JPH0391066A - 文書作成装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） この発明は文書作成装置に関し、特にカード単位でデー
タを管理するカード型データベースを利用した文書作成
装置に関する。

（従来の技術） 一般に、パーソナルコンピュータやワークステーション
等のコンピュータシステムにおいては、種々の業務に応
じたデータ処理のために、各業務毎にファイリングされ
たデータ群がデータベースとして利用されている。デー
タベースには大量の情報が記憶されており、コンピュー
タシステムは、必要に応じてそのデータベース内の情報
を検索できる。このため、データベースを利用すると、
大量の情報の中から必要な情報だけを取り出して、その
情報に対して追加、構成、並べ変え、検索、削除等の処
理を効率良く実行できる。

データベースとしては種々の形態のものが知られている
が、最近ではカード型データベースがコンピュータシス
テムに良く使用されている。

このカード型データベースは、１件分の情報を登録する
際のフォーマットが予めカード形式に規定されているも
のであり、情報がカード単位でファイルされている。こ
のため、１件分の情報が１枚のカードに相当し、情報に
対する追加、構成、並べ変え、検索、削除等の処理をカ
ード単位で実行できる。

したがって、カード型データベースは、比較的簡単な操
作でデータベースの構築、運用を行うことができ、例え
ば住所録名簿等を扱うような個人ユーザー向けのデータ
管理ソフトとして好適である。

しかしながら、従来では、カード型データベースが使用
できるのはパーソナルコンピュータ等のコンピュータ機
器に限られ、個人向けとして最も普及している文書作成
装置等ではカード型データベースを効率的に使用するこ
とが困難であった。

（発明が解決しようとする課８） 従来では、カード型データベースのデータを文書作成装
置で効率的に使用することが困難であった。

この発明は、このような点に鑑みなされたもので、カー
ド型データベースのデータを文書作成装置で効率良く使
用できるようにするために、カード型データベースのデ
ータを文書作成装置の所定の文書として取り扱うことが
できる文書作成装置を提供することを目的とする。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段および作用）この発明によ
る文書作成装置は、カード型データベースが保存される
データベース保存手段と、このデータベース保存手段に
保存されているカード型データベースから所望のデータ
を読込む読込み手段と、この読込み手段によって読込ん
だデータを所定の文書データに変換するデータ変換手段
と、このデータ変換手段によって変換された文書データ
が所定の文書として保存される文書保存手段とを具備し
、カード型データベース内の所望のデータを文書として
処理することを第１の特徴とする。

この文書作成装置においては、カード型データベースの
データが所定の文書データに変換されるので、カード型
データベースのデータを文書作成装置の文書として取り
扱うことができる。したがって、カード型データベース
のデータを文書作成装置で効率良く使用することが可能
になる。

さらに、この発明による文書作成装置は、前記構成に加
え、前記データ変換手段によって変換された文書データ
を所定の文書単位で前記文書保存手段に保存する書込み
手段と、前記文書保存手段に保存される文書毎に文書名
を登録設定する文書名設定手段と、前記データ変換手段
によって変換された文書データが１文書分の容量を越え
た時、前記文書名設定手段によって設定された文書名と
関連する文書名をその超過分の文書データに対して自動
的に登録設定する文書名更新手段とを具備することを第
２の特徴とする。

この文書作成装置においては、データ変換手段によって
変換された文書データが１文書分の容量を越えた時、そ
の超過分の文書データに対して自動的に関連する文書名
が登録設定される。このため、カード型データベースの
データが文書作成装置の１文書分の容量を越える場合で
も、そのデータを全て文書データとして保存する事がで
きる。

（実施例） 以下、図面を参照してこの発明の詳細な説明する。

第１図にはこの発明の第１実施例に係わる文書作成装置
が示されている。この文書作成装置は、日本語ワードプ
ロセッサとして機能するものである。この文書作成装置
は、カード単位でデータを管理するカード型データベー
ス用フロッピーディスク１１に保存されたデータベース
情報を所定の文書データに変換して文書フロッピーディ
スク１８に保存するために、データバッファ１２、デー
タ読込み装置１３、データ変換装置１４、文書書込み装
置１５、変換制御装置１６．文書バッファ１７を備えて
いる。

データベース用フロッピーディスク１１には、例えば２
０００件分程度の住所録情報等がカード形式で保存され
ている。この場合、１件分の情報は１枚のカードに対応
している。

データバッファ１２は、データベース用フロッピーディ
スク１１から読み出されたデータを１時的に格納するた
めのものであり、このデータバッファ１２へのデータの
読込み動作は、データ読込み装置１３によって実行され
る。

データ読込み装置１３は、変換制御装置１６の制御の下
で、データベース用フロッピーディスク１１に保存され
ているデータをデータバッファ１２へ所定の動作をもっ
て読込む。この場合、データバッファ１２へ読込むデー
タとしては、例えば検索等の処理によって、データベー
ス用フロッピーディスク１１内の全データの内で所望の
データだけを選定できる。また、データバッファ１２へ
読込むデータとして、データベース用フロッピーディス
ク１１内の全データを選択することも可能である。

データ変換装置１４は、変換制御装置１６の制御の下で
、データバッファ１２のデータを所定の文書データに変
換し、それを文書バッファ１７に書き込む。

このデータ変換装置１４によるデータの変換処理は、例
えば葉書宛名文書や一般文書等の変換先文書の書式に従
った形式で実行される。

文書バッファ１７は、データ変換装置１４によって変換
された文書データを一時的に格納するためのものであり
、この文書バッファ１７に格納された文書データは、文
書書き込み装置１５によって文書フロッピーディスク１
８に保存される。

文書書き込み装置１５は、変換制御装置１Ｂの制御の下
で、文書バッファ１７に格納された文書データを文書フ
ロッピーディスク１８に書き込む。

次に、第２図のフローチャートを参照して、この文書作
成装置によるデータの変換処理動作について説明する。

まず、変換対象のデータ件数分だけの所定のデータ変換
が実行されたか否かが変換制御装置１８によって判断さ
れる（ステップＡｌ）。変換対象のデータ件数分の変換
が終了しておらず、変換対象のデータがデータベース用
フロッピーディスク１１に残っている場合には、その変
換対象の残件針のデータがデータベース用フロッピーデ
ィスク１１から読み出されて（それがデータバッファ１
２に書き込まれる（ステップＡ２）。

そして、データバッファ１２に書き込まれたデータは、
データ変換装Ｗｔ４によって所望の書式の文書データに
変換される（ステップＡ３）。

このようにして文書データへの所定の変換処理が実行さ
れて、変換対象のデータ件数分の変換が全て終了した場
合には、文書バッファ１７に格納された文書データが文
書書き込み装置１５によって文書フロッピーディスク１
８に保存される（ステップＡ４）。

以上説明したように、この第１実施例の文書作成装置に
おいては、カード型データベースのデータをワードプロ
セッサの文書データに変換しているので、カード型デー
タベースのデータをワードプロセッサの文書として取り
扱うことができる。

したがって、カード型データベースのデータをワードプ
ロセッサの文書編集機能、葉書宛名印刷機能、さらには
、図形処理等の機能を用いて、効率良く処理することが
可能となる。

次に、第３図を参照して、この発明の第２実施例に係わ
る文書作成装置を説明する。

第２実施例の文書作成装置は、カード型データベースの
データがワードプロセッサの１文書分の容量を越える場
合でもそのデータを全て文書データとして使用できるよ
うに構成されている。そのために、第２実施例の文書作
成装置は、第３図に示されているように、第１実施例ψ
構成に加え、文書名人力装置２１．および文書名更新装
置２２を備えている。

文書名人力装置２１は、データ変換装置１４によって変
換された文書データを文書フロッピーディスク１８に文
書単位で保存するために、各文書に対して文書名を登録
設定する。すなわち、文書名人力装置２１は、文書デー
タを文書フロッピーディスクｌ８に保存する場合に、デ
イスプレィ（図示せず）を利用してオペレータに対して
設定すべき文書名の指示を問い合わせる。そして、キー
ボード（図示せず）操作によってオペレータが入力した
文書名を、その保存対象の文書に対する文書名として登
録する。

文書名更新装置２２は発番機能を有しており、データ変
換装置１４によって変換された文書データが１文書分の
容量を越えた時、文書名人力装置２１によって登録され
た文書名に番号を追加する。この文書名に追加する番号
は、変換制御装置１Ｂに設けられている発番用レジスタ
（図示せず）の内容に対応している。

すなわち、文書データが１文書分の容量を越える場合に
はその文書データが複数の文書に分割されて順番に保存
されるが、この場合、分割された各文書に対しては、文
書名更新装置２２によって保存回数に対応した文書名が
自動的に登録される。

例えば、オペレータによって文書名“ＸＹＺ”として指
定された文書データが１文書に保存できず３文書に分割
される場合には、第１番目の文書（最初に保存される保
存回数１の文書）には文書名として“ｘ　ｙ　ｚ　ｏｔ
″が登録設定され、第２番目の文書（２番目に保存され
る保存回数２の文書）には“Ｘ　Ｙ　Ｚ　０２”が、第
３番目の文書（３番目に保存される保存回数３の文書）
には“Ｘ　Ｙ　Ｚ　０３”が文書名として登録される。

このように、保存対象の文書データを複数文書に分割し
て保存する場合においては、最初の文書だけがオペレー
タの操作を伴った文書名の設定処理が必要であり、２文
書目以降の文書に対しては最初の文書名と関連する文書
名が文書名更新装置２２によって自動的に登録される。

次に、第４図のフローチャートを参照して、第２実施例
の文書作成装置によるデータ変換処理および文書名設定
の処理動作について説明する。

まず、変換対象のデータ件数分だけのデータ変換が実行
されたか否かが変換制御装置１Ｂによって判断されると
共に（ステップＢｌ）、１文書の容量分だけのデータ変
換が終了されたか否かが変換制御装置ｔ６によって判断
される（ステップＢ２）。

変換対象のデータ件数分の変換が終了しておらず、変換
対象のデータがデータベース用フロッピーディスク１１
に残っている場合で、しかも変換された文書データが１
文書の容量よりも少ない場合には、その変換対象の残件
分のデータがデータベース用フロッピーディスク１１か
ら読み出されて、データバッファ１２に書き込まれる（
ステップＢ３）。

そして、データバッファｉ２に書き込まれたデータは、
データ変換装置１４によって所望の文書形式の文書デー
タに変換される（ステップＢ４）。

このようにして文書データへの変換処理が実行されて、
変換対象のデータ件数分の変換が全て終了した場合、あ
るいは変換対象のデータ件数分の変換が終了しなくても
変換された文書データが１文書の容量に到達した場合に
は、次のような保存処理が実行される。

保存処理においては、まず、１回目の文書データ保存か
否かが変換制御装置１６によって判断される（ステップ
Ｂ５）。この判断は、変換制御装置１６に設けられた発
番用レジスタの内容を参照することによって行なわれる
。

１回目の文書データの保存の場合には、文書名人力装置
２１によって文書名の登録設定処理が実行される（ステ
ップＢ８）。次いで、文書名更新装置２２による発番処
理が行われて、文書名人力装置２１によって設定された
文書名に発番用レジスタの内容つまり番号“０１“が追
加される（ステップＢ７）。そして、文書バッファ１７
に格納されている保存対象の文書データの１文書分が文
書フロッピーディスク１８に保存され（ステップＢ８）
、その後、保存回数の更新処理が行われて発番用レジス
タの内容が＋１される（ステップＢ９）。

一方、２回目以降の文書データの保存の場合には、ステ
ップＢ６における文書名の設定処理は実行されずに、ス
テップＢ７における発番処理が行われる。例えば、２回
目の文書データの保存の場合には、発番用レジスタの内
容が“０２″に更新されているので、１回目の保存時に
文書名人力装置２１によって設定された文書名に対して
番号“０２″が追加される。そして、その文書名で文書
保存処理（ステップＢ８）、保存回数の更新処理（ステ
ップＢ９）が行われる〇 このようなステップ８５〜Ｂ９の保存処理が実行された
後は、全体のデータ変換処理が終了したか否かが変換制
御装置１１３によって判断される（ステップＢ　１０）
。終了してない場合には、前述したステップＢ１−８９
の処理が繰り返し実行される。

以上説明したように、この発明の第２実施例の文書作成
装置においては、データ変換装置１４によって変換され
た文書データが１文書分の容量を越えた場合でも、文書
データを複数の文書に分割して保存できる。しかも、こ
の場合、文書名を一度設定すれば、２文書目以降の文書
に対しては関連する文書名が自動的に登録設定されるの
で、文書名設定の煩わしい処理が不要になり、効率の良
いデータ変換処理が可能となる。

尚、この第２実施例による文書単位での文書名の自動設
定処理は、文書データが１枚の文書フロッピーディスク
の容量を越えるような場合、つまり２枚の文書フロッピ
ーディスクにまたがって文書データを分割して保存する
場合にも、同様にし、て適用できることは勿論である。

［発明の効果］ 以上のように、この発明によれば、カード型データベー
スのデータを文書作成装置の文書として取り扱うことが
できるので、カード型データベースのデータを文書作成
装置で効率良く使用することが可能になる。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の第１実施例に係わる文書作成装置を
示すブロック図、第２図は第１図に示した第１実施例の
文書作成装置の動作を説明するフローチャート、第３図
はこの発明の第２実施例に係わる文書作成装置を示すブ
ロック図、第４図は第３図に示した第２実施例の文書作
成装置の動作を説明するフローチャートである。 １１・・・データベース用フロッピーディスク、１２・
−・データバッファ、ｉ３・・・データ読込み装置、１
４・・・データ変換装置、１５・・・文書書き込み装置
、１６・・・変換制御装置、１７・・・文書バッファ、
１ｇ・・・文書フロッピーディスク、２１・・・文書名
人力装置、２２・・・文書名更−，−ｊ 新装置ゝ。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. （１）カード型データベースが保存されるデータベース
   保存手段と、このデータベース保存手段に保存されてい
   るカード型データベースから所望のデータを読込む読込
   み手段と、この読込み手段によって読込んだデータを所
   定の文書データに変換するデータ変換手段と、このデー
   タ変換手段によって変換された文書データが所定の文書
   として保存される文書保存手段とを具備し、カード型デ
   ータベース内の所望のデータを所定の文書として処理す
   ることを特徴とする文書作成装置。
2. （２）前記データ変換手段によって変換された文書デー
   タを所定の文書単位で前記文書保存手段に保存する書込
   み手段と、前記文書保存手段に保存される文書毎に文書
   名を登録設定する文書名設定手段と、前記データ変換手
   段によって変換された文書データが１文書分の容量を越
   えた時、前記文書名設定手段によって設定された文書名
   と関連する文書名をその超過分の文書データに対して自
   動的に登録設定する文書名更新手段とをさらに具備して
   いる請求項１記載の文書作成装置。