JP2015079319A

JP2015079319A - 会議室予約システム

Info

Publication number: JP2015079319A
Application number: JP2013215164A
Authority: JP
Inventors: 祥平竹渕; Shohei Takebuchi
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2013-10-16
Filing date: 2013-10-16
Publication date: 2015-04-23

Abstract

【課題】従来、予約済でありながら利用されない会議室が存在し、これらについては、他人の利用が難しい状況であった。このような、無駄な会議室についての有効利用を行うことを本発明の課題とする。【解決手段】各会議室７１〜７３にセンサ８１〜８３を設置し、センサ８１〜８３の検知された利用用状況を格納した会議室利用状況ＤＢ４の内容と予約状況が格納されたスケジュールＤＢ６を比較することにより、予約済だが利用可能性のある会議室を特定するものである。このための一態様としては、以下のものが含まれる。予め各会議室の予約時間、予約状況および予約者を含むスケジュール情報を記録しておき、これらのうち対象の時間帯において予約済の会議室を特定し、また、一定時間毎に各会議室の利用状況をセンサから入力し、入力された利用状況のうち、未利用の会議室のうち、予約済の会議室を特定するものである。【選択図】図１

Description

本発明は、共用の会議室の予約・利用を支援するための技術に関する。その中でも特に、空き会議室を有効利用する技術に関する。

現在、企業などの組織において、共用会議室が利用されており、このための予約を、情報通信技術を利用して行われている。例えば、共通サーバ上に予約システムを構築し、利用希望者はネットワークを経由して予約を行われている。この際、予約の効率化のための技術が様々提案されているが、スケジューラと呼ばれる従業員等の予定を加味して予約を管理すること行われている。例えば、特許文献１においては、スケジュール調整のための時間を省略するために、会議室の備品や収容人数と、予約日時、予約者の情報を考慮して、最適な会議室の特定を含む調整を行っている。

特開２０００−２９９３９号公報

上述の特許文献１では、調整の効率化は考慮されているが、現実には予約されたものの利用されている会議室が存在する、との問題点は考慮されていない。現状、調整の都合上、多めに会議室を確保（仮押さえ）しておき、別日程で会議が設定された場合でも予約がキャンセルされない場合がある。この場合、予約者以外は、予約システムで予約済となっているため、空き会議室を利用できない、との問題が残る。

そこで、本発明では、これら空き会議室を有効利用可能とすることを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明では、各会議室にセンサを設置し、センサと予約状況を比較することにより、予約済だが利用可能性のある会議室を特定するものである。

このための一態様としては、以下のものが含まれる。予め各会議室の予約時間、予約状況および予約者を含むスケジュール情報を記録しておき、これらのうち対象の時間帯において予約済の会議室を特定し、また、一定時間毎に各会議室の利用状況をセンサから入力し、入力された利用状況のうち、未利用の会議室のうち、予約済の会議室を特定するものである。

本発明によれば、予約済みだが未利用の会議室を簡便な構成で把握でき、空き会議室の有効利用が可能になる。

本発明の一実施形態におけるシステム構成図である。本発明の一実施形態における概要フローチャートである。本発明の一実施形態におけるＳ３の詳細フローチャートである。本発明の一実施形態で用いられる会議室利用状況４とスケジュールデータ６のテーブル構成を示す図である。

以下、本発明の一実施形態について、図面を用いて説明する。本実施形態では、企業での会議室の利用を例に説明するが、企業以外の組織や、会議室以外の共用資産の利用でも同様に適用可能である。この際、センサ以外での使用中かを検出してもよい。

まず、図１に、本発明の一実施形態におけるシステム構成図を示す。１は、企業におけるネットワークであり、後述する各種装置（コンピュータ等）が接続可能である。２は、企業の構成員が用いるクライアントであり、これを用いて会議室の予約や状況の確認などが可能である。３は、会議室管理サーバであり、会議室利用状況４にアクセス可能であり、会議室の利用に関する情報の管理が可能である。５は、スケジュール管理サーバであり、企業の各会議室の予約状況を記録されたスケジュールデータＤＢ６にアクセス可能であり、この予約状況を管理する。最後に、７１〜７３は企業で利用可能な各会議室であり、それぞれ利用中かを検知するかにセンサ８１〜８３が設置されている。なお、クライアント２については、複数のものが接続可能であり、また、複数拠点で設置されていてもよい。さらに、図では会議室群（各会議室）が1拠点にあるように記載されているが、複数拠点に跨っていてもよい。

以下、上述のシステムを用いた処理内容を、図２および３を用いて説明する。まず、Ｓ１において、スケジュール管理サーバ５は、簡易センサ８１〜８３のそれぞれから、自身の会議室の利用状況を受信する。これは、簡易センサ８１〜８３が一定周期で起動し、当該簡易センサ８１〜８３から、センシング結果（人の有無）と、自身ないし会議室のＩＤを、スケジュール管理サーバ５が受信することで実現する。ここで、スケジュール管理サーバ５は、受信した結果を図４に示す会議室利用状況４に格納する。図４の会議室利用状況４での「○」が利用中を、「×」が利用して無いことを示す。また、周期的に情報を受信するため、会議室利用状況４は、それぞれ上書きされ最新の情報が格納される。

次に、Ｓ２においてスケジュール管理サーバ５は、クライアント２で予約された会議室７１〜７３の予約状況を受信する。さらに、スケジュール管理サーバ５は図４に示すスケジュールデータ６に受信結果を格納する。図４での「○」が予約有を「×」が予約無を示す。また、クライアントが予約状況を更新する度(含む予約のキャンセル)にスケジュールデータ６はそれぞれ上書きされ最新の情報が格納される。なお、スケジュールデータ６について、予約状況が「×」、つまり、予約無しについても予約者が記録されている。これは、予約後キャンセルしたことを意味し、当初から予約されていない場合、予約者の欄を空欄とてもよい。

次に、Ｓ３の処理内容を、Ｓ３１〜Ｓ３６を用いて説明する。Ｓ３１においてスケジュール管理サーバ５はスケジュールデータ６から、該当時間の会議室ＩＤ、予約状況、予約者を取得する。該当時間とは、現時間であって、現時間が含まれる「予約時間」をキーにスケジュールデータ６を検索する。この検索結果、つまり、当該「予約時間」の会議室ＩＤ、予約状況、予約者が取得される。例えば、現時間が、１３：１０の場合、（１）予約時間＝１３：００−１４：００、会議室ＩＤ＝００１、予約状況＝○、予約者＝ａａａ、（２）予約時間＝１３：００−１４：００、会議室ＩＤ＝００２、予約状況＝○、予約者＝ｃｃｃ、（３）予約時間＝１３：００−１４：００、会議室ＩＤ＝００３、予約状況＝×、予約者＝ｆｆｆが取得される。なお、本検索は、「予約時間」をキーに行うため、スケジュールデータ６に関し、予約時間をキーにソートして登録しておくことが好適である。また、本件検索処理のトリガーが掛かった場合、検索に先立って過去の時間帯のデータを削除したり、前回の検索の際など所定タイミングでその時点以前のデータを削除して、データ量を削減することがより好適である。さらに、本検索の検索対象として、予約状況が「×」のデータを省く構成にしてもよい。この場合、検索結果としては、（１）（２）が特定されることになる。

次に、Ｓ３２においてスケジュール管理サーバ５は取得した会議質ＩＤ、予約状況、予約者を会議室管理サーバ３に送信する（つまり、上述の（１）〜（３）の情報である）。次にＳ３３において、会議室管理サーバ３は受信したデータから予約状況が「○」の予約済会議室の会議室ＩＤを特定し、Ｓ３４において会議室利用状況４から予約済会議室ＩＤの利用状況を取得する。上述の例の場合、（１）（２）の会議室ＩＤである、００１、００２が特定され、これらの利用状況＝会議室ＩＤ００１が○、会議室ＩＤ００２が×が取得される。

次に、Ｓ３５において、会議室管理サーバ３は取得した予約済会議室の利用状況を参照し、利用状況が「×」で利用されていない場合、Ｓ３５において空予約として会議室ＩＤ、予約者データを取得する。つまり、Ｓ３４で利用状況が「×」である会議室ＩＤ００２の予約（上述の（２））が特定される。

次に、Ｓ４において、会議室管理サーバ３は取得結果の確認を行い、空予約されている会議室があった場合、Ｓ５において、空予約された会議室の予約者のクライアントに通知し、Ｓ５において、スケジュール管理サーバ５は特定されたスケジュールデータ６の予約状況を取消す。これは、図示しない予約者（従業員）管理ＤＢに予約者毎に記録されたメールアドレスなどの予約者に関する情報に基づいて通知を行う。

また、予約済だが利用されていない会議室を特定するために、以下の処理を行ってもよい。簡易センサ８１〜８３が動作する一定周期毎に、会議室利用状況４のデータで、スケジュールデータ６をフィルタリングする。これは、会議室利用状況４で利用状況が○である会議室ＩＤ（図４の例では００１）については、Ｓ３１の検索対象から除外する。これにより、Ｓ３３の処理を省略可能になる。さらに、スケジュールデータ６に、予約を希望したが予約できなった者（いわゆるキャンセル待ち）を記録しておき、上述の通知を該当するキャンセル待ちの者に行ってもよい。

１ネットワーク
２クライアント
３会議室管理サーバ
４会議室利用状況ＤＢ
５スケジュール管理サーバ
６スケジュールデータＤＢ
７１、７２、７３会議室
８１、８２、８３センサ

Claims

複数の利用者が共用可能な会議室の予約を管理する会議室予約システムにおいて、
利用者からの入力に従って各会議室の予約時間、予約状況および予約者を含むスケジュールデータを記録するスケジュールデータＤＢと、
各会議室に設置されたセンサから入力される各会議室の利用状況を記録する会議室利用状況ＤＢと、
所定時間における前記スケジュールデータと前記利用状況を用いて、予約済であり利用されていない会議室を特定する手段と、
前記特定された利用されていない会議室の予約者に、利用されてない旨の通知を実行する手段とを有することを特徴とする会議室予約システム。
請求項１に記載の会議室予約システムにおいて、
前記特定する手段は、
前記スケジュールデータから対象時間帯のスケジュールデータを抽出し、
抽出されたスケジュールデータと前記対象時間帯の利用状況を比較することで、抽出されたスケジュールデータの予約状況が予約済であり、当該会議室の利用状況が利用されていないものを、前記利用されていない会議室として特定することを特徴とする会議室予約システム。
請求項１に記載の会議室予約システムにおいて、
前記特定する手段は、前記スケジュールデータの抽出として、前記対象時間帯のものであって、予約状況が予約済を示すものを抽出し、抽出されたスケジュールデータのうち、前記利用状況が利用されていないものを特定することを特徴とする会議室予約システム。