CN100456797C - 二维编码信息处理装置 - Google Patents

Abstract

一种文档管理装置，包括：转换单元，其把表示文档数据属性的字符信息转换成预定格式的二维编码信息；图像数据生成单元，其生成包含文档数据和二维编码信息的图像数据；输出单元，其输出图像数据。

Description

二维编码信息处理装置

技术领域

本发明涉及一种处理二维编码信息的装置，例如文档管理装置、传真机和网络传真机。

背景技术

最近，在由水平方向和垂直方向组成的二维方向上带有信息的二维编码信息开始广泛传播。与一维编码相比，二维编码能够处理大量信息。因此，二维编码能够包含多条信息。

当一个传统打印装置打印出由终端装置请求的打印数据时，该打印装置把一个条形码和打印数据一起打印出来，该条形码包含用于辨别打印数据的信息和用于辨别打印状态的信息。此外，条形码被打印在纸张的上端和下端。该打印装置通过在纸张出口扫描条形码来辨别打印状态，并且将辨别出的打印状态作为打印历史来管理。在传统打印装置中，在纸张出口处提供条形码阅读器。通过在纸张出口扫描条形码，传统打印装置能够辨别打印状态并通知用户纸张已经输出。

例如，一种多功能外部设备(MFP)以及传真机或扫描装置能够利用扫描功能扫描打印在纸介质等等上的二维编码信息，所述多功能外部设备将如下多个功能包括在一个机器中：传真发送和接收功能、打印功能、复印功能和扫描功能，所述传真机或扫描装置包括上述任意一个功能。此外，MFP、传真机以及扫描装置等能够利用打印功能在纸介质等上打印二维编码信息。所以，在这样的MFP中，能够容易地处理二维编码信息，而无需额外提供专用装置。

发明内容

本发明的一个优点是提供便于文档管理的技术。

根据本发明的一个方面，文档管理装置包括转换单元、图像数据生成单元、输出单元和事件存储单元。转换单元把表示文档数据属性的字符信息转换成指定格式的二维编码信息。图像数据生成单元生成包含文档数据和二维编码信息的图像数据。输出单元输出该图像数据。事件存储单元存储表示事件的字符信息，该事件将会触发输出文档数据。当产生一个事件时，转换单元能够把表示该事件的字符信息作为表示文档数据属性的字符信息转换成预定格式的二维编码信息。

例如，属性包括创建文档数据的人的名字、文档数据的处理指令、处理的日期时间和处理该文档数据的期限、负责处理文档数据的人的名字、文档数据的获取日期、文档数据的发送目的地信息、文档数据的发送者信息、文档数据的处理结果、和表示文档的特征的信息等。属性还可以包括该文档数据的注释和附言。尽管用户可以输入属性信息，但是属性信息也能够根据包含在文档数据中的头部信息等等而被提取出来。

如此，之后通过读取打印的原始文档并解码二维编码信息，就能够获取字符信息形式的表示文档数据属性的信息。此外，当使用二维编码信息时，大量信息能够被包含在一个小区域中。所以，二维编码信息可以被包含在一个预定的位置，比如文档数据的空白边缘处，并且可以把文档数据和二维编码信息打印成一页的原始文档。因此，在不用额外纸张的情况下，就可以容易的实现对文档的管理。

在这种情况下，表示文档数据的文档类型的信息可以关联到文档数据。事件存储单元可以为各个文档类型存储将会触发输出文档数据的事件的设定。例如，事件可以是以下几种：保存期限的期满、处理的结束或者处理的错误等。因此，当打印该文档数据时，表示事件的二维编码信息也连同文档数据一起被打印出来，该事件触发对文档数据的打印。结果，能够把握关于文档数据而产生的处理。被转换之前的字符信息也可以连同二维编码信息一起被打印出来。因此，根据表示事件的字符信息，用户可以把握事件的产生。另外，用户可以通过使用二维编码信息实施对文档的管理。

在本发明的文档管理装置中，输出单元能够输出以下两种信息：由转换单元所转换的二维编码信息，在转换之前由字符信息表示的属性信息。

因此，通过使用二维编码信息可以容易地实现对文档数据的管理，并且用户可以掌握二维编码信息的内容。结果，改善了便捷性。

根据本发明的另一个方面，传真机包括接收单元、转换单元和打印单元。接收单元接收传真数据。转换单元换把与由接受单元接收的传真数据相关的通讯信息转换成预定格式的二维编码信息。打印单元同时打印出由接收单元接收的传真数据，同时打印出与传真数据相关的通讯信息的二维编码信息。

例如，预定格式的二维编码信息是快速响应(QR)编码。

传真数据和二维编码信息可以被打印在同一张纸上，也可以顺序打印在分开的纸上。

如上所述，通过将传真数据和表示与传真数据相关的通讯信息的二维编码信息一起打印，被打印在纸介质上的二维编码信息部分随后会被解码并转换成字符信息。结果，能够获取字符信息形式的与传真数据相关联的通讯信息。因此，能够容易的实现对传真数据的管理。

本发明的传真机可以进一步包括图像数据生成单元，其生成包含以下两种数据的图像数据：通过接收单元接收的传真数据，以及与传真数据相关联的通讯信息的二维编码信息。打印单元可以打印出这些图像数据。

二维编码信息能够在一个小区域中包含大量的信息。所以，通过在传真数据的空白边缘处包含二维编码信息，可以生成图像数据。通过打印这样的图像数据，可以将与传真数据相关联的通讯信息与传真数据在同一页中打印出来，不用额外的纸张。

在上述传真机中，接收单元可以接收与传真数据相关的作为由字符信息表示的头部信息的通讯信息，并且转换单元可以把该头部信息转换成二维编码信息。

例如，头部信息包括发送者的名字，发送者的电话号码和接收的日期时间。通过把这样的头部信息转换成二维编码信息，打印在纸介质上的二维编码信息部分随后会被解码并转换成字符信息。结果，能够获取字符信息形式的头部信息。因此，能够容易的实现对传真数据的管理。

本发明的传真机可以进一步包括指令接受单元和发送单元。指令接受单元接受传真数据的发送指令。发送单元根据由指令接受单元接受的传真数据的发送指令发送传真数据。转换单元可以把与传真数据相关联的通讯信息转换成预定格式的二维编码信息，其中，发送指令已由指令接受单元接受。打印单元能够同时打印出传真数据和与传真数据相关联的通讯信息的二维编码信息，其中，发送指令已由指令接受单元接受。

根据本发明的另一个方面，传真机包括指令接受单元、发送单元、转换单元和打印单元。指令接受单元接受传真数据的发送指令。发送单元根据由指令接受单元接受的传真数据的发送指令发送传真数据。转换单元把与传真数据相关联的通讯信息转换成预定格式的二维编码信息，其中，发送指令已由指令接受单元接受。打印单元同时打印出至少一部分传真数据以及与传真数据相关联的通讯信息的二维编码信息，其中，发送指令已由指令接受单元接受。

例如，与传真数据相关联的通讯信息包括发送目的地的名字、发送目的地的电话号码等、发送的日期时间和发送结果等。可以把全部传真数据打印出来，或者仅仅把一部分传真数据打印出来。传真数据和二维编码信息可以被打印在同一张纸上，或者顺序地打印在分开的纸上。

通过把通讯信息转换成二维编码信息，打印在纸介质上的二维编码信息部分可以随后被解码并转换成字符信息。由于能够获取字符信息格式的通讯信息，所以可以容易地实现对传真数据的管理。

本发明的传真机可以进一步包括图像数据生成单元，其生成图像数据，该图像数据包含至少一部分传真数据，以及与传真数据相关联的通讯信息的二维编码信息，其中，发送指令已由指令接受单元接受。打印单元可以打印出该图像数据。

由于二维编码信息可以在一个小区域中包含大量的信息，所以可以通过在传真数据的空白边缘处包含二维编码信息来生成图像数据。通过打印出这样的图像数据，不需要额外的纸张，就可以把与传真数据相关联的通讯信息和传真数据一同打印出来。

在本发明的传真机中，转换单元可以把由指令接受单元接受的发送指令转换成二维编码信息，如同与传真数据相关联的通讯信息一样。

例如，发送指令是发送目的地的名字、发送目的地的电话号码、计划的发送日期和时间、以及重发的次数。通过把这些发送指令连同传真数据一起打印出来，例如当由于某个错误导致传真数据发送失败时，能够解码二维编码信息，并且能够获取字符信息形式的发送指令的内容。因此，所获取的字符信息可以用来确定是否重复相同的处理或者是否再次发送传真数据。结果，可以容易地实现对传真数据的管理。

本发明的传真机可以进一步包括发送结果获取单元，其获取由发送单元发送的传真数据的发送结果。转换单元可以把由发送结果获取单元获取的发送结果作为与传真数据相关联的通讯信息转换成二维编码信息。

例如，传真机可以把错误信息等作为二维编码信息加入到原始文档的发送错误出现处。传真机也可以把发送信息作为二维编码信息加入到发送的原始文档中，所述发送信息例如发送的日期时间和发送目的地信息。因此，通过扫描和解码二维编码信息，就可以确定在原始文档上执行的处理。

本发明的传真机可以进一步包括解码单元，其解码预定格式的二维编码信息。指令接受单元能够接受预定格式的二维编码信息形式的传真数据的发送指令。发送单元能够根据由解码单元解码的发送指令发送传真数据。

例如，发送指令是发送目的地的名字、发送目的地的电话号码、计划的发送日期和时间以及重发的次数。因此，当发送错误已经出现而重发原始文档时，就可以使用传真数据的发送设定，而不需要通过传真机的操作单元再次选择和输入以下信息：发送目的地的名字、发送目的地的电话号码、计划的发送日期时间和重发的次数等。

根据本发明的另一个方面，网络传真机包括接收单元、转换单元和打印单元。接收单元接收包含附件的电子邮件。转换单元把电子邮件中除了附件之外的至少一部分字符信息转换成预定格式的二维编码信息。打印单元把至少一部分附件和由转换单元转换的二维编码信息一起打印出来。

例如，预定格式的二维编码信息是QR编码。例如，附件是标签图像文件格式(TIFF)或者便携文件格式(PDF)的图像数据。

因此，与附件相关联的字符信息能够以二维编码信息的形式与附件一起被打印出来。所以，打印出来的原始文档的二维编码信息部分能够随后被解码并转换成字符信息。即使在附件被打印出之后，附件和字符信息也可以相互关联。因此，可以容易地实现对通过网络传真机获取的数据的管理。

在本发明的网络传真机中，转换单元能够把电子邮件的头部信息转换成预定格式的二维编码信息。

例如，头部信息包括发送者的邮件地址、接收者的邮件地址、发送的日期时间和广播邮件地址。通过把这些头部信息转换成二维编码信息，打印在纸介质上的二维编码信息部分随后可以被解码并转换成字符信息。因为能够获取字符信息形式的头部信息，所以即使附件打印出来以后，也可以容易地实现对原始文档的管理。

因此，即使在附件打印出以后，电子邮件的附件和头部信息也可以相互关联。因为二维编码信息能够在一个小区域中包含大量的信息，所以当打印附件时，可以通过将其包含在附件的空白边缘处来打印出二维编码信息。因此，附件和头部信息可以在同一张纸上打印出来，不需要为打印头部信息而使用额外的纸张。

在本发明的网络传真机中，转换单元能够把电子邮件的正文信息转换成预定格式的二维编码信息。

例如，正文信息是写在电子邮件中的文本数据。一般来说，网络传真机以附件的形式发送和接收传真数据的实质部分，并且只有有限的字句或简单的注释被写在电子邮件的主体中。当单独打印出这种电子邮件正文信息时，需要额外的纸张来打印正文信息，从而浪费了纸张资源。但是，根据本发明，由于电子邮件的正文信息被转换成二维编码信息并且被连同附件一起打印出来，所以可以减少纸张的浪费。另外，可以容易地实现对附件的管理。

本发明的网络传真机可以进一步包括图像数据生成单元，其生成包含以下两种数据的图像数据：至少一部分附件，以及由转换单元转换的二维编码信息。打印单元可以打印出该图像数据。

图像数据生成单元能够把二维编码信息嵌入附件的空白边缘处。或者，图像数据生成单元可以减小附件第一页的大小，并且把二维编码信息嵌入附件第一页的空白边缘处。因此，附件的信息能够与二维编码信息打印在同一张纸上。结果，节省了纸张资源。

本发明的网络传真机可以进一步包括判断单元，其判断是否可以由打印单元打印附件。当判断单元判断打印单元不能打印附件时，转换单元可以将表示附件不能被打印的信息，以及除附件之外的电子邮件的至少一部分字符信息转换成预定格式的二维编码信息。打印单元能够打印出这些二维编码信息。

根据本发明，当接收的附件的格式不清楚以及附件不能被打开或不能被打印时，或者当由于其他一些原因而不能打印附件时，网络传真机能够加入二维编码信息形式的错误消息信息等。因此，用户能够对网络传真机接收电子邮件进行把握，并且能够实现对接收的电子邮件的处理。

此外，任何上述组成部分的组合，以及对本发明在诸如方法、装置、系统、记录介质、计算机程序等方面的表达的转变，都可以有效地作为本发明的实施例。

附图简述

图1是示出根据本发明第一实施例的文档管理装置的方框图；

图2示出了设定存储单元的内部结构的实例；

图3是示出根据本发明第一实施例的文档管理装置的处理过程的实例的流程图；

图4示出由打印单元打印出的图像数据的实例；

图5是示出根据本发明第二实施例的传真机的结构的方框图；

图6是示出根据本发明第二实施例的传真机的处理过程的实例的流程图；

图7是示出根据本发明第二实施例的传真机的处理过程的另一个实例的流程图；

图8示出了图7所示的处理过程中的一个状态，在该状态，包含传真数据和二维编码信息的原始文档被打印出来；

图9是示出根据本发明第三实施例的传真机的结构的方框图；

图10是示出根据本发明第三实施例的传真机的处理过程的实例的流程图；

图11示出了图10所示的处理过程中的一个状态，在该状态，包含附件和二维编码信息的原始文档被打印出来。

具体实施方式

将描述本发明的实施例。此外，下面描述的实施例是实现本发明的优选的特定实例。因而，在描述中做出了多种技术限制。但是，如果在下列描述中没有明确陈述限制本发明，那么本发明不应该被限制于这些实施例。

将描述本发明的第一实施例。根据第一实施例的文档管理装置包括数据转换功能，用于把由字符信息表示的数据转换成二维编码信息。通常被认为是二维编码信息的各种信息都能够被用作二维编码信息。例如，QR编码可以被用作二维编码信息。

图1是示出根据本发明第一实施例的文档管理装置100的结构方框图。文档管理单元100包括输入接受单元102、数据读出单元104、数据存储单元106、数据获取单元108、设定存储单元114、二维编码信息生成单元116、图像数据生成单元118和输出处理单元120。

文档管理装置100的每个组成部分都主要是由以下软件和硬件的任意组合实现的，包括任意计算机的中央处理器(CPU)、内存、装载到内存的实现了图1所示的组成部分的程序、存储该程序的存储单元(例如硬盘驱动器)、以及与网络建立连接的接口。本领域的技术人员应该理解，可以对实现文档管理装置100的每个组成部分的方法和装置进行各种改变和修改。下文描述的每个附图示出了表示功能单元的方框，而不是硬件单元。此外，在图1中，省略了与本发明的主题内容不相关部分的结构。

输入接受单元102从用户接受各种指令。输入接受单元102也从用户接受文档数据的输入，或者接受表示文档数据属性的字符信息的输入。例如，属性包括：创建文档数据的人的名字、文档数据处理指令、文档数据的处理日期和时间、处理文档数据的期限、负责处理文档数据的人的名字、文档数据的获取日期、文档数据的发送目的地信息、文档数据的发送者信息、以及文档数据的处理结果。属性还可以包括文档数据的注释和附言。尽管用户可以输入属性信息，属性信息也能够根据包含在文档数据中的头部信息等等提取出来。

数据获取单元108通过网络从另一个终端(未示出)获取文档数据，或者通过输入接受单元102从用户的输入中获取文档数据。数据获取单元108把所获取的文档数据存储到数据存储单元106中。数据获取单元108通过将所获取的文档数据的类型或者属性与所获取的文档数据相关联，把所获取的文档数据的类型或者属性连同所获取的文档数据一起存储到数据存储单元106。

例如，当数据获取单元108通过网络收到了文档数据，数据获取单元108把收到的文档数据的文档作为已接收的文档存储到数据存储单元106。另外，数据存储单元106通过将其与所述文档数据相关联来存储文档数据的属性。例如，属性包括发送者号码，接收的日期时间、接收结果和存储文档数据的期限。

例如，当输入接受单元102从用户接受了文档数据的输入时，输入接受单元102同样可以从用户接受属性的输入。例如，属性包括用户名、文档类型、文档数据的处理指令、处理文档数据的人名以及存储文档数据的期限。数据获取单元108把由输入接受单元102接受的文档数据的属性存储到数据存储单元106中，并且这些属性被关联到文档数据。

数据存储单元106存储由数据获取单元108获取的文档数据。数据存储单元106还可以存储表示文档数据属性的字符信息，并且这些字符信息被关联到文档数据。

数据读出单元104从数据存储单元106读出数据。根据由输入接受单元102接受的用户的指令，数据读出单元104能够从数据存储单元106读出相应的文档数据。当例如存储文档数据的期限这样的属性被关联到文档数据时，数据读出单元104能够参照数据存储单元106，并且从数据存储单元106读出这些文档数据，(此时，)存储的期限已经期满。当表示属性的字符信息通过关联到文档数据被存储时，数据读出单元104也会根据需要读出字符信息。

设定存储单元114存储将被包含在二维编码信息中的属性的设定。数据读出单元104参照设定存储单元114，并且从由数据读出单元104读出的文档数据或者关联到这些文档数据的字符信息中提取出将会包含在二维编码信息中的属性。

二维编码信息生成单元116把字符信息转换成二维编码信息。在第一实施例中，二维编码信息生成单元116把由数据读出单元104提取出的表示文档数据属性的字符信息转换成二维编码信息。

图像数据生成单元118通过将由二维编码信息生成单元116转换的二维编码信息包含到一部分文档数据中生成图像数据。

输出处理单元120实施对图像数据生成单元118生成的图像数据的输出处理。在第一实施例中，输出处理单元120用打印单元142实施打印图像数据的处理。

图2示出了设定存储单元114的内部结构的实例。设定存储单元114包括文档类型列、属性列和事件列。文档类型列存储文档类型。在图2所示的例子中，文档类型列存储了“已接收文档”、“已发送文档”、“处理请求文档”和“传阅文档”。在属性列中，通过与每个文档类型相关联，存储将会包含在二维编码信息中的属性。例如，当文档是“已接收文档”时，“发送者号码”、“接收结果”和“接收日期和时间”被存储为将会包含在二维编码信息中的属性。在事件列，通过与每个文档类型相关联，存储触发打印文档数据的事件。例如，当文档是“已接收文档”时，“存储期限期满”被存储为触发打印的事件。

再次参考图1，当数据读出单元104根据事件的产生，例如存储期限期满这样的事件，从数据存储单元106读出文档数据时，数据读出单元104也会提取表示该事件的信息作为将会包含在二维编码中的属性信息。

图3是示出根据本发明第一实施例的文档管理装置100的处理过程的实例的流程图。

当用户命令打印文档数据时，或者当由于例如存储期限期满这样的事件生成而发出打印文档数据的指令时(步骤S10：是)，数据读出单元104从数据存储单元106读出相应的文档数据(步骤S12)。在这种情况下，当表示属性的字符信息被关联到文档数据时，数据读出单元104也会读出这些字符信息。

当打印文档数据时，数据读出单元104判断是否加入二维编码信息(步骤14)。例如，数据读出单元104根据文档数据的类型参照设定存储单元114，并判断是否加入二维编码信息。关于是否加入二维编码信息的指令可以预先从用户接受，并通过与文档数据相关联而存储到数据存储单元106。

当加入二维编码信息时(步骤S14：是)，数据读出单元104参照设定存储单元114，并判断是否确定了表示属性的字符信息(步骤S16)，所述字符信息将会被转换成二维编码信息。当设定存储单元114存储了将会被转换成二维编码信息的属性时，数据读出单元104提取存储在设定存储单元114的属性。同时，当表示属性的将被转换成二维编码信息的字符信息没有确定时(步骤S16：否)，数据读出单元104在显示单元140上显示出文档数据，同时显示出一条消息，例如“请输入将被转换成二维编码信息的属性”，请求用户输入属性(步骤S18)。数据读出单元104能够通过输入接受单元102从用户接受表示属性的字符信息的输入。根据用户的输入，数据读出单元104提取将被转换成二维编码信息的属性。

当在步骤16确定了属性时(步骤S16：是)，二维编码信息生成单元116把表示属性的字符信息转换成二维编码信息(步骤S20)。图像数据生成单元118生成包含了文档数据和二维编码信息的图像数据(步骤S22)。输出处理单元120使打印单元142打印由图像数据生成单元118生成的图像数据(步骤S24)。

当在步骤S14做出不加入二维编码信息的判断时(步骤S14：否)，图像数据生成单元118根据文档数据生成图像数据(步骤S26)。

接下来，参考图2，将描述本发明第一实施例的具体实例。例如，当数据读出单元104根据用户指令或由于事件产生而从数据存储单元106读出文档数据时，数据读出单元104参照设定存储单元114，并根据文档数据的类型提取出将会包含在二维编码信息中的属性。例如，在图2所示的例子中，当文档数据是已接收文档时，“发送号码”、“接收结果”和“接收日期和时间”被作为属性存储。数据读出单元104从读出的属性信息中提取出“发送者号码”、“接收结果”和“接收日期和时间”，并且发送到二维编码信息生成单元116。当由于某个事件的产生，例如“存储期限期满”，而导致数据读出单元104从数据存储单元106读出文档数据时，数据读出单元104也会把表示成为触发的事件的字符信息作为属性信息发送到二维编码信息生成单元116。二维编码信息生成单元116把从数据读出单元104发送来的属性信息转换成二维编码信息。接下来，图像数据生成单元118生成包含由数据读出单元104读出的文档数据，以及由二维编码信息生成单元116转换的二位编码信息的图像数据。输出处理单元120输出由图像数据生成单元118生成的图像数据，并且打印单元142打印该图像数据。

文档数据和文档数据的属性信息通过上述处理被打印到相同的原始文档上。因此，之后通过读取该原始文档并解码二维编码信息，可以获取字符信息形式的文档数据的属性信息。

图4示出了由打印单元142打印出的图像数据的实例。图像数据200包括文档数据204和二维编码信息202，该二维编码信息202是根据表示文档数据204的属性的字符信息产生的。例如，二位编码信息202通过把以下字符信息转换成二维编码信息而形成：“Issuer：A/Circulation To：B，C，D，E/Deadline for Circulation：Aug.15，2004/Status of Circulation：End of circulation”。

本发明的第一实施例已经描述完毕。上述第一实施例是本发明的一个实例。本领域的技术人员应该理解，每个组成部分和每个处理过程的组合可以有各种变化，这些变化也在本发明的范围之内。

在上述第一实施例的描述中，显示单元140和打印单元142不包括在文档管理装置100中。但是，文档管理装置100可以包括显示单元140和打印单元142。例如，文档管理装置100可以是包括以下功能的网络MFP：传真功能、打印功能、复印功能和扫描功能等等。例如，该网络MFP是一个网络传真机或者MFP。在这种情况下，该网络MFP能够与一个网络建立连接，例如互联网和公共交换电话网络(PSTN)。该网络MFP通过PSTN与G3传真机等执行通讯。该网络MFP通过互联网等与另一个网络传真机或电子邮件终端执行数据的发送和接收。

接下来，将描述本发明的第二实施例。根据第二实施例的传真机包括一种功能，用于将由字符信息表示的数据转换成二维编码信息。通常被认为是二维编码信息的各种信息都能够被用作二维编码信息。例如QR编码可以被用作二维编码信息。

图5是示出根据本发明第二实施例的传真机300的结构的方框图。传真机300包括指令接受单元302、文档扫描单元304、数据记录单元306、数据存储单元308、控制单元310、数据读出单元312、二维编码信息生成单元314、发送和接收单元316、图像数据生成单元318、打印单元320和设定存储单元322。

传真机300的每个组成部分主要由以下硬件和软件的任意组合实现的：任意计算机的CPU、内存、装载到内存中的实现图5所示的组成部分的程序、存储该程序的存储单元(例如硬盘驱动器)、以及与网络建立连接的接口。本领域的技术人员应该理解，可以对实现传真机300的每个组成部分的方法和装置进行各种改变和修改。下文描述的每个附图示出了表示功能单元的方框，而不是硬件单元。此外，在图5中，省略了与本发明的主题内容不相关部分的结构。

发送和接收单元316通过网络350从另一个终端接收传真数据，并且通过网络350将传真数据发送到另一个终端。例如，在第二实施例中，网络350是PSTN。传真机300通过网络350与G3传真机等执行通讯。作为另一个实例，网络350可以是互联网等。在这种情况下，传真机300也可以通过互联网等与另一个网络传真机或电子邮件终端发送和接收数据。

数据记录单元306将通过发送接收单元316接收的传真数据，以及与传真数据相关的通讯信息存储到数据存储单元308，并将它们彼此关联。例如，通讯信息是传真数据的头部信息。例如，头部信息包含传真数据的发送者的名字、发送者的电话号码以及接收的日期时间等。

数据读出单元312从数据存储单元308读出传真数据和传真数据的通讯信息。

二维编码信息生成单元314把字符信息转换成二维编码信息。在第二实施例中，二维编码信息生成单元314把表示传真数据的通讯信息的字符信息转换成二维编码信息。

图像数据生成单元318生成包含传真数据，以及由二维编码信息生成单元314转换的二维编码信息的图像数据。打印单元320打印由图像数据生成单元318生成的图像数据。

图像数据生成单元318可以将传真数据以及传真数据的通讯信息的二维编码信息包含到一页图像数据中。通过把传真数据和二维编码信息包含在同一张纸上，当打印图像数据时就避免了浪费更多的纸张。作为另外一个实例，图像数据生成单元318能够提供二维编码信息和传真数据作为不同页的图像数据。

图像数据生成单元318能够生成图像数据以使全部传真数据包含进图像数据。但是，图像数据生成单元318也可以生成图像数据，其中，把一部分传真数据和二维编码信息包含到两张纸上。当传真数据和二维编码信息被生成为不同纸张上的图像数据时，打印单元320执行处理以便可以辨别互相关联的传真数据和二维编码信息。例如，打印单元320依次打印传真数据和二维编码信息。

指令接受单元302从用户接受各种指令。文档扫描单元304扫描纸介质等的原始文档，并根据扫描出的原始文档生成传真数据。

数据记录单元306把由文档扫描单元304生成的传真数据存储到数据存储单元308中。在这种情况下，数据记录单元306能够存储传真数据的通讯信息并将其关联到传真数据。例如，通讯信息包括发送目的地的名字，发送目的地的电话号码等、发送的日期和时间、以及发送结果等。当指令接受单元302接受传真数据的发送指令时，数据记录单元306把传真数据的发送结果存储到数据存储单元308中，并将其关联到传真数据。

控制单元310控制传真机300的每个组成部分。设定存储单元322存储关于是否打印由传真机300收到的传真数据，或者是否一起打印由传真机300收到的传真数据以及传真数据的通讯信息的设定。

图6是示出根据本发明第二实施例的传真机300的处理过程的实例的流程图。下面将描述处理实例，其中，发送接收单元316接收传真数据。

当发送接收单元316接收传真数据时(步骤S210：是)，控制单元310判断是否打印接收到的传真数据(步骤S212)。控制单元310参照设定存储单元322，并判断是否打印由发送接收单元316接收到的传真数据。根据来自控制单元310的指令，数据记录单元306暂时把由发送接收单元316接收的传真数据，以及收到的传真数据的头部信息等存储到数据存储单元308。

当打印传真数据时(步骤S212：是)，控制单元310判断是否把传真数据的通讯信息连同传真数据一起打印出来(步骤S214)。控制单元310参照设定存储单元322，并判断是否把通讯信息连同传真数据一起打印出来。

当打印通讯信息时(步骤S214：是)，根据来自控制单元310的指令，数据读出单元312从数据存储单元308读出相应的传真数据和头部信息等。数据读出单元312把头部信息发送到二维编码信息生成单元314。二维编码信息生成单元314把该头部信息转换成二维编码信息(步骤S216)。

图像数据生成单元318把由二维编码信息生成单元314生成的二维编码信息嵌入由数据读出单元312读出的传真数据的空白边缘处并生成图像数据(步骤S218)。

打印单元320打印由图像数据生成单元318生成的图像数据。

因此，由发送接收单元316接收的传真数据连同传真数据的通讯信息一起被打印出来，所述通讯信息是以二维编码信息的形式表示的。所以，已打印的原始文档中的二维编码信息部分能够随后被扫描并解码以转换成字符信息。因此，能够获取字符信息形式的与传真数据相关的通讯信息。结果，可以容易地实现对传真数据的管理。

图7是示出根据本发明第二实施例的传真机300的处理过程的另一个实例的流程图。下面将描述一个实例，其中，根据用户的指令，由文档扫描单元304扫描得到的原始文档通过网络350被发送到另一个终端。

当用户执行传真数据的发送指令时(步骤S230：是)，控制单元310判断是否已获取将被发送的传真数据(步骤S232)。可以根据由文档扫描单元304扫描出的原始文档生成传真数据。或者，可以通过私有网络，例如局域网(LAN)(未示出)，从另一个终端接收传真数据。数据记录单元306暂时将获取的传真数据存储到数据存储单元308。当指令接受单元302从用户接受了传真数据的发送指令时，数据记录单元306把发送指令存储到数据存储单元308，并将其与传真数据关联起来(步骤S234)。此外，发送指令包括发送目的地名称、发送目的地的电话号码、计划好的发送日期时间、以及重发的次数。

根据来自控制单元310的指令，发送接收单元316执行把传真数据发送到预定目的地的处理(步骤S236)。当发送完成时，或者当指定条件下出现发送错误时，做出结束发送的判断(步骤S238：是)。然后，发送结果被存储到数据存储单元308，并将其关联到传真数据(步骤S240)。

接下来，控制单元310判断是否打印发送结果(步骤S242)。控制单元310可以通过参照设定存储单元322判断是否打印发送结果。设定存储单元322能够存储有关是否打印发送结果的设定，并且将这些设定关联到发送结果的类型，例如产生了一个发送错误。当控制单元310判断打印发送结果时(步骤S242：是)，数据读出单元312能够从数据存储单元308中读出发送指令和关联到传真数据的发送结果，并发送到二维编码信息生成单元314。二维编码信息生成单元314把发送指令和发送结果转换成二维编码信息(步骤S244)。然后，数据读出单元312从数据存储单元308读出传真数据。图像数据生成单元318把由二维编码信息生成单元314生成的二维编码信息嵌入到传真数据的空白边缘处等，并生成图像数据(步骤S246)。

打印单元320把由图像数据生成单元318生成的图像数据打印出来。

因此，由发送接收单元316发送的传真数据可以连同传真数据的通讯信息一起被打印出来，其中，通讯信息是以二维编码信息的形式表示的。所以，原始文档的二维编码信息部分，可以被扫描并解码以转换成字符信息，由于产生发送错误等等，原始文档需要被重发。因此，能够获取字符信息形式的与传真数据相关联的通讯信息。所以，可以简化重发处理，并且可以容易地实现对传真数据的管理。

图8示出了参照图7描述的传真机300的处理过程中的一个状态，在该状态，包含传真数据和二维编码信息的原始文档被打印出来。

原始文档400是待发送的传真数据(1)。当用户输入发送指令“Transmission Destination：0123456789/Date and Time of Transmission：8/20/2004 15:00/Communication Time：1 minute/No.of Pages：1 page”作为通讯信息，并且发送结果是错误时，表示通讯信息的字符信息402被存储到数据存储单元308中，并将其关联到传真数据400(2)。二维编码信息生成单元314把表示通讯信息的字符信息转换成二维编码信息404(3)。图像数据生成单元318生成包含传真数据400和二位编码信息404的图像数据，并且打印单元320打印该图像数据以输出原始文档406(4)。

本发明的第二实施例已经描述完毕。上述第二实施例是本发明的一个实例。本领域的技术人员应该理解，每个组成部分和每个处理过程的组合可以有各种变化，这些变化也在本发明的范围之内。

尽管没有在图中示出，传真机300可以进一步包括二维编码信息解码单元，用于解码二维编码信息并转换成字符信息。通过使用二维编码信息解码单元的功能，传真机300能够把包含在原始文档中的二维编码信息解码并转换成字符信息，所述原始文档由打印单元320打印出来。因此，例如，当执行重发传真数据时，诸如发送目的地这样的通讯信息就不需要再次输入了。可以通过使用从二维编码信息中解码出的字符信息执行重发处理。此外，可以获取字符信息形式的诸如通过传真机300接收的传真数据的发送者这样的信息。所以，例如，通过使用诸如传真数据的发送者这样的信息，可以记录地址等。

传真机300可以是具有以下功能的网络MFP：传真功能、打印功能、复印功能和扫描功能等。例如，网络MFP是网络传真机或MFP。

在参照图7所描述的实例中，图像数据生成单元318生成包含传真数据和二位编码信息的图像数据，打印单元320打印所生成的图像数据。然而，打印单元320能够被配置为在原始文档的空白边缘处打印二维编码信息，该原始文档是由文档扫描单元304扫描的。因此，描述原始文档的通讯信息的二维编码信息可以被加入原始文档。所以，可以简化对传真数据的管理而不需要使用额外的纸张。

接下来，将描述本发明的第三实施例。根据第三实施例的网络传真机500包括一个功能，用于把字符信息表示的数据转换成二维编码信息。通常被认为是二维编码信息的各种信息都能够被用作二维编码信息。例如，QR编码可以被用作二维编码信息。

图9是示出根据本发明第三实施例的网络传真机500的结构的方框图。网络传真机500包括以下部分：数据记录单元506、数据存储单元508、控制单元510、数据读出单元512、二维编码信息生成单元514、发送接收单元516、图像数据生成单元518、打印单元520、错误检测单元522和设定存储单元524。

在第三实施例中，网络传真机500可以是具有传真功能、打印功能、复印功能和扫描功能等的网络MFP。例如，网络MFP是网络传真机或者MFP。

网络传真机500的每个组成部分主要由以下硬件和软件的各种组合实现：任意计算机的CPU、内存、装载到内存中的实现图9所示的组成部分的程序、存储该程序的存储单元(例如硬盘驱动器)、以及与网络建立连接的接口。本领域的技术人员应该理解，可以对实现网络传真机500的每个组成部分的方法和装置进行各种改变和修改。下文描述的每个附图示出了表示功能单元的方框，而不是硬件单元。此外，在图9中，省略了与本发明的主题内容不相关的部分的结构。

发送接收单元516根据简单邮件发送协议(SMTP)或者邮局协议(POP)，通过网络550从另一个终端接收电子邮件并向另一个终端发送电子邮件。在第三实施例中，网络550是公共网络，例如互联网。网络传真机500通过互联网等，与另一个网络传真机或者邮件终端执行数据的发送和接收。在网络传真机500中，传真数据通常作为附件附加到电子邮件中。附件可以是TIFF或者PDF等等的图像数据。

数据记录单元506把发送接收单元516接收的电子邮件存储到数据存储单元508。数据记录单元506把由发送接收单元516收到的电子邮件的正文信息和头部信息存储到数据存储单元508，并将其与附件相关联。

数据读出单元512从数据存储单元508中读出电子邮件的附件、正文信息和头部信息。

二维编码信息生成单元514把字符信息转换成二维编码信息。在第三实施例中，二维编码信息生成单元514把电子邮件的正文信息和头部信息等等的字符信息转换成二维编码信息。

图像数据生成单元518生成包含至少一部分附件，以及由二维编码信息生成单元514转换的二维编码信息的图像数据。打印单元520打印由图像数据生成单元生成的图像数据。

图像数据生成单元518能够把二维编码信息包含到附件的至少一页中。图像数据生成单元518能够把二维编码信息布置到附件的空白边缘处。或者，图像数据生成单元518能够减小附件的尺寸以产生空白边缘，并把二位编码信息布置到产生的空白边缘。通过把二维编码信息和一部分附件包含到同一页中，当打印图像数据时可以避免浪费额外的纸张。

错误检测单元522检测由数据读出单元512读出的电子邮件的附件是否能被打开，或者图像数据是否已由打印单元520打印等。例如，当错误检测单元522检测出由数据读出单元512读出的电子邮件的附件不能打开时，二维编码信息生成单元514可以将表示附件打不开的字符信息，以及电子邮件的头部信息和电子邮件的正文信息转换成二维编码信息。在这种情况下，图像数据生成单元518生成只包含二维编码信息的图像数据，并由打印单元520打印该图像数据。

当错误检测单元522检测出图像数据不能被打印单元520打印时，二维编码信息生成单元514可以把表示附件不能打印的字符信息，以及电子邮件的头部信息和电子邮件的正文信息转换成二维编码信息。在这种情况下，图像数据生成单元518生成只包含二维编码信息的图像数据，并由打印单元520输出该图像数据。

控制单元510控制网络传真机500的每个组成部分。设定存储单元524存储关于是否打印由网络传真机500收到的电子邮件，或者是否打印电子邮件的头部信息和正文信息等的二维编码信息的设定。

图10是示出根据本发明第三实施例的网络传真机500的处理过程的实例的流程图。

当发送接收单元516收到电子邮件时(步骤S310：是)，控制单元510判断是否打印所收到的电子邮件(步骤S312)。控制单元510通过参照设定存储单元524判断是否打印由发送接收单元516收到的电子邮件。根据来自控制单元510的指令，数据记录单元506暂时把由发送接收单元516收到的电子邮件存储到数据存储单元508。例如，当根据设定判断不打印电子邮件时(步骤S312：否)，网络传真机500执行处理以把电子邮件转移到另一个终端，或者把电子邮件存储到指定的存储单元。

当打印电子邮件时(步骤S312：是)，根据来自控制单元510的指令，数据读出单元512从数据存储单元508读出电子邮件的附件。错误检测单元522检测由数据读出单元512读出的附件是否能够被展开(步骤S314)。当附件能够被展开时(步骤S314：是)，控制单元510判断是否把二维编码信息连同附件一起打印出来(步骤S316)。例如，电子邮件的头部信息和正文信息可以被包含进二维编码信息中。控制单元510参照设定存储单元524，并判断是否把二维编码信息连同电子邮件的附件一起打印出来。

当把二维编码信息连同电子邮件的附件一起打印时(步骤S316：是)，控制单元510判断是否把电子邮件的头部信息包含进二维编码信息(步骤S318)。当把电子邮件的头部信息包含进二维编码信息中时(步骤S318：是)，数据读出单元512根据控制单元510的指令提取电子邮件的头部信息(步骤S320)。接下来，控制单元510判断是否把电子邮件的正文信息包含进二维编码信息(步骤S322)。当把电子邮件的正文信息包含进二维编码信息中时(步骤S322：是)，数据读出单元512根据控制单元510的指令提取电子邮件的正文信息(步骤S324)。当在步骤318判断不包含电子邮件的头部信息时(步骤S318：否)，处理进入步骤322并执行相同的处理。

接下来，数据读出单元512把在步骤S320和步骤S324中提取的电子邮件的头部信息和正文信息发送到二维编码信息生成单元514。二维编码信息生成单元514把从数据读出单元512发送过来的头部信息和正文信息转换成二维编码信息(步骤S326)。

图像数据生成单元518通过把由二维编码信息生成单元514生成的二维编码信息布置到例如由数据读出单元512读出的电子邮件附件的第一页的空白边缘处等，生成图像数据(步骤S328)。

打印单元520把由图像数据生成单元518生成的图像数据打印出来(步骤S330)。

错误检测单元522检测是否打印单元520已完成对图像数据的打印(步骤S332)。当打印完成时(步骤S332：是)，处理结束。

同时，当由数据读出单元512读出的附件不能被展开时(步骤S314：否)，错误检测单元522加入一个错误消息的字符信息(步骤S334)，该错误消息表示附件打开失败。根据需要，通过二维编码信息生成单元514，将错误消息的字符信息，以及电子邮件的头部信息和电子邮件的正文信息一起转换成二维编码信息(步骤S318到S326)。图像数据生成单元518生成仅包含二维编码信息的图像数据(步骤S328)。打印单元520打印该图像数据(步骤S330)。

当由于某些情况没有完成对图像数据的打印时(步骤S332：否)，处理回到步骤S334。错误检测单元522加入一个错误消息的字符信息(步骤S334)，该错误消息表示图像数据打印失败。根据需要，二维编码信息转换单元514把错误消息的字符信息，以及电子邮件的头部信息和电子邮件的正文信息一起转换成二维编码信息(步骤S318到S326)。然后，图像数据生成单元518生成仅包含二维编码信息的图像数据(步骤S328)。打印单元520打印该图像数据(步骤S330)。

因此，将附件以外的字符信息转换为二维编码信息的信息，连同由发送接收单元516接收的电子邮件附件一起被打印出来。所以，打印出来的原始文档的二维编码信息部分能够被扫描并解码，以转换成字符信息。因此，电子邮件中包含的头部信息和正文信息能够以字符信息的形式获取。结果，在由网络传真机500获取的数据被打印出来后，可以方便的对这些数据进行管理。

二维编码信息可以将大量的信息包含在一个小区域中。所以，当打印出附件时，将头部信息和正文信息等转换为二维编码信息的信息可以被包含在附件的空白边缘处等，并被打印出来。结果，可以节省纸张资源。

图11示出了参照图10描述的网络传真机500的处理过程中的一个状态，在该状态，包括了附件和二维编码信息的原始文档被打印出来。

原始文档601包含附件的图像600和二维编码信息604，其被打印在原始文档601的空白边缘处。二维编码信息604是通过将电子邮件的头部信息606和正文信息608转换成二维编码信息而形成的，它们是以字符信息的形式表示的。例如，头部信息606包含发送者的地址、发送的日期时间、发送目的地的地址和主题。正文信息608包含一个注释，例如“Please find memorandum of meeting.Please contact meupon confirming the contents”。

如上所述，通过把电子邮件的头部信息和正文信息与电子邮件的附件关联起来并打印，随后可以容易地实现对附件的管理。通过把电子邮件的头部信息和正文信息等转换成二维编码信息并打印，就可以减少打印这些二维编码信息的面积。因此，就不需要把电子信息的头部信息和正文信息与附件分开打印到不同的纸上。结果，没有浪费多余的纸张。再者，既然电子邮件的附件、头部信息和正文信息被打印到同一张纸上，就更加便于管理。此外，通过扫描和解码二维编码信息，能够再次获取字符信息形式的电子邮件的头部信息和正文信息。因此，可以容易地实现对文档的分类。

本发明的第三实施例已被描述。上述第三实施例是本发明的一个实例。本领域的技术人员应该理解，每个组成部分和每个处理过程的组合可以有各种变化，这些变化也在本发明的范围之内。

尽管没有在图中显示，网络传真机500可以进一步包括二维编码信息解码单元，用于解码二维编码信息并将其转换成字符信息。通过使用二维编码信息解码单元的功能，网络传真机500能够把包含在由打印单元520打印出来的原始文档中的二维编码信息解码并将其转换成字符信息。

Claims (13)

1.一种文档管理装置，其特征在于，包括：

转换单元，用于把表示文档数据属性的字符信息转换成预定格式的二维编码信息；

图像数据生成单元，用于生成包含所述文档数据和所述二维编码信息的图像数据；

输出单元，用于输出所述图像数据；以及

事件存储单元，存储表示成为输出所述文档数据的触发的事件的字符信息，

当所述事件产生时，所述转换单元把表示所述事件的字符信息当作表示所述文档数据属性的字符信息转换成所述预定格式的二维编码信息。

2.一种传真机，其特征在于，包括：

接收单元，用于接收传真数据；

转换单元，用于把与所述接收单元接收的所述传真数据相关的通讯信息转换成预定格式的二维编码信息；以及

打印单元，用于同时打印所述接收单元接收的传真数据、以及与该传真数据相关的通讯信息的二维编码信息。

3.如权利要求2所述的传真机，其特征在于，

还包括图像数据生成单元，该图像数据生成单元生成包含所述接收单元接收的传真数据以及与该传真数据相关的通讯信息的二维编码信息的图像数据，

所述打印单元打印出所述图像数据。

4.如权利要求2所述的传真机，其特征在于，

所述接收单元接收与所述传真数据相关的通讯信息，作为由字符信息表示的头部信息，所述转换单元把所述头部信息转换成二维编码信息。

5.如权利要求2所述的传真机，其特征在于，还包括：

指令接受单元，用于接受传真数据的发送指令；以及

发送单元，用于根据所述指令接受单元接受的传真数据的发送指令来发送该传真数据；

所述转换单元把与所述指令接受单元接受了发送指令的传真数据相关的通讯信息转换成所述预定格式的二维编码信息，以及

所述打印单元同时打印所述指令接受单元接受了发送指令的传真数据、以及与该传真数据相关的通讯信息的二维编码信息。

6.如权利要求5所述的传真机，其特征在于，

还包括解码单元，该解码单元对预定格式的二维编码信息进行解码，

所述指令接受单元接受所述预定格式的二维编码信息形式的传真数据的发送指令，以及

所述发送单元根据由所述解码单元解码的所述发送指令来发送所述传真数据。

7.一种传真机，其特征在于，包括：

指令接受单元，用于接受传真数据的发送指令；

发送单元，用于根据由所述指令接受单元接受的传真数据的发送指令来发送该传真数据；

转换单元，用于把与所述指令接受单元接受了发送指令的传真数据相关的通讯信息转换成预定格式的二维编码信息；以及

打印单元，用于同时打印所述指令接受单元接受了发送指令的传真数据的至少一部分、以及与该传真数据相关的通讯信息的二维编码信息。

8.如权利要求7所述的传真机，其特征在于，

还包括图像数据生成单元，该图像数据生成单元生成包含所述指令接受单元接受了发送指令的传真数据的至少一部分、以及与该传真数据相关的通讯信息的二维编码信息的图像数据；

所述打印单元打印所述图像数据。

9.如权利要求7所述的传真机，其特征在于，

所述转换单元把所述指令接受单元接受的发送指令当作与所述传真数据相关的通讯信息转换成二维编码信息。

10.如权利要求7所述的传真机，其特征在于，

还包括发送结果获取单元，该发送结果获取单元获取所述发送单元的所述传真数据的发送结果，

所述转换单元把所述发送结果获取单元获取的发送结果当作与所述传真数据相关的通讯信息转换成二维编码信息。

11.如权利要求7所述的传真机，其特征在于，

还包括解码单元，该解码单元对预定格式的二维编码信息进行解码，

所述指令接受单元接受传真数据的所述发送指令，所述发送指令的形式为所述预定格式的二维编码信息，以及

所述发送单元根据由所述解码单元解码的所述发送指令来发送所述传真数据。

12.一种网络传真机，其特征在于，包括：

接收单元，用于接收包含附件的电子邮件；

转换单元，用于把所述电子邮件中除所述附件以外的字符信息的至少一部分转换成预定格式的二维编码信息；以及

打印单元，用于将所述附件的至少一部分与所述转换单元转换的二维编码信息一同打印。

13.如权利要求12所述的网络传真机，其特征在于，

还包括图像数据生成单元，用于生成包含所述附件的至少一部分以及所述转换单元转换的二维编码信息的图像数据，

所述打印单元打印出所述图像数据。

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