JPH04340168A - 電子文書ファイリング装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子文書ファイルと当
該電子文書ファイルに関連する電子文書ファイルとを管
理する電子文書ファイリング装置に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来の電子文書ファイリング装置では、
多数の電子文書ファイルがディレクトリィ等の階層構造
になって、電子文書ファイル記憶装置に格納され、電子
文書ファイルの管理を容易にしていた。たとえば、図５
は階層構造により格納されている電子文書ファイルの一
例を示す。図５において、Ｘ製品は、三つのモデルＡ、
Ｂ、Ｃを有し、各モデルＡ、Ｂ、Ｃは、それぞれ仕様書
（イ）ないし（ハ）、（１）ないし（３）、１ないし３
からなると共に、さらにファイル（ａ）、（ｂ）、（ｃ
）、・・・・を有する。そして、各モデルの仕様書には
、たとえば、ファイル（ａ）、ファイル（ｃ）あるいは
ファイル（１）　のように共通に使用されているものが
ある。また、従来例における電子文書ファイリング装置
として、特開昭６２−２７９４２５号公報に記載されて
いるように、文書の集合を単位としてまとめて操作、管
理を行なって、電子文書ファイルを効率的に利用するも
のがある。さらに、特開昭６２−１６０５４９号公報、
特開昭６３−１５６２５６号公報に記載されているよう
に、ユーザーがファイルに新たに定義可能なアトリビュ
ートを割り当てられるので、ユーザーの予め定めたアト
リビュートの中から所望のファイルを選択することを可
能にしたものがある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、これらの従来
例においては、それぞれ電子文書の一側面に着目して管
理しているに過ぎない。たとえば、従来の固定的な階層
構造からなる電子文書ファイルの管理では、階層構造に
したがって所望の電子文書ファイルを探索するのは比較
的容易であるが、階層構造には沿わない並列的な関係に
ある電子文書ファイルを関連付けることができなかった
。

【０００４】たとえば、図５図示のごとく、Ｘ製品に関
してモデルＡの仕様書（イ）のディレクトリ下に格納さ
れているファイル（ａ）に一部誤りがあることが判明し
、これを修正したとする。そうすると、このファイル（
ａ）に関連するファイルをも修正しなければならない。 この場合、ファイル（ａ）は、モデルＡの仕様書（ロ）
のディレクトリとモデルＣの仕様書２および３のディレ
クトリの下に援用されている。これらの異なるディレク
トリの下にあるファイルを修正するには、全ての仕様書
のディレクトリを逐一アクセスして調べなければならな
いという煩わしさがあった。また、このような場合に、
ファイル名、キーワード、ファイル作成者等のファイル
管理情報を基に関連するファイルを探索するという方法
もあるが、これらの情報だけで、修正すべきファイルに
漏れがあるか否か、また逆に、取り出されたファイルの
全てが修正対象であるか否かの判定はできない。

【０００５】本発明は、以上のような問題を解決するた
めのもので、電子文書ファイルの管理を一つの管理構造
に限定することなく、ユーザーが自由にファイル間の関
係を設定できるようにすると共に、このファイルの管理
構造を見ることができる電子文書ファイリング装置を提
供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するため
に、本発明の電子文書ファイリング装置は、編集された
電子文書ファイル群を記憶する電子文書ファイル記憶手
段（１０）と、当該電子文書ファイル記憶手段（１０）
に記憶されている電子文書ファイル群の中で、互いに関
連する内容を含む複数の電子文書ファイル間にリンクを
設定するための指示を行う電子文書ファイル指示手段（
２０）と、当該電子文書ファイル指示手段（２０）によ
り指示された前記複数の電子文書ファイル間に、前記電
子文書ファイル記憶手段（１０）に格納される際の管理
構造によって決まるリンク種を指定すると共に、リンク
を設定してリンク情報を作成するリンク情報作成手段（
３０）と、当該リンク情報作成手段（３０）により作成
されたリンク情報を記憶するリンク情報記憶手段（４０
）と、電子文書ファイルの編集が終了したとき、前記電
子文書ファイル指示手段（２０）の指示により、その電
子文書ファイルに関連した電子文書ファイルを前記リン
ク情報記憶手段（４０）に記憶されているリンク情報に
基づいて、探索するリンクファイル探索手段（５０）と
、当該リンクファイル探索手段（５０）により得られた
各々の電子文書ファイルにおけるリンク接続状態を出力
する出力手段（６０）とから構成される。

【０００７】

【作　　　　用】ユーザーは、電子文書ファイル指示手
段により、編集の終わった電子文書ファイルと当該電子
文書ファイルに関連して電子文書ファイル記憶手段に記
憶されている他の電子文書ファイルとを指示する。関連
する電子文書ファイルは、たとえば、同一の内容部分を
含み、一方の電子文書ファイルを修正すれば、他方の電
子文書ファイルも修正しなければならないような関係に
あり、このような関係にある複数の電子文書ファイルに
リンクが設定されるように指示される。リンク情報作成
手段では、電子文書ファイルを管理する際の管理構造に
よって決まるリンク種、たとえば、階層リンクあるいは
並列リンクのいずれかを指定すると共に、リンクを設定
してリンク情報を作成する。このようにして、編集の終
わった電子文書ファイルと関連した他の電子文書ファイ
ルとの間に設定されたリンク情報は、リンク情報記憶手
段に記憶される。このようにして作成されたリンク情報
を有する電子文書ファイルが編集された後、当該電子文
書ファイルに関連する他の電子文書ファイルも修正し、
電子文書ファイル間の整合を計る必要がある。したがっ
て、ユーザーが電子文書ファイルの編集を終えた時、電
子文書ファイル指示手段の指示により、リンクファイル
探索手段は、当該電子文書ファイルのリンク情報に基づ
いて、関連する電子文書を探索する。そして、上記リン
ク情報記憶手段に記憶されているリンク情報を基にして
、電子文書ファイルが抽出される。抽出された電子文書
ファイルにおけるリンク接続状態は、出力手段により出
力される。ユーザーは、この出力手段によって出力され
たリンク接続状態を見て、修正すべき電子文書ファイル
を選択する。そして、当該出力手段には、たとえば、表
示手段あるいはプリンタ等がある。このように、本発明
によれば、関連する電子文書の間にリンクを設定してお
き、そのリンク情報を基に関連する電子文書ファイルを
全て複数の管理構造で表示できるので、関連する電子文
書ファイルを洩れなく知ることができる。

【０００８】

【実　　施　　例】図１は本発明における電子文書ファ
イリング装置のブロック構成図を示す。この電子文書フ
ァイリング装置は、図１に示すように、電子文書ファイ
ルを記憶する電子文書ファイル記憶手段１０と、当該電
子文書ファイル記憶手段１０に記憶された電子文書ファ
イル群の内、指定された電子文書ファイルを指示する電
子文書ファイル指示手段２０と、電子文書ファイルと当
該電子文書ファイルに関連する電子文書ファイルとを接
続するリンクおよびリンク種を設定するリンク情報作成
手段３０と、上記リンク情報作成手段３０により設定さ
れた各リンク情報を記憶するリンク情報記憶手段４０と
、電子文書ファイルが編集された時、前記リンク情報に
基づいて、その電子文書ファイルにリンクした電子文書
ファイル名を探索するリンクファイル探索手段５０と、
リンクファイル探索手段５０により探索された各電子文
書ファイルおよびそのリンク接続関係を、一意に識別で
きる形式で表示する表示手段６０とから構成される。

【０００９】そして、リンク情報作成手段３０は、電子
文書ファイル指示手段２０により指示された電子文書フ
ァイルにリンクの設定指示を行うリンク設定指示手段３
１と、電子文書ファイルの管理構造により、階層リンク
または並列リンクの一方を選択できるリンク種選択手段
３２と、当該リンク種選択手段３２により階層リンクが
選択されると、上記電子文書ファイル指示手段２０によ
り指示された電子文書ファイルどうしに上位および下位
の関係を指定できる階層関係指定手段３３と、上記リン
ク種選択手段３２により並列リンクが選択されると、２
つ以上の電子文書ファイルを同位に指定できる並列関係
指定手段３４と、前記階層関係指定手段３３、および並
列関係指定手段３４により指定された各電子文書ファイ
ルのリンク、そのリンクに対して付与したリンク名称等
のリンク情報を設定するリンク情報設定手段３５とから
構成される。

【００１０】また、リンクファイル探索手段５０は、電
子文書ファイル指示手段２０の指示により、当該電子文
書ファイルに接続されているリンク情報を上記リンク情
報記憶手段４０から抽出するリンク情報抽出手段５１と
、当該リンク情報抽出手段５１により抽出されたリンク
が階層リンクあるいは並列リンクのどちらか一方である
ことを認識するリンク種認識手段５２と、当該リンク種
認識手段５２により認識されたリンクが階層リンクの場
合、当該階層リンク中のいずれの領域を表示するかを指
定する階層リンク表示領域指定手段５３と、上記リンク
種認識手段５２により認識されたリンクが並列リンクの
場合、当該並列リンクの全てを指定する並列リンク表示
領域指定手段５４と、当該両リンク表示領域指定手段５
３、５４により指定された領域に含まれる電子文書ファ
イル群のリンクによる接続関係を表すファイル名をリン
ク情報記憶手段４０から抽出するファイル名抽出手段５
５とから構成される。

【００１１】また、リンクファイル探索手段５０は、階
層関係あるいは並列関係に関係なく、当該電子文書ファ
イルに関係する全てのリンクを探索して、関連する電子
文書ファイル名を抽出する全リンク抽出手段５６を設け
ることもできる。

【００１２】電子文書ファイル表示手段６０に表示され
る電子文書ファイルとリンクの接続状態は、たとえば、
図２−（イ）および（ロ）に示されている。すなわち、
図２−（イ）および（ロ）に図示されている電子文書フ
ァイルのリンク接続関係は、図２−（ハ）に示すテーブ
ルにより作成される。たとえば、図２−（イ）図示のよ
うな階層構造の関係にある文書Ａと文書Ｂ、および文書
Ｂと文書Ｅのリンクには、図２−（ハ）に示すようにリ
ンクＩＤ「１」が付けられる。また、文書Ａと文書Ｆの
リンクには、リンクＩＤ「３」が付けられる。さらに、
図２−（ロ）図示のような並列構造の関係にある文書Ｃ
および文書Ｄとのリンクは、図２−（ハ）に示すように
リンクＩＤ「２」が付けられる。そして、電子文書ファ
イル間の上位および下位が判るように、ファイル名称の
上位および下位の項目には、関連するファイル間の上位
、下位に相当するファイル名を指定する。並列構造の文
書Ｃおよび文書Ｄには、上位、下位の関係がないから、
ファイル名称の下位の項目には、＊の印を付ける。 なお、ユーザーがリンク情報設定手段３５においてリン
ク名称を新たに指定したときには、そのリンク名称に対
応して、自動的にリンクＩＤが付与される。リンク名称
とリンクＩＤとの対応関係は図２−（ニ）に示すような
リンク名称テーブルに格納される。このようにして、関
連する電子文書ファイルのリンク情報は、図２−（ハ）
に示すテーブルとして作成される。たとえば、図２−（
ハ）のテーブルは、文書Ａの下位に文書Ｂが、また文書
Ｂの下位に文書Ｅが、さらに、文書Ａの下位に文書Ｆが
それぞれ階層構造としてリンクで接続され、文書Ｃと文
書Ｄとは、並列関係にリンクで接続されていることを表
している。

【００１３】次に、本発明の電子文書ファイリング装置
のフローについて説明する。図３は電子文書ファイルに
リンクを設定する際のフローチャートである。ユーザー
は、新たに作成した電子文書ファイルと関連する電子文
書ファイルとを接続するリンクを設定するために、電子
文書ファイル指示手段２０によりリンク設定指示手段３
１に起動をかける（ステップ７１）。

【００１４】リンク種選択手段３２では、ユーザーの指
示により階層あるいは並列リンクの一方が指定される（
ステップ７２）。そして、図２に示すように、文書Ａと
文書Ｂとにリンク名称としてリンクＩＤ「１」を、同じ
く、文書Ｃと文書ＤとにはリンクＩＤ「２」を、文書Ｂ
と文書ＡとにはリンクＩＤ「３」を付ける。

【００１５】また、上記リンク種選択手段３２において
、階層リンクが選択された場合には、階層関係指定手段
３３により、リンクを接続する電子文書ファイルの上位
下位関係を指示する（ステップ７３）。たとえば、図２
−（ハ）に示すように、文書Ａは上位に、文書Ｂは下位
になるようにそのファイル名を指示する。文書Ｂと文書
Ｅおよび文書Ａと文書Ｆとの関係も同様である。

【００１６】並列リンクが選択された場合には、並列関
係指定手段３４により、指示された電子文書ファイルを
全て同位に指示する（ステップ７４）。たとえば、図２
−（ハ）の下位の項目には＊が記載されて上位および下
位の関係にないことを表している。

【００１７】リンク情報設定手段３５では、上記のよう
に指定したリンクに対して、ユーザーがリンク名称を指
定すると、それにリンクＩＤを付与し、図２−（ニ）に
示すようなテーブルに格納する。そして、リンクテーブ
ルにはリンクＩＤでリンクを識別する。そして、これら
のリンクＩＤと指定された電子文書ファイルの上位下位
あるいは同位のリンクの関係を表すファイル名称とから
なるリンク情報は、リンク情報設定手段３５により図２
−（ハ）図示のリンクテーブルとして設定される（ステ
ップ７５）。

【００１８】このようにして作成されたリンク情報を格
納したリンクテーブルは、リンク情報記憶手段４０に格
納される（ステップ７６）。

【００１９】図４はリンクで接続された文書のファイル
名を抽出する際のフローチャートである。ユーザーは、
電子文書ファイルを編集した後、電子文書ファイル指示
手段２０の指示により、当該電子文書ファイルのリンク
情報を抽出するため、リンク情報抽出手段５１に起動を
かける（ステップ８１）。

【００２０】リンク情報抽出手段５１では、指示された
電子文書ファイルのリンク情報が、リンク情報記憶手段
４０から抽出される（ステップ８２）。たとえば、文書
Ａを編集したとすると、文書Ａに関連するリンクＩＤ「
１」が全て抽出される。

【００２１】リンク種認識手段５２は、リンク情報記憶
手段４０から抽出されたリンク情報を基にして、当該電
子文書ファイルのリンク種が、階層構造かあるいは並列
構造かを認識する（ステップ８３）。たとえば、図２−
（ハ）に示されているテーブルの＊を探索することによ
り判る。

【００２２】リンク種認識手段５２で階層リンクが認識
された場合、階層構造の内、たとえば、電子文書ファイ
ル指示手段２０の指示により指示されたファイルより上
位のファイル、指示されたファイルより下位のファイル
、指示ファイルを含む階層系列に属する上位から下位の
全てのファイル、階層構造を形成する全系列に属するフ
ァイル、指示ファイルの近傍上位下位２階層に渡るファ
イル等、所望の関係を階層リンク表示領域指定手段５３
により指定される（ステップ８４）。すなわち、当該電
子文書ファイルに関連する全ての電子文書ファイルの中
から、必要なものだけを選択することができる。

【００２３】リンク種認識手段５２で並列リンクが認識
された場合、並列リンク表示領域指定手段５４により自
動的に該当する全リンクを表示するように指定される（
ステップ８５）。たとえば、図２−（ハ）に示されてい
るテーブルのリンクＩＤ「２」が付けられている文書、
すなわち、文書Ｃおよび文書Ｄを指定する。

【００２４】上記階層あるいは並列リンク表示領域指定
手段５３、５４により指定された範囲内の電子文書ファ
イル名は、ファイル名抽出手段５５によって抽出さる（
ステップ８６）。

【００２５】ファイル名抽出手段５５により抽出された
電子文書ファイル名は、電子文書ファイル表示手段６０
によりユーザーが視覚的に判読可能な状態で、たとえば
、図２−（イ）または（ロ）図示のごとく表示される（
ステップ８７）。このようにユーザーは、文書の関連を
表示装置に視覚的に表示されたものを見て、必要な電子
文書ファイルを洩れることなく修正することができる。

【００２６】また、電子文書ファイル指示手段２０によ
り指示された電子文書ファイルが並列関係あるいは階層
関係に関係なく全てのリンクをリンク情報記憶手段４０
から抽出する全リンク抽出手段５６を設けることができ
る。この場合には、当該全リンク抽出手段５６により抽
出されたリンクに接続された全リンクＩＤを抽出し、フ
ァイル名抽出手段５５は、前記リンクＩＤを基にして、
文書が上位あるいは下位、または同位として接続されて
いる状態を電子文書ファイル表示手段６０に表示する。 なお、電子文書ファイル表示手段６０の表示画面におい
て、リンクを表す表示をマウス等により指定することに
より、そのリンクＩＤを識別し、図２−（ニ）に示すリ
ンク名称テーブルを参照して、リンク名称を画面上に表
示するようにすることもできる。

【００２７】

【発明の効果】本発明によれば、当該電子文書ファイル
に関連した電子文書ファイルが全てリンクによって接続
されているので、大量に格納されている電子文書ファイ
ルの中から所望の電子文書ファイルに接続されたリンク
の接続関係を出力手段により出力することができる。ま
た、電子文書ファイルの管理構造によって、リンク種を
選択して必要な文書にだけ洩れなく修正を加えることが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明における電子文書ファイリング装置のブ
ロック構成図。

【図２】（イ）ないし（ニ）電子文書ファイルのリンク
接続状況説明図。

【図３】リンクを設定する場合のフローチャート。

【図４】ファイル名を抽出する場合のフローチャート。

【図５】従来例における階層構造説明図。

【符号の説明】

１０　　電子文書ファイル記憶手段 ２０　　電子文書ファイル指示手段 ３０　　リンク情報作成手段 ３１　　リンク設定指示手段 ３２　　リンク種選択手段 ３３　　階層関係指定手段 ３４　　並列関係指定手段 ３５　　リンク情報設定手段 ４０　　リンク情報記憶手段 ５０　　リンクファイル探索手段 ５１　　リンク情報抽出手段 ５２　　リンク種認識手段 ５３　　階層リンク表示領域指定手段 ５４　　並列リンク表示領域指定手段 ５５　　ファイル名抽出手段 ５６　　全リンク抽出手段 ６０　　表示手段

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】編集された電子文書ファイル群を記憶する
   電子文書ファイル記憶手段と、当該電子文書ファイル記
   憶手段に記憶されている電子文書ファイル群の中で、互
   いに関連する内容を含む複数の電子文書ファイル間にリ
   ンクを設定するための指示を行う電子文書ファイル指示
   手段と、当該電子文書ファイル指示手段により指示され
   た前記複数の電子文書ファイル間に、前記電子文書ファ
   イルを管理する際の構造によって決まるリンク種を指定
   すると共に、リンクを設定してリンク情報を作成するリ
   ンク情報作成手段と、当該リンク情報作成手段により作
   成されたリンク情報を記憶するリンク情報記憶手段と、
   電子文書ファイルの編集が終了したとき、前記電子文書
   ファイル指示手段の指示により、その電子文書ファイル
   に関連した電子文書ファイルを前記リンク情報記憶手段
   に記憶されているリンク情報に基づいて、探索するリン
   クファイル探索手段と、当該リンクファイル探索手段に
   より得られた各々の電子文書ファイルにおけるリンク接
   続状態を出力する出力手段と、を備えたことを特徴とす
   る電子文書ファイリング装置。