JP2004259019A - スケジュール管理システム、プログラムおよび記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】予定が大量にある人のスケジュールも管理できるスケジュール管理システムを提供する。
【解決手段】ノーツをベースとして開発しており、利用者１人のスケジュール情報を１文書とし、この文書には、分割された文書が同一のスケジュール情報に属することを示す識別情報と、分割された文書の文書番号と、日々の予定がどの文書番号の文書に含まれるかを示す文書分割インデックスを含むヘッダ部と、利用者の１ヶ月分の予定を日にちごとに分類してまとめたスケジュールデータと、利用者の１ヶ月分の予定を日にちごとに分類し、開始時間、終了時間およびすでに登録されているこの時間帯の予定から決定した予約状況を示す画像情報を予定ごとに保持する高速表示用データをスケジュール情報として格納している。このスケジュール情報の容量が所定容量を越える場合には文書を分割して、大量の予定がある人でも管理することができる。
【選択図】 図８

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、オフィス等において、個人やグループなどのお互いのスケジュールをネットワーク上に分散して登録、管理、参照することのできるスケジュール管理システム、プログラムおよび記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、コンピュータシステムの普及は目覚しく、また、通信技術の高度化も著しいものがあり、これを利用して大規模な会社においては、同一の事業所内および他の事業所との間でネットワークを設置して、社内の情報の共有化を図っている。
【０００３】
この一例として、個人やグループのスケジュールを管理するソフトウェアがある。
一般に、グループ会議を開催する場合には、自分自身および他のグループメンバのスケジュールを確認して、共通にスケジュールが空いている日程を決定しなければならない。
この作業を行うためには、各メンバの個人スケジュールをグループ内で公開させ、会議を招集するメンバが他のメンバの個人スケジュールをいちいち確認する作業を行わなければならない。
【０００４】
このような作業を軽減するために、グループ内でのグループスケジュールを管理し、それを各メンバ間で相互に参照することにより、各自が参加可能な会議日程を検索するなどの機能を提供するソフトウェアが実現されている。
例えば、ロータス社製のノーツ／ドミノにおけるグループスケジュール機能では、グループ名およびそのグループに属するメンバを登録しておけば、メンバごとに登録された個人スケジュールをまとめて、グループスケジュールをカレンダとして一覧表示できる。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
上述したグループスケジュールを管理するソフトウェアは、管理すべき個人およびグループスケジュールを１台のサーバコンピュータに置いて管理しているが、この構成では、大規模な会社にあっては、そのデータ量が膨大になるとともに、サーバコンピュータへの負荷の集中・増大という問題がでてくる。
【０００６】
このようなスケジュール管理システムをロータス社製のノーツ／ドミノで開発すると、１つの予定が１文書となってしまい、１日に１予定があるとすると、１ヶ月では２０文書、１年では２４０文書が作成されてしまう。全社員を対象に考えると膨大な文書量となり、その中から表示するための１日の予定を得るためにも時間がかかってしまう。
このためには、１人分の予定を１ヶ月分まとめて１文書とすることによって文書量を減らすことが考えられる。
【０００７】
しかしながら、上記ノーツの１文書として登録できる容量には制限があるため１ヶ月の予定が大量にある人のスケジュールを管理できなくなってしまう。
【０００８】
本発明は、上述した実情を考慮してなされたもので、予定が大量にある人のスケジュールも管理できるようなスケジュール管理システム、スケジュール管理システムの機能を実行するためのプログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明の請求項１は、ノーツをベースとして利用者の日々の予定を管理するスケジュール管理システムにおいて、利用者の１ヶ月分の予定を日にちごとに分類してまとめて１文書のスケジュール情報とし、この文書の容量が所定容量を越える場合には文書を分割するようにしたことを特徴とする。
本発明の請求項２は、請求項１に記載のスケジュール管理システムにおいて、前記スケジュール情報を保持する文書は、分割された文書が同一のスケジュール情報に属することを示す識別情報と、分割された文書がスケジュール情報のうちの何番目の文書かを示す文書番号と、日々の予定がどの文書番号の分割された文書に含まれるかを示す文書分割インデックスを含むヘッダ部を備えていることを特徴とする。
本発明の請求項３は、請求項２に記載のスケジュール管理システムにおいて、前記識別情報は、社員番号とスケジュールの年月であることを特徴とする。
本発明の請求項４は、請求項２または３に記載のスケジュール管理システムにおいて、文書を分割して生成した新しい文書へは、登録しようとしていた予定と、分割のもととなった文書のヘッダ部のうち文書番号と文書分割インデックスとを改訂して格納することを特徴とする。
【００１０】
本発明の請求項５は、請求項４に記載のスケジュール管理システムにおいて、複数の文書に分割されたスケジュール情報を表示するときには、前記識別情報が同じ文書のうち最後の文書のヘッダ部にある文書分割インデックスを参照して、表示すべき日にちの予定が格納されている文書番号を持つ文書を読み出すようにしたことを特徴とする。
本発明の請求項６は、請求項１に記載のスケジュール管理システムにおいて、前記スケジュール情報を格納する文書には、利用者の１ヶ月分の予定を日にちごとに分類し、開始時間、終了時間およびすでに登録されているこの時間帯の予定から決定した予約状況を示す画像情報を予定ごとに保持する高速表示用データを含むことを特徴とする。
本発明の請求項７は、請求項６に記載のスケジュール管理システムにおいて、前記予約状況は、会議、外出、休暇、重複予約および予約なしであることを特徴とする。
本発明の請求項８は、請求項６または７に記載のスケジュール管理システムにおいて、前記予約状況を示す画像情報は、前記予約状況を直感的に区別しやすい色情報であることを特徴とする。
【００１１】
本発明の請求項９は、請求項６、７または８に記載のスケジュール管理システムにおいて、文書を分割して生成した新しい文書へは、分割のもととなった文書の高速表示用データのうち登録しようとしていた予定に対する予約状況を改訂して格納することを特徴とする。
本発明の請求項１０は、請求項９に記載のスケジュール管理システムにおいて、複数の文書に分割されたスケジュール情報の概略を表示するときには、前記識別情報が同じ最後の文書にある高速表示用データにアクセスし、表示すべき日にちの予定の予約状況の画像情報を取り出すようにしたことを特徴とする。
【００１２】
本発明の請求項１１は、コンピュータに、請求項１乃至１０のいずれかに記載のスケジュール管理システムの機能を実行させるためのプログラムである。
本発明の請求項１２は、請求項１１に記載のスケジュール管理システムのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。
【００１３】
以上の構成により、１ヶ月のスケジュールを１文書にまとめることによって文書量を減らして迅速な検索を実現できる。
さらに、大量の予定があってノーツで扱える１文書の容量制限を越えてしまう場合であっても、分割した文書として保持して本システムを利用できるようになった。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、本発明のスケジュール管理システムに係る好適な実施形態を説明する。本発明のスケジュール管理システム（以下、本システムということもある）は、複数箇所に分散している事業所に所属している多人数のユーザにより利用されるものであり、また、ロータス社製のノーツ／ドミノをベースに開発されているものとして説明する。
【００１５】
図１は、本実施形態のスケジュール管理システムの全体構成を示すブロック図であり、同図において、スケジュール管理システムは、複数の事業所１０がネットワーク２０で接続されている。
事業所１０では、その事業所１０に所属するユーザの端末およびそのユーザのスケジュールや共通設備の予約等を管理するデータベース等からなっており、データベースは各事業所１０から相互に参照可能となっている。
ここで、ネットワーク２０は、各事業所に敷設されたネットワークを結合するための伝送路であって、有線または無線で実現され、例えば、公衆回線や専用回線等によるＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、インターネットなどを用いることができる。
【００１６】
事業所１０には、認証データベース（ＤＢ）１１、スケジュールデータベース（ＤＢ）１３、スケジューラメニューデータベース（ＤＢ）１４、共通設備予約データベース（ＤＢ）１５、任意台数の管理者端末１６および任意台数の利用者端末１７をネットワーク１８で接続している。
【００１７】
認証ＤＢ１１は、本システムを利用するユーザのユーザＩＤおよびそのユーザにどこまで操作させることができるかを示す権限情報等を保持し、ユーザからユーザＩＤ（ユーザ名またはサーバ名、パスワード、ノーツのライセンス番号、パブリックキー、プライベートキー、認証用スタンプ等）を提示されたとき、本システムを利用する権限があるかどうかを検証するためのデータベースである。
【００１８】
スケジュールＤＢ１３は、各ユーザの会議や用事等の予定を登録する。このスケジュールＤＢ１３は、各ユーザの１ヶ月分の予定を１文書として登録する。
ノーツで１つのスケジュールを１文書としてしまうと、１日に１スケジュールとして、１ヶ月では２０文書、１年では２４０文書が作成されてしまう。これを全社員に使わせるとなると膨大な文書量となり、表示するだけの検索でも応答時間が遅くなる。
そこで本システムでは、１ヶ月のスケジュールを１文書にまとめることによって文書量を減らしている。
【００１９】
このスケジュール文書は、図２（Ａ）に示すように３つの部分、即ち、ヘッダ１０１、スケジュール１０２および高速表示用データ１０３から構成される。
ヘッダ１０１は、スケジュールを登録したユーザに関する情報として、文書番号、社員番号、スケジュールの年月、ノーツアドレス、氏名、所属、文書分割インデックス等が含まれる（図２（Ｂ）参照）。
ここで、文書番号は、データ量が多いため１ヶ月のスケジュールを複数の文書に分割した場合に振られる１から始まる順番号である。
また、文書分割インデックスは、一日のスケジュールが存在する文書の文書番号を日にちの順に並べた配列である。
複数の文書に分割した場合、同一のスケジュールに属する文書であるかは、ヘッダ１０１の中の社員番号とスケジュールの年月で判断する。
【００２０】
スケジュール１０２は、ヘッダ１０１の「スケジュールの年月」で示される月の日にちごとに、予定の種類、開始・終了時刻、用件、詳細説明等を予定の数だけ並べた予定表である。
【００２１】
グループスケジュール「１週間表示」、「２週間表示」または「１ヶ月表示」を行う場合、本システムでは、図３に示すように、操作している本人の勤務時間の開始時間から終了時間までを１日として、その１日をさらに等分割（例えば、６等分）して表示する。
この表示のときには、各分割された時間帯の勤務状況（勤務している場所、予約状況や休暇区分）を色付けした図形（図形への色付けは、図形の外形の色付けや図形の内部を色で塗りつぶす等がある）で区別して表示するようにしている。
このために、グループ内の全員のスケジュールを取得してから各予定時間を図形に変換するのでは時間がかかるため、本人のスケジュールを登録するときに、この図形情報を作成して高速表示用データ１０３として格納しておく。
【００２２】
例えば、高速表示用データ１０３には、予定の開始・終了時刻とその時間帯における予定の状況を示す色情報を組として１つの予定とし、これを各日にちごとに保持する。この予定の状況とその色情報は、例えば、社内で会議中は黄色、ダブルブッキングはオレンジ色、外出中は緑色、勤務時間はグレイ色、休暇はピンク等を用いる。
【００２３】
尚、ノーツの１文書として登録できる容量には制限がある。このため、日々のスケジュールを追加登録する際に、スケジュールを登録する文書のデータ量が上記の容量制限を超えた場合には、生成した新しい文書へ次の項目を書き込む。
（１）追加しようとしていたスケジュールが新しい文書にあることを示すように文書分割インデックスを更新したヘッダを新しい文書に書き込む。
（２）追加しようとしていたスケジュールを新しい文書へ書き込む。
（３）追加しようとしていたスケジュールに対する色情報等を更新した高速表示用データを書き込む。
【００２４】
スケジュールＤＢ１３の動作機能としては、一般的な個人やグループの予定登録、更新、削除がある。また、その際のスケジュール一覧表示や詳細表示もできる。また、このスケジュールＤＢ１３は、メール受信可能な属性をもち、このメールを受信し、定期的に起動されるスケジュール文書登録エージェントによってスケジュールが登録される。
【００２５】
スケジューラメニューＤＢ１４は、レプリカデータベース（ここでレプリカデータベースとは、各データベース間で同期をとって常に同じ内容を持つようにしているデータベースのことをいう。）であって、本システムを利用する可能性のあるユーザに関する情報を保持するユーザマスタとこのシステムのデータベースの情報を管理するサーバＤＢテーブルとを備えている（詳細は後述）。このユーザは、各事業所に勤務する全社員（ここでは、正規の社員、契約社員および協力会社の社員等をまとめて社員と呼ぶことにする）のことである。
このユーザマスタは、ユーザごとに次のようなデータを保持している。
【００２６】
社員番号、ノーツアドレス、氏名（漢字、カナおよびローマ字による表記）、
勤務地、所属部課等、
スケジュールＤＢ１３の所在（サーバ名とファイル名）、
予約した共通設備ごとに共通設備予約ＤＢ１５の所在（サーバ名とファイル名）
【００２７】
さらに、ユーザや管理者によって、グループ名とその構成人員の情報もユーザマスタに登録される。
【００２８】
また、スケジューラメニューＤＢ１４の動作機能としては、ユーザマスタの一括登録、随時一括更新、随時個人選択更新、随時個人選択初期化等や、ユーザの利用者端末１７で動作するＷｅｂブラウザから要求のあった個人、グループの予定状況や共通設備の予約状況等の一覧やその詳細情報の表示がある。
【００２９】
共通設備予約ＤＢ１５は、事業所ごとに、この事業所に備えられた共通設備（会議室や打ち合わせコーナや、パソコン、白板、プロジェクタ等の備品等）の予約状況を保持する。
この共通設備予約ＤＢ１５に保持される共通設備予約文書は、共通設備ごとに１ヶ月の予約状況を、その月の日にちごとに、予約開始・終了時刻、予約者およびその関係者等を予定の数だけ並べた予約表である。
この共通設備の予約に際しては、同時に２人以上のユーザが予約操作できないように排他的制御を行う（詳細は後述）。
【００３０】
管理者端末１６は、事業所ごとに設けられている本システムの管理者が使う端末であり、管理者は本システムの各データベースの生成・維持管理を行う。
管理者端末１６は、ノーツクライアントが動作可能なコンピュータである。
利用者端末１７は、本システムのユーザが自分あるいはグループのスケジュールの操作や共通設備の予約の操作を行う端末である。
利用者端末１７は、Ｗｅｂブラウザが動作可能なコンピュータである。
ネットワーク１８は、事業所内の各データベースおよび事業所間を接続するための伝送路であって、それらの間の通信プロトコルはＴＣＰ／ＩＰである。
【００３１】
次に、上記のような構成をもつ本システムの動作を詳細に説明する。
（Ａ）ユーザマスタの作成と更新
図４は、本システムにおいて、スケジューラメニューＤＢ１４のユーザマスタの生成および更新を行うときの機能構成図であり、同図において、ユーザ情報作成部２００は、社員マスタデータベース（ＤＢ）２０１、サーバＤＢテーブル２０２を入力として、スケジューラメニューＤＢ１４のユーザマスタを生成または更新する。
【００３２】
社員マスタデータベース（ＤＢ）２０１は、人事部門が維持管理する全社員に関する情報、例えば、社員番号、ノーツアドレス、氏名（漢字、カナおよびローマ字表記）、勤務地および所属等の情報を少なくとも保持している。
【００３３】
サーバＤＢテーブル２０２は、事業所名、サーバ名、データベースの種類およびデータベースの所在からなる情報を事業所ごとに保持し、予め管理者によって作成されているものとする。
ここでサーバ名は、データベースを管理するサーバの名前である。データベースの種類は、本システムが各事業所で保有するデータベース（スケジュールＤＢ、スケジューラメニューＤＢ、共通設備予約ＤＢ等）を区別するコードである。データベースの所在は、「データベースの種類」に対応するデータベースのファイル名である。
【００３４】
また、社員マスタＤＢ２０１に登録された個人情報とは違う個人情報を設定するときに、その社員番号と氏名（漢字、カナ、ローマ字による表記）、勤務地あるいは所属とを対応付けて、そのユーザ（社員）のユーザマスタとして本システムの管理者が作成しておく。
例えば、「氏名」については、結婚して戸籍上では姓が変わっても、旧姓を使いたいときに利用する。また、「勤務地」や「所属」については、兼務しているときに人事情報とは違うところで業務を行っているときに利用する。
【００３５】
次に、ユーザ情報作成部２００の動作について説明する。
（１）ユーザマスタ一括取り込み処理
スケジュールメニューＤＢ１４へユーザマスタを初めて生成するときには、このオプションを実行する。
まず、本システムにログインして、管理者であることを認証ＤＢ１１によって認証し、続いて表示されたオプションボタンの中から「ユーザマスタ一括取り込み」ボタンをクリックする。
社員マスタＤＢ２０１から社員ごとに「社員番号、ノーツアドレス、氏名（漢字、カナおよびローマ字による表記）、勤務地および所属」の情報を取り出し、社員ごとに、社員番号、ノーツアドレス、氏名（漢字、カナおよびローマ字による表記）、勤務地、所属をユーザマスタへ書き込む。
【００３６】
また、サーバＤＢテーブル２０２を参照して、この社員の勤務地（この勤務地は事業所と同じ名前になっている）から、その勤務地におけるスケジュールに関係する各データベースの存在場所を検索し、社員番号と対応させてサーバ名、データベースの種類およびデータベースの所在とをユーザマスタへ書き込む。
【００３７】
（２）ユーザマスタ随時更新処理
まず、本システムにログインして、管理者であることを認証ＤＢ１１によって認証し、続いて表示されたオプションボタンの中から「ユーザマスタ随時更新」ボタンをクリックする。
この場合は、すでにユーザマスタが存在するので、社員マスタＤＢ２０１には存在するがユーザマスタに存在しない新入社員等に関してのみ新規に生成し、新たに退職者がいた場合には、該当者の退職フラグを立てて、ユーザの相違する部分のみを更新してユーザマスタへ書き込む。
【００３８】
（３）ユーザマスタ定期更新処理
スケジューラメニューＤＢ１４のエージェントとして、社員マスタＤＢ２０１の人事部門のデータベース更新サイクルに合わせてユーザマスタを定期的に更新するように定義しておく。
この更新項目は、上記の「ユーザマスタ随時更新」と同様に、新入社員の情報の追加、および退職フラグの付加を行って、ユーザの相違する部分についてユーザマスタを更新する。
【００３９】
（４）ユーザマスタ（選択ユーザ）更新処理
まず、本システムにログインして、管理者であることを認証ＤＢ１１によって認証し、続いて予め管理者がユーザマスタの中から更新したいユーザを選択し、オプションボタンの中から「ユーザマスタ（選択ユーザ）更新」ボタンをクリックする。
この場合には、選択されたユーザに対してだけ社員マスタＤＢ２０１を参照して、ユーザマスタを更新する。また、その社員が退職していれば退職フラグを立てる。
【００４０】
（５）ユーザマスタ（選択ユーザ）初期化処理
まず、本システムにログインして、管理者であることを認証ＤＢ１１によって認証し、続いて予め管理者がユーザマスタの中から更新したいユーザを選択し、オプションボタンの中から「ユーザマスタ（選択ユーザ）初期化」ボタンをクリックする。
この場合、選択されたユーザに対してだけ社員マスタＤＢ２０１およびサーバＤＢテーブル２０２を参照して、ユーザマスタのユーザ情報を生成しなおす。また、その社員が退職していれば退職フラグを立てる。
【００４１】
このように、人事情報として常に更新される社員マスタＤＢ２０１から随時または定期的にユーザマスタの利用者情報を更新するため、社員の入社・退社したときや、協力会社からきた人の契約・変更・削除が発生したときにも、個別にユーザの登録・変更・削除をすることなくユーザマスタを維持できる。
【００４２】
（Ｂ）スケジュールの作成
（１）スケジュールの登録
グループで会議するときの予定登録を例にして説明する。
自分のスケジュール画面（図３参照）から「自分のスケジュール」ボタン３０１をクリックすると、図５のようなスケジュール登録画面が表示される。
この登録画面に、必要な会議開催日、時間、用件、場所および会議の対象者、連絡メールの要否等をそれぞれの入力フィールドへ入力して、実行ボタン３０４をクリックすると、確認のダイアログが表示され「ＯＫ」をクリックすると、スケジュールデータ更新用文書が作成され、スケジュールを登録した本人は、即時にエージェントが起動されて会議開催月のスケジュール文書にその予定が追加登録され、スケジュールデータ更新用文書に本人のスケジュール文書の登録完了フラグを立てる（図６参照）。
【００４３】
また、本人以外の対象者のスケジュールに対しては、５分ごとに起動される定期エージェントによって、会議開催月のスケジュール文書にその予定が対象者のスケジュールＤＢ１３へ追加登録され、スケジュールデータ更新用文書にその対象者のスケジュール文書の登録完了フラグを立て、連絡メールの送信が指定されていれば会議が開催されることがメールで通知される。
【００４４】
１ヶ月のスケジュールを１文書で表現しているため、複数の人が同一人の同一月のスケジュール文書を更新することがあるが、ノーツには文書の排他的制御機能がないため競合文書が作成されてしまうことになる。
そのため、スケジュール文書を直接更新せずに更新用の文書を作成して、その更新用文書の登録をエージェントに任せることによって、競合文書の発生を防ぐようにしている。
【００４５】
また、本人のスケジュールは、即時エージェントにより更新されるが、他の対象者全員のスケジュールがすべて登録されるまでの時間は長いので、この他の対象者のスケジュールの登録を定期エージェントに任せることにより、競合文書を発生させることなく登録の応答時間を早くすることができる。
【００４６】
一方、この会議の対象者のうち誰かが会議開催の登録をした本人とは別の事業所に勤務している場合には、事業所ごとに他事業所用のスケジュールデータ更新用文書を作成し、その更新用文書を当該対象者の勤務している他事業所のスケジュールＤＢ１３へメールで送信する（図７参照）。
これは、他事業所のスケジュールＤＢ１３の登録エージェントを直接起動させることができないために、メールで更新用文書の登録を依頼し、受信したスケジュールＤＢ１３がエージェントにより更新用文書にある対象者の会議開催月のスケジュール文書にその予定を追加登録する。
【００４７】
これにより、他事業所にいる人のスケジュール文書の書き込みをメール送信で実現することにより、サーバやネットワーク環境のレベルに依存せず、ドミノ環境のメール送受信機能の範囲で保証できる。したがって、登録時と送受信時のセキュリティ等の保証範囲を明確に切り分けることができる。
また、応答時間もドミノ環境レベルでの保証が可能である。
【００４８】
尚、スケジュールデータ更新用文書にある予定を会議開催月のスケジュール文書に追加登録する際に、１文書の容量制限を超えた場合には、新しい文書を生成して、元の文書からヘッダと高速表示用データを複写し、追加するスケジュールを新しい文書へ書き込む。このときヘッダと高速表示用データには、追加するスケジュールに関する情報を追加して書き出す。
【００４９】
例えば、図８に示すように、３日のスケジュールを登録しようとしたときに、容量制限になった場合には、新しいスケジュール用の文書４０１を生成して、この新しい文書４０１へ前の文書４００（すでに複数の文書に分割されていた場合には、最後の文書）のヘッダを複写する。
次に、３日のスケジュールを新しい文書４０１へ書き込む。このとき、３日のスケジュールが存在する文書番号（新しい文書４０１の文書番号）を文書分割インデックスに追加する。
さらに、３日のスケジュールを参照して、その日の勤務状況を図形化して前の文書４００の高速表示用データを更新して新しい文書４０１へ書き込む。この図形化は、その日の予定のうち、例えば、社内で会議中、ダブルブッキング、外出中、予約なし、休暇等に分けて、それぞれの色情報を割り当てて作成する。
【００５０】
このように１ヶ月のスケジュールが分割された複数の文書に登録されたときには、分割された最後の文書にアクセスして、
・個人スケジュールの場合には、指定年月の最後の文書番号をもつ文書のヘッダにある文書分割インデックスを参照して、該当文書番号の文書を読み出して必要な日のスケジュールデータを取得して表示する。
・グループスケジュール一覧表示の場合には、指定年月の最後の文書番号をもつ文書の高速表示用データの当該日から図形情報を取り出して表示する。
【００５１】
原則として１人／１ヶ月／１文書にスケジュールデータを保存し、その容量に応じて分割するようにして、文書サイズを減らして迅速な検索を実現できる。
また、グループスケジュール対象者の全員の実データを取得してから、図形に変換して表示するまでの応答時間を削減できるため、直感的でわかり易い画像データによるグループスケジュール一覧を良好な応答時間で表示することができる。
【００５２】
（２）共通設備の予約登録
各事業所で管理される共通設備（会議室や備品等）の予約登録について説明する。
まず、図３に示したメニュー画面から「共通設備へ」ボタン３０３をクリックし、予約したい事業所の当日の予約状況一覧が図９のように表示されるので、その予約対象の共通設備が予約されていないことを確認する。
次に、空いているときには、共通設備一覧画面（図９参照）で予約登録ボタン５００をクリックすると、図１０のような予約当日の共通設備予約登録画面が表示される。
【００５３】
この登録画面から必要な予約時間、共通設備の選択、用件、使用区分（社内使用または来客ありかの区別）、その共通設備を何に使うかのカテゴリおよび利用対象者等をそれぞれの入力フィールドへ入力して、実行ボタン５０１をクリックすると、確認のダイアログが表示され「ＯＫ」をクリックすると予約が共通設備予約ＤＢ１５へ登録され、登録実行者と利用対象者へ予約完了のメールが送信される。
【００５４】
尚、共通設備予約ＤＢ１５の予約登録文書は、１ヶ月分の予約を記録しているものであるから、同一時間帯に同じ共通設備の予約を実行する可能性が高くなる。
しかし、ノーツでは文書を登録する時には排他制御していないので、同時に同じ共通設備の予約をしていると、競合文書の発生やダブルブッキングの可能性が出てくるため、予約登録のときには、何らかの排他制御をしなければならない。この場合、当該共通設備を最初に予約しようとしたときに、当該共通設備のロック文書をシステム側で作成し、このロック文書がある場合には後から予約登録しようとする人を排除するようにする。即ち、このロック文書を使って、当該共通設備の排他制御を実現する（図１１参照）。
【００５５】
従って、実行ボタン５０１をクリックしたときに、予約しようとした共通設備に対するロック文書が存在したときには、「予約作業中です」のダイアログを表示して予約登録の実行をキャンセルする。
また、このロック文書がない場合には、当該共通設備のロック文書を生成し、且つ、予約登録の確認ダイアログを表示し、「ＯＫ」がクリックされるとその予約を共通設備予約ＤＢ１５へ登録し、予約登録の実行者へは「予約完了」のダイアログを表示し、他の利用対象者へはどの共通設備が予約されたかをメールで知らせる。最後に、この生成されたロック文書を削除して、次の予約者のために共通設備を開放する。
これにより、共通設備に関するダブルブッキングを防止することができる。
【００５６】
（Ｃ）グループスケジュール一覧表示
図１２を参照して、グループに属する人員が複数の事業所に勤務している場合のスケジュール一覧表示について説明する。
例えば、ユーザ（Ａさん）は、構成人員がＡさん、Ｂさん、ＣさんおよびＤさんからなるグループに属しており、ＡさんおよびＢさんの勤務場所は事業所Ａであり、ＣさんおよびＤさんの勤務場所は事業所Ｂであるとする。
この場合に、グループに属する全員の「１日表示」、「１週間表示」または「１ヶ月表示」等のスケジュール一覧を表示することを説明する。
【００５７】
まず、Ａさんが利用者端末１７に備えたＷｅｂブラウザを用いて事業所ＡのスケジューラメニューＤＢ１４_Ａにアクセスし、認証ＤＢ１１によって認証を受け、グループ表示ボタン３０２をクリックする。
次に、グループ表示させる対象の人員を指定する。例えば、グループ名や関連者としての個人をユーザマスタＤＢ１２から選択し、例えば、「表示年月日」と「１週間表示」を指定すると図３のようなグループスケジュール一覧が表示される。
【００５８】
スケジューラメニューＤＢ１４_Ａは、指定された表示対象者（Ａさん、Ｂさん、ＣさんおよびＤさん）のスケジュールがどのスケジュールＤＢにあるのかをスケジューラメニューＤＢ１４_Ａを検索して取り出す。
次に、各表示対象者のスケジュールがあるそれぞれのスケジュールＤＢ１３にアクセスし、指定された年月の高速表示用データを取り出す。
例えば、ＡさんおよびＢさんに関しては、スケジュールをスケジュールＤＢ１３_Ａから取り出す。また、ＣさんおよびＤさんに関しては、スケジュールをスケジュールＤＢ１３_Ｂから取り出す。
【００５９】
スケジューラメニューＤＢ１４_Ａは、取り出した表示対象者の高速表示用データから指定された年月日を含む１週間の高速表示用データをＷｅｂブラウザに表示する形式に変換して、利用者端末１７へ返信する。
利用者端末１７のＷｅｂブラウザは、受信したデータを表示すると図３のようなグループスケジュール一覧が表示される。
【００６０】
図３のように表示された一覧から、対象者や日にちを選択することによって、さらに詳細なスケジュールを表示することができる。この場合には、日にちを選択した場合には、その日の高速表示用のデータを表示し、対象者を選択した場合には高速表示用のデータではなく、その対象者の実スケジュールデータを参照して表示させる。
【００６１】
このようにユーザ本人と同じ事業所に所属している人員のスケジュールを表示する応答時間は早く、必要に応じて参照される他事業所のスケジュールは若干応答時間に差ができるものの、同一のユーザインタフェースで多事業所にまたがるグループメンバのスケジュールを一覧表示することができる。
【００６２】
本発明は、上述した実施形態のみに限定されたものではない。上述した実施形態のスケジュール管理システムを構成する各機能をそれぞれプログラム化し、予めＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に書き込んでおき、コンピュータに搭載したＣＤ−ＲＯＭドライブのような媒体駆動装置にこのＣＤ−ＲＯＭ等を装着して、これらのプログラムをコンピュータのメモリあるいは記憶装置に格納し、それを実行することによって、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が上述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムおよびそのプログラムを記録した記録媒体も本発明を構成することになる。
【００６３】
尚、プログラムを格納する記録媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリ等）、光媒体（例えば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）等のいずれであってもよい。
【００６４】
また、ロードしたプログラムを実行することにより上述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステムあるいは他のアプリケーションプログラム等と共同して処理することによって上述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００６５】
市場に流通させる場合には、可搬型の記録媒体にプログラムを格納して流通させたり、インターネット等の通信網を介して接続されたサーバコンピュータの記憶装置に格納しておき、通信網を通じて他のコンピュータに転送することもできる。この場合、このサーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。尚、コンピュータでは、可搬型の記録媒体上のプログラム、または転送されてくるプログラムを、コンピュータに接続した記憶装置にインストールし、そのインストールされたプログラムを実行することによって上述した実施形態の機能が実現される。
【００６６】
尚、本発明は上述した実施形態に限定されず、本発明の要旨を逸脱しない範囲内で各種の変形、修正が可能である。
【００６７】
【発明の効果】
以上説明したように本発明によれば、１ヶ月のスケジュールを１文書にまとめることによって文書量を減らして迅速な検索を実現できる。
さらに、大量の予定があってノーツで扱える１文書の容量制限を越えてしまう場合であっても、分割した文書として保持して本システムを利用できるようになった。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のスケジュール管理システムの全体構成を示すブロック図である。
【図２】スケジュールを登録する文書のデータ構造図である。
【図３】グループスケジュール一覧表示例である。
【図４】ユーザマスタの生成または更新するときの機能構成図である。
【図５】スケジュール登録画面例である。
【図６】同じ事業所の社員のスケジュールを登録するときのエージェントの働きを説明するための図である。
【図７】他の事業所の社員のスケジュールを登録するときのメールの働きを説明するための図である。
【図８】スケジュール文書を分割したときのデータ移動について説明するための図である。
【図９】共通設備一覧画面例である。
【図１０】共通設備予約登録画面例である。
【図１１】共通設備予約の時の排他制御を説明するための図である。
【図１２】グループスケジュール一覧を表示するときのデータベース関連図である。
【符号の説明】
１０…事業所、１１…認証ＤＢ、１３…スケジュールＤＢ、１４…スケジューラメニューＤＢ、１５…共通設備予約ＤＢ、１６…管理者端末、１７…利用者端末、１８，２０…ネットワーク、１０１…ヘッダ、１０２…スケジュール、１０３…高速表示用データ、２００…ユーザ情報作成部、２０１…社員マスタＤＢ、２０２…サーバＤＢテーブル、３０１…自分のスケジュール、３０２…グループ表示、３０３…共通設備へ、３０４…実行ボタン、４００…前の文書、４０１…新しい文書、５００…予約登録ボタン、５０１…実行ボタン。

Claims (12)

1. ノーツをベースとして利用者の日々の予定を管理するスケジュール管理システムにおいて、利用者の１ヶ月分の予定を日にちごとに分類してまとめて１文書のスケジュール情報とし、この文書の容量が所定容量を越える場合には文書を分割するようにしたことを特徴とするスケジュール管理システム。
2. 請求項１に記載のスケジュール管理システムにおいて、前記スケジュール情報を保持する文書は、分割された文書が同一のスケジュール情報に属することを示す識別情報と、分割された文書がスケジュール情報のうちの何番目の文書かを示す文書番号と、日々の予定がどの文書番号の分割された文書に含まれるかを示す文書分割インデックスを含むヘッダ部を備えていることを特徴とするスケジュール管理システム。
3. 請求項２に記載のスケジュール管理システムにおいて、前記識別情報は、社員番号とスケジュールの年月であることを特徴とするスケジュール管理システム。
4. 請求項２または３に記載のスケジュール管理システムにおいて、文書を分割して生成した新しい文書へは、登録しようとしていた予定と、分割のもととなった文書のヘッダ部のうち文書番号と文書分割インデックスとを改訂して格納することを特徴とするスケジュール管理システム。
5. 請求項４に記載のスケジュール管理システムにおいて、複数の文書に分割されたスケジュール情報を表示するときには、前記識別情報が同じ文書のうち最後の文書のヘッダ部にある文書分割インデックスを参照して、表示すべき日にちの予定が格納されている文書番号を持つ文書を読み出すようにしたことを特徴とするスケジュール管理システム。
6. 請求項１に記載のスケジュール管理システムにおいて、前記スケジュール情報を格納する文書には、利用者の１ヶ月分の予定を日にちごとに分類し、開始時間、終了時間およびすでに登録されているこの時間帯の予定から決定した予約状況を示す画像情報を予定ごとに保持する高速表示用データを含むことを特徴とするスケジュール管理システム。
7. 請求項６に記載のスケジュール管理システムにおいて、前記予約状況は、会議、外出、休暇、重複予約および予約なしであることを特徴とするスケジュール管理システム。
8. 請求項６または７に記載のスケジュール管理システムにおいて、前記予約状況を示す画像情報は、前記予約状況を直感的に区別しやすい色情報であることを特徴とするスケジュール管理システム。
9. 請求項６、７または８に記載のスケジュール管理システムにおいて、文書を分割して生成した新しい文書へは、分割のもととなった文書の高速表示用データのうち登録しようとしていた予定に対する予約状況を改訂して格納することを特徴とするスケジュール管理システム。
10. 請求項９に記載のスケジュール管理システムにおいて、複数の文書に分割されたスケジュール情報の概略を表示するときには、前記識別情報が同じ最後の文書にある高速表示用データにアクセスし、表示すべき日にちの予定の予約状況の画像情報を取り出すようにしたことを特徴とするスケジュール管理システム。
11. コンピュータに、請求項１乃至１０のいずれかに記載のスケジュール管理システムの機能を実行させるためのプログラム。
12. 請求項１１に記載のスケジュール管理システムのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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