JP2005038092A

JP2005038092A - 文書管理システム及び文書管理サーバ

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Publication number: JP2005038092A
Application number: JP2003198527A
Authority: JP
Inventors: Mayumi Nishimura; 真由美西村; Yuko Ogasawara; 優子小笠原
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-07-17
Filing date: 2003-07-17
Publication date: 2005-02-10

Abstract

【課題】効率的な文書管理を行うことができる文書管理システムを提供する。
【解決手段】クライアントパソコン１と、スキャン機能、プリンタ機能、配信機能、メール機能を持つ文書管理サーバ２とが少なくともネツトワーク接続された文書管理システムにおいて、文書管理サーバ２は、文書登録実行時にタイトル特定のタイトルが付いているかどうかを判別するタイトル判別部２１を有し、特定のタイトルが付いている場合は、自動的に印刷を行う機能を有する。
【選択図】図２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、クライアントパソコンと、スキャン機能、プリンタ機能、配信機能、メール機能を持つ文書管理サーバとが少なくともネットワーク接続された文書管理システム及び当該文書管理サーバに関する。
【０００２】
【従来の技術】
文書を管理するに際し、カテゴリ等で文書を分類する技術が、例えば、特許文献１、２のように知られている。
【特許文献１】特開２００２−２１５６４４公報
【特許文献２】特開２００２−２３００１０公報
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
従来の文書管理システムでは、文書の登録と同時に印刷やＦＡＸ送信など他の操作を自動的に実行することは不可能である。また従来の文書管理システムでは、文書情報を入力してから文書登録を実行して、その文書が登録完了した後、印刷を実行するという手間が掛かってしまう。
本発明は、効率的な文書管理を行うことができる文書管理システム及び文書管理サーバを提供することを目的とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、クライアントパソコンと、スキャン機能、プリンタ機能、配信機能、メール機能を持つ文書管理サーバとが少なくともネットワーク接続された文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、文書登録実行時にタイトル特定のタイトルが付いているかどうかを判別するタイトル判別部を有し、特定のタイトルが付いている場合は、自動的に印刷を行う機能を有する文書管理システムを最も主要な特徴とする。
請求項２記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、自動的にメール送信する文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項３記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、自動的に配信する文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項４記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、自動的にＦＡＸ送信する文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項５記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、自動的にファイル形式に変換する文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項６記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、文書コピー／移動する文書管理システムを主要な特徴とする。
【０００５】
請求項７記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、文書を書き出しする文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項８記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、署名することを特徴とする文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項９記載の発明は、請求項１ないし８に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、フォルダ判別部を有し、該フォルダ判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定のフォルダを指定したかどうかを判別し、特定のフォルダを指定した場合は、請求項１〜８の制御を行う文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項１０記載の発明は、請求項１ないし８に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、文書タイプ判別部を有し、該文書タイプ判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定の文書タイプを指定したかどうかを判別し、特定の文書タイプを指定した場合は、請求項１〜８の制御を行う文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項１１記載の発明は、請求項１ないし８に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、作成者判別部を有し、該作成者判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定の作成者を指定したかどうかを判別し、特定の作成者を指定した場合は、請求項１〜８の制御を行う文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項１２記載の発明は、請求項１ないし８に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、文書状態判別部を有し、該文書状態判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に文書状態「完成」を指定したかどうかを判別し、「完成」を指定した場合は、請求項１〜８の制御を行う文書管理システムを主要な特徴とする。
【０００６】
請求項１３記載の発明は、請求項１ないし８に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、登録日判別部を有し、該登録日判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定の登録日が付加されたかどうか判別し、特定の登録日が付加された場合は、請求項１〜８の制御を行う文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項１４記載の発明は、請求項１ないし８に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、保管期限判別部を有し、該保管期限判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定の保管期限を指定したかどうかを判別し、特定の保管期限を指定した場合は、請求項１〜８の制御を行う文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項１５記載の発明は、請求項１〜１４に記載の文書管理システムにおいて、文書管理を実行する制御を判別する方法は、あらかじめユーザーが設定ツールでクライアント毎に設定することが可能な文書管理システムを主要な特徴とする。
請求項１６記載の発明は、クライアントパソコンと少なくともネットワーク接続され、スキャン機能、プリンタ機能、配信機能、メール機能を持つ文書管理サーバにおいて、文書登録実行時にタイトル特定のタイトルが付いているかどうかを判別するタイトル判別部を有し、特定のタイトルが付いている場合は、印刷を行う機能を有する文書管理サーバを最も主要な特徴とする。
請求項１７記載の発明は、クライアントパソコンと少なくともネットワーク接続され、スキャン機能、プリンタ機能、配信機能、メール機能を持つ文書管理サーバにおいて、文書管理サーバはタイトル判別部と、フォルダ判別部と、文書タイプ判別部と、作成者判別部と、文書状態判別部と、登録日判別部と、保管期限判別部と、文書情報に応じたアクションを記憶する記憶手段とを備え、文書登録時に入力されたデータを上記各判別部により判別し、入力された文書情報に応じ予め登録されたアクションを実行した文書管理サーバを最も主要な特徴とする。本発明では、登録文書時にユーザーが入力したタイトル情報とあらかじめ設定した条件が一致した場合に、文書登録を行うと同時に登録以外のほかの処理を自動的に行うことにより、ユーザーの労力を低減できるようにする。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、図面により本発明の実施の形態を詳細に説明する。
図１は本発明の実施の形態に係る文書管理システムの全体構成図である。本文書管理システムは、クライアント（クライアントパソコン）１と、スキャン機能、プリンタ機能、配信機能、メール機能を持つ文書管理サーバ２と、プリンタ機能、スキャナ機能等を併せ持つ複合機（画像形成装置）３とがネットワーク４で接続されることで構成されている。
図２は本発明の実施の形態に係る文書管理システムの要部をなす文書管理サーバの機能ブロック図である。文書管理サーバ２は、タイトル判別部２１、フォルダ判別部２２、文書タイプ判別部２３、作成者判別部２４、文書状態判別部２５、登録日判別部２６、保管期限判別部２７を有する。
このような文書管理システムの文書管理サーバ２を用いた操作について図３に示した文書管理サーバ２の設定画面を用いて説明する。
まずユーザーがあらかじめ自動的に実行するための条件や条件に満たした場合の操作を設定ツールで設定する。例えば、「印刷」や「ＦＡＸ送信」にチェックを付けてＯＫボタン押下すると、印刷やＦＡＸ送信を実行するための条件設定ダイアログが表示され、詳細条件設定ができるようになる。その詳細条件設定で、文書情報やフォルダ情報などの条件を設定することができる。これら設定された条件は文書管理サーバのハードディスクやメモリ等の記憶手段に記憶される。
項目間条件は、必ず「ＡＮＤ」か「ＯＲ」のどっちかを設定することになっており、例えば、同図に示したように、印刷を実行するための条件設定で項目間条件を「ＡＮＤ」にチェックを付けると、登録しようとしている文書の文書情報のフォルダが「印刷フォルダ」であって、かつ作成者が「ＡＡＡ」の場合に一致するので、その文書を登録すると同時に印刷を実行することができる。
また、ＦＡＸ送信を実行するための条件設定では、項目間条件を「ＯＲ」にチェックを付けると、登録しようとしている文書の文書情報のタイトルが「ＡＢＣ社」または文書状態が「完成」のいずれかと一致したら、その文書を登録すると同時にＦＡＸ送信を実行することができる。
印刷の詳細設定やＦＡＸ送信の宛て先設定などは、設定ツールで「印刷」にチェックを付けると、印刷の詳細設定ボタンが半輝度から輝度になり、そのボタンを押すと、図４に示すような印刷の詳細設定ダイアログが表示され、印刷の詳細設定ができる。更に印刷の詳細設定にあるプロパティボタン押下すると、両面とか集約など細かい設定をすることができる。
一方、「ＦＡＸ送信」にチェックを付けると、宛て先設定ボタンが半輝度から輝度になり、そのボタンを押すと、図５に示すような宛て先設定ダイアログが表示され、宛て先指定ができ、また、宛て先設定にあるアドレス帳ボタン押下すると、ユーザーがあらかじめ登録してあるアドレス帳から宛て先を指定することができる。
【０００８】
なお、設定ツールとしては図３に示したように“印刷”、“メール送信”、“配信”、“ＦＡＸ送信”等のアクション以外に“文書コピー／移動”、“ファイル形式変換”、“文書書き出し”、“署名”等のアクションが考えられる。
図３に示した詳細条件設定画面において、「すべて同じ条件にする」にチェックを付けると、例えば、印刷実行するための条件を入力すると、ＦＡＸ送信を実行するための条件も印刷実行するための条件設定と同じ条件すべて自動的に入力される。「すべて同じ条件にする」にチェックを付けない場合は、印刷実行するための条件設定やＦＡＸ送信を実行するための条件設定などそれぞれ異なる条件を入力することができる。
【０００９】
設定ツールで何にも設定しない場合は、図６に示したように、従来の文書管理システムと同じく、文書登録と同時に他の操作を自動的に実行せずそのまま文書を登録することができる。この場合、文書登録時に入力した文書情報をもとにタイトル判別部２１で文書情報入力したタイトルとユーザーとがあらかじめ設定ツールで設定された条件と一致するかどうか判別し、条件が一致した場合は、文書登録実行開始と同時にユーザーが設定ツールで設定した通り、自動的に印刷やメール送信や配信などが実行される。
タイトル判別部２１だけでなく、フォルダ判別部２２で、文書情報入力時に保存先指定したフォルダとユーザーがあらかじめ設定ツールで設定した特定のフォルダが一致するかどうか判別し、特定のフォルダと一致した場合、文書登録実行開始と同時にユーザーが設定ツールで設定した通り、自動的に印刷やメール送信や配信などが実行される。
文書タイプ判別部２３で、文書情報入力時に指定した文書タイプとユーザーがあらかじめ設定した特定の文書タイプが一致するかどうか判別し、特定の文書タイプと一致した場合、文書登録実行開始と同時にユーザーが設定ツールで設定した通り、自動的に印刷やメール送信や配信などが実行される。
作成者判別部２４で、文書情報入力時に指定した作成者とユーザーがあらかじめ設定ツールで設定した特定の作成者が一致するかどうか判別し、特定の作成者と一致した場合、文書登録実行開始と同時にユーザーが設定ツールで設定した通り、自動的に印刷やメール送信や配信などが実行される。
文書状態判別部２５で、文書情報入力時に文書状態が「完成」を指定した場合、文書登録開始と同時にユーザーが設定ツールで設定した通り、自動的に印刷やメール送信や配信などが実行される。
登録日判別部２６で、文書情報入力時に自動的に設定される登録日とユーザーがあらかじめ設定ツールで設定した特定の登録日が一致するかどうか判別し、特定の登録日と一致した場合、文書登録実行開始と同時にユーザーが設定ツールで設定した通り、自動的に印刷やメール送信や配信などが実行される。
保管期限判別部２７で、文書情報入力時に指定した保管期限とユーザーがあらかじめ設定ツールで設定した特定の保管期限が一致するかどうか判別し、特定の保管期限と一致した場合、文書登録実行開始と同時にユーザーが設定ツールで設定した通り、自動的に印刷やメール送信や配信などが実行される。
【００１０】
図７は本発明の文書管理システムにおける制御フロー図である。上述した制御内容をまとめたものである。まず、ファイル・アプリケーション・スキャナなどから文書登録し（Ｓ１）、次に図６に示したような文書情報入力画面にて登録する文書に関する情報を入力する（Ｓ２）。その後、文書管理サーバ２の各判別部２１〜２７にて入力した文書情報を判別し、たとえば、図３〜図５にて説明したような予め設定されている条件と一致するか否か判断する。すなわち、入力した文書情報の“タイトル”、“フォルダ”、“文書タイプ”、“作成者”、“文書状態”、“登録日”、“保管期限”の条件に合致する設定があるか否か判断する（Ｓ３）。もし、入力された文書情報が登録されている条件と合致した場合（ステップＳ３で“Ｙ”）、設定された内容に応じ、文書登録実行と同時に“印刷”、“メール送信”、“配信”、“ＦＡＸ送信”、“文書コピー／移動”、“ファイル形式変換”、“文書書き出し”、“署名”等の処理（アクション）を実行する（Ｓ５）。
一方、入力した文書情報と予め設定されている条件とが一致しない場合（ステップＳ３にて“Ｎ”）、文書登録のみ実行する。
【００１１】
【発明の効果】
以上説明したように、請求項１においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルが付いている場合は、文書登録実行と同時に自動的に印刷実行することができる。
請求項２においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルが付いている場合は、文書登録実行と同時に自動的にメール送信することができる。
請求項３においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルが付いている場合は、文書登録実行と同時に自動的に配信することができる。
請求項４においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルが付いている場合は、文書登録実行と同時に自動的にＦＡＸ送信することができる。
請求項５においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルが付いている場合は、文書登録実行と同時に自動的にファイル形式に変換することができる。
請求項６においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルが付いている場合は、文書登録実行と同時に自動的に文書コピー／移動をすることができる。
【００１２】
請求項７においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルが付いている場合は、文書登録実行と同時に自動的に文書書き出しをすることができる。
請求項８においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルが付いている場合は、文書登録実行と同時に自動的に署名することができる。
請求項９においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルだけでなく、特定のフォルダを指定した場合は、文書登録実行と同時に請求項１〜８の制御を自動的に実行することもできる。
請求項１０においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルだけでなく、特定の文書タイプを指定した場合は、文書登録実行と同時に請求項１〜８の制御を自動的に実行することもできる。
請求項１１においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルだけでなく、特定の作成者を指定した場合は、文書登録実行と同時に請求項１〜８の制御を自動的に実行することもできる。
請求項１２においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルだけでなく、文書状態に「完成」を指定した場合は、文書登録実行と同時に請求項１〜８の制御を自動的に実行することもできる。
請求項１３においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルだけでなく、特定の登録日が付加された場合は、文書登録実行と同時に請求項１〜８の制御を自動的に実行することもできる。
請求項１４においては、文書登録時、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定しておいた特定のタイトルだけでなく、特定の保管期限を指定した場合は、文書登録実行と同時に請求項１〜８の制御を自動的に実行することもできる。
請求項１５においては、登録文書を自動的に実行する制御を判別する方法は、あらかじめユーザーが自由に設定することができ、クライアント毎の設定に従って制御することができる。
請求項１６および１７においては、ユーザーがあらかじめ設定ツールで設定した特定の情報が文書登録時に入力された場合には、文書登録実行と同時に自動的に予め設定したアクションを実行することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの全体構成図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る文書管理システムの要部をなす文書管理サーバの機能ブロック図である。
【図３】自動的に実行する操作を設定する設定ツールを示す図である。
【図４】印刷詳細設定を示す図である。
【図５】ＦＡＸ送信の宛先設定を示す図である。
【図６】文書情報入力を示す図である。
【図７】本発明の文書管理システムにおける制御フロー図である。
【符号の説明】
１クライアントパソコン
２文書管理サーバ
３複合機
４ネットワーク
２１タイトル判別部
２２フォルダ判別部
２３文書タイプ判別部
２４作成者判別部
２５文書状態判別部
２６登録日判別部
２７保管期限判別部

Claims

クライアントパソコンと、スキャン機能、プリンタ機能、配信機能、メール機能を持つ文書管理サーバとが少なくともネットワーク接続された文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、特定のタイトルが付いているかどうかを判別するタイトル判別部を有し、文書登録実行時に入力した文書情報に特定のタイトルが付いている場合は、文書登録実行と共に印刷を行う機能を有することを特徴とする文書管理システム。
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、自動的にメール送信することを特徴とする文書管理システム。
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、自動的に配信することを特徴とする文書管理システム。
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、自動的にＦＡＸ送信することを特徴とする文書管理システム。
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、自動的にファイル形式に変換することを特徴とする文書管理システム。
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、文書コピー／移動することを特徴とする文書管理システム。
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、文書を書き出しすることを特徴とする文書管理システム。
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、タイトル判別部により、特定のタイトルが付いているかどうかを判別し、特定のタイトルが付いている場合は、署名することを特徴とする文書管理システム。
請求項１ないし８に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、フォルダ判別部を有し、該フォルダ判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定のフォルダを指定したかどうかを判別し、特定のフォルダを指定した場合は、請求項１〜８の制御を行うことを特徴とする文書管理システム。
請求項１ないし８に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、文書タイプ判別部を有し、該文書タイプ判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定の文書タイプを指定したかどうかを判別し、特定の文書タイプを指定した場合は、請求項１〜８の制御を行うことを特徴とする文書管理システム。
請求項１ないし８に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、作成者判別部を有し、該作成者判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定の作成者を指定したかどうかを判別し、特定の作成者を指定した場合は、請求項１〜８の制御を行うことを特徴とする文書管理システム。
請求項１ないし８に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、文書状態判別部を有し、該文書状態判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に文書状態「完成」を指定したかどうかを判別し、「完成」を指定した場合は、請求項１〜８の制御を行うことを特徴とする文書管理システム。
請求項１ないし８に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、登録日判別部を有し、登録日判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定の登録日が付加されたかどうか判別し、特定の登録日が付加された場合は、請求項１〜８の制御を行うことを特徴とする文書管理システム。
請求項１ないし８に記載の文書管理システムにおいて、文書管理サーバは、保管期限判別部を有し、該保管期限判別部により、文書登録実行時に入力した文書情報に特定の保管期限を指定したかどうかを判別し、特定の保管期限を指定した場合は、請求項１〜８の制御を行うことを特徴とする文書管理システム。
請求項１〜１４に記載の文書管理システムにおいて、文書管理を実行する制御を判別する方法は、あらかじめユーザーが設定ツールでクライアント毎に設定することが可能な文書管理システム。
クライアントパソコンと少なくともネットワーク接続され、スキャン機能、プリンタ機能、配信機能、メール機能を持つ文書管理サーバにおいて、文書登録実行時に特定の情報が付与されたか否かを判別する判別部を有し、特定の情報が付与された文書の場合に文書登録と同時に予め設定されたアクションを実行することを特徴とする文書管理サーバ。
クライアントパソコンと少なくともネットワーク接続され、スキャン機能、プリンタ機能、配信機能、メール機能を持つ文書管理サーバにおいて、文書管理サーバはタイトル判別部と、フォルダ判別部と、文書タイプ判別部と、作成者判別部と、文書状態判別部と、登録日判別部と、保管期限判別部と、文書情報に応じたアクションを記憶する記憶手段とを備え、文書登録時に入力されたデータを上記各判別部により判別し、入力された文書情報に応じ予め登録されたアクションを実行したことを特徴とする文書管理サーバ。