JP2014032526A - 履歴情報を用いた会議室予約警告システム - Google Patents

Abstract

【課題】
実際のオフィス運用において、施設の予約が空予約かどうかを予め判断することは難しく、常習化する空予約の抑止を目的とする。
【解決手段】
上記の課題を解決するために、予約者が空予約の可能性があるか否かを判断する必要がある。このために、本発明においては予約対象施設の入室履歴などに代表される利用履歴を用いて未利用会議室を自動キャンセルを行う際に、上長の代理で予約した場合に代表される職制上の例外を除いた自動キャンセルの履歴を予約管理サーバ上に保存する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、いわゆる個人認証に関わり、認証の履歴情報を利用した認可を行う技術に関する。その中でも特に、他の装置（システム）での認証の結果を利用する技術に関する。

オフィス内の会議室を利用する際に、施設の予約システムを利用して予め利用予定を登録してから使用するというシステムが普及してきた。しかし、このシステムは会議室および予約可能な施設の利用予約のみを管理するものであり、利用予定時刻に実際にその施設が利用されているかを管理しないため、実際は利用されていないのに他の利用希望者が利用できないという空予約状況の状態になることがある。

特許文献１では施設の利用状況の監視を行い、未利用施設の予約を自動キャンセルする技術が提案されている。

特開２００２−１２３５８８号公報

特許文献１では、施設の使用状況をリアルタイム監視することにより未利用会議室の空予約状態を減少させることができる。

実際のオフィス等の運用では、空予約かどうかを予め判断することは難しく、空予約の常習化を抑止できないなどの課題がある。

上記の課題を解決するために、予約者が空予約の可能性があるか否かを判断する必要がある。このために、本発明においては予約対象施設の入室履歴などに代表される利用履歴を用いて未利用会議室を自動キャンセルを行う際に、上長の代理で予約した場合に代表される職制上の例外を除いた自動キャンセルの履歴を予約管理サーバ上に保存する。加えて、一定期間内に決められた回数以上の自動キャンセルが行われた予約者、および予約者の所属部署を空予約の常習者と判断し、次回に施設利用の予約を行う際に警告、および予約の制限を行うことで空予約を抑止する。

本発明によれば、会議室の稼動率を簡便な仕組で実現することができる。また、職制情報を利用することにより、組織全体での意識改革と実際の運用を考慮した利便性維持双方への効果を期待することができる。

本発明の一実施形態に係る全体構成を示す説明図 ＩＤ管理サーバ、及び入退室管理サーバの内部構成を示す構成図 予約管理サーバ、及びクライアントＰＣの内部構成を示す構成図 入退室制御装置の内部構成図を示す構成図 ＩＣカード、及びＩＣカードリーダライタの内部構成を示す構成図 ＩＤ管理サーバが持つ、システムが管理している社員の情報を示す図 入退制御装置の記憶部が生成するドアの入退室の履歴情報を示す図 予約管理サーバが持つドアが入り口となる会議室のスケジュール情報を示す図 予約管理サーバが持つ入退室管理サーバより自動キャンセルした予約情報を示す図 予約管理サーバが持つ予約管理システムの使用を制限するためのルール情報を示す図 予約管理サーバが持つ予約管理システムの使用を制限される人員とその制限内容を示す図 予約管理サーバが持つ予約管理システムの使用を制限される部署とその制限内容を示す図 入退室制御装置での入室時の処理を示すシーケンス図 入退室管理サーバでの予約施設の利用チェック、及び予約の自動キャンセル処理と自動キャンセル履歴の作成を示すシーケンス図 予約管理サーバでの自動キャンセル履歴をもとに予約制限者リストと予約部制限部署リストの生成処理を示すシーケンス図 予約管理サーバでの施設の利用予約時の処理を示すシーケンス図

以下、本発明に関する一実施の形態について、施設の利用者と利用者が携帯するＩＣカードと、施設の予約を行うためのクライアントＰＣと予約管理サーバと、ドア及び入退室制御装置を制御する入退室管理サーバと、施設利用者ずべての情報を管理するＩＤ管理サーバからなる構成を図１に、ＩＤ管理サーバと入退室管理サーバの内部構成を図２に、予約管理サーバおよびクライアントＰＣの内部構成を図３に、ドアの入退室制御装置の内部構成を図４に、ＩＣカードがＩＣカードリーダライタで通信するための内部構造を図５に、ＩＤ管理サーバのＩＤ情報と入退室管理システムの入退室履歴情報を用いて予約管理システムの予約制限を行う仕組みを図６から図１６に、図面を用いて説明する。

なお、本実施の形態は、いわゆるオフィスにおける入退室管理ステムでのＩＣカードでの適応例で説明しているが、他にもRFＩＤタブや生体認証などいわゆる個人識別情報を利用した認証方法であれば認証手段を問わない。

図１は、ＩＤ管理サーバーと入退室管理サーバーと、入退室用のドアに設置された入退室制御装置およびＩＣカードリーダライタと、利用者が携帯するＩＣカードと、予約管理サーバとそのクライアントＰＣからなる構成を示した図である。

ドア３００には、入退室制御装置３１０が接続されておりドア３００の入退室、すなわちドアの開閉許可を管理する。また入退室制御装置にはＩＣカードリーダライタが接続されており、利用者４１０が携帯しているＩＣカード４００と通信することによりドア３００の入退室判定を行い、ドア３００の開閉を行う。

また、ドア３００における入退室で、ドアの入退室判定が行われるとドア３００をいつ、誰が入退室を行ったかという履歴情報を後述の図７で説明する入室者リストとして、入退室制御装置３１０が入退室管理サーバ１１０に送信する。

入退室管理サーバ１１０は、予約管理サーバ１２０と通信を行い、図９で説明する予約管理サーバ１２０に登録されているドア３００が出入口となる会議室の利用予約情報から、会議室の利用開始１５分後に利用予約者とＩＤ管理サーバ１００に登録されている職制の関係者のいずれかがドア３００に対して入室記録があるかを判定する。判定の結果入室記録がない場合は会議室を空予約したと判断し、予約管理サーバ１２０に当該利用予約の取消と図９で説明する自動キャンセルリストへの情報追加を要求する。なお、この入室記録の判定は会議室利用者が入室していると予測される時間であれば１５分という設定には拘らない。また、入退室管理サーバ１１０は、図示の都合上１つしか予約管理サーバ１２０に接続されていないが、実際は複数の入退室管理サーバ１１０が予約管理サーバ１２０に接続される。

予約管理サーバ１２０は、予め定義した予約制限を行う対象者のルールに基づき、予約を制限する対象者および部署リストを作成する。予約を制限対象とされた対象者および部署が予約管理サーバ１２０のクライアントＰＣ２００で会議室の予約を行うと、予約管理サーバ１２０は、予約制限の対象者または部署リストに該当する予約制限の内容をクライアントＰＣ２００を通じて予約者に通知する。

本実施の形態では、ドア３００と予約管理サーバ１２０でのドア入室と予約管理サーバ１２０での会議室の予約に関する復号認可について提案する。具体的には、入退室管理サーバ１２０で予約した会議室の利用に関して、予約したにもかかわらず実際に利用しない、いわゆる空予約を常習的に行う予約者およびその所属部署に対して予約制限を行う方法について説明する。ここでいう空予約を常習的に行う予約者および部署とは、特定の期間内に規定回数以上の空予約を行った予約者および部署を指し、それらを業務運用を考慮して判定する方法について説明する。

図２は、ＩＤ管理サーバ１００と入退室管理サーバ１１０の内部構造を示した図である。図示の都合上、ＩＤ管理サーバ１００に接続されている機器は、予約管理システム１２０と入退管理サーバ１１０の２つだが、複数の入退管理システム１１０が接続されているものとする。入退室管理サーバ１１０も同様に複数の入退室制御装置３１０が接続されているものとする。ＩＤ管理サーバー１００は、外部から電源を受給し、電源を各部に供給する電源部１０１と複数の入退室管理システム１１０、および予約管理システム１２０と接続するためのクライアントインタフェース１０２と、予約システム１２０および入退室管理システム１１０を利用できる利用者のＩＤ情報を各システムに提供する制御部１０３と接続されている予約管理サーバ１２０や入退室管理サーバ１１０への接続および管理情報やＩＤ情報を保存する記憶部１０４から構成される。ここではＩＤ情報の生成方法については、制御部１０３を通じて他システムから入手する方法などがあるが、ここでは省略する。

入退室管理サーバ１１０は、外部から電源を受給し、電源を各部に供給する電源部１１１と、複数の入退室制御装置３１０に接続するためのクライアントインタフェース１１２と、ＩＤ管理サーバ１００と接続するためのホストインターフェース１１３、入退室制御装置の制御、および入退室制御装置からの入退室履歴とＩＤ管理サーバのＩＤ情報から会議室の利用状況を予約管理サーバの予約を取り消す制御部１１４と接続されている予約管理サーバ１２０や入退室制御装置３１０への接続および管理情報を保存したり、制御部の処理手順を記憶する記憶部１１５から構成される。

図３は、予約管理サーバ１２０とそれに接続されているクライアントＰＣ２００の内部構成を示した図である。図示の都合上、予約管理サーバ１２０にはクライアントＰＣ２００が１つしか接続されていないが、１つ以上の複数のクライアントＰＣ２００が接続されているものとする。

予約管理サーバ１２０は、外部から電源を受給し、電源を各部に供給する電源部１２１と、複数のクライアントＰＣ２００および入退室管理サーバ１１０と接続するためのクライアントインターフェース１２２と、ＩＤ管理サーバ１００と接続するためのホストインターフェース１２３、クライアントＰＣ２００からの会議室の予約処理、入退室管理サーバ１１０からの会議室の利用予約取消処理、その取消処理からの自動キャンセルリストの作成処理、および予約制限者リストと予約制限部署リスト作成処理を行う制御部１２４と接続されている入退室管理サーバ１１０やクライアントＰＣ２００への接続および管理情報と、会議室の予約情報、会議室を自動キャンセルした履歴、予約制限者リストと予約制限部署リストを保存したり、制御部の処理手順を記憶する記憶部１２５から構成される。

クライアントＰＣ２００は、外部から電源を受給し電源を各部に供給する電源部２０１と、予約管理サーバに接続するためのホストインターフェース２０２と、予約管理サーバ１２０への接続情報などを保存する記憶部２０４、ユーザからの入力を受け付けるキーボードなどの入力部２０６、ディスプレイなどの出力装置２０５を処理して予約管理サーバに送信する情報を制御する制御部２０３で構成される。本例では、クライアントＰＣ２００はノート型パソコンを想定して入力部２０６、出力部２０５が一体型となっているが、これらは別個に独立して接続してもよい。

図４は、入退室制御装置３１０の内部構成を示した図である。外部から電源を受給し、各部に電源を供給する電源部３１１と、ＩＣカードに代表される情報記録媒体と通信するリーダライタ装置や静脈認証装置などのデバイス、ドアまたはドア開閉処理装置と接続するためのデバイスインタフェース３１２と、入退室管理サーバ１１０と接続するためのホストインタフェース３１３と、ＩＣカードから取得した情報で入室可能か判定したり、入退室管理システムに送信する履歴情報を生成したり、ドアの開閉またはドアの開閉処理装置へドア開閉の指示を出したり、制御部３１４で処理する際の日時を取得する制御部３１４と、生成した履歴情報や、制御部３１４の処理手順を記憶する３１５記憶部から構成される。

図５は、ＩＣカードがＩＣカードライタと通信するための内部構成を示した図である。ＩＣカードリーダライタ３２０は、ＩＣカード４００と接触または電波や電磁はによる非接触で通信するためのＩＣカードリーダライタアンテナ３２１と、ＩＣカードリーダライタアンテナ３２１を用いてＩＣカード４００へＩＣカードコマンドデータ３３０を送信したり、その応答であるＩＣカードレスポンスデータ４２０を受信したりする送受信部３２２と、外部から電源を受給し、各部に電源を供給するための電源部３２３と、ＩＣカードコマンドデータ送信時の変調やＩＣカードレスポンスデータ受信時の信号の増幅や復調を行い、また通信方法を備えた通信制御部３２４と、ホストインタフェース３２６に接続された入退室制装置３１０などとデータの送受信を行ったり、各部の処理手順を記憶したりする制御部３２５と、入退室制御装置３１０と接続するためのホストインタフェース３２６から構成される。

ＩＣカード４００は、ＩＣカードリーダライタ３２０から電磁波や電波により電源を受給し、信号やＩＣカードコマンドデータ３３０の受信や、ＩＣカードレスポンスデータ４２０の送信を行うアンテナ４０１と、アンテナ４０１から受信した電波を整する整流部４０２と、整流して得た電圧を検出し、また電源を保持し、その電源を各部に供給する電源部４０３と、受信信号やＩＣカードコマンドデータ３３０の復調を行い、また送信する信号やＩＣカードレスポンスデータ４２０の変調を行う通信制御部４０４と、初期化処理やＩＣカードコマンドデータ３３０を受けＩＣカードレスポンスデータ４３０を生成や応答をしたり、記憶部４０６に記憶されている社員ＩＤなどの識別情報をレスポンスデータとして生成する制御部４０５と、制御部４０５の処理手順や、入退室を入退室制御装置３１０で入室判定をするために必要な情報を記憶する記憶部３０６から構成される。ＩＣカードコマンドデータ３３０には、例えば、ＩＣカード４００の記憶部４０６に格納されている各種情報を取得するリードコマンドや、ＩＣカード４００の記憶部４０６に各種情報を格納するライトコマンドなどがある。ＩＣカードコマンドデータ３３０とＩＣカードレスポンスデータ４２０のデータのやり取りについて、本実施形態では電波や電磁波による無線通信を用いたいわゆるＩＣカードをＩＣカードリーダライタにかざす非接触を前提に説明するが、ＩＣカードをＩＣカードリーダライタに挿入する接触であっても良い。また、ＩＣカードだけでなく、情報の読取りと書込みのできるＲＦＩＤタグのような安価なものを利用しても良い。

図６は、ＩＤ管理サーバが保持するＩＤ情報リストを示した図である。入退室管理サーバ１１０、及び予約管理サーバ１２０の要求により、このリストを各サーバに提供する。ＩＤ情報リスト５００は、社員ＩＤ５０１、氏名５０２、部署５０３、職位５０４で構成される。これは、本実施例に必要な最低限の情報であり、他の項目が追加されていても良い。社員ＩＤ５０１は、予約管理システムおよび入退室管理システムで利用されるユーザを識別する情報であり利用者全員が予め利用者全員が予め登録されているものとする。部署５０２は、社員ＩＤ５０１が所属している部署が格納され、職位５０３は、社員ＩＤ５０１の役職を格納する。本実施例では、職位は簡略化のため上から「部長」、「課長」、「担当」とするが実際の運用はこの限りではない。
項番１ ５０４では、社員ＩＤ５０１に「１２３４５５５５」、部署５０２に「営業１部」、職位５０３に「担当」が格納される。項番２ ５０５では、社員ＩＤ５０１に「１２３４５６７８」、部署５０２に「総務部」、職位５０３に「担当」が格納される。項番３ ５０６では、社員ＩＤ５０１に「１２３４５４３２」、部署５０２に「総務部」、職位５０３に「課長」が格納される。項番４ ５０７では、社員ＩＤ５０１に「１２３４４５６７」、部署５０２に「営業１部」、職位５０３に「課長」が格納される。項番５ ５０８では、社員ＩＤ５０１に「１２３３０００１」、部署５０２に「総務部」、職位５０３に「部長」が格納される。

部署５０２が同じで、職位５０３がある社員ＩＤ５０１より低いものは、ある社員ＩＤ５０１の部下とすることとし、項番５ ５０８の部下は、項番２ ５０５、項番３ ５０６、項番３ ５０６の部下は項番２ ５０５とする。

図７は、ドア２００を通って会議室に入室した入室者履歴を示した図である。本実施例では、３月２０日 １７：４５時点の入退者履歴を示している。またドア２００の外側のみにＩＣカードリーダライタ２２０が接続されているため、入室者のみを記録している。
会議室入室者履歴６００は、会議室に入場した時間６０１と入場した人物の社員ＩＤ６０２で構成されている。項番１ ６０３は、時間６０１に「１０：５７」が社員ＩＤ６０２に「１２３３０００１」が格納されている。項番２ ６０４は、時間６０１に「１２：５９」が社員ＩＤ６０２に「１２３４５５５５」が格納されている。項番３ ６０５は、時間６０１に「１３：０２」が社員ＩＤ６０２に「１２３４５６７８」が格納されている。会議室入室者履歴６００は、入退室制御装置３１０が、ＩＣカードリーダライタ３２０にかざされたＩＣカード４００から入室可能と判定した時間とＩＣカード４００所持者の社員ＩＤをもとに生成し、入退管理サーバ１１０の記憶部１１５に格納される。

図８は、３月２０日の会議室のスケジュール情報を示した図である。会議室スケジュール情報７００は、会議室の利用開始予定時間である開始時間７０１と利用終了予定時間である終了時間７０２、予約管理システムで予約を行った予約者の社員ＩＤを示す予約者ＩＤ７０３で構成されている。項番１ ７０４は開始時間７０１に「１１：００」、終了時間７０２に「１２：００」予約者ＩＤ７０３に「１２３４５６７８」が格納されている。
項番２ ７０５は開始時間７０１に「１３：００」、終了時間７０２に「１５：００」予約者ＩＤ７０３に「１２３４５５５５」が格納されている。項番３ ７０５は開始時間７０１に「１５：３０」、終了時間７０２に「１７：００」予約者ＩＤ７０３に「１２３４５４３２」が格納されている。会議室スケジュール情報７００は、クライアントＰＣ２００からのリクエストを予約管理サーバで生成し、保持する。

図９は、予約管理サーバ１２０所持する会議室の予約を入退管理室サーバ１１０が自動でキャンセルした履歴である。自動キャンセル履歴７１０は、キャンセルした予約対象日を示す日時７１１、予約されていた利用開始時間の開始時間７１２と、予約者の社員ＩＤ７１３とその部署名７１４で構成されている。項番１ ７１５には、日時７１１に「３月２日」、開始時間に「１２：００」社員ＩＤ７１３に「１２３４５６７８」、部署に「営業１部」が格納されている。項番２ ７１６には、日時７１１に「３月７日」、開始時間に「１５：００」社員ＩＤ７１３に「１２３４５５５５」、部署に「総務部」が格納されている。項番３ ７１７には、日時７１１に「３月１５日」、開始時間に「１７：００」社員ＩＤ７１３に「１２３４５４３２」、部署に「総務部」が格納されている。項番４ ７１８には、日時７１１に「３月１６」、開始時間に「１７：００」社員ＩＤ７１３に「１２３４５４３２」、部署に「総務部」が格納されている。項番３ ７１７には、日時７１１に「３月２０日」、開始時間に「１７：３０」社員ＩＤ７１３に「１２３４５４３２」、部署に「総務部」が格納されている。自動キャンセル履歴７１０は、予約管理サーバ１２０からリクエストされた入退管理サーバが、予約管理サーバ１２０が保持する予約開始時間に会議室が利用されているか図７の会議室入室者履歴６００をもとに判定し、利用されていないと判断した場合、ＩＤ管理サーバ１００より対象社員ＩＤの部署を取得して、自動キャンセル履歴７１０に生成、追加される。

図１０は、予約管理サーバが保持する空予約常習者の疑いがあり、予約管理システムの利用を制限するユーザの条件と制限内容の規定を示す図である。予約制限者ルール７２０は、空予約常習者を判断するために自動キャンセル履歴のを現在からどの期間まで遡るかの判定範囲を示す機関７２１と、自動キャンセルが行われた回数を示す７２２、予約制限を適応する範囲を示す範囲７２３、予約の制限内容を示す制限内容７２４で構成される。範囲７２３は、自動キャンセルされた予約者の社員ＩＤのみを適応範囲とする「個人」とその所属部署を適応範囲とする「部署」の何れかが格納される。制限内容７２４は、会議室予約の際に課金が発生する「予約課金」と空予約が多いことを通知する「警告」の何れかを格納するが、実際の運用では自由に定義して良い。

項番１ ７２５では、期間７２１に「１ヶ月」、回数７２２に「３回以上」、範囲７２３に「個人」、制限内容に「予約課金」が格納されている。項番２ ７２６では、期間７２１に「１ヶ月」、回数７２２に「２回以上」、範囲７２３に「部署」、制限内容に「警告」が格納されている。項番３ ７２７では、期間７２１に「１ヶ月」、回数７２２に「２回」、範囲７２３に「個人」、制限内容に「警告」が格納されている。

図１１は、予約を実際に制限される社員ＩＤと制限内容を示した図である。予約者制限リスト７３０は、予約制限対象となる社員ＩＤ７３１と予約制限の内容７３２で構成されている。項番１ ７３３は、社員ＩＤ７３１に「１２３４５４３２」、制限内容に「予約課金」が格納されている。予約管理サーバが図９自動キャンセル履歴と図１０の予約制限者ルールから、予約者制限ルール７２０の範囲７２３「個人」に該当した社員ＩＤを空予約の常習者として予約者制限リスト７３０に追加を行う。予約者制限リスト７３０に社員ＩＤ７３１が格納されている人物が、会議室の予約を行った場合、制限内容７３２を適応を予約者に通知する。

図１２は、予約を実際に制限される部署と制限内容を示した図である。予約部署制限リスト７４０は、予約制限対象となる部署７４１と予約制限の内容７４２で構成されている。項番１ ７４３は、社員ＩＤ７４１に「総務部」、制限内容に「警告」が格納されている。予約管理サーバが図９自動キャンセル履歴と図１０の予約制限者ルールから、予約者制限ルール７２０の範囲７２３「部署」に該当する部署を空予約の部署として予約部署制限リスト７３０に追加を行う。予約部署制限リスト７４０に部署７３１に格納されている制限部署に所属ている人物が会議室の予約を行った場合、制限内容７４２を適応を予約者に通知する。

図１３は、ドアに接続されている入退室制御装置が会議室の入室判定を行い、図７の会議室入室履歴を作成するまでの処理をフローチャート図で示している。本処理は入退室制御装置の記憶部に格納されており、制御部にて処理される。なお本実施例では、入退室制御装置は予め入退室管理サーバより、ＩＤ管理サーバから取得した図６ＩＤ情報リストを入室許可がある利用者のリストとして保持しているものとする。

会議室への入室希望者がドアの前でＩＣカードリーダライタにＩＣカードをかざすと、ステップＳ８００を開始し、ステップＳ８０１に進む。ステップＳ８０１では、ＩＣカードに格納されている社員ＩＤを取得して、ステップＳ８０２へ進む。ステップ８０２では、
図６ＩＤ情報リストを入室許可がある利用者のリストと取得した社員ＩＤを照会し、ＩＤ情報リストに社員ＩＤが存在した場合はステップ８０３へ進む。一方、存在しなかった場合は、入室許可がないものとして処理を終了Ｓ８０５へ進む。本実施例では、社員ＩＤで入室許可の判定を行っているがカードＩＤなど、カードおよび利用者を識別できる情報であれば良い。ステップ８０３では、ドアの扉を開けて利用者がドアを通過できるようにしてステップ８０４に進む。ステップ８０４では、現在の時刻と入室をした利用者の社員ＩＤを入室履歴として入退管理サーバに送信して図７の会議室入室履歴に追加し、ステップＳ８０５で処理を終了とする。

図１４は、入退室管理サーバが図７の会議室入室履歴と図８の会議室スケジュール情報から図９の自動キャンセル履歴を作成するまでの処理をフローチャート図で示している。本処理は、入退室管理サーバの記憶部に格納され、制御部で処理される。本処理は、予約管理サーバの予約開始時刻より規定時間後に予約管理サーバからのリクエストで実行され、ステップＳ８１０が開始されてステップＳ８１１に進む。規定時間は予約開始時刻と終了時刻の間に実行が開始されれば良い。実施例では予約開始時間ぴったりに予約者が間に合わない可能性を考慮し、予約開始時間から１５分後に本処理を開始とする。ステップＳ８１１では、本処理を呼び出した予約管理サーバの図８の会議室スケジュール情報から、処理開始のきっかけとなった予約情報の開始時刻と予約者ＩＤを取得し、ステップＳ８１２に進む。Ｓ８１２では、入退室制御装置の送信情報から生成した会議室入場者履歴と、ＩＤ管理サーバよりＩＤ情報リストを取得し、ステップＳ８１３に進む。ここで取得するＯＤ情報は、予約者ＩＤをキーに予約者と同じ部署のＩＤ情報のみを取得しても良い。
Ｓ８１３は、会議室入場者履歴に予約者の社員ＩＤが存在するか判定を行い、予約者の入室履歴が存在すれば、会議室が利用されているものとして処理をステップＳ８１７終了する。なお、会議室入場者履歴は、効率化のために予約開始時刻より前後数分などの範囲を処理対象として良い。存在しない場合は、さらにステップＳ８１４に進む。ステップＳ８１４では、会議室入場者履歴に予約者の上長の社員ＩＤが存在するか判定を行い、予約者の上長の入室履歴が存在すれば、会議室の予約を部下に下命したと想定して会議室が利用されているものとして処理をステップＳ８１７終了する。予約者の上長は、ＩＤ情報リストより予約者と部署が同じでかつ職位が上の社員ＩＤとする。また、先ほどのＳ８１３と同様に、会議室入場者履歴は、予約開始時刻より前後数分などの範囲を処理対象として良い。予約者の上長の入室履歴が存在しない場合は、ステップＳ８１５に進む。ステップＳ８１５では、会議室の予約者および予約者の上長により会議室が利用されていないため、当該予約情報を空予約と判断し、他の利用者が会議室を利用できるようにするために、予約管理サーバに当該予約のキャンセル処理を要求し、ステップＳ８１６に進む。ステップＳ８１６では、Ｓ８１５で行った予約キャンセルの内容を自動キャンセル履歴としてキャンセルした予定の日時（現在の日付）と予約の利用開始時刻、予約者の社員ＩＤと所属を予約管理サーバに送信し、予約管理サーバの図９の自動キャンセル履歴に追加して、ステップＳ８１７で処理を終了する。

図１５は、予約管理サーバが図９の自動キャンセル履歴と図１０予約制限ルールをもとに図１１予約制限者リストおよび図１２予約部署制限者リストを生成する処理をフローチャート図で示している。本処理は、予約管理サーバの記憶部に格納され、制御部で処理される。本処理は、タスクスケジュールなど毎日決まった時間に実行され、ステップＳ８２０開始から、ステップＳ８２１に進む。ステップＳ８２１では、現在の図１１予約制限者リストと予約制限部署リストの内容を消去し、図９自動キャンセル履歴を記憶部より取得してステップＳ８２２に進む。ステップＳ８２２では、図１０の予約制限者ルールを記憶部より取得する。ステップＳ８２３は、自動キャンセル履歴で取得した行数分だけ、ステップＳ８２８との間にあるステップＳ８２４からステップＳ８２７の処理を繰り返す処理を示す。ステップＳ８２４は、処理対象として自動キャンセル履歴の１行を取得し、ステップＳ８２５に進む。

取得行は、自動キャンセル履歴の最後に格納されているデータから、ステップＳ８２３の繰返し判定ごとに前行へと処理対象が変わる。ステップＳ８２５では、ステップＳ８２４取得した社員ＩＤおよび部署名をキーとして自動キャンセル履歴全体を照会し、図１０の予約制限ルールを満たしてないか判定する。社員ＩＤ、部署名ともに予約制限ルールを満たしていない場合は、予約制限の必要なしと判断してステップＳ８２７へ進む。予約制限ルールを満たしていた場合は、ステップＳ８２６に進む。ステップＳ８２６は、予約制限ルールを満たしていたため、空予約を期間内に複数回にわたり行っていた、いわゆる空予約常習者として予約制限者リストおよび、予約制限部署リストに追加する。予約制限者リストへは予約制限ルールの範囲が「個人」のルールを満たした場合に、予約制限部署リストへは、予約制限ルールの範囲が「部署」のルールを満たした場合に追加を行い、ステップＳ８２７へ進む。すでに、対象の社員ＩＤ、もしくは部署名がリストに追加されている場合は、本処理を省略しても問題ない。ステップＳ８２７へは、処理対象を別の行に変更するため指定行の変数を変更する。すべての自動キャンセル履歴に対しての処理がかんりょうすると、ステップＳ８２９へ進み、処理を終了する。

図１６は、予約管理サーバにおける会議室の予約受付処理をフローチャート図で示している。本処理は、クライアントＰＣから予約管理サーバに会議室の予約リクエストが送信されるとステップＳ８３０にて開始され、ステップＳ８３１に進む。ステップＳ８３１では、クライアントから送信される予約者の社員ＩＤとＩＤ管理サーバのＩＤ情報リストより予約者の部署を取得し、ステップＳ８３２に進む。ステップＳ８３２では、図１１の予約制限者リストと図１２の予約制限部署リストを取得する。取得後はステップＳ８３３に進む。ステップＳ８３３では予約者の社員ＩＤが予約者制限リストに登録されているかを判定する。登録されている場合は、ステップＳ８３５に進み、登録されていない場合はステップＳ８３４に進む。

ステップＳ８３４では、ステップＳ８３１で取得した予約者の部署が予約制限部署リストに登録されているかを判定する。登録されている場合は、ステップＳ８３５に進み、登録されていない場合は予約制限を行う必要がないものとして、ステップＳ８３６で会議室の予約処理を行う。ステップＳ８３５では、予約者は予約制限者リストもしくは予約制限部署リストに登録されており、空予約常習者として対応する予約制限内容をクライアントＰＣに通知する。クライアントＰＣを操作している予約者は、その通知に目を通した上で、会議室の予約を実行、もしくはキャンセルするかを選ぶ。予約を実行を選択すると、ステップＳ８３６で会議室の予約処理を行い、キャンセルの場合はステップＳ８３７でそのまま処理を終了する。また、Ｓ８３６の処理が終了後も本処理はステップＳ８３７に進み、終了する。

以上、本実施の形態によれば会議室が予約されているにも関わらず利用されていない空予約状態に関して、入退室管理システムと連動した予約自動キャンセルの仕組の履歴を用いることにより、空予約が発生する可能性がある人物もしくは部署を事前に特定することにより、空予約の抑止を行うことができ、会議室の稼働率が向上する。また、本実施例では会議室予約の自動キャンセルに関して、部署と職位を用いることにより、部下が上長の下命で施設を予約したときは自動キャンセルの対象とならないようにしているが、これについてはある程度の幅を持たせても良い。例えば、秘書や庶務が代理で実際に予約者が出席しない可能性のある会議室を予約する場合など、予め自動キャンセルに関しての制限を設ければ、より運用上の利便性が向上する。

１００ ＩＤ管理サーバ、１０１ 電源部、１０２ クライアントインターフェース、
１０３ 制御部、１０４ 記憶部、
１１０ 入退室管理サーバ、１１１ 電源部、１１２ クライアントインターフェース、
１１３ ホストインタフェース、１１４ 制御部、１１５ 記憶部、
１２０ 予約管理サーバ、１２１ 電源部、１２２ クライアントインタフェース、
１２３ ホストインターフェース、１２４ 制御部、１２５ 記憶部
２００ クライアントＰＣ、２０１ 電源部、２０２ ホストインターフェース、
２０３ 制御部、２０４ 記憶部、２０５ 出力部、２０６ 入力部
３００ ドア ３１０ 入退室制御装置、３１１ 電源部、３１２ デバイスインタフェース、３１３ ホストインタフェース、３１４ 制御部、３１５ 記憶部
３２０ ＩＣカードリーダライタ、３２１ ＩＣカードリーダライタアンテナ、
３２２ 送受信部、３２３ 電源部、３２４ 通信制御部、３２５ 制御部、３２６ ホストインターフェース、
３３０ ＩＣカードコマンドデータ（電力供給）
４００ ＩＣカード、４０１ アンテナ、４０２ 整流部、４０３ 電源部、４０４ 通信制御部、４０５ 制御部、４０６ 記憶部
４１０ 利用者
４２０ ＩＣカードレスポンスデータ

Claims (4)

1. 利用者の個人識別情報と、前記利用者の個人識別情報および属性情報を記憶する記憶装置と、利用者が利用したい施設およびサービスの申請を行うための申請装置と、前記申請装置からの情報を用いて施設およびサービスの利用予約状況を管理する手段と前記施設およびサービスを利用予約のキャンセル履歴を記憶する手段と前記施設およびサービスの利用制限の規定を記憶する手段と前記施設およびサービスを利用制限される個人識別情報および属性情報を記憶する手段を有する第１の管理装置と、前記の個人識別情報を用いて利用者の利用認証を行う認証装置と、前記の個人識別情報を用いて前記利用者の利用認証を行う手段と前記利用認証の結果を記録する手段と前記第１の管理装置で情報管理を行う施設およびサービスの利用予約状況と前記利用認証の結果と前記利用者の個人識別情報および属性情報を用いて前記第１の管理装置で情報管理を行う施設およびサービスの利用予約をキャンセルする手段を有する第２の管理装置、からなる通信制御システムを用いた通信制御方法であって、
   前記第２の管理装置が認証装置の利用認証の結果を用いて前記第１の管理装置で情報管理を行う施設およびサービスの利用予約をキャンセルした場合、第１の管理装置に前記施設およびサービスを利用予約のキャンセル履歴を記憶を保存し、保存した前記施設およびサービスの利用予約のキャンセル履歴と、前記利用者の個人識別情報および属性情報と前記施設およびサービスの利用制限の規定を用いて、施設およびサービスの不正予約を頻発する利用者および属性を前記施設およびサービスを利用制限される個人識別情報および属性情報として保持し、
   不正予約が所定頻度以上頻発する利用者および属性が、前記申請装置をもちいて施設およびサービスの申請を行った場合、施設およびサービスの申請した利用者および属性に対して、利用予約の制限を行うことを特徴とする通信制御方法。
2. 請求項１に記載の通信制御方法において、
   前記認証装置の利用認証の結果と予約申請者の属性情報を用いて、前記第１の管理装置が情報管理を行う施設およびサービスの利用予約をキャンセルする手段を有する第２の管理装置であって、
   前記認証装置の利用認証の結果と予約申請者の属性情報を用いて生成した利用予約のキャンセル履歴と、前記利用者の個人識別情報および属性情報と前記施設およびサービスの利用制限の規定を用いて、施設およびサービスの不正予約を頻発する利用者および属性を前記施設およびサービスを利用制限される個人識別情報および属性情報として保持し、不正予約を頻発する利用者および属性の利用予約の制限を行うことを特徴とする通信制御方法。
3. 利用者の個人識別情報と、前記利用者の個人識別情報および属性情報を記憶する記憶装置と、利用者が利用したい施設およびサービスの申請を行うための申請装置と、前記申請装置からの情報を用いて施設およびサービスの利用予約状況を管理する手段と前記施設およびサービスを利用予約のキャンセル履歴を記憶する手段と前記施設およびサービスの利用制限の規定を記憶する手段と前記施設およびサービスを利用制限される個人識別情報および属性情報を記憶する手段を有する第１の管理装置と、前記の個人識別情報を用いて利用者の利用認証を行う認証装置と、前記の個人識別情報を用いて前記利用者の利用認証を行う手段と前記利用認証の結果を記録する手段と前記第１の管理装置が情報管理を行う施設およびサービスの利用予約状況と前記利用認証の結果と前記利用者の個人識別情報および属性情報を用いて前記第１の管理装置が情報管理を行う施設およびサービスの利用予約をキャンセルする手段を有する第２の管理装置、からなる通信制御システムであって、
   前記第２の管理装置が前記第１の管理装置のもつ施設およびサービスの利用予約をキャンセルした場合、第１の管理装置に前記施設およびサービスを利用予約のキャンセル履歴を記憶を保存し、保存した前記施設およびサービスの利用予約のキャンセル履歴と、前記利用者の個人識別情報および属性情報と前記施設およびサービスの利用制限の規定を用いて、施設およびサービスの不正予約を頻発する利用者および属性を前記施設およびサービスを利用制限される個人識別情報および属性情報として保持し、
   不正予約が所定以上頻発する利用者および属性が、前記申請装置をもちいて施設およびサービスの申請を行った場合、施設およびサービスの申請した利用者および属性に対して、利用予約の制限を行うことを特徴とする通信制御システム。
4. 請求項３に記載の通信制御システムにおいて、
   前記認証装置の利用認証の結果と予約申請者の属性情報を用いて、
   前記第１の管理装置が情報管理を行う施設およびサービスの利用予約をキャンセルする手段を有する第２の管理装置であって、
   前記認証装置の利用認証の結果と予約申請者の属性情報を用いて生成した利用予約のキャンセル履歴と、前記利用者の個人識別情報および属性情報と前記施設およびサービスの利用制限の規定を用いて、
   施設およびサービスの不正予約を頻発する利用者および属性を前記施設およびサービスを利用制限される個人識別情報および属性情報として保持し、不正予約を頻発する利用者および属性の利用予約の制限を行うことを特徴とする通信制御システム

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