JP2012133609A - ファイル名作成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】文書作成アプリケーションに依存することなく、一意で統一感のあるファイル名を作成すること。
【解決手段】ファイル名作成装置（１）は、文書の命名規則として、少なくとも日付及び作成者名を含む命名規則を記憶する命名規則テーブル（１６）と、複数の文書作成アプリケーションから、作成した文書の保存指示を受け付ける保存指示受付手段（１１）と、保存指示を受け付けることを条件に、命名規則に基づいて、日付及び作成者名を取得する情報取得手段（１３２）と、文書のファイル名として、取得した日付及び作成者名、並びに文書の更新回数を含むファイル名を決定する命名手段（１３４）と、を備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、一意で統一感のあるファイル名を作成するファイル名作成装置に関する。

従来、文書作成アプリケーションで作成したファイルは、作成者が任意にファイル名を付与した上で保存されていたため、同一名称のファイルが複数存在する要因となってしまっていた。

一意なファイル名を付与する試みはこれまでなされてきており、例えば、特許文献１に開示されたファイル名自動付与方式が知られている。このファイル名自動付与方式では、作成者が決定した日本語名称を、一定のきまりからなる命名規則に従って所定のファイル名に変換した後、このファイル名の一意性を確認することで、一意なファイル名を付与することとしている。

また、一意なファイル名を付与する方法として、文書作成アプリケーションのマクロ機能を活用し、保存時に一意のファイル名（例えば、作成日時を含むファイル名）を自動的に付与する方法も知られている。

特開平５−１５１０５２号公報

しかしながら、特許文献１のファイル名自動付与方式では、日本語名称を作成者が自由に付与可能にすることができるため、変更後のファイル名に統一感を持たせることが困難になり、管理が煩雑になってしまう。
また、マクロ機能は、文書作成アプリケーションに依存するため、複数の文書作成アプリケーションが存在する場合には、個々のアプリケーションに対して設定を行う必要がある。

そこで、本発明は、このような問題を解決すべく、文書作成アプリケーションに依存することなく、一意で統一感のあるファイル名を作成するファイル名作成装置を提供することを目的とする。

（１） 文書の命名規則として、少なくとも日付及び作成者名を含む命名規則を記憶する命名規則テーブルと、複数の文書作成アプリケーションから、作成した文書の保存指示を受け付ける保存指示受付手段と、前記保存指示受付手段が前記保存指示を受け付けることを条件に、前記命名規則に基づいて、日付及び作成者名を取得する情報取得手段と、前記文書のファイル名として、取得した前記日付及び前記作成者名、並びに前記文書の更新回数を含むファイル名を決定する命名手段と、を備えるファイル名作成装置。

（１）のファイル名作成装置によれば、命名手段は、保存指示を受け付けると命名規則に従ってファイル名を決定する。ここで、決定されたファイル名には日付が含まれるため、ファイル名の一意性を確保することができる。これにより、一意で統一感のあるファイル名を自動的に作成することができる。また、保存指示受付手段は、保存指示を複数の文書作成アプリケーションから受け付けるため、文書作成アプリケーションに依存することなく、一意で統一感のあるファイル名を作成することができる。

（２） 組織内の所属部署に基づいて作成される可能性のある文書の内容を示す情報を規定するとともに、当該内容を示す情報を作成者ごとに記憶するユーザ情報テーブルと、前記保存指示受付手段が前記保存指示を受け付けることを条件に、前記ユーザ情報テーブルから、作成者に対応付けられた前記内容を示す情報を取得し、当該作成者からの選択を受け付ける内容受付手段と、を備え、前記命名手段は、前記日付、前記作成者名及び前記更新回数に加え、前記内容受付手段が受け付けた前記内容を示す情報を前記文書のファイル名として決定する、（１）に記載のファイル名作成装置。

（２）のファイル名作成装置によれば、命名手段は、日付、作成者名及び更新回数に加え、文書の内容を示す情報をファイル名として決定する。このとき、文書の内容は、ユーザ情報テーブルに作成者の所属部署に応じて記憶されているため、統一感を損なうことなく、ファイル名を決定することができる。

（３） 前記保存指示を受け付けた前記文書が新たに作成された文書であるか、更新された文書であるかを判定するバージョン判定手段と、前記バージョン判定手段により更新された文書であると判定されることを条件に、当該文書について前記保存指示を受け付けた回数を加算した更新回数のファイル名を決定する、（１）又は（２）に記載のファイル名作成装置。

（３）のファイル名作成装置によれば、文書の更新に併せてファイル名を更新することができるため、文書管理を容易に行うことができる。

（４） 前記保存指示受付手段が前記保存指示を受け付けることを条件に、前記文書を形態素解析して前記文書のキーワードを抽出し、当該キーワードを前記文書の属性情報として記憶するプロパティ設定手段、を備える（１）から（３）の何れかに記載のファイル名作成装置。

（４）のファイル名作成装置によれば、文書の属性情報（プロパティ）の設定を自動的に行うことができ、文書管理を容易に行うことができる。

本発明によれば、文書作成アプリケーションに依存することなく、一意で統一感のあるファイル名を作成することができる。

本発明のファイル名作成装置の機能構成を示すブロック図である。 命名規則テーブルを示す図である。 ユーザ情報テーブルを示す図である。 ファイル名作成装置の動作を示す図である。 ファイル名作成装置の動作を示す図である。 ファイル名作成装置の動作を示す図である。 ファイル名作成装置の処理の流れを示すフローチャートである。

以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。

［ファイル名作成装置１の構成］
初めに、図１を参照して、本発明のファイル名作成装置１の構成について説明する。
ファイル名作成装置１は、保存指示受付手段１１と、バージョン判定手段１２と、ファイル名決定手段１３と、バージョン更新手段１４と、プロパティ設定手段１５と、命名規則テーブル１６と、ユーザ情報テーブル１７と、ファイル記憶手段１８と、を含んで構成される。

保存指示受付手段１１は、複数の文書作成アプリケーションＡＰ１，ＡＰ２，ＡＰ３から、作成した文書の保存指示を受け付ける。例えば、文書作成アプリケーションＡＰ１において、作成者が作成した文書の保存指示操作を行うと、保存指示受付手段は、この保存指示操作に基づく保存指示信号を受け付ける。

バージョン判定手段１２は、保存指示受付手段１１が受け付けた保存指示が、既にファイル名が決定された文書に関する保存指示であるか否かを判定する。すなわち、バージョン判定手段１２は、新たに作成された文書であるか、更新された文書であるかを判定する。

ファイル名決定手段１３は、新たに作成された文書に対して、所定の命名規則に従ったファイル名を決定するため、規則取得手段１３１と、情報取得手段１３２と、内容受付手段１３３と、命名手段１３４と、を含んで構成される。

規則取得手段１３１は、命名規則テーブル１６から保存対象の文書の命名規則を取得する。
ここで、命名規則テーブル１６には、図２に示すように、文書の命名規則が規定されている。命名規則は、管理者により予め設定され、文書を作成した日付、文章の概要を示す内容、文書の作成者、及び文書の更新回数を示すバージョンを少なくとも含む。予め定められたこのような命名規則に従ってファイル名を決定することで、統一感のあるファイル名を決定することができ、管理（例えば、ファイルの検索）が容易になる。なお、命名規則は、管理者により任意に設定可能であり、一意性があり統一感のある規則であれば、図２に示したものに限られない。
図１に戻り、規則取得手段１３１は、命名規則テーブル１６に記憶された複数の命名規則から１の命名規則を取得する。なお、規則取得手段１３１は、管理者が予め設定した１の命名規則を取得することとしてもよく、複数の命名規則のうち作成者が選択した１の命名規則を取得することとしてもよい。

情報取得手段１３２は、取得した命名規則に規定された保存指示操作が行われた日付及び文書の作成者名を取得する。ここで、日付の取得は、ファイル名作成装置１が備えるカレンダー機能やインタネット上で配信されている日時などに基づいて行うことができ、また、作成者名の取得は、組織内の端末に対するユーザログイン情報などに基づいて行うことができる。

内容受付手段１３３は、作成者ごとに予め設定された文書の内容を示す複数の選択情報のうち、作成者から１の選択情報の選択を受け付ける。具体的には、内容受付手段１３３は、作成者ごとに設定された複数の選択情報をユーザ情報テーブル１７から取得し、当該複数の選択情報を作成者に提示することで、作成者から１の選択情報の選択を受け付ける。
ここで、ユーザ情報テーブル１７は、図３に示すように、作成者に対応付けて、作成者の組織内における所属部署、所属部署の責任者（管理職）及び当該所属部署において作成される可能性のある文書の内容を示す選択情報を規定する。例えば、知財部に所属する作成者には、知財部の業務に関連する「先行文献報告書」や「侵害調査依頼」などの選択情報が対応付けられ、経理部に所属する作成者には、経理部の業務に関連する「会計報告書」や「経費調査依頼」などの選択情報が対応付けられている。ユーザ情報テーブル１７に規定する選択情報は、管理者により適宜設定可能であり、また、後述するように作成者自身によっても適宜設定可能である。

命名手段１３４は、規則取得手段１３１が取得した命名規則に従い、情報取得手段１３２が取得した日付及び作者名に加え、内容受付手段１３３が受け付けた選択情報に基づいて、作成した文書のファイル名を決定する。このとき、命名手段１３４は、作成した文書の更新回数を示すバージョン情報を付加したファイル名を決定する。

バージョン更新手段１４は、更新された文書に対して、ファイル名に含まれるバージョン情報の更新を行う。本実施形態では、新たに作成された文書に対して、命名手段１３４が始めにバージョン「Ｖ０．１」を付加し、その後、当該文書が更新されるたびに、バージョン更新手段１４がバージョンを「＋０．１」する。すなわち、バージョン更新手段１４は、更新された文書に対して、保存指示を受け付けた回数を加算したバージョン情報を含むファイル名を決定する。
なお、バージョン更新手段１４は、更新された文書に対して保存指示が行われた場合に、バージョンの更新に加え、日付の修正を行うこととしてもよい。すなわち、バージョン更新手段１４は、更新された文書の日付を取得し、既に決定されているファイル名のうち日付部分のファイル名を取得した日付に置換することで、日付の修正を行うこととしてもよい。

プロパティ設定手段１５は、保存指示を受け付けた文書の属性情報（プロパティ）の設定を行う。本実施形態では、プロパティ設定手段１５は、文書の属性情報として「作成者」「責任者」「分類」及び「キーワード」を設定する。ここで、後述するようにプロパティ設定手段１５は、組織内の端末に対するユーザログイン情報などに基づいて「作成者」を設定するとともに、ユーザ情報テーブル１７を参照して、特定した「作成者」の所属部署及び責任者から「分類」及び「責任者」を設定する。また、プロパティ設定手段１５は、保存指示が行われた文書を形態素解析して抽出したキーワードを「キーワード」として設定する。なお、キーワードの抽出は、文章中の特徴的な単語を抽出するための公知のアルゴリズムであるＴＦ−ＩＤＦ（Ｔｅｒｍ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ − Ｉｎｖｅｒｓｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ）に基づいて行うことができる。

ファイル記憶手段１８は、保存指示を受け付けた文書を所定の命名規則に従い決定されたファイル名で記憶する。このとき、ファイル記憶手段１８は、プロパティ設定手段１５により設定された属性情報を付加した文書を記憶する。
なお、ファイル記憶手段１８は、作成者が操作する個々の端末に設けることとしてもよく、組織内における限定的なネットワークを介して個々の端末と接続された図示しない文書管理サーバに設けることとしてもよい。

［ファイル名作成装置１のハードウェア構成］
以上説明したファイル名作成装置１のハードウェアは、１又は複数の一般的なコンピュータによって構成することができる。一般的なコンピュータは、例えば、制御部として、中央処理装置（ＣＰＵ）を備える他、記憶部として、メモリ（ＲＡＭ、ＲＯＭ）、ハードディスク（ＨＤＤ）及び光ディスク（ＣＤ、ＤＶＤなど）を、ネットワーク通信装置として、各種有線及び無線ＬＡＮ装置を、表示装置として、例えば、液晶ディスプレイ、プラズマディスプレイなどの各種ディスプレイを、入力装置として、例えば、キーボード及びポインティング・デバイス（マウス、トラッキングボールなど）を適宜備え、これらは、バスラインにより接続されている。このような一般的なコンピュータにおいて、ＣＰＵは、ファイル名作成装置１を統括的に制御し、各種プログラムを適宜読み出して実行することにより、上述したハードウェアと協働し、本発明に係る各種機能を実現している。

［ファイル名作成装置１の動作］
続いて、図４〜図６を参照して、ファイル名作成装置１の動作について説明する。
初めに、図４及び図５を参照して、新たに作成された文書に対し、ファイル名作成装置１がファイル名を決定する動作について説明する。

図４（１）を参照して、作成者が文書１００を作成し、当該文書１００の保存指示操作を行うと、保存指示受付手段１１は、この保存指示操作に基づく保存指示情報を受け付ける。保存指示情報を受け付けると、バージョン判定手段１２は、新たに作成された文書であるか、更新された文書であるかを判定する。図４（１）では、バージョン判定手段１２は、新たに作成された文書であると判定する。続いて、規則取得手段１３１は、命名規則テーブルから設定された１の命名規則を取得し、その後、情報取得手段１３２は、命名規則に規定された日付及び作成者名を取得する。

図４（２）を参照して、文書１００のファイル名に内容を付加するため、内容受付手段１３３は、取得した作成者名に対応付けられた文書の内容候補（選択情報）を作成者に提示し、作成者からの選択を受け付ける。図４（２）では、複数の候補から「先行文献報告書」が選択されている。

図４（３）を参照して、内容の選択を受け付けると、命名手段１３４は、命名規則に従いファイル名を決定する。図４（３）では、命名手段１３４は、「日付＿内容＿作成者＿バージョン」からなるファイル名を決定している。その後、命名手段１３４は、決定したファイル名を文書１００のファイル名として確定することについて、作成者からの確認を受け付ける。このとき、作成者による確認操作（図中の決定ボタンの操作）が行われると、命名手段１３４は、決定したファイル名を文書１００のファイル名として確定する。他方、作成者による修正操作（図中の修正ボタンの操作）が行われると、命名手段１３４は、作成者によるファイル名の修正を受け付ける。作成者によるファイル名の修正は、任意に行うことができ、例えば、図４（３）のファイル名確認画面に表示されたファイル名１０１に対して直接文字入力を可能にすることで、ファイル名の修正を行う。
なお、日付、作成者名及びバージョンについては修正の必要がないため、作成者によるファイル名の修正は、内容についてのみ可能としてもよい。この場合において、作成者により修正された内容に基づいて、ユーザ情報テーブル１７を更新することとしてもよい。すなわち、図３に示すようにユーザ情報テーブルには、作成者に対応付けて予め管理者により設定された選択情報が規定されているが、作成者によるファイル名の修正に基づいて、作成者に対応付けられた選択情報を適宜更新（追加）することとしてもよい。また、選択情報の追加は、修正した作成者のみに反映することとしてもよく、修正した作成者が所属する部署に属する作成者全てに反映することとしてもよい。また、修正した作成者が所属部署の責任者である場合にのみ、当該部署に属する作成者全てに反映することとしてもよい。

図４（４）を参照して、作成者からファイル名の確認操作を受け付けると、プロパティ設定手段１５は、文書１００のプロパティ設定を行う。具体的には、プロパティ設定手段１５は、ユーザログイン情報から特定した作成者名をプロパティ「作成者」として設定し、ユーザ情報テーブル１７を参照して特定したこの作成者の所属部署をプロパティ「分類」として設定し、ユーザ情報テーブル１７を参照して特定した所属部署の責任者をプロパティ「責任者」として設定する。また、プロパティ設定手段１５は、文書１００を形態素解析して抽出したキーワードをプロパティ「キーワード」として設定する。図４（１）を参照して、文書１００を形態素解析するとキーワード「特許」「調査」「報告」が抽出される。そのため、プロパティ設定手段１５は、「特許」「調査」「報告」を文書１００のプロパティ「キーワード」として決定する。

ところで、統一感のあるファイル名を決定するため、文書の内容を示す選択情報は、一般的な文言とならざるを得ない（図３の「選択情報」参照）。一方、このような一般的な選択情報に基づいてファイル名を決定したのでは、似通ったファイル名の文書が多数存在することになり、所望する文書を特定することが困難になるおそれがある。そこで、図５に示すように、個別内容及び共通内容からなるファイル名を決定することとしてもよい。

図５（１）を参照して、文書１００のファイル名に内容を付加するため、内容受付手段１３３は、個別内容（前半）の入力を受け付ける前半入力欄２００と、共通内容の選択を受け付ける共通選択欄２０１と、個別内容（後半）の入力を受け付ける後半入力欄２０２と、を含む内容選択画面を作成者に対して提示し、作成者からの入力及び選択を受け付けることとしてもよい。
このとき、前半入力欄２００及び後半入力欄２０２は、作成者からの文字入力を受け付け、共通選択欄２０１は、ユーザ情報テーブル１７に規定された選択情報に対する作成者の選択を受け付ける。そして、内容受付手段１３３は、「前半入力欄２００−共通選択欄２０１−後半入力欄２０２」からなる文字列をファイル名の一部を構成する内容として決定する。
図５（１）では、前半入力欄２００に「○○提案書」と入力され、共通選択欄２０１で「先行文献報告書」が選択され、後半入力欄２０２には何も入力されていない。そのため、内容受付手段１３３は、ファイル名の一部を構成する内容を「○○提案書先行文献報告書」と決定する。

図５（２）を参照して、その後、命名手段１３４は、命名規則に従い図５（１）で決定した内容を含むファイル名を決定し、作成者からの確認を受け付ける。

続いて、図６を参照して、更新された文書に対し、ファイル名作成装置１がファイル名を決定する動作について説明する。

図６（１）を参照して、作成者が文書３００を更新し、保存指示操作を行うと、保存指示受付手段１１は、この保存指示操作に基づく保存指示情報を受け付ける。保存指示情報を受け付けると、バージョン判定手段１２は、文書３００は更新された文書であると判定する。

図６（２）を参照して、バージョン更新手段１４は、更新された文書３００についてバージョン情報を更新したファイル名を決定し、作成者（更新者）からの確認を受け付ける。なお、バージョン更新手段１４は、文書が更新された場合にバージョン情報のみを更新しているが、日付についても更新することとしてもよい。また、バージョン更新手段１４は、文書の作成者と更新者とが異なる場合には、作成者名についても更新することとしてもよい。作成者名の更新は、作成者名を更新者名に置換することとしてもよく、また、「作成者名（更新者名）」のように作成者名と更新者名とを併記することとしてもよい。

図６（３）を参照して、作成者からファイル名の確認操作を受け付けると、プロパティ設定手段１５は、文書３００のプロパティ設定を行う。図６（３）では、更新に伴い文書３００のキーワードとして「特開○○」が抽出されたため、プロパティ「キーワード」として「特開○○」が設定されている。

［ファイル名作成装置１の処理］
続いて、図７を参照して、ファイル名作成装置１の処理について説明する。

初めに、保存指示受付手段１１は、複数の文書作成アプリケーションＡＰ１，ＡＰ２，ＡＰ３から作成した文書の保存指示を受け付ける（Ｓ１）。続いて、バージョン判定手段１２は、受け付けた保存指示が、新たに作成された文書に対するものであるか、更新された文書に対するものであるかを判定する（Ｓ２）。

このとき、新たに作成された文書に対する保存指示である場合には、情報取得手段１３２は、命名規則に従い、日付及び作成者名を取得する（Ｓ３）。続いて、内容受付手段１３３は、ユーザ情報テーブル１７を参照して、取得した作成者名に対応する選択情報を取得し（Ｓ４）、作成者に対して提示することで、作成者から選択情報の選択を受け付ける（Ｓ５）。その後、命名手段１３４は、Ｓ２で取得した日付及び作成者名と、Ｓ５で受け付けた選択情報と、にバージョン情報「Ｖ０．１」を付加したファイル名を決定し、作成者からの確認操作を受け付ける（Ｓ６）。

他方、Ｓ２で更新された文書に対する保存指示と判定された場合には、バージョン更新手段１４は、少なくともバージョン情報を更新したファイル名を決定し、作成者からの確認操作を受け付ける（Ｓ７）。

Ｓ６又はＳ７でファイル名を決定すると、プロパティ設定手段１５は、文書を形態素解析し、キーワードを抽出する（Ｓ８）。続いて、プロパティ設定手段１５は、抽出したキーワード、日付及び作成者名に基づいて、文書のプロパティ設定を行う（Ｓ９）。その後、ファイル名作成装置１は、ファイル名の決定及びプロパティ設定が行われた文書をファイル記憶手段１８に記憶し（Ｓ１０）、処理を終了する。

［ファイル名作成装置１の効果］
以上のようなファイル名作成装置１によれば、複数の文書作成アプリケーションＡＰ１，ＡＰ２，ＡＰ３から受け付けた保存指示に基づいて、文書のファイル名を決定するため、文書作成アプリケーションに依存することなく、ファイル名を自動的に作成することができる。このとき、ファイル名を決定するファイル名決定手段１３は、保存指示を受け付けると命名規則に従ってファイル名を決定するため、ファイル名の形式の統一を図ることができる。また、この命名規則には、日付が含まれるため、ファイル名の一意性を確保することができる。これにより、ファイル名作成装置１によれば、一意で統一感のあるファイル名を自動的に作成することができ、ファイル名からの文書の検索が容易になるため、文書管理が容易になる。
また、ファイル名作成装置１では、保存指示を受け付けると、文書のプロパティ設定も自動的に行うため、文書管理を容易に行うことができる。

以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は上述した実施形態に限るものではない。また、本発明の実施形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、本発明の実施例に記載されたものに限定されるものではない。

１ ファイル名作成装置
１１ 保存指示受付手段
１２ バージョン判定手段
１３ ファイル名決定手段
１３１ 規則取得手段
１３２ 情報取得手段
１３３ 内容受付手段
１３４ 命名手段
１４ バージョン更新手段
１５ プロパティ設定手段
１６ 命名規則テーブル
１７ ユーザ情報テーブル
１８ ファイル記憶手段

Claims (4)

1. 文書の命名規則として、少なくとも日付及び作成者名を含む命名規則を記憶する命名規則テーブルと、
   複数の文書作成アプリケーションから、作成した文書の保存指示を受け付ける保存指示受付手段と、
   前記保存指示受付手段が前記保存指示を受け付けることを条件に、前記命名規則に基づいて、日付及び作成者名を取得する情報取得手段と、
   前記文書のファイル名として、取得した前記日付及び前記作成者名、並びに前記文書の更新回数を含むファイル名を決定する命名手段と、
   を備えるファイル名作成装置。
2. 組織内の所属部署に基づいて作成される可能性のある文書の内容を示す情報を規定するとともに、当該内容を示す情報を作成者ごとに記憶するユーザ情報テーブルと、
   前記保存指示受付手段が前記保存指示を受け付けることを条件に、前記ユーザ情報テーブルから、作成者に対応付けられた前記内容を示す情報を取得し、当該作成者からの選択を受け付ける内容受付手段と、
   を備え、
   前記命名手段は、前記日付、前記作成者名及び前記更新回数に加え、前記内容受付手段が受け付けた前記内容を示す情報を前記文書のファイル名として決定する、請求項１に記載のファイル名作成装置。
3. 前記保存指示を受け付けた前記文書が新たに作成された文書であるか、更新された文書であるかを判定するバージョン判定手段と、
   前記バージョン判定手段により更新された文書であると判定されることを条件に、当該文書について前記保存指示を受け付けた回数を加算した更新回数のファイル名を決定する、請求項１又は２に記載のファイル名作成装置。
4. 前記保存指示受付手段が前記保存指示を受け付けることを条件に、前記文書を形態素解析して前記文書のキーワードを抽出し、当該キーワードを前記文書の属性情報として記憶するプロパティ設定手段、を備える請求項１から３の何れかに記載のファイル名作成装置。

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