JP2010073135A - 受付装置、受付方法及び受付プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】自動で使用可能な会議室の予約をする受付装置、受付方法及び受付プログラムを提供する。
【解決手段】メイン処理が実行されると、受付処理要求があるか判断される（Ｓ２０１）。受付処理要求がある場合（Ｓ２０１：Ｙｅｓ）、来訪者受付処理が行われる（Ｓ２０５）。そして、メイン処理の終了指示があるか判断される（Ｓ２１３）。受付処理要求がない場合（Ｓ２０１：Ｎｏ）、退館処理要求があるか判断され（Ｓ２０２）、退館処理要求がある場合（Ｓ２０２：Ｙｅｓ）、退館時刻が記憶される（Ｓ２０６）。また、退館処理要求がない場合（Ｓ２０２：Ｎｏ）、来訪者予約情報を受信したか判断され（Ｓ２０３）、受信していない場合（Ｓ２０３：Ｎｏ）、来訪登録処理が行われる（Ｓ２０９）。また、受信した場合（Ｓ２０３：Ｙｅｓ）、来訪者予約情報に該当する情報が抽出され、端末へ送信する（Ｓ２０８）
【選択図】図９

Description

本発明は、受付装置、受付方法及び受付プログラムに関するものであり、詳細には、自動で使用可能な会議室の予約をする受付装置、受付方法及び受付プログラムに関するものである。

従来、会議の円滑実施や会議室の効率利用に関する観点から、予約管理サーバを用いて会議室の予約を管理する予約管理サーバおよび予約管理方法が知られている（例えば、特許文献１参照）。特許文献１に記載の予約管理サーバおよび予約管理方法によれば、ユーザが持っている携帯電話、ＰＨＳ、ＰＤＡ等の端末の位置情報を無線ＬＡＮやＧＰＳ等を利用してユーザの位置情報を特定し、会議室内にいなくなったことを検知してから所定の時間が経過すると会議室の予約をキャンセルすることが可能であった。また、会議室を予約したユーザが、会議の終了予定時間を超えて会議室内にいた場合、会議室の予約状況を参照し、予約がなければ自動的に予約の延長をすることが可能であった。
特開２００８−１５９４４号公報

しかしながら、特許文献１に記載の発明の予約管理サーバ及び予約管理方法では、現在使用中の会議室に次の予約がある場合に、他の会議室を自動で検索して自動で予約することはできなかった。

そこで、本発明は、上述した問題を解決するためになされたものであり、自動で使用可能な会議室の予約を行う受付装置、受付方法及び受付プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１に係る発明の受付装置は、来訪者の入退館を受け付ける受付装置であって、来訪者を識別する情報である来訪者情報の入力を受け付ける受付手段により入力が受け付けられた前記来訪者情報を取得する来訪者情報取得手段と、来訪予定者を識別する情報である来訪予定者情報、前記来訪予定者が参加する予定の会議が行われる会議室を識別する情報である予定会議室情報、及び前記会議が実施される予定の時間帯である実施予定時間帯を示す情報である実施予定時間帯情報を少なくとも含む会議予定情報を記憶する会議予定記憶手段から、前記来訪者情報取得手段により取得された前記来訪者情報を前記来訪予定者情報として含む前記会議予定情報を、前記来訪者が実際に参加する会議である参加会議の参加会議情報として取得する参加会議情報取得手段と、前記参加会議情報の前記実施予定時間帯情報の示す前記参加会議の終了時刻から第１所定時間前になった場合、会議室を識別する情報である会議室情報、及び前記会議室が使用される予定の時間帯である使用予定時間帯を示す使用予定時間帯情報を少なくとも含む会議室予定情報を記憶する会議室予定記憶手段から、前記使用予定時間帯が、前記終了時刻から第２所定時間の時間帯である継続時間帯と重ならない前記会議室である空き会議室の前記会議室情報を、空き会議室情報として抽出する会議室情報抽出手段と、前来訪者情報取得手段により取得された前記来訪者情報、前記空き会議室情報、及び前記継続時間帯を示す情報を、前記来訪予定者情報、前記予定会議室情報、及び前記実施予定時間帯情報として含む新たな会議予定情報を前記会議予定記憶手段に記憶させることにより、前記参加会議を延長する会議延長手段と、前記空き会議室情報、及び前記継続時間帯を示す情報を、前記会議室情報、及び前記使用予定時間帯情報として含む新たな会議室予定情報を前記会議室予定記憶手段に記憶させることにより、前記空き会議室を予約する会議室予約手段とを備えている。

また、請求項２に係る発明の受付装置は、請求項１に記載の発明の構成に加え、前記会議室情報抽出手段は、前記終了時刻から第１所定時間前までに、前記参加会議情報の前記来訪予定者情報と同じ前記来訪者情報が前記来訪者情報取得手段により取得されない場合、前記会議室予定記憶手段から前記空き会議室情報を抽出することを特徴とする。

また、請求項３に係る発明の受付装置は、請求項１又は２に記載の発明の構成に加え、前記会議予定記憶手段に記憶された前記会議予定情報には、前記参加会議を担当する担当者を識別する情報である担当者情報がさらに含まれており、前記会議延長手段によって前記参加会議が延長された場合、前記参加会議情報の前記担当者情報で識別される前記担当者の連絡先に前記空き会議室情報を送信する送信手段を備えている。

また、請求項４に係る発明の受付装置は、請求項１乃至３のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記参加会議情報取得手段により前記参加会議情報が取得された後、前記来訪者情報取得手段により前記参加会議情報の前記来訪予定者情報と同じ前記来訪者情報が取得された場合、前記会議室予定記憶手段に記憶されている、前記参加会議情報の前記予定会議室情報で識別される前記会議室の前記使用予定時間帯情報において、前記来訪者情報が取得された時刻又は現在の時刻から前記終了時刻までの時間帯を前記使用予定時間帯から除外する会議室予約開放手段を備えている。

また、請求項５に係る発明の受付装置は、請求項１乃至４のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記会議室情報抽出手段は、前記参加会議情報の前記予定会議室情報で識別される前記会議室の前記使用予定時間帯が前記継続時間帯と重ならない場合、前記参加会議情報の前記予定会議室情報を前記空き会議室情報として抽出することを特徴とする。

また、請求項６に係る発明の受付装置は、請求項１乃至５のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記会議室情報抽出手段は、前記会議室情報、及び前記会議室の収容可能人数が記憶された収容人数記憶手段に記憶されている前記収容可能人数に基づいて、前記参加会議情報の前記予定会議室情報で識別される前記会議室の前記収容可能人数以上である前記空き会議室の前記予定会議室情報を前記空き会議室情報として抽出することを特徴とする。

また、請求項７に係る発明の受付装置は、請求項１乃至６のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記会議室情報抽出手段は、前記会議室情報、及び前記会議室が備えている設備を示す設備情報が記憶された設備情報記憶手段に記憶されている前記設備情報に基づいて、前記参加会議情報の前記予定会議室情報で識別される前記会議室の前記設備情報が示す設備を有する前記空き会議室の前記予定会議室情報を前記空き会議室情報として抽出することを特徴とする。

また、請求項８に係る発明の受付装置は、請求項１乃至７のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記会議室情報抽出手段は、前記会議室同士の位置関係を示す位置関係情報が記憶された会議室位置関係記憶手段に記憶されている前記位置関係情報に基づいて、前記参加会議情報の前記予定会議室情報で識別される前記会議室との位置関係が最も近い前記空き会議室の前記予定会議室情報を前記空き会議室情報として抽出することを特徴とする。

また、請求項９に係る発明の受付方法は、来訪者の入退館を受け付ける受付方法であって、来訪者を識別する情報である来訪者情報の入力を受け付ける受付手段により入力が受け付けられた前記来訪者情報を取得する来訪者情報取得ステップと、来訪予定者を識別する情報である来訪予定者情報、前記来訪予定者が参加する予定の会議が行われる会議室を識別する情報である予定会議室情報、及び前記会議が実施される予定の時間帯である実施予定時間帯を示す情報である実施予定時間帯情報を少なくとも含む会議予定情報を記憶する会議予定記憶手段から、前記来訪者情報取得ステップで取得された前記来訪者情報を前記来訪予定者情報として含む前記会議予定情報を、前記来訪者が実際に参加する会議である参加会議の参加会議情報として取得する参加会議情報取得ステップと、前記参加会議情報の前記実施予定時間帯情報の示す前記参加会議の終了時刻から第１所定時間前になった場合、会議室を識別する情報である会議室情報、及び前記会議室が使用される予定の時間帯である使用予定時間帯を示す使用予定時間帯情報を少なくとも含む会議室予定情報を記憶する会議室予定記憶手段から、前記使用予定時間帯が、前記終了時刻から第２所定時間の時間帯である継続時間帯と重ならない前記会議室である空き会議室の前記会議室情報を、空き会議室情報として抽出する会議室情報抽出ステップと、前来訪者情報取得ステップで取得された前記来訪者情報、前記空き会議室情報、及び前記継続時間帯を示す情報を、前記来訪予定者情報、前記予定会議室情報、及び前記実施予定時間帯情報として含む新たな会議予定情報を前記会議予定記憶手段に記憶させることにより、前記参加会議を延長する会議延長ステップと、前記空き会議室情報、及び前記継続時間帯を示す情報を、前記会議室情報、及び前記使用予定時間帯情報として含む新たな会議室予定情報を前記会議室予定記憶手段に記憶させることにより、前記空き会議室を予約する会議室予約ステップとを備えている。

また、請求項１０に係る受付プログラムは、請求項１乃至８のいずれかに記載の受付装置の各種処理手段として受付装置に内蔵されたコンピュータを機能させることを特徴とする。

請求項１に係る発明の受付装置では、会議室の予約の終了時間の第１所定時間前になると、会議室情報抽出手段により会議室予定記憶手段から使用予定時間帯が継続時間帯と重ならない会議室情報を空き会議室情報として抽出し、会議室予約手段により空き会議室が自動的に予約される。その結果、会議が長引いても、別の会議室を探す手間なく、予約された会議室で会議を続けることができる。

請求項２に係る発明の受付装置では、請求項１に記載の発明の効果に加え、前記会議室情報抽出手段は、参加会議の終了時刻から第１所定時間前までに、来訪者情報取得手段により参加会議情報の来訪予定者情報と同じ前記来訪者情報が取得されない場合のみ、終了時刻から第２所定時間後まで、空いている会議室の情報を取得する。これにより、参加会議の終了時刻から第１所定時間前までに、会議の参加者が退館処理を行った時は、会議の延長が行われない。その結果、終了時刻から第２所定時間後までの時間帯で会議室が不要に予約されることがないため、他の利用者が会議室を有効に利用することができる。

請求項３に係る発明の受付装置では、請求項１又は２に記載の発明の効果に加え、会議の担当者は、予約された空き会議室情報を送信手段により知ることができる。その結果、担当者は予約された空き会議室情報を受付装置で確認する必要がなくなる。また、会議終了の第１所定時間前に次の会議室の場所を知ることができるため、即座に次の会議室に移動できる。

請求項４に係る発明の受付装置では、請求項１乃至３のいずれかに記載の発明の効果に加え、会議に参加していた来訪者を識別する来訪者情報が取得された場合、つまり、会議の予定時間中に再度来訪者情報が取得された場合、会議は終了したと考えられる。そして、会議室を開放することができる。これにより、来訪者情報が取得された時刻又は現在の時刻から会議の終了時刻までの時間帯で会議室が使用可能となる。その結果、会議が予定していた時刻より早く終わった場合でも、他の利用者が会議室を有効に利用することができる。

請求項５に係る発明の受付装置では、請求項１乃至４のいずれかに記載の発明の効果に加え、会議室情報抽出手段は、参加会議情報から特定される会議室、すなわち、現在使用中である会議室が継続時間帯に空いている場合、現在使用中の会議室を空き会議室情報として抽出する。その結果、会議の参加者は会議室を変更する必要がなくなり、移動せずに、会議を続けることができる。

請求項６に係る発明の受付装置では、請求項１乃至５のいずれかに記載の発明の効果に加え、会議室情報抽出手段は、空いている会議室のうち、使用中の会議室と同人数以上が収容できる会議室を抽出する。これにより、収容可能人数が現在の会議室より少ない会議室が予約されることがなくなり、適切な大きさの会議室で会議を継続することができる。

請求項７に係る発明の受付装置では、請求項１乃至６のいずれかに記載の発明の効果に加え、会議室情報抽出手段は、空いている会議室のうち、使用中の会議室と同一の設備を備えた会議室を抽出する。これにより、使用中の会議室で使用していた設備と同一の設備を引き続き予約された会議室でも使用することができる。

請求項８に係る発明の受付装置では、請求項１乃至７のいずれかに記載の発明の効果に加え、会議室情報抽出手段は、使用中の会議室から最も近い位置関係にある会議室を抽出する。これにより、予約される会議室は、使用中の会議室から近いため移動にかかる労力、時間等を省くことができる。

請求項９に係る発明の受付方法では、会議室の予約の終了時間の第１所定時間前になると、会議室情報抽出ステップで会議室予定記憶手段から使用予定時間帯が継続時間帯と重ならない会議室情報を空き会議室情報として抽出し、会議室予約ステップで空き会議室が自動的に予約される。その結果、会議が長引いても、別の会議室を探す手間なく、予約された会議室で会議を続けることができる。

請求項１０に係る発明の受付プログラムでは、請求項１乃至８のいずれかに記載の受付装置の各種処理手段としてコンピュータを機能させる。従って、受付プログラムをコンピュータに実行させることにより、請求項１乃至８のいずれかに記載の発明の効果を奏することができる。

以下、本発明を具現化した実施の形態について、図面を参照して説明する。なお、参照する図面は、本発明が採用しうる技術的特徴を説明するために用いられるものであり、記載されている装置の構成、各種処理のフローチャートなどは、それのみに限定する趣旨ではなく、単なる説明例である。

まず、図１〜図３を参照して、本実施形態に係る来客受付システム１の全体構成、ならびに、来客受付システム１の構成要素である端末４００、受付装置３００の構成について、順に説明する。

最初に、図１を参照して、来客受付システム１の全体構成の概略を説明する。図１は、来客受付システム１の概略構成を示すシステム構成図である。図１に示すように、来客受付システム１は、受付装置３００、端末４００、ＰＢＸ（Ｐｒｉｖａｔｅ Ｂｒａｎｃｈ ｅＸｃｈａｎｇｅ）１１０、および移動電話機１２０を含んでいる。そして、受付装置３００と端末４００はＬＡＮ４を介して接続されている。来客受付システム１は、例えば、ビルや会社の内部に設置され、来客に対する受付業務を行うシステムである。本実施形態では、来客受付システム１は、会社内に設置されているものとして説明する。図１では、移動電話機１２０及び端末４００は１つしか図示されていないが、実際には、例えば、会社の各個人が所有することにより、複数存在してもよい。

端末４００は、例えば、周知のパーソナルコンピュータであり、汎用型の装置である。受付装置３００は、例えば、会社の入口ドア付近に設置される装置である。ＰＢＸ１１０は、受付装置３００と接続され、移動電話機１２０に対しての回線交換を行う周知の交換装置である。

次に、図２のブロック図を参照して、端末４００の電気的構成について説明する。図２は、端末４００の電気的構成を示すブロック図である。図２に示すように、端末４００は、端末４００の制御を司るＣＰＵ４０１を備えている。そして、このＣＰＵ４０１には、ＲＯＭ４０２、ＲＡＭ４０３、ハードディスク装置（ＨＤＤ）４０４、通信制御部４０５、入力制御部４０６及び出力制御部４０７がバス４０８を介して接続されている。

ＲＯＭ４０２には、ＣＰＵ４０１が実行するＢＩＯＳを含む、各種のプログラムが記憶されている。ＲＡＭ４０３には、各種のデータが一時的に記憶される。ＨＤＤ４０４には、端末４００で実行される各種のプログラム等が記憶される。通信制御部４０５は、ＬＡＮ４に接続しており、受付装置３００に対しての通信を制御する。入力制御部４０６は、ユーザが操作の入力を行うためのキーボード４５０やマウス４６０に接続され、これらの入力の検知を行う。出力制御部４０７は、操作画面を表示するためのディスプレイ４７０に接続され、このディスプレイ４７０を制御する。

次に、図３のブロック図を参照して、受付装置３００の電気的構成について説明する。図３は、受付装置３００の電気的構成を示すブロック図である。図３に示すように、受付装置３００は、受付装置３００の制御を司るＣＰＵ３０１を備えている。そして、このＣＰＵ３０１には、ＲＯＭ３０２、ＲＡＭ３０３、ＨＤＤ３０４、通信制御部３０５、出力制御部３０７、入力制御部３０８、及び電話制御モジュール３１０がバス３０９を介して接続されている。

ＲＯＭ３０２には、ＣＰＵ３０１が実行するＢＩＯＳを含む、各種のプログラムが記憶されている。ＲＡＭ３０３には、各種のデータが一時的に記憶される。ＨＤＤ３０４には、受付装置３００で実行される各種のプログラム等が記憶される。通信制御部３０５は、ＬＡＮ４に接続しており、端末４００に対しての通信を制御する。また、ＰＢＸ１１０を介して、担当者の使用する移動電話機１２０に、音声データを発信する制御を行う。出力制御部３０７は、操作画面を表示するためのディスプレイ３４０、及び音声を出力するスピーカ３５０に接続され、このディスプレイ３４０及びスピーカ３５０を制御する。入力制御部３０８は、ユーザが操作の入力を行うためのキーボード３６０やマウス３７０に接続され、これらの入力の検知を行う。なお、ディスプレイ３４０、キーボード３６０、マウス３７０についてはタッチパネルディスプレイを採用してもよい。電話制御モジュール３１０は、外部のＰＢＸ１１に接続され、音声による通話やデータ伝送を行う。

次に、図４〜図８を参照して、受付装置３００のＨＤＤ３０４の各種記憶エリアについて説明する。図４は、受付装置３００のＨＤＤ３０４の記憶エリアの構成を示す模式図である。図５は、会議室関連情報データベース（ＤＢ）１３１０の構成を示す模式図である。図６は、会議室予約ＤＢ１３２０の構成を示す模式図である。図７は、来訪者予約ＤＢ１３３０の構成を示す模式図である。図８は、来訪者記録ＤＢ１３４０の構成を示す模式図である。

まず、図４を参照して、受付装置３００のＨＤＤ３０４の各種記憶エリアについて説明する。ＨＤＤ３０４には、会議室関連情報ＤＢ記憶エリア１３０１、会議室予約ＤＢ記憶エリア１３０２、来訪者予約ＤＢ記憶エリア１３０３、来訪者記録ＤＢ記憶エリア１３０４、プログラム記憶エリア１３０５、プログラム関係情報記憶エリア１３０６等の各種記憶エリアが設けられている。

会議室関連情報ＤＢ記憶エリア１３０１には、会議室の情報を示す会議室関連情報ＤＢ１３１０（図５参照）が記憶される。会議室予約ＤＢ記憶エリア１３０２には、使用される会議室の予約情報を示す会議室予約ＤＢ１３２０（図６参照）が記憶される。来訪者予約ＤＢ記憶エリア１３０３には、会議に参加する来訪者の予約情報を示す来訪者予約ＤＢ１３３０（図７参照）が記憶される。来訪者記録ＤＢ記憶エリア１３０４には、入退館した来訪者の記録を示す来訪者記録ＤＢ１３４０（図８参照）が記憶される。プログラム記憶エリア１３０５には、受付装置３００で実行される各種のプログラムが記憶される。プログラム関係情報記憶エリア１３０６には、プログラムの実行に必要な設定や初期値、データ等の情報が記憶される。

次に、図５を参照して、会議室関連情報ＤＢ１３１０について説明する。会議室関連情報ＤＢ１３１０は、会議で使用する会議室の情報を備えたテーブルである。会議室関連情報ＤＢ１３１０は、例えば、会議室毎に、会議室ＩＤ，会議室名，収容人数，場所，内線番号，設備を含んだ情報（以下、「会議室関連情報」という。）を備えている。会議室ＩＤには、会議室を識別するためのユニークなＩＤが記憶される。会議室名には、会議室の名称が記憶される。収容人数には、会議室に収容できる人数が記憶される。場所には、会議室が設けられている場所の情報が記憶される。内線番号には、会議室に設置された電話機の内線番号が記憶される。設備には、会議室に備えられている設備に関する情報が記憶される。

次に、図６を参照して、会議室予約ＤＢ１３２０について説明する。なお、図６の会議室予約ＤＢ１３２０は、１４：００時点の会議室予約ＤＢ１３２０である。会議室予約ＤＢ１３２０は、会議が予定された会議室の予約状況を示すテーブルであり、会議室が使用可能な日毎に作成されるテーブルである。この会議室予約ＤＢ１３２０には、会議室毎に予約状況を示した情報（以下、「会議室予約情報」という。）が記憶される。会議室予約情報は、例えば、予約番号，担当者名，担当者所属，連絡先，来訪番号，開始時刻，終了時刻を備えている。予約番号には、会議室の予約が記憶される際にユニークな番号が割り当てられ、記憶される。担当者名には、会議を担当する担当者の氏名が記憶される。担当者所属には、会議の担当者が所属する部署名が記憶される。連絡先には、会議の担当者の連絡先が記憶される。来訪番号には、来訪者に関する情報を識別するためのユニークな番号が記憶される。この来訪番号については後述する。開始時刻には、会議が開始される時刻が記憶され、終了時刻には、会議が終了される時刻が記憶される。なお、この会議室予約情報は、端末４００からＬＡＮ４を介して入力される。これについては、後述する。

次に、図７を参照して、来訪者予約ＤＢ１３３０について説明する。なお、図７の来訪者予約ＤＢ１３３０は、１４：００時点の来訪者予約ＤＢ１３３０である。来訪者予約ＤＢ１３３０は、会社の外部から会議に参加する来訪者の来訪予定を示すテーブルであり、日毎に作成されるテーブルである。この来訪者予約ＤＢ１３３０は、例えば、来訪者毎に、来訪番号，来訪者会社名，来訪者名，来訪予定時刻，退館予定時刻，担当者名，担当者所属，連絡先、来訪予定人数，及び社内参加予定人数を含んだ情報（以下、「来訪者予約情報」という。）を備えている。来訪番号には、来訪者に関する情報を識別するためのユニークな番号が記憶される。来訪者会社名には、来訪者が所属する会社名が記憶される。来訪者名には、来訪者の氏名が記憶される。なお、複数の来訪者がグループとして来訪する予定の場合は、代表者の氏名が記憶される。来訪予定時刻には、来訪者が受付装置３００に入館の情報を入力する予定の時刻が記憶される。退館予定時刻には、来訪者が受付装置３００に退館の情報を入力する予定の時刻が記憶される。担当者名には、会議を担当する担当者の氏名が記憶される。担当者所属には、会議の担当者が所属する部署名が記憶される。連絡先には、会議を担当する担当者が所有する移動電話機１２０の番号が記憶される。来訪予定人数には、会議に参加する来訪者の人数が記憶される。社内予定参加人数には、会議に参加する社員の人数が記憶される。

次に、図８を参照して、来訪者記録ＤＢ１３４０について説明する。なお、図８の来訪者記録ＤＢ１３４０は、１４：００時点の来訪者記録ＤＢ１３４０である。来訪者記録ＤＢ１３４０は、来訪者の入退館の情報を示すテーブルであり、日毎に作成されるテーブルである。この来訪者記録ＤＢ１３４０は、例えば、来訪者毎に、受付番号，来訪者会社名，来訪者名，来訪受付時刻，来訪人数，退館予定時刻，退館受付時刻，完了フラグ，担当者連絡，担当者指示を含んだ情報（以下、「来訪者記録情報」という。）を備えている。来訪者記録情報は、受付装置３００で来訪者の情報を受付けた際に作成される。受付番号は、来訪者記録情報に割り当てられたユニークな番号で、会議室予約ＤＢ１３２０（図６参照）の来訪番号，及び来訪者予約ＤＢ１３３０（図７参照）の来訪番号に対応している。来訪者会社名には、来訪者が所属する会社名が記憶される。来訪者名には、来訪者の氏名が記憶される。来訪受付時刻には、来訪者が受付装置３００で入館の入力を行った時刻が記憶される。来訪人数には、会議に参加する来訪者の人数が記憶される。退館予定時刻には、来訪者が退館する予定の時刻が記憶される。退館受付時刻には、来訪者が退館の入力をした際の時刻が記憶される。よって、入館時には何も記憶されていない。完了フラグには、「０」又は「１」が記憶される。来訪者の退館の入力が受け付けられ、終了チェック処理（図１２参照）が実行された際に「１」となる。退館していない場合には、「０」となっている。担当者連絡には、受付装置３００から会議の担当者に対して連絡があった時刻が記憶される。その際の内容が担当者指示に記憶される。

次に、前述のように構成された受付装置３００において行われる処理について、図９〜図１８を参照して説明する。図９は、受付装置３００で行われるメイン処理についてのフローチャートである。図１０は、受付装置３００で行われる来訪者受付処理のフローチャートである。図１１は、受付装置３００で行われる来訪登録処理のフローチャートである。図１２は、受付装置３００で行われる終了チェック処理のフローチャートである。図１３は、受付装置３００で行われる会議室延長処理のフローチャートである。図１４は、受付装置３００で行われる担当者連絡処理（延長済み）のフローチャートである。図１５は、受付装置３００で行われる担当者連絡処理（延長無し）のフローチャートである。図１６は、更新された会議室予約ＤＢ１３２０の構成を示す模式図である。図１７は、更新された来訪者予約ＤＢ１３３０の構成を示す模式図である。図１８は、更新された来訪者記録ＤＢ１３４０の構成を示す模式図である。

まず、図９を参照して、受付装置３００で行われるメイン処理について説明する。なお、このメイン処理の動作は、受付装置３００が起動した際に行われる。メイン処理が実行されると、受付処理要求があるか否かが判断される（Ｓ２０１）。つまり、会議に参加する来訪者が入館し、受付装置３００のディスプレイ３４０に表示されている来訪者入館ボタン（図示外）を押したか否かで判断される。来訪者より受付処理要求があったと判断された場合は（Ｓ２０１：Ｙｅｓ）、来訪者を受け付ける処理である来訪者受付処理が行われる（Ｓ２０５）。なお、来訪者受付処理が行われると、来訪者に対応した来訪者記録情報が来訪者記録ＤＢ１３４０（図８参照）に作成される。この来訪者受付処理についての詳細は後述する。そして、メイン処理を終了する終了指示があるか否かが判断される（Ｓ２１３）。通常は、メイン処理は実行されている状態であり、終了指示はないため（Ｓ２１３：Ｎｏ）、Ｓ２０１へ戻る。また、メイン処理を終了する終了指示があった場合は（Ｓ２１３：Ｙｅｓ）、メイン処理を終了する。

次に、来訪者からの受付処理要求がなかった場合は（Ｓ２０１：Ｎｏ）、退館処理要求があるか否かが判断される（Ｓ２０２）。つまり、入館の手続きを行った来訪者が、予定された会議の終了後、受付装置３００のディスプレイ３４０上で、来訪者退館ボタン（図示外）を押し、「来訪者名」及び「来訪者会社名」の入力を行ったか否かで判断される。来訪者より退館処理要求があったと判断された場合は（Ｓ２０２：Ｙｅｓ）、退館時刻を来訪者記録ＤＢ１３４０（図８参照）へ記憶する処理が行われる（Ｓ２０６）。ここで、来訪者記録ＤＢ１３４０で、退館する来訪者の「来訪者名」及び「来訪者会社名」と一致した来訪者記録情報の退館受付時刻に、退館処理要求があった時刻が記憶される。そして、Ｓ２１３へ移行する。

次に、来訪者より退館処理要求がない場合は（Ｓ２０２：Ｎｏ）、来訪者予約情報を受信したか否かが判断される（Ｓ２０３）。この来訪者予約情報は、予め、端末４００のユーザにより登録される、会議に参加する来訪者の情報であり、端末４００より送信される（図１９：Ｓ１０３参照）。来訪者予約情報を受信した場合は（Ｓ２０３：Ｙｅｓ）、来訪者予約情報に該当する会議室が登録候補として抽出される（Ｓ２０７）。すなわち、来訪者予約情報の来訪予定人数と社内参加予定人数とを加えた人数が収容可能なすべての会議室の会議室関連情報が、会議室関連情報ＤＢ１３１０（図５）から取得される。そして、取得された会議室関連情報の会議室ＩＤと一致するすべての会議室予約情報が会議室予約ＤＢ１３２０（図６）から取得される。取得された全ての会議室予約情報の開始時刻から終了時刻までに、受信した来訪者予約情報の来訪予定時刻から退館予定時刻までの時間帯が含まれていなければその会議室は、登録候補となる。

そして、抽出した登録候補を端末４００へ送信し（Ｓ２０８）、Ｓ２１３へ移行する。ここで、適切な収容人数の会議室が全て空いておらず、登録候補が抽出できなかった場合は、登録候補がないことを示す情報が端末４００へ送信される（Ｓ２０８）。なお、この送信された登録候補は、端末４００がＳ１０４（図１９参照）の処理で受信する。この端末４００での処理は後述する。

また、来訪者予約情報を受信していない場合は（Ｓ２０３：Ｎｏ）、端末４００からの来訪登録要求があるか否かの判断が行われる（Ｓ２０４）。この来訪登録要求は、受付装置３００が端末４００に送信した登録候補（Ｓ２０７）が、端末４００で選択された場合に、送信されるものである（図１９：Ｓ１０９参照）。端末４００からの来訪登録要求がある場合は（Ｓ２０４：Ｙｅｓ）、端末４００で選択された登録候補を記憶する来訪登録処理が行われる（Ｓ２０９）。この来訪登録処理の詳細については後述する。

また、端末４００からの来訪登録要求がない場合は（Ｓ２０４：Ｎｏ）、現在の時刻を計時装置（図示外）より取得する（Ｓ２１０）。そして、前回の終了チェック処理（図１２参照）から所定時間が経過したか否かの判断が行われる（Ｓ２１１）。なお、例えば、この所定時間は、終了チェック処理が終了した際にタイマ（図示外）によりカウントすればよい。終了チェック処理が一度も実行されていない、若しくは終了チェック処理が実行された直後は、所定時間は経過していないので（Ｓ２１１：Ｎｏ）、Ｓ２１３へ移行する。また、前回の終了チェック処理から所定時間が経過した場合、又は終了チェックが一度も行われていない場合は（Ｓ２１１：Ｙｅｓ）、終了チェック処理が行われる（Ｓ２１２）。この終了チェック処理の詳細は後述する。そして、Ｓ２１３へ移行する。

次に、図１０を参照して、メイン処理のＳ２０５（図９参照）で実行される来訪者受付処理について説明する。この処理は、入館する来訪者の入力を受け付ける処理である。

来訪者受付処理が実行されると、来訪者の氏名、会社名、及び同行人数の情報（以下、「来訪者情報」という。）の入力を受け付ける入力画面がディスプレイ３４０に表示される（Ｓ３０１）。そして、来訪者によりデータの入力がなされ、ディスプレイ３４０上で「確認」キー（図示外）が押されると、受付装置３００は入力されたデータを取得する（Ｓ３０２）。そして、会社名、氏名、同行人数の入力項目にデータが入力されているか否かが判断される（Ｓ３０３）。必要な情報が入力されていないと判断されると（Ｓ３０３：Ｎｏ）、必要な情報が入力されていない旨のエラー画面がディスプレイ３４０に表示される（Ｓ３１０）。そして、来訪者受付処理を終了し、メイン処理（図９参照）へ戻る。

また、会社名、氏名、同行人数の入力項目にデータが入力されていると判断されると（Ｓ３０３：Ｙｅｓ）、来訪者が出席する会議の担当者の情報を入力する入力画面がディスプレイ３４０に表示される（Ｓ３０４）。そして、来訪者により担当者の情報の入力がなされ、ディスプレイ３４０上で「確認」キー（図示外）が押されると、受付装置３００は担当者の情報を取得する（Ｓ３０５）。入力された来訪者情報が来訪者予約ＤＢ１３３０（図７参照）に記憶されているか否かが判断される（Ｓ３０６）。つまり、予定された来訪者か否かが判断される。この判断は、Ｓ３０２で入力された会社名、来訪者の氏名、及びＳ３０５で入力された担当者名が一致した来訪者予約情報が来訪者予約ＤＢ１３３０にあるか否かで判断される。また、この来訪者予約ＤＢ１３３０は、会議に参加する来訪者の情報が予め記憶されたものである。この来訪者予約ＤＢ１３３０に来訪者予約情報を記憶する処理に関しては、後述する。入力された来訪者情報が来訪者予約ＤＢ１３３０に記憶されていないと判断されると（Ｓ３０６：Ｎｏ）、エラー画面がディスプレイ３４０に表示される（Ｓ３１０）。そして、来訪者受付処理を終了し、メイン処理（図９参照）へ戻る。

また、入力された来訪者情報が来訪者予約ＤＢ１３３０に記憶されていると判断されると（Ｓ３０６：Ｙｅｓ）、来訪者記録ＤＢ１３４０（図８参照）に入力された来訪者情報が記憶される（Ｓ３０７）。その際、受付番号には、来訪者予約ＤＢ１３３０で一致した来訪者予約情報の来訪番号が記憶され、退館予定時刻には来訪者予約ＤＢ１３３０で一致した来訪者予約情報の退館予定時刻が記憶される。そして、来訪受付時刻には来訪者からの入力が受け付けられた時刻が記憶され、完了フラグには「０」が記憶される。また、退館受付時刻、担当者連絡及び担当者指示には何も記憶されない。

そして、会議室の情報が取得される（Ｓ３０８）。この会議室の情報は、会議室関連情報ＤＢ１３１０（図５参照）から取得される。その際、Ｓ３０７で来訪者記録ＤＢ１３４０に記憶した受付番号と一致する来訪番号に対応した会議室ＩＤが、会議室予約ＤＢ１３２０（図６）から取得され、取得された会議室ＩＤと一致する会議室関連情報が会議室関連情報ＤＢ１３１０から取得される。次いで、会議室関連情報の会議室名及び場所がディスプレイ３４０に表示される（Ｓ３０９）。そして、来訪者受付処理を終了し、メイン処理（図９参照）へ戻る。

次に、図１１を参照して、メイン処理のＳ２０８（図９参照）で実行される来訪登録処理について説明する。

来訪登録処理が開始されると、登録候補の会議室ＩＤに対応した会議室予約情報が作成され、作成された会議室予約情報が会議室予約ＤＢ１３２０（図６参照）に記憶される（Ｓ４０１）。その際、Ｓ２０３で受信した来訪者予約情報の担当者名、担当者所属、連絡先、及び来訪番号が会議室予約ＤＢ１３２０の新たなレコードに記憶される。また、来訪者予約情報の来訪予定時刻、退館予定時刻が会議室予約ＤＢ１３２０の開始時刻、終了時刻としてレコードに記憶される。また、予約番号には、ユニークな番号が選択され、記憶される。

そして、登録する情報にエラーがあるか否かが判断される（Ｓ４０２）。ここで、Ｓ４０１で会議室予約ＤＢ１３２０（図６参照）に会議室予約情報を記憶する際に、会議室の使用する時間帯が重なる会議室予約情報が、既に他のユーザから登録された場合にエラーとなる。登録する情報にエラーがある場合は（Ｓ４０２：Ｙｅｓ）、エラー通知を端末４００に送信する（Ｓ４０３）。そして、来訪登録処理を終了し、メイン処理（図９参照）へ戻る。

また、登録する情報にエラーがない場合は（Ｓ４０２：Ｎｏ）、来訪者予約情報が新たなレコードとして来訪者予約ＤＢ１３３０（図７参照）に記憶される（Ｓ４０４）。なお、この来訪者予約情報は、Ｓ２０３（図９参照）で受信した情報である。そして、登録が正常に終了したことを示す正常通知を端末４００に送信する（Ｓ４０５）。そして、来訪登録処理が終了され、メイン処理（図９参照）へ戻る。

次に、図１２を参照して、メイン処理のＳ２１２（図９参照）で実行される終了チェック処理について説明する。

終了チェック処理が開始されると、来訪者記録ＤＢ１３４０で完了フラグが「０」の来訪者記録情報の一覧（以下、「未完了一覧」という。）が取得される（Ｓ５０１）。ここで、終了チェック処理が初めて実行された際は、来訪者記録情報の完了フラグはすべて「０」であるため、来訪者記録ＤＢ１３４０（図８参照）の全ての来訪者記録情報が取得される。そして、未完了一覧の上から１つ目の来訪者記録情報が選択され（Ｓ５０２）、選択された来訪者記録情報の退館受付時刻に、時刻が設定されているか否かが判断される（Ｓ５０３）。つまり、会議が終了し、入館した来訪者が退館の処理を済ましたか否かが判断される。退館受付時刻に、時刻が設定されている場合（Ｓ５０３：Ｙｅｓ）、つまり、入館した来訪者が退館の処理を済ませた場合、完了フラグに「１」が設定される（Ｓ５０４）。

現在の時刻に所定時間を足した時刻が、選択された来訪者記録情報の退館予定時刻よりも前であるか否かが判断される（Ｓ５０５）。つまり、現在時刻が、退館予定時刻より所定時間前か否かが判断される。所定時間は例えば、３０分とすることができる。現在の時刻に所定時間を足した時刻が、選択された来訪者記録情報の退館予定時刻よりも前であると判断された場合は（Ｓ５０５：Ｙｅｓ）、会議室を使用可能にする処理が行われる（Ｓ５０６）。具体的には、選択された来訪者記録情報の受付番号と一致する来訪番号を含む会議室予約情報が会議室予約ＤＢ１３２０（図６参照）から取得され、取得された会議室予約情報の終了時刻を現在時刻に更新する処理が行われる。この処理により、更新された会議室予約情報は、現在時刻から更新する前の終了時刻までは、空き状態となる。そして、未完了一覧のすべてを処理したか否かが判断される（Ｓ５０７）。また、現在の時刻に所定時間を足した時刻が、選択された来訪者記録情報の退館予定時刻に達していると判断された場合（Ｓ５０５：Ｎｏ）、そのままＳ５０７に移行する。

次に、未完了一覧のすべてを処理した場合（Ｓ５０７：Ｙｅｓ）、つまり、未完了一覧のすべての来訪者記録情報に対して、上述したＳ５０２〜Ｓ５０６の処理が行われた場合、終了チェック処理を終了し、メイン処理（図９参照）へ戻る。ここで、終了チェック処理が終了する際に、タイマ（図示外）が初期化されカウントが開始される。なお、タイマのカウント値は、来訪登録処理で前回の終了チェック処理から所定時間経過したか否かの判断（図９：Ｓ２１１参照）で用いられる。

また、未完了一覧のすべてを処理していない場合（Ｓ５０７：Ｎｏ）、Ｓ５０２へ戻り、未完了一覧のすべての来訪者記録情報に対して処理を行う。

選択された来訪者記録情報の退館受付時刻に、時刻が設定されていない場合（Ｓ５０３：Ｎｏ）。つまり、入館した来訪者が退館の処理を済ましていない場合、現在の時刻に所定時間を足した時刻が、選択された来訪者記録情報の退館予定時刻に達しているか否かが判断される（Ｓ５０８）。つまり、現在時刻が、退館予定時刻より所定時間前か否かが判断される。所定時間は、例えば５分とすることができる。ここで、現在の時刻に所定時間を足した時刻が、選択された来訪者記録情報の退館予定時刻よりも前である場合（Ｓ５０８：Ｎｏ）、Ｓ５０７へ移行する。

また、現在の時刻に所定時間を足した時刻が、選択された来訪者記録情報の退館予定時刻に達している場合（Ｓ５０８：Ｙｅｓ）、会議室延長処理が行われ（Ｓ５１０）、Ｓ５０７へ移行する。

次に、図１４を参照して、会議室延長処理について説明する。この処理は、終了チェック処理から実行される処理である（図１２：Ｓ５１０参照）。

会議室延長処理が開始されると、使用中の会議室の延長が可能か否かの判断が行われる（Ｓ６０１）。この判断処理は、会議室予約ＤＢ１３２０（図６参照）で、現在使用している会議室を識別する会議室ＩＤに対応した会議室予約情報において、延長する時間（例えば、本実施の形態では「１時間」とする。）を終了時刻に足した時刻までの時間帯が、次の会議の開始時刻から終了時刻に重ならないか否かで判断される。例えば、会議室予約ＤＢ１３２０に記憶されている会議室ＩＤが「１」，予約番号が「１」で特定される会議室予約情報の場合、終了時刻は「１２：００」である。次の会議室予約情報（予約番号「２」）の開始時刻は「１３：００」であるから、延長が可能と判断される。

使用中の会議室の延長が可能な場合（Ｓ６０１：Ｙｅｓ）、会議室予約ＤＢ１３２０に使用延長を記憶する（Ｓ６０２）。つまり、会議室予約ＤＢ１３２０で使用中の会議室の終了時刻を更新する処理が行われる。例えば、会議室ＩＤが「１」，予約番号が「１」で特定される会議室を１時間延長する場合、終了時刻が「１２：００」から「１３：００」に更新される。そして、延長できた会議室があった場合に実行される担当者連絡処理（延長済み）が行われる（Ｓ６０６）。この担当者連絡処理（延長済み）の詳細については後述する。次いで、会議室延長処理を終了し、終了チェック処理（図１２参照）に戻る。

また、使用中の会議室の延長が可能でないと判断された場合（Ｓ６０１：Ｎｏ）、来訪者予約ＤＢ１３３０（図７参照）に記憶されている来訪予定人数に社内予定人数を加えた人数である参加人数を収納できる他の会議室の情報を抽出する（Ｓ６０３）。つまり、会議室関連情報ＤＢ１３１０（図５参照）から参加可能人数以上の収容人数が記憶さている会議室関連情報が抽出される。そして、抽出された中に使用可能な会議室があるか否かが判断される（Ｓ６０４）。つまり、会議室予約ＤＢ１３２０（図６）に記憶されている会議室予約情報のうちで、Ｓ６０３で抽出された会議関連情報の会議室ＩＤと一致するすべての会議室予約情報の開始時刻から終了時刻の間に、延長される時間帯が含まれるか否かで判断される。Ｓ６０３で抽出された中に使用可能な会議室があると判断された場合（Ｓ６０４：Ｙｅｓ）、抽出された中の１つが選択され、会議室予約情報が新たに作成されて会議室予約ＤＢ１３２０に記憶される（Ｓ６０５）。そして、Ｓ６０６へ移行する。

ここで、図５〜図７，図１６を参照してＳ６０１，Ｓ６０３〜Ｓ６０５の処理を説明する。例えば、図６の１４：００時点の会議室予約ＤＢ１３２０において、会議室ＩＤが「３」の会議室で行われている予約番号が「１」で特定される会議を１時間延長する場合、この会議室で会議を延長することはできないため（Ｓ６０１：Ｎｏ）、使用可能な他の会議室を抽出する。ここで、来訪番号は、「５０２」であるため、来訪者予約ＤＢ１３３０（図７参照）から参加人数は、来訪予定人数と社内参加予定人数を加えた、「１０名」となる。そして「１０名」が入室可能な会議室が、会議室関連情報ＤＢ１３１０（図５参照）から抽出される。そして、会議室ＩＤが「３」以外の会議室ＩＤである「２」が抽出される（Ｓ６０３）。次いで、会議室ＩＤが「２」で特定される会議室が使用可能であるか否かが判断される（Ｓ６０４）。会議の延長時間が「１時間」とすると延長される会議の時間帯は「１５：００」から「１６：００」となる。この時間帯は、会議室ＩＤが「２」で特定される会議室は空き状態のため、使用可能と判断される（Ｓ６０４：Ｙｅｓ）。そして、図１６に示すように、会議室ＩＤが「２」に対応したレコードに新たな会議室予約情報が予約番号「２」として記憶される（Ｓ６０５）。

抽出された中に使用可能な会議室がないと判断された場合は（Ｓ６０４：Ｎｏ）、担当者に使用可能な会議室がなく、会議を延長するのは不可能である旨を通知する担当者連絡処理（延長無し）が実行される（Ｓ６０７）。この担当者連絡処理（延長無し）の詳細については後述する。次いで、会議室延長処理を終了し、終了チェック処理（図１２参照）に戻る。

次に、図１４，図１７，及び図１８を参照して、担当者連絡処理（延長済み）について説明する。この処理は、会議室延長処理から実行される処理である（図１３：Ｓ６０６参照）。図１４に示すように、担当者連絡処理（延長済み）が開始されると、会議延長処理（図１４）のＳ６０２、又はＳ６０５で予約された次の会議室の情報が、受付装置３００からＰＢＸ１１０を介して自動音声で担当者の移動電話機１２０に連絡される（Ｓ７０１）。例えば、図１６に示すように会議室ＩＤが「２」に対応したレコードに新たな会議室予約情報が予約番号「２」として記憶された場合、担当者である「佐藤 三郎」の移動電話機１２０の連絡先である内線番号「３４５６」に受付装置３００からＰＢＸ１１０を介して自動音声にて連絡される。次いで、連絡した担当者から、予約された次に使用する会議室の使用を希望する旨の応答があるか否かが判断される（Ｓ７０２）。この使用希望の応答の判断は、担当者から予め定められた、使用を希望することを示す返信の番号が押されたか否かで判断される。担当者から使用希望の応答があった場合（Ｓ７０２：Ｙｅｓ）、来訪者予約ＤＢ１３３０（図７参照）の退館予定時刻が延長される（Ｓ７０３）。これは、来訪者予約ＤＢ１３３０において、Ｓ６０２又はＳ６０５で延長した来訪番号に対応したレコードの退館予定時刻が更新される。例えば、図１７に示すように、来訪番号が「５０２」の会議で、延長される時間が１時間であれば、来訪者予約ＤＢ１３３０の退館予定時刻は「１５：００」から「１６：００」に更新される。

次に、来訪者記録ＤＢ１３４０の退館予定時刻が延長される（Ｓ７０４）。これは、来訪者記録ＤＢ１３４０において、Ｓ６０２又はＳ６０５で延長した来訪番号に対応したレコードが更新される。例えば、上記の例で来訪番号が「５０２」の会議で１時間の延長であれば、図１８に示すように受付番号が「５０２」の退館予定時刻が「１５：００」から「１６：００」に更新される。また、担当者に連絡した時刻が「担当者連絡」の項目に記憶され、その内容が「担当者指示」に記憶される。

次に、担当者から使用希望の応答がなかった場合（Ｓ７０２：Ｎｏ）、つまり担当者から所定時間（例えば、「５分」とする。）の間、担当者から使用希望の応答がなかった場合について説明する。Ｓ６０２において会議室予約ＤＢ１３２０で使用中の会議室の終了時刻を更新する処理が行われ、担当者から使用希望の応答がなかった場合は、Ｓ６０２において更新された会議室の終了時刻を元の時刻に戻す（Ｓ７０５）。また、Ｓ６０５において会議室予約情報が新たに作成されて会議室予約ＤＢ１３２０に記憶され、担当者から使用希望の応答がなかった場合は、Ｓ６０５で記憶した会議室の予約を会議室予約ＤＢ１３２０から削除する（Ｓ７０５）。ここで、所定時間はタイマ（図示外）によりカウントされる。

そして、所定時間の間処理を行わず、待機状態となる（Ｓ７０７）。例えば、ここでの所定時間は、１０分とする。そして所定時間が経過すると、終了した会議に参加していた来訪者（以下、「退館予定来訪者」という。）が退館したか否かが判断される（Ｓ７０８）。この判断処理は、退館予定来訪者から退館処理要求があり、退館した時刻が来訪者記録ＤＢ１３４０（図８参照）の退館予定来訪者に対応した退館受付時刻に記憶されたか否かで判断される。退館予定来訪者が退館したと判断されると（Ｓ７０８：Ｙｅｓ）、担当者連絡処理（延長済み）を終了し、会議室延長処理に戻る。

また、退館予定来訪者が退館していないと判断された場合は（Ｓ７０８：Ｎｏ）、つまり、来訪者記録ＤＢ１３４０（図８参照）の退館予定来訪者に対応した退館受付時刻に時刻が記憶さていない場合、担当者及び警備員に、退館予定来訪者が退館していない旨のメッセージがＰＢＸ１１０を介して移動電話機１２０に通知される（Ｓ７０９）。なお、警備員の内線番号は予め受付装置３００に記憶されているものとする。そして、メッセージが通知されると、担当者連絡処理（延長済み）を終了し、会議室延長処理に戻る。

次に、図１５を参照して、担当者連絡処理（候補なし）について説明する。この処理は、会議室延長処理から実行される処理である（図１３：Ｓ６０７参照）。担当者連絡処理（候補なし）が実行されると、利用可能な会議室がない旨の音声メッセージが会議の担当者にＰＢＸ１１０を介して移動電話機１２０に連絡される（Ｓ８０１）。

そして、所定時間の間処理を行わず、待機状態となる（Ｓ８０３）。例えば、ここでの所定時間は、１０分とする。そして所定時間が経過すると、退館来訪者が退館したか否かが判断される（Ｓ８０４）。この判断処理は、退館予定来訪者から退館処理要求があり、退館した時刻が来訪者記録ＤＢ１３４０（図８参照）の退館予定来訪者に対応した退館受付時刻に記憶されたか否かで判断される。退館予定来訪者が退館したと判断されると（Ｓ８０４：Ｙｅｓ）、担当者連絡処理（延長済み）を終了し、会議室延長処理に戻る。

また、退館予定来訪者が退館していないと判断されると（Ｓ８０４：Ｎｏ）、つまり、来訪者記録ＤＢ１３４０（図８参照）の退館予定来訪者に対応した退館受付時刻に時刻が記憶さていない場合、担当者及び警備員に、退館予定来訪者が退館していない旨のメッセージが通知される（Ｓ８０５）。なお、警備員の内線番号は予め受付装置３００に記憶されているものとする。そして、メッセージが通知されると、担当者連絡処理（延長済み）を終了し、会議室延長処理に戻る。

以下に、前述のように構成された端末４００において行われるメイン処理について、図１９を参照して説明する。図１９は、端末４００で行われるメイン処理についてのフローチャートである。この処理は、端末４００でメイン処理に関するプログラムが起動されると実行される。そして、会議に参加する来訪者の予約を行う。

端末４００で、メイン処理が開始されると、まず、来訪登録要求があるか否が判断される（Ｓ１０１）。具体的には、例えばディスプレイ４７０に表示されるメニュー画面（図示外）から「来訪者予約登録」が選択された場合に、要求があったと判断される。そして、来訪者の予約の登録が要求されていないと判断された場合は（Ｓ１０１：Ｎｏ）、終了指示が行われた否かが判断される（Ｓ１１３）。ユーザからの終了指示を受け付けていないと判断された場合は（Ｓ１１３：Ｎｏ）、Ｓ１０１へ戻る。また、ユーザからの指示があり、ユーザからの終了指示を受け付けたと判断された場合は（Ｓ１１３：Ｙｅｓ）、メイン処理に関するプログラムが終了する。

また、来訪者予約の登録が要求されたと判断された場合は（Ｓ１０１：Ｙｅｓ）、来訪者予約情報の入力画面がディスプレイ４７０に表示される（Ｓ１０２）。この入力画面は、来訪者予約情報の来訪番号以外の項目が入力可能な画面である。ここで、ユーザにより来訪者予約情報が入力され、「送信」ボタン（図示外）が押されると、入力された来訪者予約情報が受付装置３００へ送信される（Ｓ１０３）。この送信された来訪者予約情報は、前途のように受付装置３００で受信される（図９：Ｓ２０３参照）。そして、送信された来訪者予約情報に基づいて、使用可能な会議室の情報が登録候補として、受付装置３００により抽出され、送信されるため（図９：Ｓ２０７〜Ｓ２０８参照）、端末はこれを受信する（Ｓ１０４）。そして、受信した登録候補に、使用可能な会議室の登録候補があるか否かが判断される（Ｓ１０５）。使用可能な会議室の登録候補がない場合は（Ｓ１０５：Ｎｏ）、端末４００のディスプレイ４７０に来訪者を受け入れられない旨のメッセージが表示される（Ｓ１０６）。そして、Ｓ１１３へ移行する。

また、使用可能な会議室の登録候補がある場合は（Ｓ１０５：Ｙｅｓ）、登録候補の選択画面がディスプレイ４７０に表示される（Ｓ１０７）。そして、表示された登録候補をユーザが選択したか否かが判断される（Ｓ１０８）。ユーザにより登録候補が選択されず、キャンセルボタン（図示外）によりキャンセルされた場合は（Ｓ１０８：Ｎｏ）、Ｓ１１３へ移行する。

ディスプレイ４７０の選択画面でユーザにより登録候補が選択され、送信ボタン（図示外）が押された場合は（Ｓ１０８：Ｙｅｓ）、選択された会議室を予約するための来訪登録要求が受付装置３００に送信される（Ｓ１０９）。この送信された来訪登録要求は前途のように受付装置３００で受信処理される（図９：Ｓ２０４、Ｓ２０９参照）。そして、登録が正常に行われたか否かが判断される（Ｓ１１０）。正常に登録されていないと判断された場合は（Ｓ１１０：Ｎｏ）、登録が正常に行われなかった旨のエラーメッセージがディスプレイ４７０に表示され（Ｓ１１２）、Ｓ１１３へ移行する。また、正常に登録された場合は（Ｓ１１０：Ｙｅｓ）、登録完了画面がディスプレイ４７０に表示され（Ｓ１１１）、Ｓ１１３へ移行する。

以上説明したように、本実施の形態によると、会議室の予約の終了時間の所定時間前になると、現在使用している会議室が延長可能であるかが判断され、延長可能であれば現在使用している会議室が予約される。また、現在使用している会議室が延長可能でない場合、他の会議室が使用できるか否かが判断され、使用可能な会議室があれば予約する。そして、予約された会議室の情報が担当者に自動的に通知される。これにより、会議の担当者は、会議が長引いても、別の会議室を探す手間なく、予約された会議室で会議を続けることができる。また、担当者に自動的に予約された会議室の情報が通知されるため、担当者は受付装置３００に接続し、予約された会議室の情報を確認する必要がなくなる。

また、会議の予定時間中に再度来訪者の情報が受付装置３００で取得された場合、すなわち、退館処理が行われた場合、使用していた会議室を使用可能とすることができる。これにより、会議が予定した時刻より早く終わった場合でも、他の利用者が会議室を有効に使用することができる。

また、他の会議室を予約する際に、使用中の会議室と同人数以上が収容できる会議室が抽出される。これにより、収容可能人数が現在の会議室より少ない会議室が予約されることがなくなり、適切な大きさの会議室で会議を継続することができる。

尚、本実施の形態において、図１０のＳ３０２で来訪者の入力データを取得する処理を行うＣＰＵ３０１が「来訪者情報取得手段」に相当する。また、図１０のＳ３０８で会議室の情報を取得する処理を行うＣＰＵ３０１が「参加会議情報取得手段」に相当し、取得された会議室の情報が「参加会議情報」に相当する。

また、図１２のＳ５０８の判断処理で使用される所定時間が「第１所定時間」に相当する。また、図１３のＳ６０１の判断処理で会議室の延長が可能か否かを判断する際に、延長する時間が「第２所定時間」に相当し、延長する時間を終了時刻に足した時刻までの時間帯が「継続時間帯」に相当する。

また、来訪者予約ＤＢ１３３０が「会議予定情報」に相当する。また、来訪者予約ＤＢ１３３０の来訪者名が「来訪予定者情報」に相当し、来訪者予約ＤＢ１３３０の来訪予定時刻及び退館予定時刻が「実施予定時間帯情報」に相当し、ＨＤＤ３０４の来訪者予約ＤＢ記憶エリア１３０３が「会議予定記憶手段」に相当する。また、会議室予約ＤＢ１３２０が「会議室予定情報」に相当し、会議室予約ＤＢ１３２０の会議室ＩＤが「会議室情報」に相当する。また、会議室予約ＤＢ１３２０の開始時刻及び終了時刻が「使用予定時間帯情報」に相当し、ＨＤＤ３０４の会議室予約ＤＢ記憶エリア１３０２が「会議室予定記憶手段」に相当する。

また、図１３のＳ６０３で他の会議室を抽出する処理を行うＣＰＵ３０１が「会議室情報抽出手段」に相当し、抽出された会議室の情報が「空き会議室情報」に相当する。また、
図１３のＳ６０２及びＳ６０５で会議室予約ＤＢ１３２０に会議室予約情報を記憶する処理を行うＣＰＵ３０１が「会議室予約手段」に相当する。また、図１２のＳ５０６で会議室を使用可能にする処理を行うＣＰＵ３０１が「会議室予約開放手段」に相当する。また、
図１４のＳ７０３で退館予定時刻を延長する処理を行うＣＰＵ３０１が「会議延長手段」に相当する。また、来訪者予約ＤＢ１３３０の担当者名が「担当者情報」に相当し、図１４のＳ７０１で予約された次の会議室の情報を担当者に通知する処理を行うＣＰＵ３０１が「送信手段」に相当する。

また、会議室関連情報ＤＢ記憶エリア１３０１が「収容人数記憶手段」、「設備情報記憶手段」、「会議室位置関係記憶手段」に相当し、会議室関連情報ＤＢ１３１０の収容人数が「収容可能人数」に相当し、会議室関連情報ＤＢ１３１０の設備が「設備情報」に相当し、会議室関連情報ＤＢ１３１０の場所が「位置関係情報」に相当する。

また、図１０のＳ３０２で来訪者の入力データを取得する処理を行うステップが「来訪者情報取得ステップ」に相当する。また、図１０のＳ３０８で会議室の情報を取得する処理を行うステップが「参加会議情報取得ステップ」に相当し、取得された会議室の情報が「参加会議情報」に相当する。また、図１３のＳ６０３で他の会議室を抽出する処理を行うステップが「会議室情報抽出ステップ」に相当し、抽出された会議室の情報が「空き会議室情報」に相当する。

また、図１３のＳ６０２及びＳ６０５で会議室予約ＤＢ１３２０に会議室予約情報を記憶する処理を行うステップが「会議室予約ステップ」に相当する。また、図１４のＳ７０３で退館予定時刻を延長する処理を行うステップが「会議延長ステップ」に相当する。

尚、本発明は、上記した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変更が可能であることは勿論である。まず、受付装置３００のＨＤＤ３０４に各種記憶エリアを備えているが、各種記憶エリアは、受付装置３００の外部にあり、ＬＡＮ４を介してアクセスされるようにしてもよい。また、読み書き可能な取り外し式の記憶媒体に各種ＤＢを記憶させてもよい。

また、使用中の会議室以外の他の会議室が予約される際、使用中の会議室と同人数以上が収容できる会議室が抽出され、予約されるが（図１３：Ｓ６０３〜Ｓ６０５）、これに限定しない。例えば、使用中の会議室と同様の設備を有している会議室が優先して予約されるようにしてもよい。この場合、Ｓ６０３で設備に基づいて会議関連情報が抽出される。また、同様に使用中の会議室から一番距離が近い会議室が優先して予約されるようにしてもよい。その際には、会議室関連情報ＤＢ１３１０（図５参照）の設備、又は場所の情報が使用される。

また、退館予定時間から５分前になると現在使用している会議室が使用延長できるか確認する処理（図１３：Ｓ６０１）を行っているが、所定時間は５分に限定しない。

また、新たに予約された会議室の情報を担当者に通知する手段として担当者が所持している移動電話機１２０を使用しているが、これに限定しない。例えば、ＩＰ−ＰＢＸをＬＡＮ４に接続させ、会議室に設置され、ＩＰ−ＰＢＸ（Ｉｎｔｅｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ Ｐｒｉｖａｔｅ Ｂｒａｎｃｈ ｅＸｃｈａｎｇｅ）を介してＬＡＮ４に接続されている固定のＩＰ電話機に連絡するようにしてもよい。また、受付装置３００から音声により担当者の移動電話機１２０に通知しているが、文章であるメールで担当者の移動電話機１２０に通知してもよい。また、会議室に設置されている固定のＩＰ電話機にＦＡＸで送信してもよい。

受付装置の接続形態の一例を示す図である。 端末４００の電気的構成を示すブロック図である。 受付装置３００の電気的構成を示すブロック図である。 受付装置３００のＨＤＤ１３の記憶エリアの構成を示す模式図である。 会議室関連情報ＤＢ１３１０の構成を示す模式図である。 会議室予約ＤＢ１３２０の構成を示す模式図である。 来訪者予約ＤＢ１３３０の構成を示す模式図である。 来訪者記録ＤＢ１３４０の構成を示す模式図である。 受付装置３００で行われるメイン処理についてのフローチャートである。 受付装置３００で行われる来訪者受付処理のフローチャートである。 受付装置３００で行われる来訪登録処理のフローチャートである。 受付装置３００で行われる終了チェック処理のフローチャートである。 受付装置３００で行われる担当者処理のフローチャートである。 受付装置３００で行われる担当者連絡処理（延長済み）のフローチャートである。 受付装置３００で行われる担当者連絡処理（延長無し）のフローチャートである。 更新された会議室予約ＤＢ１３２０の構成を示す模式図である。 更新された来訪者予約ＤＢ１３３０の構成を示す模式図である。 更新された来訪者記録ＤＢ１３４０の構成を示す模式図である。 端末４００で行われるメイン処理についてのフローチャートである。

符号の説明

１ 来客受付システム
４ ＬＡＮ
１２０ 移動電話機
３００ 受付装置
３０１ ＣＰＵ
３０３ ＲＡＭ
３０４ ＨＤＤ
３０５ 通信制御部
３０７ 出力制御部
３０８ 入力制御部
３４０ ディスプレイ
３６０ キーボード
３７０ マウス
１３０１ 会議室関連情報ＤＢ記憶エリア
１３０２ 会議室予約ＤＢ記憶エリア
１３０３ 来訪者予約ＤＢ記憶エリア
１３１０ 会議室関連情報ＤＢ
１３２０ 会議室予約ＤＢ
１３３０ 来訪者予約ＤＢ

Claims (10)

1. 来訪者の入退館を受け付ける受付装置であって、
   来訪者を識別する情報である来訪者情報の入力を受け付ける受付手段により入力が受け付けられた前記来訪者情報を取得する来訪者情報取得手段と、
   来訪予定者を識別する情報である来訪予定者情報、前記来訪予定者が参加する予定の会議が行われる会議室を識別する情報である予定会議室情報、及び前記会議が実施される予定の時間帯である実施予定時間帯を示す情報である実施予定時間帯情報を少なくとも含む会議予定情報を記憶する会議予定記憶手段から、前記来訪者情報取得手段により取得された前記来訪者情報を前記来訪予定者情報として含む前記会議予定情報を、前記来訪者が実際に参加する会議である参加会議の参加会議情報として取得する参加会議情報取得手段と、
   前記参加会議情報の前記実施予定時間帯情報の示す前記参加会議の終了時刻から第１所定時間前になった場合、会議室を識別する情報である会議室情報、及び前記会議室が使用される予定の時間帯である使用予定時間帯を示す使用予定時間帯情報を少なくとも含む会議室予定情報を記憶する会議室予定記憶手段から、前記使用予定時間帯が、前記終了時刻から第２所定時間の時間帯である継続時間帯と重ならない前記会議室である空き会議室の前記会議室情報を、空き会議室情報として抽出する会議室情報抽出手段と、
   前来訪者情報取得手段により取得された前記来訪者情報、前記空き会議室情報、及び前記継続時間帯を示す情報を、前記来訪予定者情報、前記予定会議室情報、及び前記実施予定時間帯情報として含む新たな会議予定情報を前記会議予定記憶手段に記憶させることにより、前記参加会議を延長する会議延長手段と、
   前記空き会議室情報、及び前記継続時間帯を示す情報を、前記会議室情報、及び前記使用予定時間帯情報として含む新たな会議室予定情報を前記会議室予定記憶手段に記憶させることにより、前記空き会議室を予約する会議室予約手段とを備えたことを特徴とする受付装置。
2. 前記会議室情報抽出手段は、前記終了時刻から第１所定時間前までに、前記参加会議情報の前記来訪予定者情報と同じ前記来訪者情報が前記来訪者情報取得手段により取得されない場合、前記会議室予定記憶手段から前記空き会議室情報を抽出することを特徴とする請求項１に記載の受付装置。
3. 前記会議予定記憶手段に記憶された前記会議予定情報には、前記参加会議を担当する担当者を識別する情報である担当者情報がさらに含まれており、
   前記会議延長手段によって前記参加会議が延長された場合、前記参加会議情報の前記担当者情報で識別される前記担当者の連絡先に前記空き会議室情報を送信する送信手段を備えたことを特徴とする請求項１又は２に記載の受付装置。
4. 前記参加会議情報取得手段により前記参加会議情報が取得された後、前記来訪者情報取得手段により前記参加会議情報の前記来訪予定者情報と同じ前記来訪者情報が取得された場合、前記会議室予定記憶手段に記憶されている、前記参加会議情報の前記予定会議室情報で識別される前記会議室の前記使用予定時間帯情報において、前記来訪者情報が取得された時刻又は現在の時刻から前記終了時刻までの時間帯を前記使用予定時間帯から除外する会議室予約開放手段を備えたことを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の受付装置。
5. 前記会議室情報抽出手段は、前記参加会議情報の前記予定会議室情報で識別される前記会議室の前記使用予定時間帯が前記継続時間帯と重ならない場合、前記参加会議情報の前記予定会議室情報を前記空き会議室情報として抽出することを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の受付装置。
6. 前記会議室情報抽出手段は、前記会議室情報、及び前記会議室の収容可能人数が記憶された収容人数記憶手段に記憶されている前記収容可能人数に基づいて、前記参加会議情報の前記予定会議室情報で識別される前記会議室の前記収容可能人数以上である前記空き会議室の前記予定会議室情報を前記空き会議室情報として抽出することを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の受付装置。
7. 前記会議室情報抽出手段は、前記会議室情報、及び前記会議室が備えている設備を示す設備情報が記憶された設備情報記憶手段に記憶されている前記設備情報に基づいて、前記参加会議情報の前記予定会議室情報で識別される前記会議室の前記設備情報が示す設備を有する前記空き会議室の前記予定会議室情報を前記空き会議室情報として抽出することを特徴とする請求項１乃至６のいずれかに記載の受付装置。
8. 前記会議室情報抽出手段は、前記会議室同士の位置関係を示す位置関係情報が記憶された会議室位置関係記憶手段に記憶されている前記位置関係情報に基づいて、前記参加会議情報の前記予定会議室情報で識別される前記会議室との位置関係が最も近い前記空き会議室の前記予定会議室情報を前記空き会議室情報として抽出することを特徴とする請求項１乃至７のいずれかに記載の受付装置。
9. 来訪者の入退館を受け付ける受付方法であって、
   来訪者を識別する情報である来訪者情報の入力を受け付ける受付手段により入力が受け付けられた前記来訪者情報を取得する来訪者情報取得ステップと、
   来訪予定者を識別する情報である来訪予定者情報、前記来訪予定者が参加する予定の会議が行われる会議室を識別する情報である予定会議室情報、及び前記会議が実施される予定の時間帯である実施予定時間帯を示す情報である実施予定時間帯情報を少なくとも含む会議予定情報を記憶する会議予定記憶手段から、前記来訪者情報取得ステップで取得された前記来訪者情報を前記来訪予定者情報として含む前記会議予定情報を、前記来訪者が実際に参加する会議である参加会議の参加会議情報として取得する参加会議情報取得ステップと、
   前記参加会議情報の前記実施予定時間帯情報の示す前記参加会議の終了時刻から第１所定時間前になった場合、会議室を識別する情報である会議室情報、及び前記会議室が使用される予定の時間帯である使用予定時間帯を示す使用予定時間帯情報を少なくとも含む会議室予定情報を記憶する会議室予定記憶手段から、前記使用予定時間帯が、前記終了時刻から第２所定時間の時間帯である継続時間帯と重ならない前記会議室である空き会議室の前記会議室情報を、空き会議室情報として抽出する会議室情報抽出ステップと、
   前来訪者情報取得ステップで取得された前記来訪者情報、前記空き会議室情報、及び前記継続時間帯を示す情報を、前記来訪予定者情報、前記予定会議室情報、及び前記実施予定時間帯情報として含む新たな会議予定情報を前記会議予定記憶手段に記憶させることにより、前記参加会議を延長する会議延長ステップと、
   前記空き会議室情報、及び前記継続時間帯を示す情報を、前記会議室情報、及び前記使用予定時間帯情報として含む新たな会議室予定情報を前記会議室予定記憶手段に記憶させることにより、前記空き会議室を予約する会議室予約ステップとを備えたことを特徴とする受付方法。
10. 請求項１乃至８のいずれかに記載の受付装置の各種処理手段として受付装置に内蔵されたコンピュータを機能させることを特徴とする受付プログラム。

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