JP4643673B2 - 情報処理装置、文書管理システム、情報処理装置の処理方法及びプログラム - Google Patents
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Description
本発明は、文書データと、文書データのサムネイル画像と、サムネイル画像に合成する注釈データとを管理するサーバ装置と、情報処理装置が通信可能に接続される文書管理システム等に関する。
近年、様々な企業で業務の効率化が求められている。その一つとして、文書の電子化が盛んに行われ、また、記憶媒体（ディスク）の低価格化が進んでいるため、大量の検索対象の文書が存在する。そして、大量の検索対象の文書の中から目的となる文書を以下に早く検索するか、また、どの文書から処理をするかにより、業務スピードは大幅に変わる。
このような状況の中、ＦＡＸ（ファクシミリ装置）による受発注業務においては、ＦＡＸで受信した受注伝票を電子化し、文書管理ソフトウェアに保管される。受注伝票に対しては、納期などを知らせるための返信業務が存在し、この返信業務においては、文書にアノテーション（注釈）付けて、納期回答などを文書自体に付加情報を付与、保存し、取引先に返信するという運用が行われている。
このアノテーションは、納期回答等のように返信先に送るものや、返信業務を行うオペレータがメモ代わりに付与するアノテーションなど様々な用途で付与される。
このアノテーションは、納期回答等のように返信先に送るものや、返信業務を行うオペレータがメモ代わりに付与するアノテーションなど様々な用途で付与される。
そのため、文書内のアノテーションが増えるほど、その中から重要なアノテーションを識別することに時間がかかる。特許文献１では、他の利用者が付与したアノテーションの表示/非表示を切り替えることにより、アノテーションの識別を容易にする技術が開示されている。また、特許文献２では、電子化された文書に付与されたアノテーションのうち、着目すべきアノテーションを判断しやすくする技術が開示されている。
しかしながら、上記の方法は、文書を開いた際にその文書に付与されているアノテーションを見やすくする技術である。従って、上記の方法を用いると、例えば、ＦＡＸ受発注業務のように多数の文書を取り扱うような業務では、一つずつ文書を開きアノテーションを確認しなければならないため、業務上支障が生じていた。また、返信先（取引先）に送るためのアノテーションとオペレータがメモ代わりに付与するアノテーションとが混在して文書に貼り付けてある場合、返信先へＦＡＸする、あるいは、電子メールの添付ファイルとして送信する際に一部のアノテーションを削除する手間がかかっていた。
本発明の目的は、サムネイル画像を表示する際に用いる第１の注釈データと、文書データを表示する際に用いる第２の注釈データとを管理し、適切に表示させ、作業効率を向上させるための仕組みを提供することにある。
前述した目的を達成するために、第１の発明は、文書データと、当該文書データに対応するサムネイル画像と注釈データを記憶する記憶手段から取得した文書データのサムネイル画像を表示する情報処理装置であって、ユーザの指示に従って前記文書データに前記注釈データの付与が可能な状態で表示すべき文書データを選択する文書データ選択手段と、前記選択された文書データのページの画像を表示するページビュー領域を含む文書表示画面において、当該文書のサムネイル画像に表示させ、前記表示された文書データのページの画像を表示するページビュー領域には表示させないための第１の注釈データ、及び少なくとも前記ページビュー領域に表示された文書データのページの画像に表示するための第２の注釈データのうちいずれの種別の注釈データを前記表示された文書データに付与するかを、前記ユーザの指示に従って選択する注釈データ選択手段と、前記選択された注釈データを前記表示された文書データに付与すべく、前記選択された注釈データを前記選択された種別と共に当該注釈データが付与された文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶する注釈データ付与手段と、前記注釈データが付与された文書データのサムネイル画像を前記記憶手段から取得して表示し、また、前記注釈データが付与された文書データのページの画像を前記記憶手段から取得して表示する表示手段とを備え、前記表示手段は、前記サムネイル画像を表示する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、少なくとも前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記サムネイル画像を表示し、前記サムネイル画像の文書データのページの画像を表示する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データは前記文書データに合成せずに、前記種別が第２の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記文書データを表示することを特徴とする情報処理装置である。第１の発明に係る情報処理装置のユーザは、文書の重要度などを容易に確認することができ、作業効率が向上する。
第１の注釈データは、例えば、オペレータが確認し業務効率化を図るためのアノテーション（ラベルアノテーション）である。
第２の注釈データは、例えば、取引先への指示や参考情報を含む確認を促すための取引用のアノテーション（メモアノテーション）である。
例えば、第１の注釈データであるラベルアノテーションのみをサムネイル表示で表示させることにより、ユーザはサムネイル表示による一覧表示のまま、ラベルアノテーションが示す文書の重要度などを知ることができる。
第２の注釈データは、例えば、取引先への指示や参考情報を含む確認を促すための取引用のアノテーション（メモアノテーション）である。
例えば、第１の注釈データであるラベルアノテーションのみをサムネイル表示で表示させることにより、ユーザはサムネイル表示による一覧表示のまま、ラベルアノテーションが示す文書の重要度などを知ることができる。
また、情報処理装置は、ユーザの指示に従って、複数の前記文書データを結合指示する文書データ結合指示手段と、前記結合指示された複数の文書データを１つの文書データとして結合する文書データ結合手段とを備え、前記表示手段は、前記結合された文書データのサムネイル画像を表示する場合には、前記結合された文書データの元となるそれぞれの文書データに付与された前記種別が第１の注釈データが前記結合された文書データのうち先頭で指定された文書データのサムネイル画像に表示されるべく、当該種別が第１の注釈データとして付与されたすべての注釈データを用いて合成した前記サムネイル画像を表示することが望ましい。
また、前記表示手段は、前記文書データ結合手段で結合された文書データの元となるそれぞれの文書データに付与された注釈データのうち、前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データを、前記元となるそれぞれの文書データの先頭ページのサムネイル画像には合成せずに、前記結合された１つの文書データの先頭ページのサムネイル画像に合成して表示することが望ましい。
また、情報処理装置は、ユーザの指示に従って、前記文書データを分割指示する文書データ分割指示手段と、前記分割指示された文書データを複数の文書データに分割する文書データ分割手段と、前記分割される文書データに付与されている注釈データのうち、前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データは、分割された文書データのそれぞれに複製し、それぞれの文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶させ、前記種別が第２の注釈データとして付与された注釈データは、分割された文書データのそれぞれには複製せず、それぞれの文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶する注釈データ複製手段と、前記分割された文書データのサムネイル画像をそれぞれ生成し、前記文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶するサムネイル画像生成手段とを備え、前記表示手段は、前記生成されたサムネイル画像を表示する場合には、前記複製された注釈データのうち、少なくとも前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データを前記生成されたそれぞれのサムネイル画像に合成して表示することが望ましい。
また、前記表示手段は、前記文書データ結合手段で結合されたそれぞれの文書データに付与されていた前記第１の注釈データを識別可能に表示することが望ましい。
また、情報処理装置は、前記第１の注釈データを識別可能に表示するために、前記第１の注釈データの色を、前記文書データ結合手段で結合されたそれぞれの文書データごとに決定する色決定手段とを備えることが望ましい。
また、前記第２の注釈データは、前記文書データのページの画像に対応して付与される注釈データであることが望ましい。
また、情報処理装置は、表示する文書データのページの画像を特定するページ特定手段と、前記特定したページの画像に対応する、前記種別が第２の注釈データとして付与された注釈データを特定する注釈データ特定手段とを備え、前記表示手段は、前記特定されたページの画像を表示する場合には、前記表示するページの画像に前記特定された第２の注釈データを含む注釈データを用いて、合成して表示することが望ましい。
また、前記表示手段は、前記文書データの一覧をリスト表示し、前記サムネイル画像の表示と、前記リスト表示とを切り換える表示モード切替手段とを備えることが望ましい。
また、前記文書データをファクシミリドライバを介してファクシミリ送信するファクシミリ送信手段とを備え、前記ファクシミリ送信手段は、前記第２の注釈データを合成した文書データを送信することが望ましい。
また、情報処理装置は、前記文書データと、当該文書データに対応するサムネイル画像と注釈データは、情報処理装置にネットワークを介して接続されるサーバ装置の記憶手段に記憶され、ユーザの指示に従って、前記文書データと前記サムネイル画像と前記注釈データを前記サーバ装置の記憶手段から取得する取得手段とを備えることが望ましい。
また、前記記憶手段は、データベースであることが望ましい。
また、前記記憶手段は、データベースであることが望ましい。
第２の発明は、サーバ装置と、情報処理装置が通信可能に接続されて構成される文書管理システムであって、前記サーバ装置は、文書データと、前記文書データのサムネイル画像と、前記文書データのページの画像を表示するページビュー領域を含む文書表示画面において、当該文書のサムネイル画像に表示させ、前記表示された文書データのページの画像を表示するページビュー領域には表示させないための第１の注釈データと、少なくとも前記ページビュー領域の表示された文書データのページの画像に表示するための第２の注釈データを記憶する記憶手段を備え、前記情報処理装置は、ユーザの指示に従って、前記文書データに前記第１の注釈データ及び第２の注釈データを示す前記注釈データの付与が可能な状態で表示すべき文書データを選択する文書データ選択手段と、前記選択された文書データを前記サーバ装置から取得する取得手段と、前記取得した文書データのページの画像を表示するページビュー領域を含む文書表示画面において、当該文書のサムネイル画像に表示させ、前記表示された文書データのページの画像を表示するページビュー領域には表示させないための第１の注釈データ、及び少なくとも前記ページビュー領域に表示された文書データのページの画像に表示するための第２の注釈データのうちいずれの種別の注釈データを前記表示された文書に付与するかを、前記ユーザの指示に従って選択する注釈データ選択手段と、前記選択された注釈データを前記表示された文書データに付与すべく、前記選択された注釈データを前記選択された種別と共に当該注釈データが付与された文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶する注釈データ付与手段と、前記注釈データが付与された文書データのサムネイル画像を前記記憶手段から取得して表示し、また、前記注釈データが付与された文書データのページの画像を前記記憶手段から取得して表示する表示手段とを備え、前記表示手段は、前記サムネイル画像を表示する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、少なくとも前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記サムネイル画像を表示し、前記サムネイル画像の文書データのページの画像を表示する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データは前記文書データに合成せずに、前記種別が第２の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記文書データを表示することを特徴とする文書管理システムである。
第３の発明は、文書データと、当該文書データに対応するサムネイル画像と注釈データを記憶する記憶手段から取得した文書データのサムネイル画像を表示する情報処理装置の処理方法であって、前記情報処理装置は、ユーザの指示に従って、前記文書データに前記注釈データの付与が可能な状態で表示すべき前記文書データを選択する文書データ選択工程と、前記選択された文書データのページの画像を表示するページビュー領域を含む文書表示画面において、当該文書のサムネイル画像に表示させ、前記表示された文書データのページの画像を表示するページビュー領域には表示させないための第１の注釈データ、及び少なくとも前記ページビュー領域に表示された文書データのページの画像に表示するための第２の注釈データのうちいずれの種別の注釈データを前記表示された文書データに付与するかを、前記ユーザの指示に従って選択する注釈データ選択工程と、前記選択された注釈データを前記表示された文書データに付与すべく、前記選択された注釈データを前記選択された種別と共に当該注釈データが付与された文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶する注釈データ付与工程と、前記注釈データが付与された文書データのサムネイル画像を前記記憶手段から取得して表示し、また、前記注釈データが付与された文書データのページの画像を前記記憶手段から取得し、表示制御する表示制御工程とを実行し、前記表示制御工程は、前記サムネイル画像を表示制御する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、少なくとも前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記サムネイル画像を表示し、前記サムネイル画像の文書データのページの画像を表示制御する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データは前記文書データに合成せずに、前記種別が第２の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記文書データを表示することを特徴とする情報処理装置の処理方法である。
第４の発明は、文書データと、当該文書データに対応するサムネイル画像と注釈データを記憶する記憶手段から取得した文書データのサムネイル画像を表示する情報処理装置として機能させるためのプログラムであって、前記情報処理装置を、ユーザの指示に従って前記文書データに前記注釈データの付与が可能な状態で表示すべき文書データを選択する文書データ選択手段と、前記選択された文書データのページの画像を表示するページビュー領域を含む文書表示画面において、当該文書のサムネイル画像に表示させ、前記表示された文書データのページの画像を表示するページビュー領域には表示させないための第１の注釈データ、及び少なくとも前記ページビュー領域に表示された文書データのページの画像に表示するための第２の注釈データのうちいずれの種別の注釈データを前記表示された文書データに付与するかを、前記ユーザの指示に従って選択する注釈データ選択手段と、前記選択された注釈データを前記表示された文書データに付与すべく、前記選択された注釈データを前記選択された種別と共に当該注釈データが付与された文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶する注釈データ付与手段と、前記注釈データが付与された文書データのサムネイル画像を前記記憶手段から取得して表示し、また、前記注釈データが付与された文書データのページの画像を前記記憶手段から取得して表示する表示手段として機能させ、前記表示手段は、前記サムネイル画像を表示する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、少なくとも前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記サムネイル画像を表示し、前記サムネイル画像の文書データのページの画像を表示する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データは前記文書データに合成せずに、前記種別が第２の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記文書データを表示することを特徴とするプログラムである。
本発明によれば、サムネイル画像を表示する際に用いる第１の注釈データと、文書データを表示する際に用いる第２の注釈データとを管理し、適切に表示させ、作業効率を向上させることができる。
以下、添付図面を参照しながら、本発明に係る文書管理システムの好適な実施形態について詳細に説明する。
図１は本発明の実施形態に係る文書管理システム１の構成を示す図である。
図１は本発明の実施形態に係る文書管理システム１の構成を示す図である。
文書管理システム１は、クライアント端末（情報処理装置）１０１、サーバ端末（サーバ装置）１０２及びＦＡＸ１０５がＬＡＮ１０４のネットワークを介して通信可能に接続されている。サーバ端末１０２は、ＦＡＸ１０５やスキャナ（図示しない）、あるいは、クライアント端末１０１から取得した画像データ及び文書データを、クライアント端末１０１上でサムネイル表示させるサムネイル画像を登録したデータベース（記憶部）１０３と接続されている。
尚、登録した文書データである登録文書、サムネイル画像は、サーバ端末１０２とは別のサーバ内の記憶部に登録してもよい。
尚、登録した文書データである登録文書、サムネイル画像は、サーバ端末１０２とは別のサーバ内の記憶部に登録してもよい。
クライアント端末１０１は、登録文書やサムネイル画像を表示させる。サーバ端末１０２は、クライアント端末１０１からの要求に従って、クライアント端末１０１に登録文書やサムネイル画像を送信し、文書の結合や分割等、各種処理を実行する。また、サーバ端末１０２やデータベース１０３は、登録文書やサムネイル画像を管理するための管理情報を保持している。尚、クライアント端末１０２は複数台を構成に含めてもよい。
ＦＡＸ１０５は、電話回線を介して取引先のような外部ネットワークのＦＡＸと通信可能に接続され、受信したＦＡＸ画像をサーバ端末１０２へ送信し、文書データを登録する。
ＦＡＸ１０５は、電話回線を介して取引先のような外部ネットワークのＦＡＸと通信可能に接続され、受信したＦＡＸ画像をサーバ端末１０２へ送信し、文書データを登録する。
各端末は、本発明を実現するための機能部を備える。
クライアント端末１０１は、サーバ端末１０２とデータのやり取りを行うデータ通信機能部、通信機能部で取得した登録文書やサムネイル画像を表示する表示機能部、注釈画像（以下では、「アノテーション」と記載する。）の付与や文書の結合・分割を行う文書編集機能部等を備える。
サーバ端末１０２は、クライアント端末１０１やＦＡＸ１０５等から取得した文書データと登録文書のサムネイル画像を記憶部に登録する登録機能部（図示しない）、登録文書及びサムネイル画像及びアノテーションを管理するための管理機能部、クライアント端末１０１とのデータのやり取りを行うサーバ側の通信機能部等を備える。これらの各機能部が動作することにより、本発明は実現される。
クライアント端末１０１は、サーバ端末１０２とデータのやり取りを行うデータ通信機能部、通信機能部で取得した登録文書やサムネイル画像を表示する表示機能部、注釈画像（以下では、「アノテーション」と記載する。）の付与や文書の結合・分割を行う文書編集機能部等を備える。
サーバ端末１０２は、クライアント端末１０１やＦＡＸ１０５等から取得した文書データと登録文書のサムネイル画像を記憶部に登録する登録機能部（図示しない）、登録文書及びサムネイル画像及びアノテーションを管理するための管理機能部、クライアント端末１０１とのデータのやり取りを行うサーバ側の通信機能部等を備える。これらの各機能部が動作することにより、本発明は実現される。
次に、サーバ端末１０２について説明する。
図２は、サーバ端末１０２のハードウェア構成を示す図である。クライアント端末１０１のハードウェア構成は、サーバ端末１０２と同一であるため、以下、サーバ端末１０２のハードウェア構成についてのみ説明し、クライアント端末１０１のハードウェア構成の説明は省略する。
図２は、サーバ端末１０２のハードウェア構成を示す図である。クライアント端末１０１のハードウェア構成は、サーバ端末１０２と同一であるため、以下、サーバ端末１０２のハードウェア構成についてのみ説明し、クライアント端末１０１のハードウェア構成の説明は省略する。
サーバ端末１０２は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、通信インタフェース（以下、Ｉ／Ｆ）コントローラ２０８がシステムバス２０４を介して接続される。
ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。
ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、文書管理アプリケーションのように、サーバ端末１０２あるいはクライアント端末１０１等が実行する機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。
ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードし、プログラムを実行することにより各種動作を実現する。
ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、文書管理アプリケーションのように、サーバ端末１０２あるいはクライアント端末１０１等が実行する機能を実現するために必要な各種プログラム等が記憶されている。
ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードし、プログラムを実行することにより各種動作を実現する。
入力コントローラ２０５は、キーボード２０９やマウス（図示しない）等のポインティングデバイスからの入力を制御する。
ビデオコントローラ２０６は、ＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ Ｒａｙ Ｔｕｂｅ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
ビデオコントローラ２０６は、ＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ Ｒａｙ Ｔｕｂｅ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）、あるいは、ＰＣＭＣＩＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ Ｍｅｍｏｒｙ Ｃａｒｄ Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎｌ Ａｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ）カードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワークを介して外部機器と接続、通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ ／ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いたインターネット通信等が可能である。
通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワークを介して外部機器と接続、通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ ／ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いたインターネット通信等が可能である。
ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上のマウスカーソル（図示しない）等を用いたユーザ指示を可能とする。
文書管理システム１のための文書管理アプリケーション、文書管理アプリケーションで使用するデータは２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードし、ＣＰＵ２０１により実行される。
外部メモリ２１１は、データベース１０３を含んでも良い。
文書管理システム１のための文書管理アプリケーション、文書管理アプリケーションで使用するデータは２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードし、ＣＰＵ２０１により実行される。
外部メモリ２１１は、データベース１０３を含んでも良い。
次に、図３、４、５、６、７、８を参照しながら、文書管理アプリケーションのユーザインタフェースについて説明する。
図３は、文書管理システム１のメインウインドウ３０１のユーザインタフェースの一例を示す図、図４は、文書管理システム１のメインウインドウ３０１のレポジトリ表示領域３０４及び文書表示領域の一例を示す図、図５は、文書管理システム１のメインウインドウ３０１の文書ビューワ３０８の一例を示す図、図６は、文書ビューワ３０８のアノテーションツール５０５の一例を示す図、図７は、文書ビューワ３０８のアノテーションツール５０５の一例を示す図、図８は、アノテーションの種別確認のためのダイアログボックス５１２の一例を示す図である。
図３は、文書管理システム１のメインウインドウ３０１のユーザインタフェースの一例を示す図、図４は、文書管理システム１のメインウインドウ３０１のレポジトリ表示領域３０４及び文書表示領域の一例を示す図、図５は、文書管理システム１のメインウインドウ３０１の文書ビューワ３０８の一例を示す図、図６は、文書ビューワ３０８のアノテーションツール５０５の一例を示す図、図７は、文書ビューワ３０８のアノテーションツール５０５の一例を示す図、図８は、アノテーションの種別確認のためのダイアログボックス５１２の一例を示す図である。
図３に示すように、文書管理システム１のクライアント端末１０１で実行する文書管理アプリケーションは、メインウインドウ３０１、文書ビューワ３０８から構成される。
メインウインドウ３０１は、データベース１０３に格納されたファイルを操作するためのウインドウである。
文書ビューワ３０８は、メインウインドウ３０１に格納されたイメージを表示するためのイメージビューワである。メインウインドウ３０１に格納されているアプリケーションデータは、対応する各アプリケーションで扱うものとする。
メインウインドウ３０１は、データベース１０３に格納されたファイルを操作するためのウインドウである。
文書ビューワ３０８は、メインウインドウ３０１に格納されたイメージを表示するためのイメージビューワである。メインウインドウ３０１に格納されているアプリケーションデータは、対応する各アプリケーションで扱うものとする。
メインウインドウ３０１は、メニューバー３０２、ツールバー３０３、レポジトリ表示領域３０４、文書表示領域３０５、出力領域３０６、ステータスバー３０７等を有する。
メニューバー３０２は、機能を起動するためのＯＳ（例えば、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標））標準のメニュー操作領域である。
ツールバー３０３は、メニューバー３０２の特徴的な機能を「ツールボタン」として表示したものである。
メニューバー３０２は、機能を起動するためのＯＳ（例えば、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標））標準のメニュー操作領域である。
ツールバー３０３は、メニューバー３０２の特徴的な機能を「ツールボタン」として表示したものである。
レポジトリ表示領域３０４は、文書管理アプリケーションで利用されるデータベース内のキャビネット構成やフォルダ構成を表示するツリービューである。
文書表示領域３０５は、レポジトリ表示領域３０４で選択した領域の文書を、サムネイルモードやリストモードで表示する領域である。
出力領域３０６は、プリンタアイコンや、他のアプリケーションを登録する領域である。文書表示領域３０５に表示されている文書を、出力領域３０６に表示されているアイコンにドロップすることにより、プリンタで該当する文書を印刷する、あるいは、該当するアプリケーションでその文書を開く。
ステータスバー３０７は、ＯＳ標準のものである。キャビネットとは、文書管理の独立した単位である。具体的には、キャビネットとは、ユーザが作成したフォルダをひとまとめにする保管単位であり、キャビネット毎にデータベースを管理する。
文書表示領域３０５は、レポジトリ表示領域３０４で選択した領域の文書を、サムネイルモードやリストモードで表示する領域である。
出力領域３０６は、プリンタアイコンや、他のアプリケーションを登録する領域である。文書表示領域３０５に表示されている文書を、出力領域３０６に表示されているアイコンにドロップすることにより、プリンタで該当する文書を印刷する、あるいは、該当するアプリケーションでその文書を開く。
ステータスバー３０７は、ＯＳ標準のものである。キャビネットとは、文書管理の独立した単位である。具体的には、キャビネットとは、ユーザが作成したフォルダをひとまとめにする保管単位であり、キャビネット毎にデータベースを管理する。
ユーザは、クライアント端末１０１の入力コントローラ２０５を介して、レポジトリ表示領域３０４または文書表示領域３０５に文書あるいはイメージの各種ファイルを追加、削除する。これにより、ユーザは、文書管理アプリケーションで利用するデータベースの編集が可能である。
また、ユーザは、フォルダ内の各種ファイルの追加・変更も可能であり、キャビネットまたはフォルダの追加、削除もできる。
また、ユーザは、フォルダ内の各種ファイルの追加・変更も可能であり、キャビネットまたはフォルダの追加、削除もできる。
図４に示すように、文書管理アプリケーションのメインウインドウ３０１のレポジトリ表示領域３０４は、登録文書を仮想フォルダによりフォルダ形式で表示し、文書表示領域３０５には、文書のサムネイル画像が表示される。
レポジトリ領域３０４は、キャビネットとフォルダのツリービューを表示する。
ボタン４０２は、キャビネットを示し、ボタン４０３はフォルダを示す。文書を格納する領域の最大の単位がキャビネットであり、その中に一定数のフォルダを作成することができる。
ボタン４０４は、ツールバー３０３の一部であり、文書表示領域３０５に表示するフォルダや文書オブジェクトをサムネイル形式で表示するか、リスト形式で表示するかを選択する。この選択により、サムネイル形式の表示モードからリスト形式の表示モードに切替（表示モード切替）がなされる。
レポジトリ領域３０４は、キャビネットとフォルダのツリービューを表示する。
ボタン４０２は、キャビネットを示し、ボタン４０３はフォルダを示す。文書を格納する領域の最大の単位がキャビネットであり、その中に一定数のフォルダを作成することができる。
ボタン４０４は、ツールバー３０３の一部であり、文書表示領域３０５に表示するフォルダや文書オブジェクトをサムネイル形式で表示するか、リスト形式で表示するかを選択する。この選択により、サムネイル形式の表示モードからリスト形式の表示モードに切替（表示モード切替）がなされる。
この例では、キャビネット「Ｉ−Ｆｏｌ１」内の３個の文書Ａ、Ｂ、Ｃが、文書表示領域３０５にサムネイル形式で表示されている。
文書Ａは、アプリケーション文書である。この例では、アプリケーションデータから入手した１頁目のサムネイル画像の右下部分に、該当するアプリケーションアイコン（この例では、「Ｚ」というアイコン）が表示されている。
文書Ｂと文書Ｃは、イメージ文書である。サムネイル画像の下に表示されている矢印は頁めくりを表しており、サムネイル画像上で矢印を変更すると、該当するページのサムネイル画像を表示する。
文書Ａは、アプリケーション文書である。この例では、アプリケーションデータから入手した１頁目のサムネイル画像の右下部分に、該当するアプリケーションアイコン（この例では、「Ｚ」というアイコン）が表示されている。
文書Ｂと文書Ｃは、イメージ文書である。サムネイル画像の下に表示されている矢印は頁めくりを表しており、サムネイル画像上で矢印を変更すると、該当するページのサムネイル画像を表示する。
図５に示す文書ビューワ３０８は、文書表示領域３０５に表示されているイメージ文書のオブジェクトを開くと、その登録文書（登録画像）のイメージを表示する。
メニューバー５０２は、機能を起動するためのＯＳ標準のメニュー操作領域である。
ツールバー５０３は、メニューバー５０２の特徴的な機能をボタンで「ツールボタン」として表示したものである。
サムネイルビュー５０４は、閲覧中の登録文書のサムネイル画像をページ単位で表示する領域である。ここに表示されるサムネイル画像は、文書表示領域３０５に表示されるサムネイル画像と同じである。
アノテーションツール５０５は、文書にアノテーションを付与する時に使用するツールバーである。
メニューバー５０２は、機能を起動するためのＯＳ標準のメニュー操作領域である。
ツールバー５０３は、メニューバー５０２の特徴的な機能をボタンで「ツールボタン」として表示したものである。
サムネイルビュー５０４は、閲覧中の登録文書のサムネイル画像をページ単位で表示する領域である。ここに表示されるサムネイル画像は、文書表示領域３０５に表示されるサムネイル画像と同じである。
アノテーションツール５０５は、文書にアノテーションを付与する時に使用するツールバーである。
図６に示すように、アノテーションツール５０５は、メモアノテーションアイコン５０８とラベルアノテーションアイコン５０９の２つのアイコンにより形成される。本発明では、アノテーションはメモアノテーション（第２の注釈画像（注釈データ））とラベルアノテーション（第１の注釈画像（注釈データ））の２つを定義する。文書をクリック、あるいはドラッグアンドドロップすることで、アノテーションアイコン５０８、あるいは、ラベルアノテーションアイコン５０９を選択し、画像にアノテーションを付与することができる。
ユーザがメモアノテーションアイコン５０８を選択すると、文書を開いた時に表示されるメモアノテーションを付与する。メモアノテーションは、サムネイルにも表示してもよい。
ユーザがラベルアノテーションアイコン５０９を選択すると、サムネイルにのみ表示されるラベルアノテーションを付与する。
ページビュー５０６には、サムネイルビュー５０４で表示されているページに対応する文書が、メモアノテーションを付与した形態で描画される。サムネイルビュー５０４でページを切り替えると、ページビュー５０６に表示されるページも切り替わる。
ステータスバー５０７は、ＯＳ標準のものである。
ユーザがメモアノテーションアイコン５０８を選択すると、文書を開いた時に表示されるメモアノテーションを付与する。メモアノテーションは、サムネイルにも表示してもよい。
ユーザがラベルアノテーションアイコン５０９を選択すると、サムネイルにのみ表示されるラベルアノテーションを付与する。
ページビュー５０６には、サムネイルビュー５０４で表示されているページに対応する文書が、メモアノテーションを付与した形態で描画される。サムネイルビュー５０４でページを切り替えると、ページビュー５０６に表示されるページも切り替わる。
ステータスバー５０７は、ＯＳ標準のものである。
アノテーションツール５０５は、図７に示すように１つのアノテーションアイコン５１１で形成してもよい。
アノテーションアイコン５１１が選択された後、図８に示すアノテーションの種別確認のためのダイアログボックス５１２を表示し、メモアノテーション、あるいは、ラベルアノテーションのどちらの種別のアノテーションを貼り付けるかを選択させても良い。
ダイアログボックス５１２は、ＯＳ標準のものである。
アノテーションアイコン５１１が選択された後、図８に示すアノテーションの種別確認のためのダイアログボックス５１２を表示し、メモアノテーション、あるいは、ラベルアノテーションのどちらの種別のアノテーションを貼り付けるかを選択させても良い。
ダイアログボックス５１２は、ＯＳ標準のものである。
次に、図９、１０、１１を参照しながら、データベース１０３が保持するデータテーブルについて説明する。
図９は、文書テーブル６０１の一例を示す図、図１０は、サムネイルテーブル６０２の一例を示す図、図１１は、アノテーションテーブル６０３の一例を示す図である。
図９は、文書テーブル６０１の一例を示す図、図１０は、サムネイルテーブル６０２の一例を示す図、図１１は、アノテーションテーブル６０３の一例を示す図である。
図９に示すように、文書テーブル６０１は、文書ＩＤ、文書名、文書種別、ページ数から構成される。
文書ＩＤは、キャビネット内の文書を一意に識別するためのＩＤである。
文書名は、文書の内容が分かるようにユーザが付与する名称である。
文書種別は、文書がアプリケーション文書かイメージ文書かを示す情報である。
ページ数は、イメージページの総ページ数を示す。アプリケーション文書の場合、ページ数の管理はアプリケーションに依存するため、文書テーブルで管理はしない。
文書ＩＤは、キャビネット内の文書を一意に識別するためのＩＤである。
文書名は、文書の内容が分かるようにユーザが付与する名称である。
文書種別は、文書がアプリケーション文書かイメージ文書かを示す情報である。
ページ数は、イメージページの総ページ数を示す。アプリケーション文書の場合、ページ数の管理はアプリケーションに依存するため、文書テーブルで管理はしない。
図１０に示すように、サムネイルテーブル６０２は、サムネイルＩＤ、文書ＩＤ、ページＩＤ、サムネイルデータから構成されている。
サムネイルＩＤは、サムネイル画像を一意に識別するためのＩＤである。
文書ＩＤは、キャビネット内の文書を一意に識別するためのＩＤである。
ページＩＤは、文書内のページの順番を示すＩＤである。
サムネイルデータは、文書のサムネイル画像であり、サムネイルＩＤごとに異なる画像ファイルのデータである。アプリケーション文書のサムネイル画像は、先頭ページだけ作成され、必ず1つである。一方、イメージ文書のサムネイル画像はページ毎に作成され、ページＩＤ毎にサムネイル画像がテーブルに保存される。
サムネイルＩＤは、サムネイル画像を一意に識別するためのＩＤである。
文書ＩＤは、キャビネット内の文書を一意に識別するためのＩＤである。
ページＩＤは、文書内のページの順番を示すＩＤである。
サムネイルデータは、文書のサムネイル画像であり、サムネイルＩＤごとに異なる画像ファイルのデータである。アプリケーション文書のサムネイル画像は、先頭ページだけ作成され、必ず1つである。一方、イメージ文書のサムネイル画像はページ毎に作成され、ページＩＤ毎にサムネイル画像がテーブルに保存される。
図１１に示すように、アノテーションテーブル６０３は、アノテーションＩＤ、文書ＩＤ、ページＩＤ、アノテーション文字列、アノテーション種別、アノテーション座標から構成されている。
アノテーションは、イメージ文書のみに追加でき、イメージ文書内の任意のページに紐付いて保存できる。アノテーションがどの文書に紐付いて保存されているかは、文書ＩＤで示され、どのページに紐付いて保存されているかは、ページＩＤで示される。
アノテーションに含まれる文字列は、アノテーション文字列に保存されている。
アノテーション種別は、アノテーションがメモアノテーションか、あるいは、ラベルアノテーションかという種別である。アノテーション種別はフラグ形式で保存される。メモアノテーションの場合、イメージ画像（文書データ）を５０６のページビューで表示される。ラベルアノテーションの場合、サムネイル表示による一覧表示のときにのみ表示される。
アノテーション座標は、アノテーションを貼り付ける位置を示す座標である。アノテーション座標は、例えば、アノテーションが矩形の場合、その左上の頂点の座標、および右下の頂点の座標である。
アノテーションは、イメージ文書のみに追加でき、イメージ文書内の任意のページに紐付いて保存できる。アノテーションがどの文書に紐付いて保存されているかは、文書ＩＤで示され、どのページに紐付いて保存されているかは、ページＩＤで示される。
アノテーションに含まれる文字列は、アノテーション文字列に保存されている。
アノテーション種別は、アノテーションがメモアノテーションか、あるいは、ラベルアノテーションかという種別である。アノテーション種別はフラグ形式で保存される。メモアノテーションの場合、イメージ画像（文書データ）を５０６のページビューで表示される。ラベルアノテーションの場合、サムネイル表示による一覧表示のときにのみ表示される。
アノテーション座標は、アノテーションを貼り付ける位置を示す座標である。アノテーション座標は、例えば、アノテーションが矩形の場合、その左上の頂点の座標、および右下の頂点の座標である。
尚、図９、１０、１１に示す文書テーブル６０１、サムネイルテーブル６０２、アノテーションテーブル６０３の構成及び内容は限定されるものではなく、用途や目的に応じて様々な構成や内容で構成される。
また、文書管理アプリケーションには電子化された文書が保存されており、文書のサムネイル画像は、文書の初回保存時に文書管理アプリケーションが自動的に作成する。
また、文書管理アプリケーションには電子化された文書が保存されており、文書のサムネイル画像は、文書の初回保存時に文書管理アプリケーションが自動的に作成する。
次に、図１２、１３を参照しながら、文書管理システム１で文書を閲覧する処理の流れについて説明する。
図１２、１３は、文書管理システム１における文書閲覧処理の流れを示すフローチャートである。
図１２、１３では、クライアント端末１０１は、サーバ端末１０２から、少なくともサムネイル画像およびサムネイル画像に対応する文書データを特定するための文書識別情報を含み、文書識別情報に紐付く第１の注釈データおよび／または第２の注釈データを含む一つまたは複数の文書情報を取得する。また、クライアント端末１０１は、取得した各文書情報に第１の注釈データが含まれている場合、第１の注釈データが合成されたサムネイル画像を表示部であるＣＲＴ２１０にサムネイル表示によって一覧表示する。また、クライアント端末１０１は、表示されたサムネイル画像を選択するインタフェースを提供する。また、クライアント端末１０１は、選択されたサムネイル画像に対応する文書データの文書ＩＤをサーバ端末１０２に送信する。また、サーバ端末１０２が送信された文書ＩＤに従って文書データを特定し、クライアント端末１０１は、サーバ端末１０２から特定の文書データを取得する。また、クライアント端末１０１は、特定の文書データに第２の注釈データが含まれている場合、第２の注釈データが合成された特定の文書データを表示部であるＣＲＴ２１０に個別表示する。
図１２、１３は、文書管理システム１における文書閲覧処理の流れを示すフローチャートである。
図１２、１３では、クライアント端末１０１は、サーバ端末１０２から、少なくともサムネイル画像およびサムネイル画像に対応する文書データを特定するための文書識別情報を含み、文書識別情報に紐付く第１の注釈データおよび／または第２の注釈データを含む一つまたは複数の文書情報を取得する。また、クライアント端末１０１は、取得した各文書情報に第１の注釈データが含まれている場合、第１の注釈データが合成されたサムネイル画像を表示部であるＣＲＴ２１０にサムネイル表示によって一覧表示する。また、クライアント端末１０１は、表示されたサムネイル画像を選択するインタフェースを提供する。また、クライアント端末１０１は、選択されたサムネイル画像に対応する文書データの文書ＩＤをサーバ端末１０２に送信する。また、サーバ端末１０２が送信された文書ＩＤに従って文書データを特定し、クライアント端末１０１は、サーバ端末１０２から特定の文書データを取得する。また、クライアント端末１０１は、特定の文書データに第２の注釈データが含まれている場合、第２の注釈データが合成された特定の文書データを表示部であるＣＲＴ２１０に個別表示する。
また、クライアント端末１０１は、サムネイル表示による一覧表示の際、サムネイル画像に合成する第１の注釈データを特定し、特定された第１の注釈データをサムネイル画像に合成する。また、クライアント端末１０１は、合成した文書データを、ファクシミリデータとして、ファクシミリドライバを介してファクシミリ送信する。また、クライアント端末１０１は、特定の文書データの個別表示の際、文書データに合成する第２の注釈データを特定し、特定された第２の注釈データを文書データに合成する。また、クライアント端末１０１は、リスト表示による一覧表示の際、取得した各文書情報に第１の注釈データが含まれている場合、第１の注釈データが含まれていることを強調する。
図１２、１３に示すように、ユーザは、クライアント端末１０１で文書管理アプリケーションを起動すると、選択したキャビネット名と、ユーザ名及びパスワード等、キャビネットへログインするためのログイン情報を入力する（ステップＳ７０１）。
クライアント端末１０１が、ログイン情報をサーバ端末１０２に送信すると（ステップＳ７０２）、サーバ端末１０２はログイン情報を受信し、キャビネットに対する認証を行う（ステップＳ７０３）。
認証結果、有効なログイン名・パスワードの場合、サーバ端末１０２はキャビネット配下のフォルダ情報を取得し（ステップＳ７０４）、取得したフォルダ情報をサーバ端末１０２からクライアント端末１０１へ送信する（ステップＳ７０５）。
クライアント端末１０１が、ログイン情報をサーバ端末１０２に送信すると（ステップＳ７０２）、サーバ端末１０２はログイン情報を受信し、キャビネットに対する認証を行う（ステップＳ７０３）。
認証結果、有効なログイン名・パスワードの場合、サーバ端末１０２はキャビネット配下のフォルダ情報を取得し（ステップＳ７０４）、取得したフォルダ情報をサーバ端末１０２からクライアント端末１０１へ送信する（ステップＳ７０５）。
クライアント端末１０１は、フォルダ情報を受信し、閲覧可能なフォルダ一覧をメインウインドウ３０１のレポジトリ表示領域３０４に表示する（ステップＳ７０６）。
ユーザにより、表示されたフォルダ一覧から閲覧したい任意のフォルダ４０３が選択されると（ステップＳ７０７）、クライアント端末１０１は選択したフォルダ名と、クライアントの表示形態を示す情報をサーバ端末１０２へ送信する（ステップＳ７０８）。表示形態を示す情報は、ボタン４０４で示されるクライアント端末の設定情報である。
ユーザにより、表示されたフォルダ一覧から閲覧したい任意のフォルダ４０３が選択されると（ステップＳ７０７）、クライアント端末１０１は選択したフォルダ名と、クライアントの表示形態を示す情報をサーバ端末１０２へ送信する（ステップＳ７０８）。表示形態を示す情報は、ボタン４０４で示されるクライアント端末の設定情報である。
サーバ端末１０２は、選択フォルダ名と表示形態の情報を受信し(ステップＳ７０９)、そのフォルダ内に存在する文書の文書情報とメモアノテーション情報、ラベルアノテーション情報を取得し、サーバ端末１０２のデータベース１０３からメモリに取得する（ステップＳ７１０）。
表示形態がサムネイル表示ならば（ステップＳ７１１）、取得した文書情報、メモアノテーション情報、ラベルアノテーション情報に加えて、文書ＩＤをキーとしてサムネイル情報も取得する（ステップＳ７１２）。
サーバ端末１０２は、取得した文書情報、メモアノテーション情報、ラベルアノテーション情報をクライアント端末１０１へ送る（ステップＳ７１３）。表示属性がサムネイル表示の場合、これに加えてサムネイル情報も送る。
表示形態がサムネイル表示ならば（ステップＳ７１１）、取得した文書情報、メモアノテーション情報、ラベルアノテーション情報に加えて、文書ＩＤをキーとしてサムネイル情報も取得する（ステップＳ７１２）。
サーバ端末１０２は、取得した文書情報、メモアノテーション情報、ラベルアノテーション情報をクライアント端末１０１へ送る（ステップＳ７１３）。表示属性がサムネイル表示の場合、これに加えてサムネイル情報も送る。
クライアント端末１０１は、文書情報、メモアノテーション情報、ラベルアノテーション情報、サムネイル情報を受信し（ステップＳ７１４）、クライアント端末１０１の表示形態を判断する（ステップＳ７１５）。
表示形態がリスト表示の場合、ラベルアノテーションがついている文書については、文書名の文字列の色またはサイズの変更、マークの付与などにより、その文書を強調する（ステップＳ７１６）。表示形態がサムネイル表示の場合、ラベルアノテーションがついている文書については、ラベルアノテーションを合成する（ステップＳ７１７）。
合成時、ラベルアノテーションを重ねる位置は、画像原本とサムネイルのサイズの比率を考慮し、アノテーション座標で示される位置とする。また、ラベルアノテーションとメモアノテーションの表示位置が重ならない場合、メモアノテーションも合成しても良い。一方、表示領域が重なる場合、メモアノテーションが付与されている事を示すマーク等を付与しても良い。
表示形態がリスト表示の場合、ラベルアノテーションがついている文書については、文書名の文字列の色またはサイズの変更、マークの付与などにより、その文書を強調する（ステップＳ７１６）。表示形態がサムネイル表示の場合、ラベルアノテーションがついている文書については、ラベルアノテーションを合成する（ステップＳ７１７）。
合成時、ラベルアノテーションを重ねる位置は、画像原本とサムネイルのサイズの比率を考慮し、アノテーション座標で示される位置とする。また、ラベルアノテーションとメモアノテーションの表示位置が重ならない場合、メモアノテーションも合成しても良い。一方、表示領域が重なる場合、メモアノテーションが付与されている事を示すマーク等を付与しても良い。
本実施の形態では、サムネイルとアノテーションの合成をクライアント端末１０１で行うように構成したが、サーバ装置１０２で合成し、その合成されたサムネイルデータをクライアント端末１０１で受信し、表示するように構成してもよい。このような構成において、サムネイル表示（表示制御）による一覧表示の際にアノテーションに記載されている内容を表示させる場合、アノテーション文字列以外にアノテーションを付与したサムネイル表示上の座標値も受信する。そして、例えばマウスがその座標値で示す矩形内に移動された場合、アノテーション文字列等を例えばポップアップ表示などで表示させても良い。また、ポップアップ表示ではなくダイアログ表示をさせてもよい。
クライアント端末１０１は、取得した文書情報を元に、文書の一覧を表示する（ステップＳ７１８）。
クライアント端末１０１は、表示される文書一覧のサムネイルの中から操作を行う文書を選択（文書データ選択）し（ステップＳ７１９）、文書が選択された状態で、「アノテーション付与」メニューが選択されたかを判断する（ステップＳ７２０）。
クライアント端末１０１は、アノテーションを付与する場合、図１４、１５に示すアノテーション付与の処理を行い（ステップ７２１）、アノテーション付与処理が終了すると、ステップＳ７１８の文書一覧表示に戻る。
クライアント端末１０１は、表示される文書一覧のサムネイルの中から操作を行う文書を選択（文書データ選択）し（ステップＳ７１９）、文書が選択された状態で、「アノテーション付与」メニューが選択されたかを判断する（ステップＳ７２０）。
クライアント端末１０１は、アノテーションを付与する場合、図１４、１５に示すアノテーション付与の処理を行い（ステップ７２１）、アノテーション付与処理が終了すると、ステップＳ７１８の文書一覧表示に戻る。
クライアント端末１０１は、アノテーションを付与しない場合、「文書の結合」メニューが選択されたかを判断し(ステップＳ７１８)、文書を結合する場合、図１６に示す文書結合処理を行い（ステップＳ７２３）、文書の結合処理が終了すると、ステップＳ７１８の文書一覧表示へ戻る。
クライアント端末１０１は、文書を結合しない場合、「文書の分割」メニューが選択されたかを判断し（ステップＳ７２４）、文書を分割する場合、図１７に示す文書分割処理を行い(ステップＳ７２５)、文書分割処理が終了するとステップＳ７１８の文書一覧表示へ戻る。
クライアント端末１０１は、文書を結合しない場合、「文書の分割」メニューが選択されたかを判断し（ステップＳ７２４）、文書を分割する場合、図１７に示す文書分割処理を行い(ステップＳ７２５)、文書分割処理が終了するとステップＳ７１８の文書一覧表示へ戻る。
クライアント端末１０１は、文書を分割しない場合、「文書を表示」メニューが選択されたかを判断し（ステップＳ７２６）、文書を表示する場合、メモアノテーションを合成し（ステップＳ７２７）、選択された文書の文書ＩＤをキーとして文書の原本をサーバから取得する（ステップＳ７２８）。ここで、クライアント端末１０１は、取得済みアノテーション情報からアノテーションの座標を取得し、原本画像にメモアノテーションを結合して表示する。終了後、ステップＳ７１８の文書一覧表示へ戻る。尚、ステップＳ７２７におけるメモアノテーション合成処理は、図１４の説明にて後述するステップＳ８０５からステップＳ８０８の処理に相当する。
尚、文書を表示（表示制御）させる場合、表示するページを特定し（ページ特定）、特定されたページのメモアノテーション特定（注釈データ特定）して文書に合成して表示させる。
尚、文書を表示（表示制御）させる場合、表示するページを特定し（ページ特定）、特定されたページのメモアノテーション特定（注釈データ特定）して文書に合成して表示させる。
クライアント端末１０１は、文書を表示（表示制御）しない場合、「ファクス送信」メニューが選択されたかを判断し（ステップＳ７２９）、選択されていた場合は送信する文書の原本画像に別管理していたメモアノテーションをイメージとして合成し、クライアント端末１０１に備えるファクスドライバで、ＦＡＸ１０５を介してファクス送信する（ステップＳ７３０）。ここで、送信する画像には、ラベルアノテーションは付与されない。
尚、サーバ端末１０２のファックスドライバを介して、ファックス送信することも可能である。
尚、サーバ端末１０２のファックスドライバを介して、ファックス送信することも可能である。
クライアント端末１０１は、接続しているキャビネットからログオフ（切断）要求があるかを判断し（ステップ７３２）、ユーザからログオフ要求がない場合、Ｓ７１５の文書一覧表示へ戻る。
クライアント端末１０１は、ログオフ要求がある場合、サーバ端末１０２に対してログオフ要求を行い（ステップＳ７３２）、サーバ端末１０２がログオフ処理を行う（ステップＳ７３３）。サーバ端末１０２は、ログオフ終了通知をクライアント端末１０１へ送り（ステップＳ７３４）、クライアント端末１０１はログオフ終了通知を受信すると処理を終了する（ステップＳ７３５）。
クライアント端末１０１は、ログオフ要求がある場合、サーバ端末１０２に対してログオフ要求を行い（ステップＳ７３２）、サーバ端末１０２がログオフ処理を行う（ステップＳ７３３）。サーバ端末１０２は、ログオフ終了通知をクライアント端末１０１へ送り（ステップＳ７３４）、クライアント端末１０１はログオフ終了通知を受信すると処理を終了する（ステップＳ７３５）。
次に、図１４、１５、１８、１９、２０、２１を参照しながら、図１３のステップＳ７２１のアノテーション付与処理について詳細に説明する。
図１４は、文書管理システム１におけるアノテーション付与処理の流れを示すフローチャート、図１５は、文書管理システム１におけるアノテーション付与処理の流れを示すフローチャート、図１８は、文書ビューワ３０８のページビュー５０６上に貼り付けたラベルアノテーションの一例を示す図、図１９は、文書ビューワ３０８のページビュー５０６上に貼り付けたメモアノテーションの一例を示す図、図２０は、クライアント端末１０１のＲＡＭ２０３で保存されるアノテーションテーブル６０３の一例を示す図、図２１は、アノテーション付与処理により情報が更新されたサーバ端末１０２のアノテーションテーブル６０３の一例を示す図である。
図１４、１５では、クライアント端末１０１は、文書データに、第１の注釈データおよび／または第２の注釈データを付与する。
図１４は、文書管理システム１におけるアノテーション付与処理の流れを示すフローチャート、図１５は、文書管理システム１におけるアノテーション付与処理の流れを示すフローチャート、図１８は、文書ビューワ３０８のページビュー５０６上に貼り付けたラベルアノテーションの一例を示す図、図１９は、文書ビューワ３０８のページビュー５０６上に貼り付けたメモアノテーションの一例を示す図、図２０は、クライアント端末１０１のＲＡＭ２０３で保存されるアノテーションテーブル６０３の一例を示す図、図２１は、アノテーション付与処理により情報が更新されたサーバ端末１０２のアノテーションテーブル６０３の一例を示す図である。
図１４、１５では、クライアント端末１０１は、文書データに、第１の注釈データおよび／または第２の注釈データを付与する。
図１４、１５に示すように、クライアント端末１０１は、表示される文書一覧のサムネイルの中から選択された操作を行う文書の文書ＩＤをサーバ端末１０２へ送信する（ステップＳ８０１）。
サーバ端末１０２は、文書ＩＤを受信し（ステップＳ８０２）、文書テーブル６０１から該当する文書の文書情報（表示する文書画像を含むデータを取得）とアノテーション情報を取得し、クライアント端末１０１に送信する（ステップＳ８０３）。
サーバ端末１０２は、文書ＩＤを受信し（ステップＳ８０２）、文書テーブル６０１から該当する文書の文書情報（表示する文書画像を含むデータを取得）とアノテーション情報を取得し、クライアント端末１０１に送信する（ステップＳ８０３）。
クライアント端末１０１は、サーバ端末から送られた文書情報を取得し（ステップＳ８０４）、その文書にアノテーションが付与されているかを判断する（ステップＳ８０５）。
アノテーションが付与されているか否かの判断は、文書テーブル６０１を参照して選択された文書の文書ＩＤを特定し、アノテーションテーブル６０３を参照してこの文書ＩＤに対応するアノテーション情報があるか否かで判断する。例えば、図２１に示す例では、選択された文書の文書ＩＤが「００００２」の場合、この文書にはアノテーションＩＤが「００００１」、「００００２」のアノテーションが付与されていることになる。
アノテーションが付与されているか否かの判断は、文書テーブル６０１を参照して選択された文書の文書ＩＤを特定し、アノテーションテーブル６０３を参照してこの文書ＩＤに対応するアノテーション情報があるか否かで判断する。例えば、図２１に示す例では、選択された文書の文書ＩＤが「００００２」の場合、この文書にはアノテーションＩＤが「００００１」、「００００２」のアノテーションが付与されていることになる。
アノテーションが付与されていれば、アノテーションの種別を判断する（ステップＳ８０６）。 アノテーションの種別の判断では、特定したアノテーションＩＤに従って、付与されているアノテーションの種別を判断する。
アノテーションの種別がラベルアノテーションであれば（第２の注釈データを特定）、メインウインドウ３０８内のページビュー５０６に表示しない。
アノテーションの種別がメモアノテーションであれば、指定されている文書の画像にメモアノテーションを合成する（ステップＳ８０４）。
尚、メモアノテーションは文書の各ページに付与される。このため、ページビューに表示するページごとに付与するメモアノテーションを特定して、文書の画像と合成してステップＳ８０９で表示が行われる。
つまり、ステップＳ８０１で文書ＩＤを送信すると、その文書ＩＤに対応した文書情報（文書の画像を含む）を取得すると、まず１ページ目の文書が表示される。この１ページ目（ページＩＤに従う）の文書に付与されているメモアノテーションを特定し、合成して（重ね合わせて）表示される。
また、１ページ目を表示した後、２ページ目を表示させると、再度２ページ目のページＩＤを持つメモアノテーションを特定して、２ページ目を表示させる場合に、メモアノテーションを２ページ目の文書に合成して（重ね合わせて）表示させる。
アノテーションの種別がラベルアノテーションであれば（第２の注釈データを特定）、メインウインドウ３０８内のページビュー５０６に表示しない。
アノテーションの種別がメモアノテーションであれば、指定されている文書の画像にメモアノテーションを合成する（ステップＳ８０４）。
尚、メモアノテーションは文書の各ページに付与される。このため、ページビューに表示するページごとに付与するメモアノテーションを特定して、文書の画像と合成してステップＳ８０９で表示が行われる。
つまり、ステップＳ８０１で文書ＩＤを送信すると、その文書ＩＤに対応した文書情報（文書の画像を含む）を取得すると、まず１ページ目の文書が表示される。この１ページ目（ページＩＤに従う）の文書に付与されているメモアノテーションを特定し、合成して（重ね合わせて）表示される。
また、１ページ目を表示した後、２ページ目を表示させると、再度２ページ目のページＩＤを持つメモアノテーションを特定して、２ページ目を表示させる場合に、メモアノテーションを２ページ目の文書に合成して（重ね合わせて）表示させる。
クライアント端末１０１は、他のアノテーションが存在するかを判断し（ステップＳ８０８）、他にもアノテーションが存在する場合は、ステップＳ８０６に戻り、アノテーションの種別を判断する。
他にアノテーションがない場合、クライアント端末１０１は文書ビューワ３０８にアノテーション（メモアノテーション（第２の注釈データ））を重ね合わせた文書を表示する（ステップＳ８０９）。クライアント端末１０１は、アノテーションテーブル６０３のアノテーション座標を取得し、その座標位置にアノテーションを重ね合わせる。例えば、アノテーションＩＤが「００００１」の場合、図２１に示すように、アノテーションの座標は「（１００，１００）、（３００，２００）」であり、文書のイメージ画像の左上の角から横に１００、縦に１００の位置を起点として、横に２００（＝３００−１００）、縦に１００（＝２００−１００）の大きさの四角形を重ね合わせることになる。
他にアノテーションがない場合、クライアント端末１０１は文書ビューワ３０８にアノテーション（メモアノテーション（第２の注釈データ））を重ね合わせた文書を表示する（ステップＳ８０９）。クライアント端末１０１は、アノテーションテーブル６０３のアノテーション座標を取得し、その座標位置にアノテーションを重ね合わせる。例えば、アノテーションＩＤが「００００１」の場合、図２１に示すように、アノテーションの座標は「（１００，１００）、（３００，２００）」であり、文書のイメージ画像の左上の角から横に１００、縦に１００の位置を起点として、横に２００（＝３００−１００）、縦に１００（＝２００−１００）の大きさの四角形を重ね合わせることになる。
クライアント端末１０１は、メインウインドウ３０８内のアノテーションツール５０５でアノテーションが選択（注釈データ選択）されたかを判断する（ステップＳ８１０）。アノテーションが選択された場合、クライアント端末１０１は、選択されたアノテーション種別を判断し（ステップＳ８１１）、ラベルアノテーションの場合、図１８に示すように、文書ビューワ３０８のページビュー５０６にテキスト入力を促すテキストボックスを付与し表示する（ステップＳ８１３）。（注釈データ付与）
テキストボックスは、ページビュー５０６の上方に表示されるが、サムネイル上の貼り付け位置は必ず先頭ページとなり、貼り付け位置も自動調整される。自動調整の方法は、例えば、アノテーションが重なり合わないようにサムネイル上の貼り付け座標を調整する。また、アノテーションの数が多くて重なりあってしまう場合には、時間軸で後に追加されたアノテーションが最前面に重ね合わせられるように調整する。表示される文字列のフォントは、サムネイル表示上でも文字が解読できるような大きなサイズで保存する。
尚、メモアノテーション（第２の注釈データ）は文書の各ページに付与することが可能である。
テキストボックスは、ページビュー５０６の上方に表示されるが、サムネイル上の貼り付け位置は必ず先頭ページとなり、貼り付け位置も自動調整される。自動調整の方法は、例えば、アノテーションが重なり合わないようにサムネイル上の貼り付け座標を調整する。また、アノテーションの数が多くて重なりあってしまう場合には、時間軸で後に追加されたアノテーションが最前面に重ね合わせられるように調整する。表示される文字列のフォントは、サムネイル表示上でも文字が解読できるような大きなサイズで保存する。
尚、メモアノテーション（第２の注釈データ）は文書の各ページに付与することが可能である。
一方、メインウインドウ３０８内のアノテーションツール５０５でメモアノテーションが選択された場合、クライアント端末１０１は、図１９に示すように文書ビューワ３０８のページビュー５０６上で指定された領域にメモアノテーションの矩形を貼り付け（付与）、ユーザにアノテーションに含める文字列の入力を促す（ステップＳ８１３）。文字列のフォントサイズは、クライアント端末１０１で指定するサイズで表示する。（注釈データ付与）
尚、前述の説明では、アノテーションツールは２種類としたが、他にも円や楕円等の図形を描画するアノテーション、スタンプ形式（例えば、秘密文書に付与するものとして「秘」の文字を丸で囲んだ文字など）のアノテーション等のアノテーション種別を構成するようにしてもよい。
尚、前述の説明では、アノテーションツールは２種類としたが、他にも円や楕円等の図形を描画するアノテーション、スタンプ形式（例えば、秘密文書に付与するものとして「秘」の文字を丸で囲んだ文字など）のアノテーション等のアノテーション種別を構成するようにしてもよい。
クライアント端末１０１は、アノテーションに文字入力を行うか否かを判断する（ステップＳ８１４）。文字入力を行う場合、ユーザはキーボード等を用いて、文書ビューワ３０８のページビュー５０６内に表示されたラベルアノテーション、あるいは、メモアノテーションのアノテーション領域に入力を行い（ステップＳ８１５）、クライアント端末１０１は、入力されたアノテーション情報をクライアント端末１０１のＲＡＭ２０３へ一時保存する（ステップＳ８１６）。保存形式は、図２０に示すアノテーションテーブル１３０１のように、アノテーションテーブル６０３と同じフォーマットとする。
クライアント端末１０１は、文書を保存するかどうか判断し（ステップＳ８１６）、文書を保存しない場合、クライアント端末１０１における更新内容は破棄され、アノテーション付与処理は終了する。
文書を保存する場合、クライアント端末１０１は、ＲＡＭ２０３に一時保存されているアノテーション情報を取得し（ステップＳ８１７）、サムネイルを再作成し（ステップＳ８１８）、取得した情報をクライアント端末１０１からサーバ端末１０２へ送信する（ステップＳ８１９）。
文書を保存する場合、クライアント端末１０１は、ＲＡＭ２０３に一時保存されているアノテーション情報を取得し（ステップＳ８１７）、サムネイルを再作成し（ステップＳ８１８）、取得した情報をクライアント端末１０１からサーバ端末１０２へ送信する（ステップＳ８１９）。
サーバ端末１０２は、クライアント端末１０１からアノテーション情報を受信し（ステップＳ８２０）、アノテーションの編集内容を保存し、既存のデータベースに反映させて保存する（ステップＳ８２１）。
例えば、図２０に示すアノテーション情報（クライアント端末１０１のＲＡＭ２０３に一時保存されているもの）は、図２１に示す４つ目のレコードとしてサーバ端末１０２上のアノテーションテーブル６０３に反映される。
例えば、図２０に示すアノテーション情報（クライアント端末１０１のＲＡＭ２０３に一時保存されているもの）は、図２１に示す４つ目のレコードとしてサーバ端末１０２上のアノテーションテーブル６０３に反映される。
サーバ端末１０２は、更新対象の文書のサムネイルをデータベース１０３のサムネイルテーブル６０２から削除し、アノテーションテーブル６０３から更新された文書のアノテーション情報を取得し、画像に重ね合わせてサムネイル画像を再作成し、最新のサムネイル画像をサムネイルテーブル６０２に保存する（ステップＳ８２２）。
サーバ端末１０２は、保存処理が終了すると、クライアント端末１０１へ保存終了メッセージを送信する（ステップＳ８２３）。
クライアント端末１０１は、保存終了メッセージを受信し（ステップＳ８２４）、アノテーション付与のフローを終了する。
サーバ端末１０２は、保存処理が終了すると、クライアント端末１０１へ保存終了メッセージを送信する（ステップＳ８２３）。
クライアント端末１０１は、保存終了メッセージを受信し（ステップＳ８２４）、アノテーション付与のフローを終了する。
次に、図１６、２２、２３、２４、２５を参照しながら、文書管理システム１で文書を結合する処理の流れについて説明する。
図１６は、文書管理システム１における文書結合処理の流れを示すフローチャート、図２２は、結合対象となる文書に付与されているアノテーションの一例を示す図、図２３は、結合対象となる文書に付与されているアノテーションのアノテーションテーブル６０３の一例を示す図、図２４は、結合した文書に付与されているアノテーションの一例を示す図、図２５は、結合した文書に付与されているアノテーションのアノテーションテーブル６０３の一例を示す図である。
図１６では、クライアント端末１０１は、複数の文書データを一つの文書データに結合し、結合前の文書データに付与されている第１の注釈データおよび／または第２の注釈データを選択的に結合し、結合した文書データと、結合した第１の注釈データおよび／または第２の注釈データとを合成したサムネイル画像を作成する。また、クライアント端末１０１は、第１の注釈データおよび／または第２の注釈データの結合後の色を決定する。
図１６は、文書管理システム１における文書結合処理の流れを示すフローチャート、図２２は、結合対象となる文書に付与されているアノテーションの一例を示す図、図２３は、結合対象となる文書に付与されているアノテーションのアノテーションテーブル６０３の一例を示す図、図２４は、結合した文書に付与されているアノテーションの一例を示す図、図２５は、結合した文書に付与されているアノテーションのアノテーションテーブル６０３の一例を示す図である。
図１６では、クライアント端末１０１は、複数の文書データを一つの文書データに結合し、結合前の文書データに付与されている第１の注釈データおよび／または第２の注釈データを選択的に結合し、結合した文書データと、結合した第１の注釈データおよび／または第２の注釈データとを合成したサムネイル画像を作成する。また、クライアント端末１０１は、第１の注釈データおよび／または第２の注釈データの結合後の色を決定する。
図１６に示すように、ユーザは、クライアント端末１０１のメインウインドウ３０１において、表示される文書一覧のサムネイルの中から選択された操作を行う文書に加えて、結合する文書を指定する（ステップＳ９０１）。
文書表示領域３０５内の文書のサムネイル表示上で結合する文書を指定する、あるいは、文書のリスト表示上で結合する文書を指定することが可能である。
クライアント端末１０１は、結合する文書を選択した状態で文書の結合指示（文書データ結合指示）を行う（ステップＳ９０２）。文書の結合指示は、メインウインドウ３０１のメニューバー３０２から「文書の結合」メニューを選ぶことにより実施できる。あるいは、ポップアップメニューから文書の結合を起動できるように実装してもよい。
文書の結合を行わない場合、処理を終了する。
文書表示領域３０５内の文書のサムネイル表示上で結合する文書を指定する、あるいは、文書のリスト表示上で結合する文書を指定することが可能である。
クライアント端末１０１は、結合する文書を選択した状態で文書の結合指示（文書データ結合指示）を行う（ステップＳ９０２）。文書の結合指示は、メインウインドウ３０１のメニューバー３０２から「文書の結合」メニューを選ぶことにより実施できる。あるいは、ポップアップメニューから文書の結合を起動できるように実装してもよい。
文書の結合を行わない場合、処理を終了する。
クライアント端末１０１は、ユーザによる結合文書の並び順の指定を処理する（ステップＳ９０３）。並び順の指定方法は、例えば、結合対象の文書をリスト表示し、そのリストの並び順を前後できるボタン等を付与すれば、結合後の文書の並びを変更する事も可能である。
クライアント端末１０１は、文書の結合処理と同時に、既に文書に付与されているアノテーションも結合をするかを確認する（ステップＳ９０４）。結合後の文書に反映したくないアノテーションは、この処理において結合をしないという指定をすることにより、アノテーションを削除をする。
クライアント端末１０１は、文書の結合処理と同時に、既に文書に付与されているアノテーションも結合をするかを確認する（ステップＳ９０４）。結合後の文書に反映したくないアノテーションは、この処理において結合をしないという指定をすることにより、アノテーションを削除をする。
クライアント端末１０１は、結合対象となるアノテーションが、結合前のどちらの文書に付与されていたのかを判断（識別可能に）できるように、アノテーションの背景色を決定（色決定）する（ステップＳ９０５）。
結合する文書の数に応じて、文書が２つなら黄の色情報と青の色情報というように、予め色情報を保持しておき、結合する文書ＩＤが２種類であれば、一方の文書ＩＤに付与されているアノテーション情報を黄色に設定し、もう一方の文書ＩＤが付与されているアノテーション情報を青色に設定する。これにより、結合後にイメージ文書やサムネイルを閲覧した時、どちらの文書に付与されていたアノテーションなのかを判断することができる。
例えば、図２２、２３に示すように、ラベルアノテーションが付与された文書Ｂと文書Ｃを結合する場合、結合後は図２４に示すように、文書Ｂ´のようなサムネイルを作成する。この場合、設定された色情報に従ってアノテーションを作成し、サムネイルを作成する。（文書データ結合）
結合する文書の数に応じて、文書が２つなら黄の色情報と青の色情報というように、予め色情報を保持しておき、結合する文書ＩＤが２種類であれば、一方の文書ＩＤに付与されているアノテーション情報を黄色に設定し、もう一方の文書ＩＤが付与されているアノテーション情報を青色に設定する。これにより、結合後にイメージ文書やサムネイルを閲覧した時、どちらの文書に付与されていたアノテーションなのかを判断することができる。
例えば、図２２、２３に示すように、ラベルアノテーションが付与された文書Ｂと文書Ｃを結合する場合、結合後は図２４に示すように、文書Ｂ´のようなサムネイルを作成する。この場合、設定された色情報に従ってアノテーションを作成し、サムネイルを作成する。（文書データ結合）
クライアント端末１０１は、結合前のサムネイルを削除し、結合後のサムネイルをクライアント端末１０１のサムネイルテーブル６０２に保存し（ステップＳ９０６）、クライアント端末で編集した文書の結合情報をサーバ端末１０２へ送信する（ステップＳ９０７）。結合情報は、クライアント端末１０１で結合指示をした文書を示す文書ＩＤと文書テーブル、アノテーションテーブル、サムネイル画像である。
サーバ端末１０２は、文書の結合情報を受信し（ステップＳ９０８）、クライアント端末１０１で編集された結合文書の文書レコードを１つに結合する（ステップＳ９０９）。
サーバ端末１０２は、結合対象と指定したアノテーションのレコードを更新する（ステップＳ９１０）。これにより、並び順指定処理で先頭に指定した文書の文書ＩＤのレコードが残り、結合後のページ数が合算され、データベースに保存される。一方、並び順指定処理で先頭に指定していない文書ＩＤのレコードは削除する。
アノテーション種別がメモアノテーションの場合、サーバ端末１０２は結合前に付与されていたページにアノテーションを保存する。一方、アノテーション種別がラベルアノテーションの場合、結合後の文書においても、ラベルアノテーションとして保存し、サムネイルの先頭ページに保存する。
アノテーション種別がメモアノテーションの場合、サーバ端末１０２は結合前に付与されていたページにアノテーションを保存する。一方、アノテーション種別がラベルアノテーションの場合、結合後の文書においても、ラベルアノテーションとして保存し、サムネイルの先頭ページに保存する。
サーバ端末１０２は、結合後のサムネイルイメージをサムネイルテーブルに更新し（ステップＳ９１１）、文書の結合結果をクライアント端末１０１に送信する（ステップＳ９１２）。尚、結合結果として、結合された場合にサムネイル画像を送信する、或いは結合した旨のメッセージを送信するように構成しても良い。
サムネイルテーブルの更新時、クライアント端末１０１は結合結果を受信し、文書表示領域３０５に結合結果のサムネイルを表示する。
本発明の実施の形態では、２つの文書を１つの文書に結合する処理について説明したが、結合先文書として２つ以上の文書を指定し、多数の文書を一度の操作で結合することも可能である。
サムネイルテーブルの更新時、クライアント端末１０１は結合結果を受信し、文書表示領域３０５に結合結果のサムネイルを表示する。
本発明の実施の形態では、２つの文書を１つの文書に結合する処理について説明したが、結合先文書として２つ以上の文書を指定し、多数の文書を一度の操作で結合することも可能である。
次に、図１７、２６、２７、２８、２９、３０、３１を参照しながら、文書を分割する処理の流れについて説明する。図１７は、文書管理システム１における文書分割処理の流れを示すフローチャート、図２６は、文書分割前の文書Ｄの一例を示す図、図２７は、文書分割前の文書テーブル６０１の一例を示す図、図２８は、文書分割前のアノテーションテーブル６０３の一例を示す図、図２９は、文書分割後の文書Ｄ、文書Ｄ２の一例を示す図、図３０は、文書分割後の文書テーブル６０１の一例を示す図、図３１は、文書分割後のアノテーションテーブル６０３の一例を示す図である。
図１７では、クライアント端末１０１は、一つの文書データを分割し、分割前の文書データに付与されている第１の注釈データおよび／または第２の注釈データを分割後の文書データに複製（注釈データ複製）し、分割後の文書データと、第１の注釈データおよび／または第２の注釈データとを合成したサムネイル画像を作成する。
図１７では、クライアント端末１０１は、一つの文書データを分割し、分割前の文書データに付与されている第１の注釈データおよび／または第２の注釈データを分割後の文書データに複製（注釈データ複製）し、分割後の文書データと、第１の注釈データおよび／または第２の注釈データとを合成したサムネイル画像を作成する。
図１７に示すように、ユーザは、クライアント端末１０１のメインウインドウ３０１において、表示される文書一覧のサムネイルの中から選択された文書の頁めくりの矢印で、分割するページを指定する（ステップＳ１００１）。
ユーザにより文書の分割が指示（文書データ分割指示）されると（ステップＳ１００２）、分割情報をクライアント端末のＲＡＭ２０３に作成する（ステップＳ１００３）。文書の分割指示は、メインウインドウ３０１のメニューバー３０２から「文書の分割」メニューを選ぶことにより実施できる。また、ポップアップメニューから起動できるように実装しても良い。
このとき、分割された文書は新規文書としてテーブルに保存する。分割情報の保存形式は、文書テーブル６０１、アノテーションテーブル６０３と同じフォーマットで保存する。
ユーザにより文書の分割が指示（文書データ分割指示）されると（ステップＳ１００２）、分割情報をクライアント端末のＲＡＭ２０３に作成する（ステップＳ１００３）。文書の分割指示は、メインウインドウ３０１のメニューバー３０２から「文書の分割」メニューを選ぶことにより実施できる。また、ポップアップメニューから起動できるように実装しても良い。
このとき、分割された文書は新規文書としてテーブルに保存する。分割情報の保存形式は、文書テーブル６０１、アノテーションテーブル６０３と同じフォーマットで保存する。
クライアント端末１０１は、分割前の文書に紐づいているアノテーションを分割後の２つの文書に複製するかを確認する（ステップＳ１００４）。分割後の文書に複製しない場合、アノテーションを削除する。
クライアント端末１０１は、指定された分割情報に基づいてサムネイルを再作成（サムネイル画像生成）し（ステップＳ１００５）、文書の分割情報をサーバ端末１０２へ送信する（ステップＳ１００６）。（文書データ分割）
分割情報とは、分割した文書を示す文書ＩＤ、分割後の文書テーブル、アノテーションテーブル、サムネイルテーブルの情報である。
クライアント端末１０１は、指定された分割情報に基づいてサムネイルを再作成（サムネイル画像生成）し（ステップＳ１００５）、文書の分割情報をサーバ端末１０２へ送信する（ステップＳ１００６）。（文書データ分割）
分割情報とは、分割した文書を示す文書ＩＤ、分割後の文書テーブル、アノテーションテーブル、サムネイルテーブルの情報である。
サーバ端末１０２は、分割情報を受信し（ステップＳ１００７）、分割情報に保存された文書テーブル情報を元に文書テーブルを更新する（ステップＳ１００８）。サーバ端末１０２は、分割する文書ＩＤのレコードを文書テーブル６０１の新規レコードとして複製し、分割後のページ数に更新する。
サーバ端末１０２は、分割する文書に既存のアノテーションを付与する場合、分割前の文書ＩＤに紐づくレコードを複製し、文書ＩＤに分割後の文書ＩＤを保存する（ステップＳ１００９）。ページＩＤやアノテーション文字列、アノテーション種別、アノテーション座標は既存のレコードと同じ情報を保存する。
サーバ端末１０２は、分割する文書に既存のアノテーションを付与する場合、分割前の文書ＩＤに紐づくレコードを複製し、文書ＩＤに分割後の文書ＩＤを保存する（ステップＳ１００９）。ページＩＤやアノテーション文字列、アノテーション種別、アノテーション座標は既存のレコードと同じ情報を保存する。
サーバ端末１０２は、分割前の文書に対応するサムネイルを、クライアント端末１０１において再作成された新規のサムネイルに更新する（ステップＳ１０１０）。分割後に新規に生成された文書に対するサムネイルテーブル６０２は、新規レコードとして作成する。
例えば、図２６に示すように、分割前にラベルアノテーションラベルＡとラベルＢが付与されている文書Ｄが存在し、文書Ｄの３ページ目で文書を分割するとする。図２７は、そのときの文書テーブル６０１を示し、図２８は、アノテーションテーブル６０３を示す。文書分割後、文書Ｄは図２９に示すようにラベルＡとラベルＢが保存されている文書Ｄと文書Ｄ２に分割される。図３０は、その時の文書テーブル６０１を示し、図３１は、アノテーションテーブル６０３を示す。
例えば、図２６に示すように、分割前にラベルアノテーションラベルＡとラベルＢが付与されている文書Ｄが存在し、文書Ｄの３ページ目で文書を分割するとする。図２７は、そのときの文書テーブル６０１を示し、図２８は、アノテーションテーブル６０３を示す。文書分割後、文書Ｄは図２９に示すようにラベルＡとラベルＢが保存されている文書Ｄと文書Ｄ２に分割される。図３０は、その時の文書テーブル６０１を示し、図３１は、アノテーションテーブル６０３を示す。
サーバ端末１０２は、文書の分割結果をクライアント端末１０１に送信し（ステップＳ１０１１）、クライアント端末１０１が文書の分割結果を受信すると（ステップＳ１０１２）、処理を終了する。
次に、図３２、３３、３４、３５を参照しながら、文書にアノテーションを付与し保存した後、メモアノテーション、ラベルアノテーションの属性を変更する処理について説明する。
図３２は、文書表示領域３０５におけるアノテーションを付与されている文書を選択したときの表示の一例を示す図、図３３は、ラベルアノテーション１７０１を選択したときのアノテーション属性情報１７０４の表示の一例を示す図、図３４は、ラベルアノテーション１７０２を選択したときのアノテーション属性情報１７０４の表示の一例を示す図、図３５は、メモアノテーション１７０３を選択したときのアノテーション属性情報１７０４の表示の一例を示す図である。
図３２は、文書表示領域３０５におけるアノテーションを付与されている文書を選択したときの表示の一例を示す図、図３３は、ラベルアノテーション１７０１を選択したときのアノテーション属性情報１７０４の表示の一例を示す図、図３４は、ラベルアノテーション１７０２を選択したときのアノテーション属性情報１７０４の表示の一例を示す図、図３５は、メモアノテーション１７０３を選択したときのアノテーション属性情報１７０４の表示の一例を示す図である。
以下では、アノテーションが付与されている文書が、メインウインドウ３０８の文書表示領域３０５において、図３２に示すように、サムネイル画像で表示されているとする。ここで、ユーザが文書を選択すると、文書に付与されているアノテーション毎に吹き出しが表示され、各アノテーションの属性とアノテーション文字列を示すアノテーション属性情報１７０４が表示される。図３３は、ラベルアノテーション１７０１のラベルアノテーションに係るアノテーション属性情報１７０４を示している。図３４は、ラベルアノテーション１７０２のラベルアノテーションに係るアノテーション属性情報１７０４を示している。図３５は、メモアノテーション１７０３のメモアノテーションに係るアノテーション属性情報１７０４を示している。
ここで、文書にアノテーションを付与し、保存した後、メモアノテーションとラベルアノテーションの属性を変更したい場合について説明する。例えば、すでに付与されているラベルアノテーション１７０２をメモアノテーションに変更する場合、メモアノテーションのラジオボタンを選択する。また、アノテーションに表示される文字列を変更する場合、アノテーション属性情報１７０４のテキストボックスに文字列を入力することで変更可能である。
以上、本発明の実施の形態について詳述した。尚、文書表示領域３０５が表示されている状態において文書結合や文書分割等の操作を行う場合、文書を文書ビューワ３０８上に開いた状態で、文書結合や文書分割等の操作を行うように構成してもよい。
また、本発明の実施の形態はクライアント・サーバ型の環境を用いて説明したが、Ｗｅｂアプリケーションを用いた環境で、クライアント端末の表示についてはブラウザを用いて、クライアント側の処理は例えば、ジャバスクリプト等を記述した表示データ（ＨＴＭＬデータ）を送信して制御させることや、或いは高度な処理を行うためのプログラムを適宜ダウンロードしてきてブラウザでの表示や処理を制御するように構成しても良い。
また、本発明の実施の形態はクライアント・サーバ型の環境を用いて説明したが、Ｗｅｂアプリケーションを用いた環境で、クライアント端末の表示についてはブラウザを用いて、クライアント側の処理は例えば、ジャバスクリプト等を記述した表示データ（ＨＴＭＬデータ）を送信して制御させることや、或いは高度な処理を行うためのプログラムを適宜ダウンロードしてきてブラウザでの表示や処理を制御するように構成しても良い。
このように本発明の実施の形態によれば、文書を容易に確認させ、作業の効率を向上させる文書管理システム等を提供する。
具体的には、取引先への指示や参考情報を含む確認を促すための取引用のアノテーション（メモアノテーション）、オペレータが確認し業務効率化を図るためのアノテーション（ラベルアノテーション）の２種類を提供し、ラベルアノテーションのみをサムネイル表示で表示させることによって、ユーザはサムネイル表示による一覧表示のまま、文書の重要度を知ることができ、重要文書の処理スピードを効率化できる。即ち、ユーザが文書管理システムに保存されている文書を閲覧する際、ユーザはサムネイル表示の時点で、文書を開くことなく、ラベルアノテーションにより優先して処理するべき文書だと判断することが可能となる。また、優先して処理するべき文書をすばやく判断できる。
具体的には、取引先への指示や参考情報を含む確認を促すための取引用のアノテーション（メモアノテーション）、オペレータが確認し業務効率化を図るためのアノテーション（ラベルアノテーション）の２種類を提供し、ラベルアノテーションのみをサムネイル表示で表示させることによって、ユーザはサムネイル表示による一覧表示のまま、文書の重要度を知ることができ、重要文書の処理スピードを効率化できる。即ち、ユーザが文書管理システムに保存されている文書を閲覧する際、ユーザはサムネイル表示の時点で、文書を開くことなく、ラベルアノテーションにより優先して処理するべき文書だと判断することが可能となる。また、優先して処理するべき文書をすばやく判断できる。
また、文書送付先にとっては不要な注釈であるラベルアノテーションを文書に付与せずにファクシミリ送信することにより、不要な注釈を手動で削除をして相手先へ送付するといって手間を省くことができる。
さらに、ラベルアノテーションに含まれるアノテーション文字列は、サムネイル表示上で、大きなフォントで表示させることも可能である。
さらに、ラベルアノテーションに含まれるアノテーション文字列は、サムネイル表示上で、大きなフォントで表示させることも可能である。
以上、添付図面を参照しながら本発明に係る文書管理システムの好適な実施形態について説明したが、前述した実施の形態に限定されない。当業者であれば、特許請求の範囲に記載された技術的思想の範疇内において各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、それらについても当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。
１………文書管理システム
１０１………クライアント端末
１０２………サーバ端末
１０３………データベース
１０４………ＬＡＮ
１０５………ＦＡＸ
３０１………メインウインドウ
３０２………メニューバー
３０３………ツールバー
３０４………レポジトリ表示領域
３０５………文書表示領域
３０６………出力領域
３０７………ステータスバー
３０８………文書ビューワ
４０２………ボタン
４０３………ボタン
４０４………ボタン
５０２………メニューバー
５０３………ツールバー
５０４………サムネイルビュー
５０５………アノテーションツール
５０６………ページビュー
５０７………ステータスバー
５０８………メモアノテーションアイコン
５０９………ラベルアノテーションアイコン
５１１………アノテーションアイコン
５１２………ダイアログボックス
１０１………クライアント端末
１０２………サーバ端末
１０３………データベース
１０４………ＬＡＮ
１０５………ＦＡＸ
３０１………メインウインドウ
３０２………メニューバー
３０３………ツールバー
３０４………レポジトリ表示領域
３０５………文書表示領域
３０６………出力領域
３０７………ステータスバー
３０８………文書ビューワ
４０２………ボタン
４０３………ボタン
４０４………ボタン
５０２………メニューバー
５０３………ツールバー
５０４………サムネイルビュー
５０５………アノテーションツール
５０６………ページビュー
５０７………ステータスバー
５０８………メモアノテーションアイコン
５０９………ラベルアノテーションアイコン
５１１………アノテーションアイコン
５１２………ダイアログボックス
Claims (15)
- 文書データと、当該文書データに対応するサムネイル画像と注釈データを記憶する記憶手段から取得した文書データのサムネイル画像を表示する情報処理装置であって、
ユーザの指示に従って前記文書データに前記注釈データの付与が可能な状態で表示すべき文書データを選択する文書データ選択手段と、
前記選択された文書データのページの画像を表示するページビュー領域を含む文書表示画面において、当該文書のサムネイル画像に表示させ、前記表示された文書データのページの画像を表示するページビュー領域には表示させないための第１の注釈データ、及び少なくとも前記ページビュー領域に表示された文書データのページの画像に表示するための第２の注釈データのうちいずれの種別の注釈データを前記表示された文書データに付与するかを、前記ユーザの指示に従って選択する注釈データ選択手段と、
前記選択された注釈データを前記表示された文書データに付与すべく、前記選択された注釈データを前記選択された種別と共に当該注釈データが付与された文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶する注釈データ付与手段と、
前記注釈データが付与された文書データのサムネイル画像を前記記憶手段から取得して表示し、また、前記注釈データが付与された文書データのページの画像を前記記憶手段から取得して表示する表示手段とを備え、
前記表示手段は、前記サムネイル画像を表示する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、少なくとも前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記サムネイル画像を表示し、前記サムネイル画像の文書データのページの画像を表示する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データは前記文書データに合成せずに、前記種別が第２の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記文書データを表示することを特徴とする情報処理装置。 - ユーザの指示に従って、複数の前記文書データを結合指示する文書データ結合指示手段と、
前記結合指示された複数の文書データを１つの文書データとして結合する文書データ結合手段とを備え、
前記表示手段は、前記結合された文書データのサムネイル画像を表示する場合には、前記結合された文書データの元となるそれぞれの文書データに付与された前記種別が第１の注釈データが前記結合された文書データのうち先頭で指定された文書データのサムネイル画像に表示されるべく、当該種別が第１の注釈データとして付与されたすべての注釈データを用いて合成した前記サムネイル画像を表示することを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。 - 前記表示手段は、前記文書データ結合手段で結合された文書データの元となるそれぞれの文書データに付与された注釈データのうち、前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データを、前記元となるそれぞれの文書データの先頭ページのサムネイル画像には合成せずに、前記結合された１つの文書データの先頭ページのサムネイル画像に合成して表示することを特徴とする請求項２記載の情報処理装置。
- ユーザの指示に従って、前記文書データを分割指示する文書データ分割指示手段と、
前記分割指示された文書データを複数の文書データに分割する文書データ分割手段と、
前記分割される文書データに付与されている注釈データのうち、前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データは、分割された文書データのそれぞれに複製し、それぞれの文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶させ、前記種別が第２の注釈データとして付与された注釈データは、分割された文書データのそれぞれには複製せず、それぞれの文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶する注釈データ複製手段と、
前記分割された文書データのサムネイル画像をそれぞれ生成し、前記文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶するサムネイル画像生成手段とを備え、
前記表示手段は、前記生成されたサムネイル画像を表示する場合には、前記複製された注釈データのうち、少なくとも前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データを前記生成されたそれぞれのサムネイル画像に合成して表示することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。 - 前記表示手段は、前記文書データ結合手段で結合されたそれぞれの文書データに付与されていた前記第１の注釈データを識別可能に表示することを特徴とする請求項２又は３に記載の情報処理装置。
- 前記第１の注釈データを識別可能に表示するために、前記第１の注釈データの色を、前記文書データ結合手段で結合されたそれぞれの文書データごとに決定する色決定手段とを備えることを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
- 前記第２の注釈データは、前記文書データのページの画像に対応して付与される注釈データであることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
- 表示する文書データのページの画像を特定するページ特定手段と、
前記特定したページの画像に対応する、前記種別が第２の注釈データとして付与された注釈データを特定する注釈データ特定手段とを備え、
前記表示手段は、前記特定されたページの画像を表示する場合には、前記表示するページの画像に前記特定された第２の注釈データを含む注釈データを用いて、合成して表示することを特徴とする請求項７に記載の情報処理装置。 - 前記表示手段は、前記文書データの一覧をリスト表示し、
前記サムネイル画像の表示と、前記リスト表示とを切り換える表示モード切替手段とを備えることを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１項に記載の情報処理装置。 - 前記文書データをファクシミリドライバを介してファクシミリ送信するファクシミリ送信手段とを備え、
前記ファクシミリ送信手段は、前記第２の注釈データを合成した文書データを送信することを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１項に記載の情報処理装置。 - 前記文書データと、当該文書データに対応するサムネイル画像と注釈データは、情報処理装置にネットワークを介して接続されるサーバ装置の記憶手段に記憶され、
ユーザの指示に従って、前記文書データと前記サムネイル画像と前記注釈データを前記サーバ装置の記憶手段から取得する取得手段とを備えることを特徴とする請求項１乃至１０のいずれか１項に記載の情報処理装置。 - 前記記憶手段は、データベースであることを特徴とする請求項１乃至１１のいずれか１項に記載の情報処理装置。
- サーバ装置と、情報処理装置が通信可能に接続されて構成される文書管理システムであって、
前記サーバ装置は、
文書データと、前記文書データのサムネイル画像と、前記文書データのページの画像を表示するページビュー領域を含む文書表示画面において、当該文書のサムネイル画像に表示させ、前記表示された文書データのページの画像を表示するページビュー領域には表示させないための第１の注釈データと、少なくとも前記ページビュー領域の表示された文書データのページの画像に表示するための第２の注釈データを記憶する記憶手段を備え、
前記情報処理装置は、
ユーザの指示に従って、前記文書データに前記第１の注釈データ及び第２の注釈データを示す前記注釈データの付与が可能な状態で表示すべき文書データを選択する文書データ選択手段と、
前記選択された文書データを前記サーバ装置から取得する取得手段と、
前記取得した文書データのページの画像を表示するページビュー領域を含む文書表示画面において、当該文書のサムネイル画像に表示させ、前記表示された文書データのページの画像を表示するページビュー領域には表示させないための第１の注釈データ、及び少なくとも前記ページビュー領域に表示された文書データのページの画像に表示するための第２の注釈データのうちいずれの種別の注釈データを前記表示された文書に付与するかを、前記ユーザの指示に従って選択する注釈データ選択手段と、
前記選択された注釈データを前記表示された文書データに付与すべく、前記選択された注釈データを前記選択された種別と共に当該注釈データが付与された文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶する注釈データ付与手段と、
前記注釈データが付与された文書データのサムネイル画像を前記記憶手段から取得して表示し、また、前記注釈データが付与された文書データのページの画像を前記記憶手段から取得して表示する表示手段とを備え、
前記表示手段は、前記サムネイル画像を表示する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、少なくとも前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記サムネイル画像を表示し、前記サムネイル画像の文書データのページの画像を表示する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データは前記文書データに合成せずに、前記種別が第２の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記文書データを表示することを特徴とする文書管理システム。 - 文書データと、当該文書データに対応するサムネイル画像と注釈データを記憶する記憶手段から取得した文書データのサムネイル画像を表示する情報処理装置の処理方法であって、
前記情報処理装置は、
ユーザの指示に従って、前記文書データに前記注釈データの付与が可能な状態で表示すべき前記文書データを選択する文書データ選択工程と、
前記選択された文書データのページの画像を表示するページビュー領域を含む文書表示画面において、当該文書のサムネイル画像に表示させ、前記表示された文書データのページの画像を表示するページビュー領域には表示させないための第１の注釈データ、及び少なくとも前記ページビュー領域に表示された文書データのページの画像に表示するための第２の注釈データのうちいずれの種別の注釈データを前記表示された文書データに付与するかを、前記ユーザの指示に従って選択する注釈データ選択工程と、
前記選択された注釈データを前記表示された文書データに付与すべく、前記選択された注釈データを前記選択された種別と共に当該注釈データが付与された文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶する注釈データ付与工程と、
前記注釈データが付与された文書データのサムネイル画像を前記記憶手段から取得して表示し、また、前記注釈データが付与された文書データのページの画像を前記記憶手段から取得し、表示制御する表示制御工程とを実行し、
前記表示制御工程は、前記サムネイル画像を表示制御する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、少なくとも前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記サムネイル画像を表示し、前記サムネイル画像の文書データのページの画像を表示制御する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データは前記文書データに合成せずに、前記種別が第２の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記文書データを表示することを特徴とする情報処理装置の処理方法。 - 文書データと、当該文書データに対応するサムネイル画像と注釈データを記憶する記憶手段から取得した文書データのサムネイル画像を表示する情報処理装置として機能させるためのプログラムであって、
前記情報処理装置を、
ユーザの指示に従って前記文書データに前記注釈データの付与が可能な状態で表示すべき文書データを選択する文書データ選択手段と、
前記選択された文書データのページの画像を表示するページビュー領域を含む文書表示画面において、当該文書のサムネイル画像に表示させ、前記表示された文書データのページの画像を表示するページビュー領域には表示させないための第１の注釈データ、及び少なくとも前記ページビュー領域に表示された文書データのページの画像に表示するための第２の注釈データのうちいずれの種別の注釈データを前記表示された文書データに付与するかを、前記ユーザの指示に従って選択する注釈データ選択手段と、
前記選択された注釈データを前記表示された文書データに付与すべく、前記選択された注釈データを前記選択された種別と共に当該注釈データが付与された文書データに対応づけて前記記憶手段に記憶する注釈データ付与手段と、
前記注釈データが付与された文書データのサムネイル画像を前記記憶手段から取得して表示し、また、前記注釈データが付与された文書データのページの画像を前記記憶手段から取得して表示する表示手段として機能させ、
前記表示手段は、前記サムネイル画像を表示する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、少なくとも前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記サムネイル画像を表示し、前記サムネイル画像の文書データのページの画像を表示する場合には、前記文書データに付与された注釈データのうち、前記種別が第１の注釈データとして付与された注釈データは前記文書データに合成せずに、前記種別が第２の注釈データとして付与された注釈データを用いて合成した前記文書データを表示することを特徴とするプログラム。
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