JP5040238B2

JP5040238B2 - 会議資料管理プログラム、会議資料管理装置

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Publication number: JP5040238B2
Application number: JP2006267739A
Authority: JP
Inventors: 一輝大門
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2006-09-29
Filing date: 2006-09-29
Publication date: 2012-10-03
Anticipated expiration: 2026-09-29
Also published as: JP2008090383A

Description

本発明は、会議に関連して作成される電子化された会議資料の管理プログラムおよび管理装置に関する。

電子会議において資料を利用する場合、次のようにして利用する場合が少なくない。すなわち、資料提供者等の会議参加者若しくはサーバ管理者がファイルサーバにフォルダを予め作成しておく。そして、資料提供者は、電子化した資料をファイルサーバの所定のフォルダに会議開始前に格納しておく。そして、会議の進行中に発表者がその資料を所定のフォルダから読み出して会議室設置の共有画面に表示したり、参加者が個々に所定のフォルダから資料を読み出して、各自が使用するクライアント（ＰＣ）のディスプレイに表示したりしながら会議を行う。また、会議中若しくは会議後に新たに作成された議事録等の当該会議に関する資料は、前述したフォルダに格納されることで会議メンバに共有される。そして、使用がフォルダに格納されたことを、電子メール等を利用して会議メンバに知らせる。

ところで、以上のような会議形態に適合したシステムが種々提案されている（例えば、特許文献１〜４）。

特開２００４−２１３２７１号公報特開２０００−９２０４８号公報特開平６−２６６６３２号公報特開２００４−１３６３２号公報

しかしながら、従来において、資料を格納しておくフォルダは、会議メンバの誰かによって資料を利用する会議体が特定できるような名称で作成し、フォルダの作成場所（ファイルサーバ、ディスク等）と名称を会議メンバに展開しなければならなかった。また、会議メンバは、資料の格納場所やフォルダ名を覚えておかなければならない。もちろん、各ユーザが１つ若しくは数少ない会議にしか参加していなければ、記憶に頼ることは可能かもしれないが、多数の会議に参加した場合には、その会議とフォルダの格納場所等を対応付けして覚えておくことは、必ずしも容易なことではない。

また、会議が突発的に実施されることになった場合、フォルダの準備ができない場合もあり、会議資料の整理や取扱いに混乱を招いてしまう可能性がある。

本発明は、会議に用いる電子化された会議資料の格納や参照等会議資料の利用の便宜を図ることを目的とする。

以上のような目的を達成するために、本発明に係る会議資料管理装置は、電子化された会議資料ファイルの格納場所の特定情報を会議に対応付けて保持する格納場所情報テーブルに、会議の開始時に当該会議のメンバで共有する会議資料ファイルの格納場所の特定情報を当該会議に対応付けて設定登録する格納場所情報設定登録手段と、ユーザの識別情報と、当該ユーザの会議への出席時刻情報及び退席時刻情報とを会議に対応付けた参加履歴情報を保持する参加履歴情報テーブルに、ユーザの会議への出席に応じて当該ユーザの識別情報と当該ユーザの出席時刻情報とを会議に対応付けた参加履歴情報を登録すると共に、ユーザの会議からの退席又は会議の終了に応じて、前記参加履歴情報テーブルに登録されている当該ユーザの当該会議における参加履歴情報に退席時刻情報を設定登録する参加履歴情報設定登録手段と、日時情報が指定された会議資料ファイルに対する処理要求の入力に応じて、その日時情報と処理要求をしたユーザの識別情報に基づき前記参加履歴情報テーブルを参照して前記処理要求をしたユーザが前記処理要求で指定した日時に出席していたことを示す参加履歴情報を特定し、当該特定した参加履歴情報に基づき前記処理要求の対象とされた前記会議資料ファイルの格納場所を特定する格納場所特定処理手段とを有することを特徴とする。

本発明に係る会議資料管理プログラムは、コンピュータを、電子化された会議資料ファイルの格納場所の特定情報を会議に対応付けて保持する格納場所情報テーブルに、会議の開始時に当該会議のメンバで共有する会議資料ファイルの格納場所の特定情報を当該会議に対応付けて設定登録する格納場所情報設定登録手段、ユーザの識別情報と、当該ユーザの会議への出席時刻情報及び退席時刻情報とを会議に対応付けた参加履歴情報を保持する参加履歴情報テーブルに、ユーザの会議への出席に応じて当該ユーザの識別情報と当該ユーザの出席時刻情報とを会議に対応付けた参加履歴情報を登録すると共に、ユーザの会議からの退席又は会議の終了に応じて、前記参加履歴情報テーブルに登録されている当該ユーザの当該会議における参加履歴情報に退席時刻情報を設定登録する参加履歴情報設定登録手段、日時情報が指定された会議資料ファイルに対する処理要求の入力に応じて、その日時情報と処理要求をしたユーザの識別情報に基づき前記参加履歴情報テーブルを参照して前記処理要求をしたユーザが前記処理要求で指定した日時に出席していたことを示す参加履歴情報を特定し、当該特定した参加履歴情報に基づき前記処理要求の対象とされた前記会議資料ファイルの格納場所を特定する格納場所特定処理手段として機能させるためのものである。

また、前記コンピュータを更に、ユーザにより入力された会議資料ファイルの登録処理要求に応じて、前記格納場所特定処理手段により特定された格納場所へ当該会議資料ファイルを格納する会議資料処理手段として機能させる。

また、前記コンピュータを更に、ユーザにより入力された会議資料ファイルの参照処理要求に応じて、前記格納場所特定処理手段により特定された格納場所から当該会議資料ファイルを読み出す会議資料処理手段として機能させる。

また、前記格納場所情報設定登録手段は、会議の開始時に当該会議のメンバで共有する会議資料ファイルの格納場所を生成する。

本発明によれば、日時を入力指定するだけで、ユーザがその日時に参加していた会議に関連した会議資料の格納先を特定することができる。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

図１は、本実施の形態における電子会議システムの全体構成図である。図１には、会議室に設置される発表者端末装置１０及び参加者端末装置２０と、個人端末装置３０と、文書管理サーバ４０と会議制御サーバ５０とがネットワーク２にて接続された構成が示されている。発表者端末装置１０は、会議で使用する会議資料を提供したり、議事進行や共有画面（図示せず）の切替操作等会議をモデレートしたりするユーザ（以下「発表者」と総称）が使用する端末装置であってディスプレイ１１とＩＣカードリーダ１２とが接続されている。参加者端末装置２０は、会議室１の各座席に配置され、会議の出席者が個々に使用する端末装置であってディスプレイ２１とＩＣカードリーダ２２とが接続されている。個人端末装置３０は、会議室１の内外にかかわらずユーザが個人的に使用する端末装置であって、本実施の形態では、事務所内の自分の座席に設定されていることを想定している。個人端末装置３０にもディスプレイ３１とＩＣカードリーダ３２とが接続されている。文書管理サーバ４０は、本システムのユーザによって使用される会議資料等の電子化された文書を保持管理する。会議制御サーバ５０は、本システムに含まれる各種装置と連携動作しながら電子会議の実行制御を行う。

本願において電子会議システムというのは、上記システム構成からも理解できるように、必ずしも遠隔地間を接続して実施する会議に限定されるものではなく、発表者端末装置１０や参加者端末装置２０などのコンピュータを利用しながら行われる会議のことを総称している。本実施の形態における電子会議システムは、発表者端末装置１０、参加者端末装置２０、文書管理サーバ４０及び会議制御サーバ５０を主要部とする、個人端末装置３０を示した構成を有しており、このシステム構成に後述する処理機能を組み込んで実施するのに好適である。

図２は、本実施の形態における会議制御サーバ５０を形成するコンピュータのハードウェア構成図である。本実施の形態における会議制御サーバ５０は、従前から存在する汎用的なハードウェア構成で実現できる。すなわち、会議制御サーバ５０は、図２に示したようにＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）５０４を接続したＨＤＤコントローラ５０５、入力手段として設けられたマウス５０６及びキーボード５０７、表示装置として設けられたディスプレイ５０８をそれぞれ接続する入出力コントローラ５０９、通信手段として設けられたネットワークコントローラ５１０を内部バス５１１に接続して構成される。

本実施の形態における文書管理サーバ４０もハードウェア構成としては、図２に示した構成と同様でよい。また、発表者端末装置１０、参加者端末装置２０及び個人端末装置３０は、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）により実現することを想定しているので、ハードウェアの基本構成としては、図２とほぼ同様でよい。ただ、本実施の形態の場合、各端末装置１０〜３０を使用するユーザを認証し、また識別するためにＩＣカードリーダが接続されることになる。

図３は、本実施の形態における電子会議システムのブロック構成図である。図３において、発表者端末装置１０は、通信処理部１３、カードＩＤ読取部１４、文書処理部１５及び発表者端末用会議制御部１６を有している。通信処理部１３は、他のコンピュータ２０〜５０とネットワーク２を介して情報通信を行う。カードＩＤ読取部１４は、ＩＣカードリーダ１２と協調動作して発表者が携帯するＩＣカードに記録されたカードＩＤを読み取る。文書処理部１５は、文書編集アプリケーションを実行するなどして登録、編集等電子文書に対する処理を実行する。発表者端末用会議制御部１６は、他の構成要素１３〜１５、更には会議制御サーバ５０と連携動作しながら発表者端末装置１０を発表者が使用する端末装置として動作させることによって電子会議の実行制御を行う。発表者端末装置１０における各構成要素１３〜１６は、発表者端末装置１０を実現するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。

参加者端末装置２０は、通信処理部２３、カードＩＤ読取部２４、文書処理部２５及び参加者端末用会議制御部２６を有している。通信処理部２３は、他のコンピュータ１０，３０〜５０とネットワーク２を介して情報通信を行う。カードＩＤ読取部２４は、ＩＣカードリーダ２２と協調動作して参加者が携帯するＩＣカードに記録されたカードＩＤを読み取る。文書処理部２５は、文書編集アプリケーションを実行するなどして登録、編集等電子文書に対する処理を実行する。参加者端末用会議制御部２６は、他の構成要素２３〜２５、更には会議制御サーバ５０と連携動作しながら参加者端末装置２０を参加者が使用する端末装置として動作させることによって電子会議の実行制御を行う。参加者端末装置２０における各構成要素２３〜２６は、参加者端末装置２０を実現するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。

個人端末装置３０は、通信処理部３３、カードＩＤ読取部３４、文書処理部３５、時間情報入力部３７及び個人端末用会議制御部３６を有している。通信処理部３３は、他のコンピュータ１０，２０，４０〜５０とネットワーク２を介して情報通信を行う。カードＩＤ読取部３４は、ＩＣカードリーダ３２と協調動作してユーザが携帯するＩＣカードに記録されたカードＩＤを読み取る。文書処理部３５は、文書編集アプリケーションを実行するなどして登録、編集等電子文書に対する処理を実行する。時間情報入力部３７は、ユーザにより指定される時間情報を入力する。個人端末用会議制御部３６は、他の構成要素３３〜３５，３７更には会議制御サーバ５０と連携動作しながら個人端末装置３０を電子会議システムと連携動作できるように電子会議の実行制御を行う。個人端末装置３０における各構成要素３３〜３７は、個人端末装置３０を実現するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。

文書管理サーバ４０は、通信処理部４１、文書管理部４２及び文書データベース（ＤＢ）４３を有している。通信処理部４１は、他のコンピュータ１０〜３０，５０とネットワーク２を介して情報通信を行う。文書データベース４３には、会議に用いる会議資料や会議終了後に作成される議事録等電子化された文書を記憶する手段であり、文書管理部４２は、文書データベース４３に電子文書を登録して本システムで管理する電子文書の保持管理を行う。文書管理サーバ４０における各構成要素４１〜４２は、文書管理サーバ４０を実現するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、文書データベース４３は、文書管理サーバ４０に搭載された外部記憶装置にて実現される。

会議制御サーバ５０は、通信処理部５１、ユーザ認証処理部５２、会議ＩＤ決定処理部５３、フォルダ生成処理部５４、参加履歴情報管理部５５、会議情報管理部５６及び会議システム全体制御部５７を有している。通信処理部５１は、他のコンピュータ１０〜４０とネットワーク２を介して情報通信を行う。ユーザ認証処理部５２は、各端末装置１０〜３０からのユーザ認証要求に応じてユーザ認証を行う。会議ＩＤ決定処理部５３は、開催される会議を識別する情報として会議ＩＤを決定する。フォルダ生成処理部５４は、新たなフォルダを生成して、その生成したフォルダから特定される格納先情報と当該フォルダを用いて電子文書を管理する会議の会議ＩＤとを対応付けして格納先情報テーブル６２に登録する。本実施の形態では、フォルダの生成先を文書管理サーバ４０としているので、厳密には文書管理サーバ４０へのフォルダの生成依頼及び格納先情報テーブル６２を用いた格納先情報の管理を行うことになる。参加履歴情報管理部５５は、参加履歴情報テーブル６１を用いて各ユーザの会議への参加履歴を保持管理する。会議情報管理部５６は、会議を管理するための情報を会議情報データベース（ＤＢ）６３を用いて保持管理する。なお、会議情報データベース（ＤＢ）６３にて一括して保持される情報には、例えば技術開発部や総務部などの部署、事業部長や課長などの役職等会議を行う単位グループ（以下、「会議体」）に関する情報、会議を行う開催日時、場所、会議体等会議に関する情報、会議室の設置場所等会議室に関する情報、会議室に設置された各種機器に関する情報、ユーザの識別情報（ユーザＩＤ）、ユーザが保有するＩＣカードの情報（カードＩＤ）、ユーザの氏名、所属会議体等ユーザに関する情報等が含まれる。会議システム全体制御部５７は、他の構成要素５１〜５６更には他のコンピュータ１０〜４０と連携動作しながら電子会議システムが提供できるように電子会議全体の実行制御を行う。

なお、本実施の形態では、本実施の形態の実施に必要な情報を基本的に会議情報管理部５６に管理させるようにしたが、ユーザに関する情報やユーザＩＤとパスワードとを対応付けしたユーザ認証情報等電子会議システムに特化する必要のない情報は、図３に示した構成に限定せずに別のサーバコンピュータにて保持管理させるようにしてもよい。

会議制御サーバ５０における各構成要素５１〜５７は、会議制御サーバ５０を実現するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、参加履歴情報テーブル６１、格納先情報テーブル６２及び会議情報データベース（ＤＢ）６３は、会議制御サーバ５０に搭載された外部記憶装置あるいはＲＡＭにて実現される。

また、各コンピュータ１０〜５０に搭載される各種プログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納して提供することも可能である。

図４には、会議情報データベース６３に登録されている各種情報のうち、本実施の形態において用いるＩＣカード情報と会議体情報とが示されている。ＩＣカード情報は、ユーザ認証の際に利用される情報であって、各ユーザが携帯するＩＣカードのカードＩＤと当該ユーザのユーザＩＤとが対応付けして形成される。会議体情報は、各会議対に所属するユーザを特定させるための情報であって、各会議体の識別情報（図４では会議体名称）に、当該会議体に所属するユーザのユーザＩＤを対応付けして形成される。

次に、本実施の形態における動作について説明する。まず、電子会議を開始してから終了するまでの間に実施される会議制御サーバ５０における処理について図５に示したフローチャートを用いて説明する。

まず、会議の発表者は、発表者端末装置１０に接続されたＩＣカードリーダ１２から携帯しているＩＣカードを読み取らせる。このユーザ操作に応じてカードＩＤ読取部１４がＩＣカードに記録されているカードＩＤを読み取ると、発表者端末用会議制御部１６は、通信処理部１３を介して当該カードＩＤ及びユーザ入力されたパスワードを含むユーザ認証要求を会議制御サーバ５０へ送信する。

会議制御サーバ５０において、会議システム全体制御部５７は、通信処理部１３を介して情報が入力されると、それがユーザ認証要求であった場合（ステップ１０１）、ユーザ認証処理部５２にユーザ認証を指示する（ステップ１０２）。すなわち、ユーザ認証処理部５２は、この指示に応じて図４に示したＩＣカード情報を参照に、入力されたカードＩＤから対応するユーザＩＤを取得し、そのユーザＩＤと、入力されたパスワードによってユーザ認証を行う（ステップ１０２）。なお、ここでは、ユーザの認証に成功したものとして説明を続ける。

ユーザ認証後、会議システム全体制御部５７は、図４に示した会議体情報を参照することによって認証されたユーザが所属する会議体を特定する（ステップ１０３）。もし、当該ユーザが複数の会議体に所属していれば、その会議体のリストを発表者端末装置１０のディスプレイ１１に表示させ、その中から会議を開催する会議体を選択させる。このようにして、会議を開催する会議体を特定すると、会議システム全体制御部５７は、会議ＩＤ決定処理部５３に、当該会議を識別可能な識別情報（会議ＩＤ）を決定させる（ステップ１０４）。そして、会議システム全体制御部５７は、参加履歴情報の生成を指示する。

参加履歴情報管理部５５は、この指示に応じて参加履歴情報を生成して参加履歴情報テーブル６１に設定登録する（ステップ１０５）。この参加履歴情報は、図６に示したようにユーザＩＤ、出席時刻、退席時刻及び会議ＩＤを対応付けして生成される。従って、参加履歴情報管理部５５は、会議システム全体制御部５７から通知されてきたユーザＩＤ及び会議ＩＤ、更に当該ユーザが会議に出席した時刻、具体的には現時点の日時、時刻を出席時刻にそれぞれ設定して参加履歴情報を新たに生成し、この参加履歴情報を参加履歴情報テーブル６１に登録する。なお、このようにして生成された参加履歴情報を参照することで、当該ユーザが会議ＩＤによって識別される会議に出席したことを認識することができる。ただ、この時点では当該ユーザは退席していないので、まだ退席していないことを示すデータとして、図６の最後尾のレコードに例示したように退席時刻に“９９：９９”を設定する。

以上のようにして参加履歴情報が生成されると、続いてフォルダ生成処理部５４は、当該会議を行うメンバで共有する電子文書を保存するためのフォルダを生成する（ステップ１０６）。本実施の形態では、フォルダの生成先を文書管理サーバ４０としているので、より正確に言うと、フォルダ生成処理部５４は、文書管理サーバ４０の文書管理部４２にフォルダの生成を依頼することになる。依頼に応じて生成されたフォルダにより特定される共有文書の格納先情報が文書管理サーバ４０から返信されてくると、フォルダ生成処理部５４は、その格納先情報と当該会議の会議ＩＤとを対応付けして格納先情報テーブル６２に設定登録する。この格納先情報テーブル６２への設定登録例を図７に示す。

以上のようにして、会議開始時に会議開催のための環境設定が行われた後、続けて行われる処理について同じく図５を用いて説明する。

会議への出席者は、会議室１に設置されたいずれかの参加者端末装置２０に接続されたＩＣカードリーダ２２から携帯しているＩＣカードを読み取らせる。このユーザ操作に応じてカードＩＤ読取部２４がＩＣカードに記録されているカードＩＤを読み取ると、参加者端末用会議制御部２６は、通信処理部２３を介して当該カードＩＤ及びユーザ入力されたパスワードを含むユーザ認証要求を会議制御サーバ５０へ送信する。

会議制御サーバ５０において、会議システム全体制御部５７は、通信処理部５１を介して情報が入力されると、それがユーザ認証要求であった場合（ステップ１０７でＹ）、ユーザ認証処理部５２にユーザ認証を指示することによってユーザ認証を行う（ステップ１０８）。このユーザ認証処理は、ステップ１０２と同様なので説明を省略する。また、ここでは、ユーザの認証に成功したものとして説明を続ける。

そして、ステップ１０３と同様に、どの会議体による会議に参加するのかを当該ユーザにディスプレイ２１に表示した会議体リストの中から選択させるようにしてもよいが、本実施の形態では、発表者端末装置１０を使用する発表者のユーザ認証時に会議体はすでに特定できているので、ユーザ認証要求を発信した参加者端末装置２０と同じ会議室１に設置された発表者端末装置１０を使用する発表者と同じ会議体を自動選択するようにした。また、当該会議体が開催する会議に対応させて会議ＩＤが決定されていることは明らかなので、ここで会議ＩＤを新たに生成しない。また、開催する会議に対応させてフォルダをすでに生成しているので、ここで生成する必要はない。

続いて、会議システム全体制御部５７は、参加履歴情報の生成を参加履歴情報管理部５５に指示し、参加履歴情報管理部５５には、この指示に応じて参加履歴情報を生成し、その参加履歴情報を参加履歴情報テーブル６１に設定登録する（ステップ１０９）。なお、この処理は、上記ステップ１０５と同じなので説明を省略する。

続いて、会議制御サーバ５０にユーザ認証要求ではなく（ステップ１０７でＮ）、ユーザの退席要求が入力された場合、会議システム全体制御部５７は、参加履歴情報管理部５５に退席処理を指示する（ステップ１１０でＹ）。参加履歴情報管理部５５は、この指示に応じて、参加履歴情報テーブル６１を参照することによって、入力された退席要求に含まれているユーザＩＤと会議ＩＤから参加履歴情報を特定し、その参加履歴情報に含まれる退席時刻に当該ユーザが会議を退席した時刻、具体的には現時点の日時、時刻を設定する（ステップ１１１）。

以上のように、本実施の形態によれば、各ユーザの会議への出席時刻及び退席時刻を参加履歴情報に設定するようにしたので、各ユーザの会議への参加状況を把握することができる。図６に示した登録例によると、ユーザＩＤ“１０１”のユーザは、会議ＩＤ“１”で識別されるｙ１年ｍ１月ｄ１日の会議に１０時００分から１０時５０分まで出席した後、場所を移動して会議ＩＤ“３”で識別される会議に１１時００分から１１時３０分まで参加している。その後、当該ユーザは、１１時４０分に会議ＩＤ“１”で識別される会議に戻り、１２時３０分まで参加していたことが把握できる。また、ユーザＩＤ“１０２”及び“１０３”の各ユーザは、共に会議ＩＤ“２”で識別されるｙ１年ｍ１月ｄ２日（本日）の会議に１０時００分に参加しているが、このうちユーザＩＤ“１０２”のユーザは、１１時１０分に退席している。一方、ユーザＩＤ“１０３”のユーザは、退席時刻に“９９：９９”が設定されていることから進行中の会議に参加している状況にある。

続いて、会議制御サーバ５０にユーザ認証要求でも退席要求でも会議の終了要求でもない要求が入力された場合（ステップ１０７，１１０，１１２でいずれもＮ）、その要求で指定された処理を実行する（ステップ１１３）。ステップ１１３で行う処理として、例えば、次のような処理がある。各端末装置１０〜３０からの会議ＩＤが指定された格納先情報の取得要求が送られてくると、会議システム全体制御部５７は、その取得要求に含まれている会議ＩＤに対応して記憶された格納先情報を格納先情報テーブル６２から取り出して返信する。

最後に、会議制御サーバ５０に会議終了要求が入力された場合（ステップ１１２でＹ）、会議システム全体制御部５７は、参加履歴情報管理部５５に参加履歴情報の更新を指示する。具体的に言うと、参加履歴情報管理部５５は、会議終了要求に含まれている会議ＩＤが設定されている参加履歴情報を参加履歴情報テーブル６１から抽出し、その抽出した参加履歴情報の中から更に退席時刻に“９９：９９”が設定されている参加履歴情報を抽出し、その抽出した参加履歴情報の退席時刻に現時点の日時、時刻を設定する（ステップ１１４）。このように、会議参加中のユーザの参加履歴情報の退席時刻に現時点の時刻を設定することで、終了する会議への出席者全員を退席させる。

本実施の形態では、以上説明したように会議へ出席するときに参加履歴情報を生成すると共に出席時刻を記録し、また会議から退席するとき又は会議が終了するときには退席時刻を記録するようにして、各ユーザの会議への参加状況を把握できるようにした。

次に、参加履歴情報を利用してユーザ及び格納先情報から特定できるフォルダへ共有文書を登録し、またフォルダに格納されている共有文書を参照する文書処理について図８に示したフローチャートを用いて説明する。ここでは、会議の終了後にユーザが自分の座席にある個人端末装置３０から操作を行う場合を例にして説明する。

ユーザは、個人端末装置３０に接続されたＩＣカードリーダ３２から携帯しているＩＣカードを読み取らせる。このユーザ操作に応じてカードＩＤ読取部３４がＩＣカードに記録されているカードＩＤを読み取ると（ステップ２０１）、個人端末用会議制御部３６は、通信処理部３３を介して当該カードＩＤ及びユーザ入力されたパスワードを含むユーザ認証要求を会議制御サーバ５０へ送信することでユーザ認証を依頼する（ステップ２０２）。

この依頼に応じて会議制御サーバ５０は、前述したようにユーザ認証処理部５２がユーザ認証を行うことになる。ここでは認証が成功して、その結果としてユーザＩＤが返信されてくるものとする。

ユーザ認証要求に応じて会議制御サーバ５０から送られてきたユーザＩＤを取得した後（ステップ２０３）、個人端末用会議制御部３６は、ディスプレイ３１に入力画面を表示してユーザに日時を入力させると、これを受け付ける（ステップ２０４）。ここで日時を入力させるようにしたのは、次の理由による。

ユーザが作成した会議資料や議事録等の電子文書は、上記電子会議処理において各会議に対応して生成されたフォルダに登録する必要がある。これにより、会議のメンバにて電子文書を共有することができる。ここで、文書登録先となるフォルダは、一般に会議の名称等で名付けられる場合が少なくないが、ユーザが１つの会議体のみに所属し、かつ近々に１つの会議にしか出席していないのであれば、そのフォルダの生成先及び名称を記憶しておくことは可能かもしれない。しかし、ユーザが複数の会議体に属し、複数の会議に出席したのであれば、フォルダ名やフォルダ生成先のディスク名等まで確実に記憶に留めておくことができるとは限らない。従って、フォルダが生成されたときに、フォルダ生成者等がそのフォルダに関する情報を、電子メール等を利用して会議の各メンバに通知している。しかし、この通知するための手間が面倒である。一方、各ユーザは、一般に自分がいつ会議に出席したのかを記憶しており、その出席している日時を分単位などの細かな単位で覚えてなくても、何日の何時何分頃という大まかな時間では覚えているものである。

そこで、本実施の形態では、ユーザに文書登録先となるフォルダに関する情報（つまり格納先情報）を記憶していなくても、大まかでもよいから会議に参加していた日時をユーザに指定させることで会議に関連する電子文書の登録先、また電子文書の取得先とするフォルダを特定できるようにした。

ここで、図８のフローに戻ると、ユーザにより入力された日時を受け付けると（ステップ２０４）、個人端末用会議制御部３６は、通信処理部３３を介してユーザ認証時に取得したユーザＩＤ及びユーザ入力された日時を含む格納先情報取得要求を会議制御サーバ５０へ送信する（ステップ２０５，２０６）。

会議制御サーバ５０における会議システム全体制御部５７では、送られてきたユーザＩＤに関する参加履歴情報のうち、出席時刻と退席時刻との間の時間に送られてきた日時を含む参加履歴情報を特定し、その参加履歴情報に含まれる会議ＩＤを抽出し、その会議ＩＤに対応して格納先情報テーブル６２に設定された格納先情報を取り出して個人端末装置３０へ返信する。

個人端末装置３０は、このようにして格納先情報を取得することになるが（ステップ２０７）、仮に取得できなければ（ステップ２０８でＮ）、所定のエラー処理を実施する（ステップ２０９）。格納先情報を取得できた場合（ステップ２０８でＹ，ステップ２１０）、その後にユーザが行う処理に従って次の処理を実施する。すなわち、例えばユーザがファイルコピー操作や文書編集アプリケーションにおける保存操作を行ったことにより会議資料の登録指示を受け付けた場合には（ステップ２１１で「登録」）、文書処理部３５等は、会議資料を当該格納先情報にて指定されたフォルダを格納先として自動選択し、そのフォルダへ登録対象の会議資料を格納する（ステップ２１２）。また、例えばいずれかの会議参加者が議事録等を作成して上記文書登録処理にてフォルダへ格納した後、その会議に出席したユーザが議事録を参照したい場合、あるいは文書登録者が文書編集のために該当文書を取り出したい場合は（ステップ２１１で「参照」）、文書処理部３５等は、会議制御サーバ５０から取得した格納先情報から特定できるフォルダを自動選択して開き、会議資料を一覧表示する。そして、その中からユーザにより選択された会議資料を読み出す（ステップ２１３）。

本実施の形態では、以上のように会議に関連する会議資料の登録先又は参照先となるフォルダを、フォルダ名称ではなく会議に出席した時間にて特定できるようにした。フォルダ名称は、会議メンバが共有して把握しやすいように一般的なルールとして会議の名称等が付けられる場合が少なくないが、基本的にはフォルダ生成者の主観によって任意に決定することができる。従って、その他のメンバは、名称を知らなくてはフォルダにアクセスすることができないため、フォルダ生成者等からの通知を待つことになる。本実施の形態では、各ユーザは、自分が会議に出席していたおおよその時間は把握しているものなので、そのおおよその時間を入力指定さえすれば、アクセス先となるフォルダの名称を知らなくても目的とするフォルダへアクセスすることが可能になる。また、一般にフォルダは、データ管理上、階層関係が形成されて生成される場合がほとんどであるが、目的とするフォルダが深い階層位置にある場合、フォルダをフォルダ名称で特定する場合には、上位層に位置するフォルダを順に展開表示させながら、または長い文字列となるパスを入力して目的とするフォルダを開く必要があるが、本実施の形態では、従来通りに自分のＩＣカードを読み取らせた後は、日時を入力さえすれば、目的とするフォルダを開くことができるので、文書の登録や参照の際のユーザ操作を軽減させることができる。

なお、本実施の形態では、便宜的に時間情報入力部３７を個人端末装置３０のみに設けて、会議終了後において会議室１以外の場所から当該会議に関連する会議資料を所定のフォルダに登録し、また参照することができる場合について説明した。但し、時間情報入力部を発表者端末装置１０や参加者端末装置２０に設けて、会議中でも所定のフォルダへアクセスできるように構成してもよい。すなわち、会議参加者が会議に参加したときに当該会議に関連する会議資料を取得したい場合、フォルダ名を知らなくても参加者端末装置２０から現在時刻を入力さえすれば、当該会議資料を取得することができる。このように、会議参加者自らの操作で、それも会議資料の格納先となるフォルダ名を知らなくても会議資料を入手することができるので、発表者は、会議資料の格納先を各会議参加者へ知らせたり、配布したりする手間が省け便宜である。また、会議へ途中から参加するユーザに対しても対応が容易である。

更に、会議参加者が会議中に他の会議で用いた会議資料を取得したい場合でも、他の会議に参加したときの大まかな日時を指定さえすれば、会議室１からでも他の会議の資料を容易に取得することができる。

本実施の形態における電子会議システムの全体構成図である。本実施の形態における会議制御サーバを形成するコンピュータのハードウェア構成図である。本実施の形態における電子会議システムのブロック構成図である。本実施の形態における会議情報データベースに登録されている一部の情報の設定例を示した図である。本実施の形態において電子会議を開始してから終了するまでの間に実施される会議制御サーバにおける処理を示したフローチャートである。本実施の形態における参加履歴情報テーブルに登録される参加履歴情報の設定例を示した図である。本実施の形態における格納先情報テーブルに登録される格納先情報の設定例を示した図である。本実施の形態において会議資料に対する文書処理を示したフローチャートである。

符号の説明

１会議室、２ネットワーク、１０発表者端末装置、１１，２１，３１ディスプレイ、１２，２２，３２ＩＣカードリーダ、１３，２３，３３，４１，５１通信処理部、１４，２４，３４カードＩＤ読取部、１５，２５，３５文書処理部、１６発表者端末用会議制御部、２０参加者端末装置、２６参加者端末用会議制御部、３０個人端末装置、３６個人端末用会議制御部、３７時間情報入力部、４０文書管理サーバ、４２文書管理部、４３文書データベース、５０会議制御サーバ、５２ユーザ認証処理部、５３会議ＩＤ決定処理部、５４フォルダ生成処理部、５５参加履歴情報管理部、５６会議情報管理部、５７会議システム全体制御部、６１参加履歴情報テーブル、６２格納先情報テーブル、６３会議情報データベース（ＤＢ）、５０１ＣＰＵ、５０２ＲＯＭ、５０３ＲＡＭ、５０４ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、５０５ＨＤＤコントローラ、５０６マウス、５０７キーボード、５０８ディスプレイ、５０９入出力コントローラ、５１０ネットワークコントローラ、５１１内部バス。

Claims

電子化された会議資料ファイルの格納場所の特定情報を会議に対応付けて保持する格納場所情報テーブルに、会議の開始時に当該会議のメンバで共有する会議資料ファイルの格納場所の特定情報を当該会議に対応付けて設定登録する格納場所情報設定登録手段と、
ユーザの識別情報と、当該ユーザの会議への出席時刻情報及び退席時刻情報とを会議に対応付けた参加履歴情報を保持する参加履歴情報テーブルに、ユーザの会議への出席に応じて当該ユーザの識別情報と当該ユーザの出席時刻情報とを会議に対応付けた参加履歴情報を登録すると共に、ユーザの会議からの退席又は会議の終了に応じて、前記参加履歴情報テーブルに登録されている当該ユーザの当該会議における参加履歴情報に退席時刻情報を設定登録する参加履歴情報設定登録手段と、
日時情報が指定された会議資料ファイルに対する処理要求の入力に応じて、その日時情報と処理要求をしたユーザの識別情報に基づき前記参加履歴情報テーブルを参照して前記処理要求をしたユーザが前記処理要求で指定した日時に出席していたことを示す参加履歴情報を特定し、当該特定した参加履歴情報に基づき前記処理要求の対象とされた前記会議資料ファイルの格納場所を特定する格納場所特定処理手段と、
を有することを特徴とする会議資料管理装置。
コンピュータを、
電子化された会議資料ファイルの格納場所の特定情報を会議に対応付けて保持する格納場所情報テーブルに、会議の開始時に当該会議のメンバで共有する会議資料ファイルの格納場所の特定情報を当該会議に対応付けて設定登録する格納場所情報設定登録手段、
ユーザの識別情報と、当該ユーザの会議への出席時刻情報及び退席時刻情報とを会議に対応付けた参加履歴情報を保持する参加履歴情報テーブルに、ユーザの会議への出席に応じて当該ユーザの識別情報と当該ユーザの出席時刻情報とを会議に対応付けた参加履歴情報を登録すると共に、ユーザの会議からの退席又は会議の終了に応じて、前記参加履歴情報テーブルに登録されている当該ユーザの当該会議における参加履歴情報に退席時刻情報を設定登録する参加履歴情報設定登録手段、
日時情報が指定された会議資料ファイルに対する処理要求の入力に応じて、その日時情報と処理要求をしたユーザの識別情報に基づき前記参加履歴情報テーブルを参照して前記処理要求をしたユーザが前記処理要求で指定した日時に出席していたことを示す参加履歴情報を特定し、当該特定した参加履歴情報に基づき前記処理要求の対象とされた前記会議資料ファイルの格納場所を特定する格納場所特定処理手段、
として機能させるための会議資料管理プログラム。
前記コンピュータを更に、
ユーザにより入力された会議資料ファイルの登録処理要求に応じて、前記格納場所特定処理手段により特定された格納場所へ当該会議資料ファイルを格納する会議資料処理手段として機能させることを特徴とする請求項２記載の会議資料管理プログラム。
前記コンピュータを更に、
ユーザにより入力された会議資料ファイルの参照処理要求に応じて、前記格納場所特定処理手段により特定された格納場所から当該会議資料ファイルを読み出す会議資料処理手段として機能させることを特徴とする請求項２記載の会議資料管理プログラム。
前記格納場所情報設定登録手段は、会議の開始時に当該会議のメンバで共有する会議資料ファイルの格納場所を生成することを特徴とする請求項２記載の会議資料管理プログラム。