JP4170702B2 - ファイル管理システム並びにプログラム - Google Patents

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Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ＰＣとイメージスキャナを接続して、ファイル管理ソフトウェアによりドキュメントをスキャナで読み込んでファイリングするファイル管理システム並びにプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
オフィスでの作業の中で、特に個人の紙情報(ドキュメント)をスキャナで読み込んでファイリングしようとした場合、必然的に分類という作業を行わざるを得ない。ファイリングのためのフォルダが何もない状態では適切にファイリングできないか、最悪の場合ファイリング自体をあきらめてしまう可能性がある。
【０００３】
従来のファイリング（ファイル管理）ソフトウェアによるイメージ格納方式は、ユーザが自分で、所定のフォルダを作成し、そのフォルダにユーザが適宜格納するものであった。このためユーザは、ファイルフォルダを一から作成しなくてはならないという問題があり、その作成の手間、難しさからファイリングソフトの一般化の妨げとなっていた。
【０００４】
また、多くのファイリングユーザが、ＰＣの内部記憶装置及び外部記憶装置、例えばＭＯ装置、に同時に同じデータを記億することで、データの保護を行っているが、このために別々の書き込み作業を行っており、二度手間となっていた。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
そこで、本発明は、係る問題点を解決して、紙情報(ドキュメント)をスキャナで読み込んでファイリングしようとする際に、ユーザが自分で、ファイリングのためのフォルダを作成する必要を無くして、自動的に作成することを目的としている。
【０００６】
また、このようなファイリングに際して、複数の記憶装置に対して別々の書き込み作業を必要とすることなく、データの保護を図り、二度手間を防ぐことを目的としている。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明のファイル管理システム並びにプログラムは、ＰＣとイメージスキャナを接続して、ファイル管理ソフトウェアによりドキュメントをスキャナで読み込んでファイリングする。イメージスキャナには、ＬＡＮ接続機能を具備することができ、また、ＬＡＮ接続装置と接続した場合は、原稿をスキャナで読み取りＬＡＮ上のサーバヘファイリングすることもできる。
【０００８】
ファイル管理システムにおいて、メールソフト上に作成されたフォルダ構造を解析することにより、それに関する情報を取得するフォルダ構造解析部と、該フォルダ構造解析部から取得した情報に基づき、そのままファイルシステム上にフォルダ構造として作成するフォルダ構造作成部とが備えられる。このフォルダ構造作成部により作成されたフォルダ構造に対してファイリング処理を実行することによりファイル管理を実行する。
【０００９】
【発明の実施の形態】
近年、電子メールが普及し、ＰＣ上には電子メールの受信データを格納するフォルダが作成されている。このフォルダは各自がデータを自分の都合の良いようにするように作成されている。例えば以下のようないくつかのパターンがある。1)受信日時毎、受信順にフォルダを作成
2)会議、出張などイベントでフォルダを作成
3)受信(発信)者ごとにフォルダを作成
4)1)〜3)の混合でフォルダを作成
このフォルダ構造は、各ユーザが自分に都合が良い様に作成している。本発明は、紙情報(ドキュメント)を、例えばスキャナで読み込んでファイリングしようとする際に、上記のＰＣ上に作成された電子メールの受信データを格納するフォルダを利用する。これによって、ユーザが自分で、ファイリングのためのフォルダを作成する必要が無くなる。ユーザが新たにファイリングソフトウェアを導入した時、新たにフォルダを作成することは大変な手間であるが、この電子メール受信データのファイルフォルダ構造を写すことは、手間が省けるとともに合理的である。また、このフォルダは記憶装置上に作成される。記憶装置を指定する時に２つ以上を指示し、保存データの安全性を高めることも重要であり、それも一度の操作で可能としている。
【００１０】
図１は、本発明のファイル管理システムを例示する概略構成図である。メールソフト上には、受信データを格納するフォルダを含むフォルダ構造が作成されている。ファイル管理ソフトウェアはそのインストール時に、メールソフトのフォルダ構造を解析するフォルダ構造解析部が、上記のメールソフトのフォルダ構造即ちデータ管理構造に関する情報を取得して、これを解析する。この解析したフォルダ構造を、フォルダ構造比較／作成部は、そのままファイルシステム上にフォルダ構造として作成し、ファイル管理を行う。
【００１１】
また、このフォルダ構造比較／作成部は、ファイル管理ソフトウェア起動時または定期的に若しくはユーザが希望する時に電子メールソフトのフォルダ構造をチェックして、ファイルシステム上のものと異なっている場合は、ファイルシステムのフォルダ構造をメールソフトのものに合わせ込む機能を持たせることができる。
【００１２】
これによって、ユーザが普段使い慣れているメールソフト上のフォルダ構造と同じフォルダ構造に対してファイリング処理を実行することができるため、ユーザは戸惑うことなくファイルを適切なフォルダに格納することができる。また、これらフォルダの管理は、ソフトウェアのインストール時や定期的に若しくはユーザが希望する時に行うことによって、ユーザはフォルダ構造のメンテナンス作業から解放される。
【００１３】
図２は、本発明のファイル管理システムを例示する第２の概略構成図である。メールデータ取得＆ファイル変換／保存部は、上述の例と同様に、電子メールソフトのデータ管理構造(フォルダ構造)を取得して、その構造をそのままファイルシステム上にフォルダ構造として作成する。それに加えて、この例では、メールデータ取得＆ファイル変換／保存部は、メールソフトに格納されている各メールデータを取得して、ファイルシステム上に作成されている同一フォルダ内にメールデータとして格納する。これによって、ファイルシステム上でメールデータおよびそれ以外のファィルを同一環境下で管理することができる。
【００１４】
すべてのファイル(メールデータを含む)をファイルシステム（例えば、エクスプローラ）上で管理することができるようになるため、これまでのようにファイルシステム上とメールソフト上で二重にデータを保持する必要がなくなる。さらにすべてのデータがファイルシステム上で管理されるため、ファイルシステム特有の機能をメールデータに適用できるなど、よりシームレスな環境を実現できる。
【００１５】
図３は、本発明のファイル管理システムを例示する第３の概略構成図である。ファイルシステム上のフォルダにファイルを格納したときに、そのファイルヘのリンク情報、ファイルの詳細情報およびファイルそのものが添付されたメールを自分のメールアドレス宛に送信し、メールソフト上でファイルを管理できるようにする。
【００１６】
これによって、すべてのファイルをメールソフト上で管理することができるようになるため、これまでのようにファイルシステム（エクスプローラ）上とメールソフト上で二重にデータを保持する必要がなくなる。またこの方法はメールソフトを選ばず、ユーザはこれまで使ってきたメールソフトをそのまま使い続けることができ、環境の移行がスムーズに実行される。
【００１７】
また、電子メールソフトのデータ管理構造を２つ以上の記憶装置に作成することができる。これによって、電子メールの格納(保存)先が複数箇所(例えば、内部記億装置と外部記憶装置)選択できる。電子メールの格納先の指定で複数箇所を選択する機能をもつことにより、複数箇所の記憶場所を設定し、自動的にバックアップが可能となる。
【００１８】
また、複数箇所の記憶場所に、スキャナで読み取ったイメージデータを、同時に書き込むことができる。ファイリングの格納先を複数指定することにより、自動的にバックアップが可能となる。
【００１９】
さらに、イメージスキャナには、ＬＡＮ接続機能を具備することができ、また、ＬＡＮ接続装置と接続した場合は、原稿をスキャナで読み取りＬＡＮ上のサーバヘファイリングすることができる。
【００２０】
【発明の効果】
本発明によれば、紙情報(ドキュメント)をスキャナで読み込んでファイリングしようとする際に、ユーザが自分で、ファイリングのためのフォルダを作成する必要を無くして、自動的に作成することができる。
【００２１】
また、このようなファイリングに際して、複数の記憶装置に対して別々の書き込み作業を必要とすることなく、データの保護を図り、二度手間を防ぐことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明のファイル管理システムを例示する概略構成図である。
【図２】本発明のファイル管理システムを例示する第２の概略構成図である。
【図３】本発明のファイル管理システムを例示する第３の概略構成図である。

Claims (3)

  1. ファイル管理ソフトウェアによりドキュメントを読み込んでファイリングするファイル管理システムにおいて、
    メールソフト上に作成されたフォルダ構造を解析することにより、それに関する情報を取得するフォルダ構造解析部と、
    該フォルダ構造解析部から取得した情報に基づき、スキャナの使用によってドキュメントを読み取りそれらをファイルするファイルシステム上にフォルダ構造として作成するフォルダ構造作成部と、
    を備え、フォルダ構造作成部により作成されたフォルダ構造に対してファイリング処理を実行することによりファイル管理を行ない、かつ、
    メールソフト上に作成されたフォルダ構造を解析することにより、ファイルシステムのフォルダ構造と異なっている場合は、ファイルシステムが管理するフォルダ構造をメールソフトが管理する構造のものに合わせ込むことから成るファイル管理システム。
  2. ファイルシステム上のフォルダにファイルを格納したときに、そのファイルヘのリンク情報、ファイルの詳細情報およびファイルそのものが添付されたメールを自分のメールアドレス宛に送信し、メールソフト上でファイルを管理することから成る請求項１に記載のファイル管理システム。
  3. ファイル管理ソフトウェアによりドキュメントを読み込んでファイリングするファイル管理プログラムにおいて、
    メールソフト上に作成されたフォルダ構造を解析することにより、それに関する情報を取得し、
    この取得した情報に基づき、スキャナの使用によってドキュメントを読み取りそれらをファイルするファイルシステム上にフォルダ構造として作成し、
    この作成したフォルダ構造に対してファイリング処理を実行することによりファイル管理を行い、かつ、
    メールソフト上に作成されたフォルダ構造を解析することにより、ファイルシステムのフォルダ構造と異なっている場合は、ファイルシステムが管理するフォルダ構造をメールソフトが管理する構造のものに合わせ込むことから成る各手順を実行するファイル管理プログラム。
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