JP4544023B2 - 情報処理装置および情報管理プログラム - Google Patents

Description

この発明は情報処理装置および情報管理プログラムに関し、特に、適切に情報管理を行なうことのできる情報処理装置および情報管理プログラムに関する。

ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）等の情報処理装置であって、ユーザごとに設定やデータを記憶するＢＯＸ機能を備える情報処理装置がある。

近年、このような情報処理装置の記憶容量は増加する傾向にあるが、処理する情報量も増加し、また、１ファイルあたりの情報量も増加しているため、その記憶容量を圧迫しないような情報管理が重要な課題となっている。

このようなＢＯＸ機能を搭載している情報処理装置においては、予め管理者によってＢＯＸの容量が制限されており、上記制限を越えないように、ユーザに対して、必要に応じてＢＯＸ内のデータの整理が促される。具体的には、使用量が、上記制限容量のうちの管理者が設定した所定割合に達したタイミングや、上記制限容量のうちのユーザが設定した所定の容量に達したタイミングなどで、ユーザ操作の前に警告を表示し、ユーザにＢＯＸ内のデータの削除を促すことがなされている。

上記制限を越えないようにするために、たとえば以下の特許文献１や特許文献２では、ＢＯＸ容量の制限に達したときにＢＯＸ所有者に対して当該ＢＯＸを使用する機能を使用不可にすることで、ＢＯＸ内のデータの削除を強制し、管理者の負担を軽減する情報処理装置や印刷システムが提案されている。
特開平１１−１３４１３６号公報 特開２００４−１５２１０８号公報

しかしながら、上記特許文献に提案されている情報処理装置や印刷システムにおいては、ＢＯＸ容量の制限を越えた場合であっても、当該ＢＯＸを使用しない機能については引き続き使用することができるため、該当する機能を使用しない場合には支障がなく、ユーザによってＢＯＸ内のデータの削除がなされない場合があるという問題があった。

また、上記特許文献に提案されている情報処理装置や印刷システムにおいてはＢＯＸ容量の制限に達するまで上記警告等が行なわれないために、ユーザはＢＯＸ容量が制限値に近づいていることを意識することがないという問題があった。

このような、情報処理装置の記憶容量が圧迫されることを未然に防ごうとすると、管理者の手によってユーザに対して削除要求をすることが必要となり、管理者の作業負担が発生してしまうという問題があった。

本発明はこのような問題に鑑みてなされたものであって、ユーザにＢＯＸ内のデータ管理を促し、記憶容量が圧迫されることを未然に防ぐことのできる情報処理装置および情報管理プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明のある局面に従うと、情報処理装置は、情報処理を実行する情報処理手段と、ユーザに対応付けられた記憶領域であるＢＯＸについて、その制限である第１のしきい値を記憶する第１の記憶手段と、ＢＯＸの使用量が、第１のしきい値に達しているか否かを判断する判断手段と、判断手段において第１のしきい値に達していると判断されると、その旨を通知する通知手段と、判断手段において第１のしきい値に達していると判断されると、当該ＢＯＸに対応付けられたユーザに対して、情報処理手段における処理のうちの当該ＢＯＸを使用する処理である、当該ＢＯＸ内のデータを削除する処理、表示する処理、印刷する処理、および転送する処理の実行は許可し、当該ＢＯＸを使用しない処理である、当該ＢＯＸ内のデータを削除する処理、表示する処理、印刷する処理、および転送する処理以外の画像処理の実行は不許可とするよう情報処理手段を制御する制御手段とを備える。

また、情報処理装置は、第１のしきい値以下の、第２のしきい値を設定する設定手段をさらに備え、判断手段は、ＢＯＸの使用量が第２のしきい値に達しているか否かを判断し、通知手段は、判断手段において第２のしきい値に達していると判断されると、その旨を通知することが好ましい。

さらに、情報処理装置は、上記通知に基づいて、ＢＯＸに記憶されるデータに対する処理操作を受付ける操作入力手段と、処理操作に応じて、上記データの処理を実行する管理手段とを備えることが好ましい。

また、通知手段は、その旨を通知するメールを所定の宛先に送信することが好ましい。
さらに、情報処理装置は、上記メールに返信された、ＢＯＸに記憶されるデータに対する処理の指示をメールで受信する受信手段と、受信されたメールを解析する解析手段と、解析手段における解析結果に基づいて、データの処理を実行する管理手段とをさらに備えることが好ましい。

また、情報処理装置は、ログイン情報を入力するログイン情報入力手段をさらに備え、ＢＯＸは、上記ユーザのログイン情報に対応して割当てられた記憶領域であって、判断手段は、ログイン情報入力手段において入力されたログイン情報に対応して割当てられた上記所定の記憶領域が、第１のしきい値に達しているか否かを判断し、制御手段は、上記ログイン情報でログインされたユーザ操作に対する、当該ＢＯＸを使用しない情報処理手段における処理を制限することが好ましい。

本発明の他の局面に従うと、情報管理プログラムは、情報処理装置における情報管理をコンピュータに実行させるプログラムであって、情報処理装置のユーザに対応付けられた記憶領域であるＢＯＸの使用量がその使用制限である第１のしきい値に達しているか否かを判断する判断ステップと、判断ステップにおいて第１のしきい値に達していると判断されると、その旨を通知する通知ステップと、判断ステップにおいて第１のしきい値に達していると判断されると、当該ＢＯＸに対応付けられたユーザに対して、当該ＢＯＸを使用する処理である、当該ＢＯＸ内のデータを削除する処理、表示する処理、印刷する処理、および転送する処理の実行は許可し、当該ＢＯＸを使用しない処理である、当該ＢＯＸ内のデータを削除する処理、表示する処理、印刷する処理、および転送する処理以外の画像処理の実行は不許可とするよう情報処理装置を制御する制御ステップとを実行させる。

また、情報管理プログラムは、第１のしきい値以下の、第２のしきい値を設定する設定ステップをさらに実行させ、判断ステップにおいては、ＢＯＸの使用量が第２のしきい値に達しているか否かを判断し、通知ステップにおいては、判断ステップにおいて第２のしきい値に達していると判断されると、その旨を通知することが好ましい。

さらに、情報管理プログラムは、上記通知に基づいて、ＢＯＸに記憶されるデータに対する処理操作を受付ける操作入力ステップと、処理操作に応じて、上記データの処理を実行する管理ステップとを実行させることが好ましい。

また、通知ステップにおいては、その旨を通知するメールを所定の宛先に送信することが好ましい。

さらに、情報管理プログラムは、上記メールに返信された、ＢＯＸに記憶されるデータに対する処理の指示をメールで受信する受信ステップと、受信されたメールを解析する解析ステップと、解析ステップにおける解析結果に基づいて、データの処理を実行する管理ステップとをさらに実行させることが好ましい。

また、情報管理プログラムは、ログイン情報を入力するログイン情報入力ステップをさらに実行させ、ＢＯＸは、ユーザのログイン情報に対応して割当てられた記憶領域であって、判断ステップにおいては、ログイン情報入力ステップにおいて入力されたログイン情報に対応して割当てられたＢＯＸが、第１のしきい値に達しているか否かを判断し、制御ステップにおいては、ログイン情報でログインされたユーザ操作に対する情報処理装置における、当該ＢＯＸを使用しない処理を制限することが好ましい。

本発明にかかる情報処理装置および情報管理プログラムは、所定の記憶領域の使用量が規定以上になると、当該所定の記憶領域を使用しない処理をも制限することによって、所定の記憶領域の管理をより促進することができる。そのため、不要な情報を所定の記憶領域に放置させることが低減され、所定の記憶領域のより効率的な使用および効果的な使用に導くことができる。

以下に、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。

本実施の形態においては、本発明にかかる情報処理装置を、画像処理装置であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals）で実現するものとするが、本発明にかかる情報処理装置はＭＦＰ等の画像処理装置に限定されず、一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ：Personal Computer）や、ハードディスク等の記憶装置を備える家電などでも実現され得る。

図１は、本実施の形態にかかる情報処理装置であるＭＦＰを含む印刷システムの構成の具体例を示す図である。

図１を参照して、本実施の形態にかかる印刷システムは、情報処理装置であるＭＦＰ１０ａ，１０ｂ（これらを代表させてＭＦＰ１０と称する）と、ユーザ端末であるＰＣ２０とを含んで構成される。

ＭＦＰ１０とＰＣ２０とはＬＡＮ（Local Area Network）等の通信回線で接続されて、画像データやジョブの送受信が行なわれる。なお、ＭＦＰ１０とＰＣ２０との通信は、ＬＡＮ等の専用回線を介した通信に限定されず、電話回線を介した通信、電波や赤外線による無線通信等であってもよい。また、ユーザ端末はＰＣに限定されず、携帯電話やＰＤＡ（Personal Digital Assistants）等、その他の装置であってもよい。

図２は、本実施の形態にかかるＭＦＰ１０のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

図２を参照して、本実施の形態にかかるＭＦＰ１０は、装置全体を制御するＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＣＰＵ１１とブリッジ１２を介して接続され、ＣＰＵ１１で実行されるプログラム等を記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）およびメモリカードなどのメモリ１３と、設定やデータ等を記憶するハードディスク１５と、印刷を行なうためのプリンタエンジン１４と、原稿を読取るスキャナ１６と、操作画面を表示してユーザ操作を受付ける操作パネル１７と、ＬＡＮに接続するためのＬＡＮインタフェース（Ｉ／Ｆ）１８とを含んで構成され、これらがバス１９を介して接続される。

さらに、上記ハードディスク１５には、ユーザごとの設定やデータを記憶するＢＯＸが格納される領域であるＢＯＸ記憶部１５１が含まれる。

図３は、本実施の形態にかかるＭＦＰ１０において、情報管理を行なうための機能構成の具体例を示すブロック図である。図３に示される機能は、ＣＰＵ１１がメモリ１３等に記憶されるプログラムを読込んで実行することで、ＣＰＵ１１に形成される機能である。

図３を参照して、本実施の形態にかかるＭＦＰ１０は、情報管理を行なうための機能として、操作入力部１０１、ＢＯＸ管理部１０３、判断部１０５、管理者設定記憶部１０７、ユーザ設定記憶部１０９、機能制御部１１１、通知部１１３、メールデータ入力部１１５、およびメールデータ解析部１１７とを含んで構成される。

管理者設定記憶部１０７は、第１のしきい値である、当該印刷システムの管理者の設定する、ＢＯＸ容量の制限値（以下、管理者設定値と言う）を記憶する。また、操作入力部１０１は、操作パネル１７でユーザから受付けた、第２のしきい値である、ＢＯＸ使用者であるユーザの設定するＢＯＸ容量の制限値であって、上記管理者の設定するＢＯＸ容量の制限値以下の制限値（以下、ユーザ設定値と言う）に基づいた設定信号をユーザ設定記憶部１０９に入力し、ユーザ設定記憶部１０９は上記ユーザ設定値を記憶する。

ＢＯＸ管理部１０３は、ＢＯＸ記憶部１５１に格納されるＢＯＸに記憶されるユーザごとの設定やデータ、ＢＯＸ容量などを管理する。具体的には、ＢＯＸに記憶されるデータについて、データを識別する識別情報（ＩＤ）、作成時、データ名、データ容量等の属性を管理する。

操作入力部１０１は、操作パネル１７で受付けたログイン情報の入力に基づいた操作信号を判断部１０５に入力する。また、情報管理に関するユーザ操作に基づいた操作信号を判断部１０５およびＢＯＸ管理部１０３に入力する。

判断部１０５は、操作入力部１０１から入力された操作信号に基づいて、上記ログイン情報が示すユーザが使用するＢＯＸについて現在の使用容量をＢＯＸ管理部１０３から取得し、上記使用容量と上記管理者設定値とを用いて、管理の要否を判断する。また、上記使用容量と上記ユーザ設定値とを用いて、管理の要否を判断する。そして、必要に応じて、判断結果を機能制御部１１１や通知部１１３に入力する。

また、判断部１０５は、操作入力部１０１から入力された操作信号に基づいて、ＢＯＸ管理部１０３から取得した上記ユーザが使用するＢＯＸについての情報を通知部１１３に入力すると共に、メールの作成および送信を要求する。

機能制御部１１１は、判断部１０５から入力された上記判断結果に応じて、プリンタエンジン１４やスキャン１６等のＭＦＰ１０の機能を上記ユーザに対して制限するよう制御する。

通知部１１３は、判断部１０５から入力された上記判断結果に応じて、メモリ１３等に記憶される削除警告表示データを読出して操作パネル１７に削除警告表示を行なう。また、判断部１０５からの要求に応じて、入力された上記ユーザが使用するＢＯＸについての情報と、メモリ１３等に記憶されるメールデータのフォーマットとを用いてメールを作成し、所定のアドレスに送信する。

メールデータ入力部１１５は、ＰＣ２０等の他の装置からＬＡＮインタフェース１８を介して受信したメールデータをメールデータ解析部１１７に入力する。メールデータ解析部は、入力されたメールデータを解析し、解析結果をＢＯＸ管理部１０３に入力する。

ＢＯＸ管理部１０３は、操作入力部１０１から入力された操作信号や、メールデータ解析部１１７から入力された上記解析結果などに基づいて、記憶されるデータの削除や、指定された他の記憶装置へのコピーや移動を行なう。

図４は、本実施の形態にかかるＭＦＰ１０において実行される処理を示すフローチャートである。図４のフローチャートに示される処理は、ＣＰＵ１１がメモリ１３等に記憶されるプログラムを実行し、図３に示される各部を制御することで実現される。

図４を参照して、本実施の形態にかかるＭＦＰ１０では、ユーザからログイン操作を受付けてユーザ認証が実行されて、ユーザ認証が成功するとログインされる（ステップＳ１）。ここでの処理としては、一般的なログイン処理を用いることができる。

ログインされると、始めに、管理者設定値に基づいてＢＯＸ容量をチェックする処理（管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理）が実行され（ステップＳ３）、次に、ユーザ設定値に基づいてＢＯＸ容量をチェックする処理（ユーザ設定ＢＯＸ容量チェック処理）が実行され（ステップＳ５）、その後にＭＦＰ１０の選択された機能を用いる処理である通常操作処理が実行される（ステップＳ７）。

以下に、上記各処理について説明する。
（１）管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理
図５は、上記ステップＳ３で実行される管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理を示すフローチャートである。

図５を参照して、始めに、上記ステップＳ１で入力されたログイン情報に基づいて判断部１０５において、当該ユーザの現在のＢＯＸ容量が上記管理者設定値に達しているか否かが判断される（ステップＳ１０１）。当該ユーザの現在のＢＯＸ容量が上記管理者設定値に達していないと判断された場合には（ステップＳ１０１でＮＯ）、判断部１０５において、当該ユーザによるＭＦＰ１０の機能の使用を許可する使用許可フラグがＯＮにされて（ステップＳ１０３）、管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理が終了する。

一方、当該ユーザの現在のＢＯＸ容量が上記管理者設定値に達していると判断された場合には（ステップＳ１０１でＹＥＳ）、通知部１１３において、操作パネル１７に、その旨を通知してＢＯＸ内のデータの削除を促す削除警告表示が表示される。また、判断部１０５において、上記使用許可フラグがＯＦＦにされて、当該ユーザに対して、以降のＢＯＸ内のデータを管理する機能以外のＭＦＰ１０の機能、つまり画像処理機能の使用が禁じられる（ステップＳ１０５）。

図６は、上記削除警告表示の具体例を示す図である。ステップＳ１０１において当該ユーザの現在のＢＯＸ容量が上記管理者設定値に達していると判断された場合には、上記ステップＳ１０５では、図６に示されるように、ＢＯＸ内のファイルの削除を促すと共に、ファイル削除を指示するための選択肢（ファイル削除ボタン）、ＢＯＸ内のファイルをバックアップする方法の取得を指示するための選択肢（バックアップ方法送信ボタン）、およびパネル操作を行なうことなく終了するための選択肢（終了ボタン）を提示し、いずれかの選択がなされるまで待機する（ステップＳ１０７，Ｓ１１１，Ｓ１１５でＮＯ）。

操作入力部１０１において、上記削除警告表示に表示されている、ファイル削除を指示するための選択肢（ファイル削除ボタン）が選択されたことが検出されると（ステップＳ１０７でＹＥＳ）、ＢＯＸ管理部１０３においてデータ削除処理が実行され（ステップＳ１０９）、管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理が終了する。ステップＳ１０９でのデータ削除の方法については、後に具体例を挙げて説明する。

また、操作入力部１０１において、上記削除警告表示に表示されている、ＢＯＸ内のファイルをバックアップする方法の取得を指示するための選択肢（バックアップ方法送信ボタン）が選択されたことが検出されると（ステップＳ１０７でＮＯ、かつＳ１１１でＹＥＳ）、通知部１１３においてバックアップ方法を通知するための所定のメールデータがメモリ１３等から読出され、予めユーザ情報として登録されている当該ユーザのメールアドレス等、所定のアドレスに対してメールが送信され（ステップＳ１１３）、管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理が終了する。

また、操作入力部１０１において、上記削除警告表示に表示されている、パネル操作を行なうことなく終了するための選択肢（終了ボタン）が選択されたことが検出されると（ステップＳ１０７，Ｓ１１１でＮＯ、かつＳ１１５でＹＥＳ）、上記ステップＳ１０９やステップＳ１１３等の処理が実行されることなく、管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理が終了する。

（２）ユーザ設定ＢＯＸ容量チェック処理
図７は、上記ステップＳ５で実行されるユーザ設定ＢＯＸ容量チェック処理を示すフローチャートである。

図７を参照して、判断部１０５において使用許可フラグが確認されて、上記管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理の結果、使用許可フラグがＯＦＦである場合、つまり、上記ステップＳ１０１において当該ユーザの現在のＢＯＸ容量が管理者設定値に達していることが判断された場合（ステップＳ２００でＮＯ）、以降の処理はスキップして、ユーザ設定ＢＯＸ容量チェック処理が終了する。

上記管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理の結果、使用許可フラグがＯＮである場合、つまり、上記ステップＳ１０１において当該ユーザの現在のＢＯＸ容量が管理者設定値に達していないと判断された場合（ステップＳ２００でＹＥＳ）、さらに、判断部１０５において、当該ユーザの現在のＢＯＸ容量が上記管理者設定値以下に設定されている上記ユーザ設定値に達しているか否かが判断される（ステップＳ２０１）。当該ユーザの現在のＢＯＸ容量が上記ユーザ設定値に達していないと判断された場合には（ステップＳ２０１でＮＯ）、以降の処理はスキップして、ユーザ設定ＢＯＸ容量チェック処理が終了する。

一方、当該ユーザの現在のＢＯＸ容量が上記ユーザ設定値に達していると判断された場合には（ステップＳ２０１でＹＥＳ）、通知部１１３において、操作パネル１７に、その旨を通知してＢＯＸ内のデータの削除を促す削除警告表示が表示される（ステップＳ２０５）。なお、ステップＳ２０５では、上記削除警告表示を行なうのみで、上記管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理の上記ステップＳ１０５で実行された、以降のＢＯＸ内のデータを管理する機能以外のＭＦＰ１０の機能の使用を禁じる処理は実行されない。

ステップＳ２０５で操作パネル１７に表示される削除警告表示は図６に示された表示と同様であって、以降の処理において、上記管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理と同様に、操作入力部１０１においてボタンが押されたことが検出されると（ステップＳ２０７，Ｓ２１１，Ｓ２１５）、押されたボタンに応じた処理が実行される（Ｓ２０９，Ｓ２１３）。

（３）通常操作処理
図８は、上記ステップＳ７で実行される通常操作処理を示すフローチャートである。

図８を参照して、上記チェック処理の結果、判断部１０５において使用許可フラグがＯＮされている場合（ステップＳ３０１でＹＥＳ）、機能制御部１１１においてＭＦＰ１０の各機能が制限されることなくユーザ操作に応じたプリント処理などの処理が実行されて（ステップＳ３０３）、操作終了後にログオフされて（ステップＳ３０５）一連の処理が終了する。

一方、上記チェック処理の結果、判断部１０５において使用許可フラグがＯＦＦとされている場合（ステップＳ３０１でＮＯ）、つまり、当該ユーザの現在のＢＯＸ容量が管理者設定値に達している場合、機能制御部１１１において、当該ユーザに対して、上述のＢＯＸ内のデータを管理する機能以外のＭＦＰ１０の機能の使用を禁じるよう、プリンタエンジン１４等各部の機能が制御されて、上記ステップＳ３０３の処理がスキップされて、ログオフされる（ステップＳ３０５）。

本実施の形態にかかるＭＦＰ１０において上記管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理が実行されることで、ＢＯＸ容量が管理者の設定した制限に達したときに、当該ユーザに対して、ＢＯＸ内のデータを削除する機能以外のすべての機能の使用が禁じられる。そのため、ユーザに対してＢＯＸ内のデータ整理を強制的に実行させることができて、ＭＦＰ１０の記憶容量が圧迫されることを未然に防ぐことができる。

また、本実施の形態にかかるＭＦＰ１０において上記ユーザ設定ＢＯＸ容量チェック処理が実行されることで、ＢＯＸ容量が管理者の設定した制限に達するよりも前に、上記制限に近づいていることがユーザに警告されるので、ユーザが自らＢＯＸ内のデータを整理することが促進される。また、管理者が警告を行なうといった作業を必要とせずに、ＭＦＰ１０の記憶容量が圧迫されることを未然に防ぐことができる。また、管理者が設定した制限の範囲内でユーザがＢＯＸ容量の上限値を設定するため、ユーザによるＢＯＸ内データの管理が容易になる。

なお、上記ステップＳ１０７またはステップＳ２０７において、上記削除警告表示に表示されているファイル削除ボタンが選択されたことが検出されると、図９に示されるファイル削除画面が操作パネル１７に表示される。

図９を参照して、上記ステップＳ１０７またはステップＳ２０７では、ファイル削除画面において、ＢＯＸ内のデータを特定する情報（ＩＤ、登録日、ファイル名等）が選択可能に提示され、選択されたデータを削除したり、プリント、転送などバックアップを行なったりする、データに対する処理を指示するためのボタン、および現在のＢＯＸ容量の管理者設定値に対する割合が表示される。上記ステップＳ１０９またはステップＳ２０９では、かかる画面においてユーザから処理対象とするデータの選択と、選択されたデータに対する、所望する処理の選択とを受付けることで、ＢＯＸ内のデータの整理が行なわれる。

なお、ファイル削除画面で提示される上記割合は、処理対象としてデータが選択された時点で更新されて、当該データをＢＯＸから削除（または転送）した場合のＢＯＸ容量の管理者設定値に対する割合が提示されることが好ましい。また、上記選択が解除された時点でも更新されて、そのデータがＢＯＸ内にある場合のＢＯＸ容量の管理者設定値に対する割合が提示されることが好ましい。これは、判定部１０５において、操作入力部１０１から入力される操作信号に基づいて、ＢＯＸ管理部１０３から取得されるＢＯＸ内の各データの容量を参照して算出されて、通知部１１３に渡されることで実現される。このような表示がなされることで、ユーザは削除（または転送）対象とするデータを選びやすくなる。

また、図１０は、上記ステップＳ１１３またはステップＳ２１３において送信されるメールの具体例を示す図である。図１０を参照して、上記ステップＳ１１３またはステップＳ２１３では、ＢＯＸ内のデータを特定する情報（ＩＤ、登録日、ファイル名等）と、ＰＣ２０などにおいてＢＯＸ内のデータをバックアップしたり削除したりする方法とが、メールで通知される。

上記メールを受信したＰＣ２０などのユーザ端末においては、上記メールを編集して返信することで、ＭＦＰ１０に対してＢＯＸ内データの処理を指示することができる。具体的には、図１１に示されるように、図１０のメールに通知されているＢＯＸ内のデータを特定する情報のうち、ＢＯＸ内から削除するデータ（またはＢＯＸ内に残すデータ）を特定する情報が返信されることで、ＭＦＰ１０に対して、当該データの削除（または当該データ以外のデータの削除）が指示される。

図１１に示されるようなメールによる削除指示を受信したＭＦＰ１０における処理の一例を図１２のフローチャートに示す。

図１２を参照して、図１１のようなＢＯＸ内データの削除を指示するメールが他の装置から送信されると、メールデータ解析部１１７において解析され（ステップＳ４０１）、当該ユーザのＢＯＸ内に、ＩＤで指定されたデータが存在するか否かが判断される（ステップＳ４０３）。

当該ＢＯＸ内にＩＤ指定されたデータが存在し（ステップＳ４０３でＹＥＳ）、さらにＩＤ以外のデータを特定する情報であるパラメータが正しい場合（ステップＳ４０５でＹＥＳ）、ＢＯＸ管理部１０３において、該当するＢＯＸ内データが削除され（ステップＳ４０７）、通知部１１３より、図１３に示されるような、上記処理が正常に終了したことを通知するメールが送信される（ステップＳ４０９）。なお、ステップＳ４０９では、図１３に示されるように、処理の終了と共に、処理後のＢＯＸ容量が通知されることが好ましい。

なお、当該ＢＯＸ内にＩＤ指定されたデータが存在しない場合や（ステップＳ４０３でＮＯ）、当該ＢＯＸ内にＩＤ指定されたデータが存在した場合であってもＩＤ以外のパラメータが正しくない場合には（ステップＳ４０５でＮＯ）、通知部１１３より、図１４に示されるような、その旨を通知するメールが送信される（ステップＳ４１１）。具体的には、当該ＢＯＸ内にＩＤ指定されたデータが存在しない場合には（上記ステップＳ４０３でＮＯの場合）、図１４（Ａ）に示されるように該当するデータが当該ＢＯＸ内にない旨を通知するメールが送信され、ＩＤ以外のパラメータが正しくない場合には（上記ステップＳ４０５でＮＯの場合）、図１４（Ｂ）に示されるようにパラメータが正しくない旨を通知するメールが送信されることが好ましい。

本実施の形態にかかるＭＦＰ１０において上記管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理が実行されることで、ＢＯＸ容量が管理者の設定した制限に達したときに、当該ユーザに対して、ＢＯＸ内のデータを削除する機能以外のすべての機能の使用が禁じられる。そのため、ユーザに対してＢＯＸ内のデータ整理を強制的に実行させることができて、ＭＦＰ１０の記憶容量が圧迫されることを未然に防ぐことができる。

また、本実施の形態にかかるＭＦＰ１０において上記ユーザ設定ＢＯＸ容量チェック処理が実行されることで、ＢＯＸ容量が管理者の設定した制限に達するよりも前に、上記制限に近づいていることがユーザに警告されるので、ユーザが自らＢＯＸ内のデータを整理することが促進される。また、管理者が警告を行なうといった作業を必要とせずに、ＭＦＰ１０の記憶容量が圧迫されることを未然に防ぐことができる。また、管理者が設定した制限の範囲内でユーザがＢＯＸ容量の上限値を設定するため、ユーザによるＢＯＸ内データの管理が容易になる。また、上述のようなメールによる指示をユーザから受付けてＢＯＸ内データの処理が実行されるため、ユーザによるＢＯＸ内データの管理がより容易になる。

さらに、本実施の形態にかかる画像処理装置であるＭＦＰ１０で実行される情報の管理方法を、プログラムとして提供することもできる。このようなプログラムは、コンピュータに付属するフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc-Read Only Memory）、ＲＯＭ、ＲＡＭおよびメモリカードなどのコンピュータ読取り可能な記録媒体にて記録させて、プログラム製品として提供することもできる。あるいは、コンピュータに内蔵するハードディスクなどの記録媒体にて記録させて、プログラムを提供することもできる。また、ネットワークを介したダウンロードによって、プログラムを提供することもできる。

提供されるプログラム製品は、ハードディスクなどのプログラム格納部にインストールされて実行される。なお、プログラム製品は、プログラム自体と、プログラムが記録された記録媒体とを含む。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

印刷システムの構成の具体例を示す図である。 ＭＦＰ１０のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 ＭＦＰ１０において、情報管理を行なうための機能構成の具体例を示すブロック図である。 ＭＦＰ１０において実行される処理を示すフローチャートである。 管理者設定ＢＯＸ容量チェック処理を示すフローチャートである。 削除警告表示の具体例を示す図である。 ユーザ設定ＢＯＸ容量チェック処理を示すフローチャートである。 通常操作処理を示すフローチャートである。 ファイル削除画面の具体例を示す図である。 ＭＦＰ１０から送信されるメールの具体例を示す図である。 ユーザ端末からＭＦＰ１０に送信されるメールの具体例を示す図である。 メールによる削除指示を受信したＭＦＰ１０における処理の一例を示すフローチャートである。 ＭＦＰ１０から送信されるメールの具体例を示す図である。 ＭＦＰ１０から送信されるメールの具体例を示す図である。

符号の説明

１０ ＭＦＰ、１１ ＣＰＵ、１２ ブリッジ、１３ メモリ、１４ プリンタエンジン、１５ ハードディスク、１６ スキャナ、１７ 操作パネル、１８ ＬＡＮインタフェース、１９ バス、１０１ 操作入力部、１０３ ＢＯＸ管理部、１０５ 判断部、１０７ 管理者設定記憶部、１０９ ユーザ設定記憶部、１１１ 機能制御部、１１３ 通知部、１１５ メールデータ入力部、１１７ メールデータ解析部、１５１ ＢＯＸ記憶部。

Claims (12)

1. 情報処理を実行する情報処理手段と、
   ユーザに対応付けられた記憶領域であるＢＯＸについて、その使用制限である第１のしきい値を記憶する第１の記憶手段と、
   前記ＢＯＸの使用量が、前記第１のしきい値に達しているか否かを判断する判断手段と、
   前記判断手段において前記第１のしきい値に達していると判断されると、その旨を通知する通知手段と、
   前記判断手段において前記第１のしきい値に達していると判断されると、前記ＢＯＸに対応付けられたユーザに対して、前記情報処理手段における処理のうちの前記ＢＯＸを使用する処理である、前記ＢＯＸ内のデータを削除する処理、表示する処理、印刷する処理、および転送する処理の実行は許可し、前記ＢＯＸを使用しない処理である、前記ＢＯＸ内のデータを削除する処理、表示する処理、印刷する処理、および転送する処理以外の画像処理の実行は不許可とするよう前記情報処理手段を制御する制御手段とを備える、情報処理装置。
2. 前記第１のしきい値以下の、第２のしきい値を設定する設定手段をさらに備え、
   前記判断手段は、前記ＢＯＸの使用量が前記第２のしきい値に達しているか否かを判断し、
   前記通知手段は、前記判断手段において前記第２のしきい値に達していると判断されると、その旨を通知する、請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記通知に基づいて、前記ＢＯＸに記憶されるデータに対する処理操作を受付ける操作入力手段と、
   前記処理操作に応じて、前記データの処理を実行する管理手段とをさらに備える、請求項１または２に記載の情報処理装置。
4. 前記通知手段は、その旨を通知するメールを所定の宛先に送信する、請求項１〜３のいずれかに記載の情報処理装置。
5. 前記メールに返信された、前記ＢＯＸに記憶されるデータに対する処理の指示をメールで受信する受信手段と、
   前記受信されたメールを解析する解析手段と、
   前記解析手段における解析結果に基づいて、前記データの処理を実行する管理手段とをさらに備える、請求項４に記載の情報処理装置。
6. ログイン情報を入力するログイン情報入力手段をさらに備え、
   前記ＢＯＸは、前記ユーザのログイン情報に対応して割当てられた記憶領域であって、
   前記判断手段は、前記ログイン情報入力手段において入力された前記ログイン情報に対応して割当てられた前記ＢＯＸが、前記第１のしきい値に達しているか否かを判断し、
   前記制御手段は、前記ログイン情報でログインされたユーザ操作に対する、前記ＢＯＸを使用しない前記情報処理手段における処理を制限する、請求項１〜５のいずれかに記載の情報処理装置。
7. 情報処理装置における情報管理をコンピュータに実行させるプログラムであって、
   前記情報処理装置の、ユーザに対応付けられた記憶領域であるＢＯＸの使用量が、その使用制限である第１のしきい値に達しているか否かを判断する判断ステップと、
   前記判断ステップにおいて前記第１のしきい値に達していると判断されると、その旨を通知する通知ステップと、
   前記判断ステップにおいて前記第１のしきい値に達していると判断されると、前記ＢＯＸに対応付けられたユーザに対して、前記ＢＯＸを使用する処理である、前記ＢＯＸ内のデータを削除する処理、表示する処理、印刷する処理、および転送する処理の実行は許可し、前記ＢＯＸを使用しない処理である、前記ＢＯＸ内のデータを削除する処理、表示する処理、印刷する処理、および転送する処理以外の画像処理の実行は不許可とするよう前記情報処理装置を制御する制御ステップとを実行させる、情報管理プログラム。
8. 前記第１のしきい値以下の、第２のしきい値を設定する設定ステップをさらに実行させ、
   前記判断ステップにおいては、前記ＢＯＸの使用量が前記第２のしきい値に達しているか否かを判断し、
   前記通知ステップにおいては、前記判断ステップにおいて前記第２のしきい値に達していると判断されると、その旨を通知する、請求項７に記載の情報管理プログラム。
9. 前記通知に基づいて、前記ＢＯＸに記憶されるデータに対する処理操作を受付ける操作入力ステップと、
   前記処理操作に応じて、前記データの処理を実行する管理ステップとをさらに実行させる、請求項７または８に記載の情報管理プログラム。
10. 前記通知ステップにおいては、その旨を通知するメールを所定の宛先に送信する、請求項７〜９のいずれかに記載の情報管理プログラム。
11. 前記メールに返信された、前記ＢＯＸに記憶されるデータに対する処理の指示をメールで受信する受信ステップと、
    前記受信されたメールを解析する解析ステップと、
    前記解析ステップにおける解析結果に基づいて、前記データの処理を実行する管理ステップとをさらに実行させる、請求項１０に記載の情報管理プログラム。
12. ログイン情報を入力するログイン情報入力ステップをさらに実行させ、
    前記ＢＯＸは、前記ユーザのログイン情報に対応して割当てられた記憶領域であって、
    前記判断ステップにおいては、前記ログイン情報入力ステップにおいて入力された前記ログイン情報に対応して割当てられた前記ＢＯＸが、前記第１のしきい値に達しているか否かを判断し、
    前記制御ステップにおいては、前記ログイン情報でログインされたユーザ操作に対する前記情報処理装置における、前記ＢＯＸを使用しない処理を制限する、請求項７〜１１のいずれかに記載の情報管理プログラム。

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