JP2018190414A - 会議室端末、会議室予約システム、質問調査方法及びプログラム - Google Patents
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Abstract
Description
から使用の開始を示す情報の入力を受け付け、質問調査部は、入力を受け付けた使用の開始を示す情報に対応する会議の内容について、質問調査を行うようにしてもよい。このように、使用開始の際にユーザの操作を求めるようにすると共に、これと併せて質問調査を行うようにすれば、ユーザから回答を得られ易くなる。
図1は、本実施形態に係るシステム全体の構成の一例を示す図である。本システムは、質問調査記録装置1と、建物2と、ネットワーク3と、グループウェアサーバ4(4A又は4B)とを含む。また、図1において実線の角丸長方形で囲われた構成要素は、建物2に設けられている。建物2は、会社等の組織が利用する建築物であり、LAN(Local Area Network)21と、ユーザ装置22(22A、22B、・・・)と、会議室23(23A、23B、・・・)と、会議室端末24(24A、24B、・・・)とを備えている。なお、破線の角丸長方形に示すグループウェアサーバ4は、建物2内に設置されるオンプレミスの形態(4A)であってもよいし、ネットワーク3に接続されクラウドサービスを提供する形態(4B)であってもよい。また、ユーザ装置22、会議室23、会議室端末24の数は特に限定されない。
21に接続されており、ユーザはユーザ装置22を介し、グループウェアが提供する会議室の予約機能等を利用することができる。なお、ユーザ装置22は、複数存在してもよい。
図2は、質問調査記録装置1、会議室端末24、及びグループウェアサーバ4の装置構成の一例を示す図である。なお、質問調査記録装置1、会議室端末24、及びグループウェアサーバ4は、一般的なコンピュータである。
る各処理を行う。図1の例では、プロセッサ14内に機能ブロックを示している。具体的には、プロセッサ14は、調査管理部141として機能する。調査管理部141は、会議室端末24を介してユーザから会議の内容に関する質問調査の回答を取得し、記憶装置12に蓄積する。以上のような構成要素が、バス15を介して接続されている。
3と、プロセッサ244と、バス245とを備えている。入出力I/F241は、例えばタッチパネル等のユーザインターフェースである。なお、出力I/Fとして、LED(Light Emitting Diode)やスピーカ等を備えていてもよい。記憶装置242は、RAMやROM等の主記憶装置及びHDDやSSD、フラッシュメモリ等の補助記憶装置である。主記憶装置は、プロセッサが読み出したプログラムを一時的に記憶したり、プロセッサの作業領域を確保したりする。補助記憶装置は、プロセッサが実行するプログラムを記憶したりする。通信I/F243は、例えば無線LANのアクセスポイントと通信を行うための通信モジュールであり、所定のプロトコルに基づき通信を行う。プロセッサ244は、CPU等の演算処理装置であり、プログラムを実行することにより本実施形態に係る各処理を行う。図2に示すように、プロセッサ244は、情報取得部2441、使用管理部2442、及び質問調査部2443として機能する。情報取得部2441は、会議室端末24が設置された会議室の予約に関する情報を、通信I/F243を介して取得し、記憶装置242に格納する。使用管理部2442は、ユーザの操作に基づいて、会議室端末24が設置された会議室の使用開始や使用終了といった状態の変更を示す情報を取得したり、入出力I/F241を介して予約時刻の接近や超過を通知したりする。質問調査部2443は、入出力I/F241を介して、例えばユーザが会議室23の使用を開始する旨の入力を行った場合、会議の内容に関する質問を表示すると共に回答の入力を受け付け、回答の内容を表す情報を記憶装置242に蓄積したり、通信I/F243を介して質問調査記録装置1に送信したりする。以上のような構成要素が、バス245を介して接続されている。
が図示を省略する。ユーザ装置22には、インターネットブラウザがインストールされており、ユーザは、インターネットブラウザを介してグループウェアの機能を利用するものとする。
図3は、グループウェアサーバ4が提供する会議室23の予約画面の一例を示す図である。ユーザが、例えばユーザ装置22にインストールされたインターネットブラウザを介してグループウェアサーバ4へアクセスすると、グループウェアサーバ4の予定管理部441は、図3に示すような予約画面を表示させるための情報を送信する。図3の画面は、会議室23の1つであるミーティングルーム701の、1週間の予約状況の一部を表している。ユーザは、所望の会議室に予約が入っていない時間帯を指定し、当該会議室を使用する期間を少なくとも入力することにより、会議室23を使用するための予約を行うことができる。予約に関する情報は、グループウェアサーバ4の記憶装置42に記憶される。
もよいし、その他のデータベース管理システムを採用してもよい。
図5は、本実施形態に係る質問調査方法の一例を示す処理フロー図である。ユーザ装置22は、ユーザの操作に基づいて、LAN21等のネットワークを介しグループウェアサーバ4へ、会議室を予約するための情報を送信する(図5:S1)。本ステップでは、図4に示した予約に関する情報の1つのレコードに相当する情報が、ユーザ装置22からグループウェアサーバ4へ送信される。
付けられた会議室の予約に関する情報を同期させる。例えば図4に示したミーティングルーム701の入口付近に設置された会議室端末24には、図4に示した予約識別情報が1〜5のように、対応する会議室23の予約情報が登録される。なお、会議室の予約に関する情報は、グループウェアサーバ4に保持されるものがオリジナルであり、会議室端末24の記憶装置242には一時的にコピーされる構成であってもよい。
図6に示すような画像が入出力I/F241に表示される。
る。なお、図8の画面において「入室」ボタンが押下された場合は、アラームの鳴動を停止する。
の画面においてユーザが回答した選択肢を示す情報が登録される。なお、図10のテーブルについても、テーブル設計や形式は特に限定されない。例えば本システムの導入者は、質問の内容に合わせてテーブルの構成を変更することができる。
。このようにすれば、後に予約が登録されていない範囲内において、ユーザは会議室23の使用を継続することができる。特に会議室23に設けられた会議室端末24から延長の登録をすることができるため、例えばユーザが自席に戻ってユーザ装置22から情報を更新するような手間はかからない。なお、使用管理部2442は、記憶装置242に保持している予約に関する情報においても、対応する予約を延長してもよい。
本実施形態によれば、図9に示した画面によって、会議室23を使用するユーザに対し会議の内容に関する質問調査を行うことができる。ここで、ユーザが少なくとも一部の質問に対して回答を入力しない限り会議室23を使用中である旨のステータス(図5:S15)に遷移しないようにすれば、本システムの導入者は所望の項目について確実に回答を得られるようになる。また、例えば予約した終了時刻通りに退室する場合にはユーザは会議室端末24の操作が必要ないところ、何らかの操作が必要になる入室時に質問調査を行うことにより、ユーザから確実に回答を得られるようになっている。また、本システムの導入者は、会議の目的及び会議の準備に関する質問を含む会議の内容に関する質問調査の結果を分析することにより、会議室の使用の実態を把握することができ、ひいては働き方を改善するための手掛かりとすることができる。
図13は、複数の会議室23と対応付けられた1つの会議室端末24の例を示す図である。本変形例では、1つのフロアに複数の会議室23が存在し、これらの会議室のステータスを、同一のフロアに設けられた1つの会議室端末24によって表示させる。図13の例は、ミーティングルーム701、ミーティングルーム702、及びミーティングルーム703のステータスとして「使用中」、「空室」、「入室待ち」がそれぞれ表示されてい
る。また、図6と同様に、ステータスが「空室」の会議室23については、「今すぐ使用」ボタンが表示され、図8と同様に、ステータスが「入室待ち」の会議室23については、「中止」ボタン及び「入室」ボタンが表示され、図11と同様に、ステータスが「使用中」の会議室23については、「延長」ボタン及び「退室」ボタンが表示される。そして、各ボタンが押下されると、対応する会議室23に関して図7に示した通り状態が遷移する。また、本変形例においても、図9に示した質問調査を行うものとする。また、図13の表示の右側には、会議室23に対して当日に登録されている予約を示す時間表が含まれる。本変形例によれば、会議室23ごとに1つの会議室端末24を設置しなくても、複数の会議室23の使用状態を管理することができるとともに、会議の内容に関する質問調査を実施することができる。
図14は、会議室からの退出時に質問調査を行う画面の一例を示す図である。また、図15は、本変形例に係る、会議室端末24が管理する会議室23の使用に関する状態の更新を説明するための状態遷移図である。本変形例においては、会議室の使用後に質問調査を行う。すなわち、図7のS15の「使用中」の状態を示す図11の画面において、「退室」ボタンが押下された後、図7のS11の「空室」の状態に遷移する前に、図14に示すような質問調査を行うための画面を、会議室端末24の質問調査部2443が入出力I/F241に表示させる(図15:S19)。図15のその他の状態は、図7の例と同様であるため、説明を省略する。
回答において、議題の事前共有や情報の事前共有が「あり」であった場合は、事前に共有された議題や情報についての評価等、事前に共有された議題や情報に関する質問を出力するようにしてもよい。また、図9に示した質問に対するユーザの回答において、会議室の用途が「顧客・ユーザとの打合せ」又は「仕入れ先・取引先との打合せ」である場合は、会議の評価に関する質問を表示しないようにしてもよい。会社等の組織の外部からの参加者の前で会議の評価を入力させるのは好ましくない場合もあるためである。
ユーザにアクセスを促すようにしてもよいし、ユーザがメッセージへの返信に回答を記載するようにしてもよい。回答を入力するためのウェブページは、ネットワーク3やLAN21に接続されるメールサーバ(図示せず)が、質問調査記録装置1の追跡調査部と連携して生成及び公開するようにしてもよいし、質問調査記録装置1がウェブサーバの機能を備え、追跡調査部がウェブページを生成及び公開するようにしてもよい。また、当該ウェブページも、例えば、図14、図16〜図18に示したような内容を表示するものとする。このようにすれば、ユーザが予約や即時の使用を開始する際に入力した使用終了時刻や使用時間どおりに退室するような場合であって、「退室」ボタンを押下しないようなときであっても、又は会議に組織外の参加者が存在するため退室時に質問調査を行わないような場合であっても、事後的に質問調査を行うことができるようになる。
議室の予約又は使用中に係る予定の内容を、会議室のあるフロアに出入りするユーザ全員には公にしたくない場合には非表示にすることができる。そして、例えば、会議室端末24の質問調査部2443は、会議室の予約又は使用中に係る予定の内容を会議室端末24に表示させるか否かに応じて、会議の評価に関する質問調査を退室時に行うか否か決定する。このようにすれば、例えば参加者に来客を含むような会議について、内容を非表示にすると共に、併せて退室時にも質問調査を非表示にすることができる。
本発明は、上述の処理を実行するコンピュータプログラム、及び当該プログラムを記録した、コンピュータ読み取り可能な記録媒体を含む。当該記録媒体をコンピュータに読み込ませ、記録されているプログラム実行させることにより、上述の処理が可能となる。
2 :建物
22 :ユーザ装置
23 :会議室
24 :会議室端末
3 :ネットワーク
4 :グループウェアサーバ
11、241、41:入出力I/F
12、242、42:記憶装置
13、243、43:通信I/F
14、244、44:プロセッサ
141 :調査管理部
2441:情報取得部
2442:使用管理部
2443:質問調査部
441 :予定管理部
15、245、45:バス
Claims (12)
- 情報を表示すると共にユーザの操作により入力を受け付ける入出力部と、
会議室の予約に関する情報を記憶する記憶部と、
前記記憶部が記憶する前記会議室の予約に関する情報を前記入出力部に表示させる使用管理部と、
表示された前記会議室の予約に関する情報によって予約された会議室において開催される会議の内容に関する質問調査を行う質問調査部と、
を備え、前記会議室が設けられたフロアに設置される会議室端末。 - 前記使用管理部は、前記入出力部に表示された前記会議室の予約に関する情報に対し、ユーザから使用の開始を示す情報の入力を受け付け、
前記質問調査部は、入力を受け付けた前記使用の開始を示す情報に対応する会議の内容について、前記質問調査を行う
請求項1に記載の会議室端末。 - 前記質問調査は、前記質問調査部が、会議室の用途、会議の目的又は会議の準備に関する質問を前記入出力部に表示させ、ユーザが入力する回答を取得することにより行われる
請求項1又は2に記載の会議室端末。 - 前記使用管理部は、前記会議室の使用中において、前記会議室が使用中である旨の情報を前記入出力部に表示させると共に、当該使用中である旨の情報に対し、ユーザから使用の終了を示す情報の入力を受け付け、
前記質問調査部は、入力を受け付けた前記使用の終了を示す情報に対応する会議の内容について、前記質問調査を行う
請求項1から3のいずれか一項に記載の会議室端末。 - 前記使用の終了を示す情報に対応する会議の内容についての前記質問調査は、前記質問調査部が、会議の評価に関する質問を前記入出力部に表示させ、ユーザが入力する回答を取得することにより行われる
請求項4に記載の会議室端末。 - 前記使用の終了を示す情報に対応する会議の内容についての前記質問調査は、対応する会議室の予約に関する情報、又は対応する会議室の用途、会議の目的若しくは会議の準備に関する質問に対するユーザの回答の少なくとも一部に応じて変更される
請求項3を引用する請求項4又は当該請求項4を引用する請求項5に記載の会議室端末。 - 請求項1から6のいずれか一項に記載の会議室端末を複数備え、複数の前記会議室端末はネットワークに接続され、前記会議室のあるフロアにおいて、会議室ごとに前記会議室端末が設置される
会議室予約システム。 - 前記ネットワークを介して前記会議室端末と接続され、前記会議室端末から前記質問調査の回答を取得し、取得した回答を蓄積する調査管理部を備える質問調査記録装置をさらに含む
請求項7に記載の会議室予約システム。 - 前記質問調査記録装置は、前記使用の終了を示す情報の入力がなされなかった会議に関し、会議室を使用したユーザの連絡先に、前記使用の終了を示す情報の入力がなされなか
った会議の内容の評価に関する質問調査を送信する追跡調査部をさらに備える
請求項4から6のいずれか一項を引用する請求項7、又は当該請求項7を引用する請求項8に記載の会議室予約システム。 - 前記ネットワークを介して前記会議室端末と接続され、前記会議室の予約に関する情報を記憶するグループウェアサーバをさらに含み、
前記会議室端末は、グループウェアサーバから前記会議室の予約に関する情報を取得し、前記記憶部に記憶させる情報取得部をさらに含む
請求項7から9のいずれか一項に記載の会議室予約システム。 - 会議室が設けられたフロアに設置され、情報を表示すると共にユーザの操作により入力を受け付ける入出力部と会議室の予約に関する情報を記憶する記憶部とを備える会議室端末が、
前記記憶部に記憶されている前記会議室の予約に関する情報を読み出すと共に前記入出力部に表示させ、
前記会議室の予約に関する情報によって予約された会議室において開催される会議の内容に関する質問調査を実行する
質問調査方法。 - 会議室が設けられたフロアに設置され、情報を表示すると共にユーザの操作により入力を受け付ける入出力部と、会議室の予約に関する情報を記憶する記憶部とを備える会議室端末に、
前記記憶部に記憶されている前記会議室の予約に関する情報を読み出すと共に前記入出力部に表示させ、
前記会議室の予約に関する情報によって予約された会議室において開催される会議の内容に関する質問調査を実行させる
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