JP4289318B2 - 文書管理装置 - Google Patents

Description

本発明はスキャナ機能を備えた文書管理装置に関し、特に、パーソナルコンピュータ（以下、パソコンという）などの端末装置とＬＡＮなどの通信ネットワークを介して接続された文書管理装置に関する。

近時、オフィスなどにおいて、ファクシミリスステムが普及してきており、データ通信上有益な役割を果たしている。このようなシステムは、例えば、ＬＡＮなどの通信ネットワークにより、デジタル複合機や端末装置いわゆるクライアントパソコンなどを接続して構成されており、デジタル複合機は、ファクシミリ受信したデータをクライアントパソコンに転送したり、クライアントパソコンから転送先を指定したデータを受信すると、受信したデータを指定された転送先に送信するようになっている。

このようなデジタル複合機において、複合機本体からの操作により原稿をスキャンした場合、スキャンした画像を特定のクライアントパソコンのＩＤコードを指定することによりそのクライアントパソコンに送信したり、同時に複数のＩＤコードを指定することにより複数の部門のパソコンに送信することができるようになっている。
そして、複数の部門等に頻繁に同報送信する場合には、ワンタッチボタンなどに同報宛先を登録しておくことにより、簡単に操作を行うことが可能である。

上記のように、従来のデジタル複合機やスキャナ等の文書管理装置は、スキャンした画像を複数の部門等に頻繁に同報送信する場合には、ワンタッチボタンなどに同報宛先を登録しておくことにより、操作を簡単にすることができるが、宛先に追加があった場合などには、新たにワンタッチボタンの宛先を編集する必要があり、手間がかかるという、問題があった。

本発明は、上記の問題に鑑みてなされたもので、スキャンした画像の送信先が増加しても、装置本体での変更なしに容易に複数の端末装置からスキャン画像を取り込むことができる文書管理装置を提供することを目的とする。

上述の目的を達成するため、請求項１に係る発明の文書管理装置は、端末装置と通信ネットワークを介して接続され、スキャナ機能を制御する制御手段を備えた文書管理装置であって、原稿の画像を読み取る読取手段とメール保存手段とを備え、スキャン機能選択画面で掲示板登録が選択された場合、上記制御手段が、上記読取手段で読み取ったスキャン画像データを電子メールに添付可能なファイル形式に変換して電子メール用の添付ファイルを作成し、作成した添付ファイルを添付したメールを上記メール保存手段に蓄積し、端末装置からのメール取得要求時に、上記制御手段がメールを当該端末装置に送信することを特徴とする。

請求項１に係る発明の文書管理装置によれば、他の端末装置に文書管理装置をＰＯＰサーバとして登録しておけば、端末装置からＰＯＰ受信しにいくことにより、スキャンした原稿を取り出すことができ、掲示板に似た機能を実現することができる。この場合、取り出し先の端末装置が増加しても、新たな取り出し先の端末装置でＰＯＰサーバを登録するだけでよく、文書管理装置側の変更をする必要がないので、装置管理を容易にすることが可能である。

以下、本発明の文書管理装置をデジタル複合機に適用した実施例について、図面を用いて説明する。
図１はデジタル複合機を備えたシステムのネットワーク構成例を示す図であり、１はデジタル複合機、２、３、４・・・はクライアントパソコン、５は公衆交換電話網（ＰＳＴＮ）、６はＬＡＮ（Local Area Network）、７はインターネット網である。デジタル複合機１はコピーモード、スキャンモード、ファックスモードの各機能を備えるとともに、メールサーバとしての機能も備え、ＰＳＴＮ５及びＬＡＮ６に接続されており、このＬＡＮ６に端末装置として複数のクライアントパソコン２、３、４・・・が接続されている。また、このＬＡＮ６はインターネット網７にも接続されており、デジタル複合機１はこのインターネット網７を介してメールの送受信を行うことも可能である。
なお、クライアントパソコン２、３、４等からはＰＯＰ３（Post Office Protocol version3）方式でデジタル複合機１にアクセスすることにより電子メールを受信することが可能である。

図２はデジタル複合機１の構成を示す概略ブロック図であり、図に示すように、デジタル複合機１はＣＰＵ１１、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３、表示・操作部１４、読取部１５、画像メモリ１６、記録部１７、コーデック１８、モデム１９、ネットワーク制御ユニットＮＣＵ２０、メール保存部２１及びＬＡＮインターフェース（Ｉ／Ｆ）２２から構成され、各部がバス２３を介して接続されている。

ＣＰＵ１１はバス２３を介してデジタル複合機１のハードウェア各部を制御するとともに、ＲＯＭ１２に記憶されたプログラムに基づいて各種のプログラムを実行し、ＲＯＭ１２はデジタル複合機の動作に必要な種々のプログラムや操作メッセージ等を予め記憶している。また、ＲＡＭ１３はＳＲＡＭ等で構成され、プログラムの実行時に発生する一時的なデータを記憶するとともに、ＬＡＮ６に接続された各クライアントパソコンのユーザ名及びパスワードを記憶している。

表示・操作部１４は、デジタル複合機１の動作状態を表示したり、種々の機能の操作画面の表示を行う表示部と、デジタル複合機１を操作するための複数のキーよりなり、図３に示すように、表示部を構成するＬＣＤ表示部３１と多数の操作キーから構成されている。ＬＣＤ表示部３１には、タッチパネルスイッチが配設され、ＬＣＤ表示部３１に表示された項目部分を押下することで、対応する項目の選択や機能の実行を行うことができる。また、操作キーとして、テンキー３２、スタートキー３３、リセットキー３４、ストップキー３５、十字キー３６、リターンキー３７、セットキー３８、ファックス切替キー３９、コピー切替キー４０、スキャナ切替キー４１等の各種キーが設けられている。なお、ＬＣＤ表示部３１によりこれらの操作キーの一部又は全部を代用することも可能である。

読取部１５はオートドキュメントフィーダー（ＡＤＦ）やフラットベッドスキャナ（ＦＢＳ）等の読取り用原稿載置台を備え、ＣＣＤ等を利用したスキャナで原稿を読み取り、ドットイメージデータを出力する。
また、画像メモリ１６は、ＤＲＡＭ等を用いて構成され、送信すべきイメージデータまたは受信したイメージデータあるいは読取部１５で読み取ったイメージデータを記憶し、記録部１７は電子写真方式等のプリンタ装置を備え、受信したデータ、コピー原稿データあるいは外部のパソコンから送信されたプリントデータをプリントアウトするものである。

コーデック１８は所定のプロトコルに対応して符号化・復号するものであり、読み取った原稿の画像データを送信するためにＭＨ、ＭＲまたはＭＭＲ方式により符号化し、外部から受信した画像データを復号するとともに、電子メールに添付可能なファイルとして一般的に利用される画像フォーマットであるＴＩＦＦ方式等にも対応して符号化、復号する。

モデム１９はバス２３に接続されており、ファクシミリ通信が可能なファックスモデムとしての機能を有し、このモデム１９は同様にバス２３に接続されたＮＣＵ２０と接続されている。ＮＣＵ２０はアナログ回線の閉結及び開放の動作を行うハードウェアであり、必要に応じてモデム１９をＰＳＴＮ５に接続する。

また、ハードディスク装置等の大容量メモリからなるメール保存部２１は、図４に示すように、共有ボックス５１、各クライアントパソコンのユーザ毎のメールボックス５２、５３・・・を備え、各ユーザ宛のメールが各ユーザのメールボックスに保存されるとともに、メール処理されたスキャン画像が共有ボックス５１に保存される。
ＬＡＮインターフェース２２はＬＡＮ６に接続され、外部のパソコンからのデータあるいはインターネット網７からの信号をＬＡＮ６を介して受信する一方、ＬＡＮ６に対して信号やデータを送信するものであり、信号変換やプロトコル変換などのインターフェース処理を実行する。

デジタル複合機１は上記のような構成を備えており、ファクシミリ送信時には、原稿の画像データが読取部１５で読み取られ、コーデック１８で圧縮されて画像メモリ１６に蓄積される。この圧縮された画像データが画像メモリ１６から読み出されてモデム１９で変調され、ＮＣＵ２０からＰＳＴＮ５を通して通信相手先に送信される。また、ファクシミリ受信時には、受信した画像データがモデム１９で復調され、画像メモリ１６に蓄積された後、コーデック１８で復号されて記録部１７により印刷される。

一方、このデジタル複合機は、スキャン画像をメール保存部に保管し、各クライアントパソコンからＰＯＰメール受信することができる機能を備えており、以下、この機能の実行時の作用について説明する。
操作者が読取部１５の原稿載置部に原稿をセットした後、表示・操作部１４のスキャナ切替キー４１を押下すると、ＬＣＤ表示部３１に図５に示すスキャン機能選択画面が表示される。この表示画面には、図に示すように、各クライアントパソコン２、３、４・・のＩＤ番号を入力して、スキャン画像を指定されたＩＤ番号のパソコンに送信する「ＩＤ入力」機能と、スキャン画像をメール処理してメール保存部２１に記憶する「掲示板登録」機能の選択画面が表示されており、「ＩＤ」入力またはメールの「件名」のいずれかに必要事項を入力してスタートキー３３を押下することにより、画像スキャンが実行される。

そして、例えば、ユーザが「掲示板登録」の「件名」入力欄にメールの題名を入力してスタートキー３３を押下すると、デジタル複合機１のＣＰＵ１１は、図６のフローチャートに示すスキャンプログラムを開始し、まず、読取部１５にセットされた原稿の読取処理を行い、画像データを画像メモリ１６に蓄積する（ステップ１０１）。

次に、ＣＰＵ１１は、ヘッダの”Subject“の項目に上記スキャン機能選択画面で入力された「件名」を設定してメールヘッダを作成した（ステップ１０２）後、画像メモリ１６に蓄積したスキャン画像データをコーデック１８により電子メールに添付可能なファイル形式、例えば、ＴＩＦＦ形式ファイルに変換して電子メール用の添付ファイルを作成し（ステップ１０３）、作成した添付ファイルを上記のメールヘッダのメールに添付してメール保存部２１の共有ボックス５１に登録する（ステップ１０４）。

次に、クライアントパソコンからＰＯＰ要求があった場合のＣＰＵ１１の作用を図７のフローチャートにより説明する。
クライアントパソコン２、３、４・・・のいずれか、例えばパソコン２からＰＯＰ要求があると、ＣＰＵ１１は図７のフローチャートに示すプログラムを開始し、パソコン２からの要求が共有ボックス５１のメール受信要求か否かを判定する（ステップ２０１）。

パソコン２からの要求が共有ボックス５１のメール受信要求と判定した場合、ＣＰＵ１１は共有ボックス５１内の未読メールをパソコン２に送信する（ステップ２０２）。なお、この場合、デジタル複合機１からまずメールのリストだけがパソコン２に送信され、パソコン２側のメールソフトが既読分を判別し、未読メールのみを要求することにより、未読メールがデジタル複合機１からパソコン２に送信される。

一方、パソコン２からの要求が共有ボックス５１のメール受信要求でないと判定した場合、ＣＰＵ１１はパソコン２にパスワードを要求し（ステップ２０３）、パソコン２からパスワードの送信があると、送信されたパスワードとＲＡＭ１３に記憶されているそのユーザのパスワードとを比較することにより、認証可能か否かを判定する（ステップ２０４）。そして、パスワードが一致しない場合には、プログラムを終了し、パスワードが一致した場合には、該当するユーザのメールボックスから未読メールを読み出してパソコン２に送信する（ステップ２０５）。

次に、ＣＰＵ１１は、クライアントパソコン２のメールソフトの設定が既読メール削除の設定になっているか否かを判定し（ステップ２０６）、既読メール削除の設定になっていると判定した場合、送信したメールをクライアントパソコン２に対応するメールボックスから削除した（ステップ２０７）後、プログラムを終了する。

以上のように、スキャン画像を添付したメールを共有ボックスに保存しておけば、各クライアントパソコンから共有ボックスのメールをＰＯＰ受信しにいくことにより、特に認証等を必要とすることなく、スキャンした画像を取り出すことができ、掲示板に似た機能を実現することができる。この場合、クライアントパソコンが増加しても、新たなパソコンでＰＯＰサーバとしてデジタル複合機１を登録するだけでよく、デジタル複合機側でユーザ名やパスワードの新たな設定を行う必要がないので、簡単に送信先を増やすことができる。

上記の実施例では、メール保存部２１の共有ボックスにメール処理したスキャン画像を保存したが、図８に示すように、メール保存部２１に、各クライアントパソコンのユーザ毎のメールボックスのみを設け、メール処理したスキャン画像を各ユーザのメールボックスに保存するようにすることもできる。

図９のフローチャートはメール処理したスキャン画像を各ユーザのメールボックスに保存するようにした場合のＰＯＰ要求時のＣＰＵ１１の作用を示すものである。
クライアントパソコン２、３、４・・・のいずれか、例えばパソコン３からＰＯＰ要求があると、ＣＰＵ１１は図９のフローチャートに示すプログラムを開始し、ＰＯＰサーバ名を応答した後、パソコン３からパスワードの送信があると、送信されたパスワードとＲＡＭ１３に記憶されているそのユーザのパスワードとを比較することにより、認証可能か否かを判定する（ステップ３０１）が、以降の作用は、図７のフローチャートのステップ２０４以降と同様であるので、説明を省略する。

以上の実施例では、スキャン画像をメールとしてメール保存部２１に保存したが、保存部にスキャン画像のみを保存し、クライアントパソコンからメール受信要求があったときに、スキャン画像をメール処理することもでき、以下、保存部にスキャン画像のみを保存する実施例について説明する。

図１０は本実施例のデジタル複合機１の制御系の構成を示す概略ブロック図であり、図に示すようにメール保存部２１に代えてスキャン画像保存部２４が設けられており、掲示板機能のスキャンが実行された場合、スキャン画像がこのスキャン画像保存部２４に保管される。
また、ＲＡＭ１３には、クライアント管理テーブルの記憶領域が設けられている。このクライアント管理テーブルには、図１１に示すように、各クライアントパソコンのユーザ名、パスワード、及び保存したスキャン画像毎のユーザの送信記録領域が設けられ、各クライアントパソコンにメール処理されたスキャン画像を送信した場合には、対応するクライアントパソコンの読取記憶領域の既読フラグ（「＊」）がオンされる。
なお、その他のハードウェアの構成は図２と同じであるので、詳細な説明は省略する。

次に、本実施例において、スキャン画像をスキャン画像保存部２４に保管し、各クライアントパソコンからＰＯＰメール受信する場合の作用について説明する。
ユーザが読取部１５の原稿載置部に原稿をセットした後、表示・操作部１４のスキャナ切替キー４１を押下すると、上記したと同様に、ＬＣＤ表示部３１に図５に示すようなスキャン機能選択画面が表示される。そして、ユーザが「掲示板登録」の「件名」入力欄にメールの題名を入力してスタートキー３３を押下すると、デジタル複合機１のＣＰＵ１１は、読取部１５にセットされた原稿の読取処理を行い、スキャン画像データをスキャン画像保存部２４に蓄積する。

そして、クライアントパソコン２、３、４・・・のいずれか、例えばパソコン４からＰＯＰ要求があると、ＣＰＵ１１は図１２のフローチャートに示すプログラムを開始し、ＰＯＰサーバ名を応答した後、パソコン２からパスワードの送信があると、送信されたパスワードとＲＡＭ１３に記憶されているそのユーザのパスワードとを比較することにより、認証可能か否かを判定する（ステップ４０１）。そして、パスワードが一致しない場合には、ＣＰＵ１１はプログラムを終了し、パスワードが一致した場合には、ＲＡＭ１３に記憶されたクライアント管理テーブルを参照することにより、クライアントパソコン４が受信していないスキャン画像があるか否かを判定する（ステップ４０２）。

そして、クライアントパソコン４が受信していないスキャン画像がないと判定した場合、ＣＰＵ１１はプログラムを終了し、クライアントパソコン４が受信していないスキャン画像があると判定した場合、上記と同様に、ヘッダの”Subject“の項目に「件名」を設定してメールヘッダを作成する（ステップ４０３）。次に、ＣＰＵ１１は、スキャン画像保存部２４に保管した未送信のスキャン画像データをコーデック１８により電子メールに添付可能なファイル形式、例えば、ＴＩＦＦ形式ファイルに変換して電子メール用の添付ファイルを作成し（ステップ４０４）、作成した添付ファイルを上記のメールヘッダのメールに添付してクライアントパソコン４に送信する（ステップ４０５）。

メール送信が完了すると、ＣＰＵ１１は、クライアント管理テーブルの送信した画像の送信記録の既読フラグをオンした（ステップ４０６）後、各画像毎に、送信記録の既読フラグがすべてオンになっているか否かを判定することにより、すべてのクライアントパソコンに送信した画像があるか否かを判定し（ステップ４０７）、すべてのクライアントパソコンに送信した画像があったと判定した場合、その画像をスキャン画像保存部２４から削除するとともに、クライアント管理テーブルからその画像に関する情報を削除する（ステップ４０８）。

以上のように、全ての登録されたクライアントパソコンにスキャン画像を送信した場合、スキャン画像が削除されるので、スキャン画像保存部のメモリを有効活用することができる。

なお、上記の実施例では、ＲＡＭ１３にクライアント管理テーブルを設け、クライアント毎のスキャン画像の既読管理を行ったが、このようなクライアント管理テーブルを設けず、クライアントパソコンからＰＯＰメール受信要求があった場合、認証を行うことなく、自動的にスキャン画像保存部に保存されている画像を添付してメールを送信するようにすることも可能である。
このようにすれば、スキャン画像を送信する送信先が増加しても、新たなパソコンでＰＯＰサーバとしてデジタル複合機１を登録するだけでよく、各クライアントパソコンのユーザ名やパスワードをデジタル複合機１に設定する必要がないので、簡単に送信先を増やすことができる。

また、以上の実施例では、ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、コーデック１８、メール保存部２１またはスキャン画像保存部２４によりＰＯＰサーバとしての機能を持たせたが、デジタル複合機本体のＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭとは別に、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭを追加し、ハードディスク装置等とともにＰＯＰサーバを構成し、スキャン画像のメール化処理、メール送信処理をこのＰＯＰサーバに実行させることも可能である。

さらに、以上の実施例では、本発明の文書管理装置をデジタル複合機に適用した例について説明したが、本発明の文書管理装置は通常のスキャナにも適用することができ、また、以上の実施例ではメール処理時にスキャナ画像をＴＩＦＦ形式のファイルとしてメールを作成したが、ＰＤＦ形式やその他の様々なファイル形式を使用することも可能である。

本発明の文書管理装置を適用したデジタル複合機を備えたシステムのネットワーク構成例を示す図である。 デジタル複合機の構成を示す概略ブロック図である。 表示・操作部の一例を示す図である。 メール保存部の構成の一例を示す図である。 スキャン機能選択画面の一例を示す図である。 デジタル複合機のスキャンプログラムの作用を示すフローチャートである。 クライアントパソコンからＰＯＰ要求があった場合のデジタル複合機の作用を示すフローチャートである。 メール保存部の構成の他の例を示す図である。 クライアントパソコンからＰＯＰ要求があった場合のデジタル複合機の他の作用を示すフローチャートである 保存部にスキャン画像のみを保存する実施例のデジタル複合機の構成を示す概略ブロック図である。 クライアント管理テーブルの一例を示す図である。 クライアントパソコンからＰＯＰ要求があった場合の図１０のデジタル複合機の作用を示すフローチャートである。

符号の説明

１ デジタル複合機
２、３、４ パソコン
５ ＰＳＴＮ
６ ＬＡＮ
７ インターネット網
１１ ＣＰＵ
１２ ＲＯＭ
１３ ＲＡＭ
１４ 表示・操作部
１５ 読取部
１６ 画像メモリ
１７ 記録部
１８ コーデック
１９ モデム
２０ ＮＣＵ
２１ メール保存部
２２ ＬＡＮ Ｉ／Ｆ
２３ バス
２４ スキャン画像保存部
３１ ＬＣＤ表示部
５１ 共有ボックス
５２、５３、５４ ユーザボックス

Claims (1)

1. 端末装置と通信ネットワークを介して接続され、スキャナ機能を制御する制御手段を備えた文書管理装置であって、
   原稿の画像を読み取る読取手段とメール保存手段とを備え、スキャン機能選択画面で掲示板登録が選択された場合、上記制御手段が、上記読取手段で読み取ったスキャン画像データを電子メールに添付可能なファイル形式に変換して電子メール用の添付ファイルを作成し、作成した添付ファイルを添付したメールを上記メール保存手段に蓄積し、端末装置からのメール取得要求時に、上記制御手段がメールを当該端末装置に送信することを特徴とする文書管理装置。

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