JP6625807B2 - 会議室予約システム、会議室予約方法および会議室予約プログラム - Google Patents

Description

本発明は、会議室予約システム、会議室予約方法および会議室予約プログラムに関する。

会議室等への入退室の状況を管理するための入退室管理システムが知られている。たとえば、各会議室にアクセスポイントと入退室管理装置とを設けて、入退室時にアクセスポイントを介して無線通信端末と入退室管理装置間で認証処理を行う入退室管理システムが知られている（特許文献１参照）。

また、携帯電子機器のロケーションを決定するシステムが知られている。たとえば、携帯電子機器のロケーションを決定するためにＧＰＳ（Global Positioning System）やビーコンを利用することが知られている（特許文献２参照）。

特許第５２０６１０９号公報 特許第５６２２７３７号公報

しかしながら、上記のような従来のシステムでは、システム上に会議室の予約が登録されているとしても、予約されている時間に予約者が当該会議室に入室したか否かを容易に確認することができなかった。

１つの側面では、効率的な会議室の利用を実現することができる会議室予約システム、会議室予約方法および会議室予約プログラムを提供することを目的とする。

第１の案では、会議室予約システムは、サーバと、当該サーバとネットワークを介して接続される情報処理端末と、を備える。情報処理端末は、ビーコン検知部と、入室検知部とを備える。ビーコン検知部は、所定領域内に送信され、当該所定領域を識別する領域識別情報を含むビーコン信号を検知する。入室検知部は、ビーコン検知部が同じ領域識別情報を含む所定数のビーコン信号を検知したときに入室を検知し、サーバに、領域識別情報と情報処理端末の利用者識別情報と所定数のビーコン信号の検知日時とを含む入室検知通知を送信する。サーバは、予約処理部と、入退室管理部と、を備える。予約処理部は、予約要求を受け付けて、予約の対象である所定領域と、使用日時と、利用者識別情報と、を対応付けて記憶部に予約を登録する。入退室管理部は、入室検知部から入室検知通知を受信すると、入室検知通知が含む利用者識別情報により識別される利用者による、当該入室検知通知が含む領域識別情報により識別される所定領域への、検知日時における入室を、記憶部に記憶する。

本発明の１実施形態によれば、効率的な会議室の利用を実現することができる。

図１は、第１の実施形態に係る会議室予約システムの構成の一例を示す図である。 図２は、第１の実施形態に係る会議室予約システムにおける処理の流れを説明するための概略図である。 図３は、第１の実施形態に係る会議室予約システムが備えるサーバの構成の一例を示す図である。 図４は、図３に示すサーバが備える会議室識別情報記憶部に記憶される情報の構成の一例を示す図である。 図５は、図３に示すサーバが備える利用者情報記憶部に記憶される情報の構成の一例を示す図である。 図６は、図３に示すサーバが備える予約・利用情報記憶部に記憶される情報の構成の一例を示す図である。 図７は、図３に示すサーバが備える予約処理部による予約処理の流れの一例を示すフローチャートである。 図８は、第１の実施形態に係る会議室予約システムが備える情報処理端末の構成の一例を示す図である。 図９は、情報処理端末が備える予約情報記憶部に記憶される情報の構成の一例を示す図である。 図１０は、情報処理端末が備えるビーコン検知情報記憶部に記憶される情報の構成の一例を示す図である。 図１１は、情報処理端末が備えるファイル情報記憶部に記憶される情報の構成の一例を示す図である。 図１２は、第１の実施形態において利用者が会議室へ入室する際の処理の流れを説明するための図である。 図１３は、第１の実施形態における入室処理の流れの一例を示すフローチャートである。 図１４は、第１の実施形態において利用者が会議室から退室する際の処理の流れを説明するための図である。 図１５は、第１の実施形態における退室処理の流れの一例を示すフローチャートである。 図１６は、第１の実施形態において別利用者が予め予約せずに会議室を利用する際の処理の流れを説明するための図である。 図１７は、第１の実施形態における割込み予約処理の流れの一例を示すフローチャートである。 図１８は、第１の実施形態において予約した会議室への利用者の入室時に情報処理端末上に表示される表示画面の一例を示す図である。 図１９は、第１の実施形態において予約した会議室からの利用者の退室時に情報処理端末上に表示される表示画面の一例を示す図である。 図２０は、第１の実施形態において利用者が予約せずに会議室へ入室したときに情報処理端末上に表示される表示画面の一例を示す図である。 図２１は、第１の実施形態において利用者が予約せずに会議室へ入室して予約しようとした場合に表示される表示画面の一例を示す図である。 図２２は、第１〜２の実施形態に係る会議室予約プログラムを実行するコンピュータの一例について説明するための図である。

以下に、本願の開示する会議室予約システム、会議室予約方法および会議室予約プログラムの実施形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、この実施形態によりこの発明が限定されるものではない。

（第１の実施形態）
第１の実施形態に係る会議室予約システムは、複数の会議室の予約状況および利用状況をサーバによって管理する。複数の会議室の各々には複数のビーコンが配置される。ビーコンは継続的に会議室の空間内にビーコン信号を送信する。会議開始時には、利用者は情報処理端末を持って会議室に入室する。情報処理端末は、ビーコンから送信されるビーコン信号を検知する。情報処理端末は、会議室内に配置される複数のビーコンすべてからビーコン信号を検知すると、サーバにビーコン信号を検知した旨すなわち入室した旨を通知する。サーバは、情報処理端末からの通知に応じて、利用者が入室したことを登録する。

会議終了時には、利用者は情報処理端末を持って会議室から退室する。すると、情報処理端末はビーコンから送信されるビーコン信号を検知しなくなる。情報処理端末は、会議室内に配置される複数のビーコンすべてからのビーコン信号の検知がなくなると、サーバにビーコン信号の検知がなくなった旨すなわち退室した旨を通知する。サーバは、情報処理端末からの通知に応じて、利用者が退室したことを登録する。

また、会議終了時には、利用者は会議室から退室する前に情報処理端末の電源を切ってもよい。この場合、情報処理端末は、電源切断処理が開始されることから退室したと判定し、退室した旨をサーバに通知する。サーバは、情報処理端末からの通知に応じて、利用者が退室したことを登録する。

なお、第１の実施形態に係るビーコンはビーコン信号に会議室を一意に識別するための情報を含めて送信する。このため、情報処理端末は、検知したビーコン信号に基づき、自装置がどの会議室に存在するのかを検知することができる。また、情報処理端末からの通知に、検知した会議室に関する情報等を含めることで、情報処理端末が存在する会議室がどれかをサーバに通知することができる。

［第１の実施形態に係る会議室予約システムの概略構成］
図１は、第１の実施形態に係る会議室予約システム１の構成の一例を示す図である。図１に示すように、第１の実施形態に係る会議室予約システム１は、サーバ１０と、情報処理端末２０Ａ，２０Ｂと、を備える。なお、図１には二つの情報処理端末２０Ａ，２０Ｂを示すが、情報処理端末の数は単なる例であり、実際には会議室予約システム１の利用者各々に一つの情報処理端末が割り当てられ利用者各々が情報処理端末を携帯するものとする。図１の例では、情報処理端末２０Ａは、会議室Ａ１，Ａ２の外に位置する。また、情報処理端末２０Ｂは、会議室Ａ１内に位置する。図１に示す会議室の数も一例にすぎず、任意の数の会議室を設けることができる。図１においては、会議室Ａ２の内部の構成は特に図示しないが、会議室Ａ１と同様の構成である。

会議室Ａ１内には、複数のビーコン３０Ａ，３０Ｂが配置される。図１には２つのビーコン３０Ａ，３０Ｂを示すが、ビーコンの数も例にすぎず、所望の空間内に略限定してビーコン信号を送信することができる数であれば、任意の数のビーコンを配置することができる。

また、会議室Ａ１内には、情報処理端末２０Ａ，２０Ｂが無線でアクセスすることができるアクセスポイント（ＡＰ）４０が配置される。アクセスポイント４０は、ネットワーク５０を介してサーバ１０に接続される。情報処理端末２０Ａ，２０Ｂは、アクセスポイント４０およびネットワーク５０を介してサーバ１０との間で情報の送受信を実行することができる。

サーバ１０は、会議室Ａ１，Ａ２の予約状況や利用状況を管理する管理サーバである。サーバ１０は、会議室Ａ１，Ａ２と物理的に同じ建物等に配置されてもよい。また、サーバ１０は、クラウドネットワークにより実現される仮想サーバであってもよい。サーバ１０には、任意の情報処理端末がネットワーク５０を介してアクセスすることができる。たとえば、会議室Ａ１，Ａ２内の情報処理端末２０Ｂからサーバ１０にアクセスすることができる。また、会議室Ａ１，Ａ２外の情報処理端末２０Ａから、ネットワーク５０を介してサーバ１０にアクセスすることもできる。

情報処理端末２０Ａ，２０Ｂは、利用者が携帯することができる情報処理装置である。情報処理端末２０Ａ，２０Ｂはたとえば、スマートフォン、タブレット端末、その他携帯可能な情報機器である。また、情報処理端末２０Ａ，２０Ｂは、ビーコン３０Ａ，３０Ｂが送信するビーコン信号を検知するセンサ等の検知部を備える。

ビーコン３０Ａ，３０Ｂは、会議室Ａ１内にビーコン信号を常時送信する。ビーコン３０Ａ，３０Ｂ各々が送信するビーコン信号の到達する領域は会議室Ａ１の内部空間と略同一である。すなわち、ビーコン３０Ａ，３０Ｂが送信するビーコン信号は、会議室Ａ１の外部空間においては受信されない。また、ビーコン３０Ａ，３０Ｂは、ビーコン信号に会議室Ａ１を識別するための情報を含めて送信することができる。ビーコン信号の詳細は後述する。

アクセスポイント４０は、情報処理端末２０Ａ，２０Ｂ等が無線によってアクセスすることができる中継装置である。情報処理端末２０Ａ，２０Ｂは、アクセスポイント４０を介してネットワーク５０と接続され、サーバ１０と通信することができる。アクセスポイント４０として使用できる装置は特に限定されない。

ネットワーク５０は、サーバ１０と情報処理端末２０Ａ，２０Ｂとを通信可能に接続する。ネットワーク５０は、広域ネットワーク（ＷＡＮ）、ローカルエリアネットワークその他任意のネットワークである。また、ネットワーク５０は、無線ネットワークまたは有線ネットワークであってもよく、両者の組み合わせであってもよい。

［ＢＬＥビーコンの詳細］
図１に示すビーコン３０Ａ，３０Ｂにつきさらに詳細に説明する。ビーコン３０Ａ，３０Ｂはたとえば、ＢＬＥ（Bluetooth（登録商標） Low Energy）ビーコンである。Bluetooth 4.0の機能の一つであるＢＬＥは、低電力での通信が可能である。このため、ＢＬＥビーコンをビーコン３０Ａ，３０Ｂとして使用することにより、長期間にわたってメンテナンスの必要なくビーコン信号を送信させることができる。

また、ＢＬＥビーコンは、ビーコン信号として識別情報を送信することができる。たとえば、ＢＬＥビーコンは、ＵＵＩＤ（Universally Unique Identifier）、Major値、Minor値などの情報を送信することができる。

ＵＵＩＤは、１２８ビット（１６バイト）の文字列からなる一意な識別子である。Major値は１６ビットの整数値で、同じＵＵＩＤを持つビーコンの識別子として利用することができる。Minor値は１６ビットの整数値で、同じＵＵＩＤおよび同じMajor値を持つビーコンの識別子として利用することができる。これらの値を、会議室の数や種類に応じて会議室に配置されるビーコンに割り当てる。

たとえば、会議室予約システム１が管理する会議室各々に異なるＵＵＩＤを割り当てる。そしてたとえば、会議室Ａ２に割り当てられたＵＵＩＤを、当該会議室Ａ２内に配置されたビーコン３０Ａ，３０Ｂから送信させる。会議室Ａ２に入室した情報処理端末２０Ｂは、ビーコン信号のＵＵＩＤを検知する。情報処理端末２０Ｂは、ＵＵＩＤと会議室とを対応づける情報を予め保持することにより、自装置がどの会議室に存在するのかを特定することができる。また、情報処理端末２０Ｂは検知したＵＵＩＤをサーバ１０に送信する。これによってサーバ１０は、送信されるＵＵＩＤに基づき、情報処理端末２０Ｂがどの会議室内に存在するかを判定することができる。

また、会議室を複数のグループに分けて、一つのグループの会議室内に配置されるビーコンに同一ＵＵＩＤを割り当ててもよい。そして、各会議室はMajor値によって識別するようにしてもよい。

また、ＢＬＥビーコンは、電波の到達範囲が１０メートル程度、数メートル程度、数センチ程度の３段階となっている。このため、会議室のように面積が限られた空間に限定してビーコン信号を送信するためにＢＬＥビーコンを利用することができる。このとき、各ＢＬＥビーコンがビーコン信号を送信することができる空間の範囲を、会議室の内部空間と略同一となるようにＢＬＥビーコンを配置する。そして、会議室内に配置されたＢＬＥビーコンの数と同数のビーコン信号を情報処理端末が検知したときに、当該情報処理端末が会議室内に存在する、と判定する。このようにすれば、たとえば、会議室の入り口に限定してビーコン信号を送信し、情報処理端末が入り口を通過する際にのみビーコン信号を検知するように構成した場合と比較して、情報処理端末が会議室内に存在することをより確実に検知することができる。

なお、複数のＢＬＥビーコンに同じＵＵＩＤを割り当てて、複数のＢＬＥビーコン全体としての電波の到達範囲が所望の範囲となるようにＢＬＥビーコンを配置してもよい。このような配置により、任意の領域をビーコンによって識別させることができる。この場合、情報処理端末が当該領域内に存在するか否かの判定をするためのビーコン信号の数も任意に設定することもできる。

また、ビーコン信号を用いて、情報処理端末のおおよその位置を算出することができる。たとえば、ＢＬＥビーコンから送信されるビーコン信号の信号電波強度（RSSI：Received Signal Strength Indication）を、ビーコン信号を受信した情報処理端末側で測定する。そして、複数ビーコンからの信号電波強度の組み合わせに基づいて、情報処理端末が自装置の位置を算出する。このようにすれば、会議室等の所定領域内に情報処理端末が存在するか否かをさらに確実に検知できる。また、所定領域内の情報処理端末のおおよその位置を算出することも可能である。

［第１の実施形態に係る会議室予約システムの処理の流れの一例］
図２は、第１の実施形態に係る会議室予約システム１における処理の流れを説明するための概略図である。図２を参照して、会議室予約システム１を用いた、会議室の予約および会議室利用時の入退室管理の処理の流れについて概括的に説明する。

［会議室予約時］
まず、会議室予約システム１が管理する会議室を利用して会議を開催したい主催者Ｘがいるとする。主催者Ｘは、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）やスマートフォンなどの情報処理端末を用いて会議室予約システム１のサーバ１０にアクセスする。主催者Ｘは、予約したい会議室を特定する情報、予約したい日時を特定する情報、会議に参加するメンバーを特定する情報、主催者である自分を特定する情報等を、サーバ１０に送信する（図２の「（１）会議室予約」）。このとき、主催者Ｘは、会議で使用する資料等をファイルとして添付してサーバ１０に送信してもよい。

サーバ１０は、主催者Ｘの情報処理端末から送信される情報を受信すると、受信した情報を、会議室を一意に識別する情報たとえば会議室ＩＤ（Identifier）やＵＵＩＤ等と対応づけて登録する（図２の「（２）予約登録」）。そして、サーバ１０は、主催者Ｘが送信した情報によって特定される会議に参加するメンバー各々に、会議を開催する旨の案内を送信する（図２の「（３）会議案内」）。図２の例では、サーバ１０は、参加者Ｙのパーソナルコンピュータやスマートフォンなどの情報処理端末に、会議案内を送信する。サーバ１０が送信する会議案内は、会議を開催する場所すなわち会議室を特定する情報、会議開催日時等を含む。

このとき、サーバ１０は、参加するメンバーに、資料等のファイルを閲覧するためのパスワードやログインＩＤ等の認証情報を併せて送信してもよい。たとえば、会議室予約システム１が提供するアプリケーションの画面中に、パスワードやログインＩＤを有する利用者でなければ閲覧できないページを作成しておく。そして、かかるページを介して会議資料のファイルを閲覧できるようにする。利用者は、会議室予約システム１のアプリケーションを立ち上げて会議案内に記載されたパスワードやログインＩＤを入力することで、会議資料のファイルを閲覧する。なお、会議案内に基づき閲覧できるファイルはセキュリティのため、情報処理端末には記憶されないように構成する。

［会議開催時］
次に、会議開催時の処理の流れについて説明する。会議開催時には、主催者Ｘ、参加者Ｙはそれぞれ情報処理端末を持って、予約された会議室（図２の例では会議室Ａ１）に入室する。主催者Ｘが会議室Ａ１に入室すると、主催者Ｘが携帯する情報処理端末が、会議室のＵＵＩＤが設定されたビーコンからのビーコン信号を検知する（図２の（４−１））。主催者Ｘの情報処理端末は、ビーコン信号を検知すると、その旨をサーバ１０に通知する。サーバ１０は、主催者Ｘの情報処理端末からの通知にもとづき、予約された会議室が予約された通りに利用開始されたことを登録する（図２の（５−１））。なお、サーバ１０は会議室とＵＵＩＤとの対応付けの情報を保持する。

同様に、参加者Ｙが携帯する情報処理端末も、ビーコン信号を検知する（図２の（４−２））。そして、参加者Ｙの情報処理端末は、ビーコン信号を検知すると、その旨をサーバ１０に通知する。サーバ１０は、参加者Ｙの情報処理端末からの通知に基づき、予約された会議室での会議に、登録された参加者が参加したことを登録する（図２の「（５−２）会議参加」）。

会議が終了すると、主催者Ｘおよび参加者Ｙはともに、自分の情報処理端末をもって退出する。このとき、情報処理端末は電源を切られるかまたは会議室の外に移動することによりビーコン信号を検知しなくなる。電源オフまたはビーコン信号検知終了を契機として、情報処理端末はサーバ１０に通知を送る。そして、サーバ１０は、予約された会議室の使用が終了したことを登録する（図２の（５−１）、（５−２））。

［第１の実施形態に係るサーバの構成の一例］
図３は、第１の実施形態に係る会議室予約システム１が備えるサーバ１０の構成の一例を示す図である。図３に示すように、サーバ１０は、通信部１１０と、制御部１２０と、記憶部１３０と、を備える。

通信部１１０は、サーバ１０と他の装置等との間の通信を実現する機能部である。通信部１１０はたとえば、ポートやスイッチ等を含む。通信部１１０は、情報処理端末２０Ａ，２０Ｂから送信される各種通知や要求を受信する。また通信部１１０は、サーバ１０内の各部からの指示に基づき、ファイルやアプリケーションを情報処理端末２０Ａ，２０Ｂに送信する。

制御部１２０は、サーバ１０の動作および機能を制御する。制御部１２０にはたとえば、各種の集積回路や電子回路を採用できる。また、制御部１２０に含まれる機能部の一部を別の集積回路や電子回路とすることもできる。例えば、集積回路としては、ＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）が挙げられる。また、電子回路としては、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）やＭＰＵ（Ｍｉｃｒｏ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）などが挙げられる。制御部１２０の構成については後述する。

記憶部１３０には、半導体メモリ素子や記憶装置を採用できる。例えば、半導体メモリ素子としては、ＶＲＡＭ（Ｖｉｄｅｏ Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）やフラッシュメモリ（ｆｌａｓｈ ｍｅｍｏｒｙ）などが挙げられる。また、記憶装置としては、ハードディスク、光ディスクなどの記憶装置が挙げられる。

［記憶部１３０に記憶される情報］
記憶部１３０は、会議室識別情報記憶部１３１、利用者情報記憶部１３２および予約・利用情報記憶部１３３を備える。各記憶部に記憶される情報につき、図４乃至図６を参照して説明する。

図４は、図３に示すサーバ１０が備える会議室識別情報記憶部１３１に記憶される情報の構成の一例を示す図である。会議室識別情報記憶部１３１は、会議室予約システム１が管理する会議室各々を識別するための情報を記憶する。

図４に示す例では、会議室識別情報記憶部１３１には、「会議室ＩＤ（Identifier）」、「ＵＵＩＤ」、「Major値」および「Minor値」が記憶される。「会議室ＩＤ」は、会議室予約システム１が管理する各会議室を一意に特定するための情報である。たとえば、会議室Ａ１の「会議室ＩＤ」は「Ａ０１」である。そして、図４の例では、「会議室ＩＤ、Ａ０１」と「ＵＵＩＤ、１２３４・・・」と、が対応づけて記憶される。なお、「１２３４・・・」は記載を省略しているが１６バイトの文字列である。さらに、「会議室ＩＤ、Ａ０１」に対応付けて、「Major値、５４３２・・・」と「Major値、８７６５・・・」とが記憶されている。「会議室ＩＤ、Ａ０１」に対応付けて記憶されている「Minor値」はない。

ＵＵＩＤ、Major値およびMinor値は、上述の通り、会議室および当該会議室に設置されるビーコンを識別するために使用される。図４の例では、「会議室ＩＤ、Ａ０１」の会議室に配置されるビーコンの一つは、「ＵＵＩＤ、１２３４・・・」と「Major値、５４３２・・・」とを発信する。また、「会議室ＩＤ、Ａ０１」の会議室に配置されるもう一つのビーコンは、「ＵＵＩＤ、１２３４・・・」と「Major値、８７６５・・・」とを発信する。

図５は、図３に示すサーバ１０が備える利用者情報記憶部１３２に記憶される情報の構成の一例を示す図である。利用者情報とは、会議室予約システム１を利用する者の情報である。図５は、会議室予約システム１が、所定の会社の社員用に利用されるシステムである場合に、利用者情報記憶部１３２に記憶される情報の構成の一例である。

図５の例においては、利用者情報記憶部１３２は、利用者の情報として当該利用者を一意に特定する情報である「社員ＩＤ」を記憶する。「社員ＩＤ」はたとえば、社員各々に割り当てられる社員番号であってもよい。次に、「社員ＩＤ」は、「デバイスＩＤ」、「ログインＩＤ」と対応づけられる。「デバイスＩＤ」は、各社員が携帯し使用する情報処理端末を一意に特定する情報である。たとえば、会社が社員に情報処理端末を貸与する場合に、当該情報処理端末の製造番号等を「デバイスＩＤ」として利用できる。図５の例では、「社員ＩＤ、Ｒ０２１７」で特定される社員すなわち会議室予約システム１の利用者は、「デバイスＩＤ、Ｍ５５５３２」で特定される情報処理端末を使用する。

さらに、「ログインＩＤ」はたとえば、会議室予約システム１が登録制のシステムであって、利用するためにはシステムのサイトにログインしなければならないような場合に、各利用者に割り当てられるＩＤである。たとえば、利用者が必ずしも同じ情報処理端末を携帯するとは限らない場合などにログインＩＤを利用することができる。たとえば、利用者が使用する情報処理端末各々に予めログインＩＤを記憶させておいてもよい。そして、当該情報処理端末がサーバ１０にアクセスする場合には、自動的に情報処理端末からサーバ１０にログインＩＤが送信されるようにしてもよい。

「社員ＩＤ」はさらに、「社員情報」と対応づけられる。たとえば、図５の例では、「社員ＩＤ、Ｒ０２１７」は「社員情報、山田太郎、開発部」と対応づけられる。これは、社員ＩＤ、Ｒ０２１７で特定される社員は、開発部に所属する山田太郎であることを示す。

また、図５の例では、「社員ＩＤ」は「ゲストＩＤ」でもよい。たとえば、社内の会議室で開催される会議に社外の人が参加する場合等に、会議予約時に参加者として「ゲストＩＤ」の情報を登録しておく。そして、社外からのゲストが来訪した時に当該「ゲストＩＤ」に対応づけられる「デバイスＩＤ」が割り当てられた情報処理端末を貸し出す。このようにすれば、社外の人員の入退室や参加有無なども会議室予約システム１によりスムーズに管理することができる。たとえば図５の例では、「ゲストＩＤ，Ｇ０００１」に「デバイスＩＤ，Ｓ１００００」、「ログインＩＤ、ｇｕｅｓｔ１」を対応付けて記憶しておく。

図６は、図３に示すサーバ１０が備える予約・利用情報記憶部１３３に記憶される情報の構成の一例を示す図である。図６の例では、「予約ＩＤ」に対応付けて、「会議室ＩＤ」、「日時」、「予約状況」、「予約者」、「参加者」、「ファイル」、「利用状況」、「ビーコン有無」等の情報が記憶される。

「予約ＩＤ」とは、それぞれの予約を一意に識別するための識別子である。また、「会議室ＩＤ」とは、それぞれの会議室を一意に識別するための識別子である。「会議室ＩＤ」はＵＵＩＤと同一であってもＵＵＩＤと異なる文字列であってもよい。「日時」とは、会議室の予約日時を示す。「予約状況」とは、会議室がすでに予約されているか否かを示す。「予約者」は、会議室の予約を行った利用者を示す。「参加者」は、予約されている会議室での会議に参加する利用者を示す。「ファイル」は、予約されている会議室での会議において使用するファイルを特定するための情報である。たとえば「ファイル」は、ファイルが記憶されている記憶位置の情報である。または「ファイル」は、ファイル自体の情報である。「利用状況」とは、会議室の利用状況を示す。たとえば、「利用状況」は、予約に基づき当該会議室が利用されたか否か、または利用中かを示す。「利用状況」はまた、会議室が予約されていない場合に当該会議室への入室者がいるか否かを示す。

「ビーコン有無」とは、「予約者」、「参加者」その他の利用者それぞれについて、予約された日時に当該会議室においてビーコンが検出されたか否かを示す情報である。すなわち、「ビーコン有無」とは、「予約者」および「参加者」が会議に出席したか否かを示す情報である。また、「ビーコン有無」は、「予約者」および「参加者」以外の利用者が会議に出席した場合にその旨を示す情報である。利用者が会議に出席したか否かは、当該利用者の情報処理端末が会議室に入退室したと判定されたか否かに応じて判定される。すなわち、利用者が会議室に入室し退室したと判定された場合、「ビーコン有無」には、当該利用者を一意に識別する情報とともに「ビーコン有→無」の情報が記憶される。

たとえば、「予約ＩＤ、Ｒ０１」、「会議室ＩＤ、Ａ０１」に対応付けて、「日時、２０１５０３３１ １０：００−１１：００」、「予約状況、予約有」が記憶されている。これは、会議室ＩＤ「Ａ０１」で特定される会議室は、２０１５年３月３１日の１０：００から１１：００まで、予約されていることを示す。さらに、「会議室ＩＤ、Ａ０１」、「日時、２０１５０３３１ １０：００−１１：００」に対応付けて、「予約者、Ｒ０２１７」、「参加者、Ｔ５１２３」、「ファイル、Ｆ００１」が記憶されている。これは、会議室ＩＤ「Ａ０１」で特定される会議室について、２０１５年３月３１日の１０：００から１１：００までの予約を「社員ＩＤ」が「Ｒ０２１７」の社員が行い、会議への参加者は「社員ＩＤ」が「Ｔ５１２３」の社員であることを示す。また、この会議の資料として、「Ｆ００１」で特定されるファイルが記憶されていることを示す。

さらに、「会議室ＩＤ、Ａ０１」、「日時、２０１５０３３１ １０：００−１１：００」に対応付けて、「利用状況、利用中」「ビーコン有無、Ｒ０２１７有、Ｔ５１２３無」が記憶されている。これは、会議室ＩＤ「Ａ０１」で特定される会議室について、２０１５年３月３１日の１０：００から１１：００までの予約に基づき、当該会議室が利用中であることを示す。すなわち、当該会議室の予約者または参加者についてビーコン信号が検知されていることを示す。また、「社員ＩＤ」が「Ｒ０２１７」の社員は会議室に入室しているが、「社員ＩＤ」が「Ｔ５１２３」の社員は会議室に入室していないことを示す。なお、「ビーコン有無」については何時から何時まではビーコン有などのように、さらに詳細な情報を記憶するようにしてもよい。

また、図６の例では、「予約ＩＤ、Ｒ０３」に対応付けて、「予約者、Ｔ２０００」、「参加者、Ｔ２００１、Ｔ２０１３」が記憶されている。他方、「予約ＩＤ、Ｒ０３」に対応付けて、「ビーコン有無、Ｔ２０００有→無、Ｔ２００１有→無、Ｔ２０１３有→無、Ｔ２０１５有→無」が記憶されている。これは、予約ＩＤ「Ｒ０３」で特定される予約について、予約者および予約時予定されていた参加者以外に、実際に会議に参加した利用者がいたことを示す。すなわち、予約者「Ｔ２０００」、参加者「Ｔ２００１、Ｔ２０１３」の３名のほかに、「Ｔ２０１５」で特定される利用者が会議に参加したことを示す。

［制御部１２０の構成の一例］
図３に戻り、制御部１２０の構成の詳細について説明する。制御部１２０は、予約処理部１２１、入退室管理部１２２、ファイル送信部１２３、表示制御部１２４、アプリケーション配布部１２５および履歴出力部１２６を備える。制御部１２０が備える各部は、処理に際して適宜記憶部１３０に記憶される情報を参照し、また、処理の結果を記憶部１３０に記憶させる。

［予約処理部１２１による予約処理］
予約処理部１２１は、会議室予約システム１が管理する会議室の予約を処理する。図７を参照し、予約処理部１２１による予約処理について説明する。図７は、図３に示すサーバが備える予約処理部１２１による予約処理の流れの一例を示すフローチャートである。

通信部１１０は予約要求を受信すると、当該予約要求を予約処理部１２１に渡す（ステップＳ７０１）。予約要求は少なくとも、会議室を特定する情報、予約日時を特定する情報および予約者を特定する情報を含む。予約要求はまた、参加者を特定する情報を含んでもよい。また、予約要求は、会議で使用する資料等のファイルの情報を含んでもよい。

予約処理部１２１は、予約要求に含まれる、会議室を特定する情報、予約日時を特定する情報を抽出し（ステップＳ７０２）、予約・利用情報記憶部１３３に記憶される情報と比較して当該会議室における当該日時の予約の有無を判定する（ステップＳ７０３）。そして、予約要求に含まれる情報によって特定される予約日時に当該会議室が予約されていなければ（ステップＳ７０３、Ｎｏ）、予約処理部１２１は、予約要求に含まれる情報を予約・利用情報記憶部１３３に登録する（ステップＳ７１１）。たとえば、予約処理部１２１は、当該予約に予約ＩＤを付与して、予約・利用情報記憶部１３３の「会議室ＩＤ」、「日時」、「予約者」、「参加者」および「ファイル」に情報を登録する。

そして、予約処理部１２１は、予約要求の送信元に予約済の通知を送信する（ステップＳ７１２）。予約処理部１２１はさらに、予約要求に基づき新たに登録された予約の参加者に対して会議案内を送信する（ステップＳ７１３）。会議案内の送信先は、予約・利用情報記憶部１３３に記憶された「参加者」の情報にもとづき、利用者情報記憶部１３２に記憶される利用者のデバイスＩＤ等を特定することで決定する。また、予約処理部１２１は、「参加者」の情報が、利用者情報記憶部１３２にない場合は、その旨を予約者に通知する。

予約処理部１２１はまた、予約要求に含まれる会議室を特定する情報および日時を特定する情報が、すでに「予約状況、予約有」と対応づけて記憶されている場合（ステップＳ７０３、Ｙｅｓ）、当該日時が現在日時と重複するか否かを判定する（ステップＳ７０４）。重複しなければ（ステップＳ７０４、Ｎｏ）、予約処理部１２１は予約拒否の通知を、予約要求の送信元に送信する（ステップＳ７１０）。

他方、当該日時が現在日時と重複する場合（ステップＳ７０４、Ｙｅｓ）、予約処理部１２１は当該会議室が利用中か否かを判定する（ステップＳ７０５）。すなわち、予約処理部１２１は、対応する「利用状況」を参照する。そして、「利用状況、利用中」であれば（ステップＳ７０５、Ｙｅｓ）、予約処理部１２１は、予約拒否の通知を予約要求の送信元に送信する（ステップＳ７１０）。他方、「利用状況、利用なし」であれば（ステップＳ７０５、Ｎｏ）、予約処理部１２１は、登録されている予約者の情報処理端末に、別利用者による利用可否を確認する通知を送信する（ステップＳ７０６）。

予約処理部１２１は、利用不可応答を受信したか否かを判定する（ステップＳ７０７）。利用不可応答を受信したと判定した場合（ステップＳ７０７、Ｙｅｓ）、予約処理部１２１は、予約拒否の通知を、予約要求の送信元に送信する（ステップＳ７１０）。他方、利用不可応答を受信していないと判定した場合（ステップＳ７０７、Ｎｏ）、予約処理部１２１は、利用可応答を受信したか否かを判定する（ステップＳ７０８）。利用可応答を受信していないと判定した場合（ステップＳ７０８、Ｎｏ）、予約処理部１２１は、利用確認通知を送信してから所定期間が経過したか否かを判定する（ステップＳ７０９）。所定期間が経過していないと判定した場合（ステップＳ７０９、Ｎｏ）、予約処理部１２１は、ステップＳ７０７に戻って判定を繰り返す。

他方、利用可応答があったと判定した場合（ステップＳ７０８、Ｙｅｓ）および利用確認通知を送信してから所定期間が経過したと判定した場合（ステップＳ７０９、Ｙｅｓ）、予約処理部１２１は予約を登録する（ステップＳ７１１）。そして、予約処理部１２１は、予約済の通知を予約要求の送信元に送信し（ステップＳ７１２）、会議案内を参加者に送信する（ステップＳ７１３）。これによって予約処理が完了する。

なお、図７の例では、予約日時が現在日時と重複する場合、当該会議室が利用中でなければ利用確認通知を送信して、利用可であれば予約を受け付けるものとした。しかし、これに限らず、予約日時が現在日時と重複する場合は、現在の予約開始時間から所定時間経過したか否かを判定し、経過していなければ予約を拒否するものとしてもよい。

［入退室管理部１２２による入退室管理処理］
入退室管理部１２２は、会議室予約システム１が管理する各会議室への入退室を管理する。すなわち、通信部１１０は、利用者すなわち利用者の情報処理端末が会議室内に入ったと検知された際に送信される入室検知通知を受信すると、入退室管理部１２２に渡す。また、通信部１１０は、利用者すなわち利用者の情報処理端末が会議室から出ると検知された際に送信される退室検知通知を受信すると、入退室管理部１２２に渡す。

なお、入室検知通知および退室検知通知は各々、当該通知を送信する情報処理端末が検知したビーコン信号に含まれる会議室を特定する情報および当該情報処理端末の利用者を特定する情報を含む。また、入室検知通知および退室検知通知は、それぞれ検知日時を特定する情報を含む。会議室を特定する情報とは、たとえば、少なくとも前述したＵＵＩＤであり、会議室予約システム１の構成に応じてMajor値やMinor値を含んでもよい。また、情報処理端末の利用者を特定する情報とは、たとえば、社員ＩＤに対応づけて記憶部１３０に記憶されているデバイスＩＤまたはログインＩＤである。また、検知日時を特定する情報とは、たとえばタイムスタンプである。

入退室管理部１２２は、入室検知通知を受信すると、入室検知通知に含まれる会議室を特定する情報と、情報処理端末の使用者を特定する情報とを抽出する。そして、入室検知通知により特定される会議室について現在時刻の予約が予約・利用情報記憶部１３３に登録されているか否かを判定する。登録されていると判定した場合、入退室管理部１２２は、登録されている予約の予約者または参加者が、入室検知通知から特定される使用者と一致するかを判定する。そして、入退室管理部１２２は、一致すると判定した場合、「利用状況」に「利用中」を登録し、当該予約者または参加者に対応付けて「ビーコン有無」に「ビーコン有」と登録する。

他方、入室検知通知から特定される会議室について現在時刻の予約が予約・利用情報記憶部１３３に登録されていないと判定した場合、入退室管理部１２２は、当該会議室の現在時刻に対応する「利用状況」を「入室者あり」と登録する。そして、入退室管理部１２２は、入室検知通知から特定される使用者について「ビーコン有無」の情報を「ビーコン有」と登録する。

例えば、図６の例では、「予約ＩＤ、Ｒ２０」、「会議室ＩＤ、Ｂ１７」、「日時、２０１５０３３１ １０：００−１１：００」に対応付けて、「予約状況、予約なし」が記憶されている。そして、さらに、「会議室ＩＤ、Ｂ１７」に対応付けて「利用状況、入室者あり」「ビーコン有無、Ｇ０５１０有、Ｇ０５１１有」が記憶されている。これは、前もって予約されていない会議室「Ｂ１７」に、「Ｇ０５１０」で特定される利用者と「Ｇ０５１１」で特定される利用者が入室していることを示す。

入退室管理部１２２はまた、退室検知通知を受信すると、当該退室検知通知から特定される会議室から当該退室検知通知から特定される利用者が退室したと判定する。そして、入退室管理部１２２は、予約・利用情報記憶部１３３を参照して、当該会議室について現在時刻の予約に対応付けて記憶されている「ビーコン有無」情報を更新する。すなわち、入退室管理部１２２は、退室検知通知によって特定される利用者の「ビーコン有無」情報をビーコン「有→無」に更新する。予約されている会議室について「ビーコン有無」情報に記憶された情報がすべてビーコン「有→無」となり、「日時」によって特定される時間帯が経過すると、入退室管理部１２２は、「利用状況」を「利用済」に更新する。

［ファイル送信部１２３によるファイル送信処理］
ファイル送信部１２３は、予約された会議室に予約者または参加者が入室し、当該予約に対応付けて予約・利用情報記憶部１３３に記憶されたファイルがある場合に、当該予約者または参加者が当該ファイルを閲覧できるよう処理を実行する。

入退室管理部１２２は、入室検知通知を受信し、当該入室検知通知によって特定される予約があり、当該入室検知通知によって特定される利用者が予約者または参加者であると判定した場合、ファイル送信部１２３にその旨通知する。ファイル送信部１２３は、入退室管理部１２２の通知に応じて、当該予約に対応付けて予約・利用情報記憶部１３３に記憶されたファイルがあるか否かを判定する。ファイルありと判定した場合、ファイル送信部１２３は、入室検知通知を送信した情報処理端末に当該ファイルを送信する。

なお、ファイル送信部１２３は、ファイルそのものを入室検知通知を送信した情報処理端末に送信するのではなく、ファイル閲覧のための情報を送信するものとしてもよい。たとえば、ファイル送信部１２３は、当該ファイルを閲覧するためのポータルサイトのＵＲＬと、当該ファイルを閲覧するためのパスワードとを送信する。ファイル閲覧のための情報を受信した情報処理端末の利用者は、受信した情報によって指定されるＵＲＬにアクセスしてパスワードを入力することにより当該ファイルを閲覧する。

［表示制御部１２４による処理］
表示制御部１２４は、予約・利用情報記憶部１３３に記憶される情報に基づき、情報処理端末に表示する表示画面を作成し、情報処理端末に表示させるよう制御を行う。具体的な表示画面の例については後述する。

［アプリケーション配布部１２５による処理］
アプリケーション配布部１２５は、会議室予約システム１を利用する情報処理端末を増設する場合等に、当該情報処理端末に、会議室予約システム１を利用するためのアプリケーションを配布する。ただし、アプリケーション配布部１２５は必ずしもサーバ１０に設ける必要はなく、別体の装置として設けてもよい。

［履歴出力部１２６による履歴出力処理］
履歴出力部１２６は、予約・利用情報記憶部１３３に記憶した情報から、会議室の予約状況および利用状況のレポートを作成して出力する。たとえば、履歴出力部１２６は、予約・利用情報記憶部１３３に記憶した情報に基づき、予約に対して実際に会議室が利用された割合を算出する。また、履歴出力部１２６は、会議室の収容可能人数に対して、実際に利用した人数の割合を算出する。また、履歴出力部１２６は、会議室の総数に対して予約された会議室数や実際に使用された会議室数を算出する。そして、履歴出力部１２６は、これらの統計情報をレポートに作成して出力する。履歴出力部１２６が出力する統計情報を利用者が指定できるように構成してもよい。

［第１の実施形態に係る情報処理端末の構成の一例］
図８は、第１の実施形態に係る会議室予約システム１が備える情報処理端末２０Ａの構成の一例を示す図である。図８に示す情報処理端末２０Ａは、通信部２１０、入力部２１１、出力部２１３、制御部２２０および記憶部２３０を備える。

通信部２１０は、アクセスポイント４０と無線通信接続してサーバ１０との間で情報の送受信を行う。通信部２１０はまた、ビーコン３０Ａ，３０Ｂが送信するビーコン信号を受信する。無線通信とはたとえば無線ＬＡＮやＷｉ−Ｆｉ等をもちいた情報通信である。なお、通信部２１０は、無線通信だけでなく有線での通信も行うように構成してもよい。

入力部２１１は、情報処理端末２０Ａへの情報の入力を受け付ける。入力部２１１はたとえば、キーパッド、タッチパネル、プッシュボタン、マイクロフォン、バーコードリーダ等であり、外部からのユーザの操作による情報入力を受け付ける。

出力部２１３は、情報処理端末２０Ａが処理する情報を出力する。出力部２１３はたとえば、液晶モニタ、タッチパネル、スピーカ等である。出力部２１３は、情報を画像として出力しても音声として出力してもよい。ユーザに認識可能な形態で情報を出力できるのであれば、出力部２１３による情報出力形態は特に限定されない。

制御部２２０は、情報処理端末２０Ａにおける各部の動作および機能を制御する。制御部２２０にはたとえば、各種の集積回路や電子回路を採用できる。また、制御部２２０に含まれる機能部の一部を別の集積回路や電子回路とすることもできる。例えば、集積回路としては、ＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）が挙げられる。また、電子回路としては、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）やＭＰＵ（Ｍｉｃｒｏ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）などが挙げられる。制御部２２０の構成については後述する。

記憶部２３０は、情報処理端末２０Ａにおける処理に用いる情報および処理の結果生成される情報を記憶する。記憶部２３０は、半導体メモリ素子や記憶装置を採用できる。例えば、半導体メモリ素子としては、ＶＲＡＭ（Ｖｉｄｅｏ Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）やフラッシュメモリ（ｆｌａｓｈ ｍｅｍｏｒｙ）などが挙げられる。また、記憶装置としては、ハードディスク、光ディスクなどの記憶装置が挙げられる。

［情報処理端末２０Ａの制御部２２０の構成］
制御部２２０の構成の詳細につきさらに説明する。制御部２２０は、予約処理部２２１、ビーコン検知部２２２、電源管理部２２３、入室検知部２２４、退室検知部２２５およびファイル処理部２２６を備える。

予約処理部２２１は、会議室予約システム１が管理する各会議室を予約するための処理を実行する。たとえば、情報処理端末２０Ａのユーザがタッチパネルを介して所定の会議室を所定の日時に予約するための予約要求を入力したとする。この場合、入力部２１１は入力された会議室の情報と日時の情報を予約処理部２２１に渡す。予約処理部２２１は、通信部２１０を介してサーバ１０に、少なくとも予約対象である会議室および予約日時の情報と、当該情報処理端末２０Ａを識別するための情報または当該情報処理端末２０Ａを使用しているユーザを特定するための情報とを送信する。そして、予約処理部２２１は、サーバ１０によって予約が受け付けられた場合はその旨の通知を受信する。また、予約処理部２２１は、サーバ１０によって予約が拒否された場合はその旨の通知を受信する。

ビーコン検知部２２２は、情報処理端末２０Ａがユーザに携帯されて会議室に入ったときに、当該会議室に配置されるビーコンから送信されるビーコン信号を検知する。ビーコン検知部２２２は、所定数のビーコン信号を検知すると、所定数のビーコン信号を検知した旨を入室検知部２２４に通知する。また、ビーコン検知部２２２は、所定数のビーコン信号の検知がなくなった場合に、ビーコン信号が検知されなくなった旨を退室検知部２２５に通知する。

ビーコン検知部２２２はまた、検知したビーコン信号から会議室を識別するための情報たとえばＵＵＩＤを抽出する。ビーコン検知部２２２はまた、会議室内のビーコン各々を識別するためのMajor値やMinor値が設定されている場合は、ビーコン信号からMajor値やMinor値も抽出する。

ビーコン検知部２２２はまた、情報処理端末２０Ａとビーコン３０Ａ，３０Ｂ各々との間の距離を算出する距離算出部としても動作することができる。すなわち、ビーコン検知部２２２は、検知したビーコン信号のＲＳＳＩに基づいて、ビーコン３０Ａ，３０Ｂとの間の距離を算出する。

電源管理部２２３は、情報処理端末２０Ａの電源を管理する。電源管理部２２３はたとえば、ユーザが情報処理端末２０Ａの電源切断指示を入力すると、電源切断処理が開始することを通信部２１０を介してサーバ１０に通知する。サーバ１０への通知には、その時点で検知されているビーコン信号により識別される会議室の情報と、情報処理端末２０Ａを特定する情報または情報処理端末２０Ａのユーザを特定する情報が付加される。電源管理部２２３はまた、ユーザが情報処理端末２０Ａの電源切断指示を入力すると、退室検知部２２５に通知する。

入室検知部２２４は、ビーコン検知部２２２によるビーコン信号の検知結果に基づき、ユーザが会議室に入室したことを検知する。たとえば、入室検知部２２４は、ビーコン検知部２２２が所定のＵＵＩＤが付加された所定数のビーコン信号を受信すると、ユーザが当該所定のＵＵＩＤにより識別される会議室に入室したことを検知する。入室検知部２２４は入室を検知すると、出力部２１３が備える液晶パネルやタッチパネル等の表示部に、入室した状態であることを表示する。たとえば、入室検知部２２４は、入室状態を示すアイコンを表示部に表示させる。入室検知部２２４はまた、入室を検知したとき、入室検知通知をサーバ１０に送信する。入室検知通知は、入室した会議室を識別する情報たとえばＵＵＩＤと、情報処理端末２０Ａの利用者を識別するための情報と、所定数のビーコン信号を受信した日時を示す検知日時とを含む。

退室検知部２２５は、ビーコン検知部２２２によるビーコン信号の検知結果に基づき、ユーザが会議室から退室したことを検知する。たとえば、退室検知部２２５は、ビーコン検知部２２２が所定のＵＵＩＤが付加されたビーコン信号を受信しなくなると、ユーザが当該所定のＵＵＩＤにより識別される会議室から退室したことを検知する。退室検知部２２５は退室を検知すると、出力部２１３が備える表示部に、退室したことを表示する。たとえば、退室検知部２２５は、それまで表示部に表示されていた入室状態を示すアイコンを表示部に表示しないように処理する。

退室検知部２２５はまた、電源管理部２２３から電源切断処理が開始する旨の通知を受け取ると、その時点でユーザが会議室に入室中か否かを判定し、入室中であると判定した場合には、ユーザが退室することを検知する。退室検知部２２５は退室を検知すると、退室を検知した旨を、ファイル処理部２２６に通知する。退室検知部２２５はまた、退室を検知したとき、退室検知通知をサーバ１０に送信する。退室検知通知は、退室した会議室を識別する情報たとえばＵＵＩＤと、情報処理端末２０Ａの利用者を識別するための情報と、ビーコン信号を受信しなくなった日時を示す検知日時とを含む。

ファイル処理部２２６は、退室検知部２２５によりユーザの退室を検知した旨の通知を受信した場合に、記憶部２３０に記憶されている、ユーザが退室する会議室での会議用のファイルを消去する。

なお、制御部２２０はたとえば、サーバ１０から情報処理端末２０Ａに会議室予約システムを利用するためのアプリケーションがダウンロードされ、当該アプリケーションが動作することによって上記各部を実現する。

［情報処理端末２０Ａの記憶部２３０に記憶される情報の一例］
図９乃至図１１を参照し、情報処理端末２０Ａの記憶部２３０に記憶される情報の一例につき説明する。記憶部２３０は、当該情報処理端末２０Ａのユーザが参加予定の会議に関する予約情報を記憶する。また、記憶部２３０は、ビーコン検知部２２２が検知したビーコン信号に関する情報を記憶する。また、記憶部２３０は、入室検知部２２４が検知した入室の情報を記憶する。また、記憶部２３０は、退室検知部２２５が検知した退室の情報を記憶する。また、記憶部２３０は、情報処理端末２０Ａの利用者が出席中の会議で使用するファイルに関するファイル情報を記憶する。これらの情報を記憶するため、記憶部２３０は、予約情報記憶部２３１と、ビーコン検知情報記憶部２３２と、ファイル情報記憶部２３３と、を備える。

［予約情報］
図９は、情報処理端末２０Ａが備える予約情報記憶部２３１に記憶される情報の構成の一例を示す図である。図９に示すように、記憶部２３０は、当該情報処理端末２０Ａのユーザが参加予定の会議に関する予約情報を記憶する。たとえば図９の例では、予約情報記憶部２３１は、「予約ＩＤ」、「会議室ＩＤ」、「ＵＵＩＤ」、「予約日時」、「参加者」を記憶する。「予約ＩＤ」とは、当該情報処理端末のユーザが参加予定の予約各々を一意に識別する情報である。また、「会議室ＩＤ」とは、予約されている会議室を一意に識別する情報である。たとえば、図６に示す会議室ＩＤと同じ情報が記憶される。「ＵＵＩＤ」は会議室に割り当てられ、会議室に配置されるビーコンが送信するビーコン信号に含まれる、会議室を識別するための情報である。「ＵＵＩＤ」は、ビーコンの設定に応じて、ＵＵＩＤ以外にMajor値やMinor値を含んでもよい。「予約日時」は、予約されている日時を示す情報である。「参加者」は予約されている会議室での会議に参加する予定の利用者を示す情報である。

たとえば、図９の例では、「予約ＩＤ、Ｒ０１」で識別される予約の予約情報として、「会議室ＩＤ，Ａ０１」、「ＵＵＩＤ、０１２３・・・」、「予約日時、２０１３０３３１ １１：００−１２：００」が記憶される。これは、予約ＩＤ「Ｒ０１」で識別される予約は、会議室ＩＤ「Ａ０１」で識別される会議室の予約であることを示す。また、当該会議室にはＵＵＩＤ「０１２３・・・」が割り当てられていることを示す。また、会議室が予約されている日時は、２０１３年３月３１日、１１：００から１２：００であることを示す。また、「予約ＩＤ、Ｒ０１」で識別される予約の予約情報として、「参加者、山田太郎、丸井花子」が記憶されている。これは、予約ＩＤ「Ｒ０１」で識別される予約の参加者は、山田太郎と丸井花子であることを示す。

予約情報は、サーバ１０から予約を受け付けた旨の通知を情報処理端末が受信した時点で予約情報記憶部２３１に記憶される。また、情報処理端末がサーバ１０から会議案内を受信した時点で、予約情報記憶部２３１に記憶される。

［ビーコン検知情報］
図１０は、情報処理端末２０Ａが備えるビーコン検知情報記憶部２３２に記憶される情報の構成の一例を示す図である。図１０に示す例では、ビーコン検知情報記憶部２３２は、「タイムスタンプ」、「検知ビーコン」、「入室フラグ」、「退室フラグ」を記憶する。「タイムスタンプ」は、情報処理端末２０Ａのビーコン検知部２２２がビーコン信号を検知した日時を示す情報である。「検知ビーコン」は、情報処理端末２０Ａのビーコン検知部２２２が検知したビーコンを特定する情報である。「入室フラグ」は、対応する「検知ビーコン」に基づき、入室があったと判定されたか否かを示す情報である。「入室フラグ」は、ビーコン検知部２２２が検知したビーコン信号に基づき、入室検知部２２４が入室ありと判定した場合にオンにされるフラグである。「退室フラグ」は、対応する「検知ビーコン」に基づき、退室があったと判定されたか否かを示す情報である。「退室フラグ」は、ビーコン検知部２２２が検知したビーコン信号に基づき、退室検知部２２５が退室ありと判定した場合にオンにされるフラグである。

たとえば、図１０の例では、「タイムスタンプ、２０１５０３３１ １０：５５」に対応づけて、「ビーコン検知、ＢｅａｃｏｎＡ ＵＵＩＤ１２３・・・」が記憶されている。これは、２０１５年３月３１日の１０時５５分にビーコン信号が検知され、当該ビーコン信号はＵＵＩＤ「１２３・・・」を含んでいたことを示す。また、当該ビーコン信号はＵＵＩＤ「１２３・・・」で識別される会議室中のビーコンＡから送信されたとMajor値等により判定されたことを示す。なお、会議室内の各ビーコンを識別する情報の設定は任意である。

また、図１０の例では、「タイムスタンプ、２０１５０３３１ １１：０５」に対応付けて、「ビーコン検知、ＢｅａｃｏｎＡ ＵＵＩＤ１２３・・・、ＢｅａｃｏｎＢ ＵＵＩＤ０１２３・・・」、「入室フラグ、ＯＮ」が記憶されている。これは、２０１５年３月３１日の１１時５分に、二つのビーコン信号が検知され、二つのビーコン信号は各々ＵＵＩＤ「０１２３・・・」を含んでいたことを示す。また、二つのビーコン信号の一方は、ビーコンＡから送信され、他方はビーコンＢから送信されたと判定されたことを示す。また、このとき、入室検知部２２４により、入室があったと判定されたことを示す。

また、図１０の例では、「タイムスタンプ、２０１５０３３１ １１：４５」に対応づけて、「退室フラグＯＮ」が記憶されている。これは２０１５年３月３１日の１１時４５分に、退室検知部２２５が退室ありと判定したことを示す。

［ファイル情報］
記憶部２３０は、予約した会議室に入室した際にサーバ１０から情報処理端末２０Ａに送信されるファイルまたはファイル閲覧のための情報を記憶する。図１１は、情報処理端末２０Ａが備えるファイル情報記憶部２３３に記憶される情報の構成の一例を示す図である。図１１に示す例では、「予約ＩＤ」に対応付けて、「ファイル情報」が記憶される。「予約ＩＤ」は、会議室の予約それぞれを一意に識別する情報であり、図９の「予約ＩＤ」と同様である。「ファイル情報」は、対応する「予約ＩＤ」の予約時に使用するファイルに関する情報である。たとえば、当該予約時に主催者がサーバ１０に会議資料として送信し記憶されたファイルである。

「ファイル情報」は、対応する予約ＩＤの会議の日時に、当該情報処理端末２０Ａのユーザが予約された会議室に入室し、サーバ１０からファイルに関する情報を受信したときに登録される。また、「ファイル情報」および対応する「予約ＩＤ」は、情報処理端末２０Ａのユーザが会議室から退室したと退室検知部２２５が判定し、ファイル処理部２２６に通知したとき、ファイル処理部２２６により消去される。「ファイル情報」としては、たとえば、ファイル自体が記憶されても、当該ファイルにアクセスするためのＵＲＬとパスワードが記憶されてもよい。

たとえば、図１１の例では、「予約ＩＤ、Ｒ０１」に対応づけて、「ファイル情報、ｍａｔｅｒｉａｌ０３３１．ｐｄｆ」と「ファイル情報、http:www.material0331. パスワード：material0331」が記憶されている。これは、予約ＩＤ「Ｒ０１」で識別される予約の会議資料として「ｍａｔｅｒｉａｌ０３３１．ｐｄｆ」で特定される資料を記憶していることを示す。また、予約ＩＤ「Ｒ０１」で識別される予約の会議資料として、「http:www.material0331.」で特定されるＵＲＬにある資料にパスワード「material0331」を使ってアクセスできることを示す。

［利用者入室時の処理の流れの一例］
次に、第１の実施形態に係る会議室予約システム１を用いた、利用者が予約した会議室へ入室する際の処理の一例について説明する。図１２は、第１の実施形態において利用者が会議室へ入室する際の処理の流れを説明するための図である。また、図１３は、第１の実施形態における入室処理の流れの一例を示すフローチャートである。

図１２は、利用者が予め会議室Ａ１を予約してサーバ１０に予約が登録されている状態で、利用者が情報処理端末２０Ｂを携帯して会議室Ａ１に入室する様子を示している。会議室Ａ１内には、ビーコン３０Ａ，３０Ｂとして、ＢＬＥビーコンＡ，Ｂが配置されている。また、会議室Ａ１内には、アクセスポイント４０として無線ＡＰが配置されている。

図１２に示すように、利用者が情報処理端末２０Ｂを携帯して会議室Ａ１に入室すると、情報処理端末２０Ｂのビーコン検知部２２２がＢＬＥビーコンＡ，Ｂから送信されるビーコン信号を検知する。そして、情報処理端末２０Ｂの入室検知部２２４が入室ありと判定して表示部に入室状態を示すアイコンを表示させる。また、入室検知部２２４は、情報処理端末２０Ｂの記憶部２３０のビーコン検知情報記憶部２３２の入室フラグをＯＮにする。そして、情報処理端末２０Ｂは、アクセスポイント４０を介してサーバ１０に、入室検知通知を送信する。利用者が会議室に入室した場合は以上のように処理が進む。

次に、図１３を参照して入室時の処理をさらに説明する。まず、前提として、情報処理端末２０Ｂから会議室の予約が行われる。予約時の手順は先述の通りである。図１３の例では、予約の際に、会議で使用する資料のファイルも情報処理端末２０Ｂからサーバ１０に送信され、サーバ１０に登録される。そして、サーバ１０において予約が登録され予約が完了する（ステップＳ１２０１）。予約された日時になると、利用者は情報処理端末２０Ｂを携帯して会議室に向かう（ステップＳ１２０２）。このとき、携帯している情報処理端末２０ＢがＰＣであれば（ステップＳ１２０３、ＰＣ）、利用者は会議室入室前または会議室に入室してからＰＣを起動する（ステップＳ１２０４）。また、携帯している情報処理端末２０Ｂが利用者が電源起動しなくても動作するスマートデバイスである場合（ステップＳ１２０３、スマートデバイス）、特に処理の必要なく、利用者は会議室に入室する。

会議室Ａ１内のＢＬＥビーコンＡまたはＢＬＥビーコンＢから送信されるビーコン信号が、情報処理端末２０Ｂのビーコン検知部２２２の信号検知可能範囲に入ると、ビーコン検知部２２２はＢＬＥビーコンＡまたはＢが送信するビーコン信号を検知する。ＢＬＥビーコンＡ，Ｂは、ビーコン信号の送信範囲が会議室Ａ１全体をカバーするよう配置される。ビーコン検知部２２２が、ＢＬＥビーコンＡ，Ｂ双方のビーコン信号を検知すると（ステップＳ１２０５、Ｙｅｓ）、入室検知部２２４は入室ありと判定する（ステップＳ１２０６）。他方、ビーコン検知部２２２が、ＢＬＥビーコンＡのビーコン信号しか検知していない場合、またはＢＬＥビーコンＢのビーコン信号しか検知していない場合、またはいずれのビーコン信号も検知していない場合は、検知を続ける（ステップＳ１２０５、Ｎｏ）。

ビーコン検知部２２２の検知結果および入室検知部２２４の判定結果は適宜、ビーコン検知情報記憶部２３２に記憶する。

情報処理端末２０Ｂが入室したと判定した場合、入室した会議室がどこであるかを判定する（ステップＳ１２０７）。すなわち、ビーコン検知部２２２は、検知したビーコン信号に含まれるＵＵＩＤを抽出する。そして、ビーコン検知部２２２は、抽出したＵＵＩＤに対応する会議室を特定する。たとえば、ビーコン検知部２２２は、予約情報記憶部２３１を参照して、抽出したＵＵＩＤに対応付けて記憶されている会議室ＩＤを特定する。

そして、ビーコン検知部２２２は、入室検知通知をサーバ１０に送信する（ステップＳ１２０８）。このとき、上述のように、入室検知通知には、当該通知を送信する情報処理端末が検知したビーコン信号に含まれる会議室を特定する情報および当該情報処理端末の使用者を特定する情報が含まれる。これらの情報に基づき、サーバ１０では、どの会議室について予約されていた利用が開始したかを判定し、予約・利用情報記憶部１３３に利用状況を登録して、記憶される情報を更新する（ステップＳ１２０９）。すなわち、サーバ１０は、ＵＵＩＤやデバイスＩＤ、ログインＩＤに基づき、会議室および利用者を特定し、予約・利用情報記憶部１３３に記憶される情報を更新する。

サーバ１０は、複数の利用者の情報処理端末から同様に入室検知通知を受信する。そして、入室検知通知に含まれる情報に基づき会議室および利用者を特定することにより、サーバ１０は予約された会議各々について実際に会議室に入室して会議に参加した利用者を特定し記録することができる（図１３、「参加メンバ登録機能」）。

さらに、サーバ１０のファイル送信部１２３は、入室検知通知に基づき、当該会議について登録されているファイルの有無を確認する。そして、登録されているファイルがあれば、ファイル送信部１２３は、当該ファイルのファイル情報を情報処理端末２０Ｂに送信する（ステップＳ１２１０）。

情報処理端末２０Ｂは、ファイル情報を受信する（ステップＳ１２１１）。これによって、情報処理端末２０Ｂは、会議の資料ファイルを閲覧することができるようになる（図１３、「ファイル閲覧機能」）。このようにして、予約された会議室の利用が開始する。

［利用者退室時の処理の流れの一例］
次に、第１の実施形態に係る会議室予約システム１を用いた、利用者が予約した会議室の利用を終えて退室する際の処理の一例について説明する。図１４は、第１の実施形態において利用者が会議室から退室する際の処理の流れを説明するための図である。図１５は、第１の実施形態における退室処理の流れの一例を示すフローチャートである。

図１４は、利用者が会議室Ａ１での会議を終了してこれから退室しようとする様子を示している。会議室Ａ１内の装置等の配置は図１２と同様である。

図１４の例では、利用者は会議を終えて情報処理端末２０Ｂを携帯して会議室Ａ１から出る。情報処理端末２０Ｂが会議室Ａ１から退室すると、ＢＬＥビーコンＡ，Ｂの送信するビーコン信号を検知することができなくなる。このため、情報処理端末２０Ｂは、ビーコン信号を検知しなくなった旨を通知する退室検知通知をサーバ１０に送信する。なお、この時点で情報処理端末２０Ｂは、会議室Ａ１から出ているが、任意の無線アクセスポイントを通じてサーバ１０にアクセスできるものとする。

そして、情報処理端末２０Ｂは退室ありと判定して、その時点で表示部に表示されていた入室状態を示すアイコンを消して、ビーコン検知情報記憶部２３２の入室フラグをオフにするとともに退室フラグをオンにする。

図１５を参照して、利用者が会議室から退室する際の処理についてさらに説明する。図１５のフローチャートは、利用者が予約した会議室を利用している状態で始まる（ステップＳ１４０１）。このとき、情報処理端末２０Ｂのビーコン検知情報記憶部２３２の入室フラグはオンであり、表示部には入室状態を示すアイコンが表示されている。

情報処理端末２０Ｂは継続的にＢＬＥビーコンＡ，Ｂから送信されるビーコン信号を検知している。そして、ＢＬＥビーコンＡ，Ｂからのビーコン信号が検知されている状態（ステップＳ１４０２、検知あり）の場合には、情報処理端末２０Ｂの電源を切断処理が開始したか否かを判定する（ステップＳ１４０３）。そして、切断処理が開始していないと判定した場合（ステップＳ１４０３、Ｎｏ）、会議室の利用が継続していると判定してステップＳ１４０１に戻る。他方、切断処理が開始したと判定した場合（ステップＳ１４０３、Ｙｅｓ）には、ステップＳ１４０４に進む。

他方、ＢＬＥビーコンＡ，Ｂからのビーコン信号が検知されなくなった場合（ステップＳ１４０２、検知なし）もステップＳ１４０４に進む。すなわち、情報処理端末２０Ｂの電源切断処理が開始した場合およびＢＬＥビーコンＡ，Ｂの双方からのビーコン信号が検知されなくなった場合、ステップＳ１４０４に進む。この場合、ビーコン検知部２２２はビーコン信号が検知されなくなったことを退室検知部２２５に通知する。退室検知部２２５は、ビーコン検知部２２２の検知結果に基づき退室を検知する（ステップＳ１４０４）。また、電源管理部２２３は電源切断処理の開始を検知すると、退室検知部２２５に通知する。退室検知部２２５は、電源管理部２２３からの通知とビーコン検知情報記憶部２３２に記憶されている入室フラグの状態に基づき、退室有無を判定する（ステップＳ１４０４）。退室検知部２２５は退室あり、と判定すると、ビーコン検知情報記憶部２３２の入室フラグをオフにする。そして、退室検知部２２５は、表示部に表示された入室状態を示すアイコンを消すよう制御する。さらに、退室検知部２２５が退室を検知すると、ファイル処理部２２６に通知する。ファイル処理部２２６は、通知に応じて、ファイル情報記憶部２３３に記憶されたファイル情報を消去する（ステップＳ１４０４）。

そして、情報処理端末２０Ｂはサーバ１０に対して、ビーコン信号の検知が停止したことまたは電源切断処理が開始したことにより退室すると判定されたことを示す退室検知通知を送信する。サーバ１０は、退室検知通知を受信する（ステップＳ１４０５）。そして、サーバ１０は、退室検知通知に含まれる情報にもとづき、会議室を特定し、当該会議室の利用が終了したと判定し、予約・利用情報記憶部１３３の情報を更新する。すなわち、サーバ１０は、予約・利用情報記憶部１３３に記憶された対応する会議室ＩＤの利用状況を「利用済」に更新する。これで会議室の利用が終了する。

［予約済み会議室の別利用者による利用］
次に、第１の実施形態に係る会議室予約システム１を用いた、予め予約をした利用者とは別の利用者が会議室を利用する際の処理の一例について説明する。図１６は、第１の実施形態において利用者が予め予約せずに会議室を利用する際の処理の流れを説明するための図である。図１７は、第１の実施形態における割込み予約処理の流れの一例を示すフローチャートである。割込み予約処理とは、予め予約をした利用者とは別の利用者が、予約済みの会議室が予約された時間帯に利用されていない場合に、その時間帯が開始した後に予約をおこなって会議室を利用する処理である。たとえば、図７のステップＳ７０５〜Ｓ７１３の処理が割込み予約処理に対応する。

割込み予約処理は、たとえば、図１６に示す手順で実行する。図１６の例では、予め情報処理端末２０Ａの利用者Ａがサーバ１０に対して会議室Ａ１の予約を行ったものとする。そして、予約した日時に、情報処理端末２０Ｂの利用者Ｂが、予約された会議室Ａ１が使用されていないことに気付いたとする。そこで、利用者Ｂは、情報処理端末２０Ｂからサーバ１０に使用されていない会議室Ａ１の予約要求を送信する（図１６の（１）会議室予約）。サーバ１０は、予約・利用情報記憶部１３３に記憶される情報を参照し、会議室Ａ１の予約者による利用が開始していないことを確認し、予約者すなわち利用者Ａの情報処理端末２０Ａに、利用要否を確認する通知を送信する（図１６の（２）利用確認）。利用者Ａは、情報処理端末２０Ａから利用可否の回答をサーバ１０に送信する。たとえば、利用者Ａは、「利用可」または「利用不可」の回答をサーバ１０に送信する。サーバ１０は、受信した利用可否の回答を、利用者Ｂの情報処理端末２０Ｂに送信する（図１６の（３）利用可否回答）。利用可の場合、サーバ１０は予約・利用情報記憶部１３３に記憶される対応する会議室、日時の予約者の情報を利用者Ｂに更新する。そして、利用者Ｂは、会議室Ａ１を利用する。他方、利用不可の場合、サーバ１０は予約・利用情報記憶部１３３に記憶される対応する会議室、日時の予約者の情報を変更しない。

なお、利用者Ｂが直接会議室Ａ１に行って、だれも使用していないことを見て会議室予約を行おうとした場合には、利用者Ｂが会議室Ａ１に入室して情報処理端末２０Ｂにより所定のビーコン信号が検知されると、入室検知通知がサーバ１０に送信される。そのため、利用者Ｂが会議室Ａ１に入室したか否かの情報も予約・利用情報記憶部１３３に記憶される。たとえば、図６の例では、「会議室ＩＤ、Ｂ１７」に対応して、「予約状況、予約なし」「利用状況、入室あり」が記憶されている。これは、予約がない会議室に直接利用者が入室した状態を示している。この場合も入室した利用者はサーバ１０に予約要求を送信して予約処理を実行できる。

図１７の例では、サーバ１０は、予約された会議室の予約時間が来ても入室者がない場合には、所定時間経過後、予約を取り消して新しい予約を受け付ける。まず、図１７の例では、予約者Ａが情報処理端末２０Ａからサーバ１０に対して予約処理を行い（ステップＳ１６０１）、会議室Ａ１の予約処理が完了しているとする（ステップＳ１６０２）。そして、予約日時が来て、入室者がないまま所定時間が経過したとする。すると、サーバ１０は、当初の予約を取り消して新たな予約の受付を始める（ステップＳ１６０３）。このとき、サーバ１０はたとえば、予約・利用情報記憶部１３３の「予約状況」を「未使用予約取消」に更新する。またこのとき、サーバ１０はたとえば、表示制御部１２４により生成される表示画面中で、当初の予約を取り消して予約受付を開始した会議室および時間帯に対応する表示部分と、予約されていない会議室および時間帯に対応する表示部分の色を変えるなどする。

そして、予約者Ａとは別の情報処理端末２０Ｂの利用者Ｂが予約受付が開始された会議室に入室する（ステップＳ１６０４）。利用者Ｂは、会議室が使用されておらず予約受付されているのを見て、情報処理端末２０Ｂから予約要求をサーバ１０に送信する（ステップＳ１６０５）。サーバ１０は予約要求を受信する（ステップＳ１６０６）。そしてサーバ１０は、当初の予約者Ａの情報処理端末２０Ａに確認通知を送信する（ステップＳ１６０７）。確認通知に対して、予約者Ａは通知を確認して情報処理端末２０Ａから回答をサーバ１０に送信する（ステップＳ１６０８）。そして、回答すなわち確認結果がＮＧの場合すなわち新たな予約を拒否する回答であった場合（ステップＳ１６０９、ＮＧ）、サーバ１０はその旨別利用者Ｂの情報処理端末２０Ｂに通知する。利用者Ｂは、通知を受けて会議室から退出する（ステップＳ１６１０）。その後、利用者Ｂは、ステップＳ１６０４に戻り、他の利用されていない会議室に入室して同様の処理を行うことができる。他方、確認結果がＯＫの場合すなわち新たな予約を許可する回答であった場合（ステップＳ１６０９、ＯＫ）、サーバ１０は予約・利用情報記憶部１３３に記憶された予約者の情報を更新する（ステップＳ１６１１）。そのほか、サーバ１０は、利用者Ｂから送信されたファイルや参加者の情報があれば、対応する予約・利用情報記憶部１３３の情報を更新する。そして、利用者Ｂは会議室の利用を開始する（ステップＳ１６１２）。予約者Ａが確認通知に対して回答しないことも考えられるため、所定期間サーバ１０が回答を受信しなかった場合は、予約を許可する回答があった場合と同様に処理する。

［情報処理端末に表示される画面の例］
図１８は、第１の実施形態において予約した会議室への利用者の入室時に情報処理端末２０Ａ，２０Ｂ上に表示される表示画面の一例を示す図である。図１８の（１）に示す例では、情報処理端末はＰＣである。情報処理端末が会議室内に持ち込まれ、ビーコン検知部２２２が所定数のビーコンを検知する。そして入室検知部２２４が入室を検知する。すると、ＰＣのモニタ画面の下部タスクバー上に、会議室予約システム１のアイコンが入室状態を示す青色で表示される。そして、入室したことを通知する「入室しました。」というメッセージが表示される。また、サーバ１０からファイルが送信されると、さらに「ファイルを確認するにはここをクリックしてください。」というメッセージが表示される。

図１８の（２）に示す例では、情報処理端末はスマートフォンである。入室検知部２２４により入室が検知されると、（１）の例と同様に、「入室しました。ファイルを確認するにはここをスライドしてください。」というメッセージが表示される。このように、利用者が操作を実行しなくても、情報処理端末が自動的にビーコン信号を検知してサーバ１０に通知するため、利用者が意識することなく、入室処理を実行し入室したことを記録することができる。

なお、以下に説明する表示例では、会議室予約システム１のアイコンは、利用者が予約した会議室に入室しているときは青色で表示されるものとする。また、利用者が予約していない会議室に入室しているときは赤色で表示されるものとする。また、利用者が会議室の外で会議室の予約状況等を確認するために会議室予約システム１のアプリケーションを立ち上げているときには、緑色で表示されるものとする。このように、利用者の入室状態、退室状態、未予約状態等を表示する色によって識別させるようにする。ただしこれに限定されず、利用者の状態に応じて異なる形のアイコンを表示するようにしてもよい。

図１９は、第１の実施形態において予約した会議室からの利用者の退室時に情報処理端末上に表示される表示画面の一例を示す図である。図１９の（１）では、図１８の（１）と同様、会議室予約システム１のアイコンがタスクバーに表示され、「退室します。」というメッセージが表示されている。「退室します。」というメッセージは、退室検知部２２５が退室を検知すると表示される。図１９の（２）も、図１８の（２）と同様、スマートフォン上に、会議室予約システム１のアイコンが表示されている。そして、図１９の（１）と同様のメッセージが表示される。

図２０は、第１の実施形態において利用者が予約せずに会議室へ入室したときに情報処理端末上に表示される表示画面の一例を示す図である。図２０の（１）に示す例でも、入室検知部２２４により入室が検知されると会議室予約システム１のアイコンがタスクバーに表示される。しかし、ビーコン検知部２２２が検知したＵＵＩＤは、予約情報記憶部２３１に記憶されている予約された会議室のＵＵＩＤと一致しない。このため、利用者が入室している会議室は予約していない会議室であることを示す赤色でアイコンが表示される。そして、「入室しました。予約していません。予約しますか？」というメッセージが表示される。図２０の（２）に示すスマートフォンの表示画面の場合も図２０の（１）と同様のアイコンおよびメッセージが表示される。

図２１は、第１の実施形態において利用者が予約せずに会議室へ入室して予約しようとした場合に表示される表示画面の一例を示す図である。図２０の例に示すメッセージが表示された後に、利用者が予約をしようとしたとする。利用者は、図２０のメッセージをクリックまたはフリップして予約要求をサーバ１０に送信する。

サーバ１０が図１７に示すような処理を実行して、予約登録を完了した場合、図２１の（１）に示すように、「予約しました。会議を始めてください。」というメッセージが表示される。さらに、タスクバーに表示されるアイコンの色が青色に変わる。スマートフォンを使用する場合も同様の表示が実行される。他方、サーバ１０における処理の結果、予約が拒否された場合、図２１の（２）に示すように、「予約を受け付けられません。他の部屋へ移動してください。」というメッセージが表示される。この場合、アイコンの色は赤色のまま変化しない。

（変形例）
なお、情報処理端末２０Ａ，２０Ｂに記憶される会議室のＵＵＩＤ等の識別情報は、退室検知部２２５が退室を検知した際、ファイルとともに消去するように構成してもよい。このように構成すれば、各情報処理端末上に会議室等の識別情報を残すことがなく、利用者側がＵＵＩＤを把握して会議室に入室していないのに入室したかのように偽装することを防止できる。

また、第１の実施形態では、入退室の判定を情報処理端末側で実行するものとした。しかし、これに限定されず、情報処理端末側では予約した会議室へ入退室したかの判定はせず、ビーコン信号に含まれる情報をサーバ１０側に送信するのみとして、サーバ１０側で正しく入退室したか否かの判定を実行して情報処理端末に通知するように構成してもよい。この場合、情報処理端末側の処理負荷は軽減されるが、判定処理と通知処理に時間を要する。したがって、会議室の利用形態に応じてサーバ側と情報処理端末側のいずれにおいて入退室に関連する判定を行うかを決定すればよい。

なお、図７の予約処理の例では、新たな予約要求の予約日時が現在日時と重複する場合、予約対象の会議室が利用中でなければ、予約処理部１２１は利用確認を予約者に送信する構成とした。しかし、これに限定されず、利用中ではない場合であっても予約された時間帯が開始してから所定期間の間は新しい予約を受け付けず、予約処理部１２１は直ちに予約拒否通知を送信するように構成してもよい。また、予約された会議室に入室者があったときに、当該入室者が予約された会議の参加者として登録されていない場合、予約処理部１２１が当該入室者の情報処理端末に参加者であるか否かを問い合わせる通知を送信するようにしてもよい。また、情報処理端末に表示されるアイコンを、参加者として登録されている利用者と、参加者として登録されていない利用者とでは違う色で表示するようにしてもよい。このようにすれば、予約済みの会議室に入室した利用者が当該会議に参加するために入室したのか、利用されていなければ割込み予約しようとして入室したのかを確認して、会議室の利用状況をより的確にサーバ１０に収集することができる。

［実施例１の効果］
このように、実施例１に係る会議室予約システムは、サーバと、当該サーバとネットワークを介して接続される情報処理端末と、を備える。情報処理端末は、ビーコン検知部と、入室検知部とを備える。ビーコン検知部は、所定領域内に送信され、当該所定領域を識別する領域識別情報を含むビーコン信号を検知する。入室検知部は、ビーコン検知部が同じ領域識別情報を含む所定数のビーコン信号を検知したときに入室を検知し、サーバに、領域識別情報と当該情報処理端末の利用者識別情報と所定数のビーコン信号の検知日時とを含む入室検知通知を送信する。サーバは、予約処理部と、入退室管理部と、を備える。予約処理部は、予約要求を受け付けて、予約の対象である所定領域と、使用日時と、利用者識別情報と、を対応付けて記憶部に予約を登録する。入退室管理部は、入室検知部から入室検知通知を受信すると、入室検知通知が含む利用者識別情報により識別される利用者による、入室検知通知が含む領域識別情報により識別される所定領域への、検知日時における入室を、記憶部に記憶する。

このように、第１の実施形態に係る会議室予約システムは、情報処理端末によるビーコン信号の検知に基づき、情報処理端末が会議室に入室したことを判定して、サーバの記憶部に登録する。このため、利用者が意識しなくても、会議室を利用する利用者が携帯する情報処理端末によるビーコン信号の検知によって、入室に関する情報をサーバが管理することができる。このため、第１の実施形態の会議室予約システムによれば、効率的かつ安全に会議室を利用することができる。

また、第１の実施形態に係る会議室予約システムにおいて、サーバはさらに、ファイル送信部を備える。ファイル送信部は、入室検知通知を受信すると、入室検知通知が含む領域識別情報により識別される所定領域と、入室検知通知が含む検知日時と、に対応づけて記憶部に登録されているファイル情報を、情報処理端末に送信する。

このため、会議室を予約した利用者は、会議で使用する資料を携帯する必要がない。また、会議室に入室すれば特に意識して処理をおこなわなくても、ファイルがサーバから情報処理端末に送信されるため、会議をスムーズに開始することができる。

また、第１の実施形態に係る会議室予約システムにおいて、情報処理端末は、退室検知部をさらに備える。退室検知部は、ビーコン検知部が所定数のビーコン信号を検知しなくなったときに退室を検知し、サーバに、領域識別情報と情報処理端末の利用者識別情報と所定数のビーコン信号の検知がなくなった検知日時とを含む退室検知通知を送信する。そして、サーバの入退室管理部は、退室検知部から退室検知通知を受信すると、退室検知通知が含む利用者識別情報により識別される利用者による、退室検知通知が含む領域識別情報により識別される所定領域からの、検知日時における退室を、記憶部に記憶する。

このため、予約に基づいて会議室を利用した利用者が退室したことを自動的にサーバに記録することができる。そして、退室に関する情報を自動的にサーバに蓄積することができる。このため、会議室の効率的な利用を実現することができる。

また、第１の実施形態に係る会議室予約システムにおいて、情報処理端末は、ファイル記憶部と、ファイル処理部とをさらに備える。ファイル記憶部は、サーバのファイル送信部から送信されるファイル情報を記憶する。ファイル処理部は、退室検知部が退室を検知すると、ファイル記憶部に記憶されるファイル情報を消去する。

このため、会議が終わると自動的に終了した会議で使用した資料が情報処理端末から消去される。したがって、利用者が情報処理端末を紛失したりしても、機密情報を含む資料が流出することがない。

また、第１の実施形態に係る会議室予約システムにおいて、予約処理部は、記憶部に登録された予約の使用日時の開始から所定時間が経過すると、新たな予約要求を受け付ける。そして、予約処理部は、新たな予約要求を受信した場合、記憶部に登録された予約の利用者識別情報により特定される利用者の情報処理端末に確認通知を送信する。そして、予約処理部は、利用可の応答を受信すると、登録された予約を削除して新たな予約を登録する。

このため、予約をしていない利用者であっても、利用されていない会議室を見つければ容易に予約をして利用を開始することができる。また、予約者には他の利用者に会議室をゆずってもいいか否かを判断する機会が与えられるため、予約者にも別利用者にも不都合がないように会議室の利用を調整することができる。このため、会議室のより効率的な利用に資する。

また、第１の実施形態に係る会議室予約システムにおいて、情報処理端末の前記ビーコン検知部は、前記複数のビーコンが送信するビーコン信号に含まれるＵＵＩＤ（Universally Unique Identifier）を検知して前記サーバに通知する。また、サーバの前記入退室管理部は、前記ビーコン検知部から通知されるＵＵＩＤにもとづき、前記所定領域を特定する。このため、会議室を一意に特定できるとともに、ビーコン信号によって会議室を特定することができる。このため、容易に情報処理端末の存在する会議室を特定することができる。また、ＢＬＥビーコンを用いて会議室を特定する情報を送信すれば、低電力で長期間にわたってビーコンを利用できる。

また、第１の実施形態に係る会議室予約システムにおいては、会議室の予約状況と利用状況との情報をサーバが収集して予約・利用情報記憶部に記憶する。そして、履歴出力部は、予約・利用情報記憶部に記憶された情報に基づき、会議室の予約状況および利用状況のレポートを作成して出力する。このため、会議室の予約状況と実際の利用状況を所望の期間にわたって把握することができる。また、レポートに基づいて、会議室予約システムの管理者が、会議室の数の過不足を判定することができる。また、管理者は、レポートに基づき会議室を予約しても利用していない利用者を把握して、より効率的な利用を促すことができる。

また、第１の実施形態に係る会議室予約システムにおいては、会議室が利用されていない場合に、利用者が実際に会議室に行って予約要求をすることにより、どの会議室か意識せずに予約を実行することができる。

また、第１の実施形態に係る会議室予約システム１においては、単に会議室の予約を受け付けるだけでなく、利用状況をリアルタイムで把握することができる。また把握した利用状況を、利用者が携帯する情報処理端末の表示部に表示することができる。このため、会議室の空き状況をリアルタイムで確認することができ、会議室を有効に利用することができる。

また、第１の実施形態に係る会議室予約システムにおいては、利用者の会議室への入退室を情報処理端末が自動的に検知してサーバに通知する。また、情報処理端末が存在する会議室を、ビーコン信号に基づいて把握することができる。このため、会議の主催者が参加者を確認しなくとも、サーバに参加者の出席状況に関する情報が記録される。このため、会議の際に、出席状況を確認する必要がなく、スムーズに会議を進行させることができる。

また、第１の実施形態に係る会議室予約システムにおいては、機密度の高い資料は持ち歩くのではなく、サーバに登録しておき、会議室に入室した後に直接情報処理端末に送信させることができる。このため、秘密情報等を安全に管理することができる。

また、第１の実施形態に係る会議室予約システムにおいては、会議時に情報処理端末に送信された資料は、会議室からの退室が検知されると自動的に消去される。このため、秘密情報等が外部に持ち出される危険性を減じ、秘密情報等を安全に管理することができる。

（第２の実施形態）
これまで開示の装置に関する実施例について説明したが、本発明は上述した実施例以外にも、種々の異なる形態にて実施されてよいものである。そこで、以下では、本発明に含まれる他の実施例を説明する。

［クラウドコンピューティングによる実装］
開示の会議室予約プログラムは、クラウドシステムを構成するサーバに実装し、クラウドシステムを介して遠隔地にある会議室の予約状況や利用状況を管理するために使用することができる。このようにすれば、会議室の管理者が直接会議室の利用状況を確認しなくても、リアルタイムで利用状況を確認することができる。

［分散および統合］
図示した各装置の各構成要素は、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。すなわち、各装置の分散・統合の具体的形態は図示のものに限られず、その全部または一部を、各種の付加や使用状況などに応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。

［会議室予約プログラム］
また、上記の実施例で説明した各種の処理は、予め用意されたプログラムをサーバ等のコンピュータからタブレット端末やノート型コンピュータ等のコンピュータに配布し、サーバとコンピュータとが処理を協働して実行することによって実現することができる。そこで、以下では、図２２を用いて、上記の実施例と同様の機能を有する会議室予約プログラムを実行するコンピュータの一例について説明する。

図２２は、第１〜２の実施形態に係る会議室予約プログラムを実行するコンピュータの一例について説明するための図である。図２２に示すように、コンピュータ１０００は、操作部１１００と、ディスプレイ１２００と、通信部１３００とを有する。さらに、このコンピュータ１０００は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１４００と、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ−Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１５００と、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１６００と、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）１７００とを有する。これら１１００〜１７００の各部はバス１８００を介して接続される。

ＨＤＤ１７００には、図２２に示すように、上記の第１の実施形態で示した予約処理部１２１、入退室管理部１２２、ファイル送信部１２３、表示制御部１２４、アプリケーション配布部１２５および履歴出力部１２６と同様の機能を発揮するモジュールと、予約処理部２２１、ビーコン検知部２２２、電源管理部２２３、入室検知部２２４、退室検知部２２５およびファイル処理部２２６と同様の機能を発揮するモジュールとを実装することができる会議室予約プログラム１７００ａが予め記憶される。この会議室予約プログラム１７００ａについては、図１に示した各々の各構成要素と同様、適宜統合または分離してもよい。すなわち、ＨＤＤ１７００に記憶される各データは、常に全てのデータがＨＤＤ１７００に記憶される必要はなく、処理に必要なデータのみがＨＤＤ１７００に記憶されればよい。

そして、ＣＰＵ１４００が、会議室予約プログラム１７００ａの各モジュールをＨＤＤ１７００から読み出してＲＡＭ１６００に展開する。これによって、図２２に示すように、会議室予約プログラム１７００ａは、会議室予約プロセス１６００ａとして機能する。この会議室予約プロセス１６００ａは、ＨＤＤ１７００から読み出した各種データを適宜ＲＡＭ１６００上の自身に割り当てられた領域に展開し、この展開した各種データに基づいて各種処理を実行する。なお、会議室予約プロセス１６００ａは、図１に示した各処理部にて実行される処理を含む。また、ＣＰＵ１４００上で仮想的に実現される各処理部は、常に全ての処理部がＣＰＵ１４００上で動作する必要はなく、必要な処理部のみが仮想的に実現されればよい。

なお、上記の会議室予約プログラム１７００ａについては、必ずしも最初からＨＤＤ１７００やＲＯＭ１５００に記憶させておく必要はない。たとえば、コンピュータ１０００に挿入されるフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｃ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）などの「可搬用の物理媒体」に各プログラムを記憶させる。または、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ）ディスク、光磁気ディスク、ＩＣカードなどの「可搬用の物理媒体」に各プログラムを記憶させる。そして、コンピュータ１０００がこれらの可搬用の物理媒体から各プログラムを取得して実行するようにしてもよい。また、公衆回線、インターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）などを介してコンピュータ１０００に接続される他のコンピュータまたはサーバ装置などに各プログラムを記憶させておいてもよい。そして、コンピュータ１０００がこれらから各プログラムを取得して実行するようにしてもよい。

１ 会議室予約システム
１０ サーバ
１１０ 通信部
１２０ 制御部
１２１ 予約処理部
１２２ 入退室管理部
１２３ ファイル送信部
１２４ 表示制御部
１２５ アプリケーション配布部
１２６ 履歴出力部
１３０ 記憶部
１３１ 会議室識別情報記憶部
１３２ 利用者情報記憶部
１３３ 予約・利用情報記憶部
２０Ａ，２０Ｂ 情報処理端末
２１０ 通信部
２１１ 入力部
２１３ 出力部
２２０ 制御部
２２１ 予約処理部
２２２ ビーコン検知部（距離算出部）
２２３ 電源管理部
２２４ 入室検知部
２２５ 退室検知部
２２６ ファイル処理部
２３０ 記憶部
３０Ａ，３０Ｂ ビーコン
４０ アクセスポイント（ＡＰ）
５０ ネットワーク

Claims (8)

1. サーバと、当該サーバとネットワークを介して接続される情報処理端末と、を備える会議室予約システムであって、
   前記情報処理端末は、
   所定領域内に送信され、当該所定領域を識別する領域識別情報を含むビーコン信号を検知するビーコン検知部と、
   前記ビーコン検知部が同じ領域識別情報を含む２以上の所定数のビーコン信号を略同時に検知したときに入室を検知し、前記サーバに、前記領域識別情報と当該情報処理端末の利用者識別情報と前記２以上の所定数のビーコン信号の検知日時とを含む入室検知通知を送信する入室検知部と、
   を備え、
   前記入室検知部は、前記２以上の所定数のビーコン信号の略同時の検知が継続する間、表示部に入室状態を表示させ、
   前記サーバは、
   予約要求を受け付けて、予約の対象である所定領域と、使用日時と、利用者識別情報と、を対応付けて記憶部に予約を登録する予約処理部と、
   前記入室検知部から入室検知通知を受信すると、当該入室検知通知が含む利用者識別情報により識別される利用者による、当該入室検知通知が含む領域識別情報により識別される所定領域への、前記検知日時における入室を、前記記憶部に記憶する入退室管理部と、
   を備えることを特徴とする会議室予約システム。
2. 前記サーバはさらに、
   前記入室検知通知を受信すると、当該入室検知通知が含む領域識別情報により識別される所定領域と、当該入室検知通知が含む検知日時と、に対応づけて前記記憶部に登録されているファイル情報を、前記情報処理端末に送信するファイル送信部を、
   を備えることを特徴とする請求項１に記載の会議室予約システム。
3. 前記情報処理端末は、
   前記ビーコン検知部が前記２以上の所定数のビーコン信号を検知しなくなったときに退室を検知し、前記サーバに、前記領域識別情報と当該情報処理端末の利用者識別情報と前記２以上の所定数のビーコン信号の検知がなくなった検知日時とを含む退室検知通知を送信する退室検知部をさらに備え、
   前記サーバの前記入退室管理部は、
   前記退室検知部から退室検知通知を受信すると、当該退室検知通知が含む利用者識別情報により識別される利用者による、当該退室検知通知が含む領域識別情報により識別される所定領域からの、前記検知日時における退室を、前記記憶部に記憶する
   ことを特徴とする請求項２に記載の会議室予約システム。
4. 前記情報処理端末は、前記サーバの前記ファイル送信部から送信されるファイル情報を記憶するファイル記憶部と、
   前記退室検知部が退室を検知すると、前記ファイル記憶部に記憶されるファイル情報を消去するファイル処理部と、
   をさらに備えることを特徴とする請求項３に記載の会議室予約システム。
5. 前記予約処理部は、前記記憶部に登録された予約の使用日時の開始から所定時間が経過すると、新たな予約要求を受け付け、新たな予約要求を受信した場合、前記記憶部に登録された予約の利用者識別情報により特定される利用者の情報処理端末に確認通知を送信し、利用可の応答を受信すると、前記登録された予約を削除して新たな予約を登録することを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の会議室予約システム。
6. 前記情報処理端末の前記ビーコン検知部は、複数のビーコンが送信するビーコン信号に含まれるＵＵＩＤ（Universally Unique Identifier）を検知して前記サーバに通知し、
   前記サーバの前記入退室管理部は、前記ビーコン検知部から通知されるＵＵＩＤにもとづき、前記所定領域を特定することを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の会議室予約システム。
7. ネットワークを介してサーバに接続される情報処理端末により、
   所定領域内に送信され、当該所定領域を識別する領域識別情報を含むビーコン信号を検知し、
   同じ領域識別情報を含む２以上の所定数のビーコン信号を略同時に検知したときに入室を検知し、前記サーバに、前記領域識別情報と当該情報処理端末の利用者識別情報と前記２以上の所定数のビーコン信号の検知日時とを含む入室検知通知を送信し、
   前記２以上の所定数のビーコン信号の略同時の検知が継続する間、表示部に入室状態を表示し、
   前記サーバにより、
   予約要求を受け付けて、予約の対象である所定領域と、使用日時と、利用者識別情報と、を対応付けて記憶部に予約を登録し、
   前記入室検知通知を前記情報処理端末から受信すると、当該入室検知通知が含む利用者識別情報により識別される利用者による、当該入室検知通知が含む領域識別情報により識別される所定領域への、前記検知日時における入室を、前記記憶部に記憶する、
   会議室予約方法。
8. ネットワークを介してサーバに接続される情報処理端末により、
   所定領域内に送信され、当該所定領域を識別する領域識別情報を含むビーコン信号を検知し、
   同じ領域識別情報を含む２以上の所定数のビーコン信号を略同時に検知したときに入室を検知し、前記サーバに、前記領域識別情報と当該情報処理端末の利用者識別情報と前記２以上の所定数のビーコン信号の検知日時とを含む入室検知通知を送信し、
   前記２以上の所定数のビーコン信号の略同時の検知が継続する間、表示部に入室状態を表示し、
   前記サーバにより、
   予約要求を受け付けて、予約の対象である所定領域と、使用日時と、利用者識別情報と、を対応付けて記憶部に予約を登録し、
   前記入室検知通知を前記情報処理端末から受信すると、当該入室検知通知が含む利用者識別情報により識別される利用者による、当該入室検知通知が含む領域識別情報により識別される所定領域への、前記検知日時における入室を、前記記憶部に記憶する、
   各処理を実行させる会議室予約プログラム。

Images