JP2010218511A - 設備利用状況管理システムおよびその管理方法とそのためのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】統計情報をリストとして管理者に提供するとともに、予約時間に対する利用率の低いユーザへ警告し、予約率から適正な課金単価の計算を行なう。
【解決手段】利用者からの予約があった場合に予約ＤＢ１０６に格納された予約情報を更新する予約処理手段１０２と、設備の利用状況を監視して利用状況ＤＢ１０７に格納された利用状況を更新する利用状況監視処理手段１０３と、予約ＤＢ１０６と利用状況ＤＢ１０７の内容を参照して利用統計情報ＤＢ１０８に格納された利用統計情報を更新する利用統計情報作成処理手段１０４と、利用統計情報ＤＢ１０８に格納された利用統計情報に基づいて各種統計情報を作成してリストとして出力する各種情報作成処理手段１０５を有する。パラメータＤＢ１１０は利用率や容量充足率の下限値を格納しており、実際の利用率や容量充足率が上記下限値を下回った場合にメールで設備管理者や利用者などに警告する。
【選択図】図１

Description

本発明は、企業の会議室等の設備管理業務を支援し、設備の稼働率向上および有効活用を推進するために、設備利用状況を管理する設備利用状況管理技術に関するものである。

従来、会議室などの設備を予約して利用する場合の設備予約管理システムとしては、例えば、特許文献１や特許文献２に記載されたものがある。

特許文献１に記載されたものは、会議室をできるだけ予約通りに使用させることを目的としたもので、そのために、予約端末器を用いて使用スケジュールを主管理装置に格納した会議室ごとの使用スケジュールを表示装置に表示するようにしておき、使用スケジュールに設定されている開始時刻から一定時間経過しても会議室が使用されていないときには、電話機によって使用者に通知するようにしている。

特許文献２に記載されたものは、実際の施設の利用状況に基づいて施設の予約・利用を管理でき、施設の利用に関する融通性を高めることを目的としたもので、そのために、ビル管理センタに、会議室の予約状況及び利用状況のデータを記憶する会議室スケジュールデータベース、及び登録者データベースを有するホスト装置を設け、会議室の利用者側に、表示装置、入力装置、カードリーダを有し、会議室の利用を予約する利用者側端末装置を設け、会議室に付随して、入力装置やカードリーダを有する施設側端末装置を設け、利用者が、会議室の利用を開始するにあたり、施設側端末装置に利用開始を入力し、利用を終了するにあたり利用終了を入力することにより、ホスト装置に会議室の利用開始及び終了が通知され、実際の利用状況が管理されるようにしたものである。

このように、従来の会議室等の設備管理システムにおける設備の利用状況監視は以下の方法により行なわれている。
（１）設備の利用スケジュールを設備毎に、予約者・開始／終了時間として記憶する。
（２）カードリーダ等の監視装置により、設備の利用開始／終了のイベント情報を認識し管理サーバに連絡する。
（３）一定時間が過ぎても利用されない設備については、電話等により利用者に通知を行なう。
従来技術では、上記の如き方法により、設備の利用状況をリアルタイムに監視することを可能としている。

特開平９−９１３５４号公報 特開２００２−１２３５８８号公報

しかしながら、企業等の設備予約においては、予約はされているものの、予約者の都合により実際に設備が使用されていない事象が少なからず発生している。従来の設備監視システムにおいては、利用状況の自動監視は実現してはいるものの、設備管理者に対する情報提供機能が不足しているため、以下の課題が発生している。

（１）設備の稼働率が正確に把握できない。
（２）予約されていても実際には使用されていない空予約が多数存在し、真に利用ニーズのある利用者が利用できない状況が発生する。
（３）利用マナーの悪い利用者を特定することが困難。
（４）予約時間に応じた適切な課金単価設定が困難。
このように、従来の設備管理システムでは、設備管理者に対する情報提供機能が不十分であった。

本発明の目的は、設備の予約情報・利用情報などの統計情報を設備管理者に提供し、設備の稼働率（利用率）向上・有効利用の促進を推進するために設備利用状況監視・利用統計情報を提供することが可能な設備利用状況管理技術を提供することである。

本発明は、上記目的を達成するために、以下の如き手段を有する。
ａ）本発明に係る設備利用状況管理システムは、設備の利用状況を管理する設備利用状況管理システムであって、設備の予約情報として、設備の予約者、予約者電子メールアドレス、予約時間、予約人数を格納する予約データベースと、設備の利用状況として、設備の予約者、実際の利用時間、利用者人数を格納する利用状況データベースと、設備の利用統計情報として、当該設備の予約者に対する利用率、利用人数、当該設備の収容人数、予約者または予約者上長または設備管理者の電子メールアドレスを格納する利用統計情報データベースと、設備の管理に必要な各種パラメータを格納するパラメータデータベースと、利用者からの予約があった場合にその予約に関する処理を行って前記予約データベースに格納された予約情報を更新する予約処理手段と、設備の利用状況を監視して前記利用状況データベースに格納された利用状況を更新する利用状況監視処理手段と、前記予約データベースと前記利用状況データベースの内容を参照して前記利用統計情報データベースに格納された利用統計情報を更新する利用統計情報作成処理手段と、前記利用統計情報データベースに格納された利用統計情報に基づいて各種統計情報を作成して統計情報リストとして出力する各種情報作成処理手段を有することを特徴とする。

ｂ）また、前記パラメータデータベースは、前記設備の管理に必要な各種パラメータとして、利用率の下限値を格納しており、前記利用統計情報データベースに格納されている利用率が、前記パラメータデータベースに格納されている前記利用率の下限値を下回っているか否かを判断し、下回っている場合に、前記利用統計情報データベースに格納されている電子メールアドレス宛に警告メールを送信する警告メール送信手段を有することを特徴とする。

ｃ）また、前記パラメータデータベースは、前記設備の管理に必要な各種パラメータとして、警告すべき収容人数に対する利用者人数の比である容量充足率の下限値を格納しており、前記利用統計情報データベースに格納されている前記利用統計情報を参照して収容人数に対する実際の利用者人数の比である容量充足率を算出し、算出した容量充足率が前記パラメータデータベースに格納されている容量充足率の下限値を下回っているか否かを判断し、下回っている場合に、前記利用統計情報データベースに格納されている電子メールアドレス宛に警告メールを送信する第２の警告メール送信手段を有することを特徴とする。

ｄ）また、前記パラメータデータベースは、前記設備の管理に必要な各種パラメータとして、新課金単価と新課金単価の適用年月を格納しており、前記利用統計情報に基づいて新課金単価の適用の可否を決定する手段を有することを特徴とする。

ｅ）本発明に係る設備利用状況管理方法は、設備の予約情報として、設備の予約者、予約者電子メールアドレス、予約時間、予約人数を格納する予約データベースと、設備の利用状況として、設備の予約者、実際の利用時間、利用者人数を格納する利用状況データベースと、設備の利用統計情報として、当該設備の予約者に対する利用率、利用人数、当該設備の収容人数、予約者または予約者上長または設備管理者の電子メールアドレスを格納する利用統計情報データベースと、設備の管理に必要な各種パラメータを格納するパラメータデータベースとを具備し、設備の利用状況を管理する設備利用状況管理方法であって、利用者からの予約があった場合にその予約に関する処理を行って前記予約データベースに格納された予約情報を更新する予約処理ステップと、設備の利用状況を監視して前記利用状況データベースに格納された利用状況を更新する利用状況監視処理ステップと、前記予約データベースと前記利用状況データベースの内容を参照して前記利用統計情報データベースに格納された利用統計情報を更新する利用統計情報作成処理ステップと、前記利用統計情報データベースに格納された利用統計情報に基づいて各種統計情報を作成して統計情報リストとして出力する各種情報作成処理ステップを有することを特徴とする設備利用状況管理方法。

ｆ）また、前記パラメータデータベースは、前記設備の管理に必要な各種パラメータとして、利用率の下限値を格納しており、前記利用統計情報データベースに格納されている利用率が、前記パラメータデータベースに格納されている前記利用率の下限値を下回っているか否かを判断し、下回っている場合に、前記利用統計情報データベースに格納されている電子メールアドレス宛に警告メールを送信する警告メール送信ステップを有することを特徴とする。

ｇ）また、前記パラメータデータベースは、前記設備の管理に必要な各種パラメータとして、警告すべき収容人数に対する利用者人数の比である容量充足率の下限値を格納しており、前記利用統計情報データベースに格納されている前記利用統計情報を参照して収容人数に対する実際の利用者人数の比である容量充足率を算出するステップと、算出した容量充足率が前記パラメータデータベースに格納されている容量充足率の下限値を下回っているか否かを判断するステップと、下回っている場合に、前記利用統計情報データベースに格納されている電子メールアドレス宛に警告メールを送信する第２の警告メール送信ステップを有することを特徴とする。

ｈ）また、前記パラメータデータベースは、前記設備の管理に必要な各種パラメータとして、新課金単価と新課金単価の適用年月を格納しており、前記利用統計情報に基づいて新課金単価の適用の可否を決定するステップを有することを特徴とする。

ｉ）本発明に係るプログラムは、コンピュータを、上記設備利用状況管理システムにおける各手段として機能させるためのプログラムである。

本発明で用いる具体的な手段としては、設備の予約スケジュールに関して、設備名称・予約者・予約開始時間・予約終了時間を記憶する手段（予約データベース）、カードリーダ等の監視設備を通じて、設備の利用開始・利用終了情報を取得する手段（利用状況監視手段）、取得した利用状況を集計・編集して各種統計情報を算出する手段（利用統計情報生成処理手段）、算出された統計情報を、電子メールなどを通じて、設備管理者や予約者（利用者）などに提供する手段（警告メール送信手段）などを有する。これらの手段を利用することにより、設備の稼動に関する各種統計情報を設備管理者などに提供することを可能している。

本発明を適用することにより、設備稼働状況に関する以下の統計情報を設備管理者に提供することが可能となる。
（１）日別・月別の設備の予約率、実稼働率および容量充足率
（２）稼働率（利用率）・容量充足率の低いユーザに対する警告情報
（３）予約率に応じた最適課金単価情報

これにより設備管理者は、稼働率の低い設備の利用用途の変更、マナーの悪いユーザへの警告を行なうことが可能となり、設備の稼働率向上と有効活用を推進可能となる。また予約実績と設備維持費用から適正な課金単価の見直しを図ることが可能となる。

本発明に係る、設備利用状況の自動監視による利用統計情報の提供機能を有する設備利用状況管理システムの全体を示す構成図である。 本発明に係る会議室管理システムの予約処理部が行う処理のフローチャートである。 本発明に係る会議室管理システムの利用状況監視処理部が行う処理のフローチャートである。 本発明に係る会議室管理システムの利用統計情報作成処理部が行う処理のフローチャートである。 本発明に係る会議室管理システムの各種情報作成処理部が行う処理のフローチャートである（その１）。 本発明に係る会議室管理システムの各種情報作成処理部が行う処理のフローチャートである（その２）。 本発明に係る予約データベースのテーブルレイアウトとデータ例を示す図である。 本発明に係る利用状況データベースのテーブルレイアウトとデータ例を示す図である。 本発明に係る利用統計情報データベースのテーブルレイアウトとデータ例を示す図である。 本発明に係るパラメータデータベースのテーブルレイアウトとデータ例を示す図である。 本発明に係る設備情報データベースのテーブルレイアウトとデータ例を示す図である。 本発明に係る稼動統計リストの出力例を示す図である。

＜実施例１＞
（全体の構成）
本実施例は、企業の会議室を設備の一例として、その有効活用を推進するため、会議室の予約率・利用率の統計情報を自動的に計算し、管理者に情報提供するとともに、予約した時間に対する利用率の低いユーザへの警告機能および予約率から適正な課金単価の計算を行なうことを可能にした設備利用状況管理システムに関するものである。

図１は、会議室等の設備利用状況の自動監視による利用統計情報の提供機能を有する本実施例に係る設備利用状況管理システムの全体を示す構成図である。

同図に示すように、本実施例に係る設備利用状況管理システムは、処理サーバ１１７上に実現される会議室管理システム１０１と、ネットワーク１１１ｂに接続された、会議室利用者が保持するカードやＲＦＩＤからデータを読み込むカード（ＣＤ：Card）リーダやＲＦＩＤ（Radio Frequency IDentification）リーダ等を備える設備監視装置１１２とを備える。また、ネットワーク１１１ａを介して、予約者１００や設備管理者１１４から会議室管理システム１０１にアクセス可能になっている。

会議室管理システム１０１は、設備の予約状況、利用状況等を格納するデータベース（ＤＢ：Database）と各種処理部より構成される。

データベースは、予約に関する情報を格納する予約ＤＢ１０６、設備の利用状況を格納する利用状況ＤＢ１０７、設備の利用統計情報を格納する利用統計情報ＤＢ１０８、設備の利用可能な具体的な情報を格納する設備情報ＤＢ１０９、および各種システム情報を格納するパラメータＤＢ１１０からなる。

次に、予約ＤＢ１０６、利用状況ＤＢ１０７、利用統計情報ＤＢ１０８、設備情報ＤＢ１０９、およびパラメータＤＢ１１０の内容について、図面を用いて説明する。

図６は、予約ＤＢ１０６の一例を示す図であり、同図（ａ）は各項目の意味を示し、同図（ｂ）はその具体的なデータ例を示している。

同図（ａ）に示すように、予約ＤＢ１０６は、予約する設備の名称を格納する「設備名称（例えば、具体的な会議室名）」と、予約する年月日を格納する「予約日」と、予約する開始時間を格納する「予約時間Ｆｒｏｍ」と、予約する終了時間を格納する「予約時間Ｔｏ」と、予約した利用者名を格納する「利用者」と、利用者の所属部署を格納する「利用者所属部署」と、予約者（および予約者の上長）のメールアドレスを格納する「予約者メールアドレス」と、利用人数を格納する「利用予定人数」と、設備の課金料金を格納する「課金料金」の項目からなる。同図（ｂ）は、データ例の一例である。

図７は、利用状況ＤＢ１０７の一例を示す図であり、同図（ａ）は各項目の意味を示し、同図（ｂ）はその具体的なデータ例を示している。

同図（ａ）に示すように、利用状況ＤＢ１０７は、実際に利用している設備の名称を示す「設備名称（例えば、具体的な会議室名）」と、実際に利用している利用日を示す「利用日」と、実際に利用した利用開始時間を示す「利用時間Ｆｒｏｍ」と、実際に利用した利用終了時間を示す「利用時間Ｔｏ」と、予約した利用者を示す「利用者」と、実際に利用した人数を示す「利用人数」の項目からなる。同図（ｂ）は、データ例の一例である。

図８は、利用統計情報ＤＢ１０８の一例を示す図であり、同図（ａ）は各項目の意味を示し、同図（ｂ）はその具体的なデータ例を示している。

同図（ａ）に示すように、利用統計情報ＤＢ１０８は、設備の名称を示す「設備名称（例えば、具体的な会議室名）」と、対象となる日付を示す「対象日付」と、予約した人を示す「予約者」と、予約した総予約時間を示す「総予約時間」と、実際に利用した時間を示す「総利用時間」と、稼働率（総利用時間／総予約時間）を示す「稼働率（利用率）」と、利用者の所属部署を示す「予約者所属部署」と、予約者のメールアドレスを示す「予約者メールアドレス」（予約者の他に、予約者上長や設備管理者など通知したい宛先のメールアドレスを含む）と、実際に利用した利用人数を示す「利用人数」と、設備の収容人数を示す「収容人数」の項目からなる。同図（ｂ）は、データ例の一例である。

図９は、設備情報ＤＢ１０９の一例を示す図であり、同図（ａ）は各項目の意味を示し、同図（ｂ）はその具体的なデータ例を示している。

同図（ａ）に示すように、設備情報ＤＢ１０９は、設備の名称（例えば、具体的な会議室名）を示す「設備名称」と、設備の広さを示す「ｍ^２」と、収容可能な人数を示す「収容人数」と、利用可能な開始時間を示す「利用可能Ｆｒｏｍ」と、利用可能な終了時間を示す「利用可能Ｔｏ」と、当該設備で実際に利用可能な装置などの設備情報を示す「設備情報１」，「設備情報２」，「設備情報３」・・などの項目からなる。同図（ｂ）は、データ例の一例である。

図１０は、パラメータＤＢ１１０の一例を示す図であり、同図（ａ）は各項目の意味を示し、同図（ｂ）はその具体的なデータ例を示している。

同図（ａ）に示すように、パラメータＤＢ１１０は、設備管理のために必要な各種パラメータを格納するデータベースであり、現在の利用課金単価を示す「現課金単価」と、警告すべき利用率の下限値を示す「利用率警告値」と、警告すべき収納人数に対する利用人数の下限値を示す「容量充足率警告値」と、値下げオペレーションの可否（Ｙ／Ｎ）を示す「値下げＯＰ」と、値下げする場合の新課金単価を示す「新課金単価」と、新課金単価を適用する年月を示す「適用年月」の項目からなる。同図（ｂ）は、データ例の一例である。

次に、処理サーバ１１７上で実現される会議室管理システム１０１の各処理部について説明する。

会議室管理システム１０１の各処理部は、利用者からの予約があった場合にその予約に関する処理を行って予約ＤＢ１０６を更新する予約処理部（予約処理手段）１０２、設備の利用状況を監視して利用状況ＤＢ１０７を更新する利用状況監視処理部（利用状況監視処理手段）１０３、設備の利用統計情報を作成して利用統計情報ＤＢ１０８に格納する利用統計情報作成処理部（利用統計情報作成処理手段）１０４、設備別の各種情報を作成して統計情報リストとして出力する各種情報作成処理部（各種情報作成処理手段）１０５からなり、これらの各処理部の機能は、処理サーバ１１７を構成するＣＰＵやメモリなどのハードウェアにより各処理部に対応するプログラムを実行することにより実現される。

（全体の処理の流れ）
次に、上記構成を有する設備利用統計情報提供システムにおける全体の動作の流れを説明する。

予約者１００は、ネットワーク１１１ａに接続された処理サーバ１１７に接続し、会議室管理システム１０１へアクセスし、設備の利用予約を行う。

予約者１００が予約した会議室の予約情報は、会議室管理システム１０１内の予約処理部１０２により予約ＤＢ１０６に格納される。

会議室利用者１１６は、ＣＤ（Card:カード）リーダやＲＦＩＤ（Radio Frequency IDentification）リーダ等の設備を有する設備監視装置１１２に自分が保持しているカードやＲＦＩＤタグをＣＤリーダやＲＦＩＤリーダ等で読み取らせることにより会議の開始・終了イベントを発生させる。

開始・終了イベント情報は、ネットワーク１１１ｂを経由し、会議室管理システム１０１内の利用状況監視処理部１０３に通知され、利用状況ＤＢ１０７に格納される。

次に、予約ＤＢ１０６に格納された予約情報と利用状況ＤＢ１０７に格納された利用情報は利用統計情報作成処理部１０４により突合され、利用統計情報として利用統計情報ＤＢ１０８に格納される。

さらに、利用統計情報ＤＢ１０８に格納された利用統計情報と設備情報ＤＢ１０９に格納された設備情報およびパラメータＤＢ１１０に格納された各種システム情報は、各種情報処理部１０５により編集される。

各種情報処理部１０５により編集された警告メール１１３および統計情報（統計情報リスト）１１５は、ネットワーク１１１ａを経由して、利用者（予約者）１００および設備管理者１１４などに配信される。

（各処理部における処理動作の流れの詳細説明）
以下、各処理部における動作をさらに詳細に説明する。

（１）＜予約処理部１０２における処理＞
以下、会議室管理システム１０１の予約処理部１０２が行う処理を説明する。

図２は、会議室管理システム１０１の予約処理部１０２が行う処理のフローチャートであり、この処理により会議室などの設備の予約処理が行なわれる。

同図において、まず、予約者１００は予約処理部１０２より予約登録を行なう。ステップＳ２０１の予約依頼データ取得処理では、予約者１００が登録した予約データを取得する。

ステップＳ２０２の予約ＤＢ検索処理では、ステップＳ２０１で取得した予約依頼データを基に、予約ＤＢ１０６を検索し、次のステップＳ２０３の判定処理により、当該時間帯の予約有無を検索する。

（イ）ステップＳ２０３での判定処理の結果、該当時間に予約が入っていなかった場合（ステップＳ２０３：Ｎ）、次のステップＳ２０４の更新情報作成処理により予約ＤＢ１０６の更新情報が作成され、次のステップＳ２０５の予約ＤＢ更新処理により予約ＤＢ１０６に予約情報が格納され、ステップＳ２０６の正常メッセージ編集処理により正常メッセージ（「指定された時間に予約しました」という主旨のメッセージ）が編集される。

（ロ）ステップＳ２０３での判定処理の結果、該当時間に既に予約が入っていた場合（ステップＳ２０３：Ｙ）、ステップＳ２０７のエラーメッセージ編集処理によりエラーメッセージが編集され、ステップＳ２０８のメッセージ送信処理により結果メッセージ（「指定された時間は既に予約済みです」という主旨のメッセージ）が予約者１００に送信される

（２）＜利用状況監視処理部１０３における処理＞
以下、利用状況監視処理部１０３が行う処理を説明する。

図３は、会議室管理システム１０１の利用状況監視処理部１０３が行う処理のフローチャートであり、この処理により会議室の利用状況監視が行われる。

設備監視装置３００（図１の設備監視装置１１２に対応）から取得した利用開始／終了情報は、利用状況監視処理部１０３内の各処理部で解析され、利用状況ＤＢ１０７に格納される。

同図において、まず、ステップＳ３０１の利用開始／終了情報取得処理において、会議室の開始・終了イベント情報が、カード（ＣＤ）リーダ等の設備監視装置３００より取得され、通知される。

次に、ステップＳ３０２の判定処理により、利用開始か終了情報かの判定が行なわれる。

（ａ）ステップＳ３０２の判定処理の結果、開始信号であった場合（ステップＳ３０２：Ｙ）、以下の処理を行なう。
ステップＳ３０３の利用情報ＤＢ検索処理により利用状況ＤＢ１０７を検索し、ステップＳ３０５の判定処理により、終了済みか否かを判定する。

（ａ１）ステップＳ３０５の判定の結果、現ステータスが「終了済」であった場合（ステップＳ３０５：Ｙ）、ステップＳ３０７の利用情報ＤＢ更新処理により、利用情報ＤＢ１０７のステータスを更新する（終了済⇒開始済）。

（ａ２）ステップＳ３０５の判定の結果、現ステータスが「終了済」でない、すなわち「開始済」であった場合（ステップＳ３０５：Ｎ）、ステップＳ３０８の利用状況ＤＢ強制更新処理により、利用状況ＤＢ１０７のステータスを強制更新する（開始済⇒終了済⇒開始済）。

（ｂ）ステップＳ３０２の判定処理の結果が終了信号であった場合（ステップＳ３０２：Ｎ）、ステップＳ３０４の利用状況ＤＢ検索処理により利用状況ＤＢ１０７を検索し、ステップＳ３０６の判定処理で開始済みか否かを判定する。

（ｂ１） ステップＳ３０６の判定処理の結果、現ステータスが「開始済」であった場合（ステップＳ３０６：Ｙ）、ステップＳ３０９の利用状況ＤＢ更新処理により、利用状況ＤＢ１０７のステータスを更新する（開始済⇒終了済）。

（ｂ２）ステップＳ３０６の判定処理の結果、現ステータスが「終了済」であった場合（ステップＳ３０６：Ｎ）、ステップＳ３１０の利用状況ＤＢ強制更新処理により、利用状況ＤＢ１０７のステータスを強制更新する（終了済⇒開始済⇒終了済）。

（３）＜利用統計情報作成処理部１０４における処理＞
図４は、会議室管理システム１０１の利用統計情報作成処理部１０４が行う処理のフローチャートであり、この処理により会議室管理システム１０１の保有する各種データベースの情報を集計・編集し、得られた利用統計情報を利用統計情報ＤＢ１０８に格納する。

以下、会議室管理システム１０１の利用統計情報作成処理部１０４が行う処理を、図４のフローチャートに沿って詳細に説明する。

同図において、まず、ステップＳ４０１の設備情報ＤＢ取得処理により、設備情報１件を設備情報ＤＢ１０９より取得し、次に、ステップＳ４０２の判定処理により、全設備情報取得有無判定処理が行なわれる。

（ａ）ステップＳ４０２の判定の結果、全設備情報の取得処理が完了していない場合（ステップＳ４０２：Ｎ）、ステップＳ４０３の設備別予約情報取得処理により予約ＤＢ１０６より設備別予約情報の取得を行ない、次のステップＳ４０４の会議室別日別予約者別集計処理により、予約情報を集計し、集計結果を予約情報編集ワークファイル４０５に出力する。

次に、ステップＳ４０６の利用状況ＤＢ取得処理により、利用状況ＤＢ１０７より設備別利用情報の取得を行ない、次のステップＳ４０７の利用情報編集処理により、利用情報を編集し、編集結果を利用情報編集ワークファイル４０８に出力する。

次に、ステップＳ４０９の予約/利用情報突合処理により、予約情報編集ワークファイル４０５と利用情報編集ワークファイル４０８の情報を突合し、ステップＳ４１０の会議室別日別予約者別稼働率算出処理により、稼働率を算出する。

稼働率の計算式は次の通りである。
（会議室別日別予約者別総稼働時間）／（会議室別日別予約者別総利用時間）
算出した稼働率は、ステップＳ４１１の利用統計情報ＤＢ更新処理により、利用統計情報ＤＢ１０８を更新する。

（ｂ）ステップＳ４０２の判定の結果、全設備情報の取得が完了している場合（ステップＳ４０２：Ｙ）、本処理を終了する。

（４）＜各種情報作成処理部１０５における処理＞
図５−Ａおよび図５−Ｂは、会議室管理システム１０１の各種情報作成処理部１０５が行う処理のフローチャートであり、この処理により会議室管理システム１０１の保有する各種データベースの情報から各種統計情報を編集出力し、設備管理者１１４への情報提供と警告メールの発信を行なう。

以下、会議室管理システム１０１の各種情報作成処理部１０５が行う処理を、図５−Ａおよび図５−Ｂのフローチャートに沿って詳細に説明する。

同図に示すように、まず、図５−ＡのステップＳ５０１のパラメータＤＢ取得処理により、パラメータＤＢ１１０より各種システム情報を取得し、次のステップＳ５０２の設備情報ＤＢ取得処理により、設備情報１件を設備情報ＤＢ１０９より取得し、ステップＳ５０３の判定処理により、全設備情報取得有無判定処理が行なわれる。

（ａ）ステップＳ５０３の判定結果、全設備情報の取得が完了していない場合（ステップＳ５０３：Ｎ）、ステップＳ５０４の利用統計情報ＤＢ取得処理により、利用統計情報ＤＢ１０８より設備別予約者別利用統計情報を取得する。

次のステップＳ５０５の設備別予約者別月間集計処理により、設備別予約者別利用統計情報を月別集計し、ステップＳ５０６の月間利用率（ＭＫ％)算出処理により、ステップＳ５０５の設備別予約者別月間集計処理の算出結果を基に月間利用率（ＭＫ％）を算出する。

月間利用率（ＭＫ％）の算出式は以下の通りである。
ＭＫ％＝月間総利用時間／月間総予約時間

次のステップＳ５０７の判定処理により、算出した月間利用率ＭＫ％とパラメータＤＢ１１０より取得した利用率警告値との比較判定を行なう。

（ａ１）ステップＳ５０７の判定の結果、月間利用率ＭＫ％が利用率警告値を下回る場合（ステップＳ５０７：Ｙ）、ステップＳ５０８の利用率警告メール送信処理により、警告メールを送信する。このときのメールの宛先は、予約者、予約者上長、設備管理者などである。

なお、上記例では月間利用率ＭＫ％を用いているが、必ずしも月間ではなく一定の期間、例えば３ヶ月毎の利用率を用いてもよい。

また、ステップＳ５０８で、予約者、予約者上長、設備管理者の全てにメール送信しているが、必ずしもこれら全てに送信しなくてもよく、例えば設備管理者だけに送信するようにし、設備管理者が必要に応じて予約者、予約者上長に連絡するようにしてもよく、設備管理者と予約者に送信し、設備管理者または予約者が必要に応じて予約者上長に連絡するようにしてもよい。

（ａ２）ステップＳ５０７の判定の結果、月間利用率ＭＫ％が利用率警告値を上回る場合（ステップＳ５０７：Ｎ）、次に、ステップＳ５０９の月間容量充足率（ＭＣ％)算出処理により、ステップＳ５０５の設備別予約者別月間集計処理の算出結果を基に月間容量充足率（ＭＣ％）を算出する。

月間容量充足率（ＭＣ％）の算出式は以下の通りである。
ＭＣ％＝（総使用人数×総利用時間）／（総定員人数×総予約時間）

次のステップＳ５１０の判定処理により（以下、図５−Ｂ）、算出した月間容量充足率ＭＣ％とパラメータＤＢ１１０より取得した容量充足率警告値との比較判定を行なう。

（ａ３）ステップＳ５１０の判定の結果、月間容量充足率ＭＣ％が容量充足率警告値を下回る場合（ステップＳ５１０：Ｙ）、ステップＳ５１１の容量充足率警告メール送信処理により、警告メールを送信し、ステップＳ５１２に進む。このときのメールの宛先は、予約者、予約者上長、設備管理者などである。

なお、上記例では月間容量充足率ＭＣ％を用いているが、必ずしも月間ではなく一定の期間、例えば３ヶ月毎の容量充足率を用いてもよい。

また、ステップＳ５１１で、予約者、予約者上長、設備管理者の全てにメール送信してもよいが、必ずしもこれら全てに送信しなくてもよく、例えば設備管理者だけに送信するようにし、設備管理者が必要に応じて予約者、予約者上長に連絡するようにしてもよい。

（ａ４）ステップＳ５１０の判定の結果、月間容量充足率ＭＣ％が容量充足率警告値を上回る場合（ステップＳ５１０：Ｎ）、ステップＳ５１２の設備別日別集計処理により、設備別予約者別利用統計情報を設備別日別集計し、集計した設備別日別情報を基に、ステップＳ５１３の日別統計情報算出処理により、以下の情報を編集する。

ステップＳ５１３−１の日別総予約時間集計処理により、日別の総予約時間を算出し、ステップＳ５１３−２の日別予約率（ＤＹ％)算出処理により、日別予約率（ＤＹ％）を算出する。

日別予約率（ＤＹ％）の算出式は以下の通りである。
ＤＹ％＝総予約時間/総予約可能時間

次のステップＳ５１３−３の日別総稼働時間集計処理により、日別の総稼働時間を算出し、ステップＳ５１３−４の日別稼働率（ＤＫ％)算出処理により、日別稼動率（ＤＫ％)を算出する。

日別稼動率（ＤＫ％)の算出式は以下の通りである。
ＤＫ％＝総稼働時間/総予約可能時間

次のステップＳ５１３−５の日別容量充足率（ＤＣ％)算出処理により、日別の容量充足率（ＤＣ％)を算出する。

日別容量充足率（ＤＣ％)の算出式は以下の通りである。
ＤＣ％＝（総使用人数×総利用時間）／（総定員人数×総予約時間）

次に、ステップＳ５１４の日別集計リスト編集処理により、ステップＳ５１３の日別統計情報算出処理で算出した稼動情報を日別集計リストに編集する。
ステップＳ５１５の判定処理では、対象月の日別集計が完了したか否かを判断する。

（ａ５）ステップＳ５１５の判定の結果、対象月の日別集計が完了していない場合（ステップＳ５１５：Ｎ）、ステップＳ５１２の設備別日別集計処理に戻り処理を継続する。

（ａ６）ステップＳ５１５の判定の結果、対象月の日別集計が完了している場合（ステップＳ５１５：Ｙ）、ステップＳ５１６の設備別月別集計処理により、設備別日別統計情報を月間集計する。

次に、ステップＳ５１６の設備別月別集計処理により集計した設備別月別情報を基に、ステップＳ５１７の月別統計情報算出処理により、以下の情報を編集する。

ステップＳ５１７−１の月別総予約時間集計処理により、月別の総予約時間を算出し、ステップＳ５１７−２の月別予約率（ＭＹ％)算出処理により、月別予約率（ＭＹ％)を算出する。

月別予約率（ＭＹ％)の算出式は以下の通りである。
ＭＹ％＝総予約時間/総予約可能時間

次に、ステップＳ５１７−３の月別総稼働時間集計処理により、月別の総稼働時間を算出する。ステップＳ５１７−４の月別稼働率（ＭＫ％)算出処理により、月別稼働率（ＭＫ％)を算出する。

月別稼働率（ＭＫ％)の算出式は以下の通りである。
ＭＫ％＝総稼働時間/総予約可能時間

次に、ステップＳ５１７−５の月別容量充足率（ＭＣ％)算出処理により、月別の容量充足率（ＭＣ％)を算出する。

月別容量充足率（ＭＣ％)の算出式は以下の通りである。
ＭＣ％＝（総使用人数×総利用時間）／（総定員人数×総予約時間）

ステップＳ５１８の統計情報リスト出力処理により、ステップＳ５１３の日別統計情報算出処理の算出結果およびステップＳ５１７の月別統計情報算出処理の算出結果を基に統計情報リストを出力する。

図１１は、統計情報リスト（設備別稼働統計リスト）の出力例を示す図である。

統計情報リスト（設備別稼働統計リスト）は、例えば、同図に示すように設備別毎の、総予約可能時間とその詳細（総予約時間、予約率、総稼働時間、稼働率、および容量充足率）の月間合計の項目を有している。なお、同図中の２月の容量充足率の１８．２（％）に付与されている“＊”は、図１０のパラメータデータベースの容量充足率警告値０．２（即ち２０％）を下回っていて警告すべき値であることを示している。

（ｂ）ステップＳ５０３の判定結果、全設備情報の取得が完了している場合（ステップＳ５０３：Ｙ）、本処理を終了する。

なお、上述したように、処理サーバ１１７上で実現される設備利用統計情報提供システム（上記実施例における会議室管理システム１０１に相当）の構成要素である予約処理部１０２．利用状況監視処理部１０３、利用統計情報作成処理部１０４、各種情報作成処理部１０５における処理は、処理サーバ１１７を構成するコンピュータのＣＰＵやメモリなどのハードウェア資源を用いて上記各処理部に対応するプログラムを実行することにより実現される。

また、上記予約処理部１０２．利用状況監視処理部１０３、利用統計情報作成処理部１０４、各種情報作成処理部１０５に対応するプログラムは、ＦＤ，ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤなどの記録媒体や、インターネットなどのネットワークを介して市場に流通させることができる。

１００：設備の予約者
１０１：会議室管理システム
１０２：会議室管理システムに実装された予約処理部
１０３：会議室管理システムに実装された利用状況監視処理部
１０４：会議室管理システムに実装された利用統計情報作成処理部
１０５：会議室管理システムに実装された各種情報作成処理部
１０６：会議室管理システムに接続された予約データベース
１０７：会議室管理システムに接続された利用状況データベース
１０８：会議室管理システムに接続された利用統計情報データベース
１０９：会議室管理システムに接続された設備情報データベース
１１０：会議室管理システムに接続されたパラメータデータベース
１１１ａ：ネットワーク部
１１１ｂ：ネットワーク部
１１２：利用状況監視設備
１１３：予約者への警告情報
１１４：設備管理者
１１５：設備統計情報
１１６：設備（会議室）利用者
１１７：処理サーバ

Claims (9)

1. 設備の利用状況を管理する設備利用状況管理システムであって、
   設備の予約情報として、設備の予約者、予約者電子メールアドレス、予約時間、予約人数を格納する予約データベースと、設備の利用状況として、設備の予約者、実際の利用時間、利用者人数を格納する利用状況データベースと、設備の利用統計情報として、当該設備の予約者に対する利用率、利用人数、当該設備の収容人数、予約者または予約者上長または設備管理者の電子メールアドレスを格納する利用統計情報データベースと、設備の管理に必要な各種パラメータを格納するパラメータデータベースと、利用者からの予約があった場合にその予約に関する処理を行って前記予約データベースに格納された予約情報を更新する予約処理手段と、設備の利用状況を監視して前記利用状況データベースに格納された利用状況を更新する利用状況監視処理手段と、前記予約データベースと前記利用状況データベースの内容を参照して前記利用統計情報データベースに格納された利用統計情報を更新する利用統計情報作成処理手段と、前記利用統計情報データベースに格納された利用統計情報に基づいて各種統計情報を作成して統計情報リストとして出力する各種情報作成処理手段を有することを特徴とする設備利用状況管理システム。
2. 前記パラメータデータベースは、前記設備の管理に必要な各種パラメータとして、利用率の下限値を格納しており、前記利用統計情報データベースに格納されている利用率が、前記パラメータデータベースに格納されている前記利用率の下限値を下回っているか否かを判断し、下回っている場合に、前記利用統計情報データベースに格納されている電子メールアドレス宛に警告メールを送信する警告メール送信手段を有することを特徴とする請求項1記載の設備利用状況管理システム。
3. 前記パラメータデータベースは、前記設備の管理に必要な各種パラメータとして、警告すべき収容人数に対する利用者人数の比である容量充足率の下限値を格納しており、前記利用統計情報データベースに格納されている前記利用統計情報を参照して収容人数に対する実際の利用者人数の比である容量充足率を算出し、算出した容量充足率が前記パラメータデータベースに格納されている容量充足率の下限値を下回っているか否かを判断し、下回っている場合に、前記利用統計情報データベースに格納されている電子メールアドレス宛に警告メールを送信する第２の警告メール送信手段を有することを特徴とする請求項1または２記載の設備利用状況管理システム。
4. 前記パラメータデータベースは、前記設備の管理に必要な各種パラメータとして、新課金単価と新課金単価の適用年月を格納しており、前記利用統計情報に基づいて新課金単価の適用の可否を決定する手段を有することを特徴とする請求項１から３のいずれかに記載の設備利用状況管理システム。
5. 設備の予約情報として、設備の予約者、予約者電子メールアドレス、予約時間、予約人数を格納する予約データベースと、設備の利用状況として、設備の予約者、実際の利用時間、利用者人数を格納する利用状況データベースと、設備の利用統計情報として、当該設備の予約者に対する利用率、利用人数、当該設備の収容人数、予約者または予約者上長または設備管理者の電子メールアドレスを格納する利用統計情報データベースと、設備の管理に必要な各種パラメータを格納するパラメータデータベースとを具備し、設備の利用状況を管理する設備利用状況管理方法であって、
   利用者からの予約があった場合にその予約に関する処理を行って前記予約データベースに格納された予約情報を更新する予約処理ステップと、設備の利用状況を監視して前記利用状況データベースに格納された利用状況を更新する利用状況監視処理ステップと、前記予約データベースと前記利用状況データベースの内容を参照して前記利用統計情報データベースに格納された利用統計情報を更新する利用統計情報作成処理ステップと、前記利用統計情報データベースに格納された利用統計情報に基づいて各種統計情報を作成して統計情報リストとして出力する各種情報作成処理ステップを有することを特徴とする設備利用状況管理方法。
6. 前記パラメータデータベースは、前記設備の管理に必要な各種パラメータとして、利用率の下限値を格納しており、前記利用統計情報データベースに格納されている利用率が、前記パラメータデータベースに格納されている前記利用率の下限値を下回っているか否かを判断し、下回っている場合に、前記利用統計情報データベースに格納されている電子メールアドレス宛に警告メールを送信する警告メール送信ステップを有することを特徴とする請求項５記載の設備利用状況管理方法。
7. 前記パラメータデータベースは、前記設備の管理に必要な各種パラメータとして、警告すべき収容人数に対する利用者人数の比である容量充足率の下限値を格納しており、前記利用統計情報データベースに格納されている前記利用統計情報を参照して収容人数に対する実際の利用者人数の比である容量充足率を算出するステップと、算出した容量充足率が前記パラメータデータベースに格納されている容量充足率の下限値を下回っているか否かを判断するステップと、下回っている場合に、前記利用統計情報データベースに格納されている電子メールアドレス宛に警告メールを送信する第２の警告メール送信ステップを有することを特徴とする請求項５または６記載の設備利用状況管理方法。
8. 前記パラメータデータベースは、前記設備の管理に必要な各種パラメータとして、新課金単価と新課金単価の適用年月を格納しており、前記利用統計情報に基づいて新課金単価の適用の可否を決定するステップを有することを特徴とする請求項５から７のいずれかに記載の設備利用状況管理方法。
9. コンピュータを、請求項１から４のいずれかに記載の設備利用状況管理システムにおける各手段として機能させるためのプログラム。

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