JP7492342B2 - 会議室管理システム、会議室管理方法及びプログラム - Google Patents
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Description
(実施の形態1)
図1は、会議室管理システムの構成例を示す模式図である。本実施の形態では、会議室の利用予約を支援すると共に、会議室の利用履歴に基づき、その利用傾向を分析する会議室管理システムについて説明する。会議室管理システムは、サーバ1、会議室端末2、ユーザ端末3、グループウェアサーバ4、通信中継装置5、人感センサ6を含む。各装置は、インターネット等のネットワークNに通信接続されている。
制御部11は、一又は複数のCPU(Central Processing Unit)、MPU(Micro-Processing Unit)、GPU(Graphics Processing Unit)等の演算処理装置を有し、補助記憶部14に記憶されたプログラムP1を読み出して実行することにより、種々の情報処理、制御処理等を行う。主記憶部12は、SRAM(Static Random Access Memory)、DRAM(Dynamic Random Access Memory)、フラッシュメモリ等の一時記憶領域であり、制御部11が演算処理を実行するために必要なデータを一時的に記憶する。通信部13は、通信に関する処理を行うための通信モジュールであり、外部と情報の送受信を行う。
制御部31は、一又は複数のCPU、MPU等の演算処理装置を有し、補助記憶部36に記憶されたプログラムP2を読み出して実行することにより、種々の情報処理、制御処理等を行う。主記憶部32は、RAM等の一時記憶領域であり、制御部31が演算処理を実行するために必要なデータを一時的に記憶する。通信部33は、通信に関する処理を行うための通信モジュールであり、外部と情報の送受信を行う。表示部34は、液晶ディスプレイ等の表示画面であり、画像を表示する。入力部35は、メカニカルキー、マウス等の操作インターフェイスであり、ユーザから操作入力を受け付ける。
利用履歴DB141は、会議ID列、会議名列、会議室列、予約情報列、利用情報列を含む。会議ID列は、会議室において行われた各会議を識別するための会議IDを記憶している。会議名列、会議室列、予約情報列、及び利用情報列はそれぞれ、会議IDと対応付けて、会議名、利用された会議室名、会議室の予約時に入力された予約情報、及び会議室の入室時及び退室時に入力された情報を記憶している。予約情報列には、例えば会議の予約開始日時、予約終了日時、予約の登録を行ったユーザの氏名、その他の会議の参加者の氏名などが記憶されている。利用情報列には、例えば実際の会議室への入室日時(開始日時)、退室日時(終了日時)、会議の参加人数、会議の満足度などが記憶されている。
ユーザ端末3は、グループウェアサーバ4から会議室の予約スケジュールを取得し、表示する(ステップS11)。ユーザ端末3は、ユーザから会議室を予約するための予約情報の入力を受け付け、グループウェアサーバ4に出力する(ステップS12)。例えばユーザ端末3は、予約する会議室、会議の開始日時、終了日時、会議名、参加者等の入力を受け付ける。グループウェアサーバ4は、ユーザ端末3から予約情報を取得し、会議室の利用スケジュールを更新する(ステップS13)。また、会議室端末2は、グループウェアサーバ4と同期し、予約情報を取得する(ステップS14)。
ユーザ端末3は、ユーザからの操作入力に応じて、会議明細画面を表示するか否かを判定する(ステップS31)。会議室の利用明細を表示すると判定した場合(S31:YES)、ユーザ端末3は会議明細画面を表示し、会議の参加人数及び会議時間の区分の選択入力を受け付ける(ステップS32)。また、ユーザ端末3は、グループの選択入力を受け付ける(ステップS33)。ユーザ端末3は、ステップS32で選択された区分に参加人数及び会議時間が該当し、ステップS33で選択されたグループに所属するユーザが参加した会議を会議室の利用履歴から抽出し、各会議の会議名、会議時間、会議室名等を一覧で示す会議明細を表示する(ステップS34)。
本実施の形態では、会議室の設備機器の使用状況を監視し、会議室の利用傾向を分析する形態について述べる。なお、実施の形態1と重複する内容については同一の符号を付して説明を省略する。
図14は、実施の形態2に係る会議室管理システムの構成例を示す模式図である。本実施の形態では会議室に、設備機器として、TV会議システム7、プロジェクタ8、ディスプレイ9が設置されている。また、各設備機器を操作するためのタブレット端末10が用意され、TV会議システム7、プロジェクタ8、ディスプレイ9と、タブレット端末10とは、通信中継装置5を介して通信接続されている。
ユーザ端末3は、ユーザからの操作入力に応じて、設備分析画面を表示するか否かを判定する(ステップS201)。設備分析画面を表示しないと判定した場合(S201:NO)、ユーザ端末3は処理をステップS44に移行する。設備分析画面を表示すると判定した場合(S201:YES)、ユーザ端末3は使用履歴DB343を参照して、各会議室に設置された設備機器の使用率、使用時間等を、会議タイプ、会議時間及び参加人数の区分、ユーザの所属グループ等に応じて集計する(ステップS202)。ユーザ端末3は、集計結果を表示し(ステップS203)、処理をステップS44に移行する。
本実施の形態では、会議に要したコスト(費用)を分析する形態について説明する。
ユーザ端末3は、ユーザからの操作入力に応じて、費用分析画面を表示するか否かを判定する(ステップS301)。費用分析画面を表示しないと判定した場合(S301:NO)、ユーザ端末3は処理をステップS44に移行する。
本実施の形態では、会議室の利用傾向を分析した分析結果に基づき、ユーザが予約すべき会議室をリコメンドする形態について説明する。
図22は、実施の形態4に係るスケジュール画面の一例を示す説明図である。図22では、ユーザが会議の開始日時、終了日時、参加者等の予約情報を入力した場合に、予約すべき会議室がリコメンドされる様子を図示している。
ユーザ端末3は、会議室を予約するための予約情報の入力をユーザから受け付ける(ステップS401)。予約情報は、例えば会議の開始日時、終了日時、参加者等を含む。
本実施の形態では、オフィス改築時や移転時のように、オフィスレイアウトの変更が生じた場合を想定して、過去の会議室の利用傾向に基づき、既存の会議室の規模や数量を変更した変更案(第2会議室情報)をユーザに提示する形態について説明する。
ユーザ端末3は、会議室DB341から、現在の会議室の規模及び数量を示す会議室情報を読み出す(ステップS501)。例えばユーザ端末3は、会議室の規模を示す情報として、会議室の定員数、床面積等の情報を読み出す。
2 会議室端末
3 ユーザ端末
4 グループウェアサーバ
5 通信中継装置
6 人感センサ
7 TV会議システム
8 プロジェクタ
9 ディスプレイ
10 タブレット端末
Claims (14)
- 会議室に対応して設置された会議室端末と、情報処理装置とを備えた会議室管理システムであって、
前記会議室端末は、
前記会議室の予約内容を示す予約情報を取得する第1取得部と、
前記予約情報に基づき、前記会議室の利用状況を表示する表示部と、
前記会議室への入室時及び退室時に、少なくとも前記会議室の利用開始及び終了を示す情報の入力を受け付ける受付部とを備え、
前記情報処理装置は、
前記予約情報と、前記会議室端末に入力された情報とに基づく前記会議室の利用履歴を取得する第2取得部と、
前記利用履歴に基づき、前記会議室の利用傾向を分析する分析部と、
分析結果を出力する出力部とを備え、
前記第2取得部は、前記会議室で行われた各会議の参加人数及び会議時間を取得し、
前記分析部は、前記参加人数及び会議時間に応じて、前記各会議を複数の区分に分類し、
前記情報処理装置は、前記区分を選択する選択入力を受け付ける第2受付部を備え、
前記出力部は、選択された前記区分に属する前記会議の情報を一覧で示す会議明細を出力する
ことを特徴とする会議室管理システム。 - 前記第2取得部は、前記会議室で行われた各会議の参加人数を取得し、
前記分析部は、前記会議室の定員数に基づき、前記参加人数が適正であるか否かを判定する
ことを特徴とする請求項1に記載の会議室管理システム。 - 前記第2取得部は、前記会議室の予約時間、及び前記会議室での実際の会議時間を取得し、
前記分析部は、前記予約時間及び会議時間に基づき、前記会議室の予約が適正であるか否かを判定する
ことを特徴とする請求項1又は2に記載の会議室管理システム。 - 前記会議室の利用終了を示す情報の入力を受け付けた場合、前記表示部は、前記会議室で行われた会議に関するアンケートを表示し、
前記受付部は、前記アンケートに対する回答の入力を受け付け、
前記分析部は、前記回答を集計した集計データを生成する
ことを特徴とする請求項1~3のいずれか1項に記載の会議室管理システム。 - 前記受付部は、前記会議の満足度を問う前記アンケートに対し、前記満足度の入力を受け付け、
前記第2取得部は、前記会議の参加人数及び会議時間を取得し、
前記分析部は、前記参加人数又は会議時間に対する前記満足度の分布データを生成する
ことを特徴とする請求項4に記載の会議室管理システム。 - 前記情報処理装置は、前記会議室以外の第2スペースの利用有無を検知する検知部を備え、
前記第2取得部は、前記会議室で行われた会議の会議時間を取得し、
前記分析部は、前記会議時間と、前記第2スペースの利用時間とに基づき、前記会議室及び第2スペース夫々の稼働率を計算する
ことを特徴とする請求項1~5のいずれか1項に記載の会議室管理システム。 - 前記情報処理装置は、前記会議室に設置された設備機器の使用履歴を取得する第3取得部を備え、
前記分析部は、前記利用履歴及び使用履歴に基づいて前記会議室の利用傾向を分析する
ことを特徴とする請求項1~6のいずれか1項に記載の会議室管理システム。 - 前記第2取得部は、前記会議室で行われた会議の参加者及び会議時間を取得し、
前記分析部は、前記会議室の単位時間当たりの利用料と、前記参加者の単位時間当たりの人件費と、前記会議時間とに基づき、前記会議に要した費用を計算する
ことを特徴とする請求項1~7のいずれか1項に記載の会議室管理システム。 - 前記情報処理装置は、
前記会議室の予約時に前記予約情報の入力を受け付ける第2受付部と、
前記会議室の利用傾向の分析結果に基づき、前記予約情報に応じて、複数の前記会議室から予約すべき前記会議室を抽出する抽出部と、
抽出した前記会議室の情報を出力する第2出力部と
を備えることを特徴とする請求項1~8のいずれか1項に記載の会議室管理システム。 - 前記情報処理装置は、
前記会議室の規模及び数量を示す会議室情報を取得する第4取得部と、
前記会議室の利用傾向の分析結果に基づき、前記会議室の規模及び数量を変更した第2会議室情報を生成する生成部と
を備えることを特徴とする請求項1~9のいずれか1項に記載の会議室管理システム。 - 会議室に対応して設置された会議室端末と、情報処理装置とが処理を実行する会議室管理方法であって、
前記会議室端末が、
前記会議室の予約内容を示す予約情報を取得し、
前記予約情報に基づき、前記会議室の利用状況を表示部に表示し、
前記会議室への入室時及び退室時に、少なくとも前記会議室の利用開始及び終了を示す情報の入力を受け付ける処理を実行し、
前記情報処理装置が、
前記予約情報と、前記会議室端末に入力された情報とに基づく前記会議室の利用履歴を取得し、
前記利用履歴に基づき、前記会議室の利用傾向を分析し、
分析結果を出力し、
前記会議室で行われた各会議の参加人数及び会議時間を取得し、
前記参加人数及び会議時間に応じて、前記各会議を複数の区分に分類し、
選択された前記区分に属する前記会議の情報を一覧で示す会議明細を出力する
処理を実行することを特徴とする会議室管理方法。 - 会議室で行われた各会議を、会議の参加人数及び会議時間に応じて区分する複数の区分から何れかを選択する選択入力を受け付け、
前記会議に参加した参加者が所属するグループを選択する選択入力を受け付け、
選択された前記区分に前記参加人数及び会議時間が該当し、かつ、選択された前記グループに所属する前記参加者が参加した前記会議に対応する前記会議室の利用履歴を分析した分析結果を表示部に表示する
処理をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。 - 会議室に対応して設置された会議室端末と、情報処理装置とを備えた会議室管理システムであって、
前記会議室端末は、
前記会議室の予約内容を示す予約情報を取得する第1取得部と、
前記予約情報に基づき、前記会議室の利用状況を表示する表示部と、
前記会議室への入室時及び退室時に、少なくとも前記会議室の利用開始及び終了を示す情報の入力を受け付ける受付部とを備え、
前記情報処理装置は、
前記予約情報と、前記会議室端末に入力された情報とに基づく前記会議室の利用履歴を取得する第2取得部と、
前記利用履歴に基づき、前記会議室の利用傾向を分析する分析部と、
分析結果を出力する出力部と、
前記会議室以外の第2スペースの利用有無を検知する検知部とを備え、
前記第2取得部は、前記会議室で行われた会議の会議時間を取得し、
前記分析部は、前記会議時間と、前記第2スペースの利用時間とに基づき、前記会議室及び第2スペース夫々の稼働率を計算する
ことを特徴とする会議室管理システム。 - 会議室に対応して設置された会議室端末と、情報処理装置とを備えた会議室管理システムであって、
前記会議室端末は、
前記会議室の予約内容を示す予約情報を取得する第1取得部と、
前記予約情報に基づき、前記会議室の利用状況を表示する表示部と、
前記会議室への入室時及び退室時に、少なくとも前記会議室の利用開始及び終了を示す情報の入力を受け付ける受付部とを備え、
前記情報処理装置は、
前記予約情報と、前記会議室端末に入力された情報とに基づく前記会議室の利用履歴を取得する第2取得部と、
前記利用履歴に基づき、前記会議室の利用傾向を分析する分析部と、
分析結果を出力する出力部と、
前記会議室の予約時に前記予約情報の入力を受け付ける第2受付部と、
前記会議室の利用傾向の分析結果に基づき、前記予約情報に応じて、複数の前記会議室から予約すべき前記会議室を抽出する抽出部と、
抽出した前記会議室の情報を出力する第2出力部と
を備えることを特徴とする会議室管理システム。
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