JPH0887438A - ファイル編成方法および文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ワープロのファイル管理方法をそのまま他の
ファイル管理システム上に構築することで、同じ操作体
系のまま他のファイル管理システム上にファイルを保存
する。 【構成】 第１のディレクトリ４１で管理されるファイ
ル管理システムと、第２のディレクトリ４３で管理され
るファイル管理システムが存在するときに、第１のディ
レクトリ４１を第２のディレクトリ４３で管理されるフ
ァイルとして登録することにより、第２のディレクトリ
４３で管理されるファイル管理システムにファイルを登
録する場合も、第１のディレクトリ４１で管理されるフ
ァイル管理システムの操作体系を継承できる。 【効果】 ファイルシステムのデータ形式に依存した操
作体系を、異なるファイルシステム上でも継承できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はファイルの管理方法が異
なる２つのファイルシステムの一方のファイルシステム
に他方のファイルシステムの文書ファイルを格納すると
きのファイル編成方法および当該方法を使用した文書作
成装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】ファイルの管理においてディレクトリ
（Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ）を使用する方法がよく知られ、
広く使用されている。この１つに、例えば、特開昭６３
−１２０３４３号公報記載のファイル管理処理方式があ
る。

【０００３】この方式は、オペレータによって作成され
た文書が格納される文書ファイルと、この文書ファイル
に格納される文書に対応して設けられ、当該文書に対応
するファイル名を他の文書と重複しないように命名して
保持するディレクトリとを少なくとも備え、ディレクト
リ上のファイル名によって文書ファイルに格納されてい
る文書と対応づけて管理するものにおいて、オペレーシ
ョナル・システムの配下で動作するドキュメント管理部
と、ディレクトリとポインタによって対応づけられかつ
ドキュメント管理部によってアクセスさせるインデッス
ク・シーケンシャル・ファイルとを備え、オペレータに
よって作成された文書に対応するファイル名をオペレー
タ命名による題目名をもって登録すべく指示されたこと
に対応して、ドキュメント管理部がデータ処理装置に内
蔵されているタイマの値に基づいてディレクトリ上に保
持するファイル名を生成するように構成され、上記ディ
レクトリ上には生成されたファイル名が保持され、か
つ、上記インデックス・シーケンシャル・ファイル上に
当該生成されたファイル名と上記題目名との対応を保持
するように構成され、上記題目名による文書読み出しに
対応して、ドキュメント管理部がインデックス・シーケ
ンシャル・ファイルを検索し、この検索によって得られ
たファイル名に基づいて上記ディレクトリ上のファイル
名と文書ファイル上の文書との対応を決定するようにし
たものである。

【０００４】この方式によれば、文書保存に対応してオ
ペレータが命名した題目名と上記ファイル名とを対応づ
けてインデックス・シーケンシャル・ファイル上に書き
込み、ディレクトリ上に上記ファイル名を登録し、文書
ファイル上の文書との対応づけを行っておく。そして、
オペレータが題目名で文書を読み出すと、ドキュメント
管理部はその題目名でインデックス・シーケンシャル・
ファイルを検索し、その題目名に対応するファイル名を
見出す。そして、見出されたファイル名によってディレ
クトリの内容が検索され、文書ファイル上の文書と対応
づける。これによって文書が読み出される。

【０００５】すなわち、ファイルとファイルの名称を格
納したディレクトリで構成されるファイルシステムにお
いて、ユーザの入力した文書名（題目名）とファイルの
名称を対応づけるデータを格納するファイルを設けるこ
とによって、ディレクトリで管理しているファイルの名
称よりも分かりやすい名称をファイルに付けることを可
能にしている。

【０００６】一方、文書作成装置（以下、「ワープロ」
とも称する。）が一般にも普及するにつれ、異なるＯＳ
間での文書の互換性や共用性が望まれるようになってき
ており、これらのファイル間の文書管理の容易性が使い
勝手の良否に大きく影響している。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】例えば、ＭＳ−ＤＯＳ
（Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｃｏｒｐ．の登録商標）ファイ
ルシステムでは、ファイルの内容を示すファイル名は英
数字で最大８文字（ＡＳＣＩＩコードで８文字、漢字で
４文字）、拡張子は英数字で３文字であり、これよりも
長いファイル名が他のファイルについていると、そのフ
ァイル名はＭＳ−ＤＯＳのシステムファイル上に展開し
たときには使用できないことになる。さらに詳しく言う
と、ＭＳ−ＤＯＳファイルシステム上にファイルの管理
方法が異なるワープロの文書ファイルを格納しようとし
たとき、文書データの変換やファイル名の変換が必要
で、ファイル名がそのままＭＳ−ＤＯＳのファイル名に
使用できるようにファイル名がワープロで付けられてい
るときはよいが、そうでない場合には、別途、ファイル
名を付けたり、ワープロで付けたファイル名が最大８文
字（漢字で４文字）で切られてしまい、文書の区別がつ
かなくなることもある。

【０００８】また、ＭＳ−ＤＯＳを含むこれまでのＯＳ
では、ファイルの名称の長さやファイルのツリー構造な
ど、ファイル管理方法の違いにより、ファイルの選択指
定方法が異なっていた。従って、異なるファイルシステ
ム上にファイルを登録する場合に、煩雑なデータ変換
や、ファイルシステムに合わせた異なる操作方法、もし
くは異なる画面が必要とされていた。

【０００９】さらに、前記従来例では、インデックス・
シーケンシャル・ファイルに題目名とタイマ値によって
生成されたファイル名との対応が保持され、ファイル管
理にディレクトリだけでなくインデックス・シーケンシ
ャル・ファイルとタイマが必要であるため、例えばワー
プロのファイル管理システムを他のファイル管理システ
ム上に構築して同じ操作体系のまま他のファイル管理シ
ステム上にファイルを保存して管理することはできなか
った。

【００１０】本発明は、このような従来技術の実情に鑑
みてなされたもので、その目的は、１つのファイル管理
システムをそのまま他のファイル管理システム上に構築
し、同じ操作体系のまま他のファイル管理システム上に
ファイルを保存して管理することができるファイル編成
方法、およびこのファイル編成方法を使用した文書作成
装置を提供することにある。

【００１１】

【課題を解決するための手段】上記目的は、少なくとも
第１及び第２のディレクトリを含む複数のディレクトリ
を有し、第１のディレクトリは文書データを管理し、こ
の第１のディレクトリ及び文書データを第２のディレク
トリで管理されるファイル上に登録することによって達
成される。

【００１２】具体的には、ワープロの文書データと、文
書の文書名称やファイル構造などの管理情報からなる第
１のディレクトリを、例えばＭＳ−ＤＯＳなどの他のフ
ァイル管理システムの第２のディレクトリ情報により管
理されるファイルとして格納する。

【００１３】また、表示装置と、入力装置と、記憶装置
と、制御装置を含む本体部とからなる文書作成装置にお
いて、文書データを管理する第１のディレクトリと、こ
の第１のディレクトリ及び文書データが登録されるファ
イルを管理する第２のディレクトリと、前記第１のディ
レクトリで管理される文書データをアクセスする第１の
アクセス手段と、前記第２のディレクトリで管理される
ファイルシステム上に前記第１のディレクトリと文書デ
ータを第２のディレクトリで管理されるファイルとして
登録し、アクセスする第２のアクセス手段とを備えるこ
とによっても達成される。

【００１４】

【作用】上記のように構成すると、文書を格納すると
き、まず、文書データと文書の名称や更新日を格納した
第１のディレクトリを生成し、次いで、文書データと第
１のディレクトリを第２のディレクトリで管理されるフ
ァイルとして記憶装置に格納する。

【００１５】文書をアクセスするときには、第２のアク
セス手段によって第２のディレクトリから第１のディレ
クトリを格納したファイルを読み出して第１のディレク
トリを取得する。そして、取得した第１のディレクトリ
から第１のアクセス手段によって目的の文書を探し、対
応する文書データファイルを第２のディレクトリから探
してその文書データファイルをアクセスする。これによ
って表示装置に文書データファイルが表示され、入力装
置によって文書の入力や更新、その他の作業を行うこと
ができる。

【００１６】

【実施例】以下、図面を参照し、本発明の一実施例につ
いて説明する。

【００１７】図１は実施例に係る文書作成装置の全体の
システムを示す説明図である。同図において、実施例に
係る文書作成装置は、文書作成装置本体１、入力装置
２、表示装置３及び外部記憶装置４から構成され、文書
作成装置本体１には、第１のファイル管理部１０１及び
第２のファイル管理部１０２を含む制御装置１００が設
けられている。

【００１８】外部記憶装置４は文書を格納するもので、
第１及び第２の外部記憶装置４０１，４０２の２つの記
憶装置からなっている。図２（ａ）は、第１の外部記憶
装置４０１に格納される文書ファイル編成を示す説明図
で、同図からわかるようにこの文書ファイル編成は、第
１のディレクトリ４１と文書データ４２とから構成され
ており、文書作成装置本体１の制御装置１００内に設け
られた前記第１のファイル管理部１０１で文書の格納及
び読み出しが実行される。

【００１９】第１のディレクトリ４１は、この文書のフ
ァイル編成の識別子とホルダーの名称を格納するボリュ
ーム情報４１１と、文書名称や備考などの情報を格納す
るディレクトリ情報４１２とから構成される。

【００２０】ボリューム情報４１１は、図３に示すよう
にこの文書のファイル編成の識別子とホルダー名称から
構成される。この例では、識別子として‘ＪＷＰＤＯ
Ｃ’，ホルダー名称としてホルダー番号１に‘文書作成
装置’、ホルダー番号２に‘ファイルの編成方法’を持
つ。

【００２１】ディレクトリ情報４１２は、図４に示すよ
うに、文書名称、備考、更新日、ホルダー番号、文書の
格納位置などから構成される。この例では、文書番号１
に文章名称が‘明細書１０’、備考が‘文書作成装
置’、更新日が９４／０３／０１、この文書のホルダー
のホルダー番号が１、文書データの格納位置がシリンダ
３・サイド０・セクタ１である文書のディレクトリ情報
が格納されている。

【００２２】そこで、まず、第１の外部記憶装置４０１
に文書を登録するときの処理手順を図５のフローチャー
トを参照して説明する。

【００２３】この処置手順では、まず、最初に図６に示
すような文書登録画面を表示装置３に表示し（ステップ
Ｓ１）、入力装置２から文書名称、備考、ホルダー番号
を入力する（ステップＳ２）。次に、ボリューム情報を
読み出し（ステップＳ３）、文書のファイル編成になっ
ているかどうかを判断するために、識別子が‘ＪＷＰＤ
ＯＣ’になっているかどうかをチェックする（ステップ
Ｓ４）。識別子が‘ＪＷＰＤＯＣ’でなければ、文書の
ファイル編成になっていないので、登録することなく表
示装置３にエラーを表示して終了する（ステップＳ
７）。一方、ステップＳ４で文書ファイル編成になって
いると判断された場合は、ステップＳ５に進んで登録処
理を行う。登録処理では、第１のファイル管理部１０１
によりディレクトリ情報をサーチし、開いているエリア
へ上述の図４で示した文書名称、備考、更新日、ホルダ
ー番号などのディレクトリ情報を格納し、最後に文書デ
ータを格納する（ステップＳ６）。

【００２４】このように格納された文書データを更新す
る場合には、図７のフローチャートに示すように、ま
ず、第１のファイル管理部１０１により図３に示したボ
リューム情報ファイルを読み出す（ステップＳ１１）。
そして、文書のファイル編成になっているかどうかを判
断するために識別子‘ＪＷＰＤＯＣ’をチェックする
（ステップＳ１２）。このステップＳ１２で識別子が異
なると判断された場合には、文書のファイル編成になっ
ていないので、更新は行わず表示装置３にエラーを表示
してこの処理を終了する（ステップＳ１６）。一方、識
別子が‘ＪＷＰＤＯＣ’であれば、文書のファイル編成
になっていると判断して更新処理を行う。

【００２５】更新処理では、図４のディレクトリ情報４
１２を読み出し、図８に示す文書一覧表を表示装置３に
表示する（ステップＳ１３）。このとき、文書番号はデ
ィレクトリ情報のテーブル番号となる。次に、文書番号
を入力装置２から入力し（ステップＳ１４）、文書デー
タ４２を読み出し、更新処理を終了する（ステップＳ１
５）。

【００２６】図２（ｂ）は、第２の外部記憶装置４０２
に格納される文書のファイル編成を示す図である。この
ファイル編成は、第１のディレクトリ４１′と文書デー
タファイル４２′を第２のディレクトリ４３で管理され
たデータファイルとして格納しており、第２のファイル
管理部１０２により格納・読み出しが行われる。

【００２７】第１のディレクトリ４１′は、ボリューム
情報４１１をファイル名称‘ＤＦＶＯＬ’で格納したボ
リューム情報ファイル４１１′とディレクトリ情報４１
２をファイル名称‘ＤＦＤＩＲ’で格納したディレクト
リ情報ファイル４１２′から構成される。

【００２８】文書データファイル４２′は、文書データ
４２をファイル名称‘ＤＦ’＋ディレクトリ情報のテー
ブル番号（３桁）で格納したファイルである。例えば、
文書名称‘明細書’の文書データファイルは図２（ｂ）
からも分かるように‘ＤＦ００１’となる。

【００２９】第２のディレクトリ４３は、図９に示すよ
うにファイル名称、更新日、格納位置から構成される。
この例では、ボリューム情報ファイル‘ＤＦＶＯＬ’の
ディレクトリ情報は、更新日が９４／０３／０２、格納
位置がシリンダ３・サイド０・セクタ１で格納されてい
る。

【００３０】第２の外部記憶装置４０２に文書を登録す
る処理は、前述の図５のフローチャートに示した手順と
同様にして行われる。この処理手順では、まず、最初
に、図６に示す文書登録画面を表示装置３に表示し（ス
テップＳ１）、文書名称、備考、ホルダー番号を入力す
る（ステップＳ２）。次に、第２のファイル管理部１０
２が第２のディレクトリ４３からファイル名称の‘ＤＦ
ＶＯＬ’をサーチし、ボリューム情報ファイル４１１′
を読み出す（ステップＳ３）。そして、文書のファイル
編成になっているかどうかを判断するために、識別子
‘ＤＦＶＯＬ’をチェックする（ステップＳ４）。識別
子が異なる場合は、文書のファイル構成になっていない
ので登録することなく表示装置３にエラーを表示して終
了する（ステップＳ７）。文書ファイル編成になってい
る場合は登録処理を行う。

【００３１】登録処理では、最初に第２のディレクトリ
４３から第２のファイル管理部１０２により、ファイル
名称‘ＤＦＤＩＲ’をサーチしてディレクトリ情報ファ
イル４１２′を読み出す。次に、第１のファイル管理部
１０１によりディレクトリ情報４１２をサーチし、空い
ているエリアへ文書名称、備考、更新日、ホルダー番号
などのディレクトリ情報を作成する。そして、第２のフ
ァイル管理部１０２により、変更されたディレクトリ情
報が‘ＤＦＤＩＲ’に格納される（ステップＳ５）。

【００３２】最後に文書データを格納する文書データフ
ァイルを‘ＤＦ’＋ディレクトリ情報を格納したテーブ
ル番号（３桁）のファイル名称で作成し、第２のファイ
ル管理部１０２により、文書データを格納する（ステッ
プＳ６）。

【００３３】文書を更新する場合には、前述の図７のフ
ローチャートに示した処理手順と同様の手順で実行され
る。すなわち、まず最初に第２のファイル管理部１０２
により、ボリューム情報ファイル４１１′を読み出す
（ステップＳ１１）。文書のファイル編成になっている
かどうか判断するために、識別子‘ＤＦＶＯＬ’をチェ
ックする（ステップＳ１２）。識別子が異なる場合は、
文書のファイル編成になっていないので、更新は行わず
表示装置３にエラーを表示して終了する（ステップＳ１
６）。文書のファイル編成になっている場合は、更新処
理を行う。更新処理では、ディレクトリ情報ファイル４
１２′を読み出し、図８に示す文書一覧表を表示する
（ステップＳ１３）。このとき、文書番号はディレクト
リ情報のテーブル番号となる。

【００３４】次に、文書番号を入力し（ステップＳ１
４）、‘ＤＦ’＋入力した文書番号（３桁）のファイル
名称の文書データファイルの文書データを読み出し、更
新処理を終了する（ステップＳ１５）。

【００３５】このように、本実施例によれば、ファイル
とファイルの名称を格納した第２のディレクトリ４３で
構成されるファイルシステム上に、文書名のほかに文書
の作成日や文書を階層的に保存するための管理情報も含
めた第１のディレクトリ４１を、第２のディレクトリ４
３で管理するファイルとして設けているので、第２のデ
ィレクトリ４３で管理しているファイルシステム上に、
第１のディレクトリ４１で管理しているファイルシステ
ムの操作体系で文書を保存することが可能になる。

【００３６】したがって、第１の外部記憶装置４０１の
第１のディレクトリ４１で管理された文書と、第２の外
部記憶装置４０２の第２のディレクトリ４３で管理され
たファイルシステム上に登録された文書は、同一の文書
作成装置１において、同じ操作体系で、同じ表示装置３
の画面で同一の入力装置２によってアクセスすることが
できる。

【００３７】また、ワープロに適用した場合、ワープロ
の文書データと、文書の文書名称やファイル構造などの
管理情報からなる第１のディレクトリを、例えばＭＳ−
ＤＯＳなどの他のファイル管理システムの第２のディレ
クトリ情報により管理されるファイルとして格納する。
これによって、ワープロのファイル管理システムをその
ままＭＳ−ＤＯＳのファイル管理システム上でアクセス
することが可能になる。

【００３８】

【発明の効果】これまでの説明で明らかなように、本発
明によれば、上述のように構成されているので、ファイ
ルシステムのデータ形式に依存した操作体系を、異なる
ファイルシステム上でも継承でき、１つのファイル管理
システムをそのまま他のファイル管理システム上に構築
し、同じ操作体系のまま他のファイル管理システム上に
ファイルを保存して管理することができるファイル編成
方法、およびこのファイル編成方法を使用した文書作成
装置を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例に係る文書作成装置のシステ
ム構成を示す説明図である。

【図２】実施例に係る文書作成装置の外部記憶装置に格
納される文書のファイル編成を示す説明図である。

【図３】実施例に係るボリューム情報ファイルを示す説
明図である。

【図４】実施例に係る第１のディレクトリにおけるディ
レクトリ情報ファイルを示す説明図である。

【図５】実施例に係る文書登録処理の処理手順を示すフ
ローチャートである。

【図６】実施例に係る文書登録画面の出力例を示す説明
図である。

【図７】実施例に係る文書更新処理の処理手順を示すフ
ローチャートである。

【図８】実施例に係る文書一覧表の出力例示す説明図で
ある。

【図９】実施例に係る第２のディレクトリにおけるディ
レクトリ情報ファイルを示す説明図である。

【符号の説明】

１ 文書作成装置本体 １００ 制御装置 １０１ 第１のファイル管理部 １０２ 第２のファイル管理部 ２ 入力装置 ３ 表示装置 ４ 記憶装置 ４０１ 第１の外部記憶装置 ４０２ 第２の外部記憶装置 ４１，４１′ 第１のディレクトリ ４１１，４１１′ ボリューム情報 ４１２，４１２′ ディレクトリ情報 ４２，４２′ 文書データ ４３ 第２のディレクトリ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 櫛田 敏夫 茨城県日立市東多賀町一丁目１番１号 株 式会社日立製作所電化機器事業部多賀本部 内

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 少なくとも第１及び第２のディレクトリ
   を含む複数のディレクトリを有し、第１のディレクトリ
   は文書データを管理し、この第１のディレクトリ及び文
   書データは第２のディレクトリで管理されるファイル上
   に登録されることを特徴とするファイル編成方法。
2. 【請求項２】 表示装置と、入力装置と、記憶装置と、
   制御装置を含む本体部とからなる文書作成装置におい
   て、 文書データを管理する第１のディレクトリと、 この第１のディレクトリ及び文書データが登録されるフ
   ァイルを管理する第２のディレクトリと、 前記第１のディレクトリで管理される文書データをアク
   セスする第１のアクセス手段と、 前記第２のディレクトリで管理されるファイルシステム
   上に前記第１のディレクトリと文書データを第２のディ
   レクトリで管理されるファイルとして登録し、アクセス
   する第２のアクセス手段と、を備えていることを特徴と
   する文書作成装置。
3. 【請求項３】 前記記憶装置が第１及び第２の外部記憶
   装置からなり、前記第１及び第２のアクセス手段が、前
   記制御装置に設けられた第１及び第２のファイル管理部
   からなることを特徴とする請求項２記載の文書作成装
   置。
4. 【請求項４】 前記第１の外部記憶装置には、第１のデ
   ィレクトリと文書データが格納されることを特徴とする
   請求項３記載の文書作成装置。
5. 【請求項５】 前記第２の外部記憶装置には、第２のデ
   ィレクトリと、第２のディレクトリによって管理される
   第１のディレクトリ及び文書データが登録されたファイ
   ルが格納されることを特徴とする請求項３記載の文書作
   成装置。
6. 【請求項６】 前記第１のディレクトリは、文書名称、
   備考、更新日、ホルダー名称、及び格納位置情報を含ん
   でいることを特徴とする請求項２、３及び４のいずれか
   １に記載の文書作成装置。
7. 【請求項７】 前記第２のディレクトリは、ファイル名
   称、更新日、及び格納位置情報を含んでいることを特徴
   とする請求項２、３及び５のいずれか１に記載の文書作
   成装置。