下した場合を示し、このときはカーソル
22は１つ前のデータブロツク（宛先名が「松野卓也」）
に移動している。これに対応して、葉書レイアウト23上
の宛先表示も図のように変更される。また、ソフトキー
27の「次データ」を選択した場合には、カーソル22は第
２図（Ａ）の状態より１つ後ろのデータブロツク28（第
２図（Ａ）に表示されている宛名「松野満里奈」の次の
データブロツク）へ移動し、その宛名データが葉書レイ
アウト23上に表示される。

［ワードプロセツサの説明（第２〜４図）］ 第３図は前述した文書処理装置の具体例であるワード
プロセツサの概略構成を示すブロツク図である。

第３図において、31はマイクロプロセツサなどのCPU
で、ROM32に記憶された第４図のフローチヤートで示さ
れた制御プログラムに従つて、各種制御を実行してい
る。32は制御プログラムなどの各種データを記憶してい
るROMで、32aは文字パターン情報を記憶しているフオン
トメモリをも含んでいる。33は表示器で、例えば48桁×
15行の表示領域を有し、葉書のレイアウト表示や文書デ
ータあるいは住所録データなどを表示することができ
る。34はキーボードであり、文書情報を入力する文字キ
ーや、「葉書レイアウト」などの表示を指示するレイア
ウト表示キー34a,カーソル移動キー34bなどを備えてい
る。なお、このレイアウト表示命令は、キー34aから入
力されるのに限定されるものでなく、コマンドとして文
字（例えばカタカナ）などにより入力されてもよい。

35は書込み及び読出しが可能なメモリ（RAM）であ
り、そのデータ構成は図示の如くである。351は文書メ
モリで、キーボード34から入力された文書データなどを
コードで記憶している。352は住所録で、第２図に示す
ようなデータ構成で、宛先名や差出人などのデータが記
憶されている。353はカーソルキー34bで指示される表示
器33上のカーソル位置を記憶しているカーソルレジスタ
である。

354はレイアウト表示用バツフアで、キーボード34の
レイアウト表示キー34aによりレイアウトの表示が指示
されると、第２図のレイアウト表示例23に示すようにカ
ーソル22で指示されている宛名データや差出人データを
もとに、住所録352に記憶されている住所や人名コード
を読出し、フオントメモリ32aにより表示パターンに展
開されたレイアウト表示データが格納される。355は住
所録表示用バツフアで、キーボード34よりレイアウトの
表示が指示されると、住所データが住所録352より読出
され、フオントメモリ32aを用いてパターン展開されて
住所録表示データとして記憶される。これら、レイアウ
ト表示用バツフア354や住所録表示用バツフア355に記憶
されたパターンデータを表示器33に表示することによ
り、第２図に示すような画面を表示することができる。
356はCPU31の実行時に各種データを一時保存するのに使
用されるワークエリアである。

36はプリンタで、レイアウト表示用バツフア354より
のパターンデータなどをもとに葉書や手紙などに印刷を
行なうことができる。37はバス38とプリンタ36との間で
インターフエース制御を実行しているプリンタ・インタ
ーフエース部である。

第４図はROM32に記憶されているCPU31の制御プログラ
ムによるレイアウト表示処理を示すフローチヤートであ
る。この処理プログラムの実行は、キーボード34のレイ
アウト表示指示キー34aが押下されることにより開始さ
れ、まずステツプS1で住所録352より住所録を読出し、
フオントメモリ32aを用いてパターン展開して住所録表
示用バツフア355に格納する。それとともに、住所録352
の差出人住所を検索し、ステツプS2で差出人名が存在し
ているかどうかをみる。住所録352に差出人名があると
きはステツプS3に進み、その差出人名データを読出し、
差出人データとしてワークエリアに記憶するとともに、
レイアウト表示用バツフア354に展開してレイアウト表
示（第２図の23）の差出人エリアに表示する。なお、こ
こで差出人データが検出されなかつた場合には、葉書レ
イアウト23の表示において、差出人のデータは表示され
ない。

次にステツプS4に進み、住所録352より読出された住
所データのカーソル22により指示されている宛名データ
を読出し、ステツプS5でレイアウト表示用バツフア354
にパターン展開してレイアウト表示23の宛名エリアに表
示する。なお、このカーソル22の位置は最初は住所デー
タの最初の宛名データブロツクを指示するようにセツト
されているものとする。

次にステツプS6に進み、第２図のソフトキー26あるい
は27によりカーソル22の位置が前のデータ位置あるいは
次のデータ位置に移動されるかを調べ、カーソル22の位
置が変更されるとステツプS7に進み、カーソルレジスタ
353を更新するとともに、ステツプS4でそのカーソルレ
ジスタ353の値をもとに、新にカーソル22で指示された
宛名データを住所録352より読出して第２図に示すよう
に葉書レイアウト23として表示する。

ステツプS6でカーソルの移動指示がないときはステツ
プS8に進み、ソフトキー25により印刷が指示されるかを
みる。印刷が指示されるとステツプS9に進み、レイアウ
ト表示用バツフア354の表示データを基に、プリンタ36
により葉書に差出人及び宛名を印刷する。次にステツプ
S10に進んで、カーソル22の位置を１つ次の宛名データ
に進め、ステツプS11で住所録352のデータの終了あるい
はキーボード34よりレイアウト表示の終了が指示される
と処理を終了するが、終了でないときはステツプS4に戻
り前述した処理を実行する。

なおこの実施例では葉書の場合で説明したが、手紙
（封筒）やダイレクトメールなどの印刷にも適用できる
ことはもちろんである。

以上説明したように本実施例によれば、オペレータは
住所録中の出力したい住所データを予め探すことなく、
表示されたレイアウトで確認しながら印刷したい宛名及
び差出人の住所データのみを印刷することができるた
め、簡単な一連の流れ作業に基づいた操作で葉書などを
印刷することができる。

また、カーソルを表示されている住所データの前後の
データブロツクへ移動させることにより、住所データの
確認が葉書レイアウト上で容易にできる。

［住所録データの作成処理の説明（第５図〜第７図）］ 第５図は前述の実施例で使用される住所録のフオーマ
ツト表示例を示す図である。このフオーマツトは、住所
録352に住所録が登録されていないとき、住所録の新規
作成として、この住所録フォーマットがヘツダ付きで表
示器33に表示される。

また、第５図（Ｂ）は住所録352に住所録データが存
在するときの住所録の表示例を示している。ここでは、
前述したように、氏名、住所、郵便番号及びその氏名が
差出人であるか宛先であるかを指示するとともに、宛名
の場合はその氏名の末尾に付される文字の種類を指定す
る数字がセツトされている。

さらに第５図（Ｃ）は住所録データの追加時のフオー
マツト表示例を示す図で、追加される住所データ用の行
51がカーソル22の存在する行に追加して表示されてい
る。

第７図は他の実施例における住所録の作成処理を示す
フローチヤートで、この処理を実行する制御プログラム
はROM32に記憶されており、この処理はキーボード34よ
り住所録の登録処理の実行が指示されることにより開始
される。

キーボード34の住所録の登録指示キー34cが押下され
るか或はキーボード34よりコマンドにより住所録の登録
が指示されるとステツプS21に進み、住所録352に既に住
所録として住所データが登録されているかどうかをみ
る。住所録があるときはステツプS22に進み、第５図
（Ｃ）に示すように、既に登録されている住所データの
フオーマツトに新に行を追加して、ステツプS24で表示
する。一方、住所録が存在していないときはステツプS2
3に進み、住所録の新規作成のフオーマツトのみを作成
し、ステツプS24で第５図（Ａ）に示すように表示す
る。

次にステツプS25に進み、文書データと同様にして住
所データを入力する。そして、ステツプS26で次の住所
データを追加するかどうかを調べ、次に住所データを追
加するときはステツプS22に戻り、第５図（Ｃ）に示す
ように再び追加行を表示して、次の住所データの入力を
待つ。こうして住所データの入力が終了すると、ステツ
プS27で登録の指示かどうかを調べ、登録指示でなけれ
ばステツプS26に戻り、次の指示入力を待つ。ステツプS
27で登録が指示されるとステツプS28に進み、住所録352
にその入力された住所データを登録して処理を終了す
る。

なお、上記の住所録フォーマット作成処理は、コマン
ド実行時の入力パラメータとしてフォーマット作成件数
を指定でき、指定された件数だけフォーマットを生成す
ることも可能である。

上述したように本実施例によると、オペレータは住所
録フォーマットの新規作成処理／追加処理に関する処理
の切り分けを意識することなく、住所録フォーマットの
生成が可能となり、住所録フォーマットを必要なときに
必要なだけ作成することができる。

［発明の効果］ 以上説明したように本発明によれば、複数の住所デー
タのリストと印刷レイアウトとを並べて表示し、表示さ
れている複数の住所データから１つの住所データが選択
されると、その選択された住所データに含まれる宛先人
の氏名及び住所をそれぞれ対応する位置に配置した印刷
レイアウトを表示することができ、しかも現在印刷レイ
アウト表示されている住所データが、そのリスト内のど
の住所データであるのか識別可能に表示することができ
るため、ユーザは、複数の住所データの内、次に印刷レ
イアウト表示したい住所データを容易に選択・決定し
て、その印刷レイアウトを表示させることができる。

また本発明によれば、表示されている住所データのリ
スト内で所望の住所データを選択するだけで、その印刷
レイアウト表示を行うことができるので、簡単な操作
で、例えば葉書などに印刷される印刷レイアウトを確認
することができるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本実施例の文書処理装置の概略構成を示すブロ
ツク図、 第２図（Ａ）〜（Ｃ）は本実施例の文書処理装置におけ
る住所録及び葉書レイアウトの表示例を示す図、 第３図は本実施例の文書処理装置の具体例であるワード
プロセツサの概略構成を示すブロツク図、 第４図は本実施例のワードプロセツサにおけるレイアウ
ト表示処理を示すフローチヤート、 第５図（Ａ）〜（Ｃ）は他の実施例における住所録の入
力フオーマツト表示例を示す図、そして 第６図は住所録の登録処理を示すフローチヤートであ
る。 図中、10……入力部、11……住所録メモリ、12……差出
人／宛名バツフア、13……レイアウト表示部、14……表
示部、15……印刷データ作成部、16……印刷部、20……
住所録表示、22……カーソル、23……葉書レイアウト表
示、24……ソフトキー、25……印刷指示キー、26……前
データ指示キー、27……次データ指示キー、31……CP
U、32……ROM、32a……フオントメモリ、33……表示
器、34……キーボード、34a……レイアウト表示指示キ
ー、35……RAM、36……プリンタ、37……プリンタイン
ターフエース部、352……住所録、353……カーソルレジ
スタ、354……レイアウト表示用バツフア、355……住所
録表示用バツフア、356……ワークエリアである。

Claims (10)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】それぞれが各宛先人の氏名、住所を含む住
   所データを複数記憶する記憶手段と、 前記記憶手段に記憶された複数の住所データを表示し、
   ユーザによる指示操作に基づいて当該表示されている複
   数の住所データから１つの住所データを選択する住所デ
   ータ選択手段と、 前記記憶手段に記憶されている複数の住所データのリス
   トと、前記住所データ選択手段により選択された住所デ
   ータに含まれる、少なくとも前記宛先人の氏名及び住所
   をそれぞれ対応する位置に配置した印刷レイアウトとを
   並べて表示し、かつ前記住所データ選択手段により選択
   されている住所データを前記リスト内で選択されていな
   い住所データとは識別可能に表示する表示手段と、 前記選択された住所データに対応する印刷レイアウトが
   前記表示手段に表示されている時に、当該表示されてい
   る住所データとは異なる住所データへと選択が変更され
   た場合に、前記表示手段に表示されているリスト内で選
   択された住所データの識別表示を当該新たに選択された
   住所データに変更すると共に、前記表示されていた印刷
   レイアウトを前記新たに選択された住所データに対応す
   る印刷レイアウトに変更して前記表示手段に表示する表
   示変更手段と、 を有することを特徴とする住所データ処理装置。
2. 【請求項２】前記住所データは更に郵便番号を含むデー
   タであることを特徴とする請求項１記載の住所データ処
   理装置。
3. 【請求項３】前記宛先人の住所データが宛先データのコ
   ードを持ち、前記記憶手段が更に、差出人の氏名、住所
   を含む差出人データのコードを持つ住所データを記憶し
   ており、前記表示手段は、前記印刷レイアウトに、前記
   差出人のコードを持つ住所データに含まれる氏名及び住
   所を、前記差出人の氏名及び住所位置に配置して表示す
   ることを特徴とする請求項１記載の住所データ処理装
   置。
4. 【請求項４】前記印刷レイアウトは、葉書或いは封筒へ
   の印刷フォーマットであることを特徴とする請求項１記
   載の住所データ処理装置。
5. 【請求項５】前記印刷レイアウトは、前記選択された住
   所データの一部を縦書きに、他の一部を横書きに配置し
   たものとすることを特徴とする請求項１記載の住所デー
   タ処理装置。
6. 【請求項６】文書処理装置における住所データ処理方法
   であって、 それぞれが各宛先人の氏名、住所を含む複数の住所デー
   タを表示して１つの住所データを選択し、 記憶されている複数の住所データのリストと、前記選択
   された住所データに含まれる、少なくとも前記宛先人の
   氏名及び住所をそれぞれ対応する位置に配置した印刷レ
   イアウトとを並べて表示し、かつ前記選択されている住
   所データを前記リスト内で選択されていない住所データ
   とは識別可能に表示し、 前記選択された住所データに対応する印刷レイアウトが
   表示されている時に、当該表示されている住所データと
   は異なる住所データへと選択が変更された場合に、前記
   表示されているリスト内での選択された住所データの識
   別表示を当該新たに選択された住所データに変更すると
   共に、前記表示されていた印刷レイアウトを新たに前記
   選択された住所データに対応する印刷レイアウトに変更
   して表示することを特徴とする文書処理装置における住
   所データ処理方法。
7. 【請求項７】前記住所データは更に郵便番号を含むデー
   タであることを特徴とする請求項６記載の文書処理装置
   における住所データ処理方法。
8. 【請求項８】前記宛先人の住所データが宛先データのコ
   ードを持ち、更に差出人の氏名、住所を含む差出人デー
   タのコードを持つ住所データを記憶しており、前記印刷
   レイアウトに、前記差出人のコードを持つ住所データに
   含まれる氏名及び住所を、前記差出人の氏名及び住所位
   置に配置して表示することを特徴とする請求項６記載の
   文書処理装置における住所データ処理方法。
9. 【請求項９】前記印刷レイアウトは、葉書或いは封筒へ
   の印刷フォーマットであることを特徴とする請求項６記
   載の文書処理装置における住所データ処理方法。
10. 【請求項１０】前記印刷レイアウトは、前記選択された
    住所データの一部を縦書きに、他の一部を横書きに配置
    したものとすることを特徴とする請求項６記載の文書処
    理装置における住所データ処理方法。