JPH04340167A - 電子文書ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子文書ファイルを管
理する電子文書ファイリング装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来の電子文書ファイリング装置では、
多数の電子文書ファイルがディレクトリィ等の階層構造
になって、電子文書ファイル記憶手段に格納され、電子
文書ファイルの管理を容易にしていた。たとえば、第６
図は階層構造により格納されている電子文書ファイルの
一例を示す。図６において、Ｘ製品は、三つのモデルＡ
、Ｂ、Ｃを有し、各モデルＡ、Ｂ、Ｃは、それぞれ仕様
書（イ）ないし（ハ）、（１）　ないし（３）　、１な
いし３からなると共に、さらにファイル（ａ）、（ｂ）
、（ｃ）、・・・・を有する。そして、各モデルの仕様
書には、たとえば、ファイル（ａ）、ファイル（ｃ）あ
るいはファイル（１）　のように共通に使用されている
ものがある。また、従来例における電子文書ファイル装
置として、特開昭６２−２７９４２５号公報に記載され
ているように、文書の集合を単位としてまとめて操作、
管理を行なって、電子文書ファイルを効率的に利用する
ものがある。さらに、特開昭６２−１６０５４９号公報
、特開昭６３−１５６２５６号公報に記載されているよ
うに、ユーザがファイルに新たに定義可能なアトリビュ
ートを割り当てられるので、ユーザの予め定めたアトリ
ビュートの中から所望のファイルを選択することを可能
にしたものがある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、これらの従来
例においては、それぞれ電子文書の一側面に着目して管
理しているにすぎない。たとえば、従来の固定的な階層
構造からなる電子文書ファイルの管理では、階層構造に
したがって所望の電子文書ファイルを探索するのは比較
的容易であるが、階層構造には沿わない並列的な関係に
ある電子文書ファイルを関連付けることができなかった
。たとえば、第６図図示のごとく、Ｘ製品に関してモデ
ルＡの仕様書（イ）のディレクトリ下に格納されている
ファイル（ａ）に一部誤りがあることが判明し、これを
修正したとする。そうすると、このファイル（ａ）に関
連するファイルをも修正しなければならない。この場合
、ファイル（ａ）は、モデルＡの仕様書（ロ）のディレ
クトリとモデルＣの仕様書２および３のディレクトリの
下に援用されている。これらの異なるディレクトリの下
にあるファイルを修正するには、すべての仕様書のディ
レクトリを逐一アクセスして調べなければならないとい
う煩わしさがあった。また、このような場合に、ファイ
ル名、キーワード、ファイル作成者等のファイル管理情
報を基に関連するファイルを探索するという方法もある
が、これらの情報だけで、修正すべきファイルに漏れが
あるか否か、また逆に、取り出されたファイルの全てが
修正対象であるか否かの判定はできない。

【０００４】本発明は、以上のような問題を解決するた
めのもので、電子文書ファイルの管理を一つの管理構造
に限定することなく、ユーザが自由に電子文書ファイル
間の関係を設定できる管理構造を有し、多面的な電子文
書ファイルの管理を行うことのできる電子文書ファイリ
ング装置を提供することを目的とするものである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するため
に、本発明の電子文書ファイリング装置は、電子文書フ
ァイルを編集する電子文書ファイル編集手段（１２）と
、当該電子文書ファイル編集手段（１２）によって編集
された電子文書ファイル群を記憶する電子文書ファイル
記憶手段（１１）と、前記電子文書ファイル編集手段（
１２）によって編集された電子文書ファイルと当該電子
文書ファイルの内容に関連のある前記電子文書ファイル
記憶手段に記憶されている他の電子文書ファイルとの間
にリンク情報を設定するリンク設定手段（１４）と、当
該リンク設定手段（１４）により設定されたリンク情報
を記憶するリンク情報記憶手段（１５）と、前記電子文
書ファイル編集手段（１２）によってある電子文書ファ
イルの編集が終了したとき、その電子文書ファイルにリ
ンクした他の電子文書ファイルを前記リンク情報記憶手
段（１５）に記憶されているリンク情報に基づいて、探
索するリンクファイル探索手段（１６）と、当該リンク
ファイル探索手段の探索により得られた各々の電子文書
ファイルのリストを出力する出力手段（１７）とから構
成される。

【０００６】

【作　　用】ユーザーは、電子文書ファイル編集手段に
おいて、電子文書ファイルを編集し、その電子文書ファ
イルを電子文書ファイル記憶手段に記憶する。また、ユ
ーザーが電子文書ファイルを編集する際に、関連する電
子文書ファイル、たとえば同一の内容部分を含み一方の
電子文書ファイルを修正すれば他方の電子文書ファイル
も修正しなければならないような関係にある複数の電子
文書ファイルに対し、リンク設定手段によりリンクを設
定しておく。そして、当該リンク設定手段により設定さ
れたリンク情報は、リンク情報記憶手段に記憶される。 ユーザーは、ある電子文書ファイルを編集して、その内
容を修正変更したとき、電子文書ファイル記憶手段に記
憶された関連する他の電子文書ファイルも修正し、電子
文書ファイル間の整合を計る必要があることが多い。

【０００７】本発明は、そのために、ユーザーが電子文
書ファイル編集手段により電子文書ファイルの内容に修
正変更を行ったとき、リンクファイル探索手段により、
前記リンク情報記憶手段に記憶されているリンク情報に
基づいて、関連する電子文書ファイルを捜し出す。そし
て、リンク探索手段によって探索された関連する電子文
書ファイルは、出力手段によりそのリストが出力される
。ユーザーは、この出力手段に出力された電子文書ファ
イルのリストを見て、修正の必要な電子文書ファイルを
選択して、電子文書ファイル編集手段により、編集修正
することができる。上記出力手段は、たとえば、電子文
書ファイルを修正するための修正起動手段や電子文書フ
ァイルを見て必要な電子文書ファイル選択する際の表示
手段等がある。このように、本発明によれば、関連する
電子文書の間にリンクを設定しておき、そのリンク情報
を基に関連する電子文書ファイルをすべて出力すること
ができるので、関連する文書ファイルを洩れなく知るこ
とができる。

【０００８】

【実施例】図１は本発明における電子文書ファイリング
装置の一実施例ブロック構成図である。この電子文書フ
ァイリング装置は、第１図に示すように、電子文書ファ
イルを記憶する電子文書ファイル記憶手段１１と、その
電子文書ファイル記憶手段１１内の電子文書ファイルも
しくは電子文書ファイル記憶手段１１に記憶する電子文
書ファイルを編集できる電子文書ファイル編集手段１２
と、電子文書ファイル記憶手段１１に記憶された電子文
書ファイル群においてユーザーが指定した電子文書ファ
イルを指示する電子文書ファイル指示手段１３と、その
電子文書ファイル指示手段１３により指示された任意の
電子文書ファイル（イ）と電子文書ファイル（イ）以外
の電子文書ファイル指示手段１３により指示された任意
の電子文書ファイル（ロ）を論理的に接続するリンクを
設定できるリンク設定手段１４と、そのリンク情報を記
憶するリンク情報記憶手段１５と、電子文書ファイル編
集手段１２によってある電子文書ファイルの編集が終了
したとき、前記リンク情報に基づいて、その電子文書フ
ァイルにリンクした電子文書ファイルを探索するリンク
ファイル探索手段１６と、そのリンクファイル探索手段
１６により抽出された各々の電子文書ファイルを一意に
識別できる名称で一覧表示し、あるいは編集対象の電子
文書ファイルの内容を編集のために表示する表示手段１
７と、リンクファイル探索手段１６により得られた各々
の電子文書ファイルを順次に電子文書ファイル編集手段
１２において、編集可能な状態にする修正起動手段１８
とを備えている。そして、リンクファイル探索手段１６
は、電子文書ファイル記憶手段１１内の任意のリンクに
接続された電子文書ファイルＸの電子文書ファイル編集
手段１２による編集が終了すると、電子文書ファイルＸ
が接続されているリンクを抽出するリンク抽出手段１６
１と、そのリンク抽出手段１６１により抽出されたリン
クに接続されている電子文書ファイル記憶手段１１内の
該電子文書ファイルＸ以外の電子文書ファイル群の各フ
ァイルのファイル情報（ファイル名、作成日）を抽出す
るリンクファイル抽出手段１６２とからなっている。

【０００９】図１において、電子文書ファイル記憶手段
１１は、電子文書ファイル編集手段１２で作成された電
子文書ファイルをたとえば、通常の階層構造等に従いユ
ーザーの指示の基に記憶する。当該指示は、電子文書フ
ァイル指示手段１３によりユーザーが行い、前記電子文
書ファイル記憶手段１１に電子文書ファイルを格納した
り、あるいは電子文書ファイルを取り出すことができる
。また、電子文書ファイル指示手段１３は、ユーザーの
指示によりリンク設定手段１４を起動する。リンク設定
手段１４は、関連した電子文書ファイルどうしに接続さ
れるリンクを確立し、リンク情報をリンク情報記憶手段
１５に記憶する。

【００１０】図４は、本実施例におけるリンク設定の動
作を示すフロー図である。ユーザーは、まずリンクを設
定する対象の電子文書ファイルを電子文書ファイル指示
手段１３により指示する。すなわち、リンクの対象とな
る第１の電子文書ファイルＸを電子文書ファイル指示手
段１３において、指示する（ステップ４１）。

【００１１】既存のリンクした文書ファイルＸ（文書フ
ァイルＸと文書ファイルＡが既にリンクされていると仮
定する）に電子文書ファイルＹをリンクさせるときには
、既存のリンクに対しては２つの電子文書ファイルＸお
よびＡを指定する。次に、上記電子文書ファイルＸにリ
ンクさせたい第２の電子文書ファイルＹを指示する（ス
テップ４２）。

【００１２】また、ユーザーは、上記電子文書ファイル
指示手段１３によりリンクコマンドを指令し、それに応
答してリンク設定手段１４が起動する（ステップ４３）
。

【００１３】リンク設定手段１４は、リンク情報記憶手
段１５内に記憶されたリンク情報を調べて、電子文書フ
ァイルＸと電子文書ファイルＹとの間にリンクが確立さ
れているか否かを判定する（ステップ４４）。

【００１４】上記二つの電子文書ファイルＸおよびＹに
リンクが確立されている場合には、リンク設定処理は終
了する。上記各電子文書ファイルＸおよびＹにリンクが
設定されていない場合には、リンク設定手段１４により
、リンクを設定して、そのリンク情報をリンク情報記憶
手段１５に記憶する（ステップ４５）。

【００１５】図３はリンク情報の一例を示すもので、リ
ンクを識別するリンクＩＤ、リンクを張られた電子文書
ファイルの文書ファイル名およびリンク先アドレスの各
欄からなるリンクテーブルとして構成されている。リン
クの設定は具体的には、ステップ４１において１個の電
子文書ファイルＸのみが指定され、ステップ４２におい
て電子文書ファイルＡが指定されたときは、新規なリン
クとしての設定を行う。リンクテーブルにおける文書フ
ァイル名の欄の空いている欄にＸおよびＡが追加される
。また、文書ファイル名Ｘのリンク先アドレスの欄に、
文書ファイル名Ｙが設定された欄のアドレスが設定され
る。そして、このリンクに新規なリンクＩＤが用意され
、これらの文書名が登録された記憶位置のリンクＩＤの
欄に前記用意されたリンクＩＤが設定される。ステップ
４１において既にリンクが設定されている２個の電子文
書ファイルＡおよびＢが指定され、ステップ４２におい
て新たな電子文書ファイルＣが指定されたときは、リン
ク設定手段１４は、既存のリンクへの追加の処理を行う
。すなわち、リンクテーブルの文書ファイル名の欄に文
書ファイル名Ｃを追加し、また、リンクテーブルを参照
し、文書ファイル名ＡおよびＢを含むリンクのリンクＩ
Ｄを求め、これを文書ファイル名Ｃに対応するリンクＩ
Ｄの欄に設定する。さらに、上記文書ファイル名Ｂのリ
ンク先アドレスの欄に文書ファイル名Ｃが設定された欄
のアドレスを設定する。なお、文書ファイル名は、一意
に識別可能なようにパス名を含むファイル名とする。そ
の際、バージョン番号を付加することもできる。 このようにして、本実施例では通常の階層構成による電
子文書管理情報の外に、異なるディレクトリにあるファ
イル同士を関連付けるリンク情報を管理情報とすること
ができ、多面的な管理が可能となる。

【００１６】次に、リンク情報を利用してある電子文書
に関連するすべての電子文書ファイルを求める処理につ
いて、図５に示す動作フロー図を参照しつつ説明する。 電子文書ファイルＸが電子文書ファイル編集手段１２に
より編集される。電子文書ファイルＸの編集が終了した
（ステップ５１）後、電子文書ファイルＸに、リンクが
設定されているか否かを調べる（ステップ５２）。すな
わち、リンク抽出手段１６１はリンク情報記憶手段１５
に格納されているリンクテーブルの文書ファイル名の欄
を探索し、電子文書ファイル名Ｘが含まれているか否か
により判定する。上記電子文書ファイルＸにリンクが設
定されていなかった場合は、処理は終了する。

【００１７】上記電子文書ファイルＸにリンクが設定さ
れていた場合には、電子文書ファイルＸが持っているリ
ンクをリンク情報記憶手段１５のリンクテーブルから抽
出し全て列挙する（ステップ５３）。すなわち、リンク
抽出手段１６１は図２−２のようなリンクテーブルにお
いて、文書ファイル名の欄に文書ファイル名Ｘを含むす
べてのリンクＩＤを抽出する。

【００１８】次に、ファイル名抽出手段１６２は、抽出
されたリンクＩＤを基にして、リンクテーブルを検索し
て、そのリンクＩＤを有する文書ファイル名をすべて抽
出する。（ステップ５４）。

【００１９】抽出されたリンクＩＤと文書ファイル名と
に基づいて、ユーザーが一意に識別できる形態で表示手
段１７に表示する（ステップ５５）。すなわち、ファイ
ルのバージョン番号を加えたパス名を含む電子文書ファ
イル名を一覧表示する。また、図２に図示のごとく、当
該文書ファイルＸに関連した全ての電子文書ファイル名
とこれらに接続しているリンクとの関係を構造的に表示
することもできる。

【００２０】このように、本実施例では階層構造による
ファイルの管理の外に、リンク情報をファイルの管理情
報としているので、ある電子文書ファイルを編集により
修正したような場合に、その修正に関連して修正すべき
可能性のあるすべての対象ファイルの一覧を表示するの
で、ユーザーはこれにより修正対象ファイルを必要に応
じて修正することができる。

【００２１】修正起動手段は１８は、修正起動が指示さ
れたとき、ファイル名抽出手段１６２により抽出された
文書ファイ名の一覧を基に修正すべき文書ファイルのフ
ァイル名および編集の指示を電子文書ファイル編集手段
１２に順次に与える。電子文書ファイル編集手段１２は
、文書ファイル名と編集の指示が与えられるごとに、そ
の文書ファイル名の文書ファイルの内容を電子文書ファ
イル記憶手段１１から読み込んでユーザーによる編集作
業が可能な状態にする。このような処理を抽出された文
書ファイル名のすべてについて行う。

【００２２】

【発明の効果】〕本発明によれば、電子文書ファイル記
憶手段に記憶されている電子文書ファイルどうしを関連
付けるリンク情報を備えているので、電子文書ファイル
を容易に管理することができる。また、本発明によれば
、関連する電子文書ファイル群は、それら電子文書ファ
イルのリストを出力手段により出力されるので、ユーザ
ーは、文書を編集した際に、他にも変更すべき電子文書
ファイルがあるか否かを容易に認識することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の概略構成図である。

【図２】本発明によるリンクされた文書ファイル名の一
覧表示の一例を示す図である。

【図３】リンク情報の構成一例を示す図である。

【図４】リンク設定の動作を示すフロー図である。

【図５】リンク抽出の動作を示すフロー図である。

【図６】従来例における階層構造説明図である。

【符号の説明】

１１　　電子文書ファイル記憶手段 １２　　電子文書ファイル編集手段 １３　　電子文書ファイル指示手段 １４　　リンク設定手段 １５　　リンク情報記憶手段 １６　　リンクファイル探索手段 １６１　　リンク抽出手段 １６２　　ファイル名抽出手段 １７　　表示手段 １８　　修正起動手段

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】電子文書ファイルを編集する電子文書ファ
   イル編集手段と、当該電子文書ファイル編集手段によっ
   て編集された電子文書ファイル群を記憶する電子文書フ
   ァイル記憶手段と、前記電子文書ファイル編集手段によ
   って編集された電子文書ファイルと、当該電子文書ファ
   イルの内容に関連のある前記電子文書ファイル記憶手段
   に記憶されている他の電子文書ファイルとの間にリンク
   情報を設定するリンク設定手段と、当該リンク設定手段
   により設定されたリンク情報を記憶するリンク情報記憶
   手段と、前記電子文書ファイル編集手段によってある電
   子文書ファイルの編集が終了したとき、その電子文書フ
   ァイルにリンクした他の電子文書ファイルを前記リンク
   情報記憶手段に記憶されているリンク情報に基づいて探
   索するリンクファイル探索手段と、当該リンクファイル
   探索手段の探索により得られた各々の電子文書ファイル
   のリストを出力する出力手段と、を備えたことを特徴と
   する電子文書ファイリング装置。