JPH0391067A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） この発明は文書作成装置に関し、特にカード単位でデー
タを管理するカード型データベースを利用した文書作成
装置に関する。

（従来の技術） 一般に、パーソナルコンピュータやワークステーション
等のコンピュータシステムにおいては、種々の業務に応
じたデータ処理のために、各業務毎にファイリングされ
たデータ群がデータベースとして利用されている。デー
タベースには大量の情報が記憶されており、コンピュー
タシステムは、必要に応じてそのデータベース内の情報
を検索できる。このため、データベースを利用すると、
大量の情報の中から必要な情報だけを取り出して、その
情報に対して追加、構成、並べ変え、検索、削除等の処
理を効率良く実行できる。

データベースεしては種々の形態のものが知られている
が、最近ではカード型データベースがコンピュータシス
テムに良く使用されている。

このカード型データベースは、１件分の情報を登録する
際のフォーマットが予めカード形式に規定されているも
のであり、情報がカード車色でファイルされている。こ
のため、１件分の情報が１枚のカードに相当し、情報に
対する追加、構成、並べ変え、検索、削除等の処理をカ
ード単位で実行できる。

したがって、カード型データベースは、比較的簡単な操
作でデータベースの構築、運用を行うことができ、例え
ば住所録名簿等を扱うような個人ユーザー向けのデータ
管理ソフトとして好適である。

しかしながら、従来では、カード型データベースが使用
できるのはパーソナルコンピュータ等のコンピュータ機
器に限られ、個人向けとして最も普及しているワードプ
ロセッサ等ではカード型データベースを効率的に使用す
ることが困難であった。

このため、ワードプロセッサで例えば住所録名簿を作成
しそれを管理する場合には、その住所録名簿はカード型
データベースではなく、文書として保存される。この場
合、ワードプロセッサの１文書の容量は比較的小さいの
で、住所録名簿の件数が多くなるとその名簿情報は複数
の文書に分割して保存しなければならない。このため、
名簿情報の参照や校正を行う場合には、１文書中位で文
書の呼び出し、および保存を繰り返し行う必要があり、
非常に手間がかかる欠点があった。

（発明が解決しようとする課題） 従来では、ワードプロセッサで作成した文書をカード型
データベースのデータとして効率的に保存できず、情報
管理に手間がかかる欠点があった。

この発明は、このような点に鑑みなされたもので、文書
作成装置で作成した文書をカード型データベースのデー
タとして効率的に保存できるようにして、カード型デー
タベースを利用した効率の良い情報管理を実現できる文
書作成装置を提供することを目的とする。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段および作用）この発明によ
れば、文書作成装置によって作成された文書を保存する
文書保存手段と、この文書保存手段内の変換対象文書か
ら文書データを切出す切出し手段と、この切出し手段に
よって切出された文書データを所定のカード型データベ
ースのデータに変換するデータ変換手段と、このデータ
変換手段によって変換されたデータがデータベースとし
て保存されるカード型データベース保存手段とを具備し
、文書作成装置によって作成された文書データを所定の
カード型データベースとして運用することを第１の特徴
とする。

この文書作成装置においては、作成した文書を所定のカ
ード型データベースのデータに変換して保存できるので
、文書作成装置で作成した文書を所定のカード型データ
ベースのデータとして取り扱うことができる。したがっ
て、作成した情報を効早良く運用できるようになる。

さらに、この発明による文書作成装置は、前記構成に加
え、前記文書保存手段に保存されている各文書の文書名
を画面上に一覧表示する文書名一覧表示手段と、この文
書名一覧表示手段によって表示されている文書名の中か
ら前記変換対象文書を選択指定する１文書指定手段と、
この文書指定手段によって指定された文書の文書名を他
の文書名と異なる表示形式で前記画面上に識別表示する
識別表示手段とをさらに具備することを第２の特徴とす
る。

この文書作成装置においては、文書保存手段に保存され
ている各文書の文書名が一覧表示され、しかも変換対象
文書に指定された文書と指定されてない文書が画面上で
識別されて表示される。このため、文書作成装置で作成
した文書を所定のカード型データベースのデータに変換
する場合に、オペレータの操作ミスによる変換対象文書
の重複指定を招く事なく、変換対象文書を複数指定する
ことが可能になる。

（実施例） 以下、図面を参照してこの発明の詳細な説明する。

第１図にはこの発明の第１実施例に係わる文書作成装置
が示されている。この文書作成装置は、日本語ワードプ
ロセッサとして機能するものである。この文書作成装置
は、文書フロッピーディスク１１に保存されている文書
をカード型データベースのデータに変換してカード単位
でデータを管理するカード型データベース用フロッピー
ディスク１Ｂに保存するために、文書バッファ１２．文
書切出し制御装置１３、データ変換装置１４、データバ
ッファ１５を備えている。

文書フロッピーディスクＬｌは、この文書作成装置で作
成された例えば住所録情報等の文書を保存するための外
部記憶装置であり、複数の文書を記憶できる容量を有し
ている。

文書バッファ１２は、文書フロッピーディスク１１から
読み出した変換対象の文書を一時的に格納するための内
部記憶装置である。

文書切出し制御装置１３は、文書バッファ１２に格納さ
れた文書データを切出し、それをデータ変換装置１４に
供給する。この文書切出し制ｇｒＪ装置１３による切出
し処理は、住所録情報の１件分の文書データ１１１位で
行われる。

データ変換装置１４は、文書切出し制御装置１３の制御
の下で、データバッファ１２のデータを所定のカード型
データベースのデータに変換して、それをデータバッフ
ァ１５に書き込む。

データバッファ１５は、データ変換装置１４によって変
換された所定のカード型データベースのデータを一時的
に格納するための内部記憶装置である。

データベース用フロッピーディスク１６は、カード型デ
ータベースのデータを保存するための外部記憶装置であ
り、例えば１フアイルにつき２０００件分程度の住所録
情報等がカード形式で保存できるようになっている。こ
の場合、１件分の情報は１枚のカードに対応している。

次に、第２図のフローチャートを参照して、この文書作
成装置によるデータの変換処理動作について説明する。

まず、文書フロッピーディスク１１から変換対象の１文
書、例えば住所録情報の文書が文書バッファ１２に読込
まれる（ステップＡＩ）。次いで、その１文書分の変換
が終了されたか否かが判断される（ステップＡ２）。

１文書分の変換が終了されてない場合には、文書バッフ
ァ１２に格納されている住所録情報の文書が文書切出し
制御装置１３によって１件単位で切出される（ステップ
Ａ３）。次いで、その切出された文書データは、データ
変換装置ｉ４によってカード型データベースのデータに
変換されて、データバッファ１５に格納される（ステッ
プＡ４）。そして、データバッファ１５に格納された変
換データは、カード型データ用フロッピーディスク１Ｂ
にカード型データベースのデータとして保存される（ス
テップＡ５）。

このようにしてデータ変換処理が実行されて、１文書分
のデータの変換が終了されると、変換対象文書の残りが
あるか否かが判断される（ステップＡ６）。変換対象文
書に残りがある場合、つまり既に変換終了した住所録情
報の文書以外の文書の中で変換対象に指定されている文
書がある場合には、文書フロッピーディスク１１からそ
の変換対象の１文書が文書バッファ１２に読込まれる（
ステップＡＩ）。そして、前述と同様に、その１文書？
″ 分の変換およ＊保存処理が実行される（ステップＡ３〜
Ａ４）。

以上説明したように、この第１実施例の文書作成装置に
おいては、ワードプロセッサで作成した文書を所定のカ
ード型データベースのデータに変換して保存できるので
、ワードプロセッサで作成した文書をカード型データベ
ースのデータとして取り扱うことができる。

このため、ワードプロセッサで複数文書に亙ってしまう
ような大量の件数の住所録情報を作成した場合でも、そ
の住所録情報を１フアイルのカード型データベースとし
て保存することが可能になる。したがって、その住所録
情報に対する検索、校正、追加等の処理を簡単な操作で
効率良く実行できる。

次に、第３図を参照して、この発明の第２実施例に係わ
る文書作成装置を説明する。

第２実施例の文書作成装置は、オペレータが画面の表示
情報を参照しながら変換対象文書を指定できるようにす
るために、第１実施例の構成に加え、文書名バッファ２
１．文書番号バッファ２２、デイスプレィ装置２３、キ
ーボード２４、コントローラ２５を備えている。

文書名バッファ２１は、文書フロッピーディスク１１に
保存されている各文書の文書名の一覧をデイスプレィ装
置２３に画面表示するためのバッファである。

文書番号バッファ２２は、キーボード２４の操作によっ
てオペレータが選択指定した変換対象文書の番号を記憶
するためのバッファである。

デイスプレィ装置２３は、文書名バッファ２１に読込ま
れた文書名の一覧表示、および文書番号バッファ２２に
記憶されている番号に対応した変換指定済み文書名の反
転表示等を行う画面表示装置である。

キーボード２４は、オペレータが変換対象文書の選択指
定や他の種々の処理を選択指定するためのマンマシン装
置である。

コントローラ２５は、文書フロッピーディスクＩＩ。

文書番号バッファ２２、デイスプレィ装置ｆ　２３、お
よびキーボード２４等を制御して、オペレータの指示に
従ったデータ変換、および画面表示を実行制御する。

次に、第４図に示されているフローチャート、および第
５図に示されているデイスプレィ装置２３の表示画面状
態を参照して、第２実施例の文書作成装置による変換対
象文書の設定処理動作について説明する。

まず、文書フロッピーディスクＨに保存されている各文
書の文書名情報が文書名バッファ２１に読込まれ（ステ
ップＢｌ）、その読込まれた文書名情報がデイスプレィ
装置２３で画面表示される（ステップＢ２）。

例えば、文書フロッピーディスクｉｌｌ：４文書が保存
されている場合には、第５図に示すように、デイスプレ
ィ装置２３にはそれらの各文書名“住所録文書°　　“
住所録１”住所録２”住所９ｉ３“が一覧表示される。

次いで、オペレータによるキーボード２４の操作が受は
付けられ（ステップＢ３）、そのキーボード２４の操作
によって変換対象文書の設定がなされたか否かがコント
ローラ２５によって判断される（ステップＢ４）。もし
、変換対象文書の設定ではなく、他の処理がオペレータ
によって選択された場合には、この変換対象文書の設定
処理動作は終了される。

変換対象文書が設定された場合には、その変換対象に指
定された文書が、既に変換対象文書として設定済みか否
かが判断される（ステップＢＳ）。

この判断処理は、文書番号バッファ２２に記憶されてい
る文書番号情報を参照することによって実行される。

もし、変換対象に指定された文書の番号が文書番号バッ
ファ２２に記憶されている場合には、その文書は既に変
換対象文書として設定済みなので、ステップＢ３．Ｂ４
で変換対象文書の再指定が行われる。

一方、変換対象に指定された文書の番号が文書番号バッ
ファ２２に記憶されていない場合には、その指定された
文書番号が文書番号バッファ２２にセットされる（ステ
ップＢｅ）。そして、文書番号バッファ２２にセットさ
れた文書番号に対応する文書名が反転表示される（ステ
ップＢ７）。

例えば、文書番号“０３″の文書“住所録２“が新たに
変換対象文書として指定された場合には、第５図に示さ
れているように、その文書名“住所録２″が反転表示さ
れる。

次いで、再びステップＢ３のキー受は付は処理に戻り、
ステップ８４〜Ｂ７の処理が同様にして行なわれる。こ
れによって、−度に複数の文書を変換対象文書として指
定することが可能になる。

以上説明したように、この発明の第２実施例の文書作成
装置においては、文書フロッピーデイスり１１に保存さ
れている各文書の文書名がデイスプレィ装置２３で一覧
表示され、しかも変換対象文書に指定された文書が画面
上で反転表示される。このように、変換対象文書に指定
された文書と指定されてない文書が画面上で識別されて
表示されるので、オペレータの操作ミスによる変換対象
文書の重複指定等を招く事なく、変換対象文書を一度に
複数指定することが可能になる。

尚、この第２実施例では、変換対象文書の文書名を反転
表示したが、反転表示の代わりに、網掛等のハツチング
表示を利用しても良いことは勿論である。

［発明の効果］ 以上のように、この発明によれば、文書作成装置で作成
した文書を所定のカード型データベースのデータとして
効率的に保存できるので、カード型データベースを利用
した効率の良い情報管理を実現することが可能になる。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の第１実施例に係わる文書作成装置を
示すブロック図、第２図は第１図に示した第１実施例の
文書作成装置の動作を説明するフローチャート、ｆｆ１
３図はこの発明の第２実施例に係わる文書作成装置を示
すブロック図、第４図は第３図に示した第２実施例の文
書作成装置の動作を説明するフローチャート、第５図は
第３図に示した第２実施例の文書作成装置の表示画面の
一例を示す図である。 １１・・・文書フロッピーディスク、１２・・・文書バ
ッファ、１３・・・文書切出し制御装置、１４・・・デ
ータ変換装置、１５・・・データバヴファ、１Ｇ・・・
カード型データベース用フロッピーディスク、２１・・
・文書名バッファ、２２・・・文書番号バッファ、２３
・・・デイスプレィ装置、２４・・・キーボード、２５
・・・コントローラ。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. （１）作成された文書を保存する文書保存手段と、この
   文書保存手段内の変換対象文書から文書データを切出す
   切出し手段と、この切出し手段によって切出された文書
   データを所定のカード型データベースのデータに変換す
   るデータ変換手段と、このデータ変換手段によって変換
   されたデータがデータベースとして保存されるカード型
   データベース保存手段とを具備し、作成された文書デー
   タを所定のカード型データベースとして運用することを
   特徴とする文書作成装置。
2. （２）前記文書保存手段に保存されている各文書の文書
   名を画面上に一覧表示する文書名一覧表示手段と、この
   文書名一覧表示手段によって表示されている文書名の中
   から前記変換対象文書を選択指定する文書指定手段と、
   この文書指定手段によって指定された文書の文書名を他
   の文書名と異なる表示形式で前記画面上に識別表示する
   識別表示手段とをさらに具備することを特徴とする請求
   項１記載の文書作成装置。