JP4096983B2 - データ送信装置及び同装置における宛先設定方法並びに宛先設定処理プログラム - Google Patents

データ送信装置及び同装置における宛先設定方法並びに宛先設定処理プログラム Download PDF

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Description

この発明は、デジタル複合機であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals)やファクシミリなどに適用されるデータ送信装置に関する。
例えば上記のＭＦＰにおいては、複数の操作ユーザから同じ相手（宛先）に、しばしばScan To E-mailによるデータ送信やFax 送信が行われることがあるが、それぞれの操作ユーザからみれば頻度が比較的少ないために、宛先の登録を行っていない場合も多い。このような場合には、ユーザは送信の度に一々宛先を入力しなければならず不便であった。
そこで、このような不便を解消するために、宛先を入力したユーザ毎ではなく、装置全体として宛先毎の送信回数をカウントするとともに、送信回数の多い宛先を自動登録して、操作したユーザを問わず自動登録された宛先を表示するようにした技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。
また、宛先を入力したユーザ毎に、宛先毎の送信回数をカウントし、送信回数の多い宛先を自動登録して、そのユーザだけに提示するようにした技術も知られている（例えば、特許文献２参照）。
特開平５−４８８６２号公報 特開平７−１７７２１５号公報
しかし、従来の前者のものでは、操作ユーザを問わず自動登録された宛先を表示する構成であるから、初めて宛先を設定するユーザにも表示することになり、類似した宛先に間違えて送信するなど、無用な送信が行われる可能性がある。
さらに、前記宛先を操作ユーザを問わず表示していたのでは、他の人の送信履歴が明らかになってしまい、セキュリティ面で問題がある。
また 従来の後者のものでは、宛先を設定したユーザ毎に、宛先毎のカウントを行うので、送信機会の多くないユーザにとっては登録されないことになり、使い勝手が悪いという難点がある。
この発明は、上記実情に鑑みてなされたものであり、宛先の自動登録が可能であるうえ、宛先間違いの送信の防止やセイキュリティ面の安全確保が可能であり、しかも送信機会の少ないユーザにとっても使い勝手の良いデータ送信装置を提供し、さらにはデータ送信装置における宛先設定方法、およびデータ送信装置のコンピュータに宛先設定処理を実行させるための宛先設定処理プログラムを提供することを目的とする。
上記課題は以下の手段によって解決される。
（１）ユーザの送信操作によって設定された宛先にデータを送信可能な送信手段と、前記各宛先毎に過去の送信回数をカウントする計数手段と、前記カウントされた送信回数を含む送信履歴を更新可能に記憶する記憶手段と、過去の送信回数が一定数に達した宛先を自動登録する登録手段と、宛先設定画面を表示する表示手段と、送信を行うユーザについて、前記自動登録された宛先への送信履歴があるかどうかを判断する判断手段と、判断の結果、送信履歴がある場合にのみ、前記自動登録された宛先を前記表示手段の宛先設定画面に選択可能に表示させる制御手段と、を備えていることを特徴とするデータ送信装置。
（２）前記制御手段は、宛先をワンタッチボタンで表示させる前項１に記載のデータ送信装置。
（３）前記制御手段は、宛先の一部が入力される毎に、宛先の候補を選択可能に表示させる前項１に記載のデータ送信装置。
（４）ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の送信履歴が更新されたときは、この更新された送信履歴と同じ内容となるように、自装置の記憶手段に記憶されている送信履歴を更新する更新手段をさらに備えている前項１〜３のいずれかに記載のデータ送信装置。
（５）記憶手段に記憶された送信履歴が更新されたときは、ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の送信履歴を、前記更新された送信履歴と同じ内容とするために、前記他のデータ送信装置へ送信履歴の更新要求を送信する前項１〜４のいずれかに記載のデータ送信装置。
（６）ユーザの送信操作によって設定された宛先にデータを送信するステップと、前記各宛先毎に過去の送信回数をカウントするステップと、前記カウントされた送信回数を含む送信履歴を記憶手段に更新可能に記憶させるステップと、過去の送信回数が一定数に達した宛先を自動登録するステップと、宛先設定画面を表示手段に表示させるステップと、送信を行うユーザについて、前記自動登録された宛先への送信履歴があるかどうかを判断するステップと、判断の結果、送信履歴がある場合にのみ、前記自動登録された宛先を前記表示手段の宛先設定画面に選択可能に表示させる制御ステップと、を備えていることを特徴とするデータ送信装置における宛先設定方法。
（７）前記制御ステップでは、宛先をワンタッチボタンで表示させる前項６に記載のデータ送信装置における宛先設定方法。
（８）前記制御ステップでは、宛先の一部が入力される毎に、宛先の候補を選択可能に表示させる前項６に記載のデータ送信装置における宛先設定方法。
（９）ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の送信履歴が更新されたときは、この更新された送信履歴と同じ内容となるように、自装置の記憶手段に記憶されている送信履歴を更新するステップをさらに備えている前項６〜８のいずれかに記載のデータ送信装置における宛先設定方法。
（１０）記憶手段に記憶された送信履歴が更新されたときは、ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の送信履歴を、前記更新された送信履歴と同じ内容とするために、前記他のデータ送信装置へ送信履歴の更新要求を送信するステップをさらに備えている前項６〜９のいずれかに記載のデータ送信装置における宛先設定方法。
（１１）ユーザの送信操作によって設定された宛先にデータを送信するステップと、前記各宛先毎に過去の送信回数をカウントするステップと、前記カウントされた送信回数を含む送信履歴を記憶手段に更新可能に記憶させるステップと、過去の送信回数が一定数に達した宛先を自動登録するステップと、宛先設定画面を表示手段に表示させるステップと、送信を行うユーザについて、前記自動登録された宛先への送信履歴があるかどうかを判断するステップと、判断の結果、送信履歴がある場合にのみ、前記自動登録された宛先を前記表示手段の宛先設定画面に選択可能に表示させる制御ステップと、をデータ送信装置のコンピュータに実行させるための宛先設定処理プログラム。
（１２）前記制御ステップでは、宛先をワンタッチボタンで表示させる処理をコンピュータに実行させる前項１１に記載の宛先設定処理プログラム。
（１３）前記制御ステップでは、宛先の一部が入力される毎に、宛先の候補を選択可能に表示させる処理をコンピュータに実行させる前項１１に記載の宛先設定処理プログラム。
（１４）ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の記憶手段に記憶された送信履歴が更新されたときは、この更新された送信履歴と同じ内容となるように、自装置の記憶手段に記憶されている送信履歴を更新するステップをさらにコンピュータに実行させる前項１１〜１３のいずれかに記載の宛先設定処理プログラム。
（１５）記憶手段に記憶された送信履歴が更新されたときは、ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の送信履歴を、前記更新された送信履歴と同じ内容とするために、前記他のデータ送信装置へ送信履歴の更新要求を送信するステップをさらにコンピュータに実行させる前項１１〜１４のいずれかに記載の宛先設定処理プログラム。
前項（１）に記載の発明によれば、各宛先毎に過去の送信回数がカウントされ、この送信回数を含む送信履歴が記憶手段に更新可能に記憶される。また、過去の送信回数が一定数に達した宛先は自動登録される。そして、送信を行うユーザについて、前記自動登録された宛先への送信履歴があるかどうかが判断され、送信履歴がある場合にのみ、前記自動登録された宛先が表示手段の宛先設定画面に選択可能に表示される。
つまり、自動登録された宛先であっても、その宛先への送信履歴のないユーザについては、その宛先は宛先設定画面に表示されないから、その宛先に初めて送信を行うユーザが、類似した宛先に間違えて送信する不都合もなくなるし、他の人の送信履歴が明らかになってしまう不都合も解消でき、セキュリティの低下を招く恐れはない。
一方、自動登録された宛先に送信したことのないユーザであっても、一度その宛先に送信すれば、次の送信操作からはその宛先が宛先設定画面に表示されることになる。このため、その宛先への送信機会の多いユーザは勿論のこと、少ないユーザにとっても極めて使い勝手の良いものとなる。
前項（２）に記載の発明によれば、宛先がワンタッチボタンで表示されるから、操作ユーザはワンタッチボタンを選択することで、簡単に宛先の設定を行うことができる。
前項（３）に記載の発明によれば、宛先の一部が入力される毎に、宛先の候補が選択可能に表示されるから、操作ユーザは表示された候補の中から所望のものを選択することで、簡単に宛先の設定を行うことができる。
前項（４）に記載の発明によれば、ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置において送信履歴が更新されたときは、この更新された送信履歴と同じ内容となるように自装置の記憶手段に記憶されている送信履歴が更新されるから、送信履歴を各データ送信装置間で共有することができる。従って、自動登録された宛先への送信履歴がないユーザであっても、他のデータ送信装置で送信履歴がある場合には、この履歴が自装置に反映されて、宛先設定画面にその宛先が表示されるから、操作性を向上することができる。
前項（５）に記載の発明によれば、記憶手段に記憶された送信履歴が更新されたときは、ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の送信履歴を、前記更新された送信履歴と同じ内容とするために、前記他のデータ送信装置へ送信履歴の更新要求が送信されるから、送信履歴を各データ送信装置間で共有することができ、自動登録された宛先への送信履歴がないユーザであっても、他のデータ送信装置で送信履歴がある場合には、自動登録による宛先表示の利益を享受でき、操作性を向上することができる。
前項（６）に記載の発明によれば、自動登録された宛先であっても、その宛先への送信履歴のないユーザについては、その宛先は宛先設定画面に表示されないから、その宛先に初めて送信を行うユーザが、類似した宛先に間違えて送信する不都合もなくなるし、他の人の送信履歴が明らかになってしまう不都合も解消でき、セキュリティの低下を招く恐れはない。一方、自動登録された宛先に送信したことのないユーザであっても、一度その宛先に送信すれば、次の送信操作からはその宛先が宛先設定画面に表示されることになる。このため、その宛先への送信機会の多いユーザは勿論のこと、少ないユーザにとっても極めて使い勝手の良いものとなる。
前項（７）に記載の発明によれば、宛先がワンタッチボタンで表示されるから、操作ユーザはワンタッチボタンを選択することで、簡単に宛先の設定を行うことができる。
前項（８）に記載の発明によれば、宛先の一部が入力される毎に、宛先の候補が選択可能に表示されるから、操作ユーザは表示された候補の中から所望のものを選択することで、簡単に宛先の設定を行うことができる。
前項（９）に記載の発明によれば、送信履歴を各データ送信装置間で共有することができ、操作性を向上することができる。
前項（１０）に記載の発明によれば、送信履歴を各データ送信装置間で共有することができ、操作性を向上することができる。
前項（１１）に記載の発明によれば、送信を行うユーザについて、自動登録された宛先への送信履歴があるかどうかを判断し、送信履歴がある場合にのみ、前記自動登録された宛先を表示手段の宛先設定画面に選択可能に表示させる処理をコンピュータに実行させることができる。
前項（１２）に記載の発明によれば、宛先をワンタッチボタンで表示させる処理をコンピュータに実行させることができる。
前項（１３）に記載の発明によれば、宛先の一部が入力される毎に、宛先の候補を選択可能に表示させる処理をコンピュータに実行させることができる。
前項（１４）に記載の発明によれば、ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置において送信履歴が更新されたときは、この更新された送信履歴と同じ内容となるように、記憶手段に記憶されている送信履歴を更新する処理を、コンピュータに実行させることができる。
前項（１５）に記載の発明によれば、記憶手段に記憶された送信履歴が更新されたときは、前記他のデータ送信装置へ送信履歴の更新要求を送信する処理を、コンピュータに実行させることができる。
以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。
図１は、この発明の一実施形態に係るデータ送信装置が適用されたＭＦＰを示す機能的ブロック図である。
図１において、このＭＦＰ１は、スキャナ機能、複写機能、ファクシミリ機能、プリンタ機能、メール送信機能などの各種の機能を備えている。
このＭＦＰ１は、操作パネル部２を制御するためのパネルアプリケーション（Panel APP)１０１と、プリンタ制御のためのプリンタアプリケーション（Printer APP)１０３と、スキャナ制御のためのスキャナアプリケーション（Scanner APP)１０５と、これらアプリケーションを実行して各種の処理を行うＣＰＵ１５１と、ファクシミリアプリケーション（FAX APP)１０７と、画像データを保持するボックス（ハードディスクドライブ）１１９を制御するためのボックスアプリケーション（Box APP)１０９とを有している。
前記スキャナアプリケーション（Scanner APP)１０５は、スキャナの制御、フォーマット変換、メール作成、メール送信、ジョブ管理などの処理を実行するためのソフトウェアプログラムである。
ＭＦＰ１は、制御層ＡＰＩ（Application Program Interface)１１１と、Ｉ／Ｏ制御ブロック１１３と、エンジンブロック１１５と、ＯＳ（Operating System) １１７とハードディスクドライブ（ボックス）１１９とを備えている。
また、ＭＦＰ１は、ハードウェアとしてのプリンタ１２１と、読取手段としてのスキャナ１２３と、Ｉ／Ｏ１２５と、操作パネル部２とを有している。
なお、操作パネル部２は、例えば液晶表示装置（ＬＣＤという）にタッチパネルを積層した構造を有し、ＬＣＤにワンタッチボタンを表示させて、ワンタッチボタンが押下されたことを検出できるようになっている。
ここで、Scan To E-mailによるデータ送信について簡単に説明すると、操作パネル部２での操作により（図中ａ）、スキャナ１２３により原稿の読取が行われ（図中ｂ）、読み取られたデータについて、メール作成、メール送信が行われる（図中ｃ）。
その後、データは、Ｉ／Ｏ１２５を介して外部に送信される（図中ｄ）。図中の太線矢印は、このようなデータの流れを示している。
図２は、このＭＦＰ１における特徴部分の構成を示すブロック図である。
図２において、このＭＦＰ１は、操作パネル部２と、認証処理部３と、送信ログ作成処理部４と、データベース作成処理部５と、宛先ボタン処理部６と、宛先入力処理部７と、送信処理部８と、宛先登録部９と、記憶部１０と、ＣＰＵ１５１を備えている。
前記操作パネル部２は、図示しないキー操作部と宛先設定画面等を表示する表示部２１とを備えている。表示部２１は前述したタッチパネル式のＬＣＤからなる。
前記認証処理部３は、操作ユーザの認証を行うものである。即ち、ユーザがＭＦＰ１を使用するためにユーザＩＤやパスワード等の認証情報を操作部２から入力すると、認証処理部３は入力された認証情報と予め登録された認証情報とを照合し、ＭＦＰ１の使用許可あるいは使用不可を判断する。なお、認証は、ユーザＩＤやパスワード等によらず、指紋認証等の生体認証であっても良い。
前記送信ログ作成処理部４は送信ログファイル（送信履歴）の作成を行うものである。
前記データベース作成処理部５は、前記作成されたログファイルに基づいて、送信の種類（FaxあるいはE-mail）、宛先、送信ユーザの情報を取得し、送信履歴データベースを作成するものである。また、このデータベース作成処理部５は、カウンタ５１を備え、カウンタ５１により、ログファイルに含まれている宛先への送信回数（宛先の使用回数）を、宛先毎にカウントする。
さらに、データベース作成処理部５は、前記カウンタ５１によりカウントされた宛先への送信回数に対して、自動登録を行う基準となるしきい値を設定可能となされている。
そして、図３（Ａ）〜（Ｄ）の送信履歴データベースに示すように、宛先毎に、自動登録の有無、送信の種類、カウンタ５１によるカウント数、設定されたしきい値、宛先に送信を行ったユーザ（図３では送信ユーザと記している）の各情報が関連付けられ、送信履歴データベースとして記憶部１０に記憶されている。また、ユーザによって送信が行われるたびに、データベース作成処理部５は、記憶部１０に記憶された送信履歴データベースの内容を更新するものとなされている。
前記宛先ボタン処理部６は、前記送信履歴データベースのカウント数がしきい値を超えた宛先を、自動登録するものである。なお、自動登録された宛先については、後述するように、宛先短縮ボタン（ワンタッチボタン）として宛先設定画面に表示され、あるいは宛先の一部が直接に入力された際に該当する宛先が候補表示されるものとなされている。なお、宛先の一部が直接に入力された際に該当する宛先が候補表示される方式を、以下「オートフィルタ方式」ともいう。
前記宛先入力処理部７は、オートフィルタ方式についての入力処理を行うものである。
前記送信処理部８は、設定された宛先に対して、データファイルの送信を実行するものである。
前記宛先登録部９は、ユーザの意図的な登録操作に基づいて、宛先ボタンを予め登録するためのものである。
なお、上記の認証処理部３、送信ログ作成処理部４、データベース作成処理部５、宛先ボタン処理部６、宛先入力処理部７、送信処理部８、宛先登録部９等の各機能は、ＣＰＵ１５１が図示しないＲＯＭ等の記憶媒体に記録された動作プログラムに従って動作することにより発揮される。
次に、ユーザがＭＦＰ１により送信を行うときのＭＦＰ１の動作の概略を、図３〜図６を用いて説明する。
図３（Ａ）〜（Ｄ）は、データベース作成処理部５によって作成された送信履歴データベースの内容を示す図である。
同図（Ａ）に示すように、このデータベースでは、前述したように、宛先毎に、自動登録の有無、送信種類、しきい値、カウント数、送信を行ったことのあるユーザの各情報が関連付けて記憶されている。
この状態で、ユーザＡが例えば宛先「kimura@aaa.ne.jp」（以下「kimura」と略称する）にメールを送信したとする。
すると、送信された宛先がデータベースに存在しているかどうかがチェックされ、存在している場合には、同図（Ｂ）のように、宛先「kimura」のカウント数が１アップされる。また、ユーザＡは宛先「kimura」に送信したことがあるユーザとして既に登録されているので、新たな追加登録は行われない。
宛先「kimura」のカウント数が１アップして、同図（Ｂ）のようにしきい値に達すると、同図（Ｃ）に示すように、「自動登録」の項目が「なし」から「あり」に変化する。これにより、宛先ボタン処理部６が宛先「kimura」を自動登録する。従って、宛先「kimura」への送信実績のあるユーザＡ、Ｂ、Ｃが、今後、宛先「kimura」へのデータ送信を行うときは、宛先設定画面に宛先「kimura」の短縮ボタン（ワンタッチボタン）が表示され、あるいはアートフィルタ方式により表示される。
また、宛先「kimura」への送信実績のないユーザＤが宛先「kimura」へメール送信を行った場合は、同図（Ｄ）のように、宛先「kimura」のカウント数が１アップするとともに、ユーザＤが宛先「kimura」に送信したことがあるユーザとして追加登録される。
次に、自動登録された宛先が表示されるユーザと表示されないユーザの相違を、以下のシナリオに基づいてさらに詳しく説明する。
『前提条件』
（１）ユーザＡは宛先「kimura」に、月３回、ＭＦＰ１を使ってScan to E-mailによるデータ送信を行う。
（２）ユーザＢも宛先「kimura」に、月５回、ＭＦＰ１を使ってScan to E-mailによるデータ送信を行う。
（３）ユーザＡ、ユーザＢともに、月に数回のことなので、「kimura」についての意図的な宛先登録は行っていない。
（４）多数のユーザの使用により、図３に示す送信履歴データベースが何度も更新され、既に宛先「kimura」について「自動登録」が「あり」、即ち宛先「kimura」が自動登録されているものとする(図３（Ｃ）参照）。
上記の前提条件のもとで、ユーザＡが次の月、通常どおり宛先「kimura」にデータ送信を行うものとする。
まず、認証を行ってＭＦＰ１にログインする。
ついで、表示部２１の宛先設定画面の表示を確認する。ユーザＡは宛先「kimura」への送信履歴が存在するから、図５の画面Ｄ２に示すように、全ユーザに共通表示される意図的に登録された宛先Ｂ１の他に、宛先「kimura」の短縮ボタンＢ２が追加表示されている。
ここで、ユーザＡは短縮ボタンを押して宛先を選択しても良いが、ユーザＡが短縮ボタンに気づくことなく、図６の直接入力画面で、宛先の入力を直接に行ったとする。宛先として「ki」と入力すると、図６に示すようにオートフィルタ方式により宛先候補が表示される。この実施形態では、表示される宛先候補はユーザＡが今まで送信したことがある宛先で、かつ、「自動登録」が「あり」となっているものに限られており、「ki」から始まる例えば「kitamura」、「kimura」などが表示される。さらに入力を続けると、その都度宛先の候補が絞られながら表示される。
ユーザＡは表示された候補の中から、宛先「kimura」を選択し、メール送信を行う。
つぎに、一度も宛先「kimura」に送信したことがないユーザＤが、初めて宛先「kimura」にメール送信を行うとする。
ＭＦＰ１で認証を行い、認証成功の場合にはログインが許可される。
ついで、宛先設定画面の表示を確認する。図４に示すように、共通の短縮ボタンＢ１のみが表示されている。ユーザＤは、宛先「kimura」への送信実績がないので、宛先「kimura」の短縮ボタンＢ２は表示されない。直接宛先入力を行った場合も宛先候補は表示されない。
メールアドレスの入力完了後、宛先「kimura」にメール送信を行う。このとき、送信ログ作成処理部４で作成された送信ログに、ユーザＤが宛先「kimura」にメール送信したデータが残る。
前記送信ログに基づいて、データベース作成処理部５により送信履歴データベースの更新が行われ、図３（Ｄ）に示すように、宛先「kimura」についてのカウント数が１アップされるとともに、ユーザＤが宛先「kimura」へ送信したことのあるユーザとして追加される。次回から、ユーザＤもユーザＡと同様に自動登録による宛先表示の利益を受けることができる。
このように、過去の送信回数がしきい値に達して自動登録された宛先であっても、その宛先に送信を行ったことがないユーザ、換言すれば自動登録に寄与していないユーザについては、その宛先は宛先設定画面に表示されないから、その宛先に初めて送信を行うユーザが、類似した宛先に間違えて送信する不都合もなくなるし、他の人の送信履歴が明らかになってしまう不都合も解消でき、セキュリティの低下を招く恐れはない。
また、自動登録された宛先に送信したことのないユーザであっても、１回送信すれば、次回からは自動登録により宛先設定画面に宛先が自動的に表示されるから、その宛先への送信機会の多いユーザは勿論のこと、少ないユーザにとっても極めて使い勝手の良いものとなる。
図７は、ユーザがある宛先に対して送信を行うときのＭＦＰ１の処理を示すフローチャートである。この処理は、ＣＰＵ１５１が図示しない記録媒体に記録された動作プログラムに従って動作することにより実行される。
図７において、ステップＳ１では、ユーザによる認証要求がなされたか否かが判断される。認証要求がなければ（ステップＳ１でＮＯ）、ステップＳ１１のデータベース更新処理に進む。
認証要求があれば（ステップＳ１でＹＥＳ）、ステップ２ではユーザ認証が行われる。認証成功によって操作ユーザが特定される。
次に、ステップＳ３では、ログインしたユーザの送信履歴があるか否か、換言すれば過去に送信を行ったことのあるユーザかどうかが判断される。ユーザの送信履歴があれば（ステップＳ３でＹＥＳ）、ステップＳ４で、送信履歴にある前記宛先は自動登録されているかどうかが判断される。
自動登録されていれば（ステップＳ４でＹＥＳ）、ステップＳ５で、操作パネル部２の表示部２１に表示された宛先設定画面に、全ユーザに共通に表示される宛先短縮ボタンＢ１に加え、前記自動登録された宛先短縮ボタンＢ２が表示される（図５参照）。
宛先短縮ボタンの表示にもかかわらず、ユーザが操作パネル部２のキー入力により自動登録された宛先を直接に入力した場合には、ステップＳ６で、オートフィルタ方式により宛先候補が表示される。即ち、一文字が入力されるたびに、宛先入力処理部７は、一部の入力された宛先と送信履歴データベースに登録された宛先とを照合し、合致するものが存在すれば、合致した宛先を入力候補として選択可能に表示し（図６参照）、ステップＳ９に進む。
一方、ステップＳ３において、ユーザの送信履歴がない場合は（ステップＳ３でＮＯ）、ステップＳ７に進み、ユーザ共通の宛先短縮ボタンＢ１のみが表示される（図４参照）。また、ステップＳ４において、送信履歴にある宛先が自動登録されていない場合も（ステップＳ４でＮＯ）、ステップＳ７に進み、ユーザ共通の宛先短縮ボタンＢ１のみが表示される。
従って、過去に送信を行ったことがないユーザや、送信を行ったことのあるユーザであってもその宛先が自動登録されていない宛先である場合には、自動登録された宛先短縮ボタンやオートフィルタ方式による表示がなされることはない。
この状態で、ユーザが共通の宛先短縮ボタンを使用することなく、操作パネル部２のキー入力により宛先を直接に入力した場合には、ステップＳ８で、入力された宛先が表示されたのち、ステップＳ９に進む。
ステップＳ９では、ステップＳ５〜ステップＳ８のいずれかにおいて選択され、あるいは入力された宛先に対して、送信処理部８を介して送信が行われる。次いで、ステップＳ１０では、送信結果に基づいて、送信ログ作成処理部４を介して送信ログファイルの作成が行われる。
次いで、ステップＳ１１では、データベース作成処理部５を介して、送信履歴データベースの更新が行われたのち、終了する。
図８は、図７の送信ログの作成処理（ステップＳ１０）のサブーチンを示すフローチャートである。
図８において、ステップＳ１０１では、送信が実行されたか否かを判断し、送信が実行されていれば（ステップＳ１０１でＹＥＳ）、ステップＳ１０２では、送信履歴に送信ユーザ及び宛先を書き込んでから、リターンする。送信が実行されていなければ（ステップＳ１０１でＮＯ）、そのままリターンする。
ステップＳ１０３では、宛先について既に送信履歴が存在しているか否かを判断し、送信履歴が存在していれば（ステップＳ１０３でＹＥＳ）、ステップＳ１０４では、その宛先への送信回数（宛先の使用回数）がカウント１アップされ、リターンする。宛先についての送信履歴が存在していなければ（ステップＳ１０３でＮＯ）、そのままリターンする。
図９は、図７のデータベース更新処理（ステップＳ１１）のサブルーチンを示すフローチャートである。
ステップＳ１１１では、送信が実行されたかどうかが判断される。送信が実行されていなければ（ステップＳ１１１でＮＯ）、更新の必要はないからそのままリターンする。送信が実行されていれば（ステップＳ１１１でＹＥＳ）、ステップＳ１１２で、送信履歴データベースを照会し、ステップＳ１１３で、送信が行われた宛先についての送信履歴が存在しているか否かが判断される。送信履歴がなければ（ステップＳ１１３でＮＯ）、新たな情報として登録するため、ステップＳ１１９で、データベースに「宛先」「送信ユーザ」「カウント数」等の必要な情報を書き込んだ後、ステップＳ１２０で、カウント数に対するしきい値を設定してリターンする。
送信の履歴が存在する場合には（ステップＳ１１３でＹＥＳ）、ステップＳ１１４で、データベースのカウント数を１アップする。次いで、ステップＳ１１５で、カウント数つまりその宛先への送信回数（宛先の使用回数）はしきい値に達したか否かが判断される。しきい値に達すると（ステップＳ１１５でＹＥＳ）、ステップＳ１１６で、その宛先について「自動登録」を「あり」に変更して、その宛先を自動登録したのち、ステップＳ１１７に進む。しきい値に達していなければ（ステップＳ１１５でＮＯ）、そのままステップＳ１１７に進む。
ステップＳ１１７では、その宛先へ送信を行ったユーザとして登録されているかどうかを調べ、登録されていれば（ステップＳ１１７でＹＥＳ）、再度登録する必要はないからそのままリターンする。登録されていなければ（ステップＳ１１７でＮＯ）、ステップＳ１１８で、送信したことのあるユーザとして追加登録した後、リターンする。
図１０は、この発明の他の実施形態を示す。
図１０において、複数、例えば４台のＭＦＰ１．１・・・がネットワーク１１を介して接続されている。
この場合、一つのＭＦＰ１において、記憶部１０に記憶された送信履歴データベースが更新されると、他のＭＦＰ１・・・においても、送信履歴データベースの更新（上書き）が同期をとって行われる。これにより、１つのＭＦＰ１において、送信ユーザに自動登録による宛先表示の利益が与えられた場合、他のＭＦＰ１・・・においても、自動登録による宛先表示の利益が自動的に与えられる。
図１１は、図１０に示した実施形態において、ＭＦＰ１で行われるデータベース更新処理のフローチャートを示すものであり、図７のフローチャートにおけるステップＳ１１のデータベース更新処理として実施される。
図１１において、ステップＳ１１１１では、送信が実行されたかどうかが判断される。送信が実行されていなければ（ステップＳ１１１１でＮＯ）、図１２のステップＳ１１２３に進む。送信が実行されていれば（ステップＳ１１１１でＹＥＳ）、ステップＳ１１１２で、送信履歴データベースを照会し、ステップＳ１１１３で、送信が行われた宛先についての送信履歴が存在しているか否かが判断される。送信履歴がなければ（ステップＳ１１１３でＮＯ）、新たな情報として登録するため、ステップＳ１１１９で、データベースに「宛先」「送信ユーザ」「カウント数」等の必要な情報を書き込んだ後、ステップＳ１１２０で、カウント数に対するしきい値を設定してリターンする。
送信の履歴が存在する場合には（ステップＳ１１１３でＹＥＳ）、ステップＳ１１１４で、データベースのカウント数を１アップする。次いで、ステップＳ１１１５で、カウント数つまりその宛先への送信回数（宛先の使用回数）はしきい値に達したか否かが判断される。しきい値に達すると（ステップＳ１１１５でＹＥＳ）、ステップＳ１１６で、その宛先について「自動登録」を「あり」に変更して、その宛先を自動登録したのち、ステップＳ１１１７に進む。しきい値に達していなければ（ステップＳ１１１５でＮＯ）、そのままステップＳ１１１７に進む。
ステップＳ１１１７では、その宛先へ送信を行ったユーザとして登録されているかどうかを調べ、登録されていれば（ステップＳ１１１７でＹＥＳ）、再度登録する必要はないから、そのままステップＳ１１２１に進む。登録されていなければ（ステップＳ１１１７でＮＯ）、ステップＳ１１１８で、送信したことのあるユーザとして追加登録した後、ステップＳ１１２１に進む。
ステップＳ１１２１では、ネットワーク１１に接続された他の外部ＭＦＰ１を検索し、ステップＳ１１２２では、検索結果を基に、ネットワーク１１に接続された他のＭＦＰ１があるか否かを判断する。ネットワーク１１に接続された外部ＭＦＰ１があれば（ステップＳ１１２２でＹＥＳ）、ステップＳ２８で、外部ＭＦＰ１へ送信履歴データベースの上書き（更新）要求を送信したのち、リターンする。ネットワーク１１に接続された外部ＭＦＰ１がなければ（ステップＳ１１２２でＮＯ）、そのままリターンする。
このように、送信履歴データベースが更新された場合には、他の外部ＭＦＰ１にデータベースの上書き要求を送信するから、これを受信した他のＭＦＰ１は自身のデータベースを更新し、これにより、データベースの共有化を図ることができる。
一方、図１２において、ステップＳ１１２４では、ネットワーク１１に接続された他の外部ＭＦＰ１からデータベースの上書き（更新）要求があったか否かを判断する。他の外部ＭＦＰ１からデータベースの上書き要求があれば（ステップＳ１１２４でＹＥＳ）、受信した外部ＭＦＰ１のデータベースで自身のデータベースを上書きしたのち、リターンする。他の外部ＭＦＰ１からデータベースの上書き要求がなければ（ステップＳ１１２４でＮＯ）、ステップ１１２６に進む。
ステップＳ１１２６では、電源がＯＮされてネットワークに接続されたかどうかを判断し、電源がＯＮされてネットワークに接続されると（ステップＳ１１２６でＹＥＳ）、ステップＳ１１２７で外部ＭＦＰ１を検索したのち、ステップＳ１１２８に進む。電源ＯＮされてもネットワーク接続されていなければ（ステップＳ１１２６でＮＯ）、そのままリターンする。
ステップＳ１１２８では、検索の結果、ネットワーク１１に接続された外部ＭＦＰ１があるか否かを判断し、ネットワーク１１に接続された外部ＭＦＰ１があれば（ステップＳ１１２８でＹＥＳ）、ステップＳ１１２９では、その外部ＭＦＰ１から送信履歴データベースを取得し、ステップＳ１１３０では、自身のデータベースと内容を比較する。
次いで、ステップＳ１１３１では、外部ＭＦＰ１のデータベースと自身のデータベースとの違いがあるか否かを判断し、違いがあれば（ステップＳ１１３１でＹＥＳ）、ステップＳ１１３２では自身のデータベースを、取得した外部ＭＦＰ１のデータベースでで上書きして、リターンする。
ステップＳ１１２８でネットワーク接続されたＭＦＰ１が存在しない場合（ステップＳ１１２８でＮＯ）、さらにステップＳ１１３１で、外部ＭＦＰ１のデータベースと自身のデータベースとに違いがない場合は（ステップＳ１１３１でＮＯ）、そのままリターンする。
このように、ネットワーク１１上のいずれかのＭＦＰ１で送信履歴データベースが更新された際、あるいはＭＦＰ１の電源がＯＮでされて、ネットワーク１１に接続された際に、データベースの更新が行われる。
なお、上記各実施形態では、データ送信装置としてＭＦＰ１を例に説明したが、この発明は、ファクシミリ単独機などの他のデータ送信装置にも適用可能である。
この発明の一実施形態の係るデータ送信装置が適用されたＭＦＰの機能的構成を示すブロック図である。 同じくＭＦＰの特徴部分の構成を示すブロック図である。 データベース作成処理部５によって作成された送信履歴データベースの内容を示す図である。 前記操作パネル部の表示部に表示された宛先設定画面の表示例を示す図である。 宛先設定画面の他の表示例を示す図である。 宛先設定画面のさらに他の表示例を示す図である。 ユーザがある宛先に対して送信を行うときにＭＦＰで行われる処理を示すフローチャートである。 図７の送信ログの作成処理（ステップＳ１０）のサブーチンを示すフローチャートである。 図７のデータベース更新処理（ステップＳ１１）のサブーチンを示すフローチャートである。 この発明の他の実施形態を示すもので、データベースの更新状況を示すネットワーク図である。 図１０のＭＦＰにおけるデータベース更新処理を示すフローチャートである。 図１１に続くフローチャートである。
符号の説明
１ ＭＦＰ（データ送信装置）
２ 操作パネル部
２１ 表示部
３ 認証部
４ 送信ログ作成処理部
５１ カウンタ
５ データベース作成処理部
６ 宛先ボタン処理部
７ 宛先入力処理部
８ 送信処理部
１０ 記憶部
１５１ ＣＰＵ

Claims (15)

  1. ユーザの送信操作によって設定された宛先にデータを送信可能な送信手段と、
    前記各宛先毎に過去の送信回数をカウントする計数手段と、
    前記カウントされた送信回数を含む送信履歴を更新可能に記憶する記憶手段と、
    過去の送信回数が一定数に達した宛先を自動登録する登録手段と、
    宛先設定画面を表示する表示手段と、
    送信を行うユーザについて、前記自動登録された宛先への送信履歴があるかどうかを判断する判断手段と、
    判断の結果、送信履歴がある場合にのみ、前記自動登録された宛先を前記表示手段の宛先設定画面に選択可能に表示させる制御手段と、
    を備えていることを特徴とするデータ送信装置。
  2. 前記制御手段は、宛先をワンタッチボタンで表示させる請求項１に記載のデータ送信装置。
  3. 前記制御手段は、宛先の一部が入力される毎に、宛先の候補を選択可能に表示させる請求項１に記載のデータ送信装置。
  4. ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の送信履歴が更新されたときは、この更新された送信履歴と同じ内容となるように、自装置の記憶手段に記憶されている送信履歴を更新する更新手段をさらに備えている請求項１〜３のいずれかに記載のデータ送信装置。
  5. 記憶手段に記憶された送信履歴が更新されたときは、ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の送信履歴を、前記更新された送信履歴と同じ内容とするために、前記他のデータ送信装置へ送信履歴の更新要求を送信する請求項１〜４のいずれかに記載のデータ送信装置。
  6. ユーザの送信操作によって設定された宛先にデータを送信するステップと、
    前記各宛先毎に過去の送信回数をカウントするステップと、
    前記カウントされた送信回数を含む送信履歴を記憶手段に更新可能に記憶させるステップと、
    過去の送信回数が一定数に達した宛先を自動登録するステップと、
    宛先設定画面を表示手段に表示させるステップと、
    送信を行うユーザについて、前記自動登録された宛先への送信履歴があるかどうかを判断するステップと、
    判断の結果、送信履歴がある場合にのみ、前記自動登録された宛先を前記表示手段の宛先設定画面に選択可能に表示させる制御ステップと、
    を備えていることを特徴とするデータ送信装置における宛先設定方法。
  7. 前記制御ステップでは、宛先をワンタッチボタンで表示させる請求項６に記載のデータ送信装置における宛先設定方法。
  8. 前記制御ステップでは、宛先の一部が入力される毎に、宛先の候補を選択可能に表示させる請求項６に記載のデータ送信装置における宛先設定方法。
  9. ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の送信履歴が更新されたときは、この更新された送信履歴と同じ内容となるように、自装置の記憶手段に記憶されている送信履歴を更新するステップをさらに備えている請求項６〜８のいずれかに記載のデータ送信装置における宛先設定方法。
  10. 記憶手段に記憶された送信履歴が更新されたときは、ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の送信履歴を、前記更新された送信履歴と同じ内容とするために、前記他のデータ送信装置へ送信履歴の更新要求を送信するステップをさらに備えている請求項６〜９のいずれかに記載のデータ送信装置における宛先設定方法。
  11. ユーザの送信操作によって設定された宛先にデータを送信するステップと、
    前記各宛先毎に過去の送信回数をカウントするステップと、
    前記カウントされた送信回数を含む送信履歴を記憶手段に更新可能に記憶させるステップと、
    過去の送信回数が一定数に達した宛先を自動登録するステップと、
    宛先設定画面を表示手段に表示させるステップと、
    送信を行うユーザについて、前記自動登録された宛先への送信履歴があるかどうかを判断するステップと、
    判断の結果、送信履歴がある場合にのみ、前記自動登録された宛先を前記表示手段の宛先設定画面に選択可能に表示させる制御ステップと、
    をデータ送信装置のコンピュータに実行させるための宛先設定処理プログラム。
  12. 前記制御ステップでは、宛先をワンタッチボタンで表示させる処理をコンピュータに実行させる請求項１１に記載の宛先設定処理プログラム。
  13. 前記制御ステップでは、宛先の一部が入力される毎に、宛先の候補を選択可能に表示させる処理をコンピュータに実行させる請求項１１に記載の宛先設定処理プログラム。
  14. ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の記憶手段に記憶された送信履歴が更新されたときは、この更新された送信履歴と同じ内容となるように、自装置の記憶手段に記憶されている送信履歴を更新するステップをさらにコンピュータに実行させる請求項１１〜１３のいずれかに記載の宛先設定処理プログラム。
  15. 記憶手段に記憶された送信履歴が更新されたときは、ネットワークを介して接続された他のデータ送信装置の送信履歴を、前記更新された送信履歴と同じ内容とするために、前記他のデータ送信装置へ送信履歴の更新要求を送信するステップをさらにコンピュータに実行させる請求項１１〜１４のいずれかに記載の宛先設定処理プログラム。
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