JP2020091896A5

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Info

Publication number: JP2020091896A5
Application number: JP2020029025A
Authority: JP
Filing date: 2020-02-25
Publication date: 2021-07-29
Anticipated expiration: 2038-06-26

Claims

複数の端末と、ユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置とがネットワークを介して接続された受付管理システムであって、
前記受付管理装置は、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶部と、
前記担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得部と、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定を受け付ける受付部と、
前記受付部により選択された候補日時を含む日程調整の依頼を示す依頼情報を生成する生成部と、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の設定を確定する旨の確定通知を受信する受信部と、
前記受信部により前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理部と、
を備えたことを特徴とする受付管理システム。
前記受付処理部は、前記受信部により前記確定通知を受信した場合に、来訪時における受付処理に関する受付情報を生成すること、
を特徴とする請求項１に記載の受付管理システム。
前記受付管理システムは、受付端末をさらに含み、
前記受付端末は、
前記受付情報の入力を受け付ける受付部を備え、
前記受付管理システムは、
前記受付部により前記受付情報の入力が受け付けられた場合に、前記ユーザの端末に前記来訪者の来訪を示す来訪メッセージを送信する送信部と、
を備えること、
を特徴とする請求項２に記載の受付管理システム。
前記受付処理部は、前記訪問予約情報が示す予約時間を所定時間経過した時点で、前記受付端末において前記受付情報の入力が受け付けられない場合に、前記会議室予約情報に登録されている会議室の予約をキャンセル処理すること、
を特徴とする請求項３に記載の受付管理システム。
前記受付管理装置の前記受付部は、前記担当者の端末から、会議主催者として当該担当者を含む複数の担当者の識別情報の入力を受け付け、
前記受付管理装置は、
前記受付部により複数の担当者の識別情報の入力を受け付けた場合に、前記検索条件に基づき、前記複数の担当者の識別情報が示す担当者全てに共通してスケジュールの予約が入っていない候補日時を抽出する抽出部、
をさらに備え、
前記生成部は、前記抽出部により抽出された候補日時を含む日程調整の依頼を示す依頼情報を生成すること、
を特徴とする請求項１〜４のいずれか１つに記載の受付管理システム。
前記受付管理装置の前記受付部は、前記担当者の端末から、複数の来訪者の端末へのデータの送信先情報の入力を受け付け、
前記受付管理装置の送信部は、前記生成部により生成された依頼情報へのアクセス情報を、前記送信先情報が示す送信先に送信し、
前記受付管理装置の前記受信部は、前記複数の来訪者の端末から順次、前記依頼情報に含まれる候補日時の中から選択された複数の希望の候補日時を示す希望候補通知を受信し、
前記生成部は、前記受信部により前記希望候補通知を受信した場合に、前記依頼情報が示す候補日時のうち前記希望候補通知に含まれない候補日時を削除すること、
を特徴とする請求項１〜５のいずれか１つに記載の受付管理システム。
前記受付管理装置の前記受付部は、前記来訪者の端末が、前記受付管理システムのユーザの端末である場合に、前記担当者の端末から、前記来訪者の識別情報の入力を受け付け、
前記取得部は、前記担当者および前記来訪者のスケジュール情報を前記検索条件に基づき複数取得し、
前記生成部は、前記取得部により取得されたスケジュール情報に基づいて候補日時を含む日程調整の依頼を示す依頼情報を生成すること、
を特徴とする請求項１〜６のいずれか１つに記載の受付管理システム。
複数の端末と、ネットワークを介して接続された前記端末のユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置であって、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶する記憶部と、
前記ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得部と、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定受け付ける受付部と、
前記受付部により選択された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する生成部と、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信部と、
前記受信部により前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理部と、
を備えたことを特徴とする受付管理装置。
複数の端末とネットワークを介して接続された前記端末のユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置においてユーザのスケジュールを管理する受付管理方法であって、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶部に保存する記憶ステップと、
前記ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得ステップと、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップにより選択された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する生成ステップと、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信ステップと、
前記受信ステップにより前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理ステップと、
を含むことを特徴とする受付管理方法。
複数の端末とネットワークを介して接続された前記端末のユーザのスケジュールおよび来訪者の受付処理を管理する受付管理装置に、
会議室の予約状況を示す会議室予約情報と、担当者と前記担当者を来訪する来訪者との対応付けを含む訪問予約情報を記憶部に保存する記憶機能と、
前記ユーザである担当者のスケジュールを示すスケジュール情報を取得する取得機能と、
前記担当者の端末から、会議の設定候補となる候補日時の検索条件の指定を受け付ける受付機能と、
前記受付機能により選択された候補日時を含む日程調整の依頼情報を生成する生成機能と、
前記依頼情報に含まれる候補日時における会議の予約を確定する旨の確定通知を受信する受信機能と、
前記受信機能により前記確定通知を受信した場合に、当該確定通知が示す候補日時における前記会議室予約情報が示す空き会議室を予約登録するとともに、前記担当者のスケジュール情報および前記訪問予約情報を更新する受付処理機能と、
を実現させることを特徴とする受付管理プログラム。