JP4089670B2 - 文書管理装置 - Google Patents

Description

この発明は、文書管理装置に関し、とくに２次元コード情報を取り扱う文書管理装置に関する。

近年、水平方向および垂直方向の２次元方向に情報を持つ２次元コード情報が普及してきている。２次元コードは、一次元コードに比べて大容量の情報を扱うことができるため、コード自体に種々の情報を持たせることが可能である。

特許文献１には、プリンタ装置が端末装置から依頼された印刷データを印刷する際に、用紙上端部と用紙下端部にそれぞれ印刷データを識別する情報と、印刷状態を識別するための情報が含まれたバーコードを印刷データとともに印刷し、用紙排出口にて前記バーコードを読み取ることにより印刷の状態を識別し、印刷履歴として管理するように構成されたシステムが開示されている。ここで、用紙排出口にバーコードリーダが設けられており、用紙排出口にてバーコードを読み取ることにより、印刷の状態を識別して、用紙排出が完了したことをユーザに通知できるようになっている。
特開２００４−９０２３５号公報

ところで、たとえば一台の装置にファクシミリ機能、プリンタ機能、コピー機能、およびスキャン機能等の複数の機能を備えた複合機や、これらの機能のいずれかを有するたとえばファクシミリ装置やスキャナ等においては、スキャン機能を用いて紙媒体等に印刷された２次元コード情報を読み取ることが可能である。また、プリンタ機能を用いて紙媒体等に２次元コード情報を印刷することも可能である。そのため、このような複合機においては、特別な装置を付加することなく、２次元コード情報を取り扱うことが容易である。

本発明はこうした点に鑑みてなされたもので、その目的は、文書の管理を容易にする技術の提供にある。

本発明によれば、
文書データと当該文書データの属性とを対応付けて記憶するデータ記憶部と、
文書データの種類毎に、当該文書データとともに出力する所定の形式の２次元コード情報に含めるべき当該文書データの属性を記憶する設定記憶部と、
前記文書データの出力指示があると、当該文書データと当該文書データに対応付けられた前記属性とを読み出し、前記設定記憶部を参照して、その文書データの種類に基づき、前記２次元コード情報に含める属性を抽出するデータ読出部と、
前記データ読出部が抽出した前記属性を示す文字情報を前記所定の形式の２次元コード情報に変換する２次元コード情報生成部と、
前記文書データと、前記２次元コード情報生成部が生成した前記２次元コード情報とを含む画像データを生成する画像データ生成部と、
前記画像データを出力する出力処理部と、
を含むことを特徴とする文書管理装置が提供される。

ここで、属性は、たとえば文書データの作成者名、文書データに対する処理の指示、文書データへの処理日時や処理期限、文書データへの処理担当者名、文書データの取得日、文書データの送信先情報、文書データの発信元情報、文書データへの処理結果、その文書の特徴を示す情報等を含む。また、属性は、文書データへのコメントや追記等を含むこともできる。属性情報は、ユーザが入力することもできるが、文書データ中に含まれるヘッダ情報等に基づき抽出することもできる。

このようにすれば、後に印刷した原稿を読み取り、２次元コード情報をデコードすることにより、その文書データの属性を示す情報を文字情報として取得することができる。また、２次元コード情報を用いると、小さい領域に大容量の情報を含めることができるため、文書データの余白等の所望の位置に、２次元コード情報を含めて、文書データと２次元コード情報とを１ページの原稿として印刷することができる。これにより、余分な紙を使うことなく、文書の管理を容易に行うことができる。文書データには、その文書の種類を示す情報が対応づけられていてよい。ユーザが予め所望の属性を設定しておくことにより、所望の属性を含む２次元コード情報を文書データとともに印刷することができる。
たとえば、文書データにその文書データのワークフロー等を属性情報として対応づけて記憶しておき、文書データを印刷する際に、ワークフロー等の属性情報を２次元コード情報に変換して印刷することができる。

文書データを印刷する際に、その属性を示す情報を２次元コード情報化して文書データとともに印刷しておくことにより、後に、２次元コード情報を読み取り、デコードすることにより、属性を示す情報を文字情報として取得することができる。これにより、文書の管理を容易に行うことができる。

本発明の文書管理装置において、前記設定記憶部は、前記文書データの種類毎に、当該文書データを出力する契機となるイベントも対応付けて記憶することができ、前記データ読出部は、前記データ記憶部に記憶された前記文書データのいずれかに前記イベントが発生したときに、当該文書データの出力指示があったとして、当該文書データと当該文書データに対応付けられた前記属性とを読み出し、前記設定記憶部を参照して、その文書データの種類に基づき、前記２次元コード情報に含める属性を抽出することができ、前記２次元コード情報生成部は、前記属性を示す文字情報に、発生した前記イベントを示す文字情報も含めて、当該文字情報を前記所定の形式の２次元コード情報に変換することができる。

ここでも、文書データには、その文書の種類を示す情報が対応づけられていてよく、設定記憶部は、文書の種類毎に、文書データを出力する契機となるイベントの設定を記憶することができる。ここで、イベントとは、たとえば保存期限切れや、処理の終了、処理のエラー等である。このようにすれば、文書データが印刷される際に、その文書データが印刷される契機となったイベントを示す２次元コード情報も一緒に印刷されるので、その文書データに生じた処理を把握することができる。ここで、２次元コード情報とともに、変換前の文字情報も印刷されるようにすることができる。このようにすれば、イベントを示す文字情報に基づき、ユーザがイベントの発生を把握することができるとともに、２次元コード情報を用いて、文書管理を行うことができる。

本発明の文書管理装置において、出力処理部は、２次元コード情報生成部が変換した２次元コード情報を、変換前の文字情報で示された属性情報とともに出力することができる。

このようにすれば、２次元コード情報を用いて文書データの管理を容易に行うことができるとともに、ユーザが２次元コード情報の内容を把握することができるので、より利便性が向上する。

なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。

本発明によれば、文書の管理を容易にすることができる。

本実施の形態における文書管理装置は、文字情報で示されたデータを２次元コード情報に変換する機能を有する。ここで、２次元コード情報は、一般的に２次元コード情報として知られている種々のものを用いることができるが、たとえばＱＲコードを用いることができる。

図１は、本実施の形態における文書管理装置１００の構成を示すブロック図である。
文書管理装置１００は、入力受付部１０２、データ読出部１０４、データ記憶部１０６、データ取得部１０８、設定記憶部１１４、２次元コード情報生成部１１６、画像データ生成部１１８、および出力処理部１２０を含む。

文書管理装置１００の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インターフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。実施の形態で説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。なお、図１において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してある。

入力受付部１０２は、ユーザからの各種指示を受け付ける。また、入力受付部１０２は、ユーザから文書データの入力や、文書データの属性を示す文字情報の入力を受け付ける。ここで、属性は、文書データの作成者名、文書データに対する処理の指示、文書データへの処理日時や処理期限、文書データへの処理担当者名、文書データの取得日、文書データの送信先情報、文書データの発信元情報、文書データへの処理結果等を含む。また、属性は、文書データへのコメントや追記等を含むこともできる。属性情報は、ユーザが入力することもできるが、文書データ中に含まれるヘッダ情報等に基づき抽出することもできる。

データ取得部１０８は、たとえばネットワーク（不図示）を介して他の端末から、または入力受付部１０２を介してユーザの入力により文書データを取得する。データ取得部１０８は、取得した文書データをデータ記憶部１０６に記憶する。データ取得部１０８は、取得した文書データとともに、その文書データの種類や属性を対応づけてデータ記憶部１０６に記憶する。

データ取得部１０８は、たとえば、ネットワークを介して文書データを受信した場合、その文書を受信文書としてデータ記憶部１０６に記憶するとともに、文書データの発信元番号、受信日時、受信結果、および文書データを保存しておく保存期限等の属性を文書データに対応づけて記憶する。

また、入力受付部１０２は、たとえば、ユーザから文書データの入力を受け付けた場合、ユーザ名、文書の種類、文書データに対する処理の指示、文書データへの処理担当者名、文書データを保存しておく保存期間等の属性の入力もユーザから受け付けることができる。データ取得部１０８は、入力受付部１０２が受け付けた文書データの属性を、文書データに対応づけてデータ記憶部１０６に記憶する。

データ記憶部１０６は、データ取得部１０８が取得した文書データを記憶する。また、データ記憶部１０６は、文書データに対応づけて、その文書データの属性を示す文字情報を記憶することもできる。

データ読出部１０４は、データ記憶部１０６から文書データを読み出す。データ読出部１０４は、入力受付部１０２が受け付けたユーザの指示に基づき、データ記憶部１０６から該当する文書データを読み出すことができる。また、たとえば文書データに、その文書データの保存期限等の属性が対応づけられている場合、データ読出部１０４は、データ記憶部１０６を参照して、保存期限が過ぎた文書データをデータ記憶部１０６から読み出すことができる。データ読出部１０４は、文書データに属性を示す文字情報が対応づけて記憶されている場合、必要に応じてその文字情報も読み出す。

設定記憶部１１４は、２次元コード情報に含める属性の設定を記憶する。データ読出部１０４は、設定記憶部１１４を参照して、データ読出部１０４が読み出した文書データや文書データに対応づけられた文字情報の中から、２次元コード情報に含める属性を抽出する。

２次元コード情報生成部１１６は、文字情報を２次元コード情報に変換する。本実施の形態において、２次元コード情報生成部１１６は、データ読出部１０４が抽出した文書データの属性を示す文字情報を２次元コード情報に変換する。

画像データ生成部１１８は、２次元コード情報生成部１１６が変換した２次元コード情報を、文書データの一部に含め、画像データを生成する。

出力処理部１２０は、画像データ生成部１１８が生成した画像データを出力する処理を行う。本実施の形態において、出力処理部１２０は、印刷部１４２に画像データを印刷させる処理を行う。

図２は、設定記憶部１１４の内部構成の一例を示す図である。
設定記憶部１１４は、文書種類欄と、属性欄と、イベント欄とを含む。文書種類欄には、文書の種類が記憶される。ここでは、「受信文書」、「送信文書」、「処理依頼文書」、および「回覧文書」が記憶されている。また、属性欄には、文書の種類毎に、２次元コード情報に含める属性が対応づけて記憶される。ここでは、たとえば文書が「受信文書」の場合、「発信元番号」、「受信結果」、および「受信日時」が２次元コード情報に含める属性として記憶されている。また、イベント欄には、文書の種類毎に、文書データを印刷出力する契機となるイベントが対応づけて記憶される。ここでは、たとえば文書が「受信文書」の場合、「保存期限切れ」が印刷出力する契機となるイベントとして記憶されている。

図１に戻り、データ読出部１０４がデータ記憶部１０６から保存期限が過ぎた等のイベントの発生に基づき文書データを読み出した場合、データ読出部１０４は、属性情報として、イベントを示す情報も２次元コードに含める属性として抽出する。

図３は、本実施の形態における文書管理装置１００の処理手順の一例を示すフローチャートである。

ユーザから文書データの印刷指示があった場合、または保存期限切れ等のイベントの発生による文書データの印刷指示があった場合（Ｓ１０のＹＥＳ）、データ読出部１０４は、データ記憶部１０６から該当する文書データを読み出す（Ｓ１２）。このとき、文書データに属性を示す文字情報が対応づけられている場合、データ読出部１０４は、その文字情報も読み出す。

つづいて、データ読出部１０４は、文書データを印刷する際に、２次元コード情報を付加するか否かを判断する（Ｓ１４）。データ読出部１０４は、たとえば文書データの種類に基づき、設定記憶部１１４を参照して、２次元コード情報を付加するか否かを判断することができる。また、２次元コード情報を付加するか否かに関する指示を、予めユーザから受け付けておき、文書データに対応づけてデータ記憶部１０６に記憶しておくこともできる。

２次元コード情報を付加する場合（Ｓ１４のＹＥＳ）、データ読出部１０４は、設定記憶部１１４を参照して、２次元コード情報に変換する属性を示す文字情報が決定されているか否かを判断する（Ｓ１６）。設定記憶部１１４に２次元コード情報に変換する属性が記憶されている場合、データ読出部１０４は、設定記憶部１１４に記憶された属性を抽出する。一方、２次元コード情報に変換する属性を示す文字情報が決定されていない場合（Ｓ１６のＮＯ）、データ読出部１０４は、たとえば「２次元コード情報に変換する属性を入力してください」等のメッセージとともに文書データを表示部１４０に表示させ、ユーザに属性の入力を要請する（Ｓ１８）。データ読出部１０４は、入力受付部１０２を介してユーザから属性を示す文字情報の入力を受け付けることができる。データ読出部１０４は、ユーザの入力に従い、２次元コード情報に変換する属性を抽出する。

ステップＳ１６において、属性が決定すると（Ｓ１６のＹＥＳ）、２次元コード情報生成部１１６は、属性を示す文字情報を２次元コード情報に変換する（Ｓ２０）。画像データ生成部１１８は、文書データと２次元コード情報を含む画像データを生成する（Ｓ２２）。出力処理部１２０は、画像データ生成部１１８が生成した画像データを印刷部１４２により印刷させる（Ｓ２４）。

ステップＳ１４において、２次元コード情報を付加しないと判断した場合（Ｓ１４のＮＯ）、画像データ生成部１１８は、文書データに基づき画像データを生成する（Ｓ２６）。

次に、図２も参照して具体例を説明する。
たとえば、データ読出部１０４がユーザの指示に基づき、またはイベントの発生によりデータ記憶部１０６から文書データを読み出した場合、データ読出部１０４は、設定記憶部１１４を参照してその文書データの種類に基づき、２次元コード情報に含める属性を抽出する。図２に示した例では、たとえば文書データが受信文書の場合、属性として「発信元番号」、「受信結果」、「受信日時」が記憶されている。データ読出部１０４は、読み出した属性情報の中から、「発信元番号」、「受信結果」、「受信日時」を抽出し、２次元コード情報生成部１１６に送出する。データ読出部１０４が「保存期限切れ」等のイベントの発生によりデータ記憶部１０６から文書データを読み出した場合、データ読出部１０４は契機となったイベントを示す文字情報も属性情報として２次元コード情報生成部１１６に送出する。２次元コード情報生成部１１６は。データ読出部１０４から送出された属性情報を２次元コード情報に変換する。次いで、画像データ生成部１１８は、データ読出部１０４が読み出した文書データと２次元コード情報生成部１１６が変換した２次元コード情報とを含む画像データを生成する。出力処理部１２０は、画像データ生成部１１８が生成した画像データを出力して印刷部１４２に印刷させる。

以上の処理により、文書データとその属性情報とが同じ原稿に印刷されるので、後にその原稿を読み取り、２次元コード情報をデコードすることにより、その文書データの属性情報を文字情報として取得することができる。

図４は、印刷部１４２により印刷された画像データを示す図である。
ここで、画像データ２００は、文書データ２０４と、この文書データの属性を示す文字情報に基づき生成された２次元コード情報２０２とを含む。２次元コード情報２０２は、たとえば「発行者：Ａ／回覧者：Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ／回覧期限2004/8/15／回覧状況：回覧終了」という文字情報を２次元コード情報化したものである。

以上、本発明を実施の形態をもとに説明した。実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。

以上の実施の形態においては、文書管理装置１００が表示部１４０や印刷部１４２を含まない構成として説明したが、文書管理装置１００は、表示部１４０や印刷部１４２を含む装置とすることができる。たとえば、文書管理装置１００は、ファクシミリ、プリンタ、コピー、スキャナ機能等を統合したネットワーク複合機とすることができる。ここで、ネットワーク複合機は、たとえばネットワークファクシミリ装置やＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）等である。この場合、ネットワーク複合機は、インターネット等のネットワークやＰＳＴＮ（公衆交換電話網）に接続可能である。ネットワーク複合機は、ＰＳＴＮを通じてＧ３ファクシミリ装置等と通信する。また、ネットワーク複合機は、インターネット等を介して他のネットワークファクシミリ装置やＥメール端末とデータの送受信を行う。

実施の形態における文書管理装置の構成を示すブロック図である。 設定記憶部の内部構成の一例を示す図である。 実施の形態における文書管理装置の処理手順の一例を示すフローチャートである。 印刷部により印刷された画像データを示す図である。

符号の説明

１００ 文書管理装置
１０２ 入力受付部
１０４ データ読出部
１０６ データ記憶部
１０８ データ取得部
１１４ 設定記憶部
１１６ ２次元コード情報生成部
１１８ 画像データ生成部
１２０ 出力処理部
１４０ 表示部
１４２ 印刷部

Claims (6)

1. 文書データと当該文書データの属性とを対応付けて記憶するデータ記憶部と、
   文書データの種類毎に、当該文書データとともに出力する所定の形式の２次元コード情報に含めるべき当該文書データの属性を記憶する設定記憶部と、
   前記文書データの出力指示があると、当該文書データと当該文書データに対応付けられた前記属性とを読み出し、前記設定記憶部を参照して、その文書データの種類に基づき、前記２次元コード情報に含める属性を抽出するデータ読出部と、
   前記データ読出部が抽出した前記属性を示す文字情報を前記所定の形式の２次元コード情報に変換する２次元コード情報生成部と、
   前記文書データと、前記２次元コード情報生成部が生成した前記２次元コード情報とを含む画像データを生成する画像データ生成部と、
   前記画像データを出力する出力処理部と、
   を含むことを特徴とする文書管理装置。
2. 請求項１に記載の文書管理装置において、
   前記設定記憶部は、前記文書データの種類毎に、当該文書データを出力する契機となるイベントも対応付けて記憶し、
   前記データ読出部は、前記データ記憶部に記憶された前記文書データのいずれかに前記イベントが発生したときに、当該文書データの出力指示があったとして、当該文書データと当該文書データに対応付けられた前記属性とを読み出し、前記設定記憶部を参照して、その文書データの種類に基づき、前記２次元コード情報に含める属性を抽出し、
   前記２次元コード情報生成部は、前記属性を示す文字情報に、発生した前記イベントを示す文字情報も含めて、当該文字情報を前記所定の形式の２次元コード情報に変換することを特徴とする文書管理装置。
3. 請求項２に記載の文書管理装置において、
   前記イベントは、前記文書データの保存期限切れ、処理の終了、または処理のエラーのいずれかであることを特徴とする文書管理装置。
4. コンピュータを、
   文書データと当該文書データの属性とを対応付けて記憶するデータ記憶手段、
   文書データの種類毎に、当該文書データとともに出力する所定の形式の２次元コード情報に含めるべき当該文書データの属性を記憶する設定記憶手段、
   前記文書データの出力指示があると、当該文書データと当該文書データに対応付けられた前記属性とを読み出し、前記設定記憶手段を参照して、その文書データの種類に基づき、前記２次元コード情報に含める属性を抽出するデータ読出手段、
   前記データ読出手段が抽出した前記属性を示す文字情報を前記所定の形式の２次元コード情報に変換する２次元コード情報生成手段、
   前記文書データと、前記２次元コード情報生成手段が生成した前記２次元コード情報とを含む画像データを生成する画像データ生成手段、
   前記画像データを出力する出力処理手段、
   として機能させることを特徴とする文書管理プログラム。
5. 請求項４に記載の文書管理プログラムにおいて、
   前記設定記憶手段は、前記文書データの種類毎に、当該文書データを出力する契機となるイベントも対応付けて記憶し、
   前記データ読出手段は、前記データ記憶手段に記憶された前記文書データのいずれかに前記イベントが発生したときに、当該文書データの出力指示があったとして、当該文書データと当該文書データに対応付けられた前記属性とを読み出し、前記設定記憶手段を参照して、その文書データの種類に基づき、前記２次元コード情報に含める属性を抽出し、
   前記２次元コード情報生成手段は、前記属性を示す文字情報に、発生した前記イベントを示す文字情報も含めて、当該文字情報を前記所定の形式の２次元コード情報に変換することを特徴とする文書管理プログラム。
6. 請求項５に記載の文書管理プログラムにおいて、
   前記イベントは、前記文書データの保存期限切れ、処理の終了、または処理のエラーのいずれかであることを特徴とする文書管理プログラム。

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