JP2003296369A

JP2003296369A - 文書管理装置

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Publication number: JP2003296369A
Application number: JP2002095311A
Authority: JP
Inventors: Yuki Shimizu; 勇喜清水; Hiromitsu Tokisue; 裕充時末; Ichiro Nishigaki; 一朗西垣
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2002-03-29
Filing date: 2002-03-29
Publication date: 2003-10-17
Anticipated expiration: 2022-03-29
Also published as: JP3997472B2

Abstract

(57)【要約】【課題】同じ業務プロセスで過去に作成された資料
と、そのときに参照された参考資料を容易に見ることが
できるようにする。【解決手段】業務プロセス名を保持した業務支援装置
１０２を介して資料を作成する資料作成部１０７、作成
した資料を資料データベース１０８に保存する際に、そ
の資料が属する業務プロセス名を業務支援装置１０２か
ら自動的に取得する業務プロセス名取得部１０５、取得
した業務プロセス名を保存する資料に自動的に属性とし
て添付する業務プロセス名添付部１０６、さらに、資料
作成時に参考資料を前記資料作成部で画面表示した際、
参考資料の名称及びその参考資料へのリンク等の情報を
自動的に取得する参考資料へのリンク取得部１０３、取
得した前記情報を作成した資料に自動的に添付する参考
資料へのリンク添付部１０４、業務プロセス名を入力と
して資料データベースを検索する検索部１０９、を含ん
で文書管理装置を構成した。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、一連の業務プロセ
スを順序つけて定義し、これに従って、各業務プロセス
を行うと業務を完了することができるようにした業務支
援装置に係り、特に、業務プロセス名を指定することに
よって、その業務プロセスで過去に作成した資料の参照
と、資料作成時の参考資料の参照を可能とする文書管理
装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】ある業務プロセスにおいて資料を作成す
る場合には、その業務プロセスで過去に作成した資料ま
たは、資料作成時の参考資料を参照して、資料を作成す
ることが多い。ある業務プロセスにおいて過去に作成し
た資料または、資料作成時の参考資料を簡単に参照可能
にする方法としては以下に示す二つの方法がある。

【０００３】一つ目が資料の属する業務プロセス名を属
性として手動で作成した資料に添付し、資料とともにコ
ンピュータで読み出すことのできるデータとして保存し
ておき、その属性から検索または、リンクを作成する方
法である。属性の添付の方法には、属性をキーボードか
ら入力し資料に添付するか、業務プロセス名の候補のリ
ストを予め登録しておき、その中から選択し属性を入力
する方法がある。資料作成時の参考文献の参照に関して
も同様に、手動で参考資料のリンクを添付する。

【０００４】二つ目の方法が、業務プロセスおける過去
の操作ログを保存しておき、そのログを参照することに
よって、ある業務プロセスにおいて過去に作成した資料
を参照する方法である。これについては、特開２００１
−２６５７６０号公報の「文書履歴管理装置および文書
履歴管理法」に記載されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】ある業務プロセスにお
いて過去に作成した資料または、資料作成時の参考資料
を参照する従来の方法に関しては、下記に示す問題があ
った。

【０００６】一つ目の方法では、属性を添付するのに手
動で行わなくてはならず、手間がかかるという問題と、
手動で入力するため、属性を添付し忘れたり、不適切な
属性を添付したりする可能性があるという問題がある。

【０００７】二つ目の方法では、操作ログを保存して、
ログから同じ業務プロセスで過去に作成した資料を参照
する方法であり、同じ業務プロセスにおいて過去に作成
した資料や作成時の参考資料へのリンクが作成されるわ
けではない。そのため、ログの中から検索し参照すると
いった手間がかかるという問題がある。

【０００８】また、資料作成時に参照した参考文献に関
しては、ログは資料における操作のみを対象としている
ため、参考資料の検索・参照はできないという問題があ
る。

【０００９】本発明の目的は、ある業務プロセスで資料
を作成しようとするときに、同じ業務プロセスで過去に
作成された資料と、そのときに参照された参考資料を容
易に見ることができるようにすることにある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記の課題、すなわち、
ある業務プロセスで過去に作成された資料を、業務プロ
セス名を指定することで容易に見ることができるように
するために、資料と、その資料が作成された業務プロセ
スの名称を結びつけた。まず、業務を順に実行される複
数の業務プロセスに分割して各業務プロセスに名称を付
し、業務プロセス毎に、実行すべき作業の手順や作成す
べき資料の内容を画面表示して業務実施者に指示案内す
る業務支援装置を設けた。この業務支援装置に接続し
て、業務支援装置で指示される資料を作成する資料作成
部を設け、この資料作成部で作成された資料を資料デー
タベースに保存する際に、自動的に、その資料が作成さ
れた業務プロセスを表す情報、例えば業務プロセスの名
称を取得する業務プロセス名取得部と、取得した情報を
該資料の属性として添付する業務プロセス名添付部を設
けた。

【００１１】さらに、資料作成の際に参照された参考資
料（電子化され、資料作成に用いるコンピュータあるい
は業務実施者が参照できる他のコンピュータ画面に表示
された参考資料）について、参考資料を示す情報とその
参考資料をそれが格納されている場所から呼び出すため
のデータ（リンク）を、該参考資料の画面表示の際に自
動採取する参考資料のリンク取得部と、取得した参考資
料を示す情報とリンクを、前記業務プロセスの名称とと
もに保存される資料に添付する参考資料へのリンク添付
部を設けた。

【００１２】また、前記資料作成部は、インターネット
や社内ＬＡＮ等、装置外部のネットワークに接続可能と
し、このネットワークを介して前記資料データベース以
外の他の情報源にもアクセスできるようにした。

【００１３】このように構成することで、ある業務プロ
セスで作成された資料は、資料データベースに保存され
るときに、そのときの業務プロセスを表す情報が自動的
に属性として添付され、同時に、資料作成時に業務実施
者が別の情報源から読み出してコンピュータ画面に表示
した参考資料を示す情報とその参考資料を呼び出すため
のデータ（リンク）が、同様に自動的に資料に添付され
る。したがって、必要なデータの添付漏れがなくなり、
後日の検索に際して検索にヒットされるべき資料が検索
から漏れる恐れがなくなる。

【００１４】さらに、作成された資料とその資料が作成
されるときに参照された参考資料を示す情報を、資料の
属性として添付された業務プロセス名をもとに検索し、
検索結果を画面表示し、表示された資料名あるいは参考
資料を示す情報を指定することで、指定された資料ある
いは参考資料の本文を画面表示する検索部を、前記資料
データベースや資料作成部に接続して設けた。この検索
部は、前記資料作成部がアクセスできる情報源には同じ
ようにアクセスできるように、インターネット、社内Ｌ
ＡＮ等、装置外部のネットワークにも接続される。

【００１５】検索部が検索結果を画面表示する場合、業
務プロセス名―資料名―参考資料を表す情報の順に階層
的にツリー状に表示することで、それらの関係が分かり
やすくなる。

【００１６】資料の本文表示は、該資料が保存されてい
る資料データベースから資料の本文を読み出して行わ
れ、参考資料の本文表示は、その参考資料のリンクを用
いてインターネットや社内ＬＡＮの該参考資料が保存さ
れているところにアクセスし、その本文を読み出して
（ダウンロードして）行われる。

【００１７】このように構成することで、ある業務プロ
セスで資料を作成しようとするときに、その業務プロセ
スを表す情報、例えば業務プロセス名を指定すれば、同
じ業務プロセスで過去に作成された資料と、そのときに
参照された参考資料を容易に見ることができる。

【００１８】

【発明の実施の形態】１．本発明の実施の形態のシステ
ム構成図1は、本発明による文書管理装置の実施の形態のシス
テム構成図である．本実施の形態の文書管理装置は、業
務実施者がデータを入力したり表示したりするためのキ
ーボード、マウス、ディスプレイ等からなる入出力装置
１０１と、この入出力装置１０１に接続された業務支援
装置１０２と、業務支援装置１０２に接続された資料作
成部１０７と、資料作成部１０７に接続された資料デー
タベース１０８と、資料データベース１０８及び前記入
出力装置１０１に接続された検索部１０９と、資料作成
部１０７及び前記業務支援装置１０２に接続された業務
プロセス名取得部１０５と、資料作成部１０７及び業務
プロセス名取得部１０５に接続された業務プロセス名添
付部１０６と、資料作成部１０７に接続された参考資料
へのリンク取得部１０３と、資料作成部１０７及び参考
資料へのリンク取得部１０３に接続された参考資料への
リンク添付部１０４と、を含んで構成されている。

【００１９】なお、本実施の形態では、資料作成部１０
７、業務プロセス名取得部１０５、業務プロセス名添付
部１０６、参考資料へのリンク取得部１０３、参考資料
へのリンク添付部１０４及び検索部１０９は、いずれも
コンピュータハードウェアのイメージで記載してある
が、業務支援装置１０２のコンピュータハードウェアの
上で動作するソフトウェアであってもよい。

【００２０】業務支援装置１０２は、例えば、見積も
り、基本設計、詳細設計のように、順を追って実行さ
れ、その過程で種々の資料を作成する業務プロセスを対
象において、業務プロセスを順を追って実行される複数
のプロセスに分けて名称を付し、定義されたプロセス毎
に、実施すべき作業の手順や作成すべき資料の内容を予
め定め、それらを格納していて、前記入出力装置１０１
から入力される指示にしたがって、次に実施すべき作業
の手順や作成すべき資料の内容を前記入出力装置１０１
の画面に表示して、業務実施者の作業を支援する。業務
支援装置１０２はしたがって、後述する資料作成部１０
７で資料作成中、その資料が属する業務プロセスを保持
している。

【００２１】資料作成部１０７は、作成すべき資料を作
成するためのソフトウェアを格納したコンピュータであ
って、入出力は前記入出力装置１０１で行われる。ソフ
トウェアの起動は業務支援装置１０２を介して行われ
る。また、資料作成部１０７は、装置外部のネットワー
ク、例えば社内ＬＡＮ，インターネット等に接続されて
いて、必要に応じて、それらネットワークに接続された
コンピュータに格納された電子化された参考資料を参照
できるようになっている。

【００２２】参考資料へのリンク取得部１０３は、資料
作成時に資料作成部１０７で電子化された参考資料が参
照された時（社内ＬＡＮ、インターネットあるいは資料
データベース１０８からデータを読み出す操作が行われ
た時）に、参考資料へのリンク（その資料のアドレス及
びファイル名、資料名称（資料タイトル）等参考資料を
示す情報）を自動的に取得し、参考資料へのリンク添付
部１０４に伝達する。

【００２３】参考資料へのリンク添付部１０４は、資料
作成部で作成した資料が資料データベース１０８に保存
されるとき、参考資料へのリンク取得部１０３から伝達
されたリンクを資料に自動的に添付する。

【００２４】業務プロセス名取得部１０５は、資料作成
部で作成した資料が資料データベース１０８に保存され
るとき、その時点で実行中の業務プロセス名を業務支援
装置１０２から取得し、業務プロセス名添付部１０６に
伝達する。

【００２５】業務プロセス名添付部１０６は、資料作成
部で作成した資料が資料データベース１０８に保存され
るとき、業務プロセス名取得部１０５から伝達された業
務プロセス名を資料にその資料の属性として自動的に添
付する。

【００２６】資料データベース１０８は、資料作成部１
０７で作成した資料が、その資料が属する業務プロセス
名と資料作成時に参照した参考資料へのリンクが添付さ
れて保存されるデータベースである。

【００２７】検索部１０９は、指定した業務プロセス名
を属性にもつ資料の名称（資料名）を資料データベース
１０９に保存されている資料の中から検索し、その資料
に添付された参考資料を示す情報（例えば参考資料の名
称、ファイル名）とともに入出力装置１０１の画面に表
示するように構成されている。検索部は又、入出力装置
１０１の画面に表示された資料の名称のうちのあるもの
が指定されてその資料の読み出しが指示されたとき、資
料データベース１０９から当該資料を読み出して画面に
表示するように構成されている。検索部はさらに、前記
資料作成部１０７が接続可能なインターネット、社内Ｌ
ＡＮ等の装置外のネットワークやデータベースに接続可
能に構成され、入出力装置１０１の画面に表示された参
考資料を示す情報のうちのあるものが指定されてその参
考資料の読み出しが指示されたとき、資料に添付された
参考資料へのリンクを用いてインターネット、社内ＬＡ
Ｎ等の装置外のネットワークやデータベースに接続し、
該当する参考資料を読み出して入出力装置１０１の画面
に表示するように構成されている。２．業務プロセス名の自動添付と参考資料へのリンク
自動生成業務実施者は業務支援装置１０２が入出力装置１０１の
画面に表示する指示に従い、業務を行う。業務支援装置
１０２は、業務が複数の業務プロセスに分けられてお
り、各業務プロセスに業務プロセス名が付けられてい
る。各業務プロセスを、業務支援装置１０２が指示する
順序で行うことによって、業務を完了することができ
る。業務実施者は、入出力装置１０１から、業務支援装
置１０２を介して各業務プロセス毎に資料作成の為のア
プリケーションを起動する。

【００２８】資料の作成の為のアプリケーションを起動
してから、参考資料を参照し、資料を作成した後、資料
データベース１０９に登録するまでのフローを図２に示
す。

【００２９】まず、資料作成の為のアプリケーションが
起動される（手順２０１）。資料作成の為のアプリケー
ションが起動されたのち、参考資料を外部のネットワー
クを介して検索・参照（手順２０２）すると、参考資料
へのリンク取得部１０３において参考資料へのリンクが
取得され、参考資料へのリンク添付部に一時保存される
（手順２０３）。検索・参照される参考資料は、Ｗeb上
または、データベース上に保存されている電子データで
ある。複数の参考資料を検索・参照した場合は、その都
度参考資料へのリンクが取得され、参考資料へのリンク
添付部に一時保存される。資料を作成後、その資料を資
料データベース１０９に保存する（手順２０４）際に、
参考資料へのリンク添付部に一時保存されている参考資
料へのリンクが参考資料へのリンク添付部１０４によっ
て、資料に添付される（手順２０５）。さらに、業務プ
ロセス名取得部１０５によって、業務支援装置１０２か
ら実行中の業務の業務プロセス名が取得され（手順２０
６）、取得された業務プロセス名が業務プロセス名添付
部１０６によって保存する前記資料に属性として添付さ
れる（２０７）。３．業務プロセス名の指定による資料と参考資料の表示図３は、業務プロセス名を指定することにより、その業
務プロセスで過去に作成された資料を表示する場合のフ
ローチャートを示す。

【００３０】業務実施者が入出力装置１０１を用いて業
務プロセス名を指定すると（手順３０１）、検索部１０
９は、指定された業務プロセス名を属性としてもつ資料
を、資料データベース１０８の中から検索する（手順３
０２）。指定された業務プロセス名を属性としてもつ資
料がない場合は、入出力装置１０１の画面に「資料な
し」と表示され、表示プログラムを終了する。指定され
た業務プロセス名を属性としてもつ資料がある場合は、
入出力装置１０１の画面に資料名が表示される（手順３
０４）。検索された資料のなかに参考資料へのリンクが
添付されている資料がある場合は、参考資料の名称が資
料名に関連つけて入出力装置１０１に表示される（手順
３０６）。検索された資料に参考資料へのリンクが添付
されている資料がない場合は、表示プログラムを終了す
る。

【００３１】図３の表示フローの手順３０６によって表
示される資料の表示形式の例を、図４で示す。すなわ
ち、最上階層に業務プロセス名が表示され、その下の階
層に作成した資料の名称（資料名）が表示され、さらに
その下の階層に参考資料を示す情報（例えば参考資料の
名称あるいはファイル名）が表示される。一つの業務プ
ロセスにて、複数の資料が作成されている場合には、指
定した業務プロセスの下の階層に並べて表示される。参
考資料が複数の場合は、作成した資料の階層の一つ下の
階層に並べて表示される。このように階層的に、ツリー
状に表示することで、業務プロセス名―資料名―参考資
料の名称の関係が分かりやすくなる。４．資料作成の具体例本実施の形態において、資料の作成・保存を行う際の具
体例を説明する。対象とする業務「水車工事」は、基本
設計、詳細設計１、詳細設計、製造の各業務プロセスで
構成されており、基本設計、詳細設計１、詳細設計２、
製造の順に各業務プロセスを行うことによって、完了す
ることができる。入出力装置１０１から、業務支援装置
１０２に「水車工事」を入力すると、業務支援装置１０
２により、入出力装置１０１の画面に、例えば図５に示
す形で業務プロセスが表示される。

【００３２】業務プロセス「基本設計」で、基本設計で
作成すべき資料Ａを作成し、保存する場合の具体例を示
す。まず、画面の「基本設計」を指定してそこをクリッ
クすると、業務支援装置１０２を介して資料作成部１０
７の資料Ａ作成のためのアプリケーションが起動され
る。なお、入出力装置１０１の画面は、資料作成部１０
７のアプリケーションが動作する部分（ウインドウ）
と、業務支援装置１０２のデータが表示される部分（ウ
インドウ）の双方が表示できるように構成され、図５の
下部に示された「資料参照」ボタンをクリックすると、
検索部１０９が動作して、水車工事業務の基本設計とい
う属性のデータが、資料データベース１０８から検索さ
れる。

【００３３】資料Ａ作成のためのアプリケーションが起
動されたのちに、資料作成部１０７をインターネットに
接続してＷｅｂ上の資料１を参照すると、参考資料への
リンク取得部１０３にて、資料１のＵＲＬ及び名称ある
いはファイル名から、参考資料のリンクが取得され、参
考資料へのリンク添付部１０４に一時保存される。続い
て、社内ＬＡＮのデータベース上の資料２を参照する
と、参考資料へのリンク取得部１０３にて、資料２の保
存先のアドレス及び資料名あるいはファイル名から、資
料２へのリンクが取得され、参考資料へのリンク添付部
１０４に一時保存される。この時、参照する参考資料
は、業務支援装置を使用する人全てがアクセス可能な共
通資料とする。複数の参考資料を参照した際には、その
都度、参考資料のリンクが取得され、参考資料へのリン
ク添付部１０４に一時保存される。

【００３４】資料Ａ作成の為のアプリケーションを立ち
上げた時から、資料Ａを作成し、保存コマンドを実行す
るまでの間で、参照した参考資料全てへのリンクが取得
され、一時保存される。

【００３５】資料Ａが作成され、資料作成部１０７で資
料の保存コマンドが実行されると、参考資料へのリンク
添付部１０４に一次保存されていた資料１と資料２への
リンクが、作成した資料Ａへ添付される。さらに業務プ
ロセス名取得部１０５によって、業務プロセス名「基本
設計」が、業務支援装置１０２から取得される。続い
て、取得した業務プロセス名「基本設計」が、業務プロ
セス名添付部１０６によって資料Ａに属性として添付さ
れる。参考資料へのリンクと業務プロセス名が添付され
終わった時点で、資料Ａが資料データベース１０８に保
存される。

【００３６】業務プロセス「基本設計」で、二つ目の資
料である資料Ｂを作成する。このとき、参考資料は参照
しないものとする。資料Ｂが作成されて保存コマンドが
実行されると、この場合も資料Ａの作成時と同様に、資
料Ｂに業務プロセス名「基本設計」が添付されて資料デ
ータベース１０８に保存される。ただし、参考資料は参
照されていないので、資料に参考資料へのリンクは添付
されない。

【００３７】なお、資料Ａが異なる工事で次々に作成さ
れることになるが、この場合、工事毎に異なる識別符号
を名称に付して区別する。

【００３８】次の業務プロセスである「詳細設計１」で
資料Ｃを作成した場合は、資料Ｃが資料データベース１
０８に保存されるときに、参考資料へのリンクと業務プ
ロセス名「詳細設計１」が添付される。

【００３９】後の「詳細設計２」と「製造」の業務プロ
セスで資料が作成される場合にも上記手順と同様な仕組
みで、作成された資料が資料データベース１０８に保存
されるときに、参考資料へのリンクと業務プロセス名が
添付される。

【００４０】以上述べたように、各業務プロセスにおい
て資料作成部１０７で資料を作成すると、資料を資料デ
ータベース１０８に保存する時に、該業務プロセス名と
資料作成時に参照した参考資料へのリンクが自動的に添
付される。５．資料の表示具体例上記実施の形態において、業務プロセスを指定すること
で、その業務プロセスで過去に作成された資料と、資料
作成時の参考資料を表示させる方法を、具体例で説明す
る。具体例として、上記の「資料作成の具体例」におけ
る業務プロセス「基本設計」で作成した資料を表示させ
る場合につき、説明する。

【００４１】入出力装置１０１から、業務支援装置１０
２に「水車工事」を入力すると、業務支援装置１０２に
より、入出力装置１０１の画面に、例えば図５に示す形
で業務プロセスが表示される。入出力装置１０１で業務
プロセス「基本設計」を指定し、図５の下部に示された
「資料参照」ボタンをクリックすると、検索部１０９が
動作して、水車工事業務の基本設計という属性のデータ
が、資料データベース１０８から検索される。この場
合、業務プロセス「基本設計」を属性としてもつ資料Ａ
と資料Ｂが資料データベース１０８から検索され、資料
Ａと資料Ｂの名称が入出力装置１０１の画面に表示され
る。続いて、資料Ａに添付してある参考資料のリンクか
ら、資料Ａに連結して参考資料１の名称と参考資料２の
名称が表示される。

【００４２】そのときの表示形式を図６に示す。最上階
層に指定した業務プロセス名の「基本設計」の文字が表
示される。業務プロセス「基本設計」で作成した資料が
資料Ａと資料Ｂのように複数ある場合は、業務プロセス
「基本設計」の下の階層に並べて表示される。資料Ａの
作成時の参考資料１と参考資料２を資料Ａの下の階層に
並べて表示される。資料Ｂには参考資料のリンクが添付
されていないので、資料Ｂの下の階層には何も表示され
ない。

【００４３】資料Ａの内容を表示させる場合は、画面の
資料Ａを指定し、そこをクリックする。検索部１０９
は、指定された資料Ａを資料データベース１０８から読
み出して入出力装置１０１の画面に表示する。参考資料
１の内容を表示させる場合は、画面の参考資料１を指定
し、そこをクリックする。検索部１０９は、参考資料１
のリンクからインターネットあるいは社内ＬＡＮに接続
し、指定された参考資料１を読み出して入出力装置１０
１の画面に表示する。

【００４４】業務プロセス「基本設計」で資料作成中
に、以前に作成された資料あるいは以前に参照された参
考資料を調べたい場合は、前記図５に示す業務プロセス
が表示されたウインドウ（すでに基本設計が指定されて
いる）の「資料参照」ボタンをクリックする。資料参照
ボタンをクリックすることで、検索部１０９が動作し、
業務プロセス「基本設計」を属性としてもつ資料Ａと資
料Ｂが資料データベース１０８から検索され、資料Ａと
資料Ｂが入出力装置１０１で表示される。続いて、資料
Ａに添付してある参考資料のリンクから、参考資料１と
参考資料２が表示される。各資料の内容を表示させる手
順は先に述べた通りである。

【００４５】本実施の形態によれば、作成した資料を資
料データベースに保存する際に、業務プロセス名と参考
資料へのリンクとが、自動的に、作成した資料に属性と
して付加されるから、業務プロセス名を指定することに
より、その業務プロセスで過去に作成した資料を検索し
て参照することが容易になるとともに、その資料の作成
時の参考文献を容易に参照することができる。

【００４６】なお、上記実施の形態では、参考資料が参
照された場合、そのリンクを採取して資料に添付する
が、参考資料の名称が得られない場合は、参考資料のフ
ァイル名、あるいはその参考資料が保存されていたデー
タベース等の名称やアドレス（ＵＲＬ）で名称に代えて
もよいし、参考資料本文の一部を利用してもよい。

【００４７】

【発明の効果】本発明によれば、同じ業務プロセスで過
去に作成された資料と、そのときに参照された参考資料
を容易に見ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態のシステム構成を示すブロ
ック図である。

【図２】図１に示す実施の形態における業務プロセス名
の自動添付と参考資料へのリンク自動生成フローチャー
トである。

【図３】図１に示す実施の形態における資料と参考資料
の表示フローチャートである。

【図４】図１に示す実施の形態における資料および参考
資料の一覧表示例を示す図である。

【図５】図１に示す実施の形態における業務プロセス表
示例を示す図である。

【図６】図１に示す実施の形態におけるに資料および参
考資料の表示の具体例を示す図である。

【符号の説明】１０１入出力装置１０２業務支援装置１０３参考資料へのリンク取得部１０４参考資料へのリンク添付部１０５業務プロセス名取得部１０６業務プロセス名添付部１０７資料作成部１０８資料データベース１０９検索部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号ＦＩテーマコート゛(参考）Ｇ０６Ｆ 17/21 ５７０Ｇ０６Ｆ 17/21 ５７０Ｒ (72)発明者西垣一朗茨城県土浦市神立町502番地株式会社日立製作所機械研究所内Ｆターム(参考） 5B009 SA14 VA02 VA09 5B075 KK07 ND20 NK02 NK24 NK44 PQ02 PQ32 UU06 5B082 HA05 HA08

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】業務を順に実行される複数の業務プロセ
スに分割して各業務プロセスに名称を付し、業務プロセ
ス毎に、実行すべき作業の手順や作成すべき資料の内容
を格納し、指定された業務プロセスについて実行すべき
作業の手順や作成すべき資料の内容を画面表示して業務
実施者に指示案内する業務支援装置と、この業務支援装
置に接続して設けられ、前記業務支援装置で指示される
資料を作成する資料作成部と、前記業務支援装置と資料
作成部に接続して設けられ、この資料作成部で作成され
た資料を資料データベースに保存する際に、自動的に、
その資料が作成された業務プロセスを表す情報を取得す
る業務プロセス名取得部と、前記資料作成部と業務プロ
セス名取得部に接続して設けられ、取得した情報を該資
料の属性として資料に添付する業務プロセス名添付部
と、を含んで構成された文書管理装置。
【請求項２】請求項１記載の文書管理装置において、
前記資料作成部に接続して設けられ、資料作成の際に参
照された参考資料について、参考資料を示す情報とその
参考資料をそれが格納されている場所から呼び出すため
のデータを該参考資料の画面表示の際に自動採取する参
考資料のリンク取得部と、前記資料作成部と参考資料の
リンク取得部に接続して設けられ、取得した参考資料を
示す情報とリンクを、前記業務プロセスを表す情報とと
もに保存される資料に添付する参考資料へのリンク添付
部と、を含んで構成された文書管理装置。
【請求項３】請求項２記載の文書管理装置において、
前記参考資料は、電子化され、資料作成に用いるコンピ
ュータあるいは業務実施者が参照できる他のコンピュー
タ画面に表示された参考資料であることを特徴とする文
書管理装置。
【請求項４】請求項１〜３のうちのいずれか１項に記
載の文書管理装置において、前記資料作成部は、装置外
部のネットワークに接続可能に構成され、このネットワ
ークを介して前記資料データベース以外の情報源にもア
クセスできることを特徴とする文書管理装置。
【請求項５】請求項４に記載の文書管理装置におい
て、前記装置外部のネットワークは、インターネット、
社内ＬＡＮを含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項６】請求項１〜５のうちのいずれか１項に記
載の文書管理装置において、前記資料データベース及び
資料作成部に接続して設けられ、作成された資料を、業
務プロセス名を入力として、前記資料データベースから
検索し、得られた資料名を画面表示し、表示された資料
名のいずれかが指定されたとき、指定された資料の本文
を画面表示する検索部を備えたことを特徴とする文書管
理装置。
【請求項７】請求項１〜５のうちのいずれか１項に記
載の文書管理装置において、前記資料データベース及び
資料作成部に接続して設けられ、作成された資料とその
資料が作成されるときに参照された参考資料を示す情報
を、業務プロセス名を入力として、前記資料データベー
スから検索し、検索結果を画面表示し、表示された資料
名あるいは参考資料を示す情報のうちのいずれかが指定
されたとき、指定された資料あるいは参考資料の本文を
画面表示する検索部を備えたことを特徴とする文書管理
装置。
【請求項８】請求項７に記載の文書管理装置におい
て、前記検索部は、前記資料作成部がアクセスできる情
報源には同じようにアクセスできるように、装置外部の
ネットワークにも接続可能に構成されていることを特徴
とする文書管理装置。
【請求項９】請求項８に記載の文書管理装置におい
て、前記装置外部のネットワークは、インターネット、
社内ＬＡＮを含むことを特徴とする文書管理装置。
【請求項１０】請求項６〜９のうちのいずれか１項に
記載の文書管理装置において、検索部が検索結果を画面
表示する場合、業務プロセス名―資料名あるいは業務プ
ロセス名―資料名―参考資料を示す情報の順に階層的に
ツリー状に表示することを特徴とする文書管理装置。