JP2011039954A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】電子文書の内容を迅速に読み出すことができるようにした文書管理システムを提供する
【解決手段】紙文書をスキャンして電子文書を作成する電子文書作成手段と、電子文書を所定のフォルダに振り分け、各電子文書を複数の部分に分割し、分割部分に対応する画像データを作成する画像データ作成手段からなる。また、各電子文書の書類情報を蓄積した書類情報データベースと、各電子文書の書類情報の項目と画像データとを関連付けたデータを蓄積した画像インデックスデータベースを備え、書類情報データベースを検索し、画像インデックスデータベースを参照して、検索対象の電子文書と関連付けられた画像データを抽出できるようにしたものとすることができる。
【選択図】図１

Description

この発明は、紙文書を電子化して保管、利用するためのシステムに関するものである。

紙文書を電子化して保管、利用するためのシステムとしては、特許文献１に記載するものがある。このシステムでは、紙文書をスキャンして、文書画像として内部又は外部の記憶ユニットに保存できるようにしたデジタル複写機により、ネットワークを介して文書の遠隔的な保存および読出しを可能としている。

しかし、このシステムでは、紙文書をページ単位等、複数の部分に分割して保存するものでないため、紙文書のページ数が多い場合には、ネットワークに負荷がかかり、読み出しに時間がかかってしまうという問題があった。

特許第３７６９３６０号公報

そこで、この発明は、電子文書の内容を迅速に読み出すことができるようにした文書管理システムを提供することを課題とする。

前記課題を解決するため、この発明は次のような技術的手段を講じている。

この発明の文書管理システムは、紙文書をスキャンして電子文書を作成する電子文書作成手段と、電子文書を所定のフォルダに振り分け、各電子文書を複数の部分に分割し、分割部分に対応する画像データを作成する画像データ作成手段からなるものとしている。

また、各電子文書の書類情報を蓄積した書類情報データベースと、各電子文書の書類情報の項目と画像データとを関連付けたデータを蓄積した画像インデックスデータベースを備え、書類情報データベースを検索し、画像インデックスデータベースを参照して、検索対象の電子文書と関連付けられた画像データを抽出できるようにしたものとすることができる。

さらに、複数の電子文書作成手段で作成された電子文書が、ネットワークを介して１つの画像データ作成手段に送信されるようにしたものとすることができる。

この発明の文書管理システムは、上述のような構成を有しており、紙文書を基にして作成された電子文書が、さらに複数の部分に分割されて、それぞれ対応する画像データが作成されるので、元の電子文書全体を読み出すよりも迅速に、目的のページの画像データを読み出すことが可能となっている。

この発明の実施形態の文書管理システムの構成の説明図である。 この発明の実施形態の文書管理システムの処理の流れの説明図である。 この発明の実施形態の文書管理システムのフォルダの構成の説明図である。 この発明の実施形態の文書管理システムの扱者フォルダの説明図である。 この発明の実施形態の文書管理システムの書類情報の入力画面の説明図である。 この発明の実施形態の文書管理システムの画像検索に関する処理の流れの説明図である。 この発明の実施形態の文書管理システムの画像検索に関する検索画面の説明図である。 この発明の実施形態の文書管理システムで、画像データをサムネイル表示させた場合の説明図である。 この発明の実施形態の文書管理システムで、画像データを拡大表示させた場合の説明図である。

以下、この発明の好適な実施形態を、図面を参照して説明する。

〔システムの構成〕
図１はこの発明の実施形態の文書管理システムの構成の説明図、図２は処理の流れの説明図である。この実施形態では、損害保険会社において、各支店の扱者（担当者）が提出する紙文書である申込書等の文書を管理するようにしている。

この文書管理システムは、本社コンピュータと、複数の支店スキャナー機から構成される。本社コンピュータは、インターネット等のネットワークを介して各支店スキャナー機と通信可能に接続されている。本社コンピュータは、画像データサーバー、画像インデックスＤＢサーバー、書類情報ＤＢサーバーとして機能する。

画像データサーバーは、画像データ作成手段として機能するものであり、支店スキャナーから受信した電子文書を所定のフォルダに振り分け、各電子文書を複数の部分に分割し、分割部分に対応する画像データを作成し、保存する。書類情報ＤＢサーバーは、各電子文書の書類情報を蓄積した書類情報データベースを管理する。画像インデックスＤＢサーバーは、各電子文書の書類情報の項目と画像データとを関連付けたデータを蓄積した画像インデックスデータベースを管理する。

本社コンピュータは、１台のコンピュータでもよいが、ネットワークで相互に接続された複数台のコンピュータから構成されたものとし、各コンピュータに前記各サーバーの機能を分担させてもよい。

支店スキャナー機は、電子文書作成手段として機能するものであり、各支店に設置され、紙文書をスキャンして電子文書を作成する機能、電子文書を所定の場所に保存する保存機能、及び当該電子文書を、ネットワークを介して本社コンピュータに送信する送信機能を有する。作成される電子文書は、Adobe Systems社のＰＤＦ（Portable Document Format）とすることができるが、文字や画像等の情報を電磁的に記録できるようにしたものであれば、これに限定されない。

各支店スキャナー機には、短縮ボタンが設定されており、操作画面に表示される短縮ボタンを押すことにより、紙文書のスキャンと電子文書の作成及びそのスキャナー機内蔵又は外付けの記憶ユニットへの保存が自動的に行われるようにしている。各支店に複数の扱者が存在する場合は、その支店スキャナー機に予め扱者ごとの短縮ボタンを設定するとよい。

〔システムの利用方法〕
次に、このシステムの利用方法について説明する。まず、各支店において、扱者が顧客から受け取った保険加入の申込書等の紙文書を支店スキャナー機でスキャンする（図２の「スキャナー（複合機）にてスキャニング」）。扱者は、終業時等、スキャンを１日に一度行うこととするとよい。紙文書の種類としては、扱者が顧客から受け付けた申込書、計上連絡表、意向確認書等がある。扱者は、一度に複数枚の紙文書を連続してスキャンさせることができる。

連続してスキャンされた紙文書は、１つの電子文書となるが、この電子文書は紙文書１枚ずつに対応するページが設定されている。すなわち、紙文書が３枚であれば、電子文書は３頁で構成されたものとなる。また、電子文書には、「SKMBT_C20309070309220.PDF」のように、支店、扱者、及びスキャンした日（2009年7月3日）をあらわす文字列が含まれたファイル名が付される。

電子文書は、作成され次第、支店スキャナー機から本社コンピュータに送信される。本社コンピュータ（画像データサーバー）は、受信した電子文書を、扱者ごとに分けて蓄積するようにしている。具体的には、本社コンピュータの記憶ユニット（内蔵ハードディスク等）に、支店別フォルダ、その下の階層の扱者別フォルダが形成されており、本社コンピュータが各扱者の電子文書を扱者別フォルダに振り分け、保存するようにしている（図３、図４）。

次に、本社コンピュータ（画像データサーバー）は、個々の電子文書をそれぞれ分割し、複数の画像データ形式のファイルに変換する（図２の「ＪＰＧ変換処理、ページ切り離し処理」）。分割は、電子文書のページ単位に行われる。変換される画像データ形式は、例えばＪＰＥＧとすることができる。電子文書が、ページ単位のＪＰＥＧ形式の画像データをそのまま含むものである場合は、当該画像データを抽出することにより、前記分割、変換の処理を行うことができる。そうでない場合は、電子文書のデータをページ単位でＪＰＥＧ形式の画像データに変換する等の処理を行う。

この実施形態では、電子文書の前記各ページは、比較的大きなサイズの表示用ファイルと、小さなサイズのサムネイル用の２種類の画像データのファイルに変換され、これらファイルには変換元の電子文書のファイル名にページ番号が付加されたファイル名が付与される。なお、支店、扱者、日付が同一の場合でも、電子文書には一意のファイル名が付与される。したがって、一度スキャニング作業を終了した後に書類の追加があった場合でも、容易に追加、スキャニング作業を行うことが可能である。

このように、画像データ形式のファイルは、電子文書のページ単位で、比較的大きなサイズの表示用と、比較的小さなサイズのサムネイル用の２種類が作成される。これらの画像データ形式のファイルは、電子文書とともに扱者別フォルダに保存され、後述の画像検索処理で利用される。

前記各大きなサイズの表示用、サムネイル用の画像データ形式のファイルに対しては、後述の書類情報ＤＢサーバーに登録された書類情報との関連付け処理が行われる（図２の「サムネイル一覧作成処理」）。この関連付けに関するデータは、画像インデックスＤＢサーバーにより保存される。前記データは、電子文書ごとの書類情報の各項目（支店、扱者、日付、ページ番号等）に各画像データ形式のファイルのファイル名を対応させたテーブル形式のデータとしている。

各支店スキャナー機から大量の電子文書が送信される場合、前記電子文書の画像データ形式への変換等の処理は、企業の業務終了後の夜間に行われるようにするとよい。

前記書類情報は、図２の右側の処理の流れに従って、スキャンされる紙文書ごとに、必要項目入力の処理が行われ、書類情報ＤＢサーバーの管理する書類情報データベースに蓄積される。この処理では、まず、扱者又は他の担当者が紙文書の内容を入力し、後述の検索で使用するデータを作成する。具体的には、本社コンピュータとネットワークを介して接続された支店のコンピュータにおいて、図５に示した入力画面により入力を行う。入力項目は、支店、扱者、スキャン日等とすることができる。必要な項目を入力し、画面の「提出管理表を計上する」ボタンをマウスの操作等により押すと、書類情報ＤＢサーバーにスキャンされた各紙文書の内容に関する書類情報が登録される。

次に、画像検索処理について説明する。画像検索処理は、前記電子文書から変換された画像形式のファイルを検索するためのものであり、目的の扱者フォルダの中から、抽出された候補の画像形式のファイルをサムネイル表示できるようになっている（図６〜図８）。

具体的には、本社コンピュータ又は本社コンピュータとネットワークを介して接続されたパソコンにおいて、図７に示した検索画面において、支店、扱者、日付等の事項を入力し、「検索開始」ボタンをマウスの操作等により押すと、本社コンピュータ又は前記パソコンが、インストールされた検索処理プログラムによって書類情報ＤＢサーバーが管理する書類情報データベースを検索し、入力項目に該当する書類情報データを一覧表示する。

そして、一覧表示において選択された支店、扱者、日付から画像インデックスＤＢサーバーが管理する画像インデックスデータベースを参照して、前記関連付けに関するデータに基づいて、検索対象の電子文書と関連付けられた画像形式のファイルを抽出し、画像データサーバーを経由して当該ファイルのサムネイル一覧が表示されるようになっている（図８）。

さらにサムネイル一覧の画面において、目的の画像をマウスの操作等により選択すると、これに対応する前記大きなサイズの表示用のファイルが読み込まれ、当該画像が拡大表示されるようになっている（図９）。この拡大された画像により書類内容のチェックを行い、印刷することができる。

画像形式のファイルは、ページ単位で分割されており、元の電子文書に比べてファイルサイズが小さいため、ネットワーク経由でも比較的迅速に読み出すことができる。また、サムネイル表示により、複数のページを一目で見渡せるので、目的のページを容易に見つけることができる。

以上がこの発明の実施形態であるが、この発明は、前述の実施形態に限定されるものではなく、適宜変更して実施することができる。

Claims (3)

1. 紙文書をスキャンして電子文書を作成する電子文書作成手段と、電子文書を所定のフォルダに振り分け、各電子文書を複数の部分に分割し、分割部分に対応する画像データを作成する画像データ作成手段からなることを特徴とする文書管理システム。
2. 各電子文書の書類情報を蓄積した書類情報データベースと、各電子文書の書類情報の項目と画像データとを関連付けたデータを蓄積した画像インデックスデータベースを備え、書類情報データベースを検索し、画像インデックスデータベースを参照して、検索対象の電子文書と関連付けられた画像データを抽出できるようにした請求項１記載の文書管理システム。
3. 複数の電子文書作成手段で作成された電子文書が、ネットワークを介して１つの画像データ作成手段に送信されるようにした請求項１又は２記載の文書管理システム。
   

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