JP3997472B2 - 文書管理装置 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、一連の業務プロセスを順序つけて定義し、これに従って、各業務プロセスを行うと業務を完了することができるようにした業務支援装置に係り、特に、業務プロセス名を指定することによって、その業務プロセスで過去に作成した資料の参照と、資料作成時の参考資料の参照を可能とする文書管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
ある業務プロセスにおいて資料を作成する場合には、その業務プロセスで過去に作成した資料または、資料作成時の参考資料を参照して、資料を作成することが多い。ある業務プロセスにおいて過去に作成した資料または、資料作成時の参考資料を簡単に参照可能にする方法としては以下に示す二つの方法がある。
【０００３】
一つ目が資料の属する業務プロセス名を属性として手動で作成した資料に添付し、資料とともにコンピュータで読み出すことのできるデータとして保存しておき、その属性から検索または、リンクを作成する方法である。属性の添付の方法には、属性をキーボードから入力し資料に添付するか、業務プロセス名の候補のリストを予め登録しておき、その中から選択し属性を入力する方法がある。資料作成時の参考文献の参照に関しても同様に、手動で参考資料のリンクを添付する。
【０００４】
二つ目の方法が、業務プロセスおける過去の操作ログを保存しておき、そのログを参照することによって、ある業務プロセスにおいて過去に作成した資料を参照する方法である。これについては、特開２００１−２６５７６０号公報の「文書履歴管理装置および文書履歴管理法」に記載されている。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ある業務プロセスにおいて過去に作成した資料または、資料作成時の参考資料を参照する従来の方法に関しては、下記に示す問題があった。
【０００６】
一つ目の方法では、属性を添付するのに手動で行わなくてはならず、手間がかかるという問題と、手動で入力するため、属性を添付し忘れたり、不適切な属性を添付したりする可能性があるという問題がある。
【０００７】
二つ目の方法では、操作ログを保存して、ログから同じ業務プロセスで過去に作成した資料を参照する方法であり、同じ業務プロセスにおいて過去に作成した資料や作成時の参考資料へのリンクが作成されるわけではない。そのため、ログの中から検索し参照するといった手間がかかるという問題がある。
【０００８】
また、資料作成時に参照した参考文献に関しては、ログは資料における操作のみを対象としているため、参考資料の検索・参照はできないという問題がある。
【０００９】
本発明の目的は、ある業務プロセスで資料を作成しようとするときに、同じ業務プロセスで過去に作成された資料と、そのときに参照された参考資料を容易に見ることができるようにすることにある。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記の課題、すなわち、ある業務プロセスで過去に作成された資料を、業務プロセス名を指定することで容易に見ることができるようにするために、資料と、その資料が作成された業務プロセスの名称を結びつけた。まず、業務を順に実行される複数の業務プロセスに分割して各業務プロセスに名称を付し、業務プロセス毎に、実行すべき作業の手順や作成すべき資料の内容を画面表示して業務実施者に指示案内する業務支援装置を設けた。この業務支援装置に接続して、業務支援装置で指示される資料を作成する資料作成部を設け、この資料作成部で作成された資料を資料データベースに保存する際に、自動的に、その資料が作成された業務プロセスを表す情報、例えば業務プロセスの名称を取得する業務プロセス名取得部と、取得した情報を該資料の属性として添付する業務プロセス名添付部を設けた。
【００１１】
さらに、資料作成の際に参照された参考資料（電子化され、資料作成に用いるコンピュータあるいは業務実施者が参照できる他のコンピュータ画面に表示された参考資料）について、参考資料を示す情報とその参考資料をそれが格納されている場所から呼び出すためのデータ（リンク）を、該参考資料の画面表示の際に自動採取する参考資料のリンク取得部と、取得した参考資料を示す情報とリンクを、前記業務プロセスの名称とともに保存される資料に添付する参考資料へのリンク添付部を設けた。
【００１２】
また、前記資料作成部は、インターネットや社内ＬＡＮ等、装置外部のネットワークに接続可能とし、このネットワークを介して前記資料データベース以外の他の情報源にもアクセスできるようにした。
【００１３】
このように構成することで、ある業務プロセスで作成された資料は、資料データベースに保存されるときに、そのときの業務プロセスを表す情報が自動的に属性として添付され、同時に、資料作成時に業務実施者が別の情報源から読み出してコンピュータ画面に表示した参考資料を示す情報とその参考資料を呼び出すためのデータ（リンク）が、同様に自動的に資料に添付される。したがって、必要なデータの添付漏れがなくなり、後日の検索に際して検索にヒットされるべき資料が検索から漏れる恐れがなくなる。
【００１４】
さらに、作成された資料とその資料が作成されるときに参照された参考資料を示す情報を、資料の属性として添付された業務プロセス名をもとに検索し、検索結果を画面表示し、表示された資料名あるいは参考資料を示す情報を指定することで、指定された資料あるいは参考資料の本文を画面表示する検索部を、前記資料データベースや資料作成部に接続して設けた。この検索部は、前記資料作成部がアクセスできる情報源には同じようにアクセスできるように、インターネット、社内ＬＡＮ等、装置外部のネットワークにも接続される。
【００１５】
検索部が検索結果を画面表示する場合、業務プロセス名―資料名―参考資料を表す情報の順に階層的にツリー状に表示することで、それらの関係が分かりやすくなる。
【００１６】
資料の本文表示は、該資料が保存されている資料データベースから資料の本文を読み出して行われ、参考資料の本文表示は、その参考資料のリンクを用いてインターネットや社内ＬＡＮの該参考資料が保存されているところにアクセスし、その本文を読み出して（ダウンロードして）行われる。
【００１７】
このように構成することで、ある業務プロセスで資料を作成しようとするときに、その業務プロセスを表す情報、例えば業務プロセス名を指定すれば、同じ業務プロセスで過去に作成された資料と、そのときに参照された参考資料を容易に見ることができる。
【００１８】
【発明の実施の形態】
１．本発明の実施の形態のシステム構成
図1は、本発明による文書管理装置の実施の形態のシステム構成図である．本実施の形態の文書管理装置は、業務実施者がデータを入力したり表示したりするためのキーボード、マウス、ディスプレイ等からなる入出力装置１０１と、この入出力装置１０１に接続された業務支援装置１０２と、業務支援装置１０２に接続された資料作成部１０７と、資料作成部１０７に接続された資料データベース１０８と、資料データベース１０８及び前記入出力装置１０１に接続された検索部１０９と、資料作成部１０７及び前記業務支援装置１０２に接続された業務プロセス名取得部１０５と、資料作成部１０７及び業務プロセス名取得部１０５に接続された業務プロセス名添付部１０６と、資料作成部１０７に接続された参考資料へのリンク取得部１０３と、資料作成部１０７及び参考資料へのリンク取得部１０３に接続された参考資料へのリンク添付部１０４と、を含んで構成されている。
【００１９】
なお、本実施の形態では、資料作成部１０７、業務プロセス名取得部１０５、業務プロセス名添付部１０６、参考資料へのリンク取得部１０３、参考資料へのリンク添付部１０４及び検索部１０９は、いずれもコンピュータハードウェアのイメージで記載してあるが、業務支援装置１０２のコンピュータハードウェアの上で動作するソフトウェアであってもよい。
【００２０】
業務支援装置１０２は、例えば、見積もり、基本設計、詳細設計のように、順を追って実行され、その過程で種々の資料を作成する業務プロセスを対象において、業務プロセスを順を追って実行される複数のプロセスに分けて名称を付し、定義されたプロセス毎に、実施すべき作業の手順や作成すべき資料の内容を予め定め、それらを格納していて、前記入出力装置１０１から入力される指示にしたがって、次に実施すべき作業の手順や作成すべき資料の内容を前記入出力装置１０１の画面に表示して、業務実施者の作業を支援する。業務支援装置１０２はしたがって、後述する資料作成部１０７で資料作成中、その資料が属する業務プロセスを保持している。
【００２１】
資料作成部１０７は、作成すべき資料を作成するためのソフトウェアを格納したコンピュータであって、入出力は前記入出力装置１０１で行われる。ソフトウェアの起動は業務支援装置１０２を介して行われる。また、資料作成部１０７は、装置外部のネットワーク、例えば社内ＬＡＮ，インターネット等に接続されていて、必要に応じて、それらネットワークに接続されたコンピュータに格納された電子化された参考資料を参照できるようになっている。
【００２２】
参考資料へのリンク取得部１０３は、資料作成時に資料作成部１０７で電子化された参考資料が参照された時（社内ＬＡＮ、インターネットあるいは資料データベース１０８からデータを読み出す操作が行われた時）に、参考資料へのリンク（その資料のアドレス及びファイル名、資料名称（資料タイトル）等参考資料を示す情報）を自動的に取得し、参考資料へのリンク添付部１０４に伝達する。
【００２３】
参考資料へのリンク添付部１０４は、資料作成部で作成した資料が資料データベース１０８に保存されるとき、参考資料へのリンク取得部１０３から伝達されたリンクを資料に自動的に添付する。
【００２４】
業務プロセス名取得部１０５は、資料作成部で作成した資料が資料データベース１０８に保存されるとき、その時点で実行中の業務プロセス名を業務支援装置１０２から取得し、業務プロセス名添付部１０６に伝達する。
【００２５】
業務プロセス名添付部１０６は、資料作成部で作成した資料が資料データベース１０８に保存されるとき、業務プロセス名取得部１０５から伝達された業務プロセス名を資料にその資料の属性として自動的に添付する。
【００２６】
資料データベース１０８は、資料作成部１０７で作成した資料が、その資料が属する業務プロセス名と資料作成時に参照した参考資料へのリンクが添付されて保存されるデータベースである。
【００２７】
検索部１０９は、指定した業務プロセス名を属性にもつ資料の名称（資料名）を資料データベース１０９に保存されている資料の中から検索し、その資料に添付された参考資料を示す情報（例えば参考資料の名称、ファイル名）とともに入出力装置１０１の画面に表示するように構成されている。検索部は又、入出力装置１０１の画面に表示された資料の名称のうちのあるものが指定されてその資料の読み出しが指示されたとき、資料データベース１０９から当該資料を読み出して画面に表示するように構成されている。検索部はさらに、前記資料作成部１０７が接続可能なインターネット、社内ＬＡＮ等の装置外のネットワークやデータベースに接続可能に構成され、入出力装置１０１の画面に表示された参考資料を示す情報のうちのあるものが指定されてその参考資料の読み出しが指示されたとき、資料に添付された参考資料へのリンクを用いてインターネット、社内ＬＡＮ等の装置外のネットワークやデータベースに接続し、該当する参考資料を読み出して入出力装置１０１の画面に表示するように構成されている。
２． 業務プロセス名の自動添付と参考資料へのリンク自動生成
業務実施者は業務支援装置１０２が入出力装置１０１の画面に表示する指示に従い、業務を行う。業務支援装置１０２は、業務が複数の業務プロセスに分けられており、各業務プロセスに業務プロセス名が付けられている。各業務プロセスを、業務支援装置１０２が指示する順序で行うことによって、業務を完了することができる。業務実施者は、入出力装置１０１から、業務支援装置１０２を介して各業務プロセス毎に資料作成の為のアプリケーションを起動する。
【００２８】
資料の作成の為のアプリケーションを起動してから、参考資料を参照し、資料を作成した後、資料データベース１０９に登録するまでのフローを図２に示す。
【００２９】
まず、資料作成の為のアプリケーションが起動される（手順２０１）。資料作成の為のアプリケーションが起動されたのち、参考資料を外部のネットワークを介して検索・参照（手順２０２）すると、参考資料へのリンク取得部１０３において参考資料へのリンクが取得され、参考資料へのリンク添付部に一時保存される（手順２０３）。検索・参照される参考資料は、Ｗeb上または、データベース上に保存されている電子データである。複数の参考資料を検索・参照した場合は、その都度参考資料へのリンクが取得され、参考資料へのリンク添付部に一時保存される。資料を作成後、その資料を資料データベース１０９に保存する（手順２０４）際に、参考資料へのリンク添付部に一時保存されている参考資料へのリンクが参考資料へのリンク添付部１０４によって、資料に添付される（手順２０５）。さらに、業務プロセス名取得部１０５によって、業務支援装置１０２から実行中の業務の業務プロセス名が取得され（手順２０６）、取得された業務プロセス名が業務プロセス名添付部１０６によって保存する前記資料に属性として添付される（２０７）。
３．業務プロセス名の指定による資料と参考資料の表示
図３は、業務プロセス名を指定することにより、その業務プロセスで過去に作成された資料を表示する場合のフローチャートを示す。
【００３０】
業務実施者が入出力装置１０１を用いて業務プロセス名を指定すると（手順３０１）、検索部１０９は、指定された業務プロセス名を属性としてもつ資料を、資料データベース１０８の中から検索する（手順３０２）。指定された業務プロセス名を属性としてもつ資料がない場合は、入出力装置１０１の画面に「資料なし」と表示され、表示プログラムを終了する。指定された業務プロセス名を属性としてもつ資料がある場合は、入出力装置１０１の画面に資料名が表示される（手順３０４）。検索された資料のなかに参考資料へのリンクが添付されている資料がある場合は、参考資料の名称が資料名に関連つけて入出力装置１０１に表示される（手順３０６）。検索された資料に参考資料へのリンクが添付されている資料がない場合は、表示プログラムを終了する。
【００３１】
図３の表示フローの手順３０６によって表示される資料の表示形式の例を、図４で示す。すなわち、最上階層に業務プロセス名が表示され、その下の階層に作成した資料の名称（資料名）が表示され、さらにその下の階層に参考資料を示す情報（例えば参考資料の名称あるいはファイル名）が表示される。一つの業務プロセスにて、複数の資料が作成されている場合には、指定した業務プロセスの下の階層に並べて表示される。参考資料が複数の場合は、作成した資料の階層の一つ下の階層に並べて表示される。このように階層的に、ツリー状に表示することで、業務プロセス名―資料名―参考資料の名称の関係が分かりやすくなる。
４．資料作成の具体例
本実施の形態において、資料の作成・保存を行う際の具体例を説明する。対象とする業務「水車工事」は、基本設計、詳細設計１、詳細設計、製造の各業務プロセスで構成されており、基本設計、詳細設計１、詳細設計２、製造の順に各業務プロセスを行うことによって、完了することができる。入出力装置１０１から、業務支援装置１０２に「水車工事」を入力すると、業務支援装置１０２により、入出力装置１０１の画面に、例えば図５に示す形で業務プロセスが表示される。
【００３２】
業務プロセス「基本設計」で、基本設計で作成すべき資料Ａを作成し、保存する場合の具体例を示す。まず、画面の「基本設計」を指定してそこをクリックすると、業務支援装置１０２を介して資料作成部１０７の資料Ａ作成のためのアプリケーションが起動される。なお、入出力装置１０１の画面は、資料作成部１０７のアプリケーションが動作する部分（ウインドウ）と、業務支援装置１０２のデータが表示される部分（ウインドウ）の双方が表示できるように構成され、図５の下部に示された「資料参照」ボタンをクリックすると、検索部１０９が動作して、水車工事業務の基本設計という属性のデータが、資料データベース１０８から検索される。
【００３３】
資料Ａ作成のためのアプリケーションが起動されたのちに、資料作成部１０７をインターネットに接続してＷｅｂ上の資料１を参照すると、参考資料へのリンク取得部１０３にて、資料１のＵＲＬ及び名称あるいはファイル名から、参考資料のリンクが取得され、参考資料へのリンク添付部１０４に一時保存される。続いて、社内ＬＡＮのデータベース上の資料２を参照すると、参考資料へのリンク取得部１０３にて、資料２の保存先のアドレス及び資料名あるいはファイル名から、資料２へのリンクが取得され、参考資料へのリンク添付部１０４に一時保存される。この時、参照する参考資料は、業務支援装置を使用する人全てがアクセス可能な共通資料とする。複数の参考資料を参照した際には、その都度、参考資料のリンクが取得され、参考資料へのリンク添付部１０４に一時保存される。
【００３４】
資料Ａ作成の為のアプリケーションを立ち上げた時から、資料Ａを作成し、保存コマンドを実行するまでの間で、参照した参考資料全てへのリンクが取得され、一時保存される。
【００３５】
資料Ａが作成され、資料作成部１０７で資料の保存コマンドが実行されると、参考資料へのリンク添付部１０４に一次保存されていた資料１と資料２へのリンクが、作成した資料Ａへ添付される。さらに業務プロセス名取得部１０５によって、業務プロセス名「基本設計」が、業務支援装置１０２から取得される。続いて、取得した業務プロセス名「基本設計」が、業務プロセス名添付部１０６によって資料Ａに属性として添付される。参考資料へのリンクと業務プロセス名が添付され終わった時点で、資料Ａが資料データベース１０８に保存される。
【００３６】
業務プロセス「基本設計」で、二つ目の資料である資料Ｂを作成する。このとき、参考資料は参照しないものとする。資料Ｂが作成されて保存コマンドが実行されると、この場合も資料Ａの作成時と同様に、資料Ｂに業務プロセス名「基本設計」が添付されて資料データベース１０８に保存される。ただし、参考資料は参照されていないので、資料に参考資料へのリンクは添付されない。
【００３７】
なお、資料Ａが異なる工事で次々に作成されることになるが、この場合、工事毎に異なる識別符号を名称に付して区別する。
【００３８】
次の業務プロセスである「詳細設計１」で資料Ｃを作成した場合は、資料Ｃが資料データベース１０８に保存されるときに、参考資料へのリンクと業務プロセス名「詳細設計１」が添付される。
【００３９】
後の「詳細設計２」と「製造」の業務プロセスで資料が作成される場合にも上記手順と同様な仕組みで、作成された資料が資料データベース１０８に保存されるときに、参考資料へのリンクと業務プロセス名が添付される。
【００４０】
以上述べたように、各業務プロセスにおいて資料作成部１０７で資料を作成すると、資料を資料データベース１０８に保存する時に、該業務プロセス名と資料作成時に参照した参考資料へのリンクが自動的に添付される。
５．資料の表示具体例
上記実施の形態において、業務プロセスを指定することで、その業務プロセスで過去に作成された資料と、資料作成時の参考資料を表示させる方法を、具体例で説明する。具体例として、上記の「資料作成の具体例」における業務プロセス「基本設計」で作成した資料を表示させる場合につき、説明する。
【００４１】
入出力装置１０１から、業務支援装置１０２に「水車工事」を入力すると、業務支援装置１０２により、入出力装置１０１の画面に、例えば図５に示す形で業務プロセスが表示される。入出力装置１０１で業務プロセス「基本設計」を指定し、図５の下部に示された「資料参照」ボタンをクリックすると、検索部１０９が動作して、水車工事業務の基本設計という属性のデータが、資料データベース１０８から検索される。この場合、業務プロセス「基本設計」を属性としてもつ資料Ａと資料Ｂが資料データベース１０８から検索され、資料Ａと資料Ｂの名称が入出力装置１０１の画面に表示される。続いて、資料Ａに添付してある参考資料のリンクから、資料Ａに連結して参考資料１の名称と参考資料２の名称が表示される。
【００４２】
そのときの表示形式を図６に示す。最上階層に指定した業務プロセス名の「基本設計」の文字が表示される。業務プロセス「基本設計」で作成した資料が資料Ａと資料Ｂのように複数ある場合は、業務プロセス「基本設計」の下の階層に並べて表示される。資料Ａの作成時の参考資料１と参考資料２を資料Ａの下の階層に並べて表示される。資料Ｂには参考資料のリンクが添付されていないので、資料Ｂの下の階層には何も表示されない。
【００４３】
資料Ａの内容を表示させる場合は、画面の資料Ａを指定し、そこをクリックする。検索部１０９は、指定された資料Ａを資料データベース１０８から読み出して入出力装置１０１の画面に表示する。参考資料１の内容を表示させる場合は、画面の参考資料１を指定し、そこをクリックする。検索部１０９は、参考資料１のリンクからインターネットあるいは社内ＬＡＮに接続し、指定された参考資料１を読み出して入出力装置１０１の画面に表示する。
【００４４】
業務プロセス「基本設計」で資料作成中に、以前に作成された資料あるいは以前に参照された参考資料を調べたい場合は、前記図５に示す業務プロセスが表示されたウインドウ（すでに基本設計が指定されている）の「資料参照」ボタンをクリックする。資料参照ボタンをクリックすることで、検索部１０９が動作し、業務プロセス「基本設計」を属性としてもつ資料Ａと資料Ｂが資料データベース１０８から検索され、資料Ａと資料Ｂが入出力装置１０１で表示される。続いて、資料Ａに添付してある参考資料のリンクから、参考資料１と参考資料２が表示される。各資料の内容を表示させる手順は先に述べた通りである。
【００４５】
本実施の形態によれば、作成した資料を資料データベースに保存する際に、業務プロセス名と参考資料へのリンクとが、自動的に、作成した資料に属性として付加されるから、業務プロセス名を指定することにより、その業務プロセスで過去に作成した資料を検索して参照することが容易になるとともに、その資料の作成時の参考文献を容易に参照することができる。
【００４６】
なお、上記実施の形態では、参考資料が参照された場合、そのリンクを採取して資料に添付するが、参考資料の名称が得られない場合は、参考資料のファイル名、あるいはその参考資料が保存されていたデータベース等の名称やアドレス（ＵＲＬ）で名称に代えてもよいし、参考資料本文の一部を利用してもよい。
【００４７】
【発明の効果】
本発明によれば、同じ業務プロセスで過去に作成された資料と、そのときに参照された参考資料を容易に見ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態のシステム構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示す実施の形態における業務プロセス名の自動添付と参考資料へのリンク自動生成フローチャートである。
【図３】図１に示す実施の形態における資料と参考資料の表示フローチャートである。
【図４】図１に示す実施の形態における資料および参考資料の一覧表示例を示す図である。
【図５】図１に示す実施の形態における業務プロセス表示例を示す図である。
【図６】図１に示す実施の形態におけるに資料および参考資料の表示の具体例を示す図である。
【符号の説明】
１０１ 入出力装置
１０２ 業務支援装置
１０３ 参考資料へのリンク取得部
１０４ 参考資料へのリンク添付部
１０５ 業務プロセス名取得部
１０６ 業務プロセス名添付部
１０７ 資料作成部
１０８ 資料データベース
１０９ 検索部

Claims (9)

1. 予め業務が順に実行される複数の業務プロセスに分けられそれぞれに名称が付されて定義された複数の業務プロセスと、該業務プロセス毎に予め定義された実施すべき作業の手順や作成すべき資料の内容とが格納されており、入力手段を介して入力された業務に対応する前記複数の業務プロセスの内容を読み出して出力手段に表示し、表示された複数の業務プロセスの中から入力手段を介して指定された業務プロセスに対応する実施すべき作業の手順や作成すべき資料の内容を読み出して出力手段に表示して業務実施者に指示案内する業務支援装置と、
   この業務支援装置に接続して設けられ、前記業務支援装置で指示される資料を作成するためのソフトウェアが格納された資料作成部と、
   前記業務支援装置と資料作成部に接続して設けられ、前記資料作成部で作成された資料が資料データベースに保存される際に、その資料が作成された業務プロセスを表す情報を前記業務支援装置から取得する業務プロセス名取得部と、
   前記資料作成部と業務プロセス名取得部に接続して設けられ、前記資料作成部で作成した資料が資料データベースに保存される際に、前記業務プロセス名取得部から伝達された業務プロセス名を表す情報を、保存する資料にその資料の属性として添付する業務プロセス名添付部と、を含んで構成された文書管理装置。
2. 請求項１記載の文書管理装置において、前記資料作成部に接続して設けられ、資料作成の際に参照された参考資料について、参考資料を示す情報とその参考資料をそれが格納されている場所から呼び出すためのデータとを、該参考資料が参照された時に取得する参考資料のリンク取得部と、
   前記資料作成部と参考資料のリンク取得部に接続して設けられ、前記資料作成部で作成した資料が資料データベースに保存される際に、前記リンク取得部から伝達された前記参考資料を示す情報とリンクを、保存する資料に前記業務プロセスを表す情報とともにその資料の属性として添付する参考資料へのリンク添付部と、を含んで構成された文書管理装置。
3. 請求項２記載の文書管理装置において、前記参考資料は、電子化され、資料作成に用いるコンピュータあるいは業務実施者が参照できる他のコンピュータ画面に表示された参考資料であることを特徴とする文書管理装置。
4. 請求項１〜３のうちのいずれか１項に記載の文書管理装置において、前記資料作成部は、装置外部のネットワークに接続可能に構成され、このネットワークを介して前記資料データベース以外の情報源にもアクセスできることを特徴とする文書管理装置。
5. 請求項４に記載の文書管理装置において、前記装置外部のネットワークは、インターネット及び社内ＬＡＮの両方を含むことを特徴とする文書管理装置。
6. 請求項１〜５のうちのいずれか１項に記載の文書管理装置において、前記資料データベース及び資料作成部に接続して設けられ、前記入力手段を介して入力された業務プロセス名を属性にもつ資料を前記資料データベースから検索し、得られた資料の名称を前記出力手段に表示するとともに、表示された資料名のいずれかが入力手段を介して指定されたとき、指定された資料の本文を前記資料データベースから読み出して前記出力手段に表示する検索部を備えたことを特徴とする文書管理装置。
7. 請求項１〜５のうちのいずれか１項に記載の文書管理装置において、前記資料データベース及び資料作成部に接続して設けられ、前記入力手段を介して入力された業務プロセス名を属性にもつ資料と、その資料に添付された参考資料を示す情報とを、前記資料データベースから検索し、得られた資料の名称と、その資料に添付された参考資料を示す情報とを前記出力手段に表示するとともに、表示された資料名あるいは参考資料を示す情報のうちのいずれかが入力手段を介して指定されたとき、指定された資料の本文を前記資料データベースから読み出して、あるいは指定された参考資料の本文を、前記資料に添付されたリンクを用いて装置外部のネットワークから読み出して、出力手段に表示する検索部を備えたことを特徴とする文書管理装置。
8. 請求項７に記載の文書管理装置において、前記装置外部のネットワークは、インターネット及び社内ＬＡＮの両方を含むことを特徴とする文書管理装置。
9. 請求項６〜８のうちのいずれか１項に記載の文書管理装置において、検索部が検索結果を画面表示する場合、業務プロセス名―資料名あるいは業務プロセス名―資料名―参考資料を示す情報の順に階層的にツリー状に表示することを特徴とする文書管理装置。

Images