JP6818828B1 - 受付管理システム、受付管理装置、およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】受取期限までに薬を受け取りに来なかった利用者への適切な対応を実現する。【解決手段】第１の施設における、利用者による商品の受け取りの申し込みを受け付ける受付部と、受け付けた申し込みについて、利用者による商品の受け取り状況を管理する状況管理部と、利用者による商品の受け取りが、受取期限を過ぎても完了していない場合には、第２の施設に対して未受取情報を提供する未受取情報提供部と、を備え、第１の施設における商品の受け取りの申し込みの際には、第２の施設において発行される書類が必要である。【選択図】図３

Description

本発明は、受付管理システム、受付管理装置、およびプログラムに関する。

調剤薬局においては、顧客の処方箋を受け付けると薬剤師が薬を準備し、薬を渡す準備ができたら、順番待ちをしている顧客を呼び出している。

例えば、特許文献１には、調剤薬局において、薬の準備ができた顧客の名前を薬局内のディスプレイに表示して知らせるシステムが開示されている。

特開２００３−１７３３７３号公報

調剤薬局にて処方箋を提出したものの、受取期限までに薬を受け取りに来ない利用者は少なからず存在する。一度受取期限を過ぎてしまうと、医療機関にて処方箋を再発行してもらう必要が生じるなど利用者（患者）にとって不便なことが多い。

本発明は、以上説明した事情を鑑みてなされたものであり、受取期限までに薬を受け取りに来なかった利用者への適切な対応を実現することを目的の一つとする。

本発明の一実施形態に係る受付管理システムは、第１の施設における、利用者による商品の受け取りの申し込みを受け付ける受付部と、受け付けた申し込みについて、前記利用者による前記商品の受け取り状況を管理する状況管理部と、前記利用者による前記商品の受け取りが、受取期限を過ぎても完了していない場合には、第２の施設に対して未受取情報を提供する未受取情報提供部と、を備え、前記第１の施設における前記商品の受け取りの申し込みの際には、前記第２の施設において発行される書類が必要である。

また、前記利用者による前記商品の受け取りが、受取期限を過ぎても完了していない場合には、前記利用者のユーザ端末に、受取期限が過ぎた旨を通知する通知部と、前記ユーザ端末を介して、前記第２の施設における前記書類の再発行の申し込みを受け付ける再発行処理部と、を備えるようにしてもよい。

また、前記商品の準備ができた後、前記第１の施設の営業開始時刻に合わせて、前記利用者のユーザ端末に、呼出通知を送信する呼出通知部を備えるようにしてもよい。

また、前記商品の準備ができた後、前記利用者のユーザ端末から取得した位置情報に基づいて、前記第１の施設から前記ユーザ端末までの距離が閾値以下になった場合には、前記ユーザ端末に呼出通知を送信する呼出通知部を備えるようにしてもよい。

本発明によれば、受取期限までに薬を受け取りに来なかった利用者への適切な対応を実現することができる。

本発明の実施形態に係る順番管理システム１の概略構成を示す図。 本発明の実施形態に係る順番管理システム１における順番待ちの受付登録処理のフローチャート。 本発明の実施形態に係る順番管理システム１における受付をした利用者が薬を受け取るまでの管理のフローチャート。 本発明の実施形態に係る順番管理システム１における医療機関Ｂにおける受付画面を例示する図。

以下、本発明の実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、同一の要素には同一の符号を付し、重複する説明を省略する。

本実施形態では、調剤薬局Ａ（第１の施設）における調剤の受付と薬（商品）の受け渡しの管理（順番待ち管理）について説明するが、その他、アミューズメント施設、ショッピングモール、イベント会場、レストラン、銀行、役所など、施設利用者の受付と順番待ちの管理を行うあらゆる施設に適用できる。

図１は、本実施形態に係る順番管理システム（受付管理システム）１の概略構成を示す図である。図１に示すように、順番管理システム１は、管理センター等に設置された順番管理サーバ（受付管理装置）１００、調剤薬局Ａの順番管理端末２００、医療機関Ｂ（第２の施設）の順番管理端末３００、利用者が所持するユーザ端末４００を含んでいる。順番管理サーバ１００は、順番管理端末２００，３００、ユーザ端末４００と通信ネットワークＮを介して接続されている。なお、図１には、１つの施設について、１つの順番管理端末２００が図示されているが、実際には１つの施設で複数の順番管理端末２００が使用されていてもよい。

調剤薬局Ａの利用者は、順番管理端末２００を操作して、調剤の申し込み（受付）を登録することができる。受付はユーザ端末４００を操作して行うこともできる。さらに、ユーザ端末４００を操作して、薬の準備ができるまでの待ち時間の確認、順番が来た際（薬の準備ができた際）の呼出の受信などをすることができる。また、施設の従業者等（薬剤師、事務職員等）は、順番管理端末２００を操作して、利用者に代わって受付登録したり、調剤の順番待ちのリストに登録されている順番待ち組（利用者）のステータスを更新したりすることができる。

順番管理サーバ１００は、順番管理端末２００やユーザ端末４００を介して登録される順番待ちを施設毎に管理する。本実施形態では、調剤薬局Ａの順番待ちの管理を例に説明するが、順番管理サーバ１００は、実際には複数の施設に設置されている順番管理端末と接続され、それぞれの施設の順番待ちを管理している。順番管理サーバ１００は、汎用的なコンピュータによって構成され、そのコンピュータにおいてサーバ用プログラムが動作することにより、サーバ機能を実現する。順番管理サーバ１００を構成するコンピュータは、必ずしも１台である必要はなく、通信ネットワークＮ上に分散する複数のコンピュータから構成されてもよい。

順番管理サーバ１００は、各施設の順番管理端末２００，３００を管理するための管理データベース１１０と、プロセッサ（受付部、状況管理部、未受取情報提供部、通知部、再発行処理部、呼出通知部）１２０と、を備えている。管理データベース１１０は、クライアント管理テーブルＴＡ１と、ステータス管理テーブルＴＡ２を備えている。

クライアント管理テーブルＴＡ１には、施設毎に、順番管理端末２００に対して付与されている固有のＩＤとパスコード（アカウント）が登録されている。クライアント管理テーブルＴＡ１の１レコードには、例えば「調剤薬局Ａ」のレコードとして、「ＩＤ：Ａ１・・・」、「パスコード：ＡＡ２・・・」等が設定されている。これらの情報は、例えば、システム導入の際に各施設で順番待ちの管理を行う管理者（例えば、施設のオーナーなど）によって設定される。なお、１施設で複数の順番管理端末２００を利用する場合には、同一のＩＤとパスコードを利用してもよいが、例えば一定の条件に従い、複数のＩＤとパスワードを使い分けるようにしてもよい。

ステータス管理テーブルＴＡ２には、各施設での順番待ちリストが登録されている。この順番待ちリストは、順番待ちをしている者（順番待ち組）の一覧と、各々の順番待ち組の待ち状況をあらわす情報（ステータス情報）が含まれる。例えば「調剤薬局Ａ」の順番待ちリストの１レコードには、受付番号「１」、受付時刻「１３：０３」、ステータス「待ち中」、受取期限超過「０」等の情報が含まれている。その他、保険者番号、処方箋発行医療機関番号、氏名、連絡先（メールアドレス、電話番号）などの情報も含むことができる。また、受付の際に提示される処方箋の画像データや、処方箋の有効期限、調剤内容（医薬品の種類、量等）のデータ等が受付番号に紐づけて記憶されていてもよい。

ステータスには、順番到来前（薬の準備待ち）の状態である「待ち中」、順番が来たこと（薬の準備ができたこと）を知らせた状態である「呼出中」、順番が来た者に実際に対応した状態（薬の受け取りが完了した状態）である「対応済」、さらに順番待ちをキャンセルした状態である「取消済」等が含まれる。ステータスとしてどのような項目を設定するかは各施設の管理者等が適宜設定および変更可能となっている。

受取期限超過は、薬の受取期限を過ぎているか否かを示しており、「０」はまだ過ぎていない、「１」は期限を過ぎていることを示している。

なお、各施設の順番待ちリストに含める情報は、施設の管理者等が適宜設定および変更可能となっている。順番待ちリストの内容は、順番管理端末２００から送信される順番待ちリストへの新規登録情報、またはステータスの更新情報（詳細は後述）に基づいて更新される。

プロセッサ１２０は、算術演算、論理演算、ビット演算等を処理する算術論理演算ユニット（ＣＰＵなど）および各種レジスタから構成され、ＲＯＭ等の記憶手段に格納されている各種プログラムを実行することで順番管理サーバ１００の各部を中枢的に制御する。また、プロセッサ１２０は、順番管理端末２００，３００、ユーザ端末４００と連携して順番待ちを管理するためのコンピュータプログラム（順番管理アプリケーション）も実行する。

通信ネットワークＮは、順番管理サーバ１００と順番管理端末２００，３００、ユーザ端末４００との間などで、相互に情報を送受信可能な通信網を含む。通信ネットワークＮは、例えば、インターネット、ＬＡＮ、専用線、電話回線、企業内ネットワーク、移動体通信網、ブルートゥース（登録商標）、ＷｉＦｉ（Wireless Fidelity）、その他の通信回線、それらの組み合わせ等のいずれであってもよく、有線であるか無線であるかを問わない。

順番管理端末２００は、タブレット端末や、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）、ノートＰＣ、スマートフォン、携帯電話機、携帯情報端末（ＰＤＡ）など、通信ネットワークＮを介して順番管理サーバ１００とデータの授受が可能なあらゆる端末装置を利用することができる。なお、順番管理端末２００は、１施設で複数台利用することもできる。順番管理端末２００は、利用者が順番待ちの受付登録のために利用する端末や、従業者が順番待ちリストの内容の確認や、各順番待ち組のステータスの更新操作に用いる端末として利用することができる。なお、順番管理端末３００も、順番管理端末２００と同様の構成を有している。

図１に示すように、順番管理端末２００は、プロセッサ２１０と、入力装置２２０と、表示装置２３０と、通信インタフェース２４０と、記憶資源２５０を備えている。順番管理端末２００は、施設に来たゲストや、施設の従業者がタッチパネルなどの入力装置２２０を操作することで、順番待ちリストへの登録やステータスの更新等の入力を受け付ける。

プロセッサ２１０は、算術演算、論理演算、ビット演算等を処理する算術論理演算ユニット（ＣＰＵなど）および各種レジスタから構成され、記憶資源２５０に格納されている各種プログラムを実行することで順番管理端末２００の各部を中枢的に制御する。各種レジスタは、例えば、プログラムカウンタ、データレジスタ、命令レジスタ、汎用レジスタ等である。

入力装置２２０は、順番待ちリストへの登録やステータスの更新等の入力を受け付けるための各種操作ボタンやタッチパネルを備えている。

表示装置２３０は、順番待ちリストや、受付画面やステータス管理画面を表示するための装置であり、例えば液晶ディスプレイにより構成される。

通信インタフェース２４０は、通信ネットワークＮに接続し、通信ネットワークＮを介して他の装置と通信をするためのハードウェアモジュールである。通信インタフェース２４０は、例えば、ＩＳＤＮモデム、ＡＤＳＬモデム、ケーブルモデム、光モデム、ソフトモデム等の変調復調装置である。

記憶資源２５０は、例えば、物理デバイスの記憶領域が提供する論理デバイスである。物理デバイスは、例えば、ディスクドライブまたは半導体メモリ（ＲＯＭ、ＲＡＭなど）等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。

記憶資源２５０には、オペレーティングシステムプログラム、ドライバプログラム、各種データ等が格納される。ドライバプログラムとしては、例えば、通信インタフェース２４０を制御するための通信インタフェースドライバプログラム等がある。また、記憶資源２５０には、これら各種プログラムや各種データのほか、プロセッサ２１０が実行することにより、順番管理サーバ１００と連携して順番待ちを管理するコンピュータプログラム（アプリケーション）が記憶されている。

ユーザ端末４００は、施設の利用者が携帯する、スマートフォン、携帯電話、タブレット端末、ウェアラブルデバイス、ノートＰＣ（パーソナルコンピュータ）などの端末である。ユーザ端末４００は、プロセッサ４１０、各種操作ボタンやタッチパネルなどの入力装置４２０、液晶ディスプレイなどの表示装置４３０、通信ネットワークＮに接続するための通信インタフェース４４０、ディスクドライブまたは半導体メモリ（ＲＯＭ、ＲＡＭなど）などの記憶資源４５０を備えている。記憶資源４５０には、これら各種プログラムや各種データのほか、順番管理システム１のサービスを利用するためのコンピュータプログラム（専用アプリ）が記憶されている。

（順番待ちの受付登録）
次に、順番管理システム１による順番待ちの受付登録処理について図２のフローチャートを用いて説明する。受付登録を行う利用者は、施設の入り口付近に設置された順番管理端末２００を操作して受付登録を行う。

まず、順番管理端末２００は通信インタフェース２４０を介して、順番管理サーバ１００からステータス管理テーブルＴＡ２に登録されている順番待ちリストの情報を受信する（ステップＳ１０１）。

順番管理端末２００は、受信した順番待ちリストの情報に基づいて、表示装置２３０に受付案内画面を表示する（ステップＳ１０２）。受付案内画面には、現在の順番待ち組数や予想待ち時間などが表示される。予想待ち時間の算出方法については後述する。また、受付登録をする場合にタッチするボタンと、タッチ操作を促すメッセージなどが表示される。

利用者が、表示装置２３０に表示されたボタンにタッチすると、受付登録画面が表示される（ステップＳ１０３）。受付登録画面には、受付登録に必要な項目の選択、入力を促すメッセージなどが表示される。また、順番が到来した際に、電話やメールによる呼出しを希望する利用者は、受付登録画面において、連絡先の電話番号またはメールアドレスを登録することができる。

表示された受付登録画面に対して利用者が操作入力を行い、順番待ちの受付登録に必要な情報（受信する診療科、保険証番号、診察券番号、連絡先等）の入力を完了すると、順番管理端末２００は、新規登録情報として、順番管理サーバ１００に送信する（ステップＳ１０４）。

順番管理サーバ１００は、順番管理端末２００から新規登録情報を受信すると、受信した新規登録情報に基づいて、その施設の順番待ちリストに順番待ちを１組新たに追加する処理を行い、ステータス管理テーブルＴＡ２を更新する（ステップＳ１０５）。

順番管理サーバ１００は、順番管理端末２００に受付完了画面を表示させる（ステップＳ１０６）。受付完了画面には、受付番号や、現時点での予想待ち時間等が表示される。また、順番券を受け取るよう促すメッセージが表示され、利用者は、順番管理端末２００に接続されたプリンタから印刷される順番券を受け取ることができる。

順番券には、受付番号と対応付けられた二次元コードが印刷されている。利用者が自身のユーザ端末４００を利用して順番券に印刷された二次元コードを読み取ると、ユーザ端末４００の表示装置４３０に、現在の順番待ち状況（現状の待ち組数や予想待ち時間など）が表示される。また、利用者が、二次元コードを読み込むことによって表示される案内にしたがって電話番号やメールアドレスを入力することにより、順番が到来した際に電話またはメールによるメッセージを受信したり、順番が近づいたときにリマインドメッセージを受信したりすることができる。

（順番待ちリストの更新）
順番待ちリストの各レコードの内容は、施設の従業者が順番管理端末２００を操作してステータスの更新処理を行った際などに更新される。ステータスの更新処理には、「取消」、「変更」、「呼出」、「対応」が含まれる。「取消」は、順番待ち（薬の申し込み）をキャンセルすることを意味し、「変更」は、いったん入力された順番待ちの内容を変更することを意味する。また、「呼出」は、順番が来た組（薬の準備ができた利用者）を口頭で呼出したり、電話や呼出メールなどで知らせたりした状態であることを意味し、「対応」は、順番が来た利用者に実際に薬を渡した状態であることを意味する。

従業者が順番管理端末２００を操作してステータスの更新処理を行う場合、順番管理端末２００に表示された順番待ちリストの中から、更新対象の順番待ち組を選択し、選択した順番待ち組に対していずれかの更新処理を行う。更新対象の順番待ち組を特定する情報（例えば受付番号「１」）と更新処理の情報（例えば「対応」）は、順番管理端末２００から通信ネットワークＮを介して順番管理サーバ１００にアップロードされる。順番管理サーバ１００は、受信した情報に基づき、当該施設の順番待ちリストを更新する。例えば、受付番号「１」に対して「対応」操作を行った場合には、受付番号「１」の順番待ち組のステータスが「対応済」に更新される。

（薬の受け取り状況の管理）
次に、調剤薬局Ａで受付をした利用者が、薬を受け取るまでの管理について図３のフローチャートを用いて説明する。

順番管理サーバ１００は、定期的（例えば、１日１回、営業時間終了後）に、薬の受け取りが受取期限を過ぎても完了していない順番待ちを抽出する（ステップＳ２０１）。具体的には、順番待ちリストに登録されているレコードから、ステータスが「対応済」になっておらず、且つ、受取期限を過ぎているレコードを抽出する。

受取期限を過ぎているかどうかは、例えば、処方箋（書類）の有効期限に基づいて判断してもよい。具体的には、レコードに紐づけられている処方箋の有効期限（処方箋発行から４日以内）を過ぎている場合には、受取期限を過ぎていると判断する。また、薬が準備できてから（ステータスが呼出中に更新されてから）所定の日数（例えば、４日）が経過したら受け取り期限を過ぎていると判断するようにしてもよい。

順番管理サーバ１００は、抽出された、ステータスが「対応済」になっておらず、且つ、受取期限を過ぎていると判定されたレコードについては、受取期限超過を「１」に更新する（ステップＳ２０２）。

さらに、順番管理サーバ１００は、受取期限超過が「１」のレコードについて、処方箋を発行した医療機関（例えば医療機関Ｂ）の順番管理端末３００に、未受取情報を通知する（ステップＳ２０３）。未受取情報には、例えば、利用者（患者）の氏名、保険者番号などを含むことができる。処方箋を発行した医療機関は、処方箋発行医療機関番号によって特定することができる。

医療機関Ｂの順番管理端末３００は、受信した未受取情報を記憶装置に記憶し、当該利用者（患者）が次に医療機関Ｂの順番管理端末３００を操作して受付を行った際に、処方箋の再発行の申し込みを促すようにしてもよい。具体的には、図４に例示するように、表示装置に処方箋の再発行受付ボタンＢＴと、処方箋の再発行を促すメッセージＭＳを表示するようにしてもよい。

また、順番管理サーバ１００は、受取期限超過が「１」のレコードについて、当該利用者のユーザ端末４００に、受取期限が過ぎたことを通知するメール等を送信する（ステップＳ２０４）。また、メール中に、医療機関Ｂの受付画面へのリンクを設定し、ユーザ端末４００を介して、医療機関Ｂへの処方箋の再発行の申し込み操作が行えるようにしてもよい。

また、受取期限が過ぎる前に、利用者に薬を受け取りに来てもらえるよう、適切なタイミングで、呼出を繰り返すようにしてもよい。例えば、ステータスが呼出中になったレコードについては、毎朝、調剤薬局Ａの営業開始直前のタイミングで、利用者のユーザ端末４００に呼出通知を送信するようにしてもよい。呼出通知を送信するタイミングは、薬剤師の出勤後であってもよい。このようなタイミングで通知することで、仮に利用者が通知を受領してすぐに来店しても、営業時間外であったり、薬剤師が不在のため薬を渡せなかったり、といったことが起こらないようにすることができる。また、当該利用者が調剤薬局Ａの店舗の近くへ来たタイミングで、ユーザ端末４００に呼出通知を送信するようにしてもよい。具体的には、専用アプリを介して、ユーザ端末４００の位置情報（ＧＰＳ（Global Positioning System）による測位情報等）を、利用者を特定する情報（受付番号、保険者番号等）と共に受信し、店舗からの距離が一定値以下（例えば、１ｋｍ以下）になった場合に、呼出通知を送信するようにしてもよい。

以上のように、本実施形態によれば、調剤薬局Ａにて調剤を受け付けた利用者が、受取期限までに薬を受け取りに来なかった場合には、処方箋を発行した医療機関Ｂに、未受取情報を通知するようにした。これにより、未受取情報を受信した医療機関Ｂにおいては、利用者が次に来院して受付を行った際に処方箋の再発行を受け付けるなど、利用者への適切な対応を取ることができる。

また、利用者が、受取期限までに薬を受け取りに来なかった場合には、当該利用者のユーザ端末４００に、受取期限が過ぎた旨のメッセージを通知し、医療機関Ｂでの処方箋の再発行の申し込みもユーザ端末４００を介して行えるようにしたので、利用者の利便性を向上させることができる。

また、薬の準備ができた後は、利用者のユーザ端末４００に、営業開始時刻の直前に呼出通知を送信するようにしたので、利用者が、薬の受け取りを忘れて受取期限が過ぎてしまうことを防止することができる。また、利用者に、確実に薬を受け取ることができるタイミングで通知を行うことができる。

また、薬の準備ができた後は、施設と利用者のユーザ端末４００の距離が一定値以下になった場合に、ユーザ端末４００に呼出通知を送信するようにしたので、利用者が施設に立ち寄りやすいタイミングで通知を行うことができる。

また、順番管理サーバ１００は、定期的に（例えば、営業時間終了後）順番待ちリストの中から、薬の準備はできているが未だ受け取っていない利用者（ステータスが「呼出中」の利用者）のレコードのみを抽出して、別途、未受取者リストを作成するようにしてもよい。

なお、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において、他の様々な形で実施することができる。このため、上記実施形態はあらゆる点で単なる例示にすぎず、限定的に解釈されるものではない。例えば、上述した各処理ステップは処理内容に矛盾を生じない範囲で任意に順番を変更し、または並列に実行することができる。

１…順番管理システム
１００…順番管理サーバ
１１０…管理データベース
１２０…プロセッサ
２００，３００…順番管理端末
２１０…プロセッサ
２２０…入力装置
２３０…表示装置
２４０…通信インタフェース
２５０…記憶資源
４００…ユーザ端末
４１０…プロセッサ
４２０…入力装置
４３０…表示装置
４４０…通信インタフェース
４５０…記憶資源
ＴＡ１…クライアント管理テーブル
ＴＡ２…ステータス管理テーブル
Ｎ…通信ネットワーク

Claims (6)

1. 薬局における、利用者による薬の受け取りの申し込みを受け付ける受付部と、
   受け付けた申し込みについて、前記利用者による前記薬の受け取り状況を管理する状況管理部と、
   前記利用者による前記薬の受け取りが、受取期限を過ぎても完了していない場合には、医療機関に対して未受取情報を提供する未受取情報提供部と、を備える受付管理システム。
2. 前記利用者による前記薬の受け取りが、受取期限を過ぎても完了していない場合には、前記利用者のユーザ端末に、受取期限が過ぎた旨を通知する通知部と、
   前記ユーザ端末を介して、前記医療機関における処方箋の再発行の申し込みを受け付ける再発行処理部と、を備えた請求項１に記載の受付管理システム。
3. 前記薬の準備ができた後、前記薬局の営業開始時刻に合わせて、前記利用者のユーザ端末に、呼出通知を送信する呼出通知部を備えた、請求項１または２に記載の受付管理システム。
4. 前記薬の準備ができた後、
   前記利用者のユーザ端末から取得した位置情報に基づいて、前記薬局から前記ユーザ端末までの距離が閾値以下になった場合には、前記ユーザ端末に呼出通知を送信する呼出通知部を備えた、請求項１または２に記載の受付管理システム。
5. 施設における順番待ちを管理する受付管理装置であって、
   薬局における、利用者による薬の受け取りの申し込みを受け付ける受付部と、
   受け付けた申し込みについて、前記利用者による前記薬の受け取り状況を管理する状況管理部と、
   前記利用者による前記薬の受け取りが、受取期限を過ぎても完了していない場合には、医療機関に対して未受取情報を提供する未受取情報提供部と、を備える受付管理装置。
6. 施設における順番待ちを管理するコンピュータを、
   薬局における、利用者による薬の受け取りの申し込みを受け付ける受付部と、
   受け付けた申し込みについて、前記利用者による前記薬の受け取り状況を管理する状況管理部と、
   前記利用者による前記薬の受け取りが、受取期限を過ぎても完了していない場合には、医療機関に対して未受取情報を提供する未受取情報提供部と、して機能させるプログラム。