JP4268093B2

JP4268093B2 - 会議遷移制御方法、会議遷移制御サーバおよび会議遷移制御プログラム

Info

Publication number: JP4268093B2
Application number: JP2004166575A
Authority: JP
Inventors: 吉田　　誠
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2004-06-04
Filing date: 2004-06-04
Publication date: 2009-05-27
Anticipated expiration: 2024-06-04
Also published as: JP2005346515A

Description

本発明は、グループウエアなどを利用した電子会議を円滑に進行させるための会議遷移制御方法、会議遷移制御サーバおよび会議遷移制御プログラムに関する。

昨今グループウエアなどを利用した電子会議（以下、単に「会議」ともいう）が行われているが、その会議ごとに参加するメンバやアクセス権などを別々に設定している。例えば、特許文献１には、電子会議の主催者が、会議システムサーバの会議予約機能を利用して、会議の日時、会議室、参加者のメールアドレスを登録する電子会議システムの例が記載されている。
特開２００３−３０４５１８号公報（段落００１２〜００１８、図１、図２）

しかしながら、製品開発などの業務プロセスにおいては、その企業内で予め決められた規定に従って一連の電子会議を順番に開催することが多い。ところが、従来の電子会議システムでは、複数の電子会議の間に開催順序や引継データなどの関連性があるにも関わらず、新たな会議を開催する度に、参加するメンバの登録やそのメンバごとのデータへのアクセス権の設定を行う必要がある。このため、ある会議から次の会議に移るときに円滑な遷移ができない、すなわち、その会議はいつ終わったのか、または、次の会議はいつ行われるのかが分からないという問題があった。また、会議を開催するときに、参加するメンバや取り扱うデータを選定するにあたって、会議の主催者などに負担がかかっていた。

そこで、本発明の目的は、前記課題に鑑み、業務プロセスにおける一連の電子会議を開催するときに、参加するメンバや取り扱うデータを選定する負担を軽減し、円滑な業務の進行を図る手段を提供することにある。

前記課題を解決する本発明は、業務プロセスにおける一連の会議を開催する順序が予め定義された会議情報テーブルと、端末から一連の会議を実施する指示を受けて、会議情報テーブルに従ってその一連の会議全体の流れを制御する会議遷移制御手段と、会議遷移制御手段から会議ごとに起動されて、会議情報テーブルに従ってその会議を進行する会議遷移手段とを備えると共に、会議のメンバの端末にネットワークを介して接続される会議遷移制御サーバにおいて、一連の会議の遷移を制御する会議遷移制御方法である。また、本発明は、各会議の参加メンバが定義されたメンバ情報テーブルおよび各会議で取り扱うデータに関する情報を保持するデータ情報テーブルを更に備える会議遷移制御サーバにおける会議遷移制御方法を含むものである。
本発明に係る会議遷移制御方法においては、会議遷移制御手段が会議ごとに会議遷移手段を起動し、会議遷移手段が会議ごとの処理を行うことによって、一連の会議を進行する。会議遷移手段は、前の会議の状態データが終了であるときに、会議を開始し、会議情報テーブルの会議の終了条件が満たされたときに、その会議の状態データに終了を設定して会議を終了する。その終了条件には、その会議における成果物の生成、参加メンバによる終了の決定、期日の経過などを含めてもよい。また、会議情報テーブルの参加メンバの選定条件によるフィルタリングによって、全社員情報からメンバ情報テーブルを生成する。そのメンバ情報テーブルからその会議に参加するメンバを検索し、そのメンバの端末に会議開催通知のメッセージを送信する。そして、メンバ情報テーブルのメンバの役割名に応じて、データに対するアクセス権を設定する。更に、データ情報テーブルのデータのデータタイプに基づいて、前の会議から次の会議に所定のデータを引き継ぐ。

なお、本発明は、会議遷移制御サーバおよび会議遷移制御プログラムを含むものとする。また、請求項における「前会議ＩＤ」、「選定条件」は、後記する発明を実施するための最良の形態における「開始条件」、「役職条件および所属条件」に相当する。

本発明によれば、当該会議を開始する前に前の会議の状態データをチェックするので、前の会議が終了したときにすぐに次の会議を開始することができ、円滑な会議の進行、ひいては、円滑な業務の進行を図ることができる。

以下、本発明を実施するための最良の形態（以下、「本発明の実施の形態」という）について図面を参照して詳細に説明する。

≪システムの構成と概要≫
図１を参照して、本発明の実施の形態に係る会議遷移制御システムの構成について説明する。会議遷移制御システム１００は、サーバ４７と、複数の端末４８とが、ネットワーク４９を介して接続されて構成される。サーバ４７は、いわゆるサーバ用コンピュータやＰＣ（Personal Computer）などの情報処理装置によって実現される。また、これらの情報処理装置は、プログラムやオブジェクトで実行される仮想計算機や仮想サーバ、論理サーバ、論理計算機でもよい。端末４８は、ＰＣや携帯端末などによって実現される。ネットワーク４９は、企業内のイントラネットなどによって実現される。
サーバ４７は、会議遷移制御を実現するサーバである。そのハードウエアとしては、メモリ５３、ハードディスク装置５４、ＣＰＵ（Central Processing Unit）５５、入出力機器５６、キーボード５７、表示機器５８、ネットワーク接続機器５９などが、バス６０に接続されて構成される。メモリ５３には、会議遷移制御手段５０および会議遷移手段５１が配置されている。会議遷移制御手段５０は、会議フロー全体を制御する機能を持つ。会議遷移手段５１は、各会議を進行する機能を持つ。なお、会議遷移制御手段５０および会議遷移手段５１は、メモリ５３に記憶されたプログラム（もしくは、オブジェクトやプロセス、スレッドでもよい）がＣＰＵ５５によって実行されることによって実現される。ハードディスク装置５４は、会議情報記憶手段６１、メンバ情報記憶手段６２およびデータ情報記憶手段６３を含んで構成される。会議情報記憶手段６１は、会議のフローを定義した会議情報テーブルを記憶する。メンバ情報記憶手段６２は、各会議の参加メンバや会議で取り扱うデータを定義するメンバ情報テーブルを記憶する。データ情報記憶手段６３は、データに関する情報を保持するデータ情報テーブルを記憶する。なお、会議情報記憶手段６１、メンバ情報記憶手段６２およびデータ情報記憶手段６３は、ハードディスク装置５４における所定のデータ記憶領域およびデータのリードライト機能によって実現される。

端末４８は、会議に参加するメンバが会議遷移制御システム１００を利用するための端末である。端末４８は、サーバアクセス手段５２ａ、データ表示編集手段５２ｂなどから構成される。サーバアクセス手段５２ａは、ネットワーク４９を介してサーバ４７との間でデータを送受信する機能を持つ。サーバアクセス手段５２ａは、ネットワーク接続機器などによって実現される。データ表示編集手段５２ｂは、受信したデータを表示したり、そのデータを編集したり、新たなデータを生成したりする機能を持つ。データ表示編集手段５２ｂは、ディスプレイ、キーボード、マウスなどによって実現される。
なお、図１では、１台のサーバ４７においてプログラムおよびデータの両方を持つような例を示したが、プログラムとデータとは別々のサーバに割り当てるようにしてもよい。

図２を参照して、本発明の実施の形態に係る製品開発時の会議のフローの例について説明する。まず、製品設計部署の課長職以上のメンバで構成される製品企画会議１が開催される。次に、製品を構成する部品Ａ、部品Ｂの設計部署において、部品の仕様を決めるための設計会議（部品Ａ設計会議２、部品Ｂ設計会議３）が課長、主任相当職のメンバによって開催される。そして、それぞれの部品の設計部署における設計会議の結果に対して、設計部署および品質保証部署の主任以下のメンバで仕様レビュー（部品Ａ仕様レビュー４、部品Ｂ仕様レビュー５）を行う。最後に、全部品（部品Ａ、部品Ｂ）の仕様レビューの結果に基づいて、課長職以上のメンバで製品統合レビュー６を行う。このような会議のフローは、メンバが、端末４８のデータ表示編集手段５２ｂによるＧＵＩ（Graphical User Interface）機能などを使用することによって、任意に定義できるものとする。その定義結果として、会議情報テーブル７（図３参照）が生成され、会議情報記憶手段６１に記憶されるものとする。

≪テーブルの構成≫
図３を参照して、本発明の実施の形態に係る会議情報テーブルの構成について説明する。会議情報テーブル７は、図２に示したような会議フローを定義したテーブルである。会議情報テーブル７は、会議ＩＤ８、会議名９、次会議ＩＤ１０、開始条件１１、終了条件１２、引継データ１３、役職条件１４、所属条件１５および状態１６から構成される。会議ＩＤ８は、会議情報テーブル７において各会議に対して一意に与えられるＩＤ（固有の番号）であり、会議を特定するために用いられる。会議名９は、開催される会議の名称であり、任意の名称を登録することが可能である。次会議ＩＤ１０は、その会議が終了した後に開催されるべき会議の会議ＩＤである。製品企画会議１のように次に複数の会議が開催される場合、次の会議の会議ＩＤを全て登録する。開始条件１１は、その会議を開始する前に終了しておかなければならない会議の会議ＩＤである。製品統合レビュー６のように複数の会議が前提となっている場合、前提となる全ての会議の会議ＩＤを登録する。終了条件１２は、その会議を終了するための条件である。参加メンバの１人である議長が終了と判断した場合や、その会議の目的となっている成果物が生成された場合、締切りなど期日が過ぎた場合などの条件が登録できる。

引継データ１３は、次の会議においても引き続いて利用されるデータである。例えば、製品企画会議１で生成された製品企画書は、各部品の設計会議（部品Ａ設計会議２、部品Ｂ設計会議３）に引き継がれ、それを基にして設計会議が開催されるため、製品企画会議１のレコードの引継データ１３には製品企画書を登録しておく。役職条件１４および所属条件１５は、その会議に参加させるメンバの役職と所属部署である。換言すれば、この条件には、その製品開発プロジェクトチームの関連メンバのうち、その会議に関するデータを配布すべきメンバの役職や所属部署を登録する。ここで、所属条件１５にある「設計部署」は、「部品Ａ設計部署」および「部品Ｂ設計部署」の上位の部署である。例えば、「設計部署」は、「部」に相当し、「部品Ａ設計部署」および「部品Ｂ設計部署」は、「課」に相当する。状態１６は、会議の現在の状態を示すものであり、「なし」、「開始待ち」、「開始」および「終了」のうち、いずれか一つを保持する。「なし」は、まだ開始指示を受けていない会議である。会議情報テーブル７が生成されたときには、各会議の状態１６は、「なし」になっている。「開始待ち」は、開始指示は受けたが、開始条件１１に登録されている会議の中に終了していないものがあるため、待機状態になっている会議である。「開始」は、実際に進行中の会議である。「終了」は、終了条件を満たして終了した会議である。なお、「開始指示」とは、サーバ４７において、会議遷移制御手段５０が、会議ＩＤレジスタに設定した会議ＩＤに対応する会議を進行するために、会議遷移手段５１をタスク起動することを意味する。

図４を参照して、本発明の実施の形態に係るメンバ情報テーブルの構成について説明する。メンバ情報テーブル１７は、各会議の参加メンバやその参加メンバが会議で取り扱うデータを定義するテーブルである。メンバ情報テーブル１７は、会議ＩＤ８、メンバ名１９、役割名２０、役職２１、所属２２、データＩＤ２３およびアクセス権２４から構成される。会議ＩＤ８は、図３の会議情報テーブル７に登録した会議ＩＤ８と同じものである。メンバ名１９は、各会議に参加するメンバの氏名である。役割名２０は、そのメンバのその会議における役割を示すものである。役割名２０によってデータへのアクセス権や会議の管理権が決定される。例えば、役割名２０に「議長」が設定されているメンバであれば、端末４８からサーバ４７にアクセスすることによって、その会議で取り扱う全てのデータに対して参照、更新が可能なだけでなく、他のメンバのデータアクセス権を設定したり、会議の終了を決定したりすることができる。役職２１および所属２２は、メンバの役職や所属部署である。ここでは、図３の会議情報テーブル７に定義された役職条件１４および所属条件１５によって、その企業内の全社員情報（図示せず）をフィルタリングしてメンバ情報テーブル１７を生成するときに利用される。データＩＤ２３は、会議で取り扱うデータに関する情報を保持するデータ情報テーブル２５（図５参照）の検索キーとなるＩＤである。アクセス権２４は、データＩＤに対応する「データ」に対する、メンバ名１９の「メンバ」の参照権や更新権を示すものである。
なお、メンバ情報テーブル１７は、会議ごとにメンバを定義すると共に、そのメンバがその会議で取り扱うデータを定義するものであるので、図４に示すように、会議ＩＤ８、メンバ名１９、役割名２０、役職２１および所属２２の組み合わせがデータＩＤの個数分重複するようなデータ構造になっている。

図５を参照して、本発明の実施の形態に係るデータ情報テーブルの構成について説明する。データ情報テーブル２５は、会議で取り扱うデータに関する情報を保持するテーブルである。データ情報テーブル２５は、データＩＤ２３、会議ＩＤ８、データ名２８、データパス２９およびデータタイプ３０から構成される。データＩＤ２３は、図４のメンバ情報テーブル１７におけるデータＩＤ２３と同じものである。会議ＩＤ８は、図３の会議情報テーブル7における会議ＩＤ８および図４のメンバ情報テーブル１７における会議ＩＤ８と同じものである。データ名２８は、そのデータの名称を示すものである。データパス２９は、サーバ４７にデータを記憶するときの記憶場所を示したものである。例えば、ドキュメント、メールなどのファイルデータへのパスやＷｅｂコンテンツのＵＲＬ（Uniform Resource Locators）などを登録する。データタイプ３０は、会議におけるデータの役割を示すもので、会議終了条件となっているデータ（例えば、製品企画書や設計仕様書などの成果物）が生成されたか否かを判断する場合などに用いる。
なお、データＩＤ２３の「D005」および「D006」のように、データパス２９に他のデータＩＤを設定してもよい。これは、前の会議のデータをそのまま利用するような場合に適用できる。

≪システムの動作≫
図６を参照して、本発明の実施の形態に係るサーバにおける会議遷移制御手段の動作について説明する（適宜図１ないし図５参照）。会議遷移制御手段５０は、端末４８のサーバアクセス手段５２ａからネットワーク４９を介して受信した所定の会議フローの実行指示を契機にして、会議情報テーブル７で定義された会議フロー全体を制御する。最初に、図２に示すような会議フロー全体の開始位置にある会議の会議ＩＤを設定する（ステップＳ３１）。具体的には、図３の会議情報テーブル７から開始条件１１が設定されていない（「なし」が設定されている）製品企画会議１のＩＤ「C001」を会議ＩＤレジスタに設定する。ここで、会議ＩＤレジスタ（図示せず）は、会議遷移制御手段５０および会議遷移手段５１がその内容を参照、更新できるものであり、主として会議遷移制御手段５０が会議遷移手段５１に対して開始指示する会議を特定するためのパラメータとして用いられる。会議ＩＤレジスタには、複数の会議ＩＤを設定してもよい。次に、設定された会議ＩＤ「C001」に対応する会議を開始する（ステップＳ３２）。具体的には、会議ＩＤレジスタに設定された「C001」をパラメータとして会議遷移手段５１をタスク起動（開始指示）する。会議ＩＤレジスタに複数の会議ＩＤが設定されているときには、各会議ＩＤに対応する複数のタスクを起動する。

その後、会議遷移手段５１のタスク処理が終了したとき、会議ＩＤレジスタに次の新たな会議ＩＤが設定されているか否かをチェックする（ステップＳ３３）。会議遷移手段５１は、パラメータで指定された会議ＩＤの会議の後に次の会議が行われる場合、次の会議の会議ＩＤを会議ＩＤレジスタに設定して終了する。会議ＩＤ「C001」を指定して実行した会議遷移手段５１のタスク処理が終了したとき、図３の会議情報テーブル７を参照すると、次の会議の会議ＩＤとして部品Ａ設計会議２の会議ＩＤ「C002」および部品Ｂ設計会議３の会議ＩＤ「C003」が設定されている。すなわち、次の会議ＩＤが設定されているので（ステップＳ３３のＹｅｓ）、会議遷移制御手段５０は、会議ＩＤ「C002」および「C003」をパラメータとして会議遷移手段５１を再びタスク起動する（ステップＳ３２）。なお、次の会議ＩＤが設定されていなければ（ステップＳ３３のＮｏ）、開始すべき会議はないことを意味するので、会議遷移制御手段５０は、端末４８からの当該会議フローの開始指示による一連の処理を終了する。

図７を参照して、本発明の実施の形態に係るサーバにおける会議遷移手段の動作について説明する（適宜図１ないし図５参照）。会議遷移手段５１は、会議遷移制御手段５０から会議ごとにタスク起動され、会議情報テーブル７に定義された各会議を進行する。会議遷移手段５１は、まず、会議ＩＤレジスタによってパラメータとして与えられた会議ＩＤに対応する役職条件１４および所属条件１５によるフィルタリングによって、全社員情報（図示せず）から図４のメンバ情報テーブル１７を生成する。次に、パラメータとして与えられた会議ＩＤを検索キーとしてメンバ情報テーブル１７から参加メンバを検索する。具体的には、最初に会議ＩＤ「C001」の製品企画会議１が開始されるので、図４のメンバ情報テーブル１７から会議ＩＤ「C001」を検索キーとして参加メンバを検索すると、その検索結果として「日立一郎」、「日立太郎」および「日立四郎」が得られる。そこで、その３名を製品企画会議１のメンバとして、会議ＩＤに対応するタスクの作業領域（以下、単に「作業領域」という）に設定する（ステップＳ３４）。次に、前の会議からの引継データをデータ情報テーブル２５に設定する（ステップＳ３５）。図３の会議情報テーブル７から会議ＩＤ「C001」を検索キーとして開始条件１１を検索すると、「なし」が設定されており、前の会議がないことを意味するので、ここでは引継データはないことになる。次に、データに対するアクセス権を設定する（ステップＳ３６）。図４のメンバ情報テーブル１７から会議ＩＤ８およびメンバ名１９を検索キーとしてデータＩＤ２３およびアクセス権２４を検索し、その検索結果からメンバごとにデータに対するアクセス権の設定を行う。例えば、製品企画会議１の会議ＩＤ「C001」およびメンバ名「日立一郎」を検索キーとしてデータＩＤを検索すると、その検索結果として、「D001」、「D002」、「D003」および「D004」が得られ、これに対応してデータ情報テーブル２５から、「発言１」、「企画案１」、「メール１，・・・」および「会議室ログ」の４個のデータが得られる。「日立一郎」の役割名２０は「議長」であるので、それぞれのデータに対する「日立一郎」のアクセス権２４を全て「読み書き」とすることによって、４個のデータに対して参照権および更新権の両方を割り当てる。同様に、「日立太郎」および「日立四郎」に対しても、４個のデータに対してアクセス権を設定する。これによれば、各メンバが端末４８からネットワーク４９を介してサーバ４７にアクセスするとき、サーバ４７において、４個のデータへのアクセスに対する制御が行われることになる。

次に、会議の開始条件を満たしているか否かをチェックする（ステップＳ３７）。図３の会議情報テーブル７から製品企画会議１の会議ＩＤ「C001」を検索キーとして開始条件１１を検索すると、開始条件１１には「なし」が設定されている。すなわち、無条件に開始条件が満たされるので（ステップＳ３７のＹｅｓ）、ただちに会議を開始する。なお、開始条件１１が満たされなければ（ステップＳ３７のＮｏ）、ステップＳ３７のチェックを繰り返す。また、ステップＳ３７の前後において、製品企画会議１の状態１６に「開始待ち」および「開始」をそれぞれ設定するものとする。会議開始後は、まず、参加メンバ全員に会議開催通知を送信する（ステップＳ３８）。具体的には、既に製品企画会議１の参加者は、作業領域に設定された「日立一郎」、「日立太郎」および「日立四郎」であることが分かっているので、この３名に対してメールで会議開催通知を行う。なお、参加メンバの氏名からメールのアドレスを調べるテーブルを持っているものとする。その後、開始された会議において、各参加メンバは自由な作業を行う。例えば、電子会議室での討論、ドキュメント作成、メール送受信を行うものとする。このような作業中にメンバが登録したデータの種類を判別する（ステップＳ３９）。本発明の実施の形態における会議と電子会議室とは1対１の関係にあり、電子会議室の発言データへのＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）が図５のデータ情報テーブル２５に保存される（ステップＳ４０）。例えば、製品企画会議１で「日立一郎」が企画案を電子会議室で発言した場合、(D001、C001、発言データへのURI、一般データ)を図５のデータ情報テーブル２５に挿入する。同時に、図４のメンバ情報テーブル１７には、(C001、日立一郎、D001)、(C001、日立太郎、D001)および(C001、日立四郎、D001)が登録される。アクセス権２４に関しては、登録時は作成者と議長以外には「読み」が割り当てられ、その後は議長がアクセス権２４を変更することができる。

会議遷移手段５１は、データを保存すると、その会議の終了条件を満たしているか否かをチェックする（ステップＳ４３）。図３の会議情報テーブル７から会議ＩＤ「C001」を検索キーとして終了条件１２を検索すると、会議ＩＤ「C001」の会議の終了条件１２として「製品企画書」という結果が得られる。ここで、図５のデータ情報テーブル２５から会議ＩＤ「C001」を検索すると、データタイプ３０として「一般データ」しかなく、「製品企画書」ができていないため、会議の終了条件を満たしていないので（ステップＳ４３のＮｏ）、会議を終了せず、ステップＳ３９に戻る。次に、「日立太郎」が会議の討論をもとにドキュメントを作成した場合、図５のデータ情報テーブル２５に（D002、C001、ドキュメントへのパス、一般データ）が登録（保存）され、図４のメンバ情報テーブル１７に、(C001、日立一郎、D002)、（C001、日立太郎、D002）および（C001、日立四郎、D002）が挿入（保存）される（ステップＳ４１）。また、「日立太郎」がこのドキュメントの回覧レビュー依頼をメールで送信すると、図５のデータ情報テーブル２５に(D003、C001、メールデータへのパス、一般データ)が登録（保存）され、図４のメンバ情報テーブル１７に(C001、日立一郎、D003)、（C001、日立太郎、D003）および（C001、日立四郎、D003）が挿入（保存）される（ステップＳ４２）。次に、メンバがメールクライアント（図示せず）においてメールを閲覧する際には、「会議ＩＤ」、「メンバ名」を検索キーにメールデータのパスを検索することで、メールデータの一覧を取得することができる。

データＩＤ「D002」のドキュメントが製品企画書として完成した場合、議長が図５のデータ情報テーブル２５におけるデータＩＤ「D002」のデータタイプ３０を「製品企画書」に更新することによって、製品企画会議１の終了条件が満たされるので（ステップＳ４３のＹｅｓ）、会議ＩＤレジスタに次の会議ＩＤを設定する（ステップＳ４４）。図３の会議情報テーブル７から会議ＩＤ「C001」を検索キーにして次会議ＩＤ１０を検索すると、部品Ａ設計会議２の会議ＩＤ「C002」および部品Ｂ設計会議３の会議ＩＤ「C003」が得られるので、この二つの会議ＩＤを設定する。次の会議に引き継ぎたいデータがあれば、引継データとして登録する（ステップＳ４５）。終了条件である「製品企画書」は、そのまま無条件に次の会議に引き継がれる。それ以外に、例えば、会議室の発言ログを引き継ぎたい場合、図５のデータ情報テーブル２５で(D004、C001、会議室ログ)のデータタイプ３０を「引継データ」に更新する。この更新操作は、役割名２０に応じた権限を持つメンバによって、端末４８から行われるものとする。そして、会議遷移手段５１は、図３の会議情報テーブル７の製品企画会議１の状態１６に「終了」を設定して（ステップＳ４６）、当該会議ＩＤに対応するタスク処理を終了する。

図２において、製品企画会議１が終了すると、会議遷移制御手段５０により、部品Ａ設計会議２および部品Ｂ設計会議３が開始される。部品Ａ設計会議２の会議ＩＤ「C002」をパラメータとして会議遷移手段５１がタスク起動されると、会議遷移手段５１は、製品企画会議１の場合と同様に、参加メンバとして「日立太郎」、「日立次郎」および「日立三郎」を設定（ステップＳ３４）した後、引継データの設定を行う（ステップＳ３５）。部品Ａ設計会議２の会議ＩＤ「C002」を検索キーとして、図３の会議情報テーブル７から開始条件１１および引継データ１３を検索すると、製品企画会議１の会議ＩＤ「C001」および引継データの「製品企画書」が得られる。更に、図５のデータ情報テーブル２５から、会議ＩＤ「C001」およびデータタイプ「製品企画書」、ならびに、会議ＩＤ「C001」およびデータタイプ「引継データ」を検索キーとして検索すると、データＩＤ「D002」および「D004」が得られる。
そこで、図５のデータ情報テーブル２５に、新規データとしてデータＩＤ、会議ＩＤ、データパス（引継ぎ元データ）およびデータタイプ「一般データ」を登録する。具体的には、(D005、C002、D002、一般データ)、(D006、C002、D004、一般データ)を登録する。それと同時に、図４のメンバ情報テーブル１７に、会議ＩＤ「C002」、メンバ名、データＩＤ「D005」および「D006」を登録する。引継データに対するアクセス権は、議長は「読み書き」で、他のメンバは「読み」とする（ステップＳ３６）。会議ＩＤ「C002」の開始条件１１を図３の会議情報テーブル７から参照すると、会議ＩＤ「C001」が得られる。さらに、会議ＩＤ「C001」の状態１６を図３の会議情報テーブル７から参照すると、「終了」となっているので（ステップＳ３７のＹｅｓ）、会議ＩＤ「C002」の会議を開始する。

会議ＩＤ「C002」の部品Ａ設計会議２が終了すると、会議遷移制御手段５０は会議ＩＤ「C004」の部品Ａ仕様レビュー４を開始し、会議ＩＤ「C004」の会議が終了すると、会議ＩＤ「C006」の製品統合レビュー６を開始しようとする。会議ＩＤ「C006」をパラメータとして会議遷移手段５１がタスク起動されたとき、会議遷移手段５１が、図３の会議情報テーブル７から会議ＩＤ「C006」を検索キーとして開始条件１１を検索すると、会議ＩＤ「C004」の部品Ａ仕様レビュー４および会議ＩＤ「C005」の部品Ｂ仕様レビュー５が得られる。それぞれの状態を図３の会議情報テーブル７から検索した場合に、会議ＩＤ「C004」が「終了」で、会議ＩＤ「C005」が「開始」だったとすると、会議ＩＤ「C006」の開始条件は満たされていないと判断され（ステップＳ３７のＮｏ）、会議遷移手段５１はステップＳ３７のチェックを所定の期間ごとに繰り返す。

以上によれば、業務プロセスにおける一連の会議に関して、企業内で決められた規定や職場ごとのノウハウなどを一旦コンピュータで利用可能なデータに表現し、そのデータに基づいて会議遷移制御サーバを動作させることによって、円滑に会議を進行することができ、ひいては、円滑な業務の進行を図ることができる。
また、予め決められた規定に従って定義された参加メンバの選定条件によって、会議に参加すべきメンバを正確にかつ容易に特定することができる。そして、その特定されたメンバに会議開催通知を送信するので、通知漏れを防止することができる。また、データに対するアクセス権をメンバの役割に応じて適切に設定することができる。更に、会議間のデータの引継を円滑に行うことができる。

以上本発明の実施の形態について説明したが、図１に示す各手段で実行されるプログラムをコンピュータによる読み取り可能な記録媒体に記録し、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより、本発明の実施の形態に係る会議遷移制御システムが実現されるものとする。ここでいうコンピュータシステムとは、ＯＳ（Operating System）などのソフトウエアや周辺機器などのハードウエアを含むものである。

以上本発明について好適な実施の形態について一例を示したが、本発明は前記実施の形態に限定されず、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更が可能である。

本発明の実施の形態に係る会議遷移制御システムの構成を示す図である。本発明の実施の形態に係る製品開発時の会議のフローの例を示す図である。本発明の実施の形態に係る会議情報テーブルの構成を示す図である。本発明の実施の形態に係るメンバ情報テーブルの構成を示す図である。本発明の実施の形態に係るデータ情報テーブルの構成を示す図である。本発明の実施の形態に係る会議遷移制御手段の動作を示すフローチャートである。本発明の実施の形態に係る会議遷移手段の動作を示すフローチャートである。

符号の説明

７会議情報テーブル
１７メンバ情報テーブル
２５データ情報テーブル
４７サーバ（会議遷移制御サーバ）
４８端末
４９ネットワーク
５０会議遷移制御手段
５１会議遷移手段
５２ａサーバアクセス手段
５２ｂデータ表示編集手段
６１会議情報記憶手段
６２メンバ情報記憶手段
６３データ情報記憶手段
１００会議遷移制御システム

Claims

業務プロセスにおける一連の会議を開催する順序が予め定義された会議情報テーブルと、
端末から一連の会議を実施する指示を受けて、前記会議情報テーブルに従ってその一連の会議全体の流れを制御する会議遷移制御手段と、
前記会議遷移制御手段から会議ごとに起動されて、前記会議情報テーブルに従ってその会議を進行する会議遷移手段と、
を備えると共に、会議のメンバの端末にネットワークを介して接続される会議遷移制御サーバにおける、一連の会議の遷移を制御する会議遷移制御方法であって、
前記会議情報テーブルは、少なくとも、会議固有の番号である会議ＩＤと、会議の名称を示す会議名と、その会議の次に開催される会議の会議ＩＤである次会議ＩＤと、その会議の前に終了しているべき会議の会議ＩＤである前会議ＩＤと、その会議が終了したとみなされる条件である終了条件と、その会議の進行状況を示す状態データとを会議ごとに保持し、
前記会議遷移制御手段は、
前記会議情報テーブルを検索し、前記前会議ＩＤが設定されていないレコードの会議ＩＤを所定のメモリに設定するステップと、
前記設定された会議ＩＤをパラメータとして前記会議遷移手段を起動するステップと、
前記会議遷移手段の処理が終了した場合、
前記所定のメモリに未処理の会議ＩＤが設定されていたとき、前記会議遷移手段を再起動するステップと、
前記所定のメモリに未処理の会議ＩＤが設定されていないとき、前記指示に対応する処理を終了するように制御するステップと、
を実行し、
前記会議遷移手段は、
前記パラメータの会議ＩＤを検索キーとして前記会議情報テーブルを検索し、該当したレコードの前会議ＩＤを取得し、
前記取得した前会議ＩＤを検索キーとして、会議情報テーブルの会議ＩＤ欄を検索し、該当したレコードの状態データを取得し、
前記取得したすべての状態データが終了であるとき、当該会議の処理を開始するステップと、
前記終了条件が満たされたとき、当該会議の会議ＩＤを検索キーとして、前記会議情報テーブルを検索し、該当したレコードの次会議ＩＤを前記所定のメモリに設定し、さらに、該当したレコードの状態データに終了を設定し、当該会議の処理を終了するステップと、
を実行すること、
を特徴とする会議遷移制御方法。
前記終了条件は、当該会議における成果物の生成、参加メンバによる終了の決定および期日の経過のうち、少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項１に記載の会議遷移制御方法。
前記会議遷移制御サーバは、各会議の参加メンバが定義されたメンバ情報テーブルを更に備え、
前記会議情報テーブルは、会議に参加するメンバの選定条件を会議ごとに更に保持し、
前記メンバ情報テーブルは、少なくとも、会議固有の番号である会議ＩＤと、その会議に参加するメンバを示すメンバ名とを会議ごとに保持し、
前記会議遷移手段は、
前記選定条件によって前記メンバ情報テーブルを生成するステップと、
前記パラメータの会議ＩＤを検索キーとして前記メンバ情報テーブルを検索し、その検索結果であるメンバ名を参加メンバとして所定のメモリに設定するステップと、
前記当該会議の処理を開始するとき、前記所定のメモリに設定された参加メンバの端末に当該会議を開催することを通知するメッセージを送信するステップと、
を更に実行すること
を特徴とする請求項１または請求項２に記載の会議遷移制御方法。
前記会議遷移制御サーバは、各会議で取り扱うデータに関する情報を保持するデータ情報テーブルを更に備え、
前記メンバ情報テーブルは、そのメンバのその会議における役割を示す役割名、その会議で取り扱うデータに固有の番号であるデータＩＤと、そのメンバがそのデータに対して可能なアクセス方法を示すアクセス権とを会議ＩＤおよびメンバ名ごとに更に保持し、
前記データ情報テーブルは、少なくとも、データＩＤ、データの名称を示すデータ名およびデータの所在を示すデータパスをデータごとに保持し、
前記会議遷移手段は、
当該会議を開始する前に、
前記パラメータの会議ＩＤおよび前記設定された参加メンバのメンバ名を検索キーとして前記メンバ情報テーブルを検索するステップと、
その検索結果であるデータＩＤに対応するデータに対して、そのメンバに予め設定された役割名に応じたアクセス権を設定するステップと、
を更に実行すること
を特徴とする請求項３に記載の会議遷移制御方法。
前記データ情報テーブルは、データの役割を示すデータタイプを更に保持し、
前記会議情報テーブルは、さらに、次会議において引き続き利用される引継ぎデータを会議ごとに保持し、
前記会議遷移手段は、
当該会議を開始する前に、
当該会議の会議ＩＤを検索キーとして前記会議情報テーブルの前会議ＩＤを検索し、該当したレコードの前会議ＩＤを取得し、
前記取得した前会議ＩＤを検索キーとして前記会議情報テーブルの会議ＩＤを検索し、該当したレコードの引継ぎデータ及び終了条件である成果物を取得し、
前記取得した前会議ＩＤと引継ぎデータの組合せ、及び、前記取得した前会議ＩＤと成果物の組合せを検索キーとして、前記データ情報テーブルの会議ＩＤとデータタイプを検索するステップと、
その検索の結果該当したレコードのデータＩＤに対応するデータを、新たに当該会議のデータとして前記データ情報テーブルに設定するステップと、
当該会議を実行中に成果物が生成されたとき、当該成果物を、他の一般データと区別して前記データ情報テーブルの前記データタイプとして設定するステップと、
当該会議が終了したときに、
前記端末からの指示に従って、前記データ情報テーブルにおいて、次の会議に引き継ぎたいデータのデータタイプに引継データであることを設定するステップと、
を更に実行すること、
を特徴とする請求項４に記載の会議遷移制御方法。
業務プロセスにおける一連の会議を開催する順序が予め定義された会議情報テーブルと、
端末から一連の会議を実施する指示を受けて、前記会議情報テーブルに従ってその一連の会議全体の流れを制御する会議遷移制御手段と、
前記会議遷移制御手段から会議ごとに起動されて、前記会議情報テーブルに従ってその会議を進行する会議遷移手段と、
を備えると共に、会議のメンバの端末にネットワークを介して接続され、一連の会議の遷移を制御する会議遷移制御サーバであって、
前記会議情報テーブルは、少なくとも、会議固有の番号である会議ＩＤと、会議の名称を示す会議名と、その会議の次に開催される会議の会議ＩＤである次会議ＩＤと、その会議の前に終了しているべき会議の会議ＩＤである前会議ＩＤと、その会議が終了したとみなされる条件である終了条件と、その会議の進行状況を示す状態データとを会議ごとに保持し、
前記会議遷移制御手段は、
前記会議情報テーブルを検索し、前記前会議ＩＤが設定されていないレコードの会議ＩＤを所定のメモリに設定し、前記設定された会議ＩＤをパラメータとして前記会議遷移手段を起動し、前記会議遷移手段の処理が終了した場合、前記所定のメモリに未処理の会議ＩＤが設定されていたとき、前記会議遷移手段を再起動し、前記所定のメモリに未処理の会議ＩＤが設定されていないとき、前記指示に対応する処理を終了し、
前記会議遷移手段は、
前記パラメータの会議ＩＤを検索キーとして前記会議情報テーブルを検索し、該当したレコードの前会議ＩＤを取得し、
前記取得した前会議ＩＤを検索キーとして、会議情報テーブルの会議ＩＤ欄を検索し、該当したレコードの状態データを取得し、
前記取得したすべての状態データが終了であるとき、当該会議の処理を開始し、
前記終了条件が満たされたとき、当該会議の会議ＩＤを検索キーとして、前記会議情報テーブルを検索し、該当したレコードの次会議ＩＤを前記所定のメモリに設定し、さらに、該当したレコードの状態データに終了を設定し、当該会議の処理を終了すること、
を特徴とする会議遷移制御サーバ。
業務プロセスにおける一連の会議を開催する順序が予め定義された会議情報テーブルと、
端末から一連の会議を実施する指示を受けて、前記会議情報テーブルに従ってその一連の会議全体の流れを制御する会議遷移制御手段と、
前記会議遷移制御手段から会議ごとに起動されて、前記会議情報テーブルに従ってその会議を進行する会議遷移手段と、
を備えると共に、会議のメンバの端末にネットワークを介して接続される会議遷移制御サーバを機能させる会議遷移制御プログラムであって、
前記会議遷移制御サーバに対して、
少なくとも、会議固有の番号である会議ＩＤと、会議の名称を示す会議名と、その会議の次に開催される会議の会議ＩＤである次会議ＩＤと、その会議の前に終了しているべき会議の会議ＩＤである前会議ＩＤと、その会議が終了したとみなされる条件である終了条件と、その会議の進行状況を示す状態データとを会議ごとに記憶する前記会議情報テーブルを保持させ、
前記会議遷移制御手段に対して、
前記会議情報テーブルを検索し、前記前会議ＩＤが設定されていないレコードの会議ＩＤを所定のメモリに設定し、
前記設定された会議ＩＤをパラメータとして前記会議遷移手段を起動し、
前記会議遷移手段の処理が終了した場合、前記所定のメモリに未処理の会議ＩＤが設定されていたとき、前記会議遷移手段を再起動し、前記所定のメモリに未処理の会議ＩＤが設定されていないとき、前記指示に対応する処理を終了するステップを実行させ、
前記会議遷移手段に対して、
前記パラメータの会議ＩＤを検索キーとして前記会議情報テーブルを検索し、該当したレコードの前会議ＩＤを取得し、
前記取得した前会議ＩＤを検索キーとして、会議情報テーブルの会議ＩＤ欄を検索し、該当したレコードの状態データを取得し、
前記取得したすべての状態データが終了であるとき、当該会議の処理を開始し、
前記終了条件が満たされたとき、当該会議の会議ＩＤを検索キーとして、前記会議情報テーブルを検索し、該当したレコードの次会議ＩＤを前記所定のメモリに設定し、さらに、該当したレコードの状態データに終了を設定し、当該会議の処理を終了するステップを実行させること、
を特徴とする会議遷移制御プログラム。