JP7492342B2 - 会議室管理システム、会議室管理方法及びプログラム - Google Patents

Description

特許法第３０条第２項適用 平成３１年 ３月 ６日に、株式会社内田洋行のウェブサイト（ｈｔｔｐｓ：／／ｗｗｗ．ｕｃｈｉｄａ．ｃｏ．ｊｐ／ｃｏｍｐａｎｙ／ｎｅｗｓ／ｐｒｅｓｓ／１９０３０６．ｈｔｍｌ）にて公開 平成３１年 ４月２６日に、株式会社内田洋行のウェブサイト（ｈｔｔｐｓ：／／ｗｗｗ．ｕｃｈｉｄａ．ｃｏ．ｊｐ／ｉｔ／ｐｒｏｄｕｃｔｓ／ｋａｉｇｉｋａｉｚｅｎ／）にて公開 令和 １年１１月１３日に、ＵＣＨＩＤＡ ＦＡＩＲ ２０２０ ｉｎ ＴＯＫＹＯにて公開 令和 ２年 ２月２０日に、第１４回日本ファシリティマネジメント大会 ファシリティマネジメントフォーラム２０２０にて公開

本発明は、会議室管理システム、会議室管理方法及びプログラムに関する。

会議室の利用予約を支援する種々のシステムが提案されている。例えば特許文献１では、オフィスビルのフロアに在る各会議室に設けたルームモニタと、予約者端末とを備えたシステムであって、会議室の運用実績の分析レポートを予約者端末に表示し、会議室の予約情報の入力を受け付ける会議室有効運用支援システムが開示されている。

特開２０１３－２０３６８号公報

しかしながら、特許文献１に係る発明は簡易な分析レポートしか提示しておらず、十分な分析を行えていない。

一つの側面では、会議室を好適に利用することができると共に、会議室の利用傾向を把握することができる会議室管理システム等を提供することを目的とする。

一つの側面に係る会議室管理システムは、会議室に対応して設置された会議室端末と、情報処理装置とを備えた会議室管理システムであって、前記会議室端末は、前記会議室の予約内容を示す予約情報を取得する第１取得部と、前記予約情報に基づき、前記会議室の利用状況を表示する表示部と、前記会議室への入室時及び退室時に、少なくとも前記会議室の利用開始及び終了を示す情報の入力を受け付ける受付部とを備え、前記情報処理装置は、前記予約情報と、前記会議室端末に入力された情報とに基づく前記会議室の利用履歴を取得する第２取得部と、前記利用履歴に基づき、前記会議室の利用傾向を分析する分析部と、分析結果を出力する出力部とを備え、前記第２取得部は、前記会議室で行われた各会議の参加人数及び会議時間を取得し、前記分析部は、前記参加人数及び会議時間に応じて、前記各会議を複数の区分に分類し、前記情報処理装置は、前記区分を選択する選択入力を受け付ける第２受付部を備え、前記出力部は、選択された前記区分に属する前記会議の情報を一覧で示す会議明細を出力することを特徴とする。

一つの側面では、会議室を好適に利用することができると共に、会議室の利用傾向を把握することができる。

会議室管理システムの構成例を示す模式図である。 サーバの構成例を示すブロック図である。 ユーザ端末の構成例を示すブロック図である。 利用履歴ＤＢ、オープンスペースＤＢ、会議室ＤＢ、ユーザＤＢのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。 スケジュール画面の一例を示す説明図である。 会議室端末が表示する画面例を示す説明図である。 会議室端末が表示する画面例を示す説明図である。 会議明細画面の一例を示す説明図である。 適正分析画面の一例を示す説明図である。 回答集計画面の一例を示す説明図である。 稼働率表示画面の一例を示す説明図である。 会議室利用時の処理手順の一例を示すフローチャートである。 利用傾向分析処理の手順を示すフローチャートである。 実施の形態２に係る会議室管理システムの構成例を示す模式図である。 実施の形態２に係るユーザ端末の構成例を示すブロック図である。 実施の形態２に係る会議室ＤＢ、使用履歴ＤＢのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。 設備分析画面の一例を示す説明図である。 実施の形態２に係る利用傾向分析処理の手順を示すフローチャートである。 実施の形態３に係る会議室ＤＢ、ユーザＤＢのレコードレイアウトの一例を示す説明図である。 費用分析画面の一例を示す説明図である。 実施の形態３に係る利用傾向分析処理の手順を示すフローチャートである。 実施の形態４に係るスケジュール画面の一例を示す説明図である。 実施の形態４に係る会議室利用時の処理手順の一例を示すフローチャートである。 変更案表示画面の一例を示す説明図である。 実施の形態５に係る変更案生成処理の手順を示すフローチャートである。

以下、本発明をその実施の形態を示す図面に基づいて詳述する。
（実施の形態１）
図１は、会議室管理システムの構成例を示す模式図である。本実施の形態では、会議室の利用予約を支援すると共に、会議室の利用履歴に基づき、その利用傾向を分析する会議室管理システムについて説明する。会議室管理システムは、サーバ１、会議室端末２、ユーザ端末３、グループウェアサーバ４、通信中継装置５、人感センサ６を含む。各装置は、インターネット等のネットワークＮに通信接続されている。

サーバ１は、種々の情報処理、情報の送受信が可能な情報処理装置であり、会議室の利用履歴を管理するサーバコンピュータである。なお、サーバ１はパーソナルコンピュータであってもよい。サーバ１は、会議室端末２を通じて利用される会議室の利用履歴を管理する。

会議室端末２は、所定の施設（例えばオフィスビル）の会議室に対応して設置された専用端末であり、複数の会議室それぞれの出入口に設置されたタッチパネル型の表示装置である。会議室端末２は、会議室の利用状況（会議前、会議中、又は空室であるか等）を表示すると共に、会議室に入退室するユーザから情報の入力を受け付ける。詳しくは後述するように、会議室で会議を行うユーザから入室時に参加人数や会議タイプなどの入力を受け付けると共に、退室時に会議室で行った会議に関するアンケートを表示し、回答の入力を受け付ける。本実施の形態に係る会議室端末２として、特開２０１８－１９０４１４号公報に開示の会議室端末を適用することができる。

なお、会議室端末２は会議室内に設置されていてもよい。また、会議室端末２は各会議室と一対一で設置される必要はなく、例えば複数の会議室を設けたフロアに一台設置しておき、各会議室への入退室時に入力を受け付けるようにしてもよい。また、会議室は貸会議室などであってもよい。

ユーザ端末３は、会議室で会議を行うユーザの端末装置であり、例えばパーソナルコンピュータ、スマートフォン、タブレット端末等の情報処理装置である。例えばユーザはオフィスビルで働く従業員であり、後述するように、本システムではユーザ端末３から会議室の予約情報を受け付けて会議室を予約可能となっている。また、後述するように、ユーザ端末３は、サーバ１から会議室の利用履歴を取得し、会議室の利用傾向を分析して分析結果を表示する。

なお、例えば会議室を利用する従業員の端末と、会議室の利用傾向を確認する管理職や経営者の端末というように、会議室の予約を行うユーザ端末３と、会議室の利用傾向を分析するユーザ端末３とは別体であってもよい。また、会議室の利用傾向の分析結果は、パーソナルコンピュータ等のユーザ端末３ではなく、その他の表示端末（例えば会議室が在るフロアに設置されたサイネージ端末）に出力してもよい。

また、本実施の形態ではローカルのユーザ端末３が会議室の利用傾向を分析するものとするが、クラウド上のサーバ１で分析を行い、分析結果をユーザ端末３に出力してもよい。すなわち、会議室の利用傾向を分析する情報処理装置はユーザ端末３に限定されない。

グループウェアサーバ４は、所定のグループウェアサービスを提供するサーバコンピュータであり、例えば各ユーザ（従業員）のスケジュールを管理するスケジューラ機能を提供する。本実施の形態では、会議室端末２及びユーザ端末３はグループウェアサーバ４と連携しており、グループウェアサーバ４は、スケジューラ機能の一部として会議室の予約スケジュールを管理している。ユーザ端末３は、グループウェアサーバ４が提供するスケジューラ上で会議室の予約スケジュールを表示すると共に、会議室の予約登録を行う。会議室端末２は、グループウェアサーバ４から会議室の予約情報を取得し、当該予約情報に基づいて会議室の利用状況を表示する。

なお、本システムではグループウェアサーバ４とサーバ１とが別体であるものとして説明するが、両者を同一のサーバコンピュータとし、会議室の予約及び分析機能を一体のコンピュータで実現してもよい。

また、サーバ１は、通信中継装置５を介して人感センサ６に接続されている。人感センサ６は、例えば赤外線センサ、超音波センサなどであり、ユーザ（人間）の存在を検知するセンサである。本実施の形態で人感センサ６は、会議室以外の第２スペースに設置されており、ユーザによる第２スペースの利用有無を検知する。

第２スペースは、会議室以外のスペースであって、ユーザが会議その他の仕事を行う空間である。例えば第２スペースは、オープンスペース（パーテーションで区切られたブース）、フリーアドレスオフィス（任意のユーザが作業を行う自由席で、他の空間と区切られていないエリア）、ソロワークを行うブース、サテライトオフィス（会議室が設置されているオフィス以外の出先のオフィス）などである。第２スペースは、会議室と同じ施設（オフィス）内のスペースであってもよく、違う施設のスペースであってもよい。本実施の形態では、第２スペースがオープンスペースであるものとして説明する。

本実施の形態では、会議室だけでなく、人感センサ６によってオープンスペースの利用有無を検知し、オープンスペースの利用状況を管理する。

図２は、サーバ１の構成例を示すブロック図である。サーバ１は、制御部１１、主記憶部１２、通信部１３、及び補助記憶部１４を備える。
制御部１１は、一又は複数のＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＭＰＵ（Micro-Processing Unit）、ＧＰＵ（Graphics Processing Unit）等の演算処理装置を有し、補助記憶部１４に記憶されたプログラムＰ１を読み出して実行することにより、種々の情報処理、制御処理等を行う。主記憶部１２は、ＳＲＡＭ（Static Random Access Memory）、ＤＲＡＭ（Dynamic Random Access Memory）、フラッシュメモリ等の一時記憶領域であり、制御部１１が演算処理を実行するために必要なデータを一時的に記憶する。通信部１３は、通信に関する処理を行うための通信モジュールであり、外部と情報の送受信を行う。

補助記憶部１４は、大容量メモリ、ハードディスク等の不揮発性記憶領域であり、制御部１１が処理を実行するために必要なプログラムＰ１、その他のデータを記憶している。また、補助記憶部１４は、利用履歴ＤＢ１４１、オープンスペースＤＢ１４２を記憶している。利用履歴ＤＢ１４１は、会議室の利用履歴を格納するデータベースである。オープンスペースＤＢ１４２は、オープンスペースの利用履歴を格納するデータベースである。

なお、補助記憶部１４はサーバ１に接続された外部記憶装置であってもよい。また、サーバ１は複数のコンピュータからなるマルチコンピュータであっても良く、ソフトウェアによって仮想的に構築された仮想マシンであってもよい。

また、本実施の形態においてサーバ１は上記の構成に限られず、例えば操作入力を受け付ける入力部、画像を表示する表示部等を含んでもよい。また、サーバ１は、ＣＤ（Compact Disk）－ＲＯＭ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）－ＲＯＭ等の可搬型記憶媒体１ａを読み取る読取部を備え、可搬型記憶媒体１ａからプログラムＰ１を読み取って実行するようにしても良い。あるいはサーバ１は、半導体メモリ１ｂからプログラムＰ１を読み込んでも良い。

図３は、ユーザ端末３の構成例を示すブロック図である。ユーザ端末３は、制御部３１、主記憶部３２、通信部３３、表示部３４、入力部３５、及び補助記憶部３６を備える。
制御部３１は、一又は複数のＣＰＵ、ＭＰＵ等の演算処理装置を有し、補助記憶部３６に記憶されたプログラムＰ２を読み出して実行することにより、種々の情報処理、制御処理等を行う。主記憶部３２は、ＲＡＭ等の一時記憶領域であり、制御部３１が演算処理を実行するために必要なデータを一時的に記憶する。通信部３３は、通信に関する処理を行うための通信モジュールであり、外部と情報の送受信を行う。表示部３４は、液晶ディスプレイ等の表示画面であり、画像を表示する。入力部３５は、メカニカルキー、マウス等の操作インターフェイスであり、ユーザから操作入力を受け付ける。

補助記憶部３６は、大容量メモリ等の不揮発性記憶領域であり、制御部３１が処理を実行するために必要なプログラムＰ２、その他のデータを記憶している。また、補助記憶部３６は、会議室ＤＢ３４１、ユーザＤＢ３４２を記憶している。会議室ＤＢ３４１は、会議室の情報を格納するデータベースである。ユーザＤＢ３４２は、ユーザの情報を格納するデータベースである。

なお、ユーザ端末３は、ＣＤ－ＲＯＭ、ＤＶＤ－ＲＯＭ等の可搬型記憶媒体２ａを読み取る読取部を備え、可搬型記憶媒体２ａからプログラムＰ２を読み取って実行するようにしても良い。あるいはユーザ端末３は、半導体メモリ２ｂからプログラムＰ２を読み込んでも良い。

図４は、利用履歴ＤＢ１４１、オープンスペースＤＢ１４２、会議室ＤＢ３４１、ユーザＤＢ３４２のレコードレイアウトの一例を示す説明図である。
利用履歴ＤＢ１４１は、会議ＩＤ列、会議名列、会議室列、予約情報列、利用情報列を含む。会議ＩＤ列は、会議室において行われた各会議を識別するための会議ＩＤを記憶している。会議名列、会議室列、予約情報列、及び利用情報列はそれぞれ、会議ＩＤと対応付けて、会議名、利用された会議室名、会議室の予約時に入力された予約情報、及び会議室の入室時及び退室時に入力された情報を記憶している。予約情報列には、例えば会議の予約開始日時、予約終了日時、予約の登録を行ったユーザの氏名、その他の会議の参加者の氏名などが記憶されている。利用情報列には、例えば実際の会議室への入室日時（開始日時）、退室日時（終了日時）、会議の参加人数、会議の満足度などが記憶されている。

オープンスペースＤＢ１４２は、スペースＩＤ列、施設列、設置場所列、スペース名列、日時列、利用列を含む。スペースＩＤ列は、各オープンスペースを識別するためのスペースＩＤを記憶している。施設列、設置場所列、スペース名列、日時列、及び利用列はそれぞれ、スペースＩＤと対応付けて、オープンスペースが設置された施設、当該施設内のオープンスペースの設置場所、オープンスペースの名称、日時、当該日時に人感センサ６で検知されたオープンスペースの利用有無を記憶している。

会議室ＤＢ３４１は、会議室ＩＤ列、会議室名列、施設列、定員列を含む。会議室ＩＤ列は、各会議室の識別するための会議室ＩＤを記憶している。会議室名列、施設列、及び定員数列はそれぞれ、会議室ＩＤと対応付けて、会議室名、会議室が在る施設名、及び会議室の定員数を記憶している。

ユーザＤＢ３４２は、ユーザＩＤ列、ユーザ名列、所属列を含む。ユーザＩＤ列は、各ユーザを識別するためのユーザＩＤを記憶している。ユーザ名列、及び所属列はそれぞれ、ユーザＩＤと対応付けて、ユーザの氏名、及びユーザが所属するグループ（例えば会社名及び部署）を記憶している。

なお、本実施の形態では利用履歴ＤＢ１４１及びオープンスペースＤＢ１４２をサーバ１が記憶し、会議室ＤＢ３４１及びユーザＤＢ３４２をユーザ端末３が記憶しているものとするが、サーバ１又はユーザ端末３が全てのデータベースを一元的に記憶していてもよい。また、会議室の利用履歴を格納する利用履歴ＤＢ１４１と、オープンスペースの利用履歴を格納するオープンスペースＤＢ１４２とは、別々のサーバコンピュータが管理していてもよい。

図５は、スケジュール画面の一例を示す説明図である。図５では、グループウェアサーバ４が管理する会議室の予約スケジュールの表示画面例を図示している。以下では本実施の形態の概要を説明する。

上述の如く、グループウェアサーバ４は会議室端末２及びユーザ端末３と連携しており、会議室の予約スケジュールを管理している。例えばグループウェアサーバ４は、図５のスケジュール画面において、予約する会議室名、会議の開始日時、終了日時、参加者、会議名等の入力を受け付けることで、会議室の予約情報の入力を受け付ける。グループウェアサーバ４は、各ユーザ端末３から予約情報を受け付け、データベース（不図示）に記憶する。

会議室端末２はグループウェアサーバ４と同期し、ユーザ端末３から受け付けた予約情報を取得する。例えば会議室端末２は、グループウェアサーバ４が提供するＡＰＩ（Application Programmable Interface）を利用して同期を行う。会議室端末２は、自装置に対応する会議室の予約情報をグループウェアサーバ４から取得し、ローカルストレージに記憶する。

会議室端末２は、グループウェアサーバ４から取得した予約情報と、会議室への入室時及び退室時にユーザから入力される情報に基づき、現在の会議室の利用状況を表示する。例えば会議室端末２は、事前に予約された会議の開始前であるか、会議中であるか、予約が入っていない空室状態であるかなどを表示する。各ユーザは会議室端末２の表示を確認して会議室を利用し、入室時及び退室時にそれぞれ、以下のように画面操作を行って情報を入力する。

図６及び図７は、会議室端末２が表示する画面例を示す説明図である。図６では、会議開始前の画面例を図示している。図７では、会議中及び会議終了後の画面例を図示している。

図６Ａに示すように、会議室端末２は、予約情報が示す会議の開始時刻から一定時間前になった場合、会議室の利用状況を「入室待ち」として表示する。また、会議室端末２は、開始日時までの残り時間、会議名、会議の参加者等を表示する。その他、会議室端末２は一日の会議室の予約スケジュールを表示する。

また、会議室端末２は、会議を中止する旨の操作入力を受け付けるための中止ボタン５１、会議室に入室する旨の操作入力を受け付けるための入室ボタン５２を表示する。中止ボタン５１が操作された場合、会議室の予約がキャンセルされる。この場合、会議室のステータスが「入室待ち」から「空室」（不図示）に変更されると共に、グループウェアサーバ４は会議室端末２と同期し、各ユーザと共有する会議室の予約スケジュールから、対応する会議室の予約情報を消去する。

入室ボタン５２への操作入力を受け付けた場合、会議室端末２は、図６Ｂの画面に遷移する。会議室端末２は、これから行う会議の参加人数を入力するためのテンキーボタン、及び会議に関する質問を表示する。会議室に入室するユーザは、テンキーボタンへの操作で、実際に会議に参加する人数を入力する。

図６Ｂで表示する質問は、例えば社外参加者の有無、及び会議タイプを問う質問である。なお、質問はこれから行う会議に関するアンケートであればよく、例えば会議室の用途、議題、その他の情報について質問を行い、入力を受け付けてもよい。

会議室端末２は入室時に、上記の質問に対する回答の入力を受け付ける。例えば図６Ｂに示すように、会議室端末２は各質問に対する回答の選択肢を表示し、ラジオボタンによって回答の入力を受け付ける。

参加人数及び質問への回答の入力が完了した場合、会議室端末２は図７Ａの画面に遷移し、会議室の利用状況を「入室待ち」から「使用中」に変更する。また、会議室端末２は、会議終了までの残り時間、会議名等を表示する。また、入室前と同様、一日の予約スケジュールを継続して表示する。

また、会議室端末２は、会議時間の延長する旨の操作入力を受け付けるための延長ボタン６１、会議室から退室する旨の操作入力を受け付けるための退室ボタン６２を表示する。延長ボタン６１への操作入力を受け付けた場合、会議室端末２は不図示の画面に遷移し、延長時間の入力を受け付ける。入力された延長時間はグループウェアサーバ４と同期され、各ユーザと共有する会議室の予約スケジュールが更新される。

退室ボタン６２への操作入力を受け付けた場合、会議室端末２は、図７Ｂの画面に遷移する。この場合、会議室端末２は、入室時とは別の質問を表示する。具体的には、会議室端末２は、会議の満足度を問う質問と、満足度を４段階で表すオブジェクト６３を表示する。会議室端末２は、オブジェクト６３への操作入力を受け付けることで、会議の満足度の入力を受け付ける。

なお、満足度は３段階以下で表現されてもよく、５段階以上で表現されてもよい。また、任意の数値（例えば０～１００点）を入力させるなどしてもよい。

満足度の入力を完了後、会議室端末２は、次の会議の開始時刻から一定時間以内である場合は会議室のステータスを「開始前」に、一定時間以内でない場合は「空室」に更新する。

なお、上記では特段説明しなかったが、「空室」の場合は各ユーザが自由に会議室を利用することができる。この場合、会議室端末２は図６Ａと同様の入室ボタン５２を表示しておき、入室ボタン５２への操作入力を受け付けた場合、会議の参加人数や会議時間の入力を受け付ける。入力された情報はグループウェアサーバ４と同期され、ユーザは会議室を即時に利用することができる。

また、「入室待ち」の状態で会議の開始時刻から一定時間が経過した場合、会議室の予約が自動的にキャンセルされる。この場合、会議室の利用状況が「入室待ち」から「空室」に変更され、各ユーザが自由に利用することができる。また、会議室の利用状況はグループウェアサーバ４と同期され、スケジュール画面で表示される会議室の予約スケジュールから予約情報が削除される。

上述の如く、会議室端末２はグループウェアサーバ４を介して会議室の予約を受け付けると共に、会議室への入室時及び退室時にそれぞれ操作入力を受け付ける。予約時に入力された情報、及び入退室時に入力された情報は、会議室の利用履歴をサーバ１が利用履歴ＤＢ１４１に記憶する。本実施の形態でユーザ端末３は、サーバ１から会議室の利用履歴を取得し、当該利用履歴に基づいて会議室の利用傾向を分析し、分析結果を表示する。

なお、上記では会議室への入室時及び退室時に参加人数や質問への回答などの入力を受け付けたが、入室ボタン５２及び退室ボタン６２への操作入力を受け付けるのみで、その他の情報は入力しないものとしてもよい。すなわち、会議室端末２では、少なくとも会議室の利用開始及び終了を示す情報の入力を受け付け、実際の会議の開始日時及び終了日時を記録することができればよく、その他の情報の入力は必須ではない。

図８～図１１は、会議室の利用傾向の分析例を示す説明図である。サーバ１は、定期的に会議室端末２と同期し、予約情報と、入室時及び退室時に入力された情報を取得して、利用履歴として利用履歴ＤＢ１４１に記憶する。なお、各情報はグループウェアサーバ４から取得してもよい。ユーザ端末３は、利用履歴ＤＢ１４１に記憶されている会議室の利用履歴をサーバ１から取得し、会議室の利用履歴を分析して、分析結果を図８～図１１の画面で表示（出力）する。

図８は、会議明細画面の一例を示す説明図である。図８では、各会議室で行われた会議から、参加人数、会議時間等に応じて特定の会議を抽出し、抽出した会議の情報を会議明細として一覧表示する画面例を図示している。

例えばユーザ端末３は、会議明細画面において、抽出対象とする会議を、参加人数及び会議時間に応じて区分するための区分選択欄７１を表示する。例えばユーザ端末３は、会議の参加人数が一定人数（８人）以上であるか否か、及び会議時間が一定時間（６０分間）以上であるか否かに応じて、４種類の区分を表示する。ユーザ端末３は、４種類の区分の何れかを選択する選択入力を受け付ける。なお、図８では「８人以上６０分未満」が選択された様子をハッチングで図示している。

また、ユーザ端末３はさらに、抽出対象とする会議を、その会議に参加したユーザ（例えば予約情報を入力した登録者）が所属するグループに応じて選択するためのグループ選択欄７２を表示する。グループは、例えばユーザが所属する部署、会社等であるが、そのグループ単位は特に限定されない。グループ選択欄７２には、例えば会議時間の合計値、平均値、中央値等がグループ毎に表示される。ユーザ端末３は、グループ選択欄７２に表示された各グループから、何れかを選択する選択入力を受け付ける。

ユーザ端末３は、区分選択欄７１及びグループ選択欄７２での選択入力に応じて、会議明細に表示する会議を抽出する。なお、会議の絞り込みは区分選択欄７１のみで行ってもよく、グループ選択欄７２のみで行ってもよい。また、区分及びグループのほかに、会議室名などをキーに絞り込みを可能としてもよい。

ユーザ端末３は、区分選択欄７１及びグループ選択欄７２で選択された区分及びグループに該当する会議を、会議室の利用履歴から抽出する。すなわち、ユーザ端末３は、選択された区分に参加人数及び会議時間が該当し、かつ、選択されたグループに所属するユーザが参加した会議を抽出する。

ユーザ端末３は、抽出した各会議の情報を、会議明細として明細欄７３に表示する。会議明細は、会議名、会議時間、利用した会議室名、グループ、予約者（登録者）の氏名等を含む。なお、これらの情報以外に、例えば会議の参加人数なども表示してもよい。

ユーザは明細欄７３を参照することで、会議室の利用が適正に行われているか検討することができる。例えば図８では、各会議の会議名が「請求書発送」となっており、比較的長時間かつ大人数で会議室を利用したケースで、会議室が本来の趣旨から外れた用途で利用されていることがわかる。この場合、対応するグループ（部署）には会議室の利用を抑えさせるなど、適切な措置を講じることができる。

図９は、適正分析画面の一例を示す説明図である。図９では、会議室の定員数及び予約時間と、実際に会議室が利用された際の参加人数及び会議時間とを比較し、参加人数及び会議時間が適正であったか否かを分析した分析例を図示している。

ユーザ端末３は、各会議の参加人数と、各会議で利用された会議室の定員数とを比較し、参加人数が適正であるか否かを判定する。例えばユーザ端末３は、定員数を上限値とし、定員数に１．０未満の係数を乗算した値を下限値として、会議室に応じた参加人数の適正範囲を設定する。そしてユーザ端末３は、各会議の参加人数を、その会議が行われた会議室の適正範囲と比較し、上限値を超過するか、適正範囲内であるか、又は下限値未満であるかに応じて３パターンに分類する。これによりユーザ端末３は、参加人数が過多の会議であったか、適正な会議であったか、又は過少な会議であったか分析する。

ユーザ端末３は、分析結果を参加人数分布８１として表示する。具体的には、ユーザ端末３は、横軸を定員数とし、縦軸を参加人数及び定員数の差分として、会議の参加人数及び会議室の定員数に基づき各会議をプロットした分布図を生成する。そしてユーザ端末３は、各会議に対応するプロットを、上記の分類結果に応じて異なる表示態様（例えば異なる表示色）で表示する。なお、図９では図示の便宜上、表示態様の違いをプロットの種類で表現している。

また、ユーザ端末３は、各会議の実際の会議時間と、会議室予約時に入力された予約時間とを比較し、会議室の予約が適正であったか否かを判定する。例えばユーザ端末３は、参加人数の分析時と同様に、予約時間を上限値とし、予約時間に１．０未満の係数を乗算した値を下限値として、予約時間に対する会議時間の適正範囲を設定する。そしてユーザ端末３は、会議時間が上限値を超過するか、適正範囲内であるか、又は下限値未満であるかに応じて３パターンに分類する。

ユーザ端末３は、分析結果を会議時間分布８２として表示する。具体的には、ユーザ端末３は、横軸を予約時間とし、縦軸を会議時間として、予約時間及び会議時間に基づき各会議をプロットした分布図を生成する。そしてユーザ端末３は、各会議に対応するプロットを分類結果に応じて異なる表示態様で表示する。

また、ユーザ端末３は、参加人数分布８１及び会議時間分布８２それぞれの下部に、各パターンに対応する会議の回数及び割合を表示し、ユーザに提示する。ユーザは適正分析画面を参照して、会議室が適切に利用されているか、容易に把握することができる。

なお、上記では３パターンに分類したが、例えば適正範囲内であるか否かの２パターンで分類してもよく、さらに細分化して４パターン以上に分類してもよい。

図１０は、回答集計画面の一例を示す説明図である。図１０では、会議室端末２で表示した質問に対し、ユーザから入力された回答を集計した集計データの表示例を図示している。

本実施の形態では、退室時に入力された会議の満足度を集計し、ユーザに提示する。回答集計画面は、満足度表示欄９１、会議タイプ別満足度欄９２、区分別満足度欄９３、グループ別満足度欄９４を含む。ユーザ端末３は、各会議の満足度を所定の基準別に集計し、集計結果を各表示欄に表示する。

具体的には、ユーザ端末３は、全ての会議の満足度を集計し、４段階で表現される各満足度の割合を集計して満足度表示欄９１に集計結果を表示する。また、ユーザ端末３は、入室時に入力された会議タイプ別に、４段階の各満足度の回答数を集計し、集計結果を会議タイプ別満足度欄９２に表示する。

また、ユーザ端末３は、会議時間及び参加人数に応じて満足度を集計し、ユーザ端末３に集計結果を表示する。具体的には、ユーザ端末３は会議明細画面と同様に会議時間及び参加人数に応じて会議を区分し、４段階の各満足度の回答数を集計して、区分別の集計結果を区分別満足度欄９３に表示する。これにより、会議の人数や時間はどの程度の規模が適切であるか、容易に把握することができる。

また、ユーザ端末３は、会議に参加したユーザが所属するグループ別に、４段階の各満足度の回答数及び割合を集計し、グループ別の集計結果をグループ別満足度欄９４に表示する。

上述の如く、ユーザ端末３は、会議の成果を端的に表す満足度を各種基準で集計し、回答集計画面に表示する。ユーザは集計結果を参照して、会議時間、参加人数等と満足度との相関を容易に把握することができる。

図１１は、稼働率表示画面の一例を示す説明図である。図１１では、会議室及びオープンスペースの稼働率を表示する画面例を図示している。

上述の如く、サーバ１は、入室時及び退室時に会議室端末２で入力を受け付けることで、個々の会議の会議時間を管理している。また、サーバ１は、通信中継装置５を介して人感センサ６に接続され、オープンスペースの利用時間（会議時間）を管理している。ユーザ端末３は、会議室及びオープンスペース（図１１では「ブース」と記載）それぞれについて、総会議時間を総業務時間で除算した稼働率を計算し、稼働率表示画面に表示する。

具体的には、ユーザ端末３は、全ての会議室の稼働率、及び全てのオープンスペースの稼働率を計算し、会議室稼働率欄１０１、オープンスペース稼働率欄１０２にそれぞれ表示する。また、ユーザ端末３は、個々の会議室別、及び個々のオープンスペース別に稼働率を計算し、会議室別稼働率欄１０３、オープンスペース別稼働率欄１０４にそれぞれ表示する。

上述の如く、ユーザ端末３は、会議室と、会議室以外のオープンスペースとの稼働率をそれぞれ計算し、稼働率表示画面に表示する。ユーザは稼働率表示画面を参照して、会議室とオープンスペースとのいずれを優先して利用すべきか把握することができる。例えば図１１では、オープンスペースの稼働率が会議室の稼働率よりも低くなっており、オープンスペースを優先的に利用すべきことがわかる。

以上より、本実施の形態によれば、会議室端末２を設置することで会議室の利用を支援しつつ、同時に会議室の利用履歴を分析し、利用傾向を把握することができる。

図１２は、会議室利用時の処理手順の一例を示すフローチャートである。図１２に基づき、会議室利用時に実行される処理内容について説明する。
ユーザ端末３は、グループウェアサーバ４から会議室の予約スケジュールを取得し、表示する（ステップＳ１１）。ユーザ端末３は、ユーザから会議室を予約するための予約情報の入力を受け付け、グループウェアサーバ４に出力する（ステップＳ１２）。例えばユーザ端末３は、予約する会議室、会議の開始日時、終了日時、会議名、参加者等の入力を受け付ける。グループウェアサーバ４は、ユーザ端末３から予約情報を取得し、会議室の利用スケジュールを更新する（ステップＳ１３）。また、会議室端末２は、グループウェアサーバ４と同期し、予約情報を取得する（ステップＳ１４）。

会議室端末２は、グループウェアサーバ４から取得する予約情報に基づき、会議室の利用状況を表示する（ステップＳ１５）。具体的には上述の如く、会議室端末２は、会議開始前であることを示す「入室前」、会議中であることを示す「使用中」、空室状態であることを示す「空室」などを表示する。

会議室端末２は、会議室への入室時又は退室時の情報の入力を受け付けたか否かを判定する（ステップＳ１６）。入力を受け付けていないと判定した場合（Ｓ１６：ＮＯ）、会議室端末２は処理を待機する。入力を受け付けたと判定した場合（Ｓ１６：ＹＥＳ）、会議室端末２は、入力された情報に応じて会議室の利用状況を更新する（ステップＳ１７）。具体的には、会議室端末２は、入室時には会議室の利用開始、会議の参加人数、会議タイプ等の入力を受け付け、退室時には会議室の利用終了、満足度等の入力を受け付ける。入室時の入力を受け付けた場合、会議室端末２は利用状況を「使用中」に更新する。退室時の入力を受け付けた場合、会議室端末２は利用状況を「空室」又は次の会議の「入室前」に更新する。会議室端末２は、更新された利用状況を表示する（ステップＳ１８）。また、グループウェアサーバ４は会議室端末２と同期し、会議室の予約スケジュールを更新する（ステップＳ１９）。

サーバ１は、会議室の予約情報、及び入退室時に入力された情報を取得し、利用履歴として利用履歴ＤＢ１４１に記憶し（ステップＳ２０）、一連の処理を終了する。

図１３は、利用傾向分析処理の手順を示すフローチャートである。図１３に基づき、会議室の利用傾向を分析する際の処理内容について説明する。なお、説明の便宜上、ユーザ端末３は利用履歴ＤＢ１４１に記憶されている会議室の利用履歴をサーバ１から取得済みであるものとして説明する。
ユーザ端末３は、ユーザからの操作入力に応じて、会議明細画面を表示するか否かを判定する（ステップＳ３１）。会議室の利用明細を表示すると判定した場合（Ｓ３１：ＹＥＳ）、ユーザ端末３は会議明細画面を表示し、会議の参加人数及び会議時間の区分の選択入力を受け付ける（ステップＳ３２）。また、ユーザ端末３は、グループの選択入力を受け付ける（ステップＳ３３）。ユーザ端末３は、ステップＳ３２で選択された区分に参加人数及び会議時間が該当し、ステップＳ３３で選択されたグループに所属するユーザが参加した会議を会議室の利用履歴から抽出し、各会議の会議名、会議時間、会議室名等を一覧で示す会議明細を表示する（ステップＳ３４）。

会議明細画面を表示しないと判定した場合（Ｓ３１：ＮＯ）、ユーザ端末３は、適正分析画面を表示するか否かを判定する（ステップＳ３５）。適正分析画面を表示すると判定した場合（Ｓ３５：ＹＥＳ）、ユーザ端末３は、会議室の定員数、及び会議室予約時の予約時間に基づき、各会議の参加人数及び会議時間が適正であるか否かを判定する（ステップＳ３６）。具体的には上述の如く、ユーザ端末３は定員数及び予約時間に基づいて参加人数及び会議時間の適正範囲をそれぞれ設定し、適正範囲の上限値を超過するか、適正範囲内であるか、又は適正範囲の下限値未満であるかに応じて各会議を分類する。ユーザ端末３は、ステップＳ３６の判定結果を示す適正分析画面を表示する（ステップＳ３７）。具体的には上述の如く、定員数及び参加人数に応じて各会議をプロットした分布図であって、上記の分類結果に応じて異なる表示態様で各会議を示す参加人数分布８１を表示する。また、予約時間及び会議時間に応じて各会議をプロットした分布図であって、分類結果に応じて異なる表示態様で各会議を示す会議時間分布８２を表示する。

適正分析画面を表示しないと判定した場合（Ｓ３５：ＮＯ）、ユーザ端末３は、回答集計画面を表示するか否かを判定する（ステップＳ３８）。回答集計画面を表示すると判定した場合（Ｓ３８：ＹＥＳ）、ユーザ端末３は、会議室端末２に入力された各会議の満足度を、会議の参加人数、会議人数、会議タイプ、ユーザの所属グループ等に応じて集計する（ステップＳ３９）。ユーザ端末３は、満足度を集計した集計結果を示す回答集計画面を表示する（ステップＳ４０）。

回答集計画面を表示しないと判定した場合（Ｓ３８：ＮＯ）、ユーザ端末３は、稼働率表示画面を表示するか否かを判定する（ステップＳ４１）。稼働率表示画面を表示すると判定した場合（Ｓ４１：ＹＥＳ）、ユーザ端末３、各会議室の会議時間、及び人感センサ６で検知した各オープンスペース（第２スペース）の利用時間に基づき、会議室及びオープンスペースの稼働率をそれぞれ計算する（ステップＳ４２）。ユーザ端末３は、計算した稼働率を示す稼働率表示画面を表示する（ステップＳ４３）。

ステップＳ３４、Ｓ３７、Ｓ４０、若しくはＳ４３の処理を実行後、又はステップＳ４１でＮＯの場合、ユーザ端末３は、一連の分析結果の表示を終了するか否かを判定する（ステップＳ４４）。表示を終了しないと判定した場合（Ｓ４４：ＮＯ）、ユーザ端末３は処理をステップＳ３１に戻す。表示を終了すると判定した場合（Ｓ４４：ＹＥＳ）、ユーザ端末３は一連の処理を終了する。

また、上記では会議明細の表示時のみ参加人数及び会議時間の区分、及びユーザの所属グループに応じた絞り込みを行ったが、本実施の形態はこれに限定されない。適正分析画面、回答集計画面、及び稼働率表示画面でも同様に、区分及びグループの選択入力を受け付け、選択された区分及びグループに対応する利用履歴に絞り込んで分析を行い、分析結果を表示してもよい。すなわち、ユーザ端末３は、会議の参加人数及び会議時間の区分と、会議に参加したユーザ（参加者）が所属するグループとの選択入力を受け付け、選択された区分に参加人数及び会議時間が該当し、かつ、選択されたグループのユーザが参加した会議に対応する会議室の利用履歴を分析した分析結果を表示可能であればよい。

以上より、本実施の形態１によれば、会議室を好適に利用することができると共に、会議室の利用傾向の把握することができる。

また、本実施の形態１によれば、会議の参加人数及び会議時間に応じて各会議を区分し、選択された区分の会議明細を提示することで、参加人数や会議時間に応じた会議の利用傾向を容易に把握することができる。

また、本実施の形態１によれば、会議室の参加人数や会議時間が適正であるか否かを判定することで、会議室が適切に利用されているか、ユーザに提示することができる。

また、本実施の形態１によれば、会議時間、参加人数等と満足度との相関を容易に把握することができる。

また、本実施の形態１によれば、会議室及びオープンスペースの稼働率を提示することで、何れの会議スペースを利用すべきか、容易に把握することができる。

（実施の形態２）
本実施の形態では、会議室の設備機器の使用状況を監視し、会議室の利用傾向を分析する形態について述べる。なお、実施の形態１と重複する内容については同一の符号を付して説明を省略する。
図１４は、実施の形態２に係る会議室管理システムの構成例を示す模式図である。本実施の形態では会議室に、設備機器として、ＴＶ会議システム７、プロジェクタ８、ディスプレイ９が設置されている。また、各設備機器を操作するためのタブレット端末１０が用意され、ＴＶ会議システム７、プロジェクタ８、ディスプレイ９と、タブレット端末１０とは、通信中継装置５を介して通信接続されている。

本実施の形態では、ＴＶ会議システム７等の設備機器は、タブレット端末１０での操作に応じて動作する。具体的には、タブレット端末１０においてセッティングを行うことができ、電源の投入、音声や画像の入力の切換、他拠点とのＴＶ会議の接続等を行う。なお、ＴＶ会議システム７、プロジェクタ８、ディスプレイ９は設備機器の一例であり、その他の電子機器であってもよい。

ユーザ端末３は、通信中継装置５を介して各設備機器の使用状況を取得し、データベースに使用履歴を記憶する。なお、設備機器の使用履歴はサーバ１が記録し、ユーザ端末３に出力するようにしてもよい。ユーザ端末３は、設備機器の使用履歴に基づき、会議室の利用傾向を分析する。

図１５は、実施の形態２に係るユーザ端末３の構成例を示すブロック図である。本実施の形態に係るユーザ端末３の補助記憶部３６は、使用履歴ＤＢ３４３を記憶している。使用履歴ＤＢ３４３は、設備機器の使用履歴を格納するデータベースである。

図１６は、実施の形態２に係る会議室ＤＢ３４１、使用履歴ＤＢ３４３のレコードレイアウトの一例を示す説明図である。本実施の形態に係る会議室ＤＢ３４１は、設備列を含む。設備列は、会議室の設備情報を記憶している。設備列には、上述の設備機器の有無等のほか、例えば会議室の床面積、テーブル数、イス数などが記憶されている。

使用履歴ＤＢ３４３は、会議室ＩＤ列、使用履歴列を含む。会議室ＩＤ列は、各会議室を識別するための会議室ＩＤを記憶している。使用履歴列は、会議室ＩＤと対応付けて、設備機器の使用履歴を記憶している。例えば使用履歴列には、日時と対応付けて、各設備機器の電源のオン／オフが記憶されている。なお、電源のオン／オフだけでなく、例えばＴＶ会議システム７であれば接続先である他拠点など、より詳細な使用履歴を記憶していてもよい。

図１７は、設備分析画面の一例を示す説明図である。図１７では、会議室の設備機器の利用傾向を分析した画面例を図示している。図１７に基づき、本実施の形態の概要を説明する。

設備分析画面は、使用率表示欄１６１、会議タイプ別使用回数欄１６２、区分別使用率欄１６３、グループ別集計欄１６４を含む。ユーザ端末３は、ＴＶ会議システム７、プロジェクタ８、及びディスプレイ９の各設備機器について、使用時間を会議時間で除算した使用率を所定の基準別に集計し、集計結果を表示する。

具体的には、ユーザ端末３は、全ての会議室の設備機器について、ＴＶ会議システム７、プロジェクタ８、及びディスプレイ９別に使用率を計算し、設備機器別の使用率を使用率表示欄１６１に表示する。また、ユーザ端末３は、会議タイプ別に、各タイプの会議における設備機器の使用回数を計算し、会議タイプ別かつ設備機器別の使用回数を会議タイプ別使用回数欄１６２に表示する。また、ユーザ端末３は、会議明細画面と同様に、各会議を会議時間及び参加人数で区分し、区分別かつ設備機器別に使用率を計算して区分別使用率欄１６３に表示する。また、ユーザ端末３は、会議に参加したユーザが所属するグループ別に各設備機器の使用時間及び使用率を集計し、グループ別かつ設備機器別の使用時間及び使用率をグループ別集計欄１６４に表示する。

なお、上記の集計方法は一例であって、例えばユーザ端末３は、会議タイプ、会議時間、参加人数等以外に、例えば社外の参加者の有無、満足度等に応じて使用時間や使用率を集計してもよい。

図１８は、実施の形態２に係る利用傾向分析処理の手順を示すフローチャートである。稼働率表示画面を表示しないと判定した場合（Ｓ４１：ＮＯ）、ユーザ端末３は以下の処理を実行する。
ユーザ端末３は、ユーザからの操作入力に応じて、設備分析画面を表示するか否かを判定する（ステップＳ２０１）。設備分析画面を表示しないと判定した場合（Ｓ２０１：ＮＯ）、ユーザ端末３は処理をステップＳ４４に移行する。設備分析画面を表示すると判定した場合（Ｓ２０１：ＹＥＳ）、ユーザ端末３は使用履歴ＤＢ３４３を参照して、各会議室に設置された設備機器の使用率、使用時間等を、会議タイプ、会議時間及び参加人数の区分、ユーザの所属グループ等に応じて集計する（ステップＳ２０２）。ユーザ端末３は、集計結果を表示し（ステップＳ２０３）、処理をステップＳ４４に移行する。

以上より、本実施の形態２によれば、会議室の設備情報に応じてその利用傾向を分析することができる。特に本実施の形態ではＴＶ会議システム７等の各設備機器の使用時間や使用率をユーザに提示することができ、設備機器の稼働状況や必要性を容易に把握することができる。

（実施の形態３）
本実施の形態では、会議に要したコスト（費用）を分析する形態について説明する。

図１９は、実施の形態３に係る会議室ＤＢ３４１、ユーザＤＢ３４２のレコードレイアウトの一例を示す説明図である。本実施の形態に係る会議室ＤＢ３４１は、利用料列を含む。利用料列は、各会議室の単位時間当たりの利用料を記憶している。

本実施の形態に係るユーザＤＢ３４２は、人件費列を含む。人件費列は、各ユーザの単位時間当たりの人件費を記憶している。

図２０は、費用分析画面の一例を示す説明図である。図２０では、会議を行うに当たって要した費用を分析した分析例を図示している。図２０に基づき、本実施の形態の概要を説明する。

ユーザ端末３は、各会議に要した費用を計算し、計算した費用に応じて、図１９の費用分析画面に表示する。例えばユーザ端末３は、会議室の利用料、及び会議に参加したユーザの人件費（時給）に応じて会議毎の費用を計算する。ユーザ端末３は、会議時間と単位時間当たりの利用料とを乗算して会議に要した利用料を計算すると共に、会議に参加した各ユーザの時給と会議時間とを乗算して、会議に要した人件費を計算する。ユーザ端末３は、両者を合計して各会議の費用を計算し、ユーザに提示する。

例えば費用分析画面は、人数別費用欄１９１、時間別費用欄１９２、及びグループ別費用欄１９３を含む。ユーザ端末３は、各会議に要した費用に基づき、各表示欄に分析結果を表示する。具体的には、ユーザ端末３は、費用及び参加人数に応じて各会議をプロットした分布図を生成し、人数別費用欄１９１に表示する。なお、この場合にユーザ端末３は、例えば参加人数別に費用の適正上限値を定めて各会議を分類し、上限値を超過するか否かに応じて各会議に対応するプロットの表示態様を変更してもよい。なお、費用の適正上限値は、例えば参加人数に応じた閾値を用意しておけばよい。

また、ユーザ端末３は、費用及び会議時間に応じて各会議をプロットした分布図を生成し、時間別費用欄１９２に表示する。なお、時間別費用欄１９２も人数別費用欄１９１と同様に、会議時間別に費用の適正上限値を定め、各会議に対応するプロットの表示態様を変更してもよい。

また、ユーザ端末３は、各ユーザが参加した会議の費用をグループ別に集計し、集計結果をグループ別費用欄１９３に表示する。

図２１は、実施の形態３に係る利用傾向分析処理の手順を示すフローチャートである。稼働率表示画面を表示しないと判定した場合（Ｓ４１：ＮＯ）、ユーザ端末３は以下の処理を実行する。
ユーザ端末３は、ユーザからの操作入力に応じて、費用分析画面を表示するか否かを判定する（ステップＳ３０１）。費用分析画面を表示しないと判定した場合（Ｓ３０１：ＮＯ）、ユーザ端末３は処理をステップＳ４４に移行する。

費用分析画面を表示すると判定した場合（Ｓ３０１：ＹＥＳ）、ユーザ端末３は、各会議に参加したユーザ及び会議時間に基づき、各会議に要した費用を計算する（ステップＳ３０２）。具体的には、ユーザ端末３は、会議室の単位時間当たりの利用料と、会議時間とに基づいて、会議に要した利用料を計算する。また、ユーザ端末３は、会議に参加したユーザの単位時間当たりの人件費と、会議時間とに基づいて、会議に要した人件費を計算する。ユーザ端末３は、計算した利用料及び人件費を合計して、会議に要した費用を計算する。

ユーザ端末３は、計算した各会議の費用に基づき、会議に要する費用を分析した分析結果を表示する（ステップＳ３０３）。具体的には上述の如く、ユーザ端末３は、参加人数別、会議時間別、グループ別等の単位で分析を行い、分析結果を表示する。ユーザ端末３は処理をステップＳ４４に移行する。

なお、本実施の形態では利用料及び人件費の合計値をユーザに提示したが、例えば利用料別、人件費別に費用を提示してもよい。

以上より、本実施の形態３によれば、費用面から会議の傾向を分析し、ユーザに提示することができる。

（実施の形態４）
本実施の形態では、会議室の利用傾向を分析した分析結果に基づき、ユーザが予約すべき会議室をリコメンドする形態について説明する。
図２２は、実施の形態４に係るスケジュール画面の一例を示す説明図である。図２２では、ユーザが会議の開始日時、終了日時、参加者等の予約情報を入力した場合に、予約すべき会議室がリコメンドされる様子を図示している。

ユーザ端末３は、実施の形態１と同様に、ユーザから会議の開始日時等の予約情報の入力を受け付けて会議室の予約を行う。なお、実施の形態１と異なり、本実施の形態ではまず、会議室の指定はせずに、開始日時、終了日時、参加者（参加人数）等の予約希望内容を入力する。予約情報が入力された場合、ユーザ端末３は、入力された予約情報に基づき、各会議室の利用傾向から最適会議室を抽出して、当該会議室の情報を表示する。

なお、本実施の形態では最適会議室の抽出をユーザ端末３が行うものとするが、会議室の利用履歴を管理するサーバ１、又は会議室の予約スケジュールを管理するグループウェアサーバ４が最適会議室の抽出を行ってもよい。

予約情報が入力された場合、ユーザ端末３は、会議室の利用履歴をサーバ１から取得する。また、ユーザ端末３は、例えばグループウェアサーバ４から会議室の予約スケジュールを取得して、予約情報が示す会議時間帯に空室となっており、かつ、定員数が参加人数以上の会議室を特定する。そしてユーザ端末３は、過去の会議室の利用傾向を分析し、分析結果に基づいて予約すべき会議室を空室の会議室から抽出する。

具体的な会議室の抽出方法は特に問わないが、例えばユーザ端末３はまず、第１の抽出方法として、予約情報が示す会議の参加人数と、各会議室の定員数とを比較し、参加人数が適正範囲内に収まる会議室を絞り込む。なお、参加人数の適正範囲については実施の形態１で説明したため、説明を省略する。

次にユーザ端末３は、第２の抽出手法として、過去の会議の満足度に応じた絞り込みを行う。例えばユーザ端末３は、予約情報が示す会議の参加人数及び会議時間と、過去の会議の参加人数及び会議時間とを比較し、参加人数及び会議時間が同一又は類似する複数の会議を抽出（マッチング）する。そしてユーザ端末３は、抽出された各会議の満足度に基づき、満足度が閾値以上の会議が行われた会議室を抽出する。

なお、上記では会議時間及び参加人数に応じてマッチングを行ったが、例えば今回予約するユーザと同一グループのユーザが参加した会議を抽出するなど、その他の基準でマッチングを行ってもよい。

次にユーザ端末３は、第３の抽出方法として、会議室の稼働率に応じた絞り込みを行う。例えばユーザ端末３は、総会議時間を総業務時間で除算した稼働率を会議室別に計算し、計算した稼働率に基づいて、稼働率が閾値以下の会議室を抽出する。

ユーザ端末３は、第１～第３の抽出手法の内、一又は複数の抽出手法を用いて最適会議室を抽出する。例えばユーザ端末３は、第１～第３の抽出手法の全てを組み合わせて一又は複数の会議室を抽出し、満足度の平均値が最も高い会議室を最適会議室に決定する。ユーザ端末３は、抽出した会議室の情報を表示してユーザにリコメンドする。なお、例えばユーザ端末３は、単一ではなく、複数の会議室を候補としてリコメンドしてもよい。ユーザ端末３は、リコメンドされた会議室の予約を確定させるか否か入力を受け付け、確定された場合、会議室の予約情報をグループウェアサーバ４に出力して予約する。なお、ユーザはリコメンドに従わず、他の会議室を手動で予約しても良いことは勿論である。

なお、第１～第３の抽出手法は一例であって、本実施の形態はこれに限定されるものではない。例えばユーザ端末３は、第４の抽出方法として、予約情報が示す会議名と、利用履歴ＤＢ１４１に記憶されている過去の会議の会議名とのマッチングを行い、会議名が同一又は類似する会議において利用頻度が高い会議室を抽出してもよい。また、例えばユーザ端末３は、第５の抽出方法として、ユーザが過去に参加した会議における各設備機器の使用率を計算して、使用率が高い設備機器が設置された会議室を抽出してもよい。このように、会議室の利用履歴（及び設備機器の使用履歴）に基づいて予約すべき会議室を抽出可能であればよく、その具体的な抽出手法は特に問わない。

図２３は、実施の形態４に係る会議室利用時の処理手順の一例を示すフローチャートである。グループウェアサーバ４から会議室の予約スケジュールを取得して表示した後（ステップＳ１１）、ユーザ端末３は以下の処理を実行する。
ユーザ端末３は、会議室を予約するための予約情報の入力をユーザから受け付ける（ステップＳ４０１）。予約情報は、例えば会議の開始日時、終了日時、参加者等を含む。

ユーザ端末３は、各会議室の利用履歴をサーバ１から取得する（ステップＳ４０２）。そしてユーザ端末３は、予約情報が示す会議時間帯に空室となっており、かつ、定員数が参加人数以上の会議室を特定し、特定した会議室から、ユーザが予約すべき会議室を抽出する（ステップＳ４０３）。具体的には上述の如く、ユーザ端末３は、会議室の利用傾向を会議時間や参加人数、満足度、設備機器の使用履歴等から分析した分析結果に基づき、予約すべき会議室を抽出する。ユーザ端末３は、抽出した会議室の情報を表示する（ステップＳ４０４）。

ユーザ端末３は、ユーザからの操作入力に基づき、ステップＳ４０４で表示された会議室の予約を確定させる（ステップＳ４０５）。ユーザ端末３は、確定させた会議室を予約するための予約情報をグループウェアサーバ４に出力し（ステップＳ４０６）、処理をステップＳ１３に移行させる。

以上より、本実施の形態４によれば、どの会議室を利用すべきかユーザに提示することができ、会議室の予約をより好適に支援することができる。

（実施の形態５）
本実施の形態では、オフィス改築時や移転時のように、オフィスレイアウトの変更が生じた場合を想定して、過去の会議室の利用傾向に基づき、既存の会議室の規模や数量を変更した変更案（第２会議室情報）をユーザに提示する形態について説明する。

図２４は、変更案表示画面の一例を示す説明図である。図２４では、会議室の利用傾向の分析結果に基づいて生成された会議室の変更案を表示する画面例を図示している。図２４に基づき、本実施の形態の概要を説明する。

変更案表示画面は、参加人数分布欄２３１、会議室数表示欄２３２、変更案表示欄２３３を含む。参加人数分布欄２３１は、現在の会議室の定員数と、会議の参加人数との内訳を表す表である。参加人数分布欄２３１では、参加人数を行に、定員数を列にして、各参加人数の会議が各定員数の会議室で行われた回数を表示する。会議室数表示欄２３２は、各定員数の会議室の数量を表示する表示欄である。会議室数表示欄２３２では、複数の施設（オフィス）それぞれの会議室の数量を定員数別に表示する。参加人数分布欄２３１、会議室数表示欄２３２では、現在の会議室の情報が表示される。

変更案表示欄２３３は、会議室の変更案を表示する表示欄である。本実施の形態でユーザ端末３は、会議室の利用傾向に基づいて会議室の過不足や必要な規模を推定し、現在の会議室の規模及び数量を変更する変更案を生成して変更案表示欄２３３に表示する。

なお、会議室の規模とは、会議室の収容能力を表すものであって、例えば定員数、床面積、容積等である。本実施の形態では主に、定員数が会議室の規模を表すものとして説明する。

例えばユーザ端末３は、現在の各会議室の定員数と、各会議室で行われた会議の参加人数とを比較し、会議室の変更案を生成する。具体的には、図９の適正分析画面で説明した分析手法と同様に、参加人数が定員数を超過するか、適正範囲内であるか、又は下限値未満であるかに応じて、会議室で行われた各会議を３パターンに分類する。そしてユーザ端末３は、各パターンの会議の回数をカウントし、各パターンの回数に応じて会議室の規模や数量を調整する。

例えばユーザ端末３は、参加人数が定員数を超過する回数が閾値以上である場合、現在の会議室よりも規模が大きい会議室の数量を増加させる。また、例えばユーザ端末３は、参加人数が下限値未満である回数が閾値以上である場合、現在の会議室よりも規模が小さい会議室の数量を増加させる。このように、ユーザ端末３は、定員数及び参加人数に応じて各規模の会議室を増減させ、会議室の変更案を生成する。

なお、上記では会議人数に応じて変更案を生成するものとしたが、本実施の形態はこれに限定されるものではない。例えばユーザ端末３は、会議時間に応じて会議室を増減させ、ある会議室における会議時間が予約時間を超過する回数が閾値以上である場合は、その会議室と同規模の会議室の数量を増加させる。また、例えばユーザ端末３は、会議室の稼働率を定員数別に計算し、各定員数の会議室の稼働率の高低に応じて、会議室の数量を増減させる。このように、人数以外の基準で変更案を生成してもよい。

また、例えばユーザ端末３は、変更案を生成する場合に、ユーザから変更案に係る条件の入力を受け付けてもよい。例えばユーザ端末３は、会議室を設置可能なオフィス内の面積（又は容積）の上限値の入力を受け付けて、会議室の総面積が上限値以下となるように変更案を生成する。あるいはユーザ端末３は、会議室変更（改築）に要する施工費の上限値の入力を受け付けるなどしてもよい。これにより、ユーザは所望の変更案を得ることができる。

例えばユーザ端末３は、変更案表示欄２３３に、必要な会議室の数量を定員数別に表示すると共に、現在の会議室の数からの差分を表示する。これにより、会議室の変更案をユーザに提示する。

図２５は、実施の形態５に係る変更案生成処理の手順を示すフローチャートである。図２５に基づき、会議室のレイアウトの変更案を生成する際の処理内容を説明する。
ユーザ端末３は、会議室ＤＢ３４１から、現在の会議室の規模及び数量を示す会議室情報を読み出す（ステップＳ５０１）。例えばユーザ端末３は、会議室の規模を示す情報として、会議室の定員数、床面積等の情報を読み出す。

ユーザ端末３は、サーバ１から会議室の利用履歴を取得し、各会議室の利用傾向を分析する（ステップＳ５０２）。具体的には上述の如く、ユーザ端末３は、各会議室で行われた会議の参加人数と、各会議室の定員数とに基づき、参加人数が適正であったか否かカウントする。

ユーザ端末３は、ステップＳ５０２での分析結果に基づき、会議室の規模及び数量を変更する変更案（第２会議室情報）を生成する（ステップＳ５０３）。具体的には、ユーザ端末３は、上記でカウントした回数に応じて各規模の会議室の数量を増減させて変更案を生成する。ユーザ端末３は、生成した変更案を表示し（ステップＳ５０４）、一連の処理を終了する。

以上より、本実施の形態５によれば、改築時やオフィス移転時など会議室のレイアウト変更が必要な場合に、そのレイアウト変更を支援することができる。

なお、上記では会議室の規模や数量について変更案を生成したが、本実施の形態はこれに限定されるものではない。例えばユーザ端末３は、会議室の設備について変更案を生成してもよい。会議室の設備は、例えばテーブルやイスといったオフィス用品、あるいは上述の設備機器などである。ユーザ端末３は、会議室の利用傾向を分析し、これらの設備の変更案を生成する。

例えばユーザ端末３は、会議室の定員数及び会議の参加人数に基づき、参加人数が定員数を超過する回数が閾値以上である場合、イスの追加が必要であると判定し、イスの購入をリコメンドする。あるいはユーザ端末３は、各設備機器の使用率に応じて、特定の設備機器の使用率が閾値以上である場合、当該設備機器の購入をリコメンドする。このように、会議室自体ではなく設備についても変更案を生成してもよい。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって、制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は、上記した意味ではなく、特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味及び範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

１ サーバ
２ 会議室端末
３ ユーザ端末
４ グループウェアサーバ
５ 通信中継装置
６ 人感センサ
７ ＴＶ会議システム
８ プロジェクタ
９ ディスプレイ
１０ タブレット端末

Claims (14)

1. 会議室に対応して設置された会議室端末と、情報処理装置とを備えた会議室管理システムであって、
   前記会議室端末は、
   前記会議室の予約内容を示す予約情報を取得する第１取得部と、
   前記予約情報に基づき、前記会議室の利用状況を表示する表示部と、
   前記会議室への入室時及び退室時に、少なくとも前記会議室の利用開始及び終了を示す情報の入力を受け付ける受付部とを備え、
   前記情報処理装置は、
   前記予約情報と、前記会議室端末に入力された情報とに基づく前記会議室の利用履歴を取得する第２取得部と、
   前記利用履歴に基づき、前記会議室の利用傾向を分析する分析部と、
   分析結果を出力する出力部とを備え、
   前記第２取得部は、前記会議室で行われた各会議の参加人数及び会議時間を取得し、
   前記分析部は、前記参加人数及び会議時間に応じて、前記各会議を複数の区分に分類し、
   前記情報処理装置は、前記区分を選択する選択入力を受け付ける第２受付部を備え、
   前記出力部は、選択された前記区分に属する前記会議の情報を一覧で示す会議明細を出力する
   ことを特徴とする会議室管理システム。
2. 前記第２取得部は、前記会議室で行われた各会議の参加人数を取得し、
   前記分析部は、前記会議室の定員数に基づき、前記参加人数が適正であるか否かを判定する
   ことを特徴とする請求項１に記載の会議室管理システム。
3. 前記第２取得部は、前記会議室の予約時間、及び前記会議室での実際の会議時間を取得し、
   前記分析部は、前記予約時間及び会議時間に基づき、前記会議室の予約が適正であるか否かを判定する
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の会議室管理システム。
4. 前記会議室の利用終了を示す情報の入力を受け付けた場合、前記表示部は、前記会議室で行われた会議に関するアンケートを表示し、
   前記受付部は、前記アンケートに対する回答の入力を受け付け、
   前記分析部は、前記回答を集計した集計データを生成する
   ことを特徴とする請求項１～３のいずれか１項に記載の会議室管理システム。
5. 前記受付部は、前記会議の満足度を問う前記アンケートに対し、前記満足度の入力を受け付け、
   前記第２取得部は、前記会議の参加人数及び会議時間を取得し、
   前記分析部は、前記参加人数又は会議時間に対する前記満足度の分布データを生成する
   ことを特徴とする請求項４に記載の会議室管理システム。
6. 前記情報処理装置は、前記会議室以外の第２スペースの利用有無を検知する検知部を備え、
   前記第２取得部は、前記会議室で行われた会議の会議時間を取得し、
   前記分析部は、前記会議時間と、前記第２スペースの利用時間とに基づき、前記会議室及び第２スペース夫々の稼働率を計算する
   ことを特徴とする請求項１～５のいずれか１項に記載の会議室管理システム。
7. 前記情報処理装置は、前記会議室に設置された設備機器の使用履歴を取得する第３取得部を備え、
   前記分析部は、前記利用履歴及び使用履歴に基づいて前記会議室の利用傾向を分析する
   ことを特徴とする請求項１～６のいずれか１項に記載の会議室管理システム。
8. 前記第２取得部は、前記会議室で行われた会議の参加者及び会議時間を取得し、
   前記分析部は、前記会議室の単位時間当たりの利用料と、前記参加者の単位時間当たりの人件費と、前記会議時間とに基づき、前記会議に要した費用を計算する
   ことを特徴とする請求項１～７のいずれか１項に記載の会議室管理システム。
9. 前記情報処理装置は、
   前記会議室の予約時に前記予約情報の入力を受け付ける第２受付部と、
   前記会議室の利用傾向の分析結果に基づき、前記予約情報に応じて、複数の前記会議室から予約すべき前記会議室を抽出する抽出部と、
   抽出した前記会議室の情報を出力する第２出力部と
   を備えることを特徴とする請求項１～８のいずれか１項に記載の会議室管理システム。
10. 前記情報処理装置は、
    前記会議室の規模及び数量を示す会議室情報を取得する第４取得部と、
    前記会議室の利用傾向の分析結果に基づき、前記会議室の規模及び数量を変更した第２会議室情報を生成する生成部と
    を備えることを特徴とする請求項１～９のいずれか１項に記載の会議室管理システム。
11. 会議室に対応して設置された会議室端末と、情報処理装置とが処理を実行する会議室管理方法であって、
    前記会議室端末が、
    前記会議室の予約内容を示す予約情報を取得し、
    前記予約情報に基づき、前記会議室の利用状況を表示部に表示し、
    前記会議室への入室時及び退室時に、少なくとも前記会議室の利用開始及び終了を示す情報の入力を受け付ける処理を実行し、
    前記情報処理装置が、
    前記予約情報と、前記会議室端末に入力された情報とに基づく前記会議室の利用履歴を取得し、
    前記利用履歴に基づき、前記会議室の利用傾向を分析し、
    分析結果を出力し、
    前記会議室で行われた各会議の参加人数及び会議時間を取得し、
    前記参加人数及び会議時間に応じて、前記各会議を複数の区分に分類し、
    選択された前記区分に属する前記会議の情報を一覧で示す会議明細を出力する
    処理を実行することを特徴とする会議室管理方法。
12. 会議室で行われた各会議を、会議の参加人数及び会議時間に応じて区分する複数の区分から何れかを選択する選択入力を受け付け、
    前記会議に参加した参加者が所属するグループを選択する選択入力を受け付け、
    選択された前記区分に前記参加人数及び会議時間が該当し、かつ、選択された前記グループに所属する前記参加者が参加した前記会議に対応する前記会議室の利用履歴を分析した分析結果を表示部に表示する
    処理をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
13. 会議室に対応して設置された会議室端末と、情報処理装置とを備えた会議室管理システムであって、
    前記会議室端末は、
    前記会議室の予約内容を示す予約情報を取得する第１取得部と、
    前記予約情報に基づき、前記会議室の利用状況を表示する表示部と、
    前記会議室への入室時及び退室時に、少なくとも前記会議室の利用開始及び終了を示す情報の入力を受け付ける受付部とを備え、
    前記情報処理装置は、
    前記予約情報と、前記会議室端末に入力された情報とに基づく前記会議室の利用履歴を取得する第２取得部と、
    前記利用履歴に基づき、前記会議室の利用傾向を分析する分析部と、
    分析結果を出力する出力部と、
    前記会議室以外の第２スペースの利用有無を検知する検知部とを備え、
    前記第２取得部は、前記会議室で行われた会議の会議時間を取得し、
    前記分析部は、前記会議時間と、前記第２スペースの利用時間とに基づき、前記会議室及び第２スペース夫々の稼働率を計算する
    ことを特徴とする会議室管理システム。
14. 会議室に対応して設置された会議室端末と、情報処理装置とを備えた会議室管理システムであって、
    前記会議室端末は、
    前記会議室の予約内容を示す予約情報を取得する第１取得部と、
    前記予約情報に基づき、前記会議室の利用状況を表示する表示部と、
    前記会議室への入室時及び退室時に、少なくとも前記会議室の利用開始及び終了を示す情報の入力を受け付ける受付部とを備え、
    前記情報処理装置は、
    前記予約情報と、前記会議室端末に入力された情報とに基づく前記会議室の利用履歴を取得する第２取得部と、
    前記利用履歴に基づき、前記会議室の利用傾向を分析する分析部と、
    分析結果を出力する出力部と、
    前記会議室の予約時に前記予約情報の入力を受け付ける第２受付部と、
    前記会議室の利用傾向の分析結果に基づき、前記予約情報に応じて、複数の前記会議室から予約すべき前記会議室を抽出する抽出部と、
    抽出した前記会議室の情報を出力する第２出力部と
    を備えることを特徴とする会議室管理システム。

Images